SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL SEGÚN LA NORMA ISO 14001 23

a. Política ambiental

Por política ambiental se entiende al conjunto de directrices que debe adoptar una organización que busque la integración del proceso productivo con el medio ambiente, sin perjuicio de ninguna de las partes. El programa de gestión ambiental es una descripción de cómo lograr los objetivos (Mantilla, 2004).

Por su lado Durán (2007) dice que la Política ambiental trata de definir cuáles son las intenciones de la organización, a través de un documento, en relación con su comportamiento ambiental. Es la alta dirección de la organización la que toma el compromiso de definir una política ambiental, y es un documento escrito, que debe ir firmado, en el que se exponen estos compromisos y los objetivos de la organización.

También menciona que al plantear la política ambiental esta deber ser coherente con los resultados de la revisión inicial y debe actualizarse en función de los resultados de las auditorías y de la revisión por parte de la dirección de la organización. Al hacer referencia a la mejora continua del comportamiento ambiental, alude al proceso de mejorar, año tras año, los resultados cuantificables del sistema de gestión medioambiental, aunque el reglamento especifica que la mejora de los resultados no tiene por qué producirse en todos los ámbitos de actuación al mismo tiempo.

Según la Norma ISO 14001:2004, una política ambiental debe comprometerse a los siguientes requisitos:

‐ Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;

‐ Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación;

‐ Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con los aspectos ambientales

‐ Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales;

‐ Se documenta, implementa y mantiene;

‐ Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ellas, y

b. Planificación del SGA

 Revisión ambiental inicial

Marín (2011) menciona que la Revisión Ambiental Inicial (RAI) se da como el primer paso para identificar y conocer los aspectos ambientales presentes en el proceso productivo de la empresa y, los procedimientos actuales que se están realizando para el manejo de cada uno de ellos. Por otra parte, la RAI también es usada para identificar el estado de cumplimiento de las normas ambientales vigentes y aplicables a las empresas.

Antes de empezar a desarrollar un Sistema de Gestión Medio Ambiental (SGA), se necesita disponer de una amplia cantidad de datos. Con la ayuda de estos datos se determinan los impactos que las actividades de transporte ejercen sobre el medio ambiente. Además de proporcionar estos datos, la Evaluación Medioambiental Inicial (EMI) es un instrumento importante para detectar problemas puntuales que deban ser subsanados.

Además menciona que la EMI ha de cubrir de forma preferente las siguientes cinco tareas:

- Identificación de toda la legislación aplicable:

Un punto de partida para la EMI será recopilar la legislación sobre medio ambiente que afecte a la empresa. Dicha legislación variará en función del país y la región en que estén ubicadas las instalaciones y también según las actividades de la empresa. Existe una gran relación de esta fase con una de las primeras exigencias de ISO 14001, que hace referencia a los requisitos legales. Las empresas que realicen estas acciones ya estarán empezando a satisfacer este apartado de la norma.

- Identificación de aspectos ambientales significativos

Ésta es la parte más laboriosa de la EMI pues consiste en detectar los aspectos medioambientales más importantes asociados a las actividades, productos y servicios de la empresa.

- Examen de procedimientos y prácticas existentes sobre gestión ambiental Se trata de conocer qué es lo que la empresa ya hace en relación con la gestión ambiental. En algunas organizaciones existen algunos de los elementos esenciales de un SGA (política, responsabilidades, documentación, etc.) y, por lo tanto, será bueno incorporarlos en el nuevo sistema. La mayoría de empresas realizan actividades encaminadas al cumplimiento de la

legislación medioambiental, normalmente enfocadas al control de la contaminación (depuradoras, tratamiento adecuado de residuos, control de emisiones a la atmósfera, etc.). No importa que se trate de acciones "informales" y/o no documentadas; lo fundamental es que quede constancia de que existen para luego aprovecharlas al diseñar un SGA basado en ISO 14001.

- Evacuación de incidentes medioambientales previos

Esta actividad puede realizarse conjuntamente con la fase anterior. Al revisar la información sobre la empresa pueden aparecer expedientes administrativos, notificaciones internas de incidentes, etc., que dan una idea de la actuación medioambiental de la organización en el pasado. Se trata de averiguar cuáles son los riesgos ambientales más importantes y si existe algún tipo de sensibilidad o capacidad de reacción ante los problemas ambientales, independientemente del sistema utilizado.

- Revisión de otras cuestiones de interés para la empresa.

La EMI también puede cubrir otras áreas adicionales que determine la propia empresa:

 Determinar responsabilidades potenciales asociadas a impactos medioambientales.

 Evaluación de la actuación medioambiental respecto a los criterios internos, normas externas, regulaciones, códigos de conducta y otros principios.

 Identificación de políticas y procedimientos relativos a actividades de

subcontratistas.

 Determinar oportunidades de ventaja competitiva.

 Estudiar los puntos de vista de las partes interesadas (clientes, administración, socios empresariales, comunidades próximas, etc.).

 Funciones o actividades de otros sistemas de gestión que puedan facilitar o perjudicar la actuación ambiental.

 Establecimiento de objetivos y metas

Una vez que se han determinado los aspectos ambientales significativos de la actividad, se marcan los objetivos y las metas. El reglamento establece que los objetivos y metas

prevención de la contaminación, añadiendo que estos deben estar documentados para cada una de las funciones y niveles dentro de la organización estableciendo criterios a tener en cuenta en caso de que sean revisados.

 Programa de gestión ambiental

Durán 2007, menciona que los programas que son una descripción documentada de los medios previstos por la empresa para asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas medioambientales fijados, descripción en la que se incluye una enumeración general de las medidas adoptadas y previstas y, en caso necesario, el calendario fijado para la ejecución. Debe incluir:

- Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en cada función y nivel relevante de la organización.

- Los medios (recursos humanos, formativos, tecnológicos) y plazos en el tiempo en que han de ser alcanzados.

 Manual de gestión ambiental

Marin (2011), indica que el manual gestión ambiental es una recopilación estructurada de los criterios, las instrucciones y las recomendaciones que aseguran la correcta gestión ambiental, teniendo como fin el cumplimiento de los objetivos fijados por la empresa.

El mismo autor señala que un manual de gestión ambiental hace referencia, como mínimo, a:

El mismo autor señala que un manual de gestión ambiental hace referencia, como mínimo, a:

- Una declaración que exprese la política de gestión ambiental. - La estructura de la organización (organigrama).

- Las actividades funcionales y operacionales relativas al medio ambiente, de manera que cada persona afectada, conozca la extensión y los límites de su responsabilidad.

- Las disposiciones adecuadas relativas a la información de retorno y las acciones correctoras cuando se detecten anomalías en el curso de las actividades.

- Estructura de los capítulos del manual de Gestión ambiental.

- Aunque con algunas variantes, la estructura de los capítulos de un manual de gestión ambiental esta estandarizada en:

 Objeto. Recoge de una forma concisa y sin ambigüedades la

finalidad del capítulo.

 Alcance. Específica y acota el campo de aplicación del capítulo.  Desarrollo. Descripción de todas las operaciones realizadas para

completar la actividad a la que se refiere el capítulo, y el cumplimiento de los requisitos definidos en la/s norma/s de referencia.

 Responsabilidades. Se indican todas las responsabilidades

necesarias para cumplir la actividad.

 Documentos asociados/referencias, son los documentos e impresos referenciados en el capítulo y normas de referencia.

 Anexos. Documentos, formularios o diagramas útiles para la

comprensión del capítulo.

 Procedimientos de gestión ambiental

Clementes (2000), menciona que los procedimientos de gestión ambiental se tratan de un conjunto amplio de documentos que implican a todas las funciones de la empresa y en los que se define cómo debe funcionar cada actividad relacionada con la gestión ambiental, son documentos complementarios del Manual de Gestión ambiental, generalmente referenciados (capítulos o subcapítulos) en el mismo manual.

Los procedimientos muestran cómo funciona la organización en cada área concreta en relación implícita con el Medio Ambiente, y sirven para establecer revisiones y mejoras del sistema.

Para definir y elaborar los procedimientos de trabajo es necesario identificar las actividades y servicios que requieren de soporte documental. Es esencial tener en cuenta las prácticas existentes, los puntos de vista de los trabajadores y responsables directos y los requerimientos ambientales (Durán, 2007).

 Instrucciones de trabajo

Según Clementes (2000), una instrucción es un documento que describe de manera clara y concisa los pasos a seguir para iniciar, desarrollar y finalizar una actividad u operación, y incluye entre otras consideraciones:

‐ Los elementos técnicos a utilizar.

‐ Las condiciones que se requieren.

‐ El alcance.

‐ Las limitaciones fijadas.

‐ El personal que interviene.

‐ Los responsables de los resultados a obtener y su posible delegación. 

c. Implementación y funcionamiento

 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad

De acuerdo con el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001:2004, la dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental. Estos, incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos (Comité Técnico ISO/TC 207,2004).

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz.

La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional; informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora(Comité Técnico ISO/TC 207,2004).

 Competencia, Formación y Toma de Conciencia

El Comité Técnico ISO/TC 207 (2004) indica que la empresa debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda

causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la empresa, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y debe mantener los registros asociados.

 Comunicación

Según el Comité Técnico ISO/TC 207(2004) la empresa debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización; recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

 Documentación y registro

Duran (2007) menciona que toda la documentación que se genere como consecuencia de la aplicación de los procedimientos del SGA que no constituya registros del sistema y aquella documentación externa que afecte a la gestión ambiental serán objeto de control. Esta fase es muy importante, ya que la documentación es imprescindible para la auditoría del sistema y para comprobar su correcto funcionamiento.

La empresa debe establecer y mantener al día uno o varios procedimientos para controlar la documentación de su SGA. La documentación debe ser legible y fácilmente identificable y estar localizada, indicándose que, antes de su emisión, debe ser aprobada con relación a su adecuación. La documentación, cuando sea necesario, debe revisarse y actualizarse y ser aprobada de nuevo. Los cambios que se realicen deben identificarse fácilmente mediante el registro de su fecha de edición y de revisión y la eliminación de los documentos obsoletos, que, en caso de que sean conservados por alguna razón, han de contener la identificación adecuada.

El control de los registros, parte de la documentación, es considerado un tipo especial de documento y han de realizarse en la etapa de verificación.

 Control operacional

El control operacional consiste en controlar las operaciones y actividades de la empresa con impactos ambientales significativo, por ejemplo el almacenamiento de productos químicos, la gestión de residuos, emisiones atmosféricas, subcontratistas, proveedores,

cuando aparecen desviaciones de la política, los objetivos y metas ambientales, incluyendo la comunicación a los proveedores de las exigencias que el sistema les plantea (Durán 2007).

 Planes de emergencia

La empresa debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente como responder ante ellos. Es decir, la organización debe llevar a cabo prácticas para la prevención de riesgos a través de planes de emergencia, simulacros para asegurar que los planes y/o los procedimientos funcionan adecuadamente siempre que esta práctica sea factible (Durán 2007).

d. Seguimiento y acción correctiva

 Seguimiento y medición

La empresa debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir el comportamiento medioambiental de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con objetivos y metas ambientales de la organización. En cuanto a los equipos que se utilicen, se admite que, además de calibrados, puedan ser verificados (Durán, 2007).

 Situaciones de no conformidad

La norma establece que la empresa debe mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones preventivas y correctivas. En ambos casos se pide el registro de los resultados de las acciones preventivas y correctivas tomadas (Durán, 2007).

e. Auditoria, revisión por la dirección y certificación

 Auditoria

Según el Comité Técnico AEN/CTN (2004), las auditorías internas del sistema de gestión ambiental de una empresa se deberían realizar a intervalos planificados para determinar y suministrar información a la dirección acerca de si el sistema cumple o no los acuerdos planificados y si se ha implementado y se mantiene apropiadamente. También se pueden

realizar para identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión ambiental de una empresa.

Una empresa debería establecer un programa de auditorías para dirigir la planificación y realización de las auditorias e identificar las auditorias necesarias para cumplir los objetivos del programa. El programa se debería basar en la naturaleza de las operaciones de una organización en términos de sus aspectos ambientales e impactos potenciales, los resultados de auditorías pasadas y otros factores pertinentes.

No es necesario que cada auditoría interna cubra el sistema completo, siempre que el programa de auditoría asegure que todas las unidades y funciones de la empresa, los elementos del sistema y el alcance completo del sistema de gestión se auditen periódicamente.

 Revisión de sistema por la dirección

Duran (2007), indica que el máximo responsable de la empresa es el encargado de la revisión del sistema de gestión ambiental. Se establece que en esta revisión ha de ser a intervalos planificados y debe incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas. De todo ello, deben conservarse registros.

También señala que los elementos de entrada para la revisión del sistema son: los resultados de las auditorías internas y las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la empresa suscriba; las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas; los resultados medioambientales de la organización; el grado de cumplimiento de los objetivos y metas; el estado de las acciones correctivas y preventivas; el seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección; los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales, y las recomendaciones de mejora.

 Certificación

La certificación del sistema de gestión ambiental la realiza una entidad acreditada, independiente de la empresa, que compruebe que se cumplen los requisitos de la norma

1.4.8. ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL EN BASE

In document Elaboración de un manual de gestión ambiental en la base la norma ISO 14001: 2004 en un operador logístico de productos de consumo masivo (página 30-39)