ÁREA DE TESORERÍA

a) El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos (programación

financiera), Captar fondos (recaudación), Pagar a su vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios, y recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.

b) Es necesario centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de

optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

c) El flujo de caja debe tener una proyección temporal similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual,

trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

d) Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de cuentas bancarios. En el caso de las

subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de tesorería.

e) Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los estados de cuentas remitidos por el banco

respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según Tesorería, con los registros contables.

f) El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y

suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

g) La garantía (fianza) en el ámbito de la tesorería permite que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos

y valores esté respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

h) Implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianzas y

otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

i) Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de efectivo

de las cuentas bancarias.

j) Girar cheques en orden correlativo y cronológico. Usar sellos protectores a los montos asignados en el cheque. Guardar

con cerradura los cheques en cartera y no utilizados con el debido control de acceso al personal autorizado. Registros de cheques apropiados que faciliten la práctica de arqueo y revisión de conciliaciones.

k) La Unidad de Tesorería tiene la responsabilidad, diaria, de entregar el Informe de Saldo Bancario, de las diferentes

cuentas, a los funcionarios responsables de autorizar los desembolsos esta información debe ser clara, precisa, completa y oportuna. (ViceRectoría Administrativa, Ejecutiva y Fiscalización).

l) La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior y con un monto superior a los treinta mil

balboas, deben requerir de los proveedores como parte de documentos necesarios para trámite la presentación de una fianza, no pudiendo la Tesorería efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

m) La fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente autorizada por la Superintendencia de Banca y

Seguros. Debe organizarse la custodia de la fianza. Tiene que llevarse un control de vencimiento de fianza.

n) Toda factura que no cuente con los sellos y firmas del funcionario autorizado del almacén correspondiente, como

constancia de recibo de los bienes o servicios, será rechazada cuando se presente para el pago correspondiente.

2.1 INGRESOS

a) Se debe establecer un horario especial de cobros, para cumplir con las tareas de cierre de caja, elaboración de informes

y el depósito bancario, diario, de manera integra e intacta.

b) De recibirse un pago con cheque, se debe endosar inmediatamente que se reciben en caja.

c) Los deberes del cajero deben estar completamente separados del trabajo de contabilidad (Registros, Libros y Cómputo). d) El cajero es el único responsable de los ingresos; desde el momento en que son recibidos, hasta su envío al banco. e) Debe obtenerse una firma de "Recibido Conforme", de quien traslada los depósitos al banco.

f) Se deben utilizar recibos de dinero con los siguientes requisitos:

f.1 Estar prenumerados secuencialmente.

f.2 Los totales y la secuencia numérica deben estar aprobados independientemente por la Unidad de Contabilidad en cuanto a numeración y fechas.

f.3 Los talonarios en blanco estarán controlados bajo llave por parte del responsable del manejo de papelería y útiles de oficina, lo cual será mediante el sistema de Inventario Permanente, que controlará el Contador.

2.2 VIATICOS

a) Determinar la cantidad de personas y días para realizar la misión.

b) Establecer viáticos según escala utilizada en la entidad o vigente en el sector.

c) Llenar el contenido del viático (nombre de funcionario o beneficiario, fecha, valores y cálculos aritméticos, firmas y

autorizaciones, partida).

d) El viático que se genera de un contrato de Consultoría y Servicios Profesionales, debe estar contemplado en el mismo y

adjuntar la información que certifique el tipo de persona(consultor o por servicio especiales).

e) El viático de una persona que no es funcionario público, debe contar con la partida presupuestaria para esta categoría y

nota de la unidad administrativa que sustente el vinculo de esta persona con la entidad.

2.3 GESTIÓN DE COBRO O CUENTA INSTITUCIONAL

a) Establecer el contenido: (nombre del beneficiario sea igual a la orden de compra, contrato o endoso, firma legal o

delegada, firmas autorizadas para tramitación, valores, números de registros, timbres fiscales).

b) Definir el porcentaje de retención, cuando así se establezca, indique los valores y cálculos aritméticos y compruebe con

la orden de compra o contrato.

c) Adjuntar los documentos sustentadores en original (orden de compra, contrato, factura etc.)

d) Indicar en los pagos parciales de obras civiles o adquisición de equipo especializado la inspección de ingeniería o la

certificación por personal idóneo.

f) Indicar el compromiso presupuestario.

g) Sellar y firmar la gestión de cobro o cuenta institucional y documentos sustentadores. h) Conocer la disponibilidad bancaria.

i) Prenumeración y fecha del cheque.

j) La emisión debe ser a nombre del beneficiario de la cuenta o gestión de cobro e identificar el valor y fondo del mismo. k) Identificar las firmas autorizadas.

l) Identificar los documentos sustentadores y garantizar que estén examinados. m) Constatar que los cheques impresos coincidan con la programación de pago. n) Mantener la seguridad de las marquillas de firmas.

o) Levantar un acta después de cada impresión de firmas de cheques.

p) En caso de cesión de crédito, se debe establecer memorial en papel habilitado para poder emitir cheque. 2.4 CHEQUE

a) La emisión del cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria. b) Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.

c) El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento oficial, coincidiendo con el valor y

fondo correspondiente de la misma. Además examine que el concepto de la descripción del cheque coincida con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, Factura etc.

d) Verifique que se usen máquina protectora de cheques para salvaguardar el valor expresado en letra y número.

e) El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos correspondiente a la entidad

Fiscalizada.

f) Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro y demás documentos sustentadores, debidamente examinados por el

Departamento de Fiscalización respectivo.

g) Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos, constatando la existencia de

autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo presupuestario y financiero.