CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1.6. Validación de Expertos
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3.2. Conclusiones parciales del capítulo.
Una institución necesita contar con un manual de procedimientos ya que es un elemento del control interno, el cual se crea para dotar de información detallada, ordenada, y sistematizada a los responsables y personas inmiscuidas en las distintas actividades que se realizan en la institución.
La implementación de nuevos procesos, que incluyan la recepción, codificación, custodia, manejo responsable, registro, toma física y donación de activos, garantiza la conservación, seguridad, mantenimiento de los bienes propiedad del Gobierno Provincial de Imbabura.
El uso del manual de procedimientos proporciona información financiera y contable a las autoridades, por lo que se debe hacer evaluaciones permanentes de los procesos establecidos en el presente manual, con el propósito de realizar los correctivos necesarios de acuerdo a las realidades existentes, además que los funcionarios de la Unidad de Bodega tendrán a disposición las modificaciones de los proceso diseñados.
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CONCLUSIONES GENERALES
El marco teórico es la base fundamental teórica y científica que respalda el Diseño del Manual de Control interno para la mejora de procesos administrativos, ya que permitió reunir, depurar y explicar los elementos conceptuales existentes sobre el tema de investigación; además es indispensable que la teoría sea parte de la práctica para comprender todos los fundamentos que se necesitan para el estudio emprendido. Por lo que tiene como propósito ofrecer a la investigación un sistema coordinado y explícito de información que faciliten abordar de una manera eficiente todos los contenidos a tratarse.
Para obtener la información necesaria, se realizó una investigación de campo por medio de la aplicación de instrumento como las encuestas, y técnica de observación que son elementos didácticos y fundamentales para obtener datos certeros; los mismos que fueron utilizados a lo largo del estudio además de ser un medio que proporciona todos los recursos necesarios para tomar decisiones adecuadas en cuanto a la realidad actual de la Institución objeto de estudio.
La investigación realizada, permitió determinar la factibilidad de diseñar un manual de control interno para mejorar los procesos administrativos en la Unidad de Bodega del Gobierno Provincial de Imbabura, ya que la propuesta planteada resulta óptima porque permitirá a la Institución mejorar su visión, la aplicación de procesos y requerimientos, para solventar las necesidades del personal; y de esta forma no retrasar las funciones y actividades que se llevan a cabo en la Entidad.
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RECOMENDACIONES GENERALES
Se recomienda utilizar bibliografía, y otras fuentes de información actualizada y acorde al tema de estudio, además se debe ampliar, mejorar e implementar la documentación de gestión administrativa ya que este tipo de documentos son aplicables en todos los procesos de control dentro de la Instituciones de todo tipo de Índole, porque proporciona mayor confianza y comprensión al investigador pues sustenta teórico y científicamente los conocimientos aplicados en el tema.
Es indispensable que los instrumentos y herramientas a utilizarse sean validados por un experto o profesional que tenga conocimiento del tema, lo cual va a garantizar que la aplicación de cada técnica e instrumento de investigación sea congruente con el tema planteado. Es indispensable seleccionar herramientas adecuada para optimizar recursos y al mismo tiempo obtener datos veraces enfocados a la realidad.
Deben realizarse estudios de investigación con problemas reales, porque aporta mayor conocimiento a los estudiantes, además de proporcionar destrezas para actuar de mejor manera es su vida profesional. Por lo que es recomendable realizar investigaciones inmersas al campo ocupacional para ampliar su capacidad de toma de decisiones que contribuyan en la mejora de actividades y procesos emprendidos por las distintas entidades y organizaciones ya sean públicas o privadas.
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4. Reglamento General de la Ley Órganica del Sistema Nacional de Contratación
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LINCOGRAFÍA
1. Vega Flor, J. G. (2009). www.espoch.edu.ec. Obtenido de
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ANEXO N° 1: MODELO DE ESCUESTA 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
Encuesta Dirigida a Los Funcionarios De La Unidad De Bodega Del Gobierno Provincial de Imbabura
Objetivo:
La presente encuesta tiene como objeto conocer el proceso administrativo que se desarrolla dentro de la Unidad de Bodega del Gobierno Provincial de Imbabura.
1.- ¿Conoce la misión y la visión de la Institución?
Sí No
2.- ¿Existe un manual de control interno en la unidad de bodega?
Sí No
3.- ¿Los manuales y perfiles de puestos responden a las necesidades de la Institución? Sí No
4.- ¿El perfil profesional corresponde a la necesidad y funciones de cada uno de los cargos?
Sí No
5.- ¿Se aplican métodos para la selección y contratación del personal? Sí No
6.- ¿Existe un proceso previamente establecido para el cumplimiento de sus funciones?
3
7.- ¿El seguimiento de los procesos administrativos de bodega es: ? Documental
Sistematizado Verba
8.- ¿Conoce Ud. los sistemas de información que la entidad maneja para los procesos administrativos en bodega?
Sí No
9.- ¿Estos sistemas de información facilita el control de los procesos administrativos en bodega?
Si No Ninguna
10.- ¿Están identificados y definidos los responsables que administran, operan, alimentan y utilizan el sistema de información?
Si No Ninguna
11.- ¿Al momento que el bien ingresa a la institución, tiene usted conocimiento del proceso de ingreso correspondiente?
Sí No
12.- Si su respuesta fue Afirmativa describa el Proceso de Ingreso del Activo? R……….… ……….……… ………..
13.- ¿La entidad adopta un plan institucional de formación y capacitación para cada uno de los trabajadores de bodega?
4
14.- ¿Conoce Ud. el inventario de todos los activos que dispone el Gobierno Provincial de Imbabura?
Sí No
15.- ¿Ud. lleva un registro de los activos de la Institución? Sí No
16.- ¿Si su respuesta es positiva que clase de codificación utiliza?
R……… ……… ………..
17.- ¿Cada qué tiempo se procede a efectuar la toma de inventarios físico con el fin de actualizarlo?
Cada 6 meses 1 vez al año A los 2 años
18.- ¿Una vez que el bien sea inservible y se deja de usar la persona encargada le manifiesta a la autoridad pertinente para que este sea dado de baja?
Sí No
19.- ¿Una vez que los bienes son inservibles pero son susceptibles de venta puede pasar a ser rematados?
Sí No
20.- ¿La inspección y recepción del activo de cualquier naturaleza son recibidos y examinados por la persona encargada?
5
21.- ¿Existe un Espacio Físico adecuado, en donde se pueda almacenar el Activo? Sí No
22.- ¿Si Ud. Recibe un activo en donde lo almacena? En una bodega
Le dejan al aire libre
23.- ¿Cuándo los activos del Gobierno Provincial son prestados a terceras personas son registrados en?:
Sistema de inventario En un Documento Ninguna
24.- ¿Qué tipo de archivo utiliza?
R:……… ……… ………...
25.- ¿Se archiva la documentación que respalda al activo que se encuentra fuera o dentro de la entidad?
Sí No
26.- ¿Ud. conoce la normativa de los activos fijos de la institución? Sí No
27.- ¿La entidad cumple con los parámetros normativos establecidos? Si No Más o Menos
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ANEXO N° 2: MODELO DE ENCUESTA 2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
Encuesta Dirigida a Los Funcionarios De Las Diferentes Áreas Del Gobierno Provincial de Imbabura
Objetivo:
La presente encuesta tiene como objeto conocer el nivel de servicio brindado por el personal administrativo de la unidad de bodega del Gobierno Provincial de Imbabura, al momento de facilitar los activos que requieren los funcionarios de la institución.
1.- ¿Con que frecuencia utiliza el servicio de la unidad de bodega del Gobierno Provincial de Imbabura? Es la primera vez 1 a 2 veces al mes 1 a 2 veces al año Más de 3 veces al mes Más de 3 veces al año
2.- ¿Para la obtención de un activo se debe solicitar la autorización a?: El Director General Administrativo
La Subdirección Administrativa La Subdirección Financiera
3.- ¿El documento que Ud. recibe respalda la fecha en la cual obtiene el activo? Sí No
4.- ¿Ud. obtiene una copia del documento del activo requerido, en donde se describa todas las características y el estado del bien?
Sí No
5.- Generalmente las condiciones del activo que usted recibe son: Excelentes
Muy buenas Buenas
c
7
6.- ¿Ud. conoce sobre el reglamento general de los bienes del sector público? Sí No
7.- ¿Si su respuesta es negativa en la pregunta Nº 6, existe alguna persona que le indique sobre el proceso de devolución del bien perdido o dañado?
Sí No
8. ¿Los funcionarios de bodega realizan alguna auditoria de control a los activos que Ud. tiene como custodio?
Sí No
9.- ¿Cómo considera el servicio del personal de bodega en cuánto?: Amabilidad: Excelente Bueno Regular Malo Disponibilidad de Servicio: Excelente Bueno Regular Malo
Tiempo de Demora en la Entrega del Activo Excelente
Bueno Regular Malo
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ANEXO N° 3 INTERPRETACIÓN DE DATOS ENCUESTA 1
Encuesta Dirigida a los Funcionarios de la Unidad De Bodega del Gobierno Provincial de Imbabura
Objetivo:
La presente encuesta tiene como objeto conocer el proceso administrativo que se desarrolla dentro de la Unidad de Bodega del Gobierno Provincial de Imbabura.
1.- ¿Conoce la misión y la visión de la Institución? Tabla 3. Conocimiento de la Misión y Visión
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 11 No 3 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 37. Conocimiento de la Misión y Visión Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 3.
Análisis: De acuerdo con las encuestas realizadas a los funcionarios de bodega del Gobierno Provincial de Imbabura se ha concluído, que la mayoría de los trabajadores conocen la misión y la visión de la Institución, además otras personas argumentan que no les han dado a conocer.
79% 21%
Si No
9
2.- ¿Existe un manual de control interno en la Unidad de Bodega?
Tabla 4. La Existencia de un Manual de Control
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 0 No 14 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 38. La Existencia de un Manual de Control Fuente: Tabulación de la encuesta tabla 4.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada se ha determinado, que el cien por ciento del total de los encuestados manifestaron que no existe un Manual de Control dentro de la Unidad de Bodega concluyendo así la necesidad de crear el manual para que los procesos se han manejados de manera correcta.
0%
100%
Si No
10
3.- ¿Los manuales y perfiles de puestos responden a las necesidades de la Institución?
Tabla 5. Análisis de los Puestos de Trabajo
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 2 No 12 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 39. Análisis de los Puestos de Trabajo Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 5.
Análisis: De acuerdo con las encuestas realizadas se ha establecido, que los funcionarios de la Unidad de Bodega explicaron que los manuales y perfiles no corresponde a la necesidad de cada puesto de la Institución concluyendo que el jefe de Talento Humano debe hacer varias pruebas a los candidatos que van a ocupar dichos puesto de trabajo.
14%
86%
Si No
11
4.- ¿El perfil profesional corresponde a la necesidad y funciones de cada uno de los cargos?
Tabla 6. Perfil Profesional
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 1 No 13 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 40. Perfil Profesional Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 6.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada se ha concluido, que la mayoría de personas encuestadas manifestaron que el perfil profesional no corresponde y no se desenvuelven en las funciones que les otorgan en cada cargo dentro de la Unidad de Bodega del Gobierno Provincial de Imbabura.
7%
93%
Si No
12
5.- ¿Se aplican métodos para la selección y contratación del personal?
Tabla 7. Selección del Personal
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 3 No 11 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 41. Selección del Personal Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 7.
Análisis: De acuerdo con las encuestas realizadas a los funcionarios de la Unidad de Bodega se ha establecido, que no se aplica ningún método para la selección y contratación del personal para los diferentes puestos de la institución. Por otro lado otras personas manifiestan que si se aplican métodos como entrar al concurso de merecimientos y oposición o por el perfil profesional que tenga.
21%
79%
Si No
13
6.- ¿Existe un proceso previamente establecido para el cumplimiento de sus funciones?
Tabla 8. Proceso Establecido para el Cumplimiento de Funciones
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 2 No 12 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 42. Proceso Establecido para el Cumplimiento de Funciones Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 8.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada a los funcionarios de bodega del Gobierno Provincial de Imbabura se ha podido determinar, que la mayoría de personas encuestadas manifestaron que no existe un proceso previamente establecido para el cumplimiento de cada una de las funciones y un porcentaje menor de los encuestados dicen que si existen procesos.
14%
86%
Si No
14
7.- ¿El seguimiento de los procesos administrativos de bodega es: ? Tabla 9. Proceso Administrativo
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Documental 6 Sistematizado 9 Verbal 3 TOTAL 18 Fuente: La Encuesta
Nota: Debido a que el seguimiento del proceso administrativo tiene varias opciones, el funcionario puede seleccionar una o dos alternativas.
Figura 43. Proceso Administrativo Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 9.
Análisis: De acuerdo con las encuestas realizadas a los funcionarios de la Unidad de Bodega se ha concluído, que el proceso administrativo es sistematizado, pero hay que recalcar que este proceso no es muy eficiente ya que tiene algunas falencias y otros manifiestan que se utiliza más el documental y verbal.
33% 50% 17% Documental Sistematizado Verbal
15
8.- ¿Conoce Ud. los sistemas de información que la entidad maneja para los procesos administrativos en bodega?
Tabla 10. Sistemas de Información Para los Procesos Administrativos
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 9 No 5 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 44. Sistemas de Información Para los Procesos Administrativos Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 10.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada a los funcionarios de bodega del Gobierno Provincial de Imbabura se ha establecido, que la mayoría de personas encuestadas expresaron que si conocen los sistemas de información que la entidad manejan para los procesos administrativos en cambio otras manifiestan que no conocen estos sistemas ya que dicen que no existe ninguna capacitación para que el funcionario tenga el conocimiento de que se trata.
64% 36%
Si No
16
9.- ¿Estos sistemas de información facilita el control de los procesos administrativos en bodega?
Tabla 11. El Sistema de Información
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 6 No 4 Ninguna 4 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 45. El Sistema de Información Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 11.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada a los funcionarios de bodega del Gobierno Provincial de Imbabura se ha podido determinar, que la mayoría de personas encuestadas dicen que los sistemas de información si facilitan los procesos administrativos, otras personas manifiestan que no facilita los procesos ya que a veces la información no se guarda o a veces se cuelga el sistema y no pueden trabajar y otras dicen que no tiene ni idea de que el sistemas existe en la institución.
43% 28% 29% Si No Ninguna
17
10.- ¿Están identificados y definidos los responsables que administran, operan, alimentan y utilizan el sistema de información?
Tabla 12. Funcionario Responsable de los Sistemas de Información
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 9 No 2 Ninguna 3 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 46. Funcionario Responsable de los Sistemas de Información Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 12.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada se ha concluído, que la mayoría de los funcionario expresaron que si tienen definidas las responsabilidades de cada uno de los funcionarios que administran o alimenta el sistema de información ya que esto es muy importante porque permite que esta persona este comprometida con el manejo responsable de toda la información y no exista un mal funcionamiento dentro de su puesto de trabajo.
64% 14% 22% Si No Ninguna
18
11.- ¿Al momento que el bien ingresa a la institución, tiene usted conocimiento del proceso de ingreso correspondiente?
Tabla 13. Proceso de Ingreso de un Bien
VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Si 10 No 4 TOTAL 14 Fuente: La Encuesta
Figura 47. Proceso de Ingreso de un Bien Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 13.
Análisis: De acuerdo con la investigación realizada se ha podido determinar, que la mayoría de los funcionarios afirman que sí conocen todo el proceso al momento que ingresa un bien a la Institución. En cambio un reducido número de funcionarios, manifestaron que no conocen el proceso ya que solo se dedican a la organización de todos los activos.
71% 29%
Si No
19
12.- ¿Si su respuesta fue afirmativa describa el proceso de ingreso del activo? Tabla 14. Proceso de Ingreso del Activo
Fuente: La Encuesta
Nota: Debido a que el proceso de ingreso del activo tiene varias opciones, el funcionario describe una o varias alternativas.
Figura 48. Proceso de Ingreso del Activo Fuente: Tabulación de la encuesta Tabla 14.
Análisis: De acuerdo con las encuestas realizadas a los funcionarios de la Unidad de Bodega manifestaron, que al momento que ingresa el bien a la institución el proceso es la verificación física de la cantidad y especificaciones del bien así como la verificación de documentos-ingreso al sistema, revisión de facturas. Todos estos documentos son enviados a la subdirección administrativa, con lo cual se puede proceder a la recepción del bien por el guardalmacén con la previa y respectiva autorización de la Subdirección Administrativa. VARIABLES/ PREGUNTA Nº ENCUESTADOS Verificación física y
Especificación del bien