CAPÍTULO III. VALIDACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1. Resultados de la evaluación del Control Interno COSO 2013 en la Unidad
El cuestionario que se aplicó es con la finalidad de obtener un criterio real del estado actual de los procedimientos que se realizan dentro de la Unidad financiera así como una ponderación, el Control Interno aplicado dentro de esta unidad; el cuestionario se encuentra conformado por 5 secciones para evaluar los componentes del control interno. Al inicio de cada sección se describe el componente, sus respectivos principios y las actividades institucionales realizadas; posteriormente se presentan las preguntas para que las funcionarias de la unidad financiera, en el ámbito de sus competencias, realicen la evaluación correspondiente. El cuestionario tiene un total de 40 preguntas que suman una calificación de100 puntos, Tabla 10.
Tabla 10Ponderación de la evaluación de Control Interno. Componentes del
control interno.
Número de preguntas.
Puntuación. Nota: la presente evaluación va a ser realizada en base al modelo COSO, por medio de los cinco componentes del control interno para lo que se establecen preguntas para evaluar a cada componente. Ambiente de control 9 22.50 Administración de riesgos 6 15 Actividades de control 14 35 Información y comunicación. 8 20 Supervisión y seguimiento. 3 7.5 Total 40 100
Para la presente evaluación se van a resolver los cuestionarios como sigue, cada pregunta tiene tres opciones de respuesta para lo que se anexará una muestra del cumplimiento o incumplimiento de las actividades, Tabla 11.
48 Tabla 11Descripción de preguntas.
Opción de respuesta Puntuación Descripción de la respuesta
SI 2.50
La actividad se cumple y se describe la documentación soporte con la que se cuenta o se indica que es posible generarla.
SI
PARCIALMENTE 1.25
La actividad se cumple, pero se explica que se tiene dificultad o no es factible generar la documentación soporte.
NO 0.00
La actividad no cumple y se requiere establecer las acciones de mejora correspondientes.
Las respuestas afirmativas deben estar soportadas con evidencia documental y las respuestas negativas deben generar acciones de mejora; en ambos casos, tanto la evidencia documental como la implementación de acciones de mejora, puede ser verificadas mediante auditorías que practique la Contraloría Interna.
El cuestionario debe ser contestado en tiempo y forma por los funcionarios de la unidad financiera.
Evaluación del componente Ambiente de Control
El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades (Estado, 2009); así mismo promueven una actitud de compromiso y es conforme con los valores contenidos en el Código de Ética Institucional y los principios que rigen el servicio público; establece una clara definición de responsabilidades, desagregación y delegación de funciones, además de prácticas adecuadas de administración de los recursos humanos, alineados en su conjunto con la misión, visión, objetivos y metas institucionales, para fomentar la transparencia y rendición de cuentas.
Los principios asociados a este componente son: 1. 200-01 Integridad y valores éticos
Demostrar compromiso con los principios que rigen el servicio público y los valores del Código de Ética del Consejo de la Judicatura.
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Supervisar en forma permanente el desempeño del control interno institucional. 3. 200-03 Política y práctica de talento humano
Establecer mecanismos para atraer, desarrollar y retener a servidores públicos competentes, alineados con los objetivos institucionales.
4. 200-04 Estructura organizativa
Establecer las estructuras, líneas de mando, niveles de autoridad y de responsabilidad; los procedimientos y la base normativa; y los mecanismos de control y evaluación apropiados para la consecución de los objetivos institucionales, la transparencia y rendición de cuentas.
5. 200-05 Delegación de autoridad
Demostrar compromiso, participación y responsabilidad para el adecuado funcionamiento del control interno institucional.
6. 200-06 Competencia profesional
Mejoramiento de las capacidades profesionales de los funcionarios de la Unidad Financiera.
El Pleno del Consejo de la Judicatura para aplicación de las Direcciones provinciales ha aprobado, emitido y difundido lo siguiente:
• Estatuto Integral de Gestión Organizacional por Procesos del Consejo de la Judicatura a nivel Central y Desconcentrado.
• Código de Ética del Consejo de la Judicatura. • Planificación estratégica.
• PAPP - POA
• Código Orgánico de la Función Judicial
Para la evaluación del componente del Ambiente de Control se aplica un cuestionario que se compone de 9 preguntas las mismas que son valoradas acorde al análisis previo de la documentación existente y que sirven de fuente de información, las mismas que se encuentran descritas en el Anexo 5.
Tabla 12Calificación Ambiente de Control No. De pregunta Calificación
1 1.25
50 3 1.25 4 1.25 5 0.00 6 0.00 7 2.50 8 2.50 9 1.25 Total 12.50
Evaluación del componente Administración del Riesgo.
La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos; el riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno.(Estado, 2009). 300-01 Identificación de riesgos
Es necesario identificar los riesgos internos y externos, ya que existe la posibilidad de errores, que puedan afectar el logro de objetivos; así mismo se debe determinar la posibilidad de ocurrencia e impacto; y definir las estrategias y acciones necesarias para enfrentarlos de la mejor manera.
En este caso la unidad financiera debe establecer objetivos, con la suficiente claridad y detalle, en los programas, procesos o proyectos, para permitir la identificación y evaluación de los riesgos en todos los niveles y su impacto potencial.
300-02 Plan de mitigación de riesgos
Definir los objetivos institucionales con la suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos potenciales.
300-03 Valoración de los riesgos
Identificar los riesgos que pudieran obstaculizar o impedir la consecución de objetivos en todos los ámbitos del Instituto y analizarlos respecto a la posibilidad de su ocurrencia e impacto para determinar la forma en que deben administrarse.
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Considerar la posibilidad de fraude en la evaluación de riesgos de los objetivos institucionales.
Identificar y evaluar los cambios que pudieran afectar significativamente al control interno institucional.
300-04 Respuesta al riesgo
Las acciones implementadas en la Unidad Financiera relacionadas con este componente son:
- Cumplimiento de las funciones asignadas a cada funcionario de la unidad.
- Implementación de controles para cada uno de los procesos realizados en la unidad financiera.
Para evaluar el componente de Control Interno Administración de riesgos se aplica el cuestionario que se compone de 6 preguntas, las mimas que fueron planteadas con la finalidad de calificar las actividades según el grado de cumplimiento o implementación de las mismas en el área, se describen en el anexo 6.
Tabla 13Calificación Administración de Riesgos. No. De pregunta Calificación
10 2.50 11 0.00 12 2.50 13 0.00 14 0.00 15 1.25 Total 6.25
Evaluación del componente Actividades de Control
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de
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procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.(Estado, 2009).
Las actividades de control deben ser preferentemente de carácter preventivo y apoyarse en los sistemas de información institucionales; y, en su caso, las de carácter correctivo buscan mitigar el impacto de los riesgos que pudieran materializarse. Respecto al uso y aprovechamiento de las TIC deben establecerse actividades de control, conforme a la normativa institucional. Las actividades de control deben ser evaluadas en forma permanente por las unidades administrativas con la finalidad de asegurar su adecuada documentación, efectivo funcionamiento, vigencia y mejora continua.
Se describe a continuación cada una de las acciones que componen las actividades de control en la Unidad Financiera de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura Pastaza.
401-01 Separación de funciones y rotación de labores
En la Unidad Financiera se puede evidenciar que cada una de las funcionarias tienes asignadas sus funciones dentro de la misma. Anexo 4
401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones.
La autorización de todos los procesos realizados en la Unidad Provincial Financiera so realizados con la autorización de la Directora Provincial. Anexo 14
401-03 Supervisión
La supervisión dentro de la Unidad Financiera la realiza la contadora por cuanto esta tiene el encargo de responsable de la Unidad.
402 Administración Financiera – PRESUPUESTO 402-01 Responsabilidad del control
Según el memorando de asignación de responsabilidades esta función la realiza la Analista 1 responsable de presupuesto.
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Según el memorando de asignación de responsabilidades esta función la realiza la Analista 1 responsable de presupuesto, realizan las actividades que se mencionan en las Normas de Control Interno.
402-03 Control previo al devengado
Este control lo realiza la contadora, verificando el cumplimiento de la documentación que exige la Norma de control interno.
402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados Realizan de manera mensual el informe de ejecución presupuestaria.
403 Administración financiera – TESORERIA
403-01 Determinación y recaudación de los ingresos
Según el memorando de asignación de responsabilidades esta función la realiza la Analista 1 responsable de tesorería.
403-02 Constancia documental de la recaudación 403-04 Verificación de los ingresos
403-05 Medidas de protección de las recaudaciones 403-06 Cuentas corrientes bancarias
403-07 Conciliaciones bancarias 403-08 Control previo al pago
Realizan el control previo a todo el proceso de pago en el cual se verifica la existencia de la documentación necesaria y suficiente para efectuar el pago.
403-09 Pagos a beneficiarios
403-10 Cumplimiento de obligaciones 403-12 Control y custodia de garantías 405-07 Formularios y documentos
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Utilizan formularios pre impresos y pre numerados para las distintas actividades del área.
En la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Pastaza se tienen implementadas algunos controles como lo es el uso de credenciales del personal o el acceso controlado a las instalaciones; sin embargo es necesario contar con manuales de procedimientos de las unidades administrativas que ayuden a la disminución de los riesgos en la institución.
Es importante mencionar algunos objetivos asociados a este componente:
Definir y desarrollar actividades de control que contribuyan a mitigar los riesgos para la consecución de los objetivos institucionales.
Definir y desarrollar actividades de control relativas al uso y aprovechamiento de las TIC´s.
Establecer las actividades de control en el marco normativo institucional para asegurar su adecuada implementación.
El componente Actividades de Control puede considerarse uno de los más importantes de los componente, por cuanto dentro de este se realizan las actividades que componen el movimiento financiero dentro de la institución, por lo tanto donde se corre mayor probabilidad de errores. Para evaluar este componente se aplica el cuestionario que se compone de 14 preguntas, las mimas que fueron planteadas con la finalidad de calificar las actividades según el grado de cumplimiento o implementación de las mismas en el área, se describen en el anexo 7.
Tabla 14Calificación Actividades de Control. No. De pregunta Calificación
16 1.25 17 0.00 18 0.00 19 0.00 20 2.50 21 2.50 22 1.25 23 1.25 24 1.25
55 25 2.50 26 2.50 27 1.25 28 2.50 29 2.50 Total 21.25
Evaluación del componente Información y Comunicación
El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable(Estado, 2009).
La información y sistemas de información institucionales deben reunir los requisitos de confiabilidad, calidad, pertinencia, veracidad y oportunidad necesarios para apoyar la toma de decisiones, la transparencia, la rendición de cuentas y la atención de requerimientos de usuarios internos y externos.
Los canales de comunicación deben permitir la retroalimentación entre los servidores públicos, facilitar la integración de los procesos; promover el sentido de compromiso, orientación a resultados y toma de decisiones; y garantizar la difusión y circulación de la información hacia los usuarios.
Es importante mencionar algunos objetivos asociados a este componente:
Obtener, generar y utilizar información confiable, de calidad, pertinente, veraz y oportuna para apoyar el funcionamiento del control interno institucional.
Establecer medios adecuados para comunicar la información al interior del Instituto, en especial los objetivos y responsabilidades necesarias para apoyar el funcionamiento del control interno institucional.
Establecer mecanismos adecuados para comunicar y atender las peticiones de información de grupos de interés externos, observando las disposiciones normativas en materia de transparencia, protección de datos personales y rendición de cuentas.
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Para evaluar el componente Información y Comunicación se aplica el cuestionario que comprende de 8 preguntas, las mimas que fueron planteadas con la finalidad de calificar las actividades según el grado de cumplimiento o implementación de las mismas en el área, se describen en el anexo 8.
Tabla 15 Calificación Componente Información y Comunicación. No. De pregunta Calificación
30 2.50 31 1.25 32 1.25 33 1.25 34 2.50 35 1.25 36 1.25 37 1.25 Total 12.50
Evaluación del componente Supervisión y Seguimiento
Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.(Estado, 2009).
La supervisión directa es ejercida por los servidores públicos de la institución a las actividades en sus respectivos niveles y ámbitos de competencia; su alcance es total y su retroalimentación es inmediata para tomar las medidas oportunas y pertinentes para mejorar y fortalecer las actividades de control.
La supervisión indirecta es ejercida por las instancias de fiscalización internas y externas, mediante auditorías, visitas de inspección y acompañamientos preventivos; su alcance se determina selectivamente y por muestreo; sus resultados se comunican mediante informes derivados de sus intervenciones, constituyen una retroalimentación
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y las recomendaciones que se emitan serán sujetas de seguimiento hasta su total cumplimiento.
Es importante mencionar algunos objetivos asociados a este componente:
Seleccionar, desarrollar y realizar evaluaciones continuas para determinar si los componentes del control interno institucional están presentes y funcionando adecuadamente.
Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna a los niveles facultados para aplicar las medidas correctivas inmediatas; tratándose de deficiencias relevantes de control interno, se deben comunicar oportunamente a los niveles superiores para su tratamiento.
600-01 Seguimiento continuo o en operación 600-02 Evaluaciones periódicas
Desde el inicio de la Dirección Provincial, con el apoyo de la Dirección Nacional de Planificación y en coordinación con las unidades administrativas, Auditoría Interna ha realizado en forma permanente la promoción, difusión, evaluación y mejora del control interno institucional. En cada año se ha enfatizado cada uno de los componentes del control interno con la finalidad de verificar su adecuado funcionamiento; en todas las auditorías se realiza el estudio y evaluación del control interno y se da una retroalimentación mediante recomendaciones para mejorarlo; en los acompañamientos preventivos a eventos censales y encuestas se ha dado seguimiento al funcionamiento de los controles implementados y se realizaron retroalimentaciones inmediatas a los responsables para facilitar la toma de decisiones.
Para evaluar el componente de Supervisión y seguimiento se aplica el cuestionario que comprende de 3 preguntas, las mimas que fueron planteadas con la finalidad de calificar las actividades según el grado de cumplimiento o implementación de las mismas en el área, se describen en el anexo 9.
Tabla 16 Evaluación Supervisión y Seguimiento. No. De pregunta Calificación
38 1.25
39 1.25
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Total 5.00
Una vez realizada la evaluación a cada uno de los componentes de Control Interno en la Unidad Financiera de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura Pastaza se llega a la siguiente calificación:
Tabla 17Resumen calificación. Componentes del control interno a evaluar Número de preguntas Puntuación Porcentaje de cumplimiento Ambiente de control 9 12.50 56% Administración de riesgos 6 6.25 40% Actividades de control 14 21.25 61% Información y comunicación 8 12.50 63% Supervisión y seguimiento 3 5.00 67% Total 40 57.50 57,5%
Tabla 18Determinación del Nivel de Riesgo.
RIESGO
ALTO
MEDIO
BAJO
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
BAJA
MEDIA
ALTA
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Nivel del cumplimiento del Control Interno en la Unidad Financiera, considerando el total calificado en la evaluación.
Luego de realizada la calificación de los componentes del Control Interno la calificación obtenida se la compara en la Tabla 17 para determinar el nivel de riesgo que existe en la Unidad Financiera, llegando a determinar que tiene un nivel del riesgo de 57,50% considerándose este medio y de la misma valoración el nivel de confianza, por lo que se concluye que es necesaria la implementación de alternativas que gestionen el cumplimiento de la normativa vigente así como la agilización de los procesos que conllevan a la disminución de los riesgos en el área.
Propuesta del Manual
El Manual de procedimientos de Control Interno (anexo 15) propuesto para la Unidad Financiera contendrá en su contenido:
1. Presentación
2. Propósito del manual 3. Base Legal
4. Descripción del manual 5. Glosario de términos 6. Formularios
60 3.2 Conclusiones parciales del capítulo
Con la elaboración del manual de procedimientos se logra la estandarización de cada uno de los procedimientos que se realizan dentro de la Unidad Financiera.
El proceso para el pago de adquisiciones según el procedimiento aplicado se disminuye la probabilidad de cometer errores por cuanto cada uno de estos queda definido.
En cada procedimiento se detalla la documentación que es necesaria anexar al proceso de pago.
Se establecen fechas para cada pago con la finalidad de ejecutar el presupuesto según las fecha establecidas en la norma aplicable para cada caso.
El manual de procedimientos es una fuente de gran importancia en la Unidad Financiera, logrando que se incremente la eficiencia y la eficacia en el logro de los objetivos de la Unidad.
61 CONCLUSIONES GENERALES
1) El diagnóstico inicial realizado en la Unidad Financiera permitió identificarlas necesidades existentes dentro de la misma, así como el conocer que no cuenta con un Sistema de Control Interno que identifique de manera oportuna los riesgos y de esta manera prevenirlos, razón por la cual se elaboró el manual de procedimientos de Control interno para la unidad financiera.
2) La elaboración de manuales de procedimientos financieros y contables son piezas importantes que garantizan la eficiencia de todas las operaciones que facilitan la correcta ejecución en las mismas y el punto de partida para conocer la eficacia del sistema de control interno.
3) Los manuales de procedimientos en las instituciones son esenciales ya que generan los lineamientos adecuados para que se cumplan con eficiencia los objetivos institucionales, normas, procedimientos con el fin de minimizar los errores operacionales; con la utilización del manual se pretende reducir el tiempo que se emplea en la capacitación de empleados nuevos en los diferentes puestos.
4) El manual propuesto está orientado a las políticas financieras y procedimientos que se manejan en las áreas de contabilidad, presupuesto, nómina y tesorería, por lo que es de gran importancia aplicarlo dentro del área.
62 RECOMENDACIONES
1) Informar de manera eficiente sobre la importancia del control interno dentro de la institución.
2) Fomentar el uso de procedimientos en la Unidad Financiera provincial.
3) Utilizar el manual de control interno como instrumento para el desarrollo óptimo de las actividades propias de la Unidad Financiera.
4) Implementar el manual de procedimientos en la ejecución de los diferentes procesos de la Unidad Financiera, que ayude al incremento del control interno para mitigar riesgos y lograr una seguridad razonable de la información.
5) Socializar el uso del manual de control interno para que sirva de referencia a nuevos funcionarios.
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