Situaciones eventuales en la ejecución de un proyecto

En la realización de un proyecto por sencillo que sea aparecen muchas contingencias, situaciones inesperadas, contratiempos generados en el interior de la organización o algunos causados por agentes externos, en todo caso el gerente está en la obligación de conocerlos oportunamente y darles el tratamiento adecuado que garantice el control y la revisión en cada caso, con miras a cumplir las metas fijadas.

a. En todo proyecto se presentan cambios en los procedimientos, se presentan inconvenientes en el manejo de personal, aparecen dificultades en el transporte complicando y retrasando la entrega de equipos, materiales y suministros; y determinando desde luego retrasos en la programación. En la misma forma, situaciones exógenas al proyecto como el comportamiento del clima, situaciones de indisciplina social como huelgas que afecta la actividad de los proveedores, reformas institucionales que cambian los procedimientos ante los organismos estatales (permisos, autorizaciones, visitas, etc.). que suelen determinar retrasos serios en la programación. De todos modos el gerente debe tener la suficiente madurez para hacer frente a estas situaciones que contrarían el buen desarrollo del proyecto, diseñando mecanismos provisionales sustitutos que se aplicarán en tanto permanezca dicha situación anómala.

b. Un punto de partida básico para una buena organización es la definición clara y puntual de los procedimientos que determinan la relación entre los diferentes entes administrativos, la definición de tareas correspondiente a cada cargo, y desde luego la estructuración de los términos de responsabilidad y autoridad entre las diferentes jerarquías (gerentes, supervisores, auxiliares, etc.). Es preciso entonces definir quién debe realizar una

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determinada actividad, quién será el responsable de que se cumpla, cómo se realizará y bajo qué circunstancias.

c. El gerente del proyecto debe desde un principio establecer un sistema ágil y eficiente, que le garantice una buena comunicación con los actores internos del proceso y desde luego con los entes externos relacionados con el proyecto (proveedores, autoridades, empresas de servicios públicos, bancos y corporaciones, etc.) , con el fin de enterarse de primera mano de:

1. Información periódica sobre el avance de la programación.

2. Conceptos y sugerencias sobre problemas técnicos y administrativos en los diferentes niveles de la organización.

3. Reporte actualizado sobre pedidos de equipos, materiales y suministros, destacando las dificultades presentadas y esperadas a corto plazo.

4. Informe sobre recursos humanos, técnicos, financieros necesarios y disponibles. 5. Informe sobre costos y montos de las diferentes transacciones durante el mes o

semana anterior.

6. Reporte sobre las dificultades actuales y esperadas en los diferentes niveles de la organización. El gerente en todo caso debe diseñar los mecanismos y procedimientos, tales como memorandos, instructivos, reuniones formales e informales, visitas a los diferentes frentes de trabajo, conferencias, círculos de calidad, etc. que le garanticen una adecuada comunicación con los miembros internos del proyecto y también con los representantes institucionales externos al mismo.

c. Todas las decisiones del gerente del proyecto deben estar avaladas por estudios previos que le permitan determinar, por ejemplo: qué actividades deben subcontratarse ?, que nivel de tolerancia se puede esperar para la terminación de ciertas actividades.?, qué compras no programadas se pueden autorizar.? y hasta qué monto?, qué monto se justifica asumir para acelerar una determinada actividad, en beneficio del cumplimiento de la programación total del proyecto.?, y en fin muchas otros problemas que se presentan diariamente y que no pueden estar previstos en los programas de actividad.

d. La ejecución de un proyecto es una tarea dinámica, sujeta a modificaciones permanentes, por lo tanto su programación si bien es cierto debe ser lo más estricta posible, también se deben prever niveles de tolerancia y holgura que permitan cierta flexibilidad en su manejo, seguimiento, supervisión y control, especialmente en lo tocante a ciertas actividades estratégicas que condicionan la operación de otras. La programación es un instrumento fundamental de la planeación, pues permite obtener informes sobre la evolución general del proyecto, y para el control de la terminación de ciertas actividades principales, y desde luego para medir las consecuencias en costos y tiempo de retrasos no controlados

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JUAN JOSE MIRANDA MIRANDA GESTION DE PROYECTOS

oportunamente, o de beneficios que se puedan capitalizar por la entrega oportuna o prematura del proyecto. 67

INTERROGANTES Y TEMAS DE DISCUSION

1. Describa las actividades más importantes que se dan en la etapa de ejecución y en la etapa de operación de un proyecto.

2. Qué diferencia se puede observar en la organización, cuando se orienta hacia el proyecto o cuando se orienta hacia la operación.

3. Indique las ventajas y desventajas de la estructura piramidal. 4. Cuáles son las principales funciones en la ejecución del proyecto.?

5. Señale las principales funciones definidas para la etapa de operación de un proyecto. 6. Que diferencias encuentra entre una organización "autónoma " y una "piramidal".

7. Describa cada una de las funciones de producción, financiera, de recursos humanos, de procedimientos administrativos, de mercadeo y de investigación, para cada uno de los proyectos siguientes:

 Planta para la producción de filtros de agua para uso doméstico.  Planta procesadora de naranja.

 Nueva empresa de vigilancia residencial.

 Creación y funcionamiento de un centro de salud para una población de 4.000 habitantes.

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. Todas las técnicas de programación conocidas desde hace tiempo, tales como, el CPM, el PERT, el LPU, el ROY etc., están disponibles en paquetes computarizados de muy fácil operación, que ofrecen salidas rápidas y confiables, cada vez que se precisa reprogramar algún cambio en tiempo, costo, contratistas, transporte, etc., por lo tanto recomendamos su utilización.