Touris San Francisco es desarrollada bajo la autorización del Economista Carlos Ocaña Gerente General de la Cooperativa, enmarcada en la inexistencia de procedimientos de planificación, control y evaluación de la gestión financiera, lo que ha provocado que la Cooperativa desconozca su situación real financiera y la razonabilidad en la información, dando como resultado un limitado cumplimiento de objetivos propuestos tanto en la toma de decisiones como en la distribución de recursos.
Dentro del proceso a desarrollar, se evaluará mediante las cinco fases de auditoria planteadas con sus respectivos programas de trabajo y dando seguimiento a los flujogramas expuestos que paso a paso genera resultados facilitando así las operaciones; evaluando y midiendo el grado de confiabilidad de la información, salvaguardando los recursos, la fidelidad de la información y cumpliendo con normas contables, leyes tributarias y políticas definidas.
La presente investigación, permitió reunir evidencias suficientes, competentes y relevantes para interpretar la información contenida en las operaciones económicas financieras; por lo cual se consideró imprescindible realizar una revisión independiente, previa una planificación que permita observar, verificar, procesar, analizar, evaluar y finalmente expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, identificando que se encuentra libre de desviaciones relevantes a causa de un error o fraude y que su presentación sea veraz, legítima, íntegra y confiable. El resultado final es el informe de Auditoría donde se presentará los hallazgos con su respectiva información de sustento además de las respectivas conclusiones y recomendaciones expuestas como resultado de lo analizado.
3.1 Auditoria financiera en la Cooperativa de Transporte Interprovincial Touris San Francisco Oriental.
Empezaremos con la solicitud a la máxima autoridad de la empresa en este caso al Eco. Carlos Ocaña Gerente de la Cooperativa San Francisco para la apertura del desarrollo del trabajo de investigación.
62
Puyo, 01 diciembre del 2015. Economista
Carlos Ocaña
GERENTE GENERAL DE LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE INTERPROVINCIAL TOURIS SAN FRANCISCO ORIENTAL
Presente. -
De mis consideraciones:
Reciba un atento y cordial saludo a la vez deseándole éxitos en sus funciones encomendadas, las cuales viene desempeñando tan acertadamente en beneficio de la cooperativa.
Como estudiante de la Universidad Regional Autónoma de los Andes de la carrera de Contabilidad y Auditoría una de nuestras responsabilidades para finalizar los estudios es la elaboración de la tesis de grado como trabajo final ya sea de cierta empresa pública como privada, acudo a su presencia sabiendo que es un profesional con alto espíritu de colaboración para desarrollar en la entidad que preside una: “Auditoría Financiera a la Cooperativa de Transporte Interprovincial Touris San Francisco oriental de la provincia de Pastaza en el período comprendido Enero - Diciembre 2014 para determinar la razonabilidad de la información financiera”, la cual únicamente posee intereses académicos.
Para poder desarrollar esa práctica se necesita información básica de la institución y financiera la cual será solicitada más adelante.
Por la atención que dé al presente anticipo mis más sinceros agradecimientos.
Atentamente,
63
Fase I
PLANIFICACIÓN
Diagnóstico Preliminar De La Institución
Ya aceptada la petición de desarrollo del trabajo de investigación, se da inicio la auditoría financiera con la fase preliminar cuyo objetivo de obtener un conocimiento integral de la Cooperativa de Transporte San Francisco.
Se pretende cubrir de manera efectiva el objetivo de esta fase, tener un conocimiento claro de la misión, visión, objetivos, políticas, estrategias, cultura organizacional considerando las interrelaciones que existen entre factores internos y externos, su entorno, como también las acciones estratégicas adoptadas para el cumplimento de la misión en la empresa. Para conseguirlo el auditor visita las instalaciones de la empresa observando el desarrollo de las actividades, operaciones, visualiza el funcionamiento en conjunto de la organización y revisa la información que posee la empresa.
64
Figura 12 Flujograma planificación Preliminar
Fuente: (Manual de Auditoria Financiera 2015)
VISITA PREVIA A LA ENTIDAD ARCHIVO OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS FIN ORDEN DE TRABAJO PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DIAGNOSTICO PRELIMINAR GUIA DE VISITA PREVIA EVALUACION DEL
65
Tabla 12 Programa General Para la Planificación Preliminar
COOPERATIVA DE TRANSPORTE INTERPROVINCIAL
TOURIS SAN FRANCISCO ORIENTAL AUDITORÍA FINANCIERA
PERIODO 2014
PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Objetivos:
• Recopilar información suficiente, competente y relevante para el estudio preliminar de la Cooperativa San Francisco y evaluar su estructura organizacional.
• Diagnosticar las distintas actividades de la Cooperativa San Francisco y definir los componentes que serán objeto de evaluación.
• Evaluar el control interno de la institución y definir el riesgo de auditoría.
N° P R O C E D I M I E N T O S REF.P/T ELAB.POR: FECHA
1 Visita a las instalaciones de la entidad. PT-PP 1/1 AD 01/12/2015 Dialogo con el Gerente General donde
autoriza la ejecución del trabajo de investigación.
DT-PP 1/1 AD
02/12/2015
3 Solicitud de información básica de la organización para armar un archivo según lo que disponga la unidad de auditoría.
SI-PP 1/1 AD
02/12/2015
4 Recopilación de la información solicitada, entre ellas leyes, reglamentos, acuerdos, los cuales tengan relación con el funcionamiento de la entidad en general o del área específica.
RI-PP 1/16 AD
03/12/2015
5 Solicitar información sobre la estructura orgánica, organigramas, ubicación de instalaciones, detalle de funcionarios, solicitud del POA vigente del año o periodo a evaluar. PT-PP 1/6 AD 03/12/2015 PG/PP 1/2
66 6 Revisar los últimos informes de auditoría
emitidos (incluyendo las recomendaciones de control interno), y las acciones tomadas en base a las recomendaciones emitidas.
RA-PP 1/2 AD 03/12/2015 7 8 9
Entrevista al gerente y contadora de la institución.
Encuesta a los socios de la cooperativa. Presentación de orden de trabajo a la máxima autoridad y a la contadora de la institución.
EG-PP 1/2 EC-PP 1/2 ES-PP 1/1 OT-PP 1/1 AD AD 01/12/2015 05/12/2015 10 Determinar los componentes que van a ser
auditados en la fase de ejecución. CI-PP 1/4 AD
05/12/2015
11 Elaborar un informe del análisis y diagnóstico general, determinando y realizando la matriz preliminar de riesgos.
MEPR 1/2 AD
06/12/2015
Elaborado Por: Anita María Díaz Fecha: 01/12/2015
67
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Motivo de la Auditoría
La finalidad de aplicar una Auditoría Financiera en la Cooperativa de Transporte Interprovincial Touris San Francisco, de la ciudad de Puyo Provincia de Pastaza para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2014, encaminada a determinar que la información de la empresa esté cumpliendo con los objetivos establecidos para el desarrollo de la empresa, adicionalmente será de aporte y modelo de emprendimiento para el propietario ayudando con la razonabilidad de los estados financieros.
Alcance de la Auditoría
El alcance de la auditoría financiera a la Cooperativa de Transporte San Francisco, es para determinar la existencia de procedimientos de planificación, control y evaluación en la gestión financiera y administrativa de la empresa, en el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014. Además, con la evaluación del control interno y los componentes seleccionados como: bancos, ingresos por encomiendas, activos fijos y gastos operacionales, se analizará la razonabilidad de la información financiera plasmada en los estados financieros.
Objetivos de la Auditoría Objetivo General:
Desarrollar una Auditoría Financiera en la cooperativa de transporte Touris san Francisco Oriental de la ciudad del Puyo Provincia de Pastaza, enfocada en la existencia de procedimientos de planificación, evaluación y control del manejo de los recursos de la empresa en el periodo 2014.
Objetivos Específicos:
• Realizar un diagnóstico de la empresa determinando las distintas actividades que desarrolla en el proceso administrativo.
• Evaluar el control interno de la empresa encaminada a la gestión financiera definiendo las falencias y verificar el cumplimiento a la normativa como las metas institucionales vigentes.
• Desarrollar los programas de trabajo a los componentes auditados definiendo hallazgos detallando su condición, criterio, causa y efecto con base en la información presentada.
• Presentar el informe de auditoría conclusiones y recomendaciones orientadas a edificar y mejorar el control interno de la institución con la gestión financiera y operativa de la misma.
68
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
El 15 de agosto de 1985 mediante Acuerdo Ministerial Nº 764, fue constituida jurídicamente e inscrita en el Registro General de Cooperativas con el número de orden 4077 con la denominación de Cooperativa de Transporte de Pasajeros en Buses y Busetas “TOURIS SAN FRANCISCO ORIENTAL”, con domicilio en la Ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza, la cual se encuentra localizada en el centro de la ciudad de Puyo en las calles Francisco de Orellana y Ángel Manzano frente a la Hostería Turingia. El espacio físico proporcionado a la entidad está distribuido por departamentos donde cada una de las áreas están distribuidas en, área administrativa, gerencia, área financiera, concejo de vigilancia, área técnica; cada una de ellas equipada con insumos y materiales destinados a su correcta utilización.
A continuación, se presenta a principales funcionarios que operan y trabajan en la institución:
N° NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
1 Eco. Carlos Ocaña Gerente
2 Lcdo. Eduardo Toctaquiza Presidente
3 Dr. Raúl Gavilánez Vicepresidente
4 Sr. Miguel Jerez Vocal
5 Sr. Carlos Ushpa Vocal
6 Sr. Luis Curay Vocal
7 Sr. Marcelo Sánchez Vocal
8 Ing. Jorge Chicaiza Técnico
9 Ing. Wendy Trujillo Contadora
10 Ing. Mayra Iglesias Auxiliar
69
VISITA A LA ENTIDAD Tabla 13Visita a la Entidad
COOPERATIVA DE TRANSPORTE INTERPROVINCIAL TOURIS SAN FRANCISCO ORIENTAL
AUDITORÍA FINANCIERA
Alcance: 01 enero al 31 diciembre del 2014
VISITA A LA ENTIDAD
El día 02 de diciembre del 2015 muy temprano se visitó, las instalaciones de la Cooperativa de Transporte Interprovincial Touris San Francisco Oriental ubicado en el centro de la ciudad de Puyo en las calles Alberto Zambrano y Ángel Manzano, conjuntamente con la secretaria de la institución Sra. Melba Silva, me pudo informar los distintos departamentos con los que cuenta la empresa. La infraestructura y terreno es propio avaluado en un costo aproximado de $254.348,55 con tres plantas donde: la primera es utilizada para la entrega y recepción de encomiendas de los distintos destinos donde poseen frecuencias de llegada y salida de los vehículos, la segunda planta cuenta con una gran sala de recepciones de eventos, y en la tercera planta se encuentra la parte administrativa con departamentos: administrativo (gerencia, presidencia y secretaria), departamento financiero (contadora y auxiliar de contabilidad), departamento técnico (técnico de apoyo), un cuarto de archivo y una sala para sesiones.
Todas las instalaciones se encuentran equipadas con los materiales suficientes, insumos de oficina, equipos de computación, muebles de oficina, teléfono convencional de acuerdo a las necesidades para cada área y su desarrollo de actividades.
En la oficina principal se encuentra una gran sala que presiden conjuntamente gerencia y presidencia, encontrándose en la entrada de la misma la Srta. Melba silva encargada de todo el manejo administrativo de su competencia, también existe una pequeña bodega donde archivan materiales de oficina e insumos. En el departamento financiero se encuentra la Srta. Wendy Trujillo y Mayra iglesias encargadas de la distribución de recursos financieros cuya oficina cuenta con todos los insumos necesarios como perchas para archivos, computadoras de oficina con un sistema computarizado avanzado, impresoras a laser, etc.
En el departamento técnico se observa al ing. Jorge Chicaiza en su estudio con todo su material para la reparación y mantenimiento de equipos como su instrumento de apoyo para soporte del sistema contable que maneja la empresa. En el área de archivo esta toda la información contenida en documentos físico, sustentando las ventas y otras actividades de los últimos 10 años. Finalmente, en la sala de sesiones esta una pequeña sala solo para unas 10 personas, donde se realizan pequeñas
70
sesiones a consolidar puntos importantes y donde deliberan acciones que resolverán problemas. El horario de atención es de 8h00 a 12h00 y de 14h00 a 18h00 todos los días de la semana.
Se concluye la visita a la entidad, analizando los aspectos necesarios para realizar el trabajo de auditoria se agradece la colaboración de los funcionarios ya que posteriormente facilitarán información necesaria para desarrollar el trabajo de investigación.
71
AUDITORÍAS A.D
ORDEN DE TRABAJO # 001Puyo, 05 de diciembre del 2015
Eco. Carlos Ocaña
GERENTE COOPERATIVA DE TRANSPORTE “TOURIS SAN FRANCISCO” Ing. Wendy Trujillo
CONTADORA COOPERATIVA DE TRANSPORTE “TOURIS SAN FRANCISCO” Ciudad.
Por medio del presente notifico a Ud. Que la Dirección de Auditoría Externa A.D iniciará la Auditoría Financiera a la institución, durante el período comprendido entre enero a diciembre del 2014, la indicada auditoria se efectuará con el objeto de establecer lo siguiente:
• Determinar la razonabilidad de los estados financieros.
• Establecer la solidez de los mecanismos del control interno, administrativos y financieros aplicados a la Cooperativa “Touris san Francisco”
• Comprobar el cumplimiento de leyes, normas u otras disposiciones que regulen a la empresa.
Para el efecto se deberá realizar la visita a los diferentes departamentos con la finalidad de elaborar planes y programas para su aprobación correspondiente, documentos que se utilizarán en el desarrollo de la auditoria, por lo que solicito se brinden las facilidades necesarias. El tiempo estimado para la ejecución de este trabajo será de 90 días laborables incluyendo el borrador del informe.
Atentamente,
Srta. Ana María Díaz FIRMA AUDITORA A. D
72
INFORMACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN Misión:
Prestar el servicio interprovincial de transporte de pasajeros y encomiendas, cumpliendo con las más altas expectativas y exigencias a satisfacción de los usuarios; para el desafío mantenemos una flota vehicular moderna que cumpla los más altos estándares de calidad, seguridad y confort; de igual manera sus socios y demás colaboradores, aporta con sus valores de honestidad, trabajo en equipo, honradez, puntualidad, responsabilidad, solidaridad, justicia, educación y amistad, para tener garantizada la fidelidad de nuestros pasajeros y por ende la rentabilidad de la empresa.
Visión:
Para el 2018, constituirnos en una cooperativa que trasciende la historia transportista, a través del empleo de valores plasmados en la excelencia en el servicio y obtener como resultado un parque automotor sofisticado y de última generación, clientes permanentes y altamente satisfechos y que nuestros servicios sean sinónimo de seguridad, confort, puntualidad y atención esmerada, constituyéndonos en una organización competitiva, equilibrada y de desarrollo sostenido, dignos representantes de nuestra Provincia y región Amazónica.
Objetivo General:
Fortalecer la gestión y la expansión institucional, para lograr eficiencia, eficacia y efectividad en los procesos administrativos de la Cooperativa de Transporte Interprovincial de Pasajeros “Touris San Francisco Oriental”, atendiendo la necesidad institucional y la demanda insatisfecha de la ciudad de Puyo y la Provincia de Pastaza. Objetivos Específicos:
• Brindar el servicio de transporte de pasajeros tanto dentro como fuera de la provincia basada en la oportunidad y calidad en la atención puesta de manifiesto por todo el personal de la cooperativa.
• Incrementar la participación de todos los segmentos buscando siempre la obtención de óptimos niveles de expansión geográfica que ameriten nuestro sano deseo de llegar a todos los usuarios con pulcritud y afán de superación.
• Fortalecer la gestión de los directivos mediante la creación de incentivos y capacitación adecuada permitiéndoles el logro de positivas fuentes de información que afiancen su nivel de organización dentro del contexto nacional.
73
• Maximizar la productividad y la sinergia entre todas las actividades mediante la innovación de modelos que se ajusten a las necesidades de los clientes acordes con el tiempo actual.
• Desarrollar cursos de capacitación tanto para empleados de la cooperativa y para los conductores de sus unidades creando entes propios con capacidad de servicio a la comunidad y al país.
• Mantener ordenadamente el modus operandi de la cooperativa brindando siempre confiabilidad a los usuarios, respeto y solidaridad en todos y cada uno de nuestros actos capaz de alcanzar una posición aceptable dentro de la sociedad.
• Concienciar a todo nuestro personal sobre la importancia de brindar a la ciudadanía un servicio culto, honrado y esmerado para que puedan acrecentarse aún más nuestras posibilidades de desarrollo en el ámbito nacional.
Objetivos Anuales:
Objetivo 2014: Fortalecer el Desarrollo Organizacional y el Servicio Interno
Política: Mantener las normas empresariales vigentes sin generar cambios abruptos ni arbitrarios.
Estrategia: Preparar a la cooperativa para la culminación de objetivos administrativos sobre todo a la gerencia.
Objetivo 2015: Fortalecer el Talento Humano
Política: Mantener las normas empresariales para el personal.
Estrategia: Reclutamiento efectivo, Jornadas de capacitación, Asesorías, Evaluación continua, Cursos de servicios de alta calidad.
Objetivo 2016: Desarrollar un plan de Marketing
Política: Mantener las normas empresariales en las alianzas estratégicas.
Estrategia: Estudio y fortalecimiento de productos, precio, plaza, promoción, evidencia física, procesos, punto de equilibrio y plan de fidelización.
Objetivo 2017: Desarrollar un plan de ventas
Política: Mantener las normas empresariales en las alianzas estratégicas.
Estrategia: Estudio y fortalecimiento del servicio de ventas y atención al cliente formando así un plan de negocios autosustentable.
Objetivo 2018: Desarrollar la investigación necesaria para la expansión de la cooperativa
74
Política: Mantener las normas empresariales en las alianzas estratégicas.
Estrategia: Estudio y fortalecimiento de la investigación de mercado provincial para la expansión en posibles sucursales.
Valores Institucionales:
• Responsabilidad con el medio ambiente. • Honradez.
• Lealtad.
• Justicia y equidad. • Compromiso.
• Coordinación y comunicación efectivas. • Desarrollo humano.
• Trabajo en equipo. • Liderazgo.
• Mejor calidad de vida. Objeto Social:
La cooperativa tendrá como objeto social, la prestación del servicio de transporte en la modalidad de Transporte Interprovincial con eficiencia y responsabilidad, con la conducción de choferes profesionales, en vehículos tipo buses de conformidad con la autorización conferida por la autoridad de transporte y transito competente, a cambio de una contraprestación económica o tarifa que permita el sustento diario de los socios y sus familias en busca de su desarrollo social.
Actividades:
Sin perjuicio de las actividades complementarias que le fueren autorizadas por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, la cooperativa podrá efectuar todo acto o contrato lícito, tendiente al cumplimiento de su objeto social, especialmente los siguientes:
• Adquirir, administrar, arrendar, enajenar, importar y exportar, toda clase de bienes muebles, inmuebles, vehículos, necesarios para el cumplimiento de su objeto social. • Fomentar el desarrollo cultural, social y moral de sus socios organizando eventos educativos, sociales, culturales y deportivos, y gestionando becas para su capacitación.
• Brindar asesoramiento y asistencia técnica a sus socios, procurando la unificación de la marca de los vehículos de sus socios.
75
• Crear por sí misma o contratar preferencia con entidades del sistema corporativo o societario, nacional y/o extranjeras, líneas de crédito y seguros sobre bienes y personas.
• Crear una unidad de capacitación, perfeccionamiento y especialización profesional para beneficio de los socios y sus familias, en temas con el mejoramiento en la prestación del servicio de transportes.
• Promover y cuidar el medio ambiente mediante la utilización preferente de combustibles alternativos que sean ecológicos, limpios, seguros y económicos. • Promover las relaciones con organismos cooperativos y gremiales de las
transportaciones nacionales e internacionales, tendientes a fortalecer el movimiento cooperativo.
• Adquirir, construir, arrendar o administrar estaciones de servicio, lubricadoras, vulcanizadoras, comisariatos de repuestos de vehículos, accesorios, neumáticos, lubricantes y más artículos que fueren menester ara el perfecto funcionamiento de los vehículos de propiedad de los socios de la cooperativa.
BASE LEGAL DE LA CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
La Cooperativa de Transporte Interprovincial de Pasajeros “Touris San Francisco Oriental”, se constituye con domicilio en la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza. Adquiere su personería jurídica, mediante Acuerdo Ministerial Nº 764 del 15 de agosto de 1985. Registrada en la Dirección Nacional de Cooperativas con la Orden Nº 4077. Se regirá por la Ley de Cooperativas y su Reglamento General, el Estatuto, los Reglamentos Internos que se dictaren y por los principios universales del cooperativismo. Ver detalle en Anexos Estatuto de la Cooperativa.
La responsabilidad de la cooperativa ante terceros, está limitada a su capital social; la de los socios, al capital que hubieren aportado en la Entidad.
La Cooperativa de Transporte Interprovincial de Pasajeros “Touris San Francisco Oriental”, por tratarse de una cooperativa, se encuentra sujeta al control y vigilancia de la Dirección Nacional de Cooperativas a través del Ministerio de Inclusión Económica y