Seguimiento y control

Como cualquier proyecto importante, se han de definir unos indicadores que sirvan para el control de los resultados así como la toma de decisiones en consecuencia con esos objetivos.

Es importante destacar que aunque tengamos un plan global de desarrollo del proyecto es muy importante dar pasos cortos y seguros, analizando el ROI de cada uno de los pasos y así seguir motivando a la organización hacia el largo camino de ser una "organización centrada en el cliente".

Por otra parte, se menciona el porqué la Metodología aplicada en la investigación fue la apropiada para llevar a cabo dicha investigación.

Metodologías de Sistemas

En este contexto una metodología representa un conjunto estructurado de guías que permiten a un consultor derivar formas de aliviar tal preocupación. Una metodología no es un método (o técnica). Necesita ser más flexible que cualquiera de estos en términos de su estructura y su aplicación si ha de ser apropiada a la variedad que existe en las situaciones del mundo real. Una técnica está caracterizada por lineamientos los cuales están definidos precisamente, de tal manera que si su asunto es, digamos, cómo resolver una ecuación diferencial, hay técnicas disponibles que conducirán a una solución que cualquier consultor competente estará de acuerdo en que sea la correcta. Tal situación, sin embargo, se relaciona únicamente con un muy pequeño conjunto de las situaciones del mundo real en general. La aplicación de una metodología puede involucrar el uso de técnicas, pero es la metodología la que determina si una técnica particular es apropiada o no.

En este punto se evaluaron varias Metodologías de Sistemas las cuales se mencionan a continuación:

Metodología RAND de Análisis de Sistemas.

Se describe como una serie de etapas, sumarizadas como se muestra a continuación:

1. Formulación (la fase conceptual) 2. Investigación (la fase de investigación) 3. Evaluación (la fase analítica)

4. Interpretación (la fase de juicio) 5. Verificación (la fase científica)

Esta metodología enfatiza un enfoque sistemático a la investigación de problemas, aunque no considera la definición básica de un sistema más allá de la definición general.

Metodología de Jenkins.

Esta consiste de las siguientes cuatro etapas principales y sus sub-etapas asociadas:

1. Análisis de Sistemas. 2. Diseño de Sistemas. 3. Implementación. 4. Operación.

Esta Metodología intenta ser tanto sistemática como sistémica, aunque los conceptos de sistemas son únicamente un pequeño subconjunto de lo que ahora se conoce como el modelo formal de sistemas. La medida de ‘desempeño’ está expresada únicamente en términos económicos. Esto se deriva de la preocupación de que los sistemas deberían funcionar eficientemente. Finalmente, la metodología está basada en la idea de que el ingeniar el sistema dentro del cual residía el problema, solucionaría dicho problema.

Por lo que sería útil derivar medidas de desempeño que no fueran económicas y considerar fronteras de sistemas que no fueran coincidentes con las fronteras organizacionales.

De esta manera, lo que se necesita es una metodología dentro de la cual se pueda hacer una exploración del significado o implicaciones de adoptar una instancia particular en relación a la situación problemática. Ninguna de las metodologías de ingeniería de sistemas contiene esta opción, y fue el reconocimiento de esta necesidad lo que produjo el principal desarrollo a partir de la metodología de Jenkins, por lo que para ensamblar un conjunto apropiado de conceptos se creó la Metodología de Checkland ó Metodología de Sistemas Suaves.

Metodología de Checkland ó de Sistemas Suaves.

La Metodología de Checkland fue derivada a partir de experiencias y representa la conjugación del aprendizaje logrado en un gran número de proyectos de ‘acción-investigación’. Las metodologías de ingeniería de sistemas están basadas en el paradigma de ‘optimización’ mientras que la metodología de

Checkland considera como paradigma al ‘aprendizaje’. Este cambio ha sido necesario dada la creciente preocupación por investigar problemas mal estructurados (suaves) en los cuales no existe tal cosa como respuestas ‘óptimas’ o correctas. En esencia la metodología puede ser descrita como un proceso de siete etapas de análisis las cuales usan el concepto de sistema de actividad humana como un medio de pasar de la ‘investigación’ acerca de la situación hacia el ‘tomar acción’ para mejorar la situación.

Figura 6. Metodología de Sistemas blandos de Checkland.

La secuencia lógica ilustrada por esta figura es una manera útil de describir la metodología pero no representa necesariamente la secuencia en la cual es usada. La línea punteada representa la frontera entre la actividad que está en el mundo real y la actividad relacionada con el uso de conceptos de sistemas para estructurar el pensamiento acerca del mundo real.

A continuación se describen las etapas que se realizan en la Metodología de Checkland.

Etapas 1 y 2: Investigación

Las primeras dos etapas tienen que ver con investigar acerca de la situación, la primera es usualmente algún estatuto acerca de lo que torna a la situación en problemática y algunos hechos básicos acerca de ella.

Las Etapas 1 y 2 son una fase de ‘expresión’ durante las cuales se hace un intento por construir la imagen o cuadro más enriquecida posible, no de ‘el problema’ sino de la situación en la cual se percibe que hay un problema. La guía más útil aquí - con todo el interés de ensamblar una imagen sin, tanto como sea posible, imponer una estructura particular sobre ella - es que este análisis debería ser hecho registrando elementos de lento cambio (estructura) dentro de la situación y elementos de cambio continuo (proceso), y conformar una visión de cómo las estructuras y los procesos se relacionan unos con otros dentro de la situación que se está investigando.

En esta etapa de investigación resulta particularmente útil emplear un Modelo de Diagnóstico. Estos modelos proporcionan la base para integrar un

conjunto de entrevistas estructuradas y coherentes. Este es un uso mucho más eficiente, tanto del tiempo del consultor como el de los individuos a quienes se entrevista, que un proceso de búsqueda de información basado únicamente en la generación aleatoria de preguntas.

Etapa 3: Selección

En esta etapa el consultor escoge visualizar a la situación problemática de maneras que él considera que le permitirán obtener un conocimiento profundo acerca de ésta. El producir varias definiciones esenciales ayudará a evitar cualquier análisis utópico que se haga en esta etapa.

La selección de sistemas relevantes se facilita considerando un rango de posibles procesos de transformación del tipo entrada/salida y los posibles puntos de vista (Ws) a partir de los cuales puedan ser descritos esos procesos.