Sistema de información financiera 1 Objetivo

Gestionar y supervisar la generación, procesamiento y disponibilidad de información financiera interna y externa acerca de la situación real de la cooperativa y permita efectuar los reportes a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “María Auxiliadora” Ltda., pondrá a disposición de los socios y público en general la información financiera de la entidad conforme a las normas emitidas por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria. Esta información está obligada a suministrar a la Superintendencia en la forma y frecuencia que ella determine, la información será necesaria para mantener el registro de la Central de Riesgos, en coordinación con la Superintendencia de Bancos y Seguros.La información financiera permitirá revisar,

34

verificar, comprobar y evaluar los recursos, obligaciones y patrimonio de la cooperativa a través de indicadores, así como las operaciones, funcionamiento, sistemas de control y en general todo lo que pueda afectar la posición financiera con el fin de obtener de ella medidas y relaciones útiles, con el objetivo de realizar una evaluación al desempeño, situación financiera y verificar que se cumpla con las disposiciones legales vigentes de las prácticas financieras.

Sistema de Información Financiera

Departamento Financiero Gerencia

Figura 5. Proceso de información financiera Inicio

Levantar datos de información financiera

Supervisar la información financiera

Validar los indicadores de los informes financieros

Promover e impulsar las correcciones administrativas Elaborar reportes de

avance o desempeño

35

3.5.2. Descripción del proceso

 Garantizar la respuesta a los requerimientos de datos de información financiera, estadística del Balance y Estado de Resultados de acuerdo con las necesidades de la gerencia y la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

 Levantar datos e información estadística de los indicadores financieros

 Supervisar la información financiera y la base de datos que van a formar parte de los informes en el ámbito de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

 Validar los indicadores financieros de los informes respectivos que solicita la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria

 Promover e impulsar las correcciones administrativas en el ámbito del procesamiento y difusión de la información financiera de la cooperativa.

 Los reportes de información financiera serán importantes para la toma de decisiones y se sujetaran a los siguientes criterios:

 La información financiera deberá elaborarse de acuerdo con las atribuciones y responsabilidades de los funcionarios

 Se deberá comparar el costo beneficio, mediante la recopilación de datos y la elaboración de reportes con valor significativo

 En ocasiones se elaboraran los reportes sobre el avance o desempeño que se desee demostrar estableciéndose:

a) Caja bancos.Se efectuaran los informes en relación a los movimientos de caja, bancos y de fondos de caja chica.

b) Aspectos contables.Se efectuaran los asientos contables respectivos en forma obligatoria para asegurar un control contable y financiero eficiente y eficaz. Todas las operaciones que se efectúen en caja se realizaran teniendo en consideración el plan de cuentas institucional.

c) Ingreso de caja.Serán todos los comprobantes de ingresos y egresos pre enumerados en original y la constancia deberá ser detallada en la libreta en impreso del socio (depósitos, retiros, abonos a cuenta, otros)

36

 Todo cheque ingresado por caja deberá ser inmediatamente cruzado y endosado, mediante una leyenda que explique a que cuenta será depositado

 No se permitirá al cajero recibir dinero o valores en custodia que no hayan sido previamente registrados

d) Egresos de caja

 Todos los fondos ingresados de caja por cualquier concepto deberán ser depositadas en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación.

 La persona encargada de realizar los depósitos bancarios deberá verificar los datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella.

 Las papeletas de depósitos tendrán el sello del recibidor de la cooperativa y deberán ser entregadas en mismo día del depósito al contador para sustentar los asientos contables.

 Las reposiciones del fondo de caja chica se efectuaran de forma que el cajero adjuntara la planilla de liquidación y reposición del fondo de caja chica sustentada con los documentos de los gastos.

e) Cierre de caja

 El cajero deberá registrar todos los movimientos de caja efectuados durante el día en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, estableciéndose el saldo de caja.

 Para que tenga una concordancia y verificación física los, cajeros realizaran diariamente un arqueo de los valores recibidos como entregados.

 El cierre de caja tendrá definida una hora específica, para su registro diario.

f) Control de giro de cheques

 El cajero llevara un control de adquisición de las chequeras y verificará la numeración correlativa y la cantidad de los cheques.

 Se girarán los cheques siguiendo el orden jerárquico de la institución y se registraran en la parte diario de caja.

 Todos los cheques serán emitidos con un comprobante contable de pago o egreso pre enumerado en los formatos respectivos.

37

g) Normas generales de caja

 Serán todos los documentos y comprobantes que hayan sido cancelados por el cajero y deberán estar sellados con la palabra pagado o cancelado.

 El departamento de contabilidad realizará los arqueos de caja de acuerdo a las políticas establecidas.

h) Conciliación de fondos

 Los fines de mes se efectuaran las conciliaciones de fondos en los que se compararan con los saldos que contengan los libros y registros contables.

 La conciliación de saldos será importante con la finalidad de evitar diferencias a fin de cada período.

 Los ajustes que sean realizados deberán estar bajo la firma del contador de la institución, para que estos sean emitidos al consejo de vigilancia y den la consistencia a los ajustes efectuados.

i) Inversiones o depósitos a plazo fijo

 Se efectuará las inversiones a plazo fijo en concordancia con las tasas de interés emitida por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, considerando la tasa de interés y los plazos de esta forma se sustentara las inversiones a plazo fijo.

j) Pago de obligaciones

 Serán las acciones que ejecute la institución de las obligaciones contraídas las que deberán ser pagadas o cumplidas considerando las fechas de vencimiento acordadas, para evitar intereses y multas por la falta de cumplimiento.

 El pago de remuneraciones al talento humano de la cooperativa se realizara de acuerdo a los parámetros legales del Ministerio de Relaciones Laborales y las políticas institucionales.

k) Control de cartera vencida

 Se realizará las provisiones para créditos incobrables que tiene la cooperativa y se deberá fundamentar en los porcentajes de cartera vencida presupuestados para cada año (menor del 10% del total de la cartera)

38

l) Solvencia y prudencia financiera

La cooperativa deberá mantener índices de solvencia y prudencia financiera que permita cumplir sus obligaciones y mantener sus actividades de acuerdo con las regulaciones que se dicten para el efecto. Se deberá establecer los siguientes aspectos:  Solvencia patrimonial

 Prudencia financiera

 Índices de gestión financiera  Mínimos de liquidez

 Desempeño social y transparencia