1. MARCO TEO RICO
3.7 Desarrollo de la solución Business Intelligence utilizando la metodología
3.7.11 Visualización de indicadores
Respondemos a las preguntas del negocio, utilizando los indicadores:
¿Cuál es el comportamiento en la venta de semillas a los agricultores en el transcurso de los años 2013 al 2016?
¿Qué cantidad han comprado los técnicos agrícolas medidas en toneladas en los últimos tres años?
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Figura 72.- Indicador de Compras por técnicos agrícolas Fuente: El autor
¿Qué porcentaje ha logrado captar la empresa de la disponibilidad total del grano a nivel de las provincias donde existe oferta de grano, de los años 2014 al 2016?
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Figura 73 .- Indicador de captación del grano por parte de la empresa, respecto a la disponibilidad de grano en el país.
Fuente: El autor
¿Cuáles son los mejores proveedores que han cumplido con su compromiso de entrega durante los años 2014 al 2016?
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Figura 74.- Cumplimiento de entrega de proveedores Fuente: El autor
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Conclusiones
El desarrollo de la solución BI utilizando una metodología, permite ir tomando en cuenta detalles en el diseño, los mismos que son considerados y corregidos durante el desarrollo.
Al cumplirse con los esquemas y procedimientos de una metodología para el desarrollo de Business Intelligence, se asume que los datos de salida luego de aplicar los diferentes procedimientos, ya son datos fiables, pero la realidad es que en las empresas, la mayoría de los sistemas que han funcionado por varios años, tienen deficiencias en la normalización de sus bases de datos, ocasionando que se realice arreglos parches a las bases, esto desencadena redundancia de información siendo necesaria una corrección desde las fuentes.
Al comparar los datos de salida del BI con los datos que se mostraban en el sistema OLTP, en muchos casos hubo perdida de registros (hechos), al hacer un rastreo de estos datos se encontró que el OLTP no tenía los datos registrados correctament e, notificando para su corrección.
Se dedicó mucho tiempo en encontrar los campos correctos que formaban parte de la fuente en el sistema OLTP, esto debido a que ciertos nombres no eran intuitivos, para estar seguros que los campos eran los correctos se realizó un sinnúmero de pruebas de tipo acierto y error.
La utilización de la herramienta Pentaho 7.0 en su versión Community (libre), que para el desarrollo de este proyecto es la versión más actual, permitió el desarrollo de la solución BI, sin embargo es necesario indicar que la preparación del ambiente e instalación tiene un alto nivel de complejidad, la información oficial se enfoca en la versión Enterprise, en la web no hay mucha ayuda respecto a la última versión.
Con el diseño correctamente estructurado del Datawarehouse, es posible realizar cualquier análisis de negocio, incluso el usuario que tenga acceso puede arrastrar las dimensiones y medidas (indicadores) deseadas y obtener de esta manera el conocimiento requerido.
El análisis del cubo de información se vuelve más enriquecedor cuando el usuario cuenta con información acerca del negocio, ya que utilizará más a fondo la granularidad del diseño, logrando hacer un análisis fino y que aporte valor al negocio.
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Recomendaciones
Para que la solución BI tenga un alto impacto de uso, se debe tener un acercamiento con el usuario en la toma de sus necesidades, ya que de esto dependerá el éxito del proyecto.
Se debe mantener constantes reuniones de trabajo con los administradoras de las bases de datos del sistema OLTP, ya que se encontró que muchos campos no eran intuitivos ya que posiblemente cuando se desarrolló el sistema en sus orígenes no se tomó en cuenta ninguna convención para creación de la base, esta sería una oportunidad de mejora y fortalecimiento del sistema OLTP, generando valor para la organización.
La solución BI debe estar sujeta a constantes cambios para que se acople a las necesidades de los tomadores de decisiones de la organización.
Para la implementación de una solución BI, es necesario utilizar una metodología, puesto que esta nos guía gradualmente en el diseño y validación de la solución, para la consecución del objetivo, al existir ingente información sobre BI en la web, se puede dar lugar a confusiones.
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A
N
EX
Anexo #1: Formato de entrevista
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
ENTREVISTA REALIZADA AL JEFE DEL ÁREA DE COMPRAS AGRÍCOLAS DE PRONACA EN EL CANTÓN BUENA FÉ DE LA PROVINCIA DE LOS RÍOS.
1. ¿Cree que aún no se ha aprovechado información valiosa que se puede obtener de datos históricos para beneficio del área?
2. ¿Considera que el área que usted dirige tiene la necesidad de una herramie nta informática que permita consolidar los datos de diversas fuentes para consolidarlas y extraer el mayor conocimiento de ella?
3. ¿Cuáles serían las interrogantes que desearía que el sistema de Inteligencia de Negocios le respondiera?
Anexo #2: Formato de encuesta
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE COMPRAS AGRÍCOLAS DE LA EMPRESA PRONACA EN EL CANTÓN BUEN A FÉ EN LA PROVINCIA DE LOS RÍOS.
Pregunta Nro. 1. ¿Cree usted que el departamento de Compras Agrícolas cumple con los requerimientos de análisis de información solicitados por los gerentes y tomadores de decisiones del área, de forma instantánea?
Pregunta Nro. 2. ¿El departamento de Compras Agrícolas debería automatizar los procesos de análisis de información?
Pregunta Nro. 3. ¿Considera usted que el área de compras agrícolas posee datos históricos los mismos que deberían ser recopilados y analizados, de tal forma que esta información ayude a la toma de decisiones?
Pregunta Nro. 4. ¿Cuándo se le ha requerido información gerencial, que formato utiliza para la entrega de datos?
Pregunta Nro. 5. ¿Considera usted que la información que le solicitan, en algunas ocasionas es información repetitiva?
Pregunta Nro. 6. ¿Considera necesario implementar un sistema de Inteligencia de Negocios en el área de compras agrícolas de Pronaca, para recolectar toda la data
disponible y transformar los datos en información y obtener indicadores claves respecto al área?
Pregunta Nro. 7. ¿Está dispuesto a aprender el funcionamiento del nuevo sistema de Inteligencia de Negocios para su uso cotidiano cómo fuente confiable de informac ió n ?
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES UNIANDES-SANTO DOMINGO
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS
PRE-PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA
TEMA
BUSINESS INTELLIGENCE PARA LA GENERACIÓN DE INDICADORES Y CONTROL DE DESEMPEÑO, EN EL ÁREA DE COMPRAS AGRÍCOLAS DE
LA EMPRESA “PRONACA”.
AUTOR: ARROBO LAPO ESTALIN VLADIMIR
TUTOR: ING. LOZADA TORRES EDWIN FABRICIO
AMBATO – ECUADOR 2016
Antecedentes de la investigación.
La intensificación de la competencia global, la caída de las fronteras políticas y geográficas y una demanda cada vez mayor por parte del cliente, sin importar el tipo de negocio que se ejecute, han hecho de esta una era de cambios sin precedentes, tanto en el gobierno como en los negocios. Las empresas están forzadas a encontrar radicalme nte nuevas formas de competir y de servir a los clientes, es la era de la información.
Business Intelligence es la transformación de datos en Información, para luego transformar la Información en Conocimiento a través de la guía de una metodología, es un conjunto de técnicas y herramientas que apoyan la toma de decisiones, enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes.
Al realizar una investigación preliminar se pudo apreciar que existen trabajos relacionados con el tema, como por ejemplo el trabajo de tesis desarrollado por las Ingenieras Sofía Anabel Bustos Barrera y Verónica Nathaly Mosquera Artieda en la Escuela Politécnica del Ejército ESPE, con el tema "Análisis, Diseño e Implementac ió n de una Solución Business Intelligence para la generación de indicadores y control de desempeño, en la empresa Otecel s.a., utilizando la metodología Hefesto v2.0", cuyo objetivo es implementar una solución BI para el área de pruebas de la Gerencia de Construcción de la empresa Otecel S.A., mediante la investigación, aplicación de tecnologías actuales y utilización de herramientas de software libre empleando la metodología Hefesto, como conclusión de este trabajo de tésis se permite obtener indicadores en tiempo real, lo que ayuda a los ingenieros de pruebas a mantener un control continuo, sobre las tareas y los tiempos de pruebas en su realización, para de acuerdo a los resultados obtenidos poder determinar acciones de mejora o implementación de nuevas soluciones, en cuanto a los procesos que se manejan actualmente en la empresa Otecel s.a. (Bustos Barrera & Mosquera Artieda, 2013)
Planteamiento del problema.
Pronaca es una empresa privada dedicada a la producción de alimentos, una área estratégica de la misma es el área de Compras Agrícolas, la cual tiene como funció n abastecer de materia prima para el proceso de alimentos balanceados, principalme nte maíz y soya, dentro de los procesos operativos realizados por el personal de Compras Agrícolas existen varias limitantes, principalmente nos enfocaremos en el procesamiento manual de Información recopilada desde varias fuentes.
Estas necesidades hacen que se requiera implementar una tecnología de software, basada en nuevas tendencias y herramientas de análisis de información. Vivimos en la era de la información, la cual es la clave para que las empresas sean competitivas, los niveles gerenciales, directivos y analistas requieren contar con acceso rápido y fácil a informac ió n que aporte valor a las decisiones, el camino idóneo para solucionar este problema es con la implementación y uso de Business Intelligence (BI).
Formulación del problema.
En la actualidad el área de Compras Agrícolas no cuenta con una herramienta que permita generar ágilmente reportes a los jefes y directivos encargados de la toma de decisiones, este proceso se lo maneja de manera manual, lo cual genera retrasos en tiempos de respuesta y cargas operacionales innecesarias.
La toma de decisiones dentro del área de Compras Agrícolas debe manejarse de forma tecnológica e inmediata, pero al realizarse estos procesos de manera manual, existe un retraso en tiempos de entrega de resultados, lo que repercute en demoras en tomas de decisiones que ocasionan pérdida competitiva.
Mediante los indicadores y resultados obtenidos se puede determinar medidas de cambio y mejora basados en el análisis de información y datos procesados, que generan una visión más clara del estado actual del negocio.
La implantación de una solución BI representa un apoyo de gran utilidad al momento de realizar informes, puesto que actualmente las personas encargadas de la obtención de reportes, tienen que dedicar tiempo asignado a otras tareas para entregar los resultados al personal encargado de tomar las decisiones, los tomadores de decisiones requieren contar con información relevante para definir estrategias claves.
El área de Compras Agrícolas realiza frecuentemente reuniones gerenciales, como producto de estas reuniones surge la necesidad de conocer información vital, la cual se la requiere de forma inmediata, al no contar con una herramienta tecnológica para la preparación de esta información a disposición de los analistas de información, la preparación de esta información puede demorarse incluso días debido a la ingente cantidad de datos que se maneja. El gerente de Compras Agrícolas y los directivos deben tener acceso rápido a la información para realizar un análisis personalizado de los diferentes escenarios relacionados con el ciclo de cultivo del grano de maíz, desde la venta de semillas y fertilizantes, la compra del grano de maíz y los cumplimientos de entrega en volumen y calidad.
Delimitación del problema.
El presente estudio se realizará en el área de “Compras agrícolas” de la empresa “Pronaca”, ubicada en el cantón Buena Fe, donde se considera los procesos correspondientes en este departamento y la información generada dentro del período 2014-2015.
Objeto de Investigación y campo de acción.
Objeto de Investigación: Sistemas de información.
Campo de acción: Sistema de Business Intelligence.
Identificación de la línea de Investigación.
Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema.
Un sistema de Business Intelligence es un software o aplicativo que tiene como finalidad transformar los datos de una compañía en información y conocimiento para obtener una ventaja competitiva. Las herramientas de Business Intelligence permiten reunir, depurar, transformar los datos obtenidos de operaciones diarias como pedidos, facturas, movimientos contables, nóminas, operaciones en información estructurada lista para su explotación directa, mediante análisis y conversión en conocimiento que sirva para el soporte a la toma de decisiones del negocio. Permite adaptar la frecuencia y el formato de la información al gusto de nuestras necesidades. Así la herramienta Business Intelligence debe adaptarse a las necesidades de un cargo que cumpla funciones como tomador de decisiones en la empresa.
Partiendo desde la primicia que Business Intelligence es la gestión y explotación analít ica de los datos de una empresa para ayudar a la toma de decisiones, también se le conoce como Inteligencia Empresarial, en el mercado se dispone de toda una gran variedad de soluciones, basadas en un conjunto de herramientas. Para que una solución pueda ser considerada como una solución BI completa, debe incluir herramientas integradas como ETL (extraer, transformar y cargar), almacén de datos (Data Warehouse, OLAP, Data Marts), gestor de definición de dimensiones, métricas e indicadores, debe tener también Motor de Reglas del Negocio para Análisis (Estadísticas, Data Mining, Simulac ió n, Optimización, Procesos), generador de informes, cuadro de mandos y capa de presentación web.
El mundo de los negocios tiene su fundamento en la toma de decisiones estratégicas, lo que marca la diferencia entre una empresa exitosa y otra que no lo logra, es la correcta y oportuna toma de decisiones, en este punto las tecnologías de información toman un papel muy relevante al permitir la recolección, almacenamiento y procesamiento de datos generados por la operación de la empresa, así se facilita el acceso a la información y se reduce el margen de error que pudiera existir al realizar captura de información desde la misma fuente en varias ocasiones.
Relevancia social, beneficio y proyección.
El mercado de Business Intelligence está madurando a paso firme. Una muestra de eso es que la mayoría de las empresas ya cuentan con un Sistema de Business Intelligence como un factor estratégico para su organización, generando una potencial ventaja competitiva. Según Gartner, una empresa consultora y de investigación de las Tecnologías de las información, durante los últimos 20 años las organizaciones se han encontrado con una mediocre adopción de BI en relación con el nivel de inversión, debido a que hasta hace poco prácticamente todos los trabajos relacionados con BI se trataban como un sistema de registro desde el inicio hasta el desarrollo de la entrega. Este enfoque tradicional de BI aborda el modo uno del modelo de entrega bimodal, porque es compatible con la estabilidad y la precisión, pero no aborda el modo dos donde se prioriza a la necesidad de velocidad y agilidad de la exploración y la creación rápida de prototipos, las soluciones de BI modernas se proyectan a ser de tipo bimodal, es decir administrarán la informac ió n obteniendo estabilidad y precisión en su procesamiento y cuentan con agilidad para una rápida exploración de la información y creación inmediato de prototipos y modelos predictivos. (Gartner, 2016)
Implicación práctica ¿El problema que resuelve?
Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales porque están optimizados para preguntar sobre datos. Esto quiere decir en una aplicación BI los datos están des normalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales los datos se encuentran normalizados para apoyar operaciones continuas de inserción, modificación y borrado de datos. Una solución BI resuelve la incertidumbre sobre lo que está ocurriendo en la empresa, permitiendo observar a los tomadores de decisiones el estado actual de la empresa, permite comprender por qué ocurren ciertos hechos, permite predecir qué ocurrirá pronosticando hechos en base a la información actual e histórica de la organización, permite tomar medidas preventivas y correctivas respecto a la información obtenida y permite decidir, es decir que camino se debe seguir de acuerdo a la información que los indicadores de la solución BI proporcionan.
Respecto a la disponibilidad de información, actualmente existe abundantes fuentes de información bibliográfica de donde se puede obtener la información necesaria para el presente trabajo de investigación.