Según Bert al anff y, si st e ma es un conj unt o de acti vi dades r ecí pr oca ment e r el aci onadas. De ahí se habl a de dos t eorí as: pr opósi t o ( u obj eti vo) y gl obali s mo ( o t ot ali dad).
Pr opósi t o u obj eti vo: t odo si st ema ti ene uno o al gunos pr opósi t os. Los el e ment os, co mo t a mbi én l as r el aci ones, defi nen una di stri buci ón que t r at a si empr e de al canzar un obj eti vo.
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Gl obali s mo o t ot ali dad: un ca mbi o en una de l as acti vi dades del si st ema, con pr obabili dad pr oduci r á ca mbi os en l as otr as. El ef ect o t ot al se pr esent a co mo un aj ust e a t odo el si ste ma. Hay una r el aci ón de causa/ ef ect o. De est e ca mbi o y aj ust es, se deri van dos f enó menos: entr opí a y ho meost asi a.
Ent r opí a: es l a t endenci a de l os si st emas a desgast ar se, a desi nt egr ar se, par a el r el aj ami ent o de l os est ándar es y un au ment o de l a al eat ori edad. La ent r opí a au ment a con el corr er del ti empo. Si au ment a l a i nf or maci ón, di s minuye l a entr opí a, pues l a i nf ormaci ón es l a base de l a confi gur aci ón y del or den. De aquí nace l a geneant r opí a, o sea, l a i nf or maci ón co mo medi o o i nstru ment o.
Ho meost asi a: es el equili bri o di ná mico ent r e l as part es del si st ema. Los si st emas ti enen una t endenci a a adapt ar se con el fi n de al canzar un equi li bri o i nt er no fr ent e a l os cambi os ext er nos del ent or no.
Según Geor ge R. Terry ( 2001)“ Un si st ema es un conj unt o o un t odo f or mado por
part es conect adas en ci ert a f or ma y ori ent adas al mis mo pr opósit o”.
Est a defi ni ci ón i ndi ca, co mo obt ener mej or es r esul t ados dent r o de una or gani zaci ón o f or mar un t odo or gani zado t eni endo en cuent a el mis mo fi n, obj eti vo tr azado, es deci r segui r el mis mo pr opósi t o, per o de una f orma i nt egr al , y no tr abaj ando i ndependi ent e ment e.
“ Es un conj unt o de el e ment os i nt er dependi ent es e i nt er act uant es, un gr upo de acti vi dades co mbi nadas que f or man un t odo or gani zado y cuyo r esul t ado es mayor que el r esul t ado es mayor que el r esul t ado que l as acti vidades podrí an t ener si f unci onar an i ndependi ent ement e” (www. monogr afi as. co m 2012).
El si st ema co mo un t odo se consi der a una vent aj a, por que al sumar t odas sus part es, se obti enen mej or es r esul t ados en l a búsqueda de l os obj eti vos, debi do a que esas part es f or ma un t odo uni t ari o, organi zado e i nsol ubl e. Es un conj unt o or gani zado de cosas o part es i nt er act uant es e i nt er dependi ent es que se r el aci onan f or mando un t odo uni t ari o y co mpl ej o.
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La defi ni ci ón ant eri or, l l eva a i nf eri r que el f unci ona mi ent o de un si st e ma es un conj unt o de i nt er acci ones entr e l as part es, co mponent es y pr ocesos que l o i nt egr an.
“ Es un conj unt o de co mponent es que i nter acci onan entr e sí par a l ogr ar un obj eti vo común” Senn ( 2003)
www. mej or at ugesti on. co m( 2012). I ndi ca que el si st ema de gesti ón es un conj unt o de et apas uni das en un pr oceso conti nuo, que per mit e tr abaj ar or denada ment e una i dea hast a l ogr ar mej or as y su conti nui dad.
Se est abl ecen cuatr o et apas en est e pr oceso, que hacen de est e si st e ma, un pr oceso ci r cul ar vi rt uoso, pues en l a medi da que el ci cl o se r epi ta r ecurr ent e y r ecur si va ment e, se l ogr ar á en cada ci cl o, obt ener una mej or a.
El si st ema de gesti ón apoyado en sus dos t eorí as, busca l a i nt er acci ón efi ci ent e del si st ema educati vo y sus co mponent es par a pr oveer de un pr oduct o de cali dad a l a soci edad de mandant e.
1. 5. 1-. Et apas de un si st e ma de gesti ón
Las cuatr o et apas del si st ema de gesti ón son: 1. Et apa de I deaci ón
2. Et apa de Pl aneaci ón 3. Et apa de I mpl e ment aci ón 4. Et apa de Cont r ol
Et apa de I deaci ón:
El obj eti vo de est a et apa es t r abaj ar en l a i dea que gui ar á l os pri mer os pasos del pr oceso de cr eaci ón que se l ogr a con el si st e ma de gesti ón pr opuest o. Exi st en vari as met odol ogí as par a l ogr ar r efi nar l a i dea. Si n e mbar go, se r eco mi enda una muy pr ácti ca:
17 Ll uvi a de i deas o Br ai nst or mi ng:
Pri mer o se debe gener ar el máxi mo de i deas par a obt ener un a mpli o espect r o de posi bili dades en dónde at acar.
El pr oceso consi st e en l o si gui ent e en que un gr upo o una per sona, dur ant e un ti empo pr udent e ( de 10- 30 mi nut os), se enf ocan en gener ar o “l anzar” i deas si n r estri cci ones, per o que t engan cer caní a con el t e ma que se est á t r at ando. Una vez que se t enga un list ado adecuado, se pr ocede a anali zar l as i deas y a pul i r su cer caní a con l o que r eal ment e se qui er e. La i dea centr al de est e pr oceso es que aquí se debe defi nir cl ar ament e el obj eti vo per segui do, es deci r el “Qué quer e mos l ogr ar”. Una vez defi nido, se pr ocede al “ Cómo l ogr arl o” y pasa mos a l a si gui ent e et apa.
La ll uvi a de i dea per mi t e l a parti ci paci ón i nt er acti va de l os educando y docent e donde se e mit en crit eri os de un t e ma en parti cul ar, mis mos que son pri ori zados par a l uego consoli dar un sol o crit eri o.
Et apa de Pl aneaci ón ( Pl anifi caci ón):
Hax, A. y Majl uf, N. ( 2000), mani fi est an que dent r o de est e pr oceso, l a pl ani fi caci ón constit uye una et apa f unda ment al y el punt o de parti da de l a acci ón di r ecti va, ya que supone el est abl eci mient o de sub- obj eti vos y l os cur sos de acci ón par a al canzarl os un r esul t ado posi ti vo.
En est a et apa, se defi nen l as estr at egi as que se utili zar án, l a est r uct ur a or gani zaci onal que se r equi er e, el per sonal que se asi gna, el ti po de t ecnol ogí a que se necesi t a, el ti po de r ecur sos que se utili zan y l a cl ase de cont r ol es que se apli can en t odo el pr oceso.
Si bi en es ci ert o que el pr oceso de pl ani fi caci ón depende de l as car act erí sti cas parti cul ar es de cada or gani zaci ón, t al co mo señal an Ar nol do Hax y Ni col ás Maj l uf, dentr o de cual qui er pr oceso f or mal de pl ani fi caci ón, exi st en tr es per specti vas bási cas co munes: l a estr at egi a cor por ati va, de negoci os y f unci onal .
18 Fi gur a 1.Pr oceso For mal de Pl ani fi caci ón
Fuent e: Hax, A. y Majluf, N. ( 2000)
El pr oceso de pl ani fi caci ón conti ene un nú mer o det er minado de et apas que hacen de ell a una acti vi dad di ná mi ca, fl exi bl e y conti nua. En gener al , est as et apas consi der an, par a cada una de l as per specti vas menci onadas, el exa men del medi o ext er no (i dentificaci ón de oport uni dades y a menazas), l a eval uaci ón i nt er na ( det er minaci ón de f ortal ezas y debili dades), FODA y concl uye con l a defi ni ci ón de una post ur a co mpetiti va sugeri da ( obj eti vos y met as).
A ni vel cor por ati vo, se obti enen co mo r esul tado l as di r ectri ces est r at égi cas y l os obj eti vos de dese mpeño de l a or gani zaci ón. Ade más, se det er mina l a asi gnaci ón de r ecur sos, l a estr uct ur a de l a or gani zaci ón ( que se necesi t a par a poner en pr ácti ca exi t osa ment e l a estr at egi a defi ni da), l os si st emas ad mi ni str ati vos y l as di r ectri ces par a l a sel ecci ón y pr o moci ón del per sonal cl ave.
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A ni vel de negoci os y f unci onal , l os r esul t ados se en mar can en pr opuest as de pr ogr a mas estr at égi cos de acci ón y pr ogr a maci ón de pr esupuest os. Est as pr opuest as son, fi nal ment e, eval uadas y consoli dadas a ni vel cor porati vo.
La segunda et apa compr ende l a pl ani fi caci ón, es deci r l a estr uctur a en si de l o que se qui er e l ogr ar en un peri odo det er mi nado, en ot r as pal abr as es el est abl eci mient o de met as, obj eti vos, acti vi dades y estr at egi as par a l ogr ar al canzar un pr opósi t o o fi n det ermi nado en l a pri mer a fase.
Et apa de I mpl e ment aci ón ( Gesti ón):
Su si gni fi cado más gener al , se enti ende por gesti ón, l a acci ón y ef ect o de ad mi ni str ar. Per o, en un cont ext o e mpr esari al , est o se r efi er e a l a di r ecci ón que t oman l as deci si ones y l as acci ones par a al canzar l os obj eti vos.
Es i mport ant e dest acar que l as deci si ones y acci ones que se t o man par a ll evar adel ant e un pr opósi to, se sust ent an en l os mecani s mos o i nstr u ment os ad mi ni str ati vos ( estr ategi as, t ácti cas, pr ocedi mient os, pr esupuest os, entr e otr os.), que est án si st émicament e r el aci onados y que se obti enen del pr oceso de pl ani fi caci ón.
Fi gur a 2.Esque ma de Gesti ón
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La t er cer a f ase co mpr ende l a gesti ón r eali zada par a conseguir l os r ecur sos necesari os y dar cu mpli mient os a l os obj eti vos pl ant eados en l a segunda et apa y de est a maner a al canzar un pr opósi t o.
Et apa de Cont r ol:
Cabr er a, E. ( 2005) afir ma que en est e concept o se han desarr oll ado vari as defi ni ci ones, a l o l ar go de su evol uci ón, si n e mbar go, t odas se centr an en l a si gui ent e i dea gener al :
El contr ol es una f unci ón ad mi ni str ati va, esenci al ment e r egul ador a, que per mit e verifi car ( o t a mbi én const at ar, pal par, medi r o eval uar), si el el e ment o sel ecci onado ( es deci r, l a acti vi dad, pr oceso, uni dad, si st ema), est á cu mpl i endo sus obj eti vos o al canzando l os r esul t ados que se esper an.
Es i mport ant e dest acar que l a fi nali dad del contr ol es l a det ecci ón de err or es, f all as o di f er enci as, en r el aci ón a un pl ant eami ent o i ni ci al, par a su corr ecci ón y/ o pr evenci ón. Por t ant o, el contr ol debe est ar r el aci onado con l os obj eti vos i ni ci al ment e defi ni dos, debe per mitir l a medi ci ón y cuantifi caci ón de l os r esul t ados, l a det ecci ón de desvi aci ones y el est abl eci mient o de medi das corr ecti vas y pr eventi vas.
La cuart a et apa o contr ol co mpr ende l a det ecci ón de l os err or es o desvi aci ones de l as acti vi dades est abl eci das par a el cumpl i ment o de l os obj eti vos y met as pr opuest a en un pr oyect o, con l a fi nali dad de corr egi r en el ti empo oport uno.
Las et apas bási cas del contr ol son:
a. Est abl eci mient o de los est ándar es par a l a medi ci ón:
Un est ándar es una nor ma o crit eri o que si rve co mo base par a l a eval uaci ón o co mpar aci ón. Los est ándar es, deben ser medi das específi cas de act uaci ón con base en l os obj eti vos. Son l os l í mit es en l os cual es se debe encuadr ar l a
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or gani zaci ón. Se pueden defi ni r, entr e otros, est ándar es de canti dad, cali dad, ti empo, espaci os y cost os.
b. Me di ci ón del dese mpeño:
Ti ene co mo fi n obt ener r esul t ados del desempeño par a su post erior co mpar aci ón con l os est ándar es defi ni dos. Luego, es posi bl e det ect ar si hay desví os o vari aci ones en r el aci ón a l o esper ado.
c. Det ecci ón de l as desvi aci ones en rel aci ón al est ándar est abl eci do:
Las desvi aci ones de l os r esul t ados es l a base par a conocer l as causas de ést as. Todas l as vari aci ones que se pr esent en, en r el aci ón con l os pl anes, deben ser anali zadas det all ada ment e par a conocer l as causas que l as ori gi nar on. Anal i zar l as r azones que di er on ori gen a l as vari aci ones per mit e efi ci enci a y ef ecti vi dad en l a búsqueda y apli caci ón de sol uci ones a l os obj eti vos pr opuest os.
d. Det er mi naci ón de acci ones corr ecti vas y pr eventi vas:
Se det er minan l as acci ones corr ecti vas par a corr egi r l as causas de l as desvi aci ones y ori ent ar l os r esul t ados al est ándar defi ni do. Est o puede si gni fi car ca mbi os en una o var i as acti vi dades, si n embar go, cabe señal ar que podrí a ser necesari o que l a correcci ón se r eali ce en l os est ándar es ori gi nal es, en l ugar de l as acti vi dades.
En t ér minos pr eventi vos, es i mport ant e consi der ar que l o más si gni fi cati vo es encont r ar maner as constr ucti vas que per mitan que l os r esul t ados f i nal es cu mpl an con l os par á met r os defi ni dos ( anti ci par se), y no t an sól o en i dent ifi car y corr egi r l os err or es pasados.www. bsi gr oup. co m. mx ( 2011)
Un si st ema de gestión es una estr uct ur a pr obada par a l a gesti ón y mej or a conti nua de l as pol íti cas, l os pr ocedi mient os y pr ocesos de l a or gani zaci ón.
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Las et apas bási cas de cont r ol per mit es corr egi r l as desvi aci ones en el dese mpeño de l as acti vi dades est abl eci das en un pr oyect o, con el obj et o de enca mi narl as al cu mpl i ment o de l a misi ón y vi si ón i nstit uci onal y así al canzar un fi n.