CAPÍTULO III Propuesta de solución para el cumplimiento de los fines del GAD Municipal de Santa Clara
SÉ EL PRIMERO EN CONTRIBUIR EN EL DESARROLLO DEL CANTÓN.
Para que esta campaña de concientización ciudadana surta efecto se deberá difundir en todos los medios de radios locales, televisión, redes sociales entre otros.
Además para poner en marcha esta estrategia es necesario que se diseñe y se visualice bien los puntos estratégicos en el cantón para colocar vallas publicitarias de información que contengan los beneficios que se obtiene por pagar puntualmente sus impuestos de esta manera se estaría estableciendo canales de comunicación entre la institución y la población del cantón Santa Clara
Para el cumplimiento de esta estrategia se propone las siguientes actividades:
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Diseñar y elaborar volantes, afiches, folletos y trípticos creativos y educativos en la que cuente con la información sobre los impuestos municipales.
Realizar casas abiertas en la que se fomente la cultura tributaria y el pago puntual de los impuestos municipales.
Socializar ya sea de manera general, por barrios, en todas las comunidades o a través de asociaciones el tema de tributos municipales.
Realizar el perifoneó adecuado en todo el cantón, con el fin de promover que la ciudadanía se acerque a pagar sus impuestos voluntariamente para evitar sanciones.
ESTRATEGIA EM 4.- Socializar la transparencia de la utilización de la recaudación de impuestos
Esta estrategia de transparentar la utilización de los recursos obtenidos por la recaudación de impuestos municipales es sumamente importante porque así como se exige el pago puntual de los impuestos se debería transparentar la inversión de los recursos que se obtiene de la recaudación de los mismos de esta manera se estaría cambiando esa ideología negativa que tienen los ciudadanos de que sus contribuciones son mal administradas y mal invertidos. Para ello es conveniente que en la rendición de cuentas que el GAD realiza anualmente se dé a conocer a los ciudadanos la forma de cómo se invierten lo que se recauda por tributos municipales ya que la transparencia ayuda a culturalizar el pago de los tributos.
ESTRATEGIA EM 5.- Mejorar la calidad de los servicios que se brinda al público
Este mejoramiento de los servicios es fundamental al momento de recaudación de tributos para ello es imprescindible que se realice una automatización total del sistema informático de recaudación, es decir que a través de sistema en redes se puedan consultar los valores a recaudar y su vez se pueda registrar, receptar y emitir comprobantes de pago con el menor tiempo posible.
Para ello se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Implementar un sistema de emisión de turnos que sirva para centralizar la atención del público y emita turnos de acuerdo al trámite y al orden de llegada, es decir que ayude a evitar conglomeraciones de los contribuyentes, se reduzca el tiempo de espera, se minimice el costo de efectividad para que los ciudadanos se sientan satisfechos del servicio que reciben.
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El área de recaudación debe estar dotada de una infraestructura adecuada y acondicionadas para que los usuarios que hacen uso del servicio público se sientan cómodos al momento de cancelar sus pagos.
Es necesario que la institución cuente con una ventanilla de información en la que el usuario pueda preguntar o informarse sobre el trámite que va a realizar y a qué lugar específicamente tiene que dirigirse para que le den seguimiento del trámite.
Además se debe implementar un call-center en la que los contribuyentes puedan realizar las consultas del valor de sus impuestos.
También se sugiere implementar en la página web del GAD municipal de Santa Clara la opción de consulta del pago del impuesto predial bajo un diseño de software ágil confiable, preciso y oportuno. (VER ANEXO 4)
ESTRATEGIA EM 6.- Definir los procesos para la gestión de cobros
El GAD debe contar con un manual de procedimientos bien estructurado para cada trámite que se vaya a realizar esto sería la forma más correcta y organizada de desarrollar los procedimientos técnicos administrativos, que a simple visitas los usuarios no lo observan.
A continuación se plantea un diagrama de proceso de cobro que puede ser muy eficaz. (VER ANEXO 5)
ESTRATEGIA EM 7.- Mejorar la atención al cliente
La atención al cliente es fundamental dentro del GAD porque en muchas ocasiones esto perjudica y repercute la gestión de cobro, es por ello que la Unidad de Talento Humano es el encargado de contratar al personal más idóneo y con las aptitudes que se requiere para ocupar el cargo de recaudadora o recaudador debido a que ellos son las personas que encuentran en contacto directo con los contribuyentes.
La unidad de talento Humano debe coordinar capacitaciones dirigidas al personal que se encuentra en contacto con los clientes y tener siempre en cuenta que las capacitaciones no constituyen un gasto más bien una inversión que a la final del camino se obtendrán frutos por el mismo hecho de contar con un personal eficiente y capacitado.
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ESTRATEGIA EM 8.- Brindar las facilidades de pago y las diferentes opciones de información de los Tributos Municipales.
Es necesario brindar facilidades de pago a los contribuyentes esto faculta que exista una buena recaudación de impuestos municipales.
Implementar el cobro de tributos a través del sistema financiero, dinero electrónico entre otros este sería una buena herramienta de pago.
En cuanto a las facilidades de pagos sería una opción importante ya en la encuestas aplicadas se notó que hay personas que no se encuentran bien económicamente pero que de todos modos desean cancelar por partes para evitar sanciones.
Para realizar el cobro por medio de las Instituciones del sistema financiero el GAD debe gestionar alianzas estratégicas que ayuden a que la recaudación sea mucho más eficiente. Estrategias para la recuperación de cartera vencida del GAD municipal de Santa Clara
Antes de iniciar la gestión de cobro el GAD debe considerar los siguientes aspectos: Se debe determinar los aspectos operativos de la cobranza
Para determinar estos aspectos el GAD municipal deberá aplicar los mecanismos necesarios para la cobranza de los impuestos y deberá estar comprendido desde el momento en que exista relación con la fecha de vencimiento de la deuda, para lo cual se deberá diferenciar las estrategias y acciones de cobro dependiendo si se encuentra en la etapa preventiva o pre - coactiva.
ESTRATEGIA ER 1.- Mantener actualizado la base de datos de los contribuyentes
Esta estrategia se basa en que la administración tributaria guiada por el cumplimiento de la misión institucional busca cumplir el control efectivo del de las obligaciones tributarias de todos los
• Las estrategias que estarán dentro de esta etapa esta destinada a informar y recordar al contribuyente de sus obligaciones tributarias municipales.
Cobranza preventiva
• Las estrategias para la cobranza pre-coactiva esta orientada a tomar acciones de persuasión al contribuyente de pagar sus impuestos dentro de los plazos establecidos para que se evite multas y sanciones.
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contribuyentes y a su vez garantizar que los créditos tributarios sean pagados de forma efectiva por parte de los contribuyentes que se encuentran en morosidad. En vista de lo antes mencionado el Departamento de tesorería del GAD debe contar con mecanismos adecuados de recaudación en que reflejen las deudas contraídas por los contribuyentes por el incumpliendo con las obligaciones tributarias municipales.
El incumplir con las obligaciones de pago de tributos municipales por parte de los contribuyentes por el monto y plazos establecidos conlleva a que la Administración encargada del área de recaudación de tributos municipales se vea en la necesidad fijar una estructura tanto legal como administrativa mismas que ayuden al cobro de los impuestos y que se puede dar amigablemente o judicialmente por concepto de crédito tributarios municipales.
El funcionamiento eficaz de la cobranza exige buscar soluciones a los múltiples aspectos que intervendrían dentro de esto es por ello que se deberían tomar en cuenta lo siguiente:
Implementar un sistema de recuperación de cartera vencida gestionable en el GAD municipal de Santa Clara
Segregar a todo los contribuyentes inexistentes del sistema de catastros para que no siga produciendo morosidades incobrables.
Mantener siempre actualizado el sistema de información de los contribuyentes, esto permitirá que al momento de enviar una la notificación física o electrónica lleguen al destino y a las direcciones que se tenía registrado mejorando de esta manera la gestión de cobro.
Mantener siempre actualizado el sistema de catastros de todos los procesos practicados, también es importante que el sistema funcione en red para todos los servicios que preste la Dirección Financiera.
Desarrollar sistemas de información fiables y fáciles de manejar en cuanto a los datos personales de los socios y la situación de la cartera de cobranza y cartera vencida de los contribuyentes, esto ayudara a facilitar la gestión de cobranza y permitirá mantener canales de comunicación con los contribuyentes, sería también importantes que el departamento de tesorería actualice la información cada semestre en el año
También es necesario que para realizar una adecuada actualización de la base de datos se deben dotar de bases de datos externas ya que estos contienen información relevante para la depuración de la cartera en la que indique la información del contribuyente y su patrimonio ejemplo:
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Del SRI información del declarante y el Ruc
Del catastro la información de todos los predios rurales y urbanos existentes
Del Registro Civil, información de la cédula de identidad de los contribuyentes del cantón.
De las empresas de telefónicas los números de contacto de teléfonos de los usuarios y de la empresa eléctrica la información de direcciones de los usuarios.
El GAD Municipal para evitar errores bebe manejar al menos dos números de identificación que faciliten los cruces de información sobre campos alfabéticos estos pueden ser: número de cédula o Ruc, número de predio o patente.
ESTRATEGIA ER 2.- Depurar la cartera
La depuración de la cartera es un proceso administrativo que posibilita subsanar inconsistencias que se han venido generando a lo largo del tiempo con el fin de contar con información real.
De ahí la importancia de contar con información real y transparente de la cartera gestionable permitiendo mejorar la eficiencia en la recaudación de ingresos y mitigar los costos del proceso que origina el proceso de recuperación de la cartera, la depuración de la cartera se puede dar por los siguientes problemas:
Títulos de créditos duplicados emitidos a una sola persona
Títulos de créditos prescritos
Títulos de créditos emitidos con nombres y apellidos cambiados o repetidos
Títulos de créditos mal digitados por el responsable de catastros
Títulos de créditos emitidos con datos erróneos y sin la suficiente identificación del usuario Es imprescindible considerar todos los problemas antes descrito, ya que estos entorpecerían en los datos de la cartera gestionable, por lo que es obligatorio ejecutar labores de saneamiento y depuración de la cartera para contar con una buena recaudación.
Considérese que el Art. 55 del (Código tributario, 2016) plazo de prescripción de la acción de cobro.- La obligación y la acción de cobro de los créditos tributarios y sus intereses, así como de multas por incumplimiento de los deberes formales, prescribirá en el plazo de cinco años, contados desde la fecha en que fueron exigibles; y, en siete años, desde aquella en que debió presentarse la correspondiente declaración, si esta resultare incompleta o si no se la hubiere presentado.
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ESTRATEGIAS ER 3.- Segmentar las obligaciones tributarias municipales
Esta estrategia sería bueno tomarle en cuenta porque está ligado a las etapas del proceso de cobranza (ordinaria, preventiva y pre-coactiva) porque se vincula con los pagos puntuales e impuntuales de las deudas.
Para segmentar las obligaciones y poder obtener los resultados de la cartera se puede dividir de la siguiente manera:
Esta forma de segmentar proporciona información fiable sobre las deudas que se espera recuperar y de las que se vuelven un poco más complicados de recaudar pero que no es difícil de aplicar. ESTRATEGIA ER 4.- Gestionar la cobranza para la recuperación de cartera vencida
Para dar inicio a la gestión de la cobranza por cartera vencida se debe tomar en cuenta la segmentación que se mostró anteriormente para procurar acciones de cobro inmediato y todo dependerá en qué etapa se encuentre el proceso de cobro que puede ser preventiva o pre-coactiva y al tipo de cartera que este dirigido. En cualesquiera que sean los casos el gestor de cobranzas debe ser inteligente y creativo es decir no esperar que el contribuyente se acerque voluntariamente, sino dar el primer paso acercarse a él y desarrollar acciones inmediatas que logren que el contribuyente se vea atraído y comprometido con la deuda.
Para ellos se propone tres etapas de gestión:
Gestión de cobranza en la etapa preventiva
El propósito es lograr el pago puntual por parte del contribuyente de las obligaciones tributarias municipales, la estrategia es recordarle que el plazo de vencimiento, concepto de la deuda, lugar donde puede acercarse a cancelar y el monto de la deuda.
Deuda del año en curso
Deuda del año anterior
Deuda de años anteriores Son deudas que vienen de años y años es decir antiguas
y en muchas ocasiones se torna muy difícil de recuperar. Es las deudas que se dan al inicio de cada año y se puede considerarla como corriente
Deudas que vencieron el plazo en el año anterior y que permanecen impagas en el ejercicio actual
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Se recomienda para la gestión de cobranza preventiva acogerse a dos grades medios para la cobranza:
Gestión en la etapa de cobranza pre – coactiva
En esta etapa ya no solo se buscara informar al contribuyente que la existencia de la deuda si no se buscara la manera de persuadir al contribuyente para que pague de inmediato su pago que se encuentra vencido, así como la percepción del riesgo. Para este caso los funcionarios a cargo deberán actuar con dinamismo porque cuanto más tiempo se demoren será difícil recuperar la cartera y la administración tributaria municipal del GAD tendrá que seguir invirtiendo más recursos en la gestión de cobranza, para ello los gestores de cobranza deberán tener actualizado la información del contribuyente y se evitará contratiempo si se procede por la vía coactiva.
Entre las formas más eficaces de llegar a los contribuyentes y evitar procesos coactivos tenemos:
o Cartas Invitación de carácter persuasivo
o Medios Electrónicos
o Página WEB
ESTRATEGIA ER 5.- Determinación y notificación de Adeudos antes de Sancionar
Una vez agotadas todas las formas de cobro, antes de dar inicio el proceso de cobro coactivo se deberá determinar y notificar al contribuyente la situación actual en la que se encuentra, también en la notificación contendrá las formas de pago que sean accesible al contribuyente y el procedimiento a seguir mismo que deberá estar sujeto a las disposiciones que se enmarca dentro del COOTAD en
Se lo puede realizar por los distintos medios de comunicación, paginas web, perifoneo y publicaciones en la prensa y estará dirigido a todos los contribuyentes sin excepción, con el propósito de informar el próximo plazo de vencimiento del pago de los tributos municipales.
La efectividad de la realización de esto dependerá del medio de comunicación más eficaz que se utilice en la jurisdicción territorial
Esta dirigida a cada uno de los contribuyentes y se puede hacer vía telefónica, vía correo electrónico, envió de correspondencia, entre otros, pero para ello se tiene que
tener actualizado la
información de cada
contribuyente, cualquiera de estas opciones dependerá al tipo de contribuyente. M edi os M as iv os M edi os pe rs ona liz ados
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sus artículos 350, 351, 352, 353 y de la misma manera apegada al Código Tributarios de la caducidad de las obligaciones tributarias en el artículo 94.
Para ello se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Se deberá emitir los valores de morosidad y deberá estar preestablecido de acuerdo al cronograma del proceso de cobranza y deberá reunir todos requisitos establecidos dentro del Código Tributarios.
Para la notificación de valores el GAD en concordancia con la Administración tributaria municipal deberá cumplir con todas las formalidades que la ley estable y se tomara en cuenta al código Tributarios enmarcado en el artículo 151 de la notificación y deberá ser entregado por la comisaria municipal para que se cumpla a calidad con todos los procedimientos de cobranza.
Además el Departamento deberá dar un adecuado seguimiento de las acciones de cobranza para poder conocer como esta evolucionado el trabajo que se planificó y a su vez tomar acciones correctivas sobre lo que no esté marchando bien y poder corregirlo. Para ello se aconseja dar seguimiento al desempeño del proceso de cada etapa de cobro ya sea preventiva o pre coactiva con la finalidad de analizar las deudas que ya fueron pagas las que permanecen impagas y las que se vienen arrastrando de años anteriores permitiéndole distinguir a los segmentos de la cartera.
De la misma forma el responsable de la gestión de cobranza puede generar reportes de información que evidencien lo que se quiera revisar por contribuyente, el reporte puede mostrarse de la siguiente manera :
Ejemplo
DETALLE TOTAL
Código Nombre Monto persona Tipo de Obligación tributaria Situación
160350010204003000 Aguinda Grefa Jorge Bartolo 58.00 Natural
Impuesto predial
urbano Ordinaria
160350010210004000 Machuca Torres Hilda Liliana 140.00 Natural
Patente Ord. Coactivo Impuesto predial urbano Total 378.00
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