Resulta relevante destacar la estrecha relación que existe entre el sistema de contabilidad y el sistema de control interno contable. Por lo que en este proceso de evaluación no se puede realizar un comentario sin hacer una adecuada y estrecha evaluación entre ambos.
El registro contable de la Empresa Puerto Moa, se lleva de forma centralizada en el Grupo de Contabilidad perteneciente a la Dirección Económica de la empresa, éste se rige por las Normas Cubanas de Información Financiera, vigentes en el país y constituye la base teórica fundamental para el desarrollo del registro de las operaciones contables y cumplir con la separación de funciones.
Existe un Grupo de Contabilidad que trabaja por los siguientes subsistemas: Inventarios, Activos Fijos Tangibles, Nóminas, Cobros y Pagos y Contabilidad General, para facilitar:
a. La toma de decisiones gerenciales, ya que constituye una eficaz herramienta de dirección.
b. La planeación y el control de las operaciones: Todas las UEB y direcciones funcionales tienen elaborado su plan de negocios y se revisa mensualmente el cumplimiento de las operaciones a través del Control del Presupuesto de Gastos por centros de costos y áreas de responsabilidad. c. Las coordinaciones de las actividades desarrolladas: Las actividades a
desarrollar por cada UEB están previstas en su plan de negocios y soportadas por la contratación económica de acuerdo a la legislación vigente, la información de la base hacia el departamento de contabilidad se debe brindar diariamente.
d. El control por áreas de responsabilidad: Existen 14 áreas de responsabilidad en la empresa, la cual agrupan a 69 centros de costos lo que permite mostrar un amplio nivel de detalles de los gastos.
La información a los interesados externos se brinda mensualmente a través del Estado Financiero, Estado de situación, Estado de Resultado, Estado del movimiento de la Inversión estatal y el Estado de flujo de efectivo, y lo reciben: el Grupo Empresarial CUBANIQUEL, el Banco Popular de Ahorro, la ONAT y Estadística Municipal. Trimestralmente lo recibe el MINBAS.
El Registro contable se nutre de: informaciones primarias que emiten las siete UEB, las cinco direcciones funcionales, el BPA y otras dependencias. El mismo está conformado por cinco subsistemas que recogen en su contenido variadas informaciones:
1. Subsistema de Inventarios: Informe de Recepción de materiales, Facturas de Compras, Vale de Consumo de materiales, Devoluciones y rebajas en ventas, Transferencias entre almacenes, Expedientes para solicitar bajas de inventarios almacenados, Control de útiles y herramientas entregados para el uso, Actas de responsabilidad material y Entrega y Liquidación del Consumo de Combustible por tarjetas magnéticas.
2. Subsistema de Activos Fijos Tangibles: Informe de Recepción de Activos Fijos Tangibles, Facturas de Compras de Activos Fijos Tangibles, Solicitud de movimientos de activos fijos tangibles, Solicitud de Bajas de AFT y Solicitud de Cambios de Motores y carrocerías a equipos de Transporte.
3. Subsistema de Nóminas: Movimientos de plantilla, altas, bajas y reubicaciones del personal que labora en la entidad, Reportes de tiempo de Trabajo del personal, Modelo de solicitud de Vacaciones, Modelo de Subsidio, Modelo de Retenciones, emitidos por el Banco Popular de Ahorro, Reembolso del Fondo Especial para nóminas y Solicitud de créditos personales.
4. Subsistema Cobros y pagos: Facturas de Ventas o servicios prestados, Facturas de gastos o servicios recibidos, Recibos de Efectivos, Reembolsos del Fondo Fijo para pagos menores, Solicitudes de ajustes o cancelaciones de
facturas, Pagos de facturas de Compras a través de Cheques y Pagos de facturas de Compras a través de Letras de Cambio.
5. Contabilidad de Costo y Contabilidad General: Registro de Ordenes de Trabajo ejecutadas por mantenimiento y Traspasos internos entre centros de costos.
El sistema contable que se utiliza está soportado sobre tecnología de la información que abarca varios procedimientos computacionales de apoyo: Sistema de Combustible, Sistema de Inventarios, Sistema de Útiles y Herramientas en uso, Sistema de Facturación, Sistema LasNom, SGESMANT, los cuales tributan al SISCONT 5.
A pesar de existir un sistema de contabilidad armonizado y coordinado con todas las áreas existentes en la entidad se pudo comprobar la no existencia para cada subsistema un manual con los procedimientos inherentes al control interno necesario en cada uno. La práctica se desarrolla de forma empírica y sobre unos funcionamientos que no armonizan y generalizan de forma homogénea la documentación pertinente y establecida por el sistema de contabilidad Nacional para el proceso contable y la calidad e imagen fiel de la información financiera que brindan las entidades.
Se comprobó la existencia de algunos procedimientos para ejercer el control interno contable en algunos subsistemas los cuales son:
Procedimiento para la baja de AFT.
Contabilización de las tarjetas magnéticas de combustible.
Procedimiento para adquirir y/o tramitar bajas a herramientas, utensilios y similares.
Procedimiento para viajar por Astro.
Procedimiento para las ordenes de servicio.
Uso y control de las tarjetas magnéticas de Isla Azul.
Manual de contabilidad.
En el proceso de verificación arrojó como resultado que todavía el proceso de documentación y actualización del sistema de control interno de la entidad es
deficiente y demanda de una aceleración en el proceso de confección y actualización de los manuales de procedimientos para cada subsistema, para garantizar un sistema de información uniforme, con la calidad requerida y en función de la mejora sostenida del sistema.
CAPÍTULO 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SUBSISTEMA DE