Ibarra-Ecuador 2019
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Tema
Análisis del control de inventarios de la Oficina Técnica MIDUVI Imbabura
Explicación del caso de estudio (importancia y actualidad)
La Oficina Técnica MIDUVI Imbabura es la cartera de Estado encargada de ejercer la rectoría e implementar la política pública de las ciudades, garantizando a la ciudadanía el acceso al hábitat seguro y saludable, a la vivienda digna y al espacio público integrador. Tiene como finalidad financiar en parte la construcción de proyectos de vivienda en el área urbana y rural, para cumplir con este objetivo la institución cuenta con 18 funcionarios entre personal técnico, administrativo y de servicio, sus instalaciones ubicadas en la calle Juan José Flores 4-50 y Rocafuerte.
Esta institución de servicio público fue creada el 10 de Agosto de 1992 mediante decreto ejecutivo 003 expedido por el presidente Sixto Duran Ballén, en la actualidad cuenta con mobiliario, suministros de oficina, vehículos, útiles de aseo y equipos informáticos. Según Minguez (2015), dice que el control de inventarios es un proceso de medición, comparación de la forma de regular las provisiones (adquisiciones) con una adecuada organización en las bodegas de almacenamiento de los materiales y a la existencia de eficaces dispositivos y procedimientos relativos al proceso de recepción, almacenamiento, registro y entrega.
Menciona Parra (2014), que el control de inventarios es un proceso mediante el cual las Instituciones Públicas definen procesos diseñados para brindar criterios de seguridad razonable orientada al control interno de inventarios para promover la eficacia y eficiencia de las operaciones, mantener el cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables y asegurar la confiabilidad de la información financiera.
El control de inventarios en la Oficina Técnica MIDUVI se lleva de acuerdo a los procesos establecidos en la norma técnica vigente con ciertas falencias que se están actualizando para lograr una eficacia y eficiencia en la aplicación de los procedimientos que se inician desde la adquisición, recepción en la bodega, registro, hasta la entrega a los funcionarios.
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Según las Normas de Control Interno de Bienes de Larga Duracion (2016), indican que deberán disponer de una unidad de adquisiciones o un comité encargado de este proceso. Se determinarán los mínimos y máximos de las existencias, y la máxima autoridad será el responsable de la aprobación de las cotizaciones: concurso de ofertas o licitaciones los proveedores deberán tener el RUP el RUC y estar habilitados en la Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP.
En el proceso de adquisiciones el o los responsables tendrán que aplicar todos los procedimientos y Normativas de Compras Públicas establecido o determinado en los distintos artículos de la ley de gestión Pública con la finalidad de determinar a los proveedores, calidad de los productos la economía en la compra de bienes del Sector Público y que satisfagan la necesidad del comprador.
Menciona Amant (2015), que las Entidades Públicas deben ingresar físicamente a las bodegas pertinentes los bienes adquiridos; para lo cual contaran con instalaciones seguras y dispondrán del espacio físico necesario. El bodeguero o responsable debe acreditar en forma documentada los bienes que ingresan y los que salen. Los Directores o autoridades de las Entidades Públicas establecerán un sistema para la conservación seguridad manejo y control de los bienes almacenados; dispondrán de un sistema de registro permanente así como realizaran la verificación física y la documentación en forma semestral y anual. Bajo la opinión de Ballon (2014), dice que las Entidades Públicas tienen la obligación de disponer de un sistema adecuado de control contable de las existencias de los bienes corrientes y bienes de larga duración, que determinan la conciliación de saldos auxiliares con cuentas de mayor, realizando verificaciones físicas en forma periódica.
La codificación, en un lugar visible que permita su identificación, la protección del funcionario que está encargado de ese bien, para seguridad en los registros se efectuara controles oportunos que sustente la toma de decisiones adecuados y se ajusten a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por la unidad y auditoría interna de la Entidad Pública.
Establece Chaves (2014), que la custodia permanente de los bienes en las entidades públicas permite salvaguardar en forma adecuada los recursos, fortaleciendo los controles de inventarios con la finalidad de que se facilite la detección de irregularidades por si no son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo deterioro de manera que se salvaguardan y se protejan los mismos.
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Según la Normas de Control Interno de Bienes de Larga Duración (2016), se establece que en cada Entidad Pública los bienes de larga duración se utilizaran únicamente en las actividades institucionales y por ningún motivo para bienes personales políticos electorales religiosas u otras actividades particulares.
Cada funcionario público es responsable del uso custodia y conservación de los bienes entregados. Cuando ocurran daños pérdidas o destrucciones de los bienes por negligencia comprobada de los funcionarios serán sujetos a las sanciones pertinentes de acuerdo a la normativa técnica de control interno del Sector Público.
Bajo la opinión Muller (2015), menciona que un aspecto importante en el control de inventarios de las Entidades Públicas es el referente a control de vehículos, que pueden ser utilizados para el desempeño de las actividades Públicas con el personal pertinente para lo cual se establecerá los procedimientos administrativos de acuerdo a la normativa general emitida por la Contraloría General del Estado de manera que se garantice el buen uso de los mismos.
Los procedimientos de mantenimiento de bienes de larga duración están a cargo del departamento de administración, quienes son los responsables de velar por el mantenimiento, preventivo, predictivo y correctivo de manera que garantice el óptimo funcionamiento y prolongue la vida útil del mismo.
Es importante que se incluyan diferentes formatos e instructivos para que los procedimientos se ajusten a las normativas y reglamentos del control y manejo de la administración de bienes del sector público y otras disposiciones emitidas por la Contraloría General del Estado
Establece Trujillo (2014), dice que el control de inventarios es responsabilidad de cada institución del estado que disponga recursos públicos, y tendrá como finalidad estructurar procesos y condiciones para el ejercicio de control.
Menciona Gutierrez (2014), que el objetivo de control de inventarios es promover el uso adecuado para el cumplimiento de la misión institucional que genere confiabilidad integridad y oportunidad de la inversión así como el cumplimiento de las disposiciones legales de las normativas técnicas vigentes.
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Los objetivos principales del control de inventarios en el MIDUVI es proteger, conservar los bienes corrientes y no corrientes de acuerdo a la normativa legal, para que brinden un servicio adecuado en función a los intereses de la Institución.
Línea de investigación
Administración Financiera y Responsabilidad Social
Objetivos
Objetivo general
Analizar el control de inventarios para la verificación del cumplimiento de la Normativa vigente establecida para el Sector Público en la Oficina Técnica MIDUVI Imbabura.
Objetivos específicos
• Sustentar de forma bibliográfica el control de inventarios y la Normativa que regula el
Sector Público, para disponer de información científica técnica.
• Diagnosticar la situación actual de los inventarios en la Oficina Técnica MIDUVI
Imbabura, para establecer el valor de adquisición, el valor actual y el estado de los mismos.
• Identificar los procesos y actividades del control de inventarios de bienes de larga
duración que tiene el MIDUVI mediante una matriz comparativa, determinando la concordancia entre las normativas y la aplicabilidad en la institución.
• Evaluar los componentes de control interno de inventarios del MIDUVI Imbabura
determinando los niveles de confianza y riesgo.
• Determinar los factores de responsabilidad social del MIDUVI Imbabura estableciendo
el nivel de cumplimiento.
Idea a defender
Con el análisis del control de inventarios se verificará el cumplimiento de la Normativa vigente establecida para el Sector Público en la Oficina Técnica MIDUVI Imbabura
Metodología
Modalidad de investigación
En relación al tipo o modalidad de investigación es mixta, porque permitirá la recolección de información de característica relevante en relación al control de inventarios de la
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oficina Técnica, sustentado en la información de fuentes secundarias de material bibliográfico en lo pertinente a las variables del estudio.
Tipos de investigación
•Bibliográfica: La revisión bibliográfica permitirá la sustentación teórica científica del contexto técnico del control de inventarios para Entidades Públicas sustentado en la recopilación de información para establecer elementos teóricos y conceptuales de textos, manuales actuales de diferentes autores.
•De Campo: Mediante este tipo de investigación se levantará información a través de la entrevista que se aplicará al funcionario responsable del área Administrativa Financiera y al Guardalmacén de la Institución.
Descriptiva: Permitirá observar y describir los procedimientos, actividades y Normas de Control de Inventarios que aplican o no aplican el talento humano que tiene relación directa con estos procesos del departamento de bodega de la Oficina Técnica MIDUVI Imbabura
Métodos de investigación
•Inductivo-Deductivo: Con este método lógico se determinará los componentes del control de inventarios corrientes y no corrientes que aplica en la Oficina Técnica MIDUVI y se interrelacionará con la información bibliográfica de elementos teóricos y conceptuales desarrolladas en el marco teórico.
•Analítico-Sintético: El método analítico viabilizará la estructuración coherente, categorización de los datos obtenidos de fuentes primarias de las (entrevistas) referente al control de inventarios. Con el método sintético se agrupará los diversos elementos obtenidos de la entrevista de manera que se sistematice en una forma ordenada, descriptiva y lógica la información obtenida de fuentes primarias, así como de los componentes relevantes del control de inventarios.
Técnicas de Investigación
Entrevista: Esta técnica se utilizará para el levantamiento de la información en lo referente al control de inventarios mediante el diálogo con el funcionario responsable del área Administrativa Financiera y el Guardalmacén de la Institución
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Instrumentos de Investigación Guía de entrevistas
Como instrumento de investigación se considera la estructuración de la guía de entrevista que se elaborará para obtener información significativa en relación al control de inventarios y de la Oficina Técnica MIDUVI.
Cuestionario de control interno
Este instrumento estará determinado por los diferentes componentes en base a un check list para levantar información respecto a control de inventarios de acuerdo a la Normativa Técnica de control de inventarios para el Sector Público.
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Cronograma tentativo del estudio de caso
MESES