Sistemas De Planificación De Recursos (ERP)

Definición de ERP

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular.

Sin embargo, la planificación de recursos empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Una solución ERP, se define como un grupo de módulos conectados a una única base de datos.

El ERP es un paquete de software que permite administrar todos los procesos operativos de una empresa, integrando varias funciones de gestión en un único sistema; en otras palabras, representa la “columna vertebral” de una empresa.

El ERP se define según dos principios básicos:

 Aplicaciones informáticas como módulos independientes, pero perfectamente compatibles en una única base de datos común.

 El uso de un motor de flujos de trabajo debe permitir definir todas las tareas de un proceso y gestionar su aplicación en todos los módulos del sistema.

17 Alcance de un ERP

Un paquete de software de gestión integrada permite construir un sistema de información homogéneo sobre una base única. De este modo cubre un amplio ámbito de gestión:

 Gestión de compras

 Gestión de ventas

 Gestión contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos, personal.

 Control de gestión

 Gestión de la producción (planificación, etc.)

 Gestión de stocks (logística)

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares y configurables:

Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Configurables: Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. Así pues, un ERP se compone de varios módulos que corresponden a cada una de las áreas de gestión y garantiza la unicidad de la información que contiene, porque solo hay una única base de datos lógica

Ventajas

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 Optimización de los procesos de gestión (flujos económicos y financieros)

 Coherencia y homogeneidad de la información (un único archivo de artículos, un único archivo de clientes, etc.)

 Integridad y unicidad del sistema de información

 Uso compartido del mismo sistema de información que facilita la comunicación interna y externa

 Reducción al mínimo de los costes de gestión de la información

 Globalización de la formación (misma lógica, misma ergonomía)

 Aumento de la productividad

 Control de los costes, de los plazos de puesta en marcha y de implementación

Beneficios tangibles

Reducción de Inventarios

La implantación de un sistema ERP generalmente reduce un 20% los inventarios. Así mismo genera otros ahorros que “no se ven” como el costo del manejo de inventarios, reducción en gastos como: almacenamiento, manejo del inventario, impuestos, desperdicio, entre otras.

Esta reducción se logra gracias a que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o para producción. De esta forma logramos el librarnos de producto que no tiene rotación y tenemos producto con mucha rotación, lo cual eleva las ventas y el servicio al cliente.

Reducción en Costo de Materiales

Producto del ERP, la empresa tendrá un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual con lleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores.

Al contar con una mejor planeación de la producción o de ventas la empresa podrá negociar con los proveedores mejores precios y políticas de pago, ya que podrá anticiparle pedidos y

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contar con fechas más exactas para la entrega, y de esta forma poder realizar pedidos más voluminosos.

De esta forma el proveedor deja de preocuparse por “vender” y se concentra en la calidad, y día de entrega.

Reducción en Costos de Mano de Obra

Un ERP bien implantado logra una reducción de costo de mano de obra del orden del 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las líneas de producción y un mejor plan de producción, ya que se cuenta con anticipación el que se va a producción, para cuando, y para quien.

Mejorar el nivel de atención al cliente y las ventas.

Generalmente se logra un aumento del 10% de las ventas.

El uso de un ERP logra que nuestros vendedores cumplan con sus fechas de entrega y negocien precios y condiciones que les convengan a la empresa.

Por medio de la información que brinda un ERP, el vendedor se concentra en la venta y la atención al cliente, en lugar de disculparse por entregas tardías y falta de calidad en la entrega y servicio.

Mejorar los controles administrativos

El principal manejo del ERP es la información, un buen manejo de nuestra información administrativa logra reducción de cartera, lo que provoca un aumento en el flujo de efectivo de la empresa y contar con “liquidez” para solventar las obligaciones de la empresa.

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Así mismo logra un mejor control sobre clientes morosos, lo que nos permite tener políticas de crédito más estrictas y más controladas, asegurándonos de liberar crédito a los buenos clientes y evitar los clientes morosos.

Razones Financieras

Rotación de Inventarios (Costo de Ventas/Inventario). Al lograr una reducción del inventario se aumentaría la rotación del mismo. Un número pequeño en la rotación de inventarios indica que tenemos producto que NO se vende y que se vuelve obsoleto dentro de nuestro almacén. Por el otro lado, un número grande de rotación quiere decir que tenemos un movimiento muy bueno de nuestros productos, que tenemos lo que el cliente pide, y que eso producto está en donde se vende.

Días de Pago (365 * 1/(Ventas/Cuentas por Cobrar)). Los días al pago indican el número de días promedio que tenemos en cartera, un número de días grande nos indica que tenemos clientes que se toman más crédito de la cuenta lo que provoca que la empresa no tenga liquidez para cumplir con sus obligaciones.

Beneficios No Tangibles

Contabilidad

Evitar recapturas y múltiples bases de datos. Agilizar la facturación lo que mejora las Cuentas por cobrar. Como cada evento económico de la empresa se registra al momento la información está más al día y más disponible, lo que provoca que el tiempo de cierre mensual se reduzca en gran medida.

Producción y Manejo de Materiales

El contar con un sistema ERP que permite la planeación de la producción nos ayuda a minimizar el efecto “apaga fuegos” ya que la planta en todo momento sabe que está produciendo, que es lo más importante, para quien es lo más importante, etc.

21 Venta

Cumplir con fechas de entrega en pedidos y embarques, así como atender preguntas e inquietudes del cliente con información útil y confiable.

De igual forma mediante un inventario en línea y confiable, es posible conocer al momento de la venta las existencias disponibles y apartar producto en ese momento, mejorando así los niveles de Servicio a clientes, así como el manejo de desabastos