UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Esta ha sido una de las grandes modificaciones efectuadas por la ley 1437 de 2011 y que tiene directa relación en las actuaciones administrativas; y especialmente en el caso del derecho de petición; ya que se constituye en otra forma a través de las cuales se puede interponer a hacer uso del derecho consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia.

El nuevo estatuto pretende estar acorde a los avances en las nuevas tecnologías, bajo el entendido que la administración pública no puede ser ajena a estas, el fin de la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, es permitir la participación de los administrados y la igualdad de acceso a la administración, pero sobre todo debe ser interpretado como un derecho que tienen las personas que requieren el acceso a la administración de forma ágil y práctica. Al interpretar el artículo se deben tener en cuenta varios elementos que también tuvo en cuenta la comisión redactora del nuevo código; si bien el propósito es generar la oportunidad de modernización y eficiencia, se deben tomar medidas para garantizar la seguridad de las actuaciones realizadas a través de este medio, en tal sentido el código acoge en este aspecto la normatividad establecida en la ley 527 de 1999 sobre el comercio electrónico.

El artículo 53 de la ley 1437 de 2011 hace relación a que los procedimientos y trámites ante la administración, pueden adelantarse a través de medios electrónicos, de este se interpreta que la comunicación puede llevarse a cabo a través de mensaje de datos que la ley define como la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos, el Internet, el correo electrónico, el telegrama, el telex o el telefax (ley 527 de 1999). Estos medios permiten la recepción y archivo de las peticiones.

El nuevo estatuto en relación con la ley considera como equivalentes a las peticiones escritas las interpuestas a través de los medios electrónicos; de tal manera que el artículo 53 del código ordena a las autoridades a que realice sus procedimientos y tramites a través de estos medios; al respecto de manera excepcional se tiene en cuenta que la entidad que no tenga las herramientas necesaria para utilizar este mecanismo, lo ira implementando paulatinamente en la medida de sus condiciones; pero sobre todo garantizando las herramientas para que todas las personas puedan hacer uso de los mencionados medios.

De otra parte las autoridades tienen facultades para en algunos casos abstenerse de recibir peticiones a través de estos medios y la exigirán de forma escrita o con la utilización de determinados formatos.

Se deduce que solo si el peticionario decide el uso de los medios electrónicos se realizará de esta forma y de la misma se le responderá notificará si así lo ha autorizado; de lo contrario la autoridad no podrá implementar estos mecanismos como obligatorios, bajo el entendido que existen otras.

A manera de conclusión respecto de los comentarios de este artículo ordena la norma la utilización de medios electrónicos para la realización de los procedimientos administrativos y que la autoridad debe garantizar el derecho a la igualdad en el acceso a estos medios. Dispone en cuanto resulte compatible la aplicación de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen. Por medio de esta Ley se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

El artículo 54 se refiere a que las autoridades deben disponer de una base de datos para que las personas que quieran actuar ante ellas a través de medios electrónicos, deberá registrar la dirección de su correo electrónico, sin embargo la persona puede solicitar que las notificaciones se realicen por otro medio. El término de presentación de las actuaciones se amplia para las personas hasta antes de las doce de la noche y se radicaran el siguiente día hábil.

El artículo 55 de la ley 1437 de 2011 hace referencia al uso de la firma electrónica, constituyéndose esta como válida en los trámites de la actuación administrativa, también la fuerza probatoria que tienen los documentos emitidos a través de medios electrónicos.

El artículo 56 trata la notificación electrónica, este artículo adquiere relevancia ya que la respuesta a diversas peticiones podrá notificarse a través de este mecanismo siempre y cuando el peticionario así lo decida. La notificación se entiende surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado accede al acto administrativo, esta situación la deberá certificar la administración. Se entiende que las notificaciones tienen la misma validez que las que se realice de forma escrita.

También el nuevo código en el artículo 57 ha previsto el acto administrativo electrónico, las autoridades tienen facultad para emitirlos de esta manera siempre cuando puedan garantizar su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo a la ley.

La autoridad en el acto administrativo, está emitiendo sus decisiones que tienen efectos jurídicos, con el fin de darlos a conocer al peticionario y a los interesados; no existe la necesidad de recurrir al medio físico para esto; en tal sentido la ley regula las reglas a seguir cuando se trata de documentos electrónicos.

De manera secuencial el artículo 58 se refiere archivo electrónico; haciendo énfasis en que si la actuación administrativa se generó y se dio a conocer a través de los medios electrónicos; de la misma manera se realizará su archivo; es decir el expediente electrónico, que cumpla con las condiciones de seguridad previstos en la ley 590 de 2009 que presenta la forma como se deben llevar los archivos de documentos públicos.

Si la entidad pública puede garantizar la autenticidad, e integralidad de los actos administrativos, las constancias de expedición, notificación y archivo; podrán las autoridades emitir sus decisiones con el uso de los medios electrónicos.

Los artículos siguientes del nuevo código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo presentan los elementos y el procedimiento a tener en cuenta si se utilizan los medios electrónicos en las actuaciones administrativas así el artículo 59 hace referencia al expediente electrónico que contiene los documentos que sirven de soporte para la toma de decisión; para poder efectuar el procedimiento usando los medios, es indispensable contar con una sede electrónica; es decir que la autoridad cuente con lo que comúnmente se denomina dirección electrónica que cumpla con las características de seguridad dispuestas por la ley, así lo establece el artículo 60. La función de la sede electrónica es generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna forma mensajes de datos. La posibilidad de tener una sede electrónica conlleva la responsabilidad de la autoridad de realizar la recepción de documentos electrónicos, así se presenta el artículo 61 que indica que se debe llevar la relación de los mensajes, tener capacidad en la casilla de correo electrónico, además de enviar mensaje con acuso de recibo; reglas sencillas pero que se deben tener en cuenta para hacer viable la utilización de los medios electrónicos en las actuaciones administrativas. Así mismo se debe tener la prueba de la recepción y envió del mensaje de datos, la autoridad deberá tener alternativas en caso de fallas en los medios electrónicos; así lo indica el artículo 61.

Dar a conocer un acto administrativo se hace a través de diferentes formas, dependiendo del tipo de acto; así tratándose de actos de contenido general se deben publicar en el diario oficial o las gacetas si se trata de entidades territoriales que deben publicar sus actuaciones; además de estas que son las más comunes se podrá fijar avisos, distribuir volantes, publicar en página electrónica y otros que a criterio de la entidad cumplan con el principio de publicidad.

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