F) Métodos del Análisis Financiero
III. RESULTADOS
3.5. Resultados de la aplicación de Cuestionario
Los resultados de la aplicación del presente cuestionario nos permiten obtener la siguiente información:
CUADRO N° 01
POLÍTICAS DE ENTREGAS A RENDIR
ALTERNATIVAS %
a Si conozco algunas políticas 10% b Conozco poco sobre las políticas. 30% c Desconozco sobre alguna política. 30%
d No sabe, no opina. 30%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 01
POLÍTICAS DE ENTREGAS A RENDIR
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
Nos damos cuenta que la mayoría de las alternativas marcadas son las que contienen respuestas de desconocimiento de las políticas de entregas a rendir, y esto es porque dichas políticas no son establecidas ni difundidas formalmente en la empresa.
10% 30% 30% 30% a b c d
20% 40% 30% 10% a b c d CUADRO N° 02
PLAZO MÁXIMO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
ALTERNATIVAS %
A Si conozco el plazo máximo. 20%
B No existe plazo máximo. 40%
C Desconozco cuánto es el plazo máximo. 30%
D No sabe, no opina. 10%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 02
PLAZO MÁXIMO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
Como observamos en esta pregunta, el 40% de encuestados respondió que en la empresa no existía un plazo máximo para rendir los fondos, mientras que el 30% desconoce este plazo y solo el 20% si lo conoce. El 10% de encuestados se mantuvo al margen de la pregunta.
20% 40% 40% a b c CUADRO N° 03
FORMATOS DE SOLICITUD DE FONDOS
ALTERNATIVAS %
a Si existen formatos establecidos. 20% b No existen formatos establecidos. 40%
c No sabe, no opina. 40%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 03
FORMATOS DE SOLICITUD DE FONDOS
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
Para esta pregunta observamos que tan solo el 20% de encuestados conoce la existencia de formatos para realizar las rendiciones de fondos mientras que 40% asegura que no existen formatos para ello. Así mismo el otro 40% se afirma desconocer sobre estos formatos.
50% 30% 20% a b c CUADRO N° 04
GASTOS A REALIZAR CON LOS FONDOS
ALTERNATIVAS %
a Si conozco que gastos realizar. 50% b No conozco que gastos realizar. 30%
c No sabe, no opina. 20%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 04
GASTOS A REALIZAR CON LOS FONDOS
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
En esta pregunta no damos cuenta que el 50% de encuestados conoce que gastos realizar con los fondos que se le asignan, mientras que el 30% desconoce y el 20% no sabe sobre el tema.
CUADRO N° 05
FORMA DE REALIZAR LAS RENDICIONES
ALTERNATIVAS %
A Si conozco la forma de realizar rendiciones 30% B No conozco la forma de realizar rendiciones 20%
C Conozco muy poco. 40%
D No sabe, no opina. 10%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 05
FORMA DE REALIZAR LAS RENDICIONES
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
Podemos observar en los resultados de esta pregunta que el 40% del personal conoce pero muy poco la forma en que se debe realizar las rendiciones de fondo. Mientras que el 30% y 20% conoce y desconoce respectivamente este proceso. El 10% de encuestados no sabe nada respecto a ello. 30% 20% 40% 10% a b c d
40% 30% 30% a b c CUADRO N° 06
PERSONAL AUTORIZADO PARA ASIGNAR FONDOS
ALTERNATIVAS %
A Si conozco a las personas autorizadas. 40% B No conozco a las personas autorizadas. 30%
C No sabe, no opina. 30%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 06
PERSONAL AUTORIZADO PARA ASIGNAR FONDOS
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
En estos gráficos podemos apreciar los resultados que muestran que el 40% del personal encuestado conoce a las personas autorizadas para asignar fondos, mientras que el 30% desconoce de esta línea jerárquica y el otro 30% no sabe sobre ello.
80% 0% 20% a b c CUADRO N° 07
CONOCER EL PROCESO DE ENTREGAS A RENDIR
ALTERNATIVAS %
a Si creo conveniente que se brinde una charla. 80% b No creo conveniente que se brinde una charla. 0%
c No sabe, no opina. 20%
TOTAL 100%
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
GRÁFICO N° 08
CONOCER EL PROCESO DE ENTREGAS A RENDIR
Fuente: Cuestionario aplicado al personal Elaboración: Propia
Comentario:
En esta última pregunta de la encuesta, observamos que el 80% del personal encuestado afirma que si es necesario brindar una charla que pueda orientarlos a conocer más sobre el desarrollo del proceso de entregas a rendir dentro de la empresa. Por otro lado, el 20% no da una opinión determinada al respecto.
CUADRO N° 08
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
|
FAGEL SAC
Contraste de medidores
R.U.C.: 20274129809
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Al 31 de Diciembre del 2013
(Expresado en Nuevos Soles)
S/. % S/. %
ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE Efectivo y Equivalentes de Efectivo 2,037 1.64% Sobregiros bancarios 1,933 0.08% Cuentas Cobrar Comerciales - Terceros 680,480 26.59% Tributos por Pagar 171,637 6.71% Cuentas Cobrar Person, Accionistas Gerentes 93,414 3.65% Remuneraciones y Participac. por Pagar 194,372 7.59% Cuentas Cobrar Diversas - Terceros 396,594 15.50% Cuentas Pagar Comerciales - Terceros 469,983 18.36% Otros Activos Corrientes 9,254 0.36% Obligaciones Financieras Corto Plazo 441,921 17.27% Servicios y Otros Contratados Anticipado 47,527 1.86% Cuentas por Pagar Diversas - Terceros 1,451 0.06% Inventarios 196,750 7.69% Existencias por recibir 2,796 0.11% TOTAL ACTIVO CORRIENTE 1,468,852 57.39% TOTAL PASIVO CORRIENTE 1,281,296 50.07%
ACTIVO NO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Intangibles 30,000 1.17% Obligaciones Financieras Largo Plazo 149,007 5.82% Inmuebles, Maquinarias y Equipos 2,097,735 81.97% Depreciación de 1 y 2 e IME Acumulado -1,037,340 -40.53% TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 149,007 5.82% TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 1,090,394 42.61% TOTAL PASIVO 1,430,303 55.89%
PATRIMONIO Capital 775,660 30.31% Reservas 2,299 0.09% Resultados Acumulados 201,228 7.86% Utilidad del ejercicio 149,757 5.85% TOTAL PATRIMONIO 1,128,944 44.11%
TOTAL ACTIVO NETO 2,559,247 100.00% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 2,559,247 100.00%
Fuente: FAGEL SAC Elaboración: Propia
CUADRO N° 09
ESTADO DE RESULTADOS
Fuente: FAGEL SAC Elaboración: Propia FAGEL SAC Contraste de medidores R.U.C.: 20274129809 ESTADO DE RESULTADOS Al 31 de Diciembre del 2013
(Expresado en Nuevos Soles)
S/. %
Ventas Netas o Ingresos por Servicios 4,342,560 100.00% ( - ) Costo del Servicio -3,272,245 -75.35% Resultado Bruto 1,070,315
( - ) Gastos de Administración -594,334 -13.69% Resultado de Operación 475,980
Gastos Financieros -290,000 -6.68% Ingresos Financieros Gravados 27,958 0.64% Resultado antes del impuesto 213,938
( - ) Impuesto a la Renta (30%) -64,182 -2.52% RESULTADO DEL EJERCICIO 149,757 2.41%
3.5.1. Análisis Vertical del Estado de Situación Financiera: Como podemos observar en El Estado de Situación Financiera, la partida denominada “Cuentas por Cobrar al Personal, Accionistas y Gerentes, posee un porcentaje elevado dentro del elemento Activo. Esta se compone por los siguientes cuentas:
CUADRO N° 10
COMPOSICIÓN DE: CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL ACCIONISTAS Y GERENTES – DENTRO
DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Fuente: FAGEL SAC Elaboración: Propia
Gran parte de la composición de esta partida, está dada por la cuenta Entregas a Rendir, la cual posee un saldo elevado debido a que existen gran cantidad de fondos entregados que aún se encuentran pendientes de liquidación, incluyendo algunos saldos que provienen del Periodo anterior y que tampoco han sido son subsanados.
Así mismo, como se puede apreciar en el Cuadro N° 03, que corresponde al Estado de Resultados, encontramos que para determinar el impuesto a la renta, se realizó adiciones a la utilidad obtenida.
Esto como consecuencia de aquellos gastos que se realizaron y que no son permitidos tributariamente.
Si analizamos los resultados de la aplicación del cuestionario hecho páginas atrás, nos damos cuenta que los trabajadores desconocen los procedimientos y políticas que han de seguirse para el manejo correcto de las entregas a rendir.
Es por ello que cuando se les asigna fondos, muchas veces al realizar los gastos, no solicitan los comprobantes adecuados o lo hacen erróneamente, tal es el caso de las planillas de movilidad, o cuando por ejemplo sólo solicitan recibos de caja por alguna compra.
3.5.2. Análisis a través de Razones Financieras
CUADRO N° 11
ANÁLISIS FINANCIERO UTILIZANDO RAZONES FINANCIERAS
CLASIFICACIÓN RATIO FÓRMULA RESULTADO COMENTARIO
RATIOS DE LIQUIDEZ LIQUIDEZ CORRIENTE ACTIVOS CORRIENTES 1.15
Se observa que la empresa cuenta con S/. 1.15 de activo corriente para hacer frente a sus deudas de corto plazo.
PASIVOS CORRIENTES
PRUEBA ÁCIDA
ACTIVOS CORRIENTES – (INVENTARIO + GASTOS PAGADOS
POR ANTICIPADO) 0.96
Este ratio nos indica que la empresa no posee la liquidez suficiente para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo, puesto que descartando sus activos menos líquidos el resultado es menor a 1. PASIVOS CORRIENTES LIQUIDEZ ABSOLUTA CAJA Y BANCOS 0.03
El resultado nos indica que la empresa no posee el suficiente efectivo para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo PASIVOS CORRIENTES RATIOS DE ACTIVIDAD O GESTIÓN ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS POR COBRAR X 360
56 días
Este ratio indica que la cantidad de días para que las cuentas por cobrar se conviertan en efectivo es 56, lo cual demuestra una mayor deficiencia puesto que la cantidad de días en que las concesionarias nos cancelan es de 45 días, tiempo que aun así ocasiona problema de falta de liquidez.
VENTAS
ROTACION DE CUENTAS POR
PAGAR
CUENTAS POR PAGAR X 360
65 días
El ratio muestra que la cantidad de días en que la empresa tarda en cancelar sus cuentas por pagar es 65.
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
VENTAS
1.70
La empresa vende a sus clientes 1.70 veces el total de la inversión realizada. (Activos totales) ACTIVOS TOTALES RAZONES DE ENDEUDAMIENTO ENDEUDAMIENTO DEL ACTIVO PASIVOS TOTALES 0.56
Por cada sol del total de activos, el 0.56 han sido financiados con recursos de terceros.
ACTIVOS TOTALES
APALANCAMIENTO
ACTIVOS TOTALES
2.27
Este ratio indica que la posibilidad de la empresa de financiarse con capital propio es de 44%. PATRIMONIO RAZON DE COBERTURA DE INTERESES UTILIDAD OPERATIVA 1.64
El ratio indica que la empresa por cada sol de intereses posee 1.64 soles para cubrirlos. GASTOS FINANCIEROS RAZONES DE RENTABILIDAD MARGEN DE UTILIDAD BRUTA
VENTAS – COSTO DE VENTAS
0.25
Por cada sol de venta, la empresa obtiene 0.25 de Ganancia disponible después de deducir costos.
VENTAS
MARGEN DE UTILIDAD NETA
UTILIDAD NETA
0.034
El ratio indica que los accionistas por cada sol de ventas poseen el 0.034 de utilidad. VENTAS RENDIMIENTO DEL CAPITAL UTILIDAD NETA 0.13
Por cada sol invertido por los
accionistas, estos han obtenido el 0.13 de ganancia. PATRIMONIO NETO RETORNO SOBRE ACTIVOS TOTALES UTLILIDAD NETA 0.059
El ratio muestra que por cada sol de activos de la empresa estos generan el 0.059 de utilidad.
ACTIVOS TOTALES
DUPONT
UTILIDAD NETA X VENTAS X ACTIVOS TOTALES
13.12
Según este índice, nos muestra que la empresa posee una rentabilidad del 13.12%.
VENTAS X ACTIVOS TOTALES X PATRIMONIO
Como podemos observar en el cuadro N° 05, la mayoría de estos resultados obtenidos de la aplicación de razones financieras son deficientes. En el caso de las razones de liquidez, se observa claramente que la empresa presenta un problema para hacer frente a sus obligaciones. Así mismo, en el caso de los indicadores de actividad, el número de días en que las cuentas por cobrar se convierten en efectivo son excesivos, ocasionando esto un serio problema de liquidez y a su vez se ve también reflejado en la cantidad de días en que la empresa hace frente a sus cuentas por pagar.
Entonces, como hemos podido mostrar al aplicar los ratios, la falta de liquidez es uno de los problemas principales que tiene la empresa Fagel SAC. Si a esto le sumamos que en muchas ocasiones los trabajadores solicitan fondos para realizar gastos, sin haber antes liquidado los fondos otorgados con anterioridad, vemos que la empresa deja de utilizar un dinero; con el cual bien podría cubrir otras necesidades, para poder otorgarles a los trabajadores cuando éstos hacen sus requerimientos. La política de control interno que maneja la empresa respecto a las entregas a rendir es muy débil. El dinero se otorga sin ningún control y no se exige su liquidación en el tiempo prudente y razonable ocasionando problemas de liquidez, ya que muchas veces del total de fondos otorgados, solo es usado cierta cantidad, para lo cual se exige que la diferencia sea devuelta a las cuentas de la empresa, pero esto muchas veces no es así, y si eso llega a pasar ocurre después de mucho tiempo. Si la empresa capacitara a sus trabajadores, haciéndoles conocer la existencia de procedimientos y políticas de control sobre los fondos que les son asignados, así mismo si aplicara estrictamente las medidas que se han establecido para sancionar a aquellos que no cumplan con estos procedimientos y controles, otra sería su situación.
3.5.3. Propuesta de un Nuevo Proceso de entregas a rendir En vista de todos los problemas encontrados en el actual proceso y considerando las debilidades encontradas y detalladas en el capítulo anterior, se ha diseñado un nuevo proceso para fortalecerlo y darle fluidez a las operaciones; este diseño es el que presentamos a continuación:
A. Objetivo y alcance
Establecer las políticas y los procedimientos para la entrega y rendición oportunas de los fondos de la empresa que se le entrega al personal para llevar a cabo sus funciones, las actividades bajo su responsabilidad y/o los encargos asignados por sus superiores.
B. Políticas
Personal autorizado a solicitar entregas a rendir: En el caso de viáticos y pasajes la entrega del monto a rendir se efectuará directamente al personal que hace la solicitud. Por el resto de entregas a rendir, las Gerencias designarán al personal responsable por área, tomando en cuenta la ubicación geográfica y la cantidad de actividades que requieren pagos en efectivo. Excepcionalmente la gerencia podrá designar personas distintas a las autorizadas en caso sea necesario.
Documentos sustentatorios:
Serán aceptados sólo aquellos documentos que sustentan gasto y/o crédito fiscal (Facturas, Recibos por Honorarios, ticket-facturas, Recibos por Arrendamiento, etc.).
Excepcionalmente serán aceptados boletas de venta y recibos de egreso cuando las circunstancias lo justifiquen. No serán aceptados los documentos que contengan artículos o servicios de carácter personal (Artículos de aseo
personal, artículos personales, etc) y/o bebidas alcohólicas. Estos últimos gastos sólo serán aceptados como Gastos de Representación, siguiendo un procedimiento de aprobación diferente.
Aprobación de solicitudes de caja:
Las únicas personas que pueden aprobar solicitudes de caja, son el Jefa de Finanzas y el Jefe de Presupuesto. Se suspenderá la solicitud de caja del personal que no haya liquidado completamente una entrega anterior. En casos debidamente justificados se aprobarán las solicitudes de ser necesario. La falta de aprobación de una solicitud de caja, suspende el trámite regular de la entrega a rendir.
Plazo máximo para rendir:
El plazo para rendir es de siete (07) días calendario después de otorgado el dinero. En el caso de viajes serán (07) días hábiles después del retorno, en ambos casos hasta el límite máximo de dos meses y medio, ya que tributariamente el gasto no será aceptado si supera los tres meses.
Acciones en caso de falta de rendición:
Las entregas a rendir no liquidadas o con saldo pendientes que excedan el plazo máximo otorgado serán objeto de las siguientes sanciones:
- Descuento por planilla: El descuento por planilla será en una sola oportunidad y en el mes más próximo que se tomó conocimiento. En casos debidamente justificados Recursos Humanos podrá autorizar el descuento hasta en (06) meses. (para esta decisión, se tomara en cuenta la remuneración percibida).
- Será considerada como falta del trabajador con el consiguiente registro en su archivo personal y el informe respectivo al Ministerio del trabajo.
- La acción de cobranza por saldos de entregas a rendir pendientes del personal cesado serán de responsabilidad de los Jefes de Área y/o Gerentes, puesto que antes de aprobar el cese, se debió confirmar con el Departamento de Contabilidad que el cesado no contara con deudas pendientes por regularizar.
Acciones en caso de falta de rendición por razones ajenas al trabajador:
Si no se puede efectuar la rendición porque no se entregó el dinero y existe todavía la necesidad de tener la entrega a rendir pendiente, el responsable deberá informar los motivos por los cuales no realizó la entrega.
En caso que habiendo entregado el dinero no se obtuvieron los sustentos respectivos el responsable deberá informar a quién lo entregó, el documento sustentatorio y las razones por las cuales se encuentra pendiente o no obtuvo el sustento. El plazo máximo para mantener una entrega a rendir pendiente es de 15 días luego de los cuales deberá tomarse una acción definitiva con la entrega a rendir.
Responsables
- Los Jefes de Área y las Gerencias son responsables de hacer cumplir las políticas y procedimientos establecidos en el presente documento.
- Los Jefes de Área y las Gerencias son responsables de hacer cumplir la liquidación oportuna de las entrega a rendir del personal a su cargo, tomando las medidas correctivas según el caso. En caso de cese y/o vacaciones del personal responsable de las entregas a rendir, los Jefes de Área deberán informar inmediatamente a las Áreas de Contabilidad, Presupuesto y Recursos Humanos, el nombre de la persona de reemplazo.
- El Área de Contabilidad es responsable de informar semanalmente a los Jefes de Área y Gerentes los montos pendientes por liquidar del personal a su cargo, así como a la Jefatura de Recursos Humanos para su conocimiento y control respectivo de los posibles descuentos a realizar al personal responsable de las entregas a rendir.
Procedimiento para solicitar un fondo por rendir cuenta
El presente procedimiento, establece los lineamientos que se deberán tener en cuenta para solicitar y liquidar las entregas a rendir.
a. Solicitudes de Caja
Para efectuar el requerimiento de una entrega a rendir, los usuarios deberán hacerlo mediante una solicitud de Fondos “Formato de Solicitud de fondos”.
En la Solicitud deberán indicar:
- N° de Solicitud: El cuál debe ser correlativo según cada área.
- Centro de Costo: El cual variará según las sucursales de la empresa.
- Responsable de solicitud: Son quienes realizan la solicitud de fondos para asignarlos al usuario directo.
- Responsable de Operar el fondo: La persona que efectuará la rendición (Personal en comisión de viaje, Responsable de las entregas a rendir designado).
- Glosa: El motivo de la entrega a rendir. Debe ser clara y concreta. No deben consignarse frases como “entregas a rendir”, “gastos diversos”, “el nombre del área”, etc.
b. Aprobación de Solicitudes
Para la aprobación de las solicitudes, el usuario deberá tener en cuenta lo siguiente:
Imprimir la solicitud en (03) copias, firmarlas y/o adjuntar el documento de autorización, para proceder a entregar a la persona que aprueba la Solicitud.
La distribución de las (03) copias es: (01) copia para el responsable de la aprobación de las solicitudes, (01) copia para el Área de Presupuesto alcanzada por el responsable de la entrega a rendir donde además deberá consignarse la fecha de programación del pago y (01) copia para el responsable de la entrega a rendir. c. Rendición de entregas a rendir
- El usuario de la entrega a rendir deberá preparar y entregar al responsable de realizar la solicitud del fondo, el reporte “Formato de Rendición de Gastos” detallando y adjuntando los comprobantes de pago y/o documentos sustentatorios de la utilización de los fondos. Todos los documentos deberán contar con la visación de su Gerencia.
- Si no cuenta con los documentos sustentatorios, deberá presentar el informe indicando el motivo por el cual no entregó el dinero o el motivo por el cual no ha obtenido aún los documentos, dentro del plazo máximo establecido para la rendición. Todos los informes deberán contar con la visación de su Gerencia o Jefe.
- En el caso de existir gastos de movilidad que no cuenten con el sustento respectivo se deberá utilizar el “Formato de Planilla de Movilidad” hasta el límite de S/. 30.00 diario (4% de la RMV).
- En el caso de las rendiciones del Área de Finanzas, entregarán directamente sus comprobantes de pago al Departamento de Contabilidad para su inclusión en el Libro de Compras.
- En caso hubiere un saldo a favor o en contra de la persona que rinde, deberá acercarse al Área de Finanzas con el “Formato de rendición de gastos” para proceder a devolver el saldo no utilizado o para que dicha área le abone la diferencia o le indique la fecha de programación del pago.
- Reportes: Los días viernes de cada semana, el Área de Contabilidad entregará a cada Gerencia y/o Jefatura la relación de entregas a rendir pendientes de su área.
Lista de distribución
Las áreas que mantienen una copia del presente procedimiento son: - Área de Finanzas - Gerencia de Operaciones - Jefe de Logística - Jefe de mantenimiento - Jefatura de Contabilidad - Jefatura de Presupuesto
30% 30% 10% 30% a b c d
3.5.4. Aplicación de cuestionario para evaluar la propuesta de un nuevo proceso de entregas a rendir