Sección IV Anexos

3.4.4.1 Detalle de los principales funcionarios

Figura 25 Principales funcionarios ETAPA EP Elaboración: Autoras

Nº UNIDAD A LA QUE PERTENECE PUESTO INSTITUCIONAL 1 Gerencia General Gerente General

2 Gerencia de Telecomunicaciones Gerente de Telecomunicaciones 3 Gerencia de Agua Potable y Saneamiento Gerente de Agua Potable 4 Gerencia Comercial Gerente Comercial

5 Subgerencia de Desarrollo de Red Subgerente de Desarrollo de Red

6 Subgerencia Operaciones de Telecomunicaciones Subgerente de Operaciones de Telecomunicaciones 7 Subgerencia Regulatoria Abogado Senior

8 Subgerencia de Desarrollo Infraestructura Subgerente de Desarrollo Infraestructura

9 Subgerencia Operaciones Agua Potable y Saneamiento Subgerente de Operaciones Agua Potable y Saneamiento 10 Subgerencia de Mercadeo Subgerente de Mercadeo

11 Subgerencia de Ventas Administrador de Ventas Residenciales 12 Subgerencia Servicio al Cliente Subgerente de Servicio al Clliente 13 Subgerencia Gestión Ambiental Subgerente de Gestión Ambiental 14 Subgerencia Jurídica Subgerente Jurídico

15 Subgerencia de Planificación Subgerente de Planificación 16 Auditoría Interna Auditor General

17 Secretaría General Secretario General

18 Subgerencia de Comunicación Subgerente de Comunicación 19 Subgerencia Financiera Subgerente Financiero 20 Subgerencia Administrativa Subgerente Administrativo

21 Subgerencia Gestión Talento Humano Subgerente de Gestión de Talento Humano 22 Subgerencia de Tecnologías de la Información Subgerente de Tecnologías de Información 23 Planes Maestros Director Ejecutivo

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 188

3.4.4.2 Cronograma de implantación de las recomendaciones

ETAPA EP

MATRIZ DE VALOR AGREGADO DE LAS RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES VALOR AGREGADO RESPONSABLE Y

TIEMPO A CUMPLIR Seguimiento de recomendaciones

Al Gerente General:

En saber de las recomendaciones que se encuentran el Informe de Auditoría, dispondrá que los funcionarios involucrados den cumplimiento oportuno de las mismas.

La aplicación inmediata de las recomendaciones, permitirá el mejoramiento de los procesos de los departamentos involucrados y una presentación coherente de la información de los estados financieros.

Gerente General; 30 días.

Saldos Departamento de Cobranzas y Coactivas y Contabilidad

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 189

Colocar a un funcionario independiente del registro, para que realice las conciliaciones mensuales de saldos de los libros mayores con los saldos presentados por el departamento de cobranzas y coactivas, a fin de comprobar la veracidad de la información presentada; y, cuando exista alguna diferencia o error, comunicar oportunamente a la autoridad competente para la respectiva corrección.

La persona asignada, presentará resultados al día y se evitarán diferencias con los demás departamentos.

Subgerente Financiero; 7 días

A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

En coordinación con la Administradora de Contabilidad y Activos Fijos, identificar el origen de la diferencia encontrada, a fin de efectuar los ajustes correspondientes; igualmente, supervisar la veracidad de la información expuesta en los estados financieros.

La información presentada en los estados financieros, no carecerá de veracidad.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas, y Administradora de Contabilidad y Activos Fijos; 15 días

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 190

A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

Realizar un saneamiento integral de los registros de la cartera, a fin de clasificar adecuadamente todas las cuentas pendientes de cobro, y dar de baja las deudas irrecuperables.

Al clasificar las cuentas en deudas irrecuperables y retirarlas de los registros de la cartera, se podrá obtener un saldo real de los rubros existentes en cartera.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 30 días

Efectuar acciones de cobro convenientes y en el momento oportuno, según el riesgo de cada deuda presentada, para evitar que estas se clasifiquen en deudas irrecuperables.

Al efectuar las acciones de cobro oportunas, se disminuirán los valores pendientes de cobro que se encuentran en la cartera.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 30 días

Deudas con entidades relacionadas

Al Gerente General:

Informar, a través de un estado de cuenta, las deudas pendientes de cobro con cada entidad relacionada, para proceder a un convenio de pagos.

Al proponer un convenio de pago, se recuperarán valores que se encuentran agrandando la cartera de la entidad.

Gerente General; 2 días.

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 191

Informar al Gerente General, de las deudas pendientes de cobro con entidades relacionadas, para que se encuentre una manera viable de cancelación de los valores de las mismas.

El Subgerente Financiero, conoce la situación proveniente del departamento de cobranzas y coactivas, y propondrá medidas para la recuperación de las deudas.

Subgerente Financiero; 2 días

A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

Informar al Subgerente Financiero, de las deudas pendientes de cobro con entidades relacionadas, para poder clasificar a la cartera adecuadamente.

Al informar los saldos pendientes de cobro, disminuirán los valores registrados en la cartera.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 5 días

Conciliación registros A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

Revisar trimestralmente, el ajuste de la tasa activa referencial, para que el sistema informático calcule los intereses de las deudas de la manera apropiada.

Al revisar la correcta aplicación de las tasas, se evitarán diferencias existentes entre las bases de datos.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 7 días

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 192

Efectuar conciliaciones de rubros de manera trimestral, para poder comparar los valores generados por intereses; así como verificar el correcto registro de las facturas adeudas por los clientes.

Conciliando los rubros de manera oportuna, se verificará el registro de todas las facturas adeudadas; así como se encontrarán diferencias que podrán ser solucionadas de manera inmediata. Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 7 días Políticas de corte A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

Verificar en los registros de las carteras de los servicios, los casos que se encuentren listos para notificar deudas o terminaciones de contratos, para proceder con los procesos correspondientes.

Al notificar oportunamente, se cortará el servicio como la normativa lo indica y se procederá a el proceso de gestión de cobro de la deuda.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 7 días

Saldos anuales A la Administradora del Departamento

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 193

Calcular los intereses de las deudas generadas desde el año 1999 hasta el año 2007 del servicio de agua potable; y los intereses generados en deudas por el servicio de telefonía desde el año 2003 hasta el año 2007 para actualizar las bases de datos y proceder a la notificación a los clientes de sus deudas reales.

Al calcular los intereses de los años mencionados, se tendrán registros exactos de deudas pendientes y se cobrarán las cantidades reales a los clientes.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 15 días

Participación de la cartera en el activo A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

Construir indicadores financieros pertinentes que permitan establecer la importancia de los registros de la cartera en los estados financieros.

Con la construcción de indicadores financieros, el departamento tendrá conocimiento de la importancia de la cartera en los estados financieros, y trabajará para no generar riesgos innecesarios que pongan en peligro el desempeño normal de las operaciones de la entidad.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 10 días

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 194

Clasificar a la cartera en corto plazo y largo plazo para ejecutar procesos de gestión de cobro para la recuperación de las deudas más antiguas.

Clasificando la cartera en corto plazo y largo plazo, el departamento identificará los rubros más difíciles de cobrar y la pérdida que puede significar para la entidad la no recuperación de los mismos.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 5 días

Bases de datos con información incompleta A la Administradora del Departamento

de Cobranzas y Coactivas:

Actualizar periódicamente los registros por servicios de la cartera, con el fin de, en lo posible, completar los datos faltantes de los clientes identificados para proceder con la gestión de cobro; de no ser posible completar la información, dar de baja los registros.

Al tener un control continuo se evita problemas de información insuficiente, lo que facilita la toma de decisiones y la ejecución de procedimientos.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 15 días

Clientes con deudas pendientes de pago A la Administradora del Departamento

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 195

Realizar una revisión periódica de los clientes que mantienen deudas con la entidad, considerar que probablemente una cantidad considerable de registros se deban dar de baja, para de esta manera generar un control mayor sobre sus vencimientos.

Con la revisión frecuente de los clientes con deudas, la entidad mantendrá un control continúo evitando que las deudas se den de baja o se pierdan ingresos importantes.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 30 días

Enviar notificaciones de deudas a los clientes con deudas significativas en el menor tiempo posible, para evitar las pérdidas que se podrían generar por el no cobro de las mismas.

Tomando en cuenta los clientes con deudas mas representativas se desagrega la información y se puede poner atención en aquellos que podrían perjudicar más a la entidad.

Administradora del Departamento de Cobranzas y Coactivas; 30 días

GABRIELA ALEJANDRA FIGUEROA IÑIGUEZ

ROSA ESTEFANIA ROMERO JIMBO 196