SISTEMAS ERP EVALUADOS

ERP1 ERP2 ERP3 ERP4 ERP5

Fuera de rango

Muy bueno Bueno

Regular

Malo

Fuente: Datos del formulario N° 01 Elaboración: El autor

Se considera que la UNT deberá seleccionar el sistema ERP que acumule los mayores valores en los atributos “Muy bueno” y “Bueno”, dentro de la valoración realizada.

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En el área de sistemas de información e ingeniería del software, la investigación de metodologías se ha centrado, principalmente, en el área de desarrollo; sin embargo, se ha dedicado mucho menos esfuerzo dedicado al desarrollo de

metodologías específicas para los temas de adquisición, mantenimiento e implementación de sistemas ERP.

Si consideramos la adquisición del software como un proceso, este deberá considerarse como de alto contenido estratégico, por su amplio alcance e importantes implicaciones en toda la Universidad. Se debe rechazar los enfoques que consideran el proceso como si se tratará simplemente de ajuste o puesta a punto de una aplicación informática más o menos compleja. Asimismo, se ha de evitar que el proceso de selección venga determinado por el marketing de los proveedores; la Universidad debe tener los objetivos y requerimientos concretos así como definidos los criterios claros para seleccionar un sistema ERP. Por lo tanto el presente trabajo en cumplimiento del objetivo general, propuesto, esta entregando a la Universidad un modelo estructurado que recoge los mejores aportes de cada una de las metodologías tratadas para facilitar y agilizar la mejor selección de un sistema ERP. También esta trabajo alcanza sus objetivos específicos al hacer notar los riesgos, ventajas y desventajas de los sistemas ERP que pueden traer a la Universidad Nacional de Trujillo; aclara y alerta a las autoridades que sin el alineamiento de procesos académicos y administrativos es imposible que la UNT aproveche las bondades de un sistema ERP, y finalmente se ha conseguido entregar a la UNT un modelo para que esta institución educativa, tenga la posibilidad se seleccionar el mejor sistema ERP del tipo educativo que atienda sus requerimientos previamente definidos y documentados.

Los trabajos anteriores que se han realizado sobre el tema de ERPs y presentados en este estudio, han logrado clasificar las metodologías en genéricas y específicas cada una de las cuales con ciertas particularidades y en otros casos coincidencias en los criterios de evaluación, como es el caso en la definición de requerimientos. De las ocho metodologías (NBS, Eurométodo, Browstein & Lerner, Anderson, Spex, R2ISC, Murrel y Sherpa) de selección de ERP estudiados que representan el 100%, cinco (Murrel, NBS, Anderson, Spex y Sherpa) tratan sobre la importancia de una organización respecto a la definición de requerimientos, representando el 62.5% del total; las coincidencias han sido muy bien aprovechadas en este estudio.

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Ante la pregunta planteada en este trabajo ¿La Universidad Nacional de Trujillo, tiene un modelo para la selección de sistemas ERP?; y luego de las investigaciones bibliográficas realizadas no se ha encontrado un modelo para la selección de sistema ERP en la Universidad Nacional de Trujillo.

Se afirma que un modelo de selección de un sistema ERP, contribuye de manera significativa con la Universidad Nacional de Trujillo, toda vez que le permite seleccionar, dentro de los muchos sistemas ERP existentes, el que mejor atienda sus necesidades; considerando que un ERP no es una solución “tipo”, y las soluciones válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras. Esta afirmación se respalda en las diferentes clasificaciones de los sistemas ERP existentes, como por ejemplo del tipo comercial, administrativo, educativo, de pago de uso libre, entre otros tipos.

Una limitación del presente estudio se puede encontrar al tratar de definir los requerimientos de la UNT basado en los procesos académicos y administrativos que se encuentran el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) 2005. No se han encontrado, a la fecha (2015), documentos actualizados sobre la definición de procesos y sus respectivas graficas de procedimientos. Una alternativa para lograr actualizar el MAPRO podría ser, que la Gerencia de Planificación de la UNT, capacite a los encargados y técnicos de las diferentes unidades académicas a definir y graficar procesos, por ejemplo usando como herramienta el software Bizagi.

En conclusión la Universidad Nacional de Trujillo, siendo una organización educativa de prestigió que está obligada a logra estándares de calidad y competitividad necesita de un sistema ERP, que optimice la enseñanza académica y agilice los procesos académicos; sin embargo antes de tomar decisiones deberá respetarse una metodología que le sirva como herramienta de apoyo para la selección del mejor sistema ERP para la Universidad, no hacerlo se expone a caer en el fracaso (económico, administrativo, educativo, etc.) en el proceso de adquisición e implementación de software. El presente estudio espera evita dicho fracaso, presentando un modelo a la medida de las necesidades de la UNT. Se delimita el alcance del modelo, por cuanto se aplica a solo instituciones educativas.

93 La propuesta que se genera a partir de la presente investigación es que las instituciones de educación superior, caso con concreto las Universidades, tienen la posibilidad de adquirir o desarrollar soluciones informáticas integrales, llámense sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). La integración básicamente deberá estar enfocada a reunir los procesos académicos y administrativos, y buscar a partir de allí generar indicadores que aporten al proceso de autoevaluación y acreditación de las Universidades. La Universidad Nacional de Trujillo (UNT), al tomar la decisión para adquirir un sistema ERP tiene la oportunidad de aplicar la presente investigación para lograr seleccionar el mejor sistema ERP del tipo educativo que atienda sus requerimientos previamente definidos y documentados.

La Universidad Nacional de Trujillo, es una organización de prestigio que cumple un rol fundamental en la preparación jóvenes que al egresar como profesionales se tienen que enfrentar a un mercado laboral competente, donde uno de los requisitos básicos es conocer sobre Tecnologías de Información y Comunicaciones. Por ello si la UNT aspira al “2024 ubicarse entre las cinco primeras universidades del Perú, reconocida por su calidad, por su vocación democrática, por la formación integral del talento humano, la investigación científica, tecnológica, humanística y la innovación; con responsabilidad social satisface a los grupos de interés y contribuye al desarrollo sostenible de la región La Libertad y el país”, deberá empezar a trabajar en la implementación de soluciones informáticas que sirvan a alumnos, docentes y administrativos, y aporten valor a sus diferentes actividades que cada uno de ellos cumplen en la Universidad. Hoy podemos apreciar que los alumnos, en muchas ocasiones, dependen de sus dispositivos móviles, tabletas y PC con acceso a Internet de gran velocidad; por ello la UNT debe considerar seleccionar un buen sistema ERP que haga posible que un alumno, usuario de apreciable gama de dispositivos, pueda acceder a servicios que la Universidad les brinda como parte de su formación académica lo que permitirá que los alumnos estén entrenados y preparados para trabajar en diferentes empresas del medio local, nacional e internacional.

El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), del tipo educativo, debe ser un sistema de gestión de información que integra y automatiza los procesos académicos y administrativos y estar basado en las buenas prácticas de instituciones líderes a nivel mundial. El presente estudio aporta conocimiento, considerando que contribuye, bajo un modelo a la medida, seleccionar un sistema

ERP de acuerdo a los requerimientos de la UNT, para que esta organización tenga la posibilidad de automatizar la mayor cantidad de procesos y reducir un número significativo de horas hombre por verificación de información, procesos manuales, generación de reportes y por búsqueda de información de origen. Las instituciones de educación superior, que deseen implementar sistemas ERP del tipo libre o de pago pueden basarse en el presente estudio y hacer los ajustes respectivos al modelo presentado a la UNT, para conseguir la eficiencia en el proceso de selección de un sistema ERP que debe cumplirse en toda institución responsable.

Las propuestas expuestas, en las páginas precedentes, tienen sustento en el análisis de las Tablas N° 16, 17, 18, 19 y 20, y sus respectivos gráficos obtenidos de la encuesta aplicada a un total de doce (12) personas. El formato de la encuesta se presentada en el Anexo N° 01. Las mencionadas tablas y sus respectivos gráficos se presentan en el Anexo N° 02. A continuación se hace una interpretación de los resultados encontrados:

 En la Tabla N° 16, se aprecia que el 100% del total de encuestado (12) tienen conocimiento respecto a que la UNT es la única universidad pública del departamento de La Libertad, la UNT no tiene un sistema ERP, en la UNT se realizan matrículas e ingreso de notas por Internet, un sistema ERP modernizará los servicios de la UNT, un sistema ERP favorece el aprendizaje de los alumnos y finalmente se sabe que la UNT no tiene un modelo para seleccionar sistemas ERP.

 En la Tabla N° 17, se ha encontrado que el 50% de los encuestados sí ha escuchado hablar o leído sobre Sistemas Planeación de Recursos Empresariales (ERP), y existe un 50% que no ha escuchado al respecto. El 83.33% de los encuestados considera que el proceso de selección de un sistema ERP es de alto contenido estratégico para la UNT, y el 16.67% considera que no. El 91.66% de los encuestados no conocen sobre las metodologías para selección de sistemas ERP, y solo el 8.34% sí conoce.

 En la Tabla N° 18, se aprecia que el 90.90% de los encuestados reconocen que los procesos académicos y administrativos de la UNT están desactualizados; y el 10.10% afirman que los procesos sí están actualizados. El 58.33% consideran que un sistema ERP debe automatizar básicamente los procesos académicos; y el 41.67% considera que no. Un 50% de los encuestados afirman que un enfoque basado en procesos ayuda a entender

95 los requerimientos académicos y administrativos de la UNT; y 50% considera que no.

 En la Tabla N° 19, la totalidad de encuestados, es decir el 100%, contestaron en forma afirmativa respecto a: La UNT necesita de un modelo propio que le facilite la selección de un sistema ERP, un modelo de selección de sistemas ERP para la UNT deberá recoger los mejores aportes de las diferentes metodologías existentes, los datos que de un formulario facilitan el análisis de información y finalmente afirman que la UNT necesita de un modelo para la selección de sistemas ERP de “exclusiva” aplicación a instituciones educativas.

 En la Tabla N° 20, el 100% de los encuestados considera que para acreditar la UNT no es obligatorio adquirir un sistema ERP. El 91.66% afirma que un sistema ERP es una herramienta de apoyo al proceso de autoevaluación y acreditación; y un 8.34% considera que no. El 100% considera que la integración de los sistemas ERP favorecen la generación de indicadores. El 83.33% de los encuestados consideran que la ingeniería de procesos favorece la implementación de un sistema ERP; y un 17.37% considera que la ingeniería de proceso no favorece la implementación de un sistema ERP.

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 Un análisis de las metodologías de selección de ERP, existentes, han permitido recoger los mejores aportes de cada una de ellas y favorecer la construcción de un modelo para la selección de sistemas ERP en la UNT.

 Se destaca el “alto” y “muy alto” nivel que las metodologías Browstein & Lerner y SHERPA respectivamente hacen al presente estudio. Sin embargo, también se han considerado las metodologías NBS: Sheila y Frankel, Eurométodo, Anderson y R2ISC aunque en nivel “bajo” han aportado al presente estudio. Las metodologías Murrel y Spex, sólo han contribuido en un nivel “regular” y “muy bajo” respectivamente.

 Se ha desarrollado un Formulario N° 01 (Modelo para selección de sistemas ERP para la Universidad Nacional de Trujillo, basado en la evaluación y valorización de criterios), estructurado técnicamente que tiene como objetivo facilitar la labor del equipo evaluador o seleccionador de un sistema ERP. Es en este formulario, donde han quedado reflejado los aportes que las metodologías específicas y genéricas hacen al presente estudio.

 Se puede afirmar que el modelo de selección de un sistema ERP, logrado en el presente estudio, sí contribuye de manera significativa con la Universidad Nacional de Trujillo, toda vez que le permite seleccionar, dentro de los muchos sistemas ERP existentes, el que mejor atienda sus necesidades.

 Se ha podido informar respecto a las ventajas de un sistema ERP, el cual se podría resumir de la siguiente manera: favorece la optimización de procesos académicos y administrativos, permite un rápido acceso a la información centralizada en única base de datos y entrega la posibilidad de compartir información en cada una de las unidades de una organización. También se ha podido informar sobre las desventajas de un sistema ERP que se resume de la siguiente manera: su adquisición o desarrollo son costosos, la implementación es a largo plazo y la resistencia al cambio del personal de una empresa es alto.

 La Universidad Nacional de Trujillo, no debe arriesgar una considerable inversión económica en la adquisición de un sistema ERP, si previamente no ha realizado un alineamiento o actualización de sus procesos académicos y administrativos, con perspectivas de contribuir al proceso de autoevaluación y acreditación de las diferentes carreras de la Universidad.

 Se ha logrado elaborar y proveer a la UNT de un modelo, como herramienta de apoyo, para la correcta selección de un sistema ERP. Este objetivo, se ha visto favorecido por el enfoque de procesos utilizado, que básicamente ha consistido en tomar los requerimientos de la UNT, clasificar las metodologías de ERP existentes y crear un modelo de selección de ERP a la medida de las necesidades de la UNT.

 El presente estudio ha tomado los requerimientos académicos y administrativos de un documento, llamado “Manual de procedimientos administrativos” de la UNT, y se ha podido notar que este documento presenta procesos desfasados por ello resulta importante promover estudios que se ocupen de aplicar una reingeniería a los procesos académicos y administrativos de la UNT.

 Hoy no cabe duda que la Universidad Nacional de Trujillo o cualquier institución educativa que desea mantener un alto grado de competitividad necesita de un sistema informático, mejor si es del tipo ERP sin embargo cuando se tenga la oportunidad de seleccionar un sistema ERP deberá aplicarse criterios estrictamente profesionales y no políticos; hacer lo contrario significa ser irresponsables y poner en riesgos los recursos financieros de la UNT.

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 Promover investigaciones para conocer acerca de la aparición de nuevas metodologías de selección de sistemas de Planeación de Recursos Humanos (ERP), que puedan aplicarse en diferentes organizaciones educativas públicas.

 Reconocer el “muy alto” nivel de aporte de la metodología SHERPA al presente estudio; sin embargo por sí misma no aplica a las necesidades de la UNT para seleccionar un ERP, es allí donde radica la razón del presente estudio.

 El Formulario N° 01 (Modelo para selección de sistemas ERP para la Universidad Nacional de Trujillo, basado en la evaluación y valorización de criterios) obtenido como producto del presente estudio, deberá ser usado por un equipo o comité que tiene la responsabilidad de seleccionar un sistema ERP. Se recomienda que el equipo este integrado por cinco (5) miembros para evaluar las propuestas de los proveedores de sistemas ERP. Uno de los integrantes deberá ser un miembro de la Oficina de Sistemas e Informática, una autoridad UNT, un ingeniero industrial, ingeniero informático y miembro de la gerencia de planificación de la UNT.

 Aplicar el modelo obtenido en procesos simulados de selección de sistemas ERP a fin de apreciar el significativo aporte del mismo a los requerimientos de la UNT.

 Validar el modelo obtenido con una actualización de requerimientos de la UNT. Esta situación puede darse con nuevos estudios que apliquen ingeniería de requerimientos.

 Considerando que la tecnología de hoy no será la misma de mañana, es importante que las personas que decidan por la adquisición de un ERP, tengan conocimientos actualizados sobre los beneficios, ventajas y desventajas de los sistemas ERP.

 Es urgente que la UNT realice una actualización de sus procesos académicos y administrativos, considerando que no es recomendable automatizar burocracias sino emplear tecnología para optimizar procesos que favorezcan la calidad de los servicios que la UNT brinda a la comunidad.

 Aplicar una reingeniería de procesos a las diferentes actividades de la UNT, para favorecer la simplificación administrativa y calidad de servicios a

101 los alumnos. Por lo mismo, esta acción, permitirá a la UNT tener un “Manual de procedimientos administrativos” actualizado.

 Impulsar la calidad de los servicios de la UNT, considerando que esta organización atrae a los mejores estudiantes del medio local, regional y del país; tiene los mejores docentes; cuenta con los mejores recursos físicos necesarios e implementa soluciones tecnológicas con criterio profesional.

 Mantener la competitividad de UNT, usando las herramientas tecnológicas que básicamente favorezcan la obtención de conocimiento y acceso oportuno a la información de la comunidad universitaria.

BIBLIOGRAFIA