Comme la plupart des sciences et disciplines, l'archivistique s'est dotée de sa propre terminologie et de son propre langage pour définir plus efficacement et plus précisément les objets, outils et actions spécifiques à l'exercice des activités d'archiviste. Les termes abordés sont regroupés, au sein de la première section, en trois chapitres. Dans le premier module, nous avons vu que, dans son usage actuel, le mot archive peut définir trois réalités très différentes.
Les archives sont des documents
- La pièce
- Le dossier
- Le fonds
- Fonds publics, fonds privés
Lorsqu'une personne ou une institution, dans le cadre de ses activités, rassemble plusieurs documents pour traiter un cas particulier, cela forme ce qu'on appelle un dossier, le dossier qui est un ensemble organique de documents. Une archive est la conséquence et le résultat nécessaire et naturel de l’activité d’une personne, mais elle n’est pas l’objet de cette activité. Les archives d'une entreprise, d'une association ou d'une personne sont des fonds d'archives privés ; ils ont un statut juridique qui dépend de celui du producteur du fonds.
Les archives sont des services administratifs
La lettre d'un maire à l'un de ses électeurs concernant des questions d'urbanisme est intéressante en soi. Mais il ne prend toute sa valeur qu’au milieu de tous les autres dossiers d’urbanisme communal. Une « collection Robert-Doisneau » est peut-être un ensemble de papiers, de photographies qui rassemblent des photos d'un même photographe, mais c'est un tout autre ensemble de documents qu'un collectionneur peut avoir créé parce qu'il s'intéresse au travail de ce photographe.
Les archives sont des locaux et des bâtiments
Il comprend toutes les politiques et activités liées aux documents d'archives, réalisées par les employés des services d'archives généralement dans des locaux d'archives. La gestion des documents d'archives consiste à assurer leur traitement selon un cycle de vie des documents. Cette théorie distingue trois âges successifs dans la continuité de la vie de tout document et de tout dossier composant les fonds d'archives.
La «fonction archives», l'archivistique et la profession d'archiviste. 11
Une politique globale d'archivage
Qu'est-ce que l'archivistique ?
- Une science
- Un ensemble de méthodes et de techniques
- Une discipline
L'archivistique est la science qui permet aux chercheurs d'étudier la formation des fonds d'archives et des groupes organiques de documents, leur histoire et leurs transformations dans le temps, afin de reconnaître et de déterminer le degré de fiabilité et d'authenticité des documents qui les composent. L’archivistique est aussi l’ensemble des méthodes et techniques de la chaîne de traitement archivistique. L'archivistique est enfin la discipline qui regroupe l'enseignement des sciences et les méthodes et techniques de conservation, de traitement et d'utilisation des archives.
En quoi consiste la profession d'archiviste ?
- Qu'est-ce qu'un archiviste ?
- Les formes de la profession
Dans certains pays, cette répartition des tâches a donné naissance à deux professions différentes : l'archiviste, responsable des archives courantes et provisoires, et l'archiviste, principalement responsable des archives définitives. Lorsqu'elle est effectuée séparément de la gestion définitive des documents, la gestion des documents administratifs, également appelée gestion continue et intermédiaire des documents, fait référence à toutes les politiques, procédures et activités qui permettent à une organisation d'établir un contrôle sur les informations administratives qu'elle crée, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son transfert. aux documents d'archives définitifs. La pratique de l’archivistique a révélé divers aspects du métier tout au long du cycle de vie des documents.
Toutes les interventions nécessaires à la création et au bon maintien des archives durant les âges actuels et intermédiaires sont décrites en détail dans les modules "Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes" et "Gestion des documents semi-actifs / Traitement des archives intermédiaires". . Il suffit d'évoquer ici les principales notions et de les replacer dans leur contexte pour souligner la continuité entre la gestion des documents administratifs et la gestion des archives définitives. Image 25 Classeur suspendu utilisé pour le classement et le stockage de documents couramment utilisés.
L'inventaire des documents est le résultat de l'opération qui consiste à relever les documents de l'organisme ou des services et leurs utilisations. Le classement et la description des archives actuelles doivent être effectués de manière à préparer et faciliter les tâches suivantes du traitement des archives, celles des archives définitives, notamment en matière de classement16. abordé dans le module "Traitement des archives finales") et description. La conservation suit l'utilisation des documents dans les bureaux de production dès que les archives les quittent pour des magasins ou des services d'archives intermédiaires ou définitifs.
Les archives sont conservées dans des locaux ou des bâtiments spécialement aménagés à cet effet et appelés magasins.
Le traitement des archives : méthodes et techniques 16
La conservation dans les services d'archives
- L'archivage et la collecte
- Les moyens de stockage des archives
- Les mesures de précaution et de protection : la conservation préventive
- Les mesures curatives et réparatrices
- Les dispositifs de gestion
La collection désigne l'ensemble des opérations intellectuelles et matérielles qui conduiront au transfert d'un ensemble de documents d'un service producteur vers un service d'archives. Ces rayonnages sont équipés de rayonnages répondant également à des normes spécifiques (différentes de celles des bibliothèques) sur lesquelles sont conservées les archives. Elle correspond à la longueur de documents d'archives posés verticalement sur une étagère de stockage d'un mètre.
Les caractéristiques des locaux utilisés pour le stockage des archives intermédiaires ne sont pas les mêmes que celles utilisées pour le stockage des archives définitives. Les documents d'archives, habituellement conservés dans les bureaux dans des dossiers ou simplement regroupés, sont conservés dans des dossiers parfois équipés d'une sangle. Pour assurer la conservation des documents et dossiers dans les archives, on peut les confectionner en fagots de papier et de fil fort, que l'on appelle aussi liasses, ou les mettre dans des boîtes en carton, que l'on appelle pour cette raison cartons ou boîte.
La restauration de documents consiste à les remettre dans les meilleures conditions possibles pour favoriser leur conservation et permettre leur utilisation. Dans les bureaux, pour conserver et retrouver rapidement les documents et dossiers, ils sont stockés et classés selon différentes séquences :. et la combinaison de ces différents systèmes auxquels peuvent être ajoutés des couleurs et des signes pour faciliter le classement. cf. Dans les archives où sont collectés des milliers de fonds différents et des kilomètres de documents, il est nécessaire de pouvoir conserver et utiliser les archives pour savoir où elles sont stockées dans les magasins.
Contrairement au stockage, le classement des archives est une opération intellectuelle fondée sur le principe du respect des fonds.
La communication des archives
- Les conditions d'accès aux services d'archives
- Les conditions légales d'accès aux documents
- Les conditions matérielles d'accès aux documents
- Les conditions intellectuelles d'accès aux documents
Ce principe de respect des fonds vise à conserver les fonds tels qu'ils ont été constitués par le producteur ou à tout le moins à les présenter aux chercheurs afin de ne pas altérer la valeur probante, l'authenticité et l'information des documents qu'ils contiennent. L'archiviste doit donc, selon ce principe, veiller à ce que chaque document soit conservé ou remplacé à sa place originale dans la collection dont il est issu. Cependant, contrairement aux documents de bibliothèque et de documentation, tous les documents d’archives ne sont généralement pas immédiatement transférables.
Dans le cas des archives privées, cette communication dépend de la bonne volonté de leur producteur, et dans le cas des archives publiques, des conditions juridiques, matérielles et intellectuelles. Afin de protéger tant la vie privée des individus que les secrets de l'État ou de l'administration, la législation fixe des délais de transmission des documents d'archives publiques, qui dans certains pays peuvent atteindre jusqu'à cent cinquante ans, pour certaines catégories de documents. ou des dossiers. Avant que les archives définitives ne soient rendues publiques et accessibles aux chercheurs, elles sont classées, analysées et décrites.
Les outils de recherche ainsi produits servent à assurer le contrôle des fonds et à fournir des informations sur leur contenu. Il existe une grande variété d’outils de recherche qui permettent traditionnellement au chercheur d’examiner les documents existants et disponibles. Nous examinerons plus en détail le détail de la fiche de paie, du relevé de fortune, de l'annuaire, de l'inventaire et de l'annuaire numérique dans le module sur les archives définitives.
Dans un grand nombre de services et d'institutions d'archives, les instruments de recherche, traditionnellement sur papier, sont aujourd'hui plus ou moins remplacés par des systèmes de suivi basés sur des bases de données informatiques.
La valorisation
Solution n°12 p. 41] Compléter la phrase : Le document a pour objet de conserver – ou du moins de présenter – les fonds d'archives tels qu'ils ont été constitués par leur producteur, afin de ne pas altérer la valeur probante et l'authenticité des documents. Contrôler la conservation des documents utiles et éliminer les documents inutiles est l'une des fonctions les plus importantes de l'archiviste. Par des conseils ou des interventions régulières, l'archiviste veille à la conservation des documents utiles à l'administration.
Le dossier regroupe l'ensemble des documents qu'une personne physique ou morale recueille pour la gestion ou le traitement d'un dossier dans l'exercice de son activité. La mission essentielle du métier d'archiviste englobe tous les moyens mis en œuvre pour garantir l'authenticité et l'accessibilité physique des documents conservés. Son objectif est de conserver ou du moins de présenter les moyens tels qu'établis par le producteur, afin de ne pas altérer la valeur probante et la crédibilité des documents qui les composent.
Science qui étudie les archives, les principes et les procédures méthodologiques utilisées dans la préservation et le développement des documents d'archives. Unité de conservation et de conditionnement du matériel pour le stockage des documents d'archives ; c'est pourquoi c'est populaire. Dans la pratique actuelle, on parle souvent de « fonds et collections » pour désigner l'ensemble des documents conservés dans un centre d'archives.
Attribuer une classification ou une cote de stockage à des documents ou des articles. Ensemble de documents collectés par une personne physique ou morale pour la gestion ou le traitement d'une entreprise dans l'exercice de ses activités. Tous les documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans le cadre de ses activités, collectés de manière organique et stockés pour une éventuelle utilisation.
