Planteadas las diferentes tipologías de las publicaciones oficiales y las funciones que desempeñan según el contenido que les correspondan, se hace necesario exponer cual pueda ser la función de los documentos oficiales y, sobre todo el valor que adquieren para los ciudadanos desde el momento de su elaboración. El valor de la información entendido como periodo de utilidad, afecta tanto a los documentos como a las publicaciones,
La necesidad de los ciudadanos de conocer la información que produce la Administración y los diferentes órganos del Gobierno, están en función del desarrollo de la actividad profesional que desempeñe el organismo productor del documento o la publicación y del ciudadano que pueda verse afectado por el contenido de los mismo; de la relación correcta que debe mantenerse con el Estado y/o sus dependencias administrativas con los administrados para el progreso del conocimiento científico, para tomar las posibles determinaciones que puedan afectar a su actividad profesional o, simplemente, para estar informado.
Los documentos y publicaciones creados por los organismos del Estado y la Administración Central, Autonómica o Municipal, desde el momento de su elaboración adquieren diferentes valores según la función que desarrollen, Estos valores, son:
.- Valor administrativo. .- “ jurídico. .- “ económico-financiero. .- “ administrativo-jurídico-financiero. .- “ informativo. .- “ científico. .- “ histórico.
Valor administrativo, es el que corresponde a la información que contienen sobre la actividad que se desarrolle en el organismo que produzca el documento. Estos documentos pueden no ser accesibles al público debido a que su contenido sea de comunicación interna, o de estudio para tomas de decisiones (informes). El periodo de vigencia dependerá de su contenido, podrá ser muy corto y no habrá necesidad de publicarlo si es para información y conocimiento del personal del organismo, como las conocidas notas de régimen interno.
Si el documento se produce para un estudio o toma de decisión, el periodo de vigencia será mayor, aunque indeterminado ya que si se llega a un acuerdo y se realiza la propuesta, el documento se dará a conocer y será una publicación convencional, mientras que si no se produce el acuerdo, el documento no será conocido y formará parte de la Literatura Gris. Pueden servir de ejemplo de documentos con estas características las propuestas de trasvases de aguas del río Ebro al Segura.
Valor legislativo, lo adquieren los documentos que contienen los derechos y deberes de los ciudadanos en relación con el ámbito del Gobierno de la Nación o de la Administración que les corresponda. Estos documentos pasan a ser publicaciones desde el momento en son aprobados ya que deben darse a conocer a la ciudadanía para su aplicación, desde el momento de su aprobación. Para la difusión de estas disposiciones el Estado y las distintas administraciones disponen de vehículos o medios oportunos y periódicos, como los Boletines Oficiales en cualquier soporte que se publiquen, como la
Ley Orgánica del Poder Judicial, o la Legislación básica sobre telecomunicaciones.
Valor económico-financiero, puede tener una doble vertiente, por lado puede ser información personalizada y directa entre la administración y un ciudadano particular o entidad física, como la Declaración de la renta. Por otro, esta información puede ser una publicación editada para conocimiento de todos los ciudadanos, este sería el caso del Índice de precios al consumo, o la Cotización de Euro en los mercados financieros. Valor administrativo-jurídico y económico-financiero, todas estas características pueden reunirse en un solo documento. En este caso, su facilidad de acceso es variable y dependerá, fundamentalmente, de su contenido, en el que principalmente, exponen: la información sobre la necesidad de realizar un proyecto, y valorar otras cuestiones para que sea factible, como: el estudio por parte de la Administración o administraciones afectadas de llevarse a cabo, que se ajuste a legalidad –protección de medio ambiente, ruidos, espacios naturales etc., el coste económico que suponga su realización y la forma de disponer o adquirir los fondos para realizarlo. Puede servir de ejemplo el trazado de una autovía, la construcción de un aeropuerto o el trasvase de aguas.
Valor informativo, pueden ser tanto documentos como publicaciones. Los documentos, en principio, no son públicos, se deben dar a conocer en el momento que sean aprobados para información y toma de decisión de los ciudadanos en la medida que lo aprobado les afecte.
En cuanto a las publicaciones –como ya se ha dicho- no tienen restricciones de distribución desde el momento en que son editadas, puesto que se realizan para ser
difundidas cualquiera que sea la materia científica o divulgativa que contengan: Trajes de Madrid, publicado por el Ayuntamiento de Madrid o la Bibliografía catalana,
elaborada por la Biblioteca Nacional.
Valor científico, son obras editadas por las universidades, centros de investigación, organismos y entes públicos dependientes de las diversas Administraciones: Modelo de simulación silvícola para <Pinus pinea L>, publicada por el Ministerio de Ciencia y Tecnología o Sociología y Ciencia de la Tecnología, del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC).
Valor histórico, es el que adquieren los documentos y publicaciones cuando decae su vigencia o la novedad de sus planteamientos. El hecho de que adquieran valor histórico no significa que pierdan utilidad; en el caso de los libros, alguno se convierten en “obras clásicas” y son base de todo inicio de nuevas publicaciones, como las obras de Platón, de Aristóteles e incluso de autores más cercanos, como es el caso de las obras Ortega y Gasset o de Severo Ochoa.
Los documentos y publicaciones que adquieren este valor permiten hacer estudios históricos o de investigación.
La vida de los documentos y publicaciones que adquieren carácter histórico es relativa en cuanto a su vigencia. Se pueden considerar tres etapas o periodos, que atraviesan desde su creación: primera etapa o periodo activo, segunda etapa o periodo de actividad intermedia y tercera etapa o periodo de escasa o nula actividad.
• La primera etapa o periodo activo, puede ser más o menos larga en función de la demanda por parte de los usuarios. En esta fase, documentos y publicaciones tienen gran utilidad, independientemente de su contenido debido a la novedad que representan.
• La segunda etapa o periodo de actividad intermedia, comienza a producirse el declive de su utilidad, ya son conocidos y han sido utilizados por los usuarios e, incluso, pueden haberse producido novedades que les hayan causado cierta obsolescencia. En estos casos tanto los documentos como las publicaciones tienen un uso relativo en el que se pueden mantener un tiempo considerable. No obstante, si se les reforma o actualizan, vuelven a cobrar vigencia.
• La tercera etapa o histórica es, realmente un periodo de escasa actividad, los documentos son apropiados para la investigación o estudios retrospectivos y su nueva utilización dependerá del interés que despierten en los investigadores.
SEGUNDA PARTE
CAPÍTULO 3
SISTEMA EDITORIAL Y CONTROL
DE LAS PUBLICACIONES OFICIALES
No todos los organismos internacionales y países editan sus publicaciones por los mismos procedimientos.
Según la opinión de Boisard1, se pueden considerar dos sistemas de edición: la edición centralizada y la edición descentralizada pero aun a estos se puede añadir un sistema editorial mixto; en todos ellos se pueden observar ventajas e inconvenientes
A cada uno de estos sistemas se acogen diferentes países, organismos internacionales y supranacionales que pretendemos estudiar.