4.1 Análisis e Interpretación de los Resultados
4.1.2 Segundo Objetivo
Identificar factores críticos que influyen en la medición de la efectividad del proceso de capacitación.
La identificación de los factores críticos que influyen en la medición de la efectividad del proceso de capacitación, se fundamenta en el análisis e interpretación de la información obtenida a través de una entrevista dirigida a cinco funcionarios del nivel jerárquico superior de los procesos habilitantes de apoyo de la Institución, que desempeñan el rol de Directoras(es) de las Direcciones Nacionales de Secretaría, Tecnologías de la Información, Talento Humano, Financiero, Administrativo, realizada independientemente una de otra y en horario fuera de la jornada laboral, con el objetivo de captar la atención de los entrevistados.
Posteriormente se procesó la información a través de un análisis de contenido, orientadas a determinar esquemas conceptuales de aplicación general.
El análisis de la entrevista se realizó bajo tres dimensiones, la primera corresponde a las preguntas para determinar el objetivo de estudio, la segunda corresponde a la información
58 proporcionada y que fue procesada utilizando el análisis de contenido que permitieron la detección de patrones emergentes, los mismos que fueron subrayados. Es necesario indicar que la transcripción de la información se conserva el lenguaje utilizado por los entrevistados, realizando correcciones menores de puntuación y estilo y en la tercera sección se encuentra el análisis e interpretación de la información proporcionada. Para la identificación de los entrevistados se utilizó la letra mayúscula E y el número cardinal del 1 al 5 respectivamente sin que este orden tenga peso en las conformación de los nuevos constructos.
1. La unidad administrativa de su competencia está conformada por cuántos servidoras y servidores?
E1: Tengo bajo mi dirección a 12 servidores. E2: Bajo mi cargo se encuentran 18 servidores E3: Dirijo la unidad con 26 servidoras y servidores E4: Actualmente somos 22 servidores
E5: Incluyéndome trabajamos 17 en la Dirección
2. Cuánto tiempo lleva ocupando el puesto de Director
E1: Estoy laborando en la Defensoría 1 año y medio, casi 2 E2: Seis meses aproximadamente
E3: Tres años y medio
E4: En noviembre cumplo 2 años
E5: Actualmente como directora, estoy 8 meses.
3. Qué criterio tiene usted sobre el proceso de capacitación?
E1: La capacitación, es útil siempre y cuando responda a una planificación previa y exista presupuesto, si usted, se fija estamos a medio año y ya no hay presupuesto.
E2: De mi experiencia en el sector público, porque aquí yo llegué en febrero del presente año, puedo decir que se capacita al personal pero muy poco se mide su efectividad.
59 E3. Yo creo, que la capacitación es un medio para reconocer en cierta manera el esfuerzo y dedicación que los servidores aportan a la institución.
E4. Considero que la capacitación es importante por cuanto ayuda en las tareas y responsabilidades de cada puesto y dirección.
E5. Para brindar un mejor servicio, considero que la capacitación ayuda a mejorar aquellos errores que son percibidos por los usuarios de nuestros servicios.
4. De lo que va del presente año, usted ha autorizado que sus colaboradores asistan a eventos de capacitación?
E1: Sí pero no por mucho tiempo y solamente a 13 servidores
E2: No, porque estamos acumulados de trabajo y tenemos que cumplir con nuestros objetivos de unidad y que constan en GPR.
E3: Sí, a eventos de capacitación que el Ministerio de Finanzas ha invitado y a un curso del portal de compras públicas.
E4: En este año, por cuestiones laborales, no he podido autorizar la participación en todos los eventos de capacitación programados y he dado prioridad aquellos que están relacionados con el manejo de portal de compras pública, a los cuales han asistido veinte servidores.
E5: Desde enero a agosto, han participado 12 servidores a un evento que fue sobre gestión pública.
5. Cómo usted define el tipo de capacitación que sus colaboradores necesitan?
E1: En base al formulario que la Dirección de Talento Humano envía para evaluar el desempeño y luego se llena el formato de detección de necesidades
E2: De acuerdo al pedido que los servidores, me solicitan y reviso junto con ellos si aplica o no, pero para eso yo reviso si han cumplido a satisfacción sus obligaciones
E3: Ahora, yo que sí asistí a la capacitación sobre los procesos de talento humano, lo hago en base a la evaluación de desempeño y en función del pedido que hace cada servidor o en grupo algunas veces.
60 E4: En enero, que se realizó la detección de necesidades de capacitación y en base a una reunión con cada uno de las y los servidores, levanté la matriz de necesidades de capacitación y envíe a la Dirección de Talento Humano.
E5: Fue la primera actividad que realicé como Directora, y lo hice en función de los lineamientos que la Dirección de Talento Humano informó, y también consideré las conversaciones que tuve con mis compañeros antes de ser considerada como Directora de la Unidad.
6. Mide la efectividad de la capacitación impartida a sus colaboradores y con qué frecuencia.
E1: Esa actividad, creo que debería hacer talento humano, o capacitarnos para hacerlo, pero yo actualmente no la realizo.
E2: Sí, lo he hecho en otras instituciones, pero aquí en la Defensoría no todavía por cuando recién estoy 6 meses.
E3: Sí la mido a mi manera, ya que únicamente, observo si el o la compañera, realiza mejor su trabajo y en menos tiempo.
E4: Al momento de realizar la evaluación de desempeño, evalúo si fue o efectiva la capacitación impartida por cuanto se califica en función de los resultados alcanzados. E5: No lo he hecho aún, pero considero que la Dirección de Talento Humano, informará y nos capacitará al respecto.
7. Qué factores considera usted, que deberían ser parte de la medición de la efectividad de la capacitación?
E1: Bueno, yo considero que los conocimientos adquiridos en una capacitación deben ser puestos en práctica donde se puede observar si hubo un cambio en la calidad del trabajo y en su comportamiento.
E2: El tiempo es para mí uno de los más importantes por cuanto, se puede medir si hubo o no mejora en la reducción de tiempo en cumplir sus responsabilidades.
E3: La capacitación debe ayudar a mejorar los conocimientos, las competencias de los empleados y a cumplir con los objetivos de la unidad.
61 E4: Creo que debería estar dentro de los indicadores de GPR, ya que de esta manera se puede o no determinar si fue efectiva por el cumplimiento de los objetivos de la Dirección. E5: En la réplica de los eventos de capacitación que determina la LOSEP, es uno de los mecanismos que considero que se puede medir la efectividad de la capacitación, por cuanto se pone en práctica y se refuerza lo aprendido.
Análisis
De la entrevista realizada a tres funcionarios del nivel jerárquico superior, se puede observar que el tiempo de permanencia en el puesto de Director no es mayor a 3 años y 6 meses, característica común en la mayoría de entidades gubernamentales donde existe un nivel de rotación alto para este grupo ocupacional, lo que da origen al estancamiento de la implementación de planes de desarrollo individual y grupal en el corto plazo y peor aún en el mediano y largo plazo. Como cita Williamson (2012), justifica que la alta rotación de los directivos en la Alta Dirección Pública (ADP) tiene más relación con asuntos políticos que con aspectos técnicos.
Esta situación, impide la implementación y continuidad de los subsistemas del SIATH.22 Tal es el caso, de las respuestas a la pregunta 3, donde se evidencia la falta de apoyo a la gestión de la capacitación, por cuestiones de tiempo y de acumulación de trabajo, imposibilitando la dedicación de tiempo al análisis de cada unos de los servidores para conocer sus reales necesidades de capacitación, lo que genera una contradicción con relación a la convicción que tienen los directivos con relación a la capacitación, ya que la consideran útil y como un medio para reconocer el esfuerzo de sus colaboradores, siempre y cuando la capacitación responda a una planificación y existan los recursos para ejecutarla. Esta última apreciación, Howatt (2010), determina que cuando las cosas no están en buen rumbo, lo primero que se hace es recortar los gastos en los intangibles como es la capacitación, lo que podemos observar en el análisi de la Tabla 4.1 del presente trabajo.
A su vez, se evidencia que la efectividad de la capacitación no se la mide a través de una normativa o procedimiento, y únicamente se la realiza de manera empírica, considerando los siguientes factores críticos:
62 Mejora en los resultados y en la calidad del trabajo: Los 5 entrevistados, coinciden en el criterio de que uno de los factores críticos para la medición de la efectividad debe ser el cambio en que genera la capacitación en la calidad del trabajo, en la reducción de tiempo y en el cumplimiento de resultados.
Cambio en los comportamientos: Dos de los entrevistados, observan a los cambios que la capacitación genere en los comportamientos de las y los servidores.
Interpretación.
Del análisis que antecede, se puede colegir, que la capacitación es útil y es de doble efecto, ya que de un lado logra mejorar la productividad y de otro lado promueve el desarrollo integral de las personas Castillo et al (2007, p. 177); siempre que responda a una planificación y satisfaga la necesidad de ayudar a las y los servidores a superar sus limitaciones y aumentar sus capacidades productivas. Slocum, Jackson &Hellriegel (2002) y que demanda de una inversión, la misma que para ciertas organizaciones es considerada como gasto, por cuanto su valor es un intangible que no es fácil medir. Howatt et al (2010, p. 32).
Los factores críticos que la presente investigación ha permitido identificar, tienen relación con la aplicabilidad de conocimientos y mejora en la productividad, a través de la reducción de tiempos y logros de resultados, sin olvidar en la mejora de comportamientos laborales que las servidoras y servidores deben demostrar y que por ende repercutirá en su evaluación de desempeño. Esta tasación, coincide con lo estipulado por (Alles, 2009), quien observa lo subsiguiente:
Considerar la reacción de los participantes durante la capacitación: participación, preguntas y otras manifestaciones.
Medir el aprendizaje, en base a preguntas o ejercicios. Los jefes de los participantes podrán evaluar el resultado en la aplicación diaria de los contenidos.
Evaluar el comportamiento, durante la actividad.
Medir los costos y los resultados: implica comparar los costos asociados al entrenamiento con los beneficios producto de la capacitación.
Igual discernimiento, tienen Bohlander et al (2007, p. 323), aportando con lo a continuación detallado para cada criterio:
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Reacciones: Un participante satisfecho de la capacitación tiene más opción de orientarse hacia los principios de la capacitación y poner en práctica lo aprendido. Cita adicionalmente que una reacción positiva no garantiza la utilidad de la capacitación recibida, salvo el caso que se encuentre alguna mejora en el comportamiento y desempeño. Aprendizaje: Recomienda, que antes de dictar una capacitación, es importante tomar una prueba para medir conocimientos y habilidades y otras posterior para determinar la mejora alcanzada.
Comportamiento: Sugiere, que un aporte hacia la efectividad de la capacitación está en la transferencia de la capacitación, para lo cual considera clave el liderazgo de los responsables de área, logrando el apoyo, refuerzo y recompensa hacia el participante Rendimiento sobre la inversión: Que lo cataloga como los beneficios que la capacitación genera en términos numéricos, en base a la relación beneficio y costo de la capacitación. Por los expuesto, se puede discernir que es meritorio medir la efectividad de la capacitación para convertir el gran aporte intangible que genera en la organización a relaciones de costo beneficio, donde se pueda evaluar lo aprendido en el aprendizaje, la transferencia de conocimientos, mejora de competencias y en el retorno de la inversión que esta genera.
4.1.3 Tercer Objetivo
Identificar los parámetros de la evaluación de desempeño que tienen mayor demanda de inversión en capacitación.
La Defensoría del Pueblo, por ser una entidad con financiamiento estatal, forma parte del sector público, por tanto, debe sujetarse al cumplimiento de los establecido en la Ley Orgánica de Servicio Público, su Reglamento General, y la normativa que el ente rector determine, según lo estipulado en el Art. 50 de la Ley Orgánica de Servicio Público, donde se determina que el Ministerio de Relaciones Laborales estará a cargo de lo concerniente a la Administración del Talento Humano y remuneraciones junto con la Unidad de Administración del Talento Humano de la entidad. En concordancia el Reglamento General a la LOSEP, establece en su Art.130.- Estructura del sistema.- que:
“La administración del talento humano del servicio público, responde a un sistema integrado que está conformado por los subsistemas de planificación del talento humano;
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clasificación de puestos; reclutamiento y selección de personal; formación, capacitación y desarrollo profesional; y, evaluación del desempeño. Además se considerará como parte integrante del desarrollo del talento humano la salud ocupacional. Para su administración y regulación el Ministerio de Relaciones Laborales emitirá las políticas, regulaciones y normas, que serán aplicadas en cada una de las instituciones públicas por parte de las UATH”.
Es así que dentro de las atribuciones de la UATH23, que la LOSEP, establece en el Art. 52, en el literal j) está el “Realizar la evaluación del desempeño una vez al año, considerando la naturaleza institucional y el servicio que prestan las servidoras y servidores a los usuarios externos e internos”
De acuerdo con la Norma Técnica vigente del Subsistema de Evaluación de Desempeño, considera a los siguientes parámetros de evaluación con sus respectivos pesos:
Indicadores de Gestión: 60%
Conocimientos: 8%
Competencias técnicas: 8%
Competencias universales: 8%
Trabajo en equipo, Liderazgo, Iniciativa 16%
Con el objetivo de dilucidar los parámetros de evaluación de desempeño, que tienen mayor demanda de capacitación, se realizó un análisis documental a 45 evaluaciones de desempeño de los procesos habilitantes de apoyo, escogidas entre el año 2010 y 2011, donde por factor se determinó la siguiente demanda de capacitación:
Los conocimientos: Los de mayor demanda son:
Herramientas Office: 32 solicitudes
Manejo Portal de Compras Públicas: 29 solicitudes
Sistema Quipux - Zimbra: 29 solicitudes
Normativa Legal: 26 solicitudes
GPR: 21solicitudes
Tabla 20: Frecuencias Curso Herramientas Office Objetivo 3
65 Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válidos SI 32 71,1 71,1 71,1 NO 13 28,9 28,9 100,0 Total 45 100,0 100,0
Ilustración 20: Herramientas Office Objetivo 3 Fuente: Defensoría del Pueblo
Elaborado por Joffre Quintana.
Tabla 21: Frecuencias Curso Manejo Portal de Compras Públicas
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válidos SI 29 64,4 64,4 64,4 NO 16 35,6 35,6 100,0 Total 45 100,0 100,0 71.1% 28,9% SÍ NO
66 Ilustración 21: Manejo Portal de Compras Públicas Objetivo 3
Fuente: Defensoría del Pueblo Elaborado por Joffre Quintana.
Tabla 22: Frecuencias Curso Sistemas Quipux & Zimbra
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válidos SI 29 64,4 64,4 64,4 NO 16 35,6 35,6 100,0 Total 45 100,0 100,0
Ilustración 22: Sistemas Quipux & Zimbra Fuente: Defensoría del Pueblo
Elaborado por Joffe Quintana.
64.4% 35,6% SÍ NO 64.4% 35,6% SÍ NO
67 Tabla 23: Frecuencias Curso GPR Objetivo 3
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válidos SI 21 46,7 46,7 46,7 NO 24 53,3 53,3 100,0 Total 45 100,0 100,0 Ilustración 23: Curso GPR Fuente: Defensoría del Pueblo Elaborado por Joffre Quintana.
Análisis:
De la tabulación realizada la mayor demanda de eventos de capacitación en los años 2010 y 2011 son:
Las herramientas office, que se justifica en función de las limitaciones que presenta el programa Open Office que es de uso obligatorio en el sector público.
Manejo del Portal de Compras Públicas, debido a las reformas que se presentan en el reglamento y en las modificaciones al sistema.
Quipux y GPR: Su justificación es por el ingreso de servidoras y servidores sin experiencia en el manejo de estos sistemas.
Competencias Técnicas: Las de mayor demanda de capacitación son:
Expresión escrita: 29 solicitudes
46,7% 53,3%
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Expresión oral: 24 solicitudes
Desarrollo estratégico de rrhh: 21 solicitudes
Planificación y gestión: 21 solicitudes
Tabla 24: Frecuencias Curso Expresión Escrita
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válido si 29 64,4 64,4 64,4 no 16 35,6 35,6 100,0 Total 45 100,0 100,0
Ilustración 24: Curso Expresión Escrita Fuente: Defensoría del Pueblo
Elaborado por Joffre Quintana.
Tabla 25: Frecuencias Curso Expresión Oral
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válido si 24 53,3 53,3 53,3 no 21 46,7 46,7 100,0 Total 45 100,0 100,0 64,4% 35,6% SÍ NO
69 Ilustración 25: Curso Expresión Oral
Fuente: Defensoría del Pueblo Elaborado por Joffre Quintana
Tabla 26: Frecuencias Curso Desarrollo Estratégico de RRHH
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válido si 21 46,7 46,7 46,7 no 24 53,3 53,3 100,0 Total 45 100,0 100,0
Ilustración 26: Curso Desarrollo Estratégico de RRHH
Tabla 27: Frecuencias Curso Planificación y Gestión
Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido Porcentaje acumulado Válido si 21 46,7 46,7 46,7 53,3% 46,7% SÍ NO 46,7% 53,3% SÍ NO
70
no 24 53,3 53,3 100,0
Total 45 100,0 100,0
Ilustración 27: Curso Planificación y Gestión Fuente: Defensoría del Pueblo
Elaborado por Joffre Quintana
Análisis:
En los años 2010 y 2011, los eventos de capacitación relacionados con competencias técnicas que tuvieron mayor demanda fueron:
Expresión oral y escrita, por la necesidad de mejorar la comunicación en el proceso habilitante de apoyo.
Es meritorio considerar que se ejecutaron eventos de capacitación relacionados con la gestión del talento humano y con planificación, por cuanto en el año 2012, da inicio a la implementación del actual estatuto orgánico por procesos
Con respecto a las competencias universales y de trabajo en equipo, liderazgo e iniciativa, se evidencia 3 eventos realizados uno en el 2010 y dos en el 2011, talleres de capacitación y participación teórica y práctica, en lo práctico se utilizó las técnicas de outsourcing con actividades al aire libre como son cuerdas bajas, cuerdas altas y otros.
4.1.4 Verificación de la Hipótesis:
El presente trabajo de investigación, tiene originalmente planteada como hipótesis la siguiente:
46,7% 53,3%
71 La inversión en capacitación permitirá mejorar los resultados de la evaluación del desempeño en la Defensoría del Pueblo.
Al revisar la información proporcionada por la encuesta realizada a las y los servidores de la institución objeto de estudio, específicamente con las siguientes preguntas:
Pregunta 1: ¿Considera usted, que el proceso de capacitación mejora el desempeño laboral?
Pregunta 3. ¿Considera usted que su desempeño ha mejorado gracias a la capacitación recibida?
Y al correlacionarlas, se obtuvo la siguiente tabla: Tabla 28: Comprobación de Hipótesis
Casos
Válidos Perdidos Total
N Porcentaje N Porcentaje N Porcentaje Considera usted que el proceso de capacitación
mejora el desempeño laboral * Considera usted que su desempeño ha mejorado gracias a la
capacitación recibida
90 94,7% 5 5,3% 95 100,0%
Se observa que las dos preguntas tuvieron una aceptación en las respuestas de 90 criterios y 5 son considerados perdidos, lo que representa un 95% de resultados esperados.
Tabla 29: Contingencia Considera usted que el proceso de capacitación mejora el desempeño laboral * Considera usted que su desempeño ha mejorado gracias a la capacitación recibida
Considera usted que su desempeño ha mejorado gracias a la capacitación recibida
Total
Sí No
72 proceso de capacitación mejora el desempeño laboral Frecuencia esperada 28,9 44,1 73,0 % del total 35,2% 45,1% 80,2% No Recuento 4 14 18 Frecuencia esperada 7,1 10,9 18,0 % del total 4,4% 15,4% 19,8% Total Recuento 36 55 91 Frecuencia esperada 36,0 55,0 91,0 % del total 39,6% 60,4% 100,0%
De la Tabla 29 se determina que el 45.1% de los encuestados es decir 41 participantes, consideran que la capacitación como proceso mejora el desempeño, pero que la capacitación recibida no ha sido favorable en la mejora del desempeño. Lo que significa que existen varias posibles causas que no han permitido que la inversión en capacitación impacte en la evaluación de desempeño, como podría justificarse por la no efectividad de la ejecución del plan de capacitación, así como la influencia de varios factores relacionados con: capacidad, motivación y ambiente. (Bohlander& Snell, 2007).
La prueba de hipótesis se realiza utilizando la prueba Chi - Cuadrado, que determina si dos variables están relacionadas o no.
Los pasos que se siguieron para el cálculo son:
Realizar una conjetura
La inversión en capacitación, permite mejorar los resultados de la evaluación del desempeño en la Defensoría del Pueblo
Escribir la hipótesis nula y la alternativa
Ho : Hipótesis nula La inversión en capacitación y la evaluación de desempeño son independientes
73
Calcular el valor X2calc
Tabla 30: Cálculo de frecuencias esperadas y X2
Frecuencias Observadas 32 41 73 4 14 18 36 55 91 Frecuencias Esperadas 28,88 44,12 7,12 10,88
Tabla 31: Pruebas de chi-cuadrado