Sistemas de gestión Documental

Según (Luis Codina, 2013), “Los sistemas de gestión documental, son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativo”.

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La industria informática, por diversos motivos, ofrece como sistemas documentales, soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para la gestión documental técnico-científica; por otro lado en las empresas, el personal informático, desconoce que existan programas especiales diseñados para este tipo de tratamiento de la información documental; proponiendo soluciones que dominan, pero que no corresponden a los documentalistas las herramientas idóneas, para su trabajo.

Podemos decir que, “La gestión documental incluye el ciclo de vida de los documentos; es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se les da, desde que se producen o reciben, hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria.” (Luis Fernández, 2006). Por otro lado se dice, que la gestión documental según Fernández Gil, Paloma (2010) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”

1.2.20.1. Entornos de trabajo en la empresa

En la gestión de documentos existen, por lo menos dos entornos de trabajo; un entorno administrativo y un entorno documental. El entorno administrativo utiliza documentos administrativos, que son aquellos que permiten la gestión diaria de cada empresa. Este entorno, está presente en cualquier empresa o unidad de producción. El otro entorno utiliza documentación científica o técnica que es necesaria para dar soporte a ciertos departamentos de la empresa. A esta documentación se le denomina informativa o cognitiva, es un entorno imprescindible en ciertos sectores de la economía y de la sociedad como por ejemplo, la prensa, salud, administración pública, enseñanza, entre otros; así como para satisfacer necesidades relacionadas con la calidad de vida, y para dar soporte a actividades de ciencia y tecnología de un país (Luis Codina, 2013).

1.2.20.2. Sistemas administrativos versus sistemas documentales

La arquitectura de los sistemas administrativos generalmente se basa en el modelo relacional; mientras que la tecnología de los sistemas documentales se basa en un modelo textual. En estos casos, las dos tecnologías disponen de un sistema de gestión de bases de datos como núcleo.

Los sistemas relacionales utilizan la tabla como estructura de datos; mientras que los sistemas documentales, utilizan el modelo textual, basado en el fichero invertido y

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campos de extensión variable con valores repetidos. Es el único modelo que, por ahora, se ajusta a la necesidad de los documentos científico-técnicos; en el modelo textual, cada cadena de caracteres puede ser un punto de acceso al registro, y aquí aparece una de las diferencias más notables, respecto al modelo relacional. Es decir, en el modelo textual la descripción del documento cumple un doble papel. Por un lado actúa como representación del documento original y, por otro, cada término o palabra de la descripción actúa como un punto de acceso al documento. En cambio, en los sistemas relacionales sólo sirve como punto de acceso la primera cadena de caracteres de cada campo (Luis Codina, 2013).

1.2.20.3. Puesta en marcha de un sistema de gestión documental

Según Myriam Mejía (2007), para la puesta en marcha de un sistema de gestión

documental, es necesario contar con las siguientes consideraciones básicas, las mismas que se describe a continuación:

a) Administrativas. Se enfoca, en la administración de la empresa, en aspectos como la transparencia, el aprovechamiento de materiales, y la eficiencia de la administración. b) Económicos. Se refiere a la evaluación del ahorro que genera la gestión de

documentos, al evitar la conservación de documentos innecesarios y el buen aprovechamiento de los recursos destinados para la gestión documental.

c) En el mismo orden de ideas la autora antes mencionada, comenta que son necesarios una serie de aspectos en cuanto a la planeación de éste programa de gestión documental, entre los que menciona el diagnóstico, los requisitos técnicos y los requisitos administrativos.

1.2.20.4. Ventajas que produce La implementación de la gestión documental

Para Ibai Sistemas (2007), “La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información; además reduce en gran medida el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones, y que no son importantes para la misma. La misma autora, menciona algunas ventajas sobre la implementación de un sistema de gestión documental.

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 Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

 Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

 Reducción de los costes de archivado

 Reducción de la recuperación de un documento.

 Acceso concurrente a un documento.

 Mejora de atención a los clientes.

 Reducción de costes legales.

 Reducción de costes de acceso a la documentación.

 Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

 Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones