Un important travail de normalisation est actuellement en cours concernant la gestion des documents d'activité. En effet, le couple cycle de vie/métadonnées est très spécifique à la gestion des documents d’activité et sera également commenté dans ce livre blanc.
D EFINITIONS , RAPPELS DES FONCTIONS ET DES SPECIFICITÉS DES MÉTADONNÉES
Toutes les catégories présentées ci-dessus sont fondamentales, mais insuffisantes pour couvrir le périmètre de l'activité de gestion documentaire (records management). Les métadonnées de gestion des documents d'activité ont été développées encore plus tard.
L ES NORMES EXISTANTES , LEUR LIMITES ET LEUR PERTINENCE
Un élément de réflexion particulièrement représentatif avant de créer un jeu de métadonnées concerne l’identifiant du document d’activité. La partie 9 de la norme ISO 15489-1 indique que l'identifiant est un élément essentiel des métadonnées de description.
E XIGENCE DE RÉVERSIBILITÉ
E XIGENCE DE SÉCURITÉ
ISO/IEC 27001, une norme d'exigences qui permet l'évaluation de la conformité et la certification en matière de sécurité de l'information. ISO/IEC 27018 – Code de contrôles de protection des données pour les services de cloud computing public – WD2.
C OMMENTAIRES VIS - À - VIS DU C LOUD S TORAGE
L INKLATERS , CABINET D ’ AVOCAT INTERNATIONAL (S YLVIE F ORASTIER - L UXEMBOURG )
Ces métadonnées sont codifiées par l'administrateur : il a donc fallu déterminer les métadonnées les plus utiles à l'utilisateur. La conservation de ces métadonnées a pour but d'être utilisée par l'administrateur pour la gestion générale du service de gestion des dossiers.
P OINT DE VUE SUR LES MÉTADONNÉES EN ENTREPRISE (L UCAS C OLET - L UXEMBOURG )
Il existe également des métadonnées personnalisées à usage administratif par le service de gestion des données (exemple : agent opérateur d'archive). Ces métadonnées sont codées par l'administrateur : à partir de la connaissance des processus métiers, il a fallu d'abord déterminer les métadonnées les plus utiles pour l'utilisateur, décider d'un code et le coder pour que l'utilisateur puisse y accéder. Ils sont créés par les utilisateurs (par exemple : email, bulletins de versement, etc.) et sont destinés à l'administrateur.
Lors de la migration d'une base de données à une autre, les métadonnées donnent à l'administrateur la possibilité de vérifier la source et la nature des informations avant la migration. Cependant, dans le cadre de la construction du jeu de métadonnées, il reste important de s’appuyer sur un standard pour permettre une interopérabilité maximale de ces métadonnées.
L ES MÉTADONNÉES ET LEUR RÔLE DANS LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS – UN
Toutefois, cette date de fermeture n'est pas nécessairement la date à laquelle l'opération de fermeture du fichier a été effectuée dans le système. Pour connaître la date butoir, le système doit alors prendre en compte les métadonnées de tous les documents classés dans le dossier. Un document enregistré doit être accompagné de toutes les métadonnées obligatoires de la liste ci-dessus, dont plusieurs dates : la date de création/sauvegarde, la date du document et la date d'enregistrement.
Lors de la détermination de la date de clôture d'un dossier, le système doit alors comparer toutes ces dates et sélectionner la plus récente, qui est donc recopiée dans le champ « date de clôture ». 26 Cette date est calculée à partir de la date de clôture, en additionnant le nombre d'années de DUA et en arrondissant à l'année entière suivante.
L A MISE EN OEUVRE DE ISO 23081 DANS LE CONTEXTE DU G OUVERNEMENT DU C ANADA
Les exigences définies dans l'annexe B de la norme représentent une réflexion ou une mise en œuvre partielle de la norme ISO 23081-2, Éléments de métadonnées génériques dans le modèle conceptuel des normes ISO de métadonnées. Tous les éléments de l'ensemble de métadonnées génériques ISO 23081-2 ne sont pas présents et, de plus, seule une petite partie du modèle conceptuel est décrite. Bref, même si la norme de métadonnées est conforme à la norme ISO 23081, elle n'inclut pas les fonctionnalités des éléments de métadonnées à implémenter, ni son inclusion dans le cadre conceptuel ISO.
Par exemple, des éléments de métadonnées spécifiques liés à la préservation et à la disposition doivent être ajoutés. Il est également nécessaire de clarifier ou d’élargir la façon dont la norme ISO 23081 devrait être reflétée dans l’infrastructure des métadonnées pour l’enregistrement des institutions du GC dans les futures versions de la norme.
P OINT DE VUE DE SUR LE C LOUD S TORAGE (J OHANNE . L ESSARD – Q UEBEC )
Cela limite la normalisation des métadonnées à l'enregistrement ISO 23081 dans les référentiels GC. En termes de disponibilité des données d'entreprise, l'organisation n'a généralement aucun droit de contrôle sur les employés des services Cloud. En termes de sécurité du transfert de données, l'organisation est à la merci du Service Cloud en cas de crash.
Concernant l'emplacement physique du Service Cloud, l'environnement juridique du pays où il se trouve peut être différent de celui de l'organisation. Réviser la norme ISO 23081 pour obtenir une définition plus précise de l'ensemble des métadonnées afin de permettre à terme une mise en œuvre plus fluide de la norme.
D EFINITIONS , REMINDERS OF FUNCTIONS AND SPECIFIC CHARACTERISTICS OF METADATA 33
A second group consisting of a letter corresponding to the department of the ministry issuing the text (in relation to a table updated with any change in government). Although all the aforementioned categories are fundamental, they are insufficient to cover the field of data management. They also enable information lifecycle management (retention periods or retention schedule, final fate).
Dublin Core is a set of metadata aimed primarily at document search and is based on 15 metadata elements, which may be qualified (ie the definition of the elements is limited) or not. The primary purpose of Dublin Core is document search, and this purpose is only one aspect of a data management policy.
R EVERSIBILITY REQUIREMENT
An element that is particularly representative of the reflection process prior to the creation of a set of metadata concerns the identification of a record. Although some companies or organizations have established a nomenclature for naming documents as part of a records management procedure, the electronic context of metadata is a completely different matter. The standard ISO 15489-2 states that the identifier is generated when the record is integrated into the management system.
There are several solutions to achieve compliance with these standard requirements, including "house" naming systems and the use of identification systems, such as ISSN and DOI (Digital Object Identifier), developed by third parties, called "naming authorities".
S ECURITY REQUIREMENT
This standard aims to extend the use of the standards to cloud computing. The fifth part, which concerns the security of services in cloud computing, is in WD.
C OMMENTS REGARDING CLOUD STORAGE
L INKLATERS , INTERNATIONAL LAW FIRM (S YLVIE F ORASTIER - L UXEMBOURG )
Instead of the excluded metadata, the administrator will add others that convey meaning (for example, a color code). This metadata is codified by the administrator: therefore, the metadata that is most useful to users must be determined. This metadata is codified by the administrator: based on knowledge of the business processes, it would have been necessary to previously determine the most useful metadata for users, decide on a codification and then encode it so that users can access it.
This metadata serves a purely administrative purpose and is used for general management of the records management department (creation request, archiving order, etc.). The purpose of retaining this metadata is for the use of the administrator in the general management of the records management department.
V IEWPOINT ON METADATA IN ENTERPRISES (L UCAS C OLET - L UXEMBOURG )
M ETADATA AND THEIR ROLE IN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT – AN
This list applies regardless of the medium, digital or not, but in practice the role of metadata in the digital context is quite widespread. This data has been coded in the system in the form of a list of CRL categories, which allows direct insight into CRLs in EDMS and (semi)automatic use of CRL information by the system. Once the file close date has been calculated as described above, the system can proceed directly to calculate and add the following file metadata, among others: ARP57 end date, ARP action to be taken (transfer to historical archive, preferably after sampling or selection or elimination) and post-transfer action (permanent storage or sampling/selection by historical archive) in case of transfer.
This example is just one of many uses of metadata in the European Commission's EDMS, but it is intended to illustrate the logic of how the system works, while. 57 This date is calculated from the closing date, adding the number of years of the PVR and rounding to the next year.
T HE I MPLEMENTATION OF ISO 23081 IN THE G OVERNMENT OF C ANADA (GC)
However, in our experience we have never been able to duplicate or use these off the shelf standards. The requirements presented in Annex B of the Standard represent a partial reflection or implementation of the ISO 23081-2 generic metadata elements within the conceptual metadata model of the ISO standard. Not the entire generic set of metadata elements in ISO 23081-2 is present and, further, only a small part of the conceptual model is represented.
For example, only part of the hierarchical levels within the record and agent entity classes are specifically represented, while other entity classes are not present at all. There is also room to clarify or expand how ISO 23081 should be reflected in the metadata infrastructure of GC institutions for record keeping in future versions of the standard.
V IEWPOINT ON CLOUD STORAGE (J OHANNE . L ESSARD – Q UEBEC )
Sylvie Forastier, Conseillère centrale en classement et archives Cabinet d'avocats international Linklaters, Luxembourg, membre de la Commission Records Management de l'Association des Archivistes Français, membre du comité luxembourgeois de l'ISO/TC 46/SC11. Membre de la Commission Records Management de l'Association des Archivistes Français, membre du comité français de l'ISO/TC 46/SC11/CN11. Katell Renaudie-Gueguen, Consultante chez Locarchives, membre du Comité Français de l'ISO TC/46/SC11, Animatrice du Groupe de Travail "procédures - modélisation - partie" de la Commission RM de l'AAF.
Nathalie Villeneuve, gestionnaire, Direction de l'évaluation de la pertinence du patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada, membre du comité canadien de l'ISO/TC46/SC11. Il confirme les missions de service public d'AFNOR, parmi lesquelles la représentation de la France dans les organisations non gouvernementales internationales.
