La Función de Seguimiento permite conocer el avance y el estado que mantienen los programas de activades y Proyectos. Se puede conocer el avance a nivel de la Versión del Plan o Proyecto, o por cada una de las ramas de Actividades, partiendo de las ramas de más alto nivel, e ir detallando las ramas para conocer el detalle de las mismas.
LISTADO DE PROGRAMAS DE ACTIVIDADES
Al dar un clic en el menú general para acceder al Seguimiento, el sistema muestra el listado de programas de activades y Proyectos que están activos, es decir iniciaron su ejecución y están sin terminar. Filtra los registros sobre los que se tiene derecho de consulta, es decir los programas de activades y Proyectos que fueron registrados por el usuario actual y los que le compartieron otros usuarios. Este listado se muestra en la imagen siguiente:
En esta ventana se tienen las siguientes opciones de pestaña: el Listado de programas de activades y Proyectos, el Detalle de Acciones por Actividad, y la pestaña de Bitácora, para acceder a las dos ultimas, se debe seleccionar primero el registro que se requiera y después dar un clic en la pestaña para que el sistema muestre la opción.
En el Listado de programas de activades y Proyectos, se muestran por omisión los programas de activades y Proyectos que están Activos, los registros que ya concluyeron son filtrados, por lo que por omisión no se muestran, para consultar registros ya concluidos, se debe utilizar el botón de: “Filtros”, con esta acción el sistema abre la ventana, donde se pueden cambiar las condiciones de filtrado.
En el Listado se muestra el árbol de Actividades de los programas de activades o Proyectos, de los registros sobre los que el usuario tenga derechos, si el Plan o Proyecto, solo esta compartido para el usuario en una rama de Actividad, solo se muestra esta rama, ya que solo tiene derecho de consultar sobre esta rama, ocultando las demás ramas.
Las ramas a primer nivel del árbol de Seguimiento son programas de activades y Proyectos, las ramas de los siguientes niveles son Actividades que agrupan otras Actividades, las cuales solo tienen la función de conocer el Avance a nivel grupo de Actividades, las ramas de mas bajo nivel, son las Actividades que requieren tener respuesta por parte de los Funcionarios a quienes fueron asignadas. Para seleccionar un registro para Consultar o Responder, se debe primero dar un clic en la caja de selección del registro y posteriormente dar un clic en el botón de Consultar o Responder.
RESPONDER ACTIVIDAD
Por medio de la ventana de: Seguimiento a la Actividad se puede consultar el Detalle de la Actividad, ya sea que allá sido atendida por otros usuarios, o sea una Actividad propia del usuario que consulta, ya que al momento de aparecer, el sistema verifica el tipo de derecho que se tiene sobre la Actividad. Para consultar el detalle de la Actividad se debe seleccionar el registro de la tabla del Listado de Seguimiento, por medio de la caja de selección, después dar un clic en el botón de Consultar, con esta Acción el sistema abre la siguiente ventana:
La ventana de Seguimiento de la Actividad tiene la función de consultar el detalle de la Actividad, así como las Acciones hechas por todos los usuarios que estén asignados a la Actividad, en los campos de la primera sección se muestra información del Plan, de la Versión del Plan y de la Actividad, se muestra el % de Avance que tiene registrado hasta el momento. También se muestra la fecha de inicio y termino que se tiene planeada para la Actividad.
También tiene la Función de que el Funcionario que tiene asignada la Actividad, la responda acorde el tipo de Actividad, para esto el sistema valide que se allá hecho la respuesta esperada por parte del Funcionario para poder cerrarla. Para cerrar la Actividad se debe dar un clic en el botón de: Guardar Avance, con esto el sistema valida que este correcta y actualiza todas las
Para responder la Actividad y cerrarla, se debe guardar la respuesta utilizando el botón de: Guardar Avance, al dar un clic en este botón el sistema valida que este registrada la información necesario para que se guarden los cambios, dependiendo del tipo de la Actividad, con las siguientes condiciones:
1.
Solo Consulta.- Este tipo se utiliza para las Actividades que solo se requiere sean consultadas o para conocimiento de los Funcionarios asignados. Al momento de Consultar la Actividad, el sistema cierra la Actividad en automático y actualiza el Avance de la Versión del Plan o Proyecto, también envía un mensaje al Funcionario que asigna si se configuro así la Actividad.2.
Forzoso registrar Acciones.- Este tipo se utiliza en Actividades donde se requiere que los Funcionarios asignados, detallen Acciones realizadas para llevarla a cabo, y que sean guardadas en el sistema para su consulta e historia. Se debe registrar al menos una Acción en la tabla. Para agregar, consultar o borrar registros de Acciones, se utilizan los botones respectivos que se encuentran arriba de la tabla, que se observa en la figura anterior.3. Forzoso registrar Acciones y Documento.- Este tipo se utiliza en Actividades donde se requiere que los Funcionarios asignados además de detallar las Acciones realizadas, registren el archivo de un Documento relacionado, y que sea guardado para su consulta e historia. Para agregar, consultar o borrar los registros de Documentos, se utilizan los botones respectivos que se encuentran arriba de la tabla, que se observan en la figura anterior. Para cerrar este tipo de Actividades, se debe capturar al menos un registro de Acciones y un Documento.
4. Capturar Reporte.- Este tipo se utiliza en Actividades donde se requiere que los Funcionarios asignados, capturen un Reporte de Métricas relacionados a la Actividad. Para responder este tipo de Actividades se utiliza la pestaña de Reportes, al dar un clic en ese botón el sistema muestra el detalle del reporte. Esta sección se trata más a detalle mas adelante en esta sección.
Para borrar un registro de la tabla, se debe seleccionar primero con la caja de selección y después dar un clic en el botón de: Borrar.
ACCIONES DE LA ACTIVIDAD
La pestaña de Acciones de la Actividad tiene la función de detallar cada una de las Acciones registradas, agregando mas información de la misma como la Clasificación, el tipo de Acción y una Descripción de texto libre mas detallada. Para abrir esta pestaña se debe seleccionar la Acción de la tabla, dando un clic en la caja de selección y después dar un clic en la pestaña, con esta acción el sistema abre la pestaña, que se muestra en la siguiente imagen:
Los campo de Clasificación y Tipo de Acción, sirven para clasificar la Acción realizada con fines de estadística, se selecciona del campo de lista desplegable, si no existe el valor requerido, se puede agregar otro utilizando el botón de Nuevo, que esta al lado del campo, como se observa en la imagen anterior, con esta acción el sistema abre la ventana de Nueva Clasificación de Actividad, y Nuevo Tipo de Acción, los registros que se agregan ahí, aparecen en la lista para ser seleccionados.
Una vez registrada la información necesaria, de guarda con el botón de: Guardar Acción, el sistema guarda los datos y si se requiere otro registro, se debe dar un clic en el botón de: Nueva Acción, el sistema limpia todos los campo y queda lista la ventana para capturar información de un Nuevo registro, repitiéndose el proceso de guardar y nuevo, las veces que se requiera. Las Acciones que se registran en esta ventana aparecen en la tabla de Acciones de la pestaña de datos generales de la Actividad de esta misma ventana.
REPORTES DE LA ACTIVIDAD
La pestaña de Reportes tiene la Función de permitir la captura de información de Métricas como resultado de una Actividad, el reporte se vincula a la Actividad por el Funcionario que la crea en el Plan o Proyecto. Para los tipos de Actividad que tienen el tipo de: Reporte, la pestaña muestra los campos registrados en la Métrica, para que sea capturada la información, acorde a la configuración asignada. En la imagen siguiente se muestra la pestaña con los campos de un reporte tipo:
Es importante destacar que los campos que se muestran en la imagen anterior cambian completamente de un Reporte a otro, debido a que cada Métrica se puede crear de forma distinta a otras, por lo que los campos anteriores solo son de ejemplo. La forma de capturar la información requerida por los campos anteriores, no varia entre los reportes, esta si es constante. Para Guardar un registro una vez captura la información mínima requerida por el Reporte por registro, se utiliza el botón de: Guardar Reporte, con esta acción el sistema valida la información capturada, si pasa la validación registrada en la Métrica, se guarda el registro y la venta se queda lista para guardar cambios al mismo o limpiar los campo con el botón de: Nuevo, para poder crear otro registro y así sucesivamente todos los registros necesarios.
Para poder navegar, consultar o modificar los registros se utilizan los botones de: Primero, Anterior, Siguiente y Último. La Actividad puede ser cerrada al registrar al menos un registro en esta pestaña.