ACTA DE INSTALACIÓN DEL COMITÉ DE SELECCIÓN DOCUMENTAL DEL TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CHICOLOAPAN
En la ciudad de Chicoloapan de Juárez Estado de México, siendo las 12:00 horas del día 30 de Noviembre de 2016, se reunieron en la sala de juntas del Tecnológico de Estudios Superiores de Chicoloapan sita en Camino Real del Monte S/N esquina Camino a Tlalmimilolpan, Colonia Loma de Guadalupe C.P. 56380, estando presentes los C. M. en A. Juan Antonio Fernández Palma, Director, Ing. Juan Martín López Loera Jefe de División de la Carrera de Ingeniería en Energías Renovables; Lic. Perla Román Aquino, Bibliotecaria; Lic. Gladys Viridiana García Ortiz, Secretaria de la Sub-Dirección Académica; C. Norma Cortes Espinoza, Secretaria del Departamento de Servicios Administrativos y la C. Giovanna Agonizante Cortes Secretaria de la Sub-Dirección de Planeación y Vinculación; con el propósito de instalar el Comité de Selección Documental del Tecnológico de Estudios Superiores de Chicoloapan, atendiendo a lo establecido en los artículos 36, 37 y 38 de los “Lineamientos para la Valoración, Selección, y Baja de Documentos, Expedientes y Series de Trámite Concluidos en los Archivos del Estado de México” publicado en la “Gaceta del Gobierno” del Estado de México el día 29 de Mayo de 2015.
A continuación el M. en A. Juan Antonio Fernández Palma, manifestó a los presentes que el objetivo de ésta reunión es llevar a cabo la instalación del Comité de Selección Documental del Tecnológico de Estudios Superiores de Chicoloapan, para dar cumplimiento al artículo 38 de los “Lineamientos para la Valoración, Selección, y Baja de Documentos, Expedientes y Series de Trámite Concluidos en los Archivos del Estado de México”.
Acto seguido el M. en A. Juan Antonio Fernández Palma informa a los presentes que el Comité de Selección Documental queda integrado de la siguiente manera:
PRESIDENTE: Jefe de la División de la carrera de Ingeniería en Energías Renovables. SECRETARIO TECNICO: Bibliotecaria.
PRIMERA VOCAL: Secretaria de la Subdirección Académica.
SEGUNDA VOCAL: Secretaria de la Subdirección de Planeación y Vinculación. TERCERA VOCAL: Secretaria del Departamento de Servicios Administrativos.
Los integrantes del Comité tendrán derecho a voz y voto, con excepción del Secretario Técnico, quien solo participará con voz debiendo fundamentar y motivar el sentido de su opinión a efecto de que sea incorporada en el cuerpo del acta que se levante. En caso de empate el Presidente tendrá el voto de calidad.
Los integrantes del Comité podrán nombrar a un suplente, quien tendrá las mismas facultades y obligaciones que el titular. El desempeño de los mismos será honorífico.
Los integrantes del comité y sus suplentes, a excepción del presidente, deberán contar con conocimiento y experiencia en materia archivista y particularmente en selección documental.
Son facultades y obligaciones del presidente:
I. Convocar y presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias;
II. Evaluar las actividades y determinar las acciones que permitan el adecuado funcionamiento del Comité; III. Asignar las actividades a los integrantes del comité; y
IV. Aprobar y firmar el Acta de Baja de los documentos productos del proceso de selección preliminar. Son facultades y obligaciones del Secretario Técnico:
I. Suplir al Presidente en sus ausencias y auxiliarlo en sus funciones; II. Coordinar el funcionamiento del Comité;
III. Solicitar a la comisión la asesoría técnica necesaria en materia de selección documental;
IV. Aprobar el proceso de selección preliminar o final aplicado a los expedientes de tramite concluido por las Unidades Administrativas;
V. Elaborar y firmar el Acta de Baja de los documentos producto del proceso de selección preliminar:
VI. Tramitar ante la Comisión la validación del proceso de selección fina realizado y la autorización para proceder a la baja de los tipos o serie documentales seleccionados;
VII. Llevar el control y el archivo de las Actas de Baja emitidas por el Comité y de los Acuerdos expedidos por la Comisión a las unidades Administrativas; y
Son facultades y obligaciones de los Vocales:
I. Recopilar la normatividad emitida por la Comisión y mantenerla actualizada;
II. Otorgar la asesoría técnica requerida por las Unidades Administrativas en materia de selección documental; III. Revisar el proceso de selección preliminar o final realizado por las Unidades Administrativas e informar de ello al
Secretario Técnico para su aprobación;
IV. Firmar el Acta de Baja que emita el Comité, de los documentos producto del proceso de selección preliminar; y V. Asistir al acto de destrucción de los documentos en representación del comité.
Las funciones del Comité de Selección Documental serán las siguientes:
I. Coordinar las acciones que en materia de selección documental realicen las Unidades Administrativas;
II. Establecer una coordinación permanente con la Comisión, a afecto de que sus integrantes se mantengan actualizados respecto de la normatividad que rige el proceso de selección documental;
III. Otorga asesoría técnica, a las Unidades Administrativas para la realización de la selección preliminar o final de sus documentos de tramite concluido, y supervisar que se efectué conforme a la normatividad establecida por la Comisión;
IV. Autorizar la baja de los documentos productos del proceso de selección preliminar aplicado en los Archivos de Tramite de las Unidades Administrativas.
V. Otorgar el Visto Bueno al proceso de selección final aplicado a los expedientes de tramite concluido por los Archivos de Concentración;
VI. Tramitar ante la Comisión la validación del proceso de selección final realizado a los expedientes de tramite concluido, así como la autorización para proceder a la baja de los tipos, expedientes o series documentales seleccionados; y
VII. Asistir al acto de testificación de destrucción de los documentos autorizados para su baja.
Aprobada que fue la instalación del Comité de Selección Documental del Tecnológico de Estudios Superiores de Chicoloapan se da por terminada la presente reunión siendo las 13:30 horas del día 30 de noviembre de 2016, las partes que intervinieron firman la presente al margen y al calce para su debida constancia legal.
M. en A. Juan Antonio Fernández Palma
Director TESCH (Rúbrica).
Ing. Juan Martín López Loera
PRESIDENTE DEL COMITÉ Jefe de la Carrera de Ingeniería
en Energías Renovables. (Rúbrica).
Lic. Perla Román Aquino
Bibliotecaria SECRETARIA TÉCNICA
(Rúbrica).
Lic. Gladys Viridiana García Ortiz
Secretaria de la Sub-Dirección Académica PRIMERA VOCAL
(Rúbrica).
C. Giovanna Agonizante Cortes
Secretaria de la Sub-Dirección de Planeación y Vinculación SEGUNDA VOCAL
(Rúbrica).
C. Norma Cortes Espinoza
Secretaria del Departamento Servicios Administrativos
TERCERA VOCAL (Rúbrica).
A V I S O S J U D I C I A L E S