Procesos comunicativos en Multinsa 1a S.A.: propuesta de creación del departamento de comunicación

1 PROCESOS COMUNICATIVOS EN MULTINSA 1A S.A PROPUESTA DE CREACION

DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN (2014)

ANDREA MELISSA ORTEGON GOMEZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR EL TITULO DE COMUNICADOR SOCIAL CAMPO ORGANIZACIONAL

ASESOR: JOSE MIGUEL PEREIRA G

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE

CARRERA DE COMUNICACIÓN SOCIAL

3 Bogotá, Noviembre de 2014

Señora:

MARISOL CANO

Decana Facultad de Comunicación y Lenguaje Pontificia Universidad Javeriana

Ciudad

Estimada Decana,

Reciba un cordial saludo,

Me permito presentar el trabajo de grado titulado, PROCESOS COMUNICATIVOS EN MULTINSA 1A S.A PROPUESTA DE CREACION DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN, para optar al título de Comunicador Social con énfasis en el campo de Comunicación Organizacional.

Esta tesis tiene como propósito analizar los procesos de comunicación de la empresa Barranqueña Multinsa 1A S.A, especialmente en lo interno con el fin de diseñar una propuesta basada en la creación de un Departamento de Comunicación que no solo supla las dificultades que atraviesa actualmente, si no que potencialice y empodere aún más dicha organización.

4 Finalmente, agradezco a cada la facultad y a todos los que hacen parte de ella, por el apoyo y el interés por lograr formar mejores profesionales cada día.

Cordialmente,

___________________________________ Andrea Melissa Ortegón Gómez

5 "La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus tesis de grado. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y moral católicos, y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales. Antes bien, se vea en ella el anhelo de buscar la verdad y la justicia"

6 AGRADECIMIENTOS

Por muy duro y difícil que parezca el camino, y aunque las ideas y los conocimientos entren en

un estado de ansiedad y de oscuridad, con el esfuerzo, la perseverancia, el compromiso y la

dedicación se logra avanzar y encontrar la luz.

Esto gracias a los maestros, a Multinsa que me dio la oportunidad de hacer esta investigación,

y por supuesto al apoyo incondicional de todas esas personas que estuvieron en el desarrollo de

7 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN………9

2. JUSTIFICACIÓN………….………...12

3. CAPITULO I………..………..13

GESTION DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES

4. CAPITULO II………..22

CASO DE ESTUDIO: C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1A S.A

4.1Historia……….22

4.2Empresa………25

4.3Orientación estratégica de la entidad………..27

4.4Investigación y desarrollo………29

4.5Organigrama………30

4.6Grupos de Interés………...……..33

4.7Comunicación en Multinsa………..34

4.8Responsabilidad Social Empresarial………35

5. CAPITULO III………..………...37

8

5.1Proceso Metodológico………...37

5.1.1 Entrevista sobre la gestión y estado de la comunicación……….38 5.1.2 Encuesta sobre el estado actual de la comunicación………39 5.1.3 Taller de comunicación interna………39 5.2Presentación y análisis de los resultados……….41 5.2.1 Entrevista sobre la gestión y estado de la comunicación……….41 5.2.2 Encuesta sobre el estado actual de la comunicación………44 5.2.3 Taller de comunicación interna………54

6. CAPITULO IV………..………...57

PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA

6.1Creación del Departamento de Comunicación………59

6.2Estrategia: Plan de acción………66

6.3Recursos y Presupuesto………72

7. CAPITULO V………...74

REFLEXION DEL PROCESO

8. REFERENCIAS………..77

9 INTRODUCCION

Actualmente, las organizaciones han comenzado a entender el gran valor y la importancia que tiene para ellas la Comunicación. Muchas han caído en el error de confundir información con comunicación, es decir, el solo hecho de emitir comunicados y anunciar información no propicia un efectivo vínculo comunicativo o por lo menos reciproco. Y es que en las actuales organizaciones complejas, donde el cambio es continuo debe existir un buen flujo de comunicación. Se han dado cuenta que su éxito se debe especialmente a las habilidades que poseen para gestionar su comunicación, que no solo depende de sus habilidades comerciales y financieras, aunque estas sigan siendo muy importantes. La gestión de la comunicación requiere ser eficiente, organizada y planeada para convertirse en un activo estratégico y una fuente de ventaja competitiva de largo plazo.

10 Para llevar a cabo el proyecto se ha planteado la siguiente estructura. En el primer capítulo se encuentra plasmado un acercamiento a las bases teóricas que soportaran el trabajo de grado, donde los conceptos más relevantes son Comunicación Organizacional, haciendo un particular énfasis en la Comunicación Interna, para poder entenderla como ese factor innato y esencial en todas las organizaciones independiente de su actividad o tamaño; y el concepto de Dirección de la Comunicación, el cual nos muestra primero por qué debe ser gestionada la comunicación y los elementos necesarios. Los anteriores conceptos analizados desde las perspectivas de Joan Costa, Juan Benavides y Fernández Caballero.

En el capítulo II se realiza un marco contextual que describe a la organización con la que se trabajará este trabajo de grado Multiservicios de Ingeniería 1A S.A, mayormente conocida como Multinsa 1A (así la llamaremos a lo largo del trabajo de grado), con el fin de conocerla a fondo, por esto es necesario conocer su historia, su actividad, como se construye y se estructura, sus públicos y por supuesto, su comunicación.

En el capítulo III se define la metodología, estructura y herramientas que se implementan para realizar el diagnóstico en Multinsa 1A S.A frente a los conceptos que se desarrollan a lo largo del proyecto; entre ellas se pueden destacar la entrevista, la encuesta y los talleres grupales, seguido de una presentación de los resultados y los hallazgos obtenidos gracias a las herramientas implementadas en dicho diagnóstico.

11 el diagnóstico realizado anteriormente. Dicha propuesta consiste en la creación de un Departamento o Gabinete de Comunicación que trabaje por hacer cumplir las necesidades internas y externas en términos de comunicación, también en promover unas políticas de comunicación que permita empoderar la organización y sus empleados y un plan de acción que se desarrollará a lo largo de un año.

Finalmente, el capítulo V resume la experiencia del trabajo realizado, y algunas reflexiones de lo aprendido en el transcurso de la investigación, es un capitulo con observaciones personales enriquecidas por la experiencia.

12 JUSTIFICACIÓN

Las razones que motivan, justifican y sustentan la importancia de llevar a cabo este proyecto de investigación quedan expuestas a través de los siguientes criterios:

 Es necesario fortalecer los procesos de comunicación interna en la empresa para garantizar su sostenibilidad.

 Muchas organizaciones confunden el flujo de información con el flujo de comunicación, es necesario entender que la comunicación es más que transmitir mensajes.

 Cada día se hace más evidente la necesidad de direccionar la comunicación, planeación, acción y medición son fundamentales en una buena gestión de la comunicación.

 Las organizaciones han experimentado diversos cambios en su entorno que deben ser adaptados a sus necesidades actuales, es decir, que deben adquirir y apropiar ciertos conocimientos que les permita desarrollar sus actividades de manera adecuada.

 Analizar por medio de un caso concreto cómo se pone en juego el diseño y la gestión de la comunicación, particularmente en una de las empresas con mayor proyección en Barrancabermeja Multinsa 1 A que cuenta con más de 300 empleados y de esta manera cooperar con la mejora de sus procesos de comunicación internos y externos.

13 CAPITULO I

3. GESTION DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES

14 El concepto de comunicación organizacional es clave. Mucho se ha escrito sobre el tema, cada día crece el número de profesionales en esta área que buscan entender el papel que juega la comunicación en las organizaciones actuales. La comunicación organizacional podría verse como un proceso que comprende la interrelación entre los diferentes públicos de una empresa. Fernández (1997) afirma: “La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio” (p.30). Pero

en esta descripción volvería a reflejar nuevamente un valor puramente informativo. “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”. (Fernández 1997, p.31)

De esta forma podemos observar que la comunicación organizacional es un eje central de toda empresa que además de trabajar por el logro y cumplimiento de los objetivos, debe trabajar por la construcción de las buenas relaciones, es decir, por la fomentación de valores como la armonía y el positivismo los cuales se verán reflejados en el ambiente laboral.

Arrieta (1991), afirma:

15 Es más que claro que la comunicación es un elemento vital en las organizaciones y que además funciona para crear una imagen positiva de la empresa y un clima organizacional favorable, surge sin embargo una gran inquietud de cómo comprender el funcionamiento de la comunicación organizacional. Sabemos que la respuesta es tan compleja y diversa como lo son las mismas organizaciones, pero para saber cómo debe funcionar la comunicación organizacional primero se deben abordar o involucrar algunos agentes como lo son gerentes, empleados, y algunos elementos como el entorno, los objetivos, la misión y visión de la empresa, es decir, la orientación estratégica de la empresa. Existe una fórmula que ha facilitado en cierta medida el manejo de la comunicación la cual consiste en entender las dos dimensiones de la comunicación de las empresas: la interna y la externa. Resulta necesario separarlas, pero también interrelacionarlas, ya que hacen parte de un todo que es la organización. Para entender mejor estas dimensiones se abordará una por una.

Cuando se habla de comunicación interna, el concepto tal vez mas utilizado tanto a nivel teórico como en la práctica profesional es aquél que dice que la Comunicación Interna es contar a la Organización lo que la Organización está haciendo. Este concepto resulta ser un poco simplista, ya que estaríamos limitando el término a una función puramente informativa, se estaría diciendo que la comunicación es de carácter vertical y que no incluye la participación de todos sus miembros. Hablaríamos de una comunicación ascendente y suele ser escasa, debido a que los canales ascendentes no suelen estar formalizados, la información fluye distorsionada, los jefes no admiten con agrado críticas de su gestión. Siendo así, las herramientas mas comunes y

mas eficaces para “hacer” comunicación serian boletines, carteleras de información, revistas

16 pienso que la comunicación va mucho mas allá de celebrar los cumpleaños de los empleados, única y exclusivamente enviar información o hacer lindas carteleras. La comunicación interna como bien su nombre lo dice es interior, es de cada persona, de cada individuo de la organización, todos y cada uno de los empleados están incluidos. Se debe trabajar por una comunicación participativa y no meramente informativa, se debe involucrar a todos los miembros de la organización en la comunicación en pro de la misma.

De esta forma pasamos del antiguo modelo de comunicación, en el que solo existen emisor, mensaje, canal y receptor, pues esto no seria comunicación sino un proceso de transmisión de información. Para que exista comunicación se debe contar con un proceso bidireccional, que intente generar un diálogo constante y se abandone la idea de la comunicación vertical y se abra paso a la comunicación horizontal en la que todos escuchamos al otro y todos somos escuchados, se fomenta el compañerismo y el espíritu de equipo, evita malos entendidos, enriquece la formación y experiencia de los trabajadores, facilita la coordinación y propicia el consenso en la toma de decisiones. “La empresa necesita, cada día más, la aportación de la

iniciativa y creatividad de la totalidad de sus elementos integrantes”. (Elías, J. 2003, p. 37)Por esto la comunicación interna aborda a todos los públicos dentro de la empresa, gerentes, directivos, mandos intermedios y demás empleados.

17

- Descendente: esta comunicación se dirige desde la máxima autoridad (directivos) hacia el

subordinado. Aquí predomina la información, pues no se busca ni se promueve un acto reciproco.

- _{Ascendente: La comunicación fluye de abajo hacia arriba, por lo que invita a la}

participación.

- _{Trasversal: este tipo de comunicación es muy utilizada en actuales organizaciones, el}

flujo de la comunicación se hace libremente, anima el conjunto y facilita la descentralización.

Debido a la globalización, las telecomunicaciones han abierto la puerta a otros tipos de comunicación más avanzada y tecnológica por así decirlo, al ser una herramienta comunicativa muy útil logra mantener la comunicación sin importar la distancia, aunque desde ya se vislumbre una desventaja la cual radica en que su uso excesivo o abuso de ésta se correría el riesgo de perder el trato humano cercano.

18 agentes externos, el logro de nuevos proyectos y negocios beneficiosos para la empresa, manejo de medios y de opinión pública, manejo de una buena imagen en momentos de crisis, fidelización de clientes e impedimento de falsos rumores. Con todo esto parece compleja la dirección de la comunicación externa ya que se está en juego la imagen y reputación de la organización, dos intangibles realmente importantes y cruciales en el éxito de cualquier empresa, por lo que también el éxito de la comunicación interna resulta vital para la comunicación externa.

El panorama parece ser más amplio y más complejo de lo que se imagina, por esta razón se ve la necesidad de planear y gestionar la comunicación de una empresa. Martin comenta la

necesidad que ha surgido en las empresas de tener dichos gabinetes de comunicación, “Se

observa la necesidad urgente de incorporar dentro de su estructura, un Gabinete o Departamento, que Controle, analice, ejecute y difunda, todas y cada una de las acciones de gestión de la Comunicación, que esta organización necesita en su labor diaria, el conseguir una buena

Imagen/Identidad de toda su Cultura Corporativa”. (Martin, 1997) Aunque la comunicación resulta ser algo natural entre los hombres, en las organizaciones requiere especial atención, pues puede favorecer y potenciar la empresa o perjudicarla totalmente. Por esto se requiere de políticas, de departamentos o áreas para ejecutar esas políticas ya que esa comunicación adquiere cierto poder en la formación de la imagen de la empresa y la identidad de la misma.

Martin (1997) afirma:

Empresas, industrias, confederaciones empresariales, Administración central, Comunidades

Autónomos, Corporaciones locales, Diputaciones, partidos políticos, grupos religiosos,

hospitales, Universidades,… lo principal aquí, es que el empresario o el alto directivo que

gobierne estas organizaciones tan dispares, pero al mismo tiempo tan afines en los problemas de

19

lo que ocurre en su empresa o institución, para que así su mensaje llegue a sus diversos públicos,

tanto internos como externos. (Martin, 1997, p.43)

El departamento de Comunicación es un tema reciente, hasta hace poco las empresas aceptaron dar este espacio para gestionar los procesos comunicativos y es justo cuando aparece una persona que con el paso del tiempo se ha tornado vital para las organizaciones: el director de comunicación o Dircom. “La dirección de comunicación está a cargo del Dircom y es una

dirección central única. Lleva acabo una visión y una responsabilidad de conjunto sobre las

comunicaciones y la imagen de la empresa” (Costa, 2012)

20 Figura No. 1 Modelo de Gestión de las comunicaciones. Costa, J. (2012) El Dircom hoy: Direccion y Gestión de la comunicación en la nueva economía. Barcelona, España

La tarea sin embargo del director de comunicación es amplia, cada día este personaje cobra más vida y se valora más en las organizaciones, lo cual implica una tarea a seguir avanzando y construyendo estrategias para empoderar aún más la comunicación.

21 Ahora bien, cuando hablamos de comunicación en las organizaciones, comúnmente pensamos en grandes corporaciones o multinacionales, ya que se piensa que la necesidad de gestionar la comunicación va en relación con el tamaño de la empresa. Todas las pequeñas, medianas y grandes empresas deben gestionar su comunicación, esto les podría garantizar no solo su permanencia en el mercado si no su crecimiento y expansión. Es importante sensibilizar sobre la importancia que tiene la comunicación como herramienta de gestión y que se tome conciencia sobre que carencias comunicativas tiene la entidad donde se desarrolla el trabajo.

Esta contextualización teórica nos abre paso al presente trabajo de grado que surge de la necesidad de formalizar la comunicación en la empresa Multinsa 1A en Barrancabermeja –

22 CAPITULO II

4. CASO DE ESTUDIO: C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1A S.A

Teniendo en cuenta que no todas las organizaciones llevan a cabo un mismo proceso o actividad y que dependiendo de su particular situación se debe implementar estrategias de Comunicación, se seleccionó a la organización Multiservicios de Ingeniería 1 A SA (Multinsa 1 A), empresa privada ubicada en la ciudad de Barrancabermeja –Santander, como la organización para llevar a cabo un proceso de contextualización, análisis y aplicación de una estrategia de comunicación que permita un mejor proceso de comunicación, con políticas establecidas y una gestión continua de la comunicación interna.

4.1 Historia

El nacimiento de la que hoy es una de las más grandes empresas en Santander se produjo hace 21 años gracias a los sueños y anhelos de su fundador Nilson Ahumada Ángel, ingeniero químico de profesión nacido en Atagaima- Tolima desde muy joven comenzó a trabajar con Ecopetrol S.A en refinería en la ciudad de Barrancabermeja.

23 sede Bogotá donde se comentaba sus posibles negocios de parafina externos a la empresa. A los dos días de su carta de despido Nilson Ahumada se encontraba en Cámara de Comercio de Barrancabermeja registrando su nueva empresa llamada Multiservicios de Ingeniería 1A Ltda. Su decisión de quedarse en Barrancabermeja radicó en que su esposa trabajaba también en Ecopetrol con una carrera de muchos años con miras a pensionarse. Aunque esta situación fue traumática para él, también fue un llamado a hacer lo que él siempre había deseado, crear su empresa y tenía claro que no podía volver a ser empleado.

24 La empresa creció a pesar de los inconvenientes de inseguridad y de violencia que afrontaba por esos años el país, debido a su liquidez y a que su número de empleados llegaba a 40 fue blanco de extorsiones por parte de grupos armados. Pero cuenta que gracias a lo generoso que era con sus empleados y a su ayuda constante en obras sociales nunca sucedió nada lamentable.

En el año 2000, 7 años después de su despido Nilson Ahumada fue reintegrado a Ecopetrol S.A al demostrarse inocente y en septiembre del año 2001 se jubiló. Durante este año de trabajo en Ecopetrol Nilson Ahumada no podía pertenecer a la empresa que el mismo creo y tomaron la decisión de convertirse Multiservicios de Ingeniería 1A S.A, es decir, sociedad anónima. Todos esos años fueron de crecimiento y de perseguir firmemente su siguiente sueño. En el año 2008 compra su primera planta gracias a un préstamo del banco pero se dio cuenta que no solo debía comprar el establecimiento, sino que también necesitaba capital de trabajo, es decir, adecuar las plantas, comprar materias primas. Tardaron entre dos y tres años para arrancar y lo hicieron con la planta de líquido carbónico, la cual fue una nueva inyección para la organización.

Hasta la fecha, Multinsa, como es popularmente conocida tiene 300 empleados directos. 150 de ellos se encuentran en el Cerrejón, 80 en planta y 70 en la empresa Marcolombia en Barrancabermeja con quien tienen convenio. Multinsa se esmera en ofrecer un buen sitio de trabajo, tanto así que en sus 21 años de vida ya tiene varios casos de jubilaciones.

25 4.2 Empresa

Empresa con un diverso portafolio de bienes y servicios en ingeniería que evolucionan generando progreso desde Santander para Colombia y el mundo. MULTINSA 1A construye industria petroquímica y nuevas vías para el progreso, trabajando siempre con los más altos estándares de calidad, seguridad y protección del medio ambiente.

Multinsa es un grupo humano apasionado y experto, ambientalmente consciente, innovador y líder en desarrollo tecnológico en la producción y comercialización de diversas soluciones y servicios en los sectores de hidrocarburos, minería, infraestructura, asfaltos, aseo del hogar y aditivos para combustible.

El ingenio y la constante evolución garantizan la competitividad y calidad de nuestros productos y la confianza para satisfacer mercados nacionales e internacionales.

Sus productos y servicios se dividen en las siguientes líneas de negocio:

- _{Multinsa Hogar: esta es la única línea de aseo del hogar en el país con un portafolio de}

productos biodegradables en más del 95%. Sus productos son Biovarsol (producto líder en el mercado), Limpiavidrios, No + Muriático, Xingras, Pisolor, Planchao.

- Multinsa Industrial: “Desde hace más de 20 años Multinsa diseña y aplica soluciones de

valor agregado para la industria de petróleo, minería y gas. A través de nuestros procesos de investigación hemos desarrollado productos innovadores que apuntan directamente a la optimización de los procesos productivos, así como un cumplimiento estricto a las

26 página web). Sus productos son Xingras AC (Asphalt Cleaner), DL 10, Emulsiones Asfálticas.

- _{Multinsa Obras Civiles: Se han realizado más de 8 megaproyectos.}

- Multinsa Automotriz: Sus productos son: Octamax, Octamax Bio, AcpmMax, Acpm

Biodiesel.

Multinsa está altamente certificada y ha ganado importantes premios en el país. Alguno de ellos:

- Certificado ICONTEC: ISO 18001 - _{Certificado ICONTEC: ISO 14001} - Certificado ICONTEC: ISO 9001

- _{Premio Carrefour} – _{Fedesarrollo: Preservación ambiental 2008}

- Premio Revista Poder: Petroquímica mejor empresa con dinámica empresarial del país. - _{Premio Colibrí: Responsabilidad Social Empresarial}

- Premio Ecopetrol – socio estratégico: Excelencia por desempeño

- Reconocimiento revista Dinero: Seleccionada la Empresa con Mayor Dinámica del País

en la categoría Petroquímica.

27 4.3 Orientación Estratégica de la Entidad

Misión:

MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A S.A. es una empresa dinámica, rentable y productiva, líder en la fabricación y comercialización de productos químicos de la línea automotriz, industrial y del hogar, mediante un desempeño profesional y eficiente enmarcados por altos niveles de calidad en los productos y servicios ofrecidos; y a su vez aportando con nuestras actividades al no deterioro del medio ambiente.

Visión:

Seremos una empresa sólida a nivel nacional y con un importante posicionamiento de nuestros productos en los mercados internacionales. Con los procesos que realizamos contribuiremos al crecimiento económico de la región y al desarrollo sostenible del país.

Pilares Corporativos:

Por Valores se entiende aquella forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana.

 Innovadora:

28 catálogo Multinsa tienen algún componente innovador.

 Ambiental:

Líder, gestora y desarrolladora de proyectos que apuntan directamente a la minimización del pasivo ambiental de la región. El inicio del proyecto de optimización y recuperación de 100 toneladas diarias de CO2 arranca su tercer año operacional disminuyendo las emisiones de este gas de alto poder contaminante trayendo beneficios ambientales de gran magnitud para la ciudad y neutralizando la huella de carbón de la Compañía. Enfocada en el cliente. Para Multinsa, el cliente es la mayor preocupación. Estamos comprometidos con generar un servicio eficiente y competitivo enmarcado en los mejores estándares de calidad y satisfacción.

 Productiva:

Ubicada en Barrancabermeja, epicentro de la actividad petrolera colombiana; las instalaciones de 18,000 m2, un equipo de trabajo de más de 200 personas y la infraestructura consolidada de tanques de almacenamiento para más de 400.000 galones, planta de producción, maquinaria pesada y sistema de contra-incendio, satisfacen las exigencias de la demanda nacional e internacional.

 Responsable Socialmente:

29

 Dinámica:

Rentable y orientada por las tendencias económicas de un mercado competitivo, actualizado y global. Si usted tiene alguna necesidad industrial, Multinsa le puede proveer la solución

 Certificada:

Certificación ISO 9001 en procesos de calidad. Certificación ISO 18001 en seguridad industrial y salud ocupacional. Certificación ISO 14001 en gestión ambiental. (Incluir por favor los logotipos).

Fuente: Tomado de la página web de Multinsa.

4.4 Investigación y Desarrollo

Laboratorio de Innovación y Calidad.

30 Igualmente contamos con un laboratorio de vías, el cual cumple con toda la reglamentación de las autoridades nacionales para su implementación, equipos de medición de última tecnología, sistemas para desarrollo de pruebas, control de calidad a producto terminado y todos los elementos necesarios para simular todo tipo de pavimentos y encontrar la solución más adecuada para su requerimiento específico.

4.5 Organigrama

Multinsa tiene 6 los cuales encabezan el organigrama, uno de ellos, el Ingeniero Nilson Ahumada, y también fundador de la misma es quien se desempeña como Gerente General. Cuenta con un área de recurso humano y nómina y la revisoría fiscal. Existen tres grandes áreas, el área técnica, área de planta y mantenimiento y por ultimo pero no menos importante, el área financiera y comercial.

31 GERENTE

TÉCNICO

Coordinador de

I+D Coordinador de Producción Calidad y S&SO Coordinador de Coordinador Civil y de vías

Auxiliar de laboratorio

Auxiliares de producción Consumo

Auxiliar de Calidad

Auxiliar de nuevos

negocios Producción Línea Auxiliares de Auxiliar de S&SO

Auxiliar de Contratos

Auxiliar Técnico

Auxiliar de Campo

Auxiliares de Ejecución Civil ASAMBLEA

SOCIOS

GERENTE GENERAL

Recurso Humano y

Nómina Revisoría Fiscal

Gerente Técnico Gerente Financiero y

Comercial Gerente de Planta y

32 Figura No.2 Organigrama Multinsa

Fuente: Personal de apoyo a la Gestión de Multinsa GERENTE FINANCIERO Y

Coordinador de

Compras Coordinador Contable Coordinadores Comerciales Coordinador de Logística y

Auxiliares Contable Regional Santanderes

Auxiliares de

Cartera Cundinamarca Regional

Auxiliar de Bodega

Auxiliar de Línea Industrial

Auxiliar de Consumo Masivo

Conductores Auxiliar de

Compras

Regional Antioquia

Regional Atlántico GERENTE DE PLANTA

Y MANTENIMIENTO

Coordinador de

Mecánica y Maquinaria Coordinador Diseño y Automatización

33 4.6 Grupos de Interés

Multinsa cuenta con diferentes grupos de interés catalogados de la siguiente manera:

A. Comunidad – Usuarios: este grupo lo conforma la gente del barrio ubicado alrededor de las instalaciones de la organización. Estas personas se ven afectadas de alguna u otra manera por la operación y la actividad de la empresa, sea ambientalmente, por cuestiones de tráfico, la gente que se ve afectada por nuestra operación, sea ambientalmente o por el tráfico.

B. Accionistas: La organización está conformada por seis socios accionistas, su fundador Nilson Ahumada, Carlos Ahumada, Nabil Ahumada, Roque Mantilla, Miguel Carvajal, y Carlos Monsalve.

C. Proveedores: son todos aquellos que venden productos y servicios a Multinsa. Proveedores críticos: brindan materias primas o bienes y servicios indispensables para la operación de la organización. Proveedores estratégicos. Proveedores necesarios: aquellos que suministran recursos como la gasolina, el papel, etc. Y por último los proveedores básicos: productos como el agua, además de aquellos servicios de consultoría legal y consultoría de publicidad y mercadeo.

34 E. Medios de Comunicación: los principales medios de comunicación de Barrancabermeja,

como televisión, radio y prensa.

F. Clientes: debido a que son más de 250 clientes estratégicos, resulta necesario clasificar este grupo de interés. Por un lado están aquellos clientes grandes, que gozan de un buen nombre y a los que se les vende bastante. Por otro lado aquellas empresas grandes a quien no se les vende mucho. También están aquellas pequeñas empresas a las que se les vende bastante y empresas pequeñas a las que no se les vende mucho. Podríamos decir que son catalogadas en un cuadrante entre importancia de la empresa a nivel nacional y el monto de dinero que se les vende. Su portafolio de clientes lo componen las empresas mas importantes de Colombia, como Ecopetrol S.A, Reficar, Cerrejón Minería Responsable, Pacific Rubiales, OXY (Occidental Petroleum Corporation), Almacenes Éxito, Cencosud, Argos, Terpel, Praxair, P1 Energy, Dorf Ketal, entre otros.

4. 7 Comunicación en Multinsa.

35 Sin embargo existe una persona encargada de estar en contacto con medios de comunicación y las agencias de publicidad encargadas de elaborar los productos publicitarios como etiquetas, volantes y contenido radial. La comunicación se hace visible en el uso de una cartelera en las instalaciones de la organización, con información acerca de la misión, visión de la empresa y de información relevante de salud ocupacional.

Por último, la organización mantiene una comunicación constante con sus públicos de interés, tales como comunidad, clientes, proveedores y accionistas.

4.8 Responsabilidad Social Empresarial

Multiservicios de Ingeniería 1A S.A., se compromete con el mejoramiento continuo ambiental, reduciendo los impactos ambientales de sus procesos y proyectos. Siendo conscientes de la responsabilidad ambiental, la Gerencia y todos los niveles de la organización de la empresa, se comprometen con el cumplimiento de las normas y requerimientos ambientales legales establecidos en la legislación colombiana; También efectuará revisiones periódicas de sus operaciones para vigilar su cumplimiento, sus objetivos y metas ambientales, las cuales formarán parte integral del sistema de gestión ambiental. MULTINSA 1A S.A. fomentará una conciencia ambiental entre sus empleados, comunidades y el entorno donde opera ya que esto permitirá preservar el equilibrio ecológico, difundiendo principios ambientales y trabajando en conjunto con entidades públicas y privadas.

36 Una buena parte de los productos de limpieza que usamos diariamente contienen materiales tóxicos. Estos productos de limpieza son una de las mayores fuentes de contaminación en interiores: además de contaminar el aire interior de nuestras casas, eventualmente salen del hogar a través del aire o el drenaje, contaminando gravemente el agua y matando a todo ser vivo que se encuentre en ella, de tal manera que incluso si llega a una planta de tratamiento su limpieza se dificulta. Además, siempre queda un resto en el envase que termina en la basura. Los compuestos que sirven de base a muchos productos de limpieza son similares a algunos empleados en la guerra química. Ejemplos de ello son el metilcloroformo, ácido clorhídrico, estricnina, piretrina, percloroetileno, nitrobenceno y clorofenol, entre otros. Muchas de estas sustancias se utilizan para exterminar los seres vivos con los que compartimos nuestras casas, como en el caso de los ácidos para baños e insecticidas. Por esta razón, además de problemáticos para el medio ambiente, son una frecuente causa de accidentes domésticos y un peligro para los niños. Si bien es importante que nuestros hogares, ropa y nosotros mismos estemos limpios, no por ello vamos a ensuciar nuestras aguas, el aire, el suelo y, lo más importante, a deteriorar nuestra salud. Es por ello que te invitamos a utilizar productos de limpieza biodegradables, como BIOVarsol, Xingras, PISOLOR, Limpia VIDRIOS, PLANCHAO, PISOLOR CERA, NO+MURIÀTICO, los puedes encontrar en todos los supermercados, tiendas y grandes almacenes de cadena del país. Si usamos productos biodegradables, protegemos también a nuestra familia, a nuestros amigos, empleada de servicio, mascotas, plantas y demás seres vivos.

37 CAPITULO III

5. METODOLOGÍA: RESULTADOS Y ANÁLISIS

Esta fase se refiere a un primer acercamiento a la realidad de Multiservicios de Ingeniería 1A S.A, en términos del estado actual de la comunicación y de cómo está siendo gestionada. El desarrollo de esta fase incluye actividades tales como el rediseño e implementación de las herramientas, así como el análisis y evaluación de los resultados arrojados de esta manera para dar paso a la siguiente fase del proyecto.

5.1 Proceso Metodológico

Para darle inicio a este proyecto se hace necesario obtener información previa sobre el estado actual de la organización y de su comunicación. La primera fase que abordaré será el diagnóstico con el fin conocer cómo está la organización en términos de comunicación, si está siendo gestionada y de qué manera. Para obtener un acercamiento al panorama actual de la comunicación en la empresa Multinsa de Barrancabermeja es necesario realizar un diagnóstico interno. Este diagnóstico nos permite analizar las insuficiencias, fisuras, desequilibrios y nos abordará elementos que podrían potenciar la organización y por supuesto saber si la comunicación está llegando a todas las personas.

38 5.1.1 Entrevista sobre el estado actual de la comunicación en la organización.

Se realizará una entrevista semiestructurada al Gerente Financiero de la organización con el fin de conocer de su propia voz su experiencia y sus pensamientos sobre la comunicación, cómo se ha gestionado en los últimos años, la importancia que tiene para él y para su empresa, el apoyo o el respaldo que le he dado a esta área.

5.1.2 Encuesta sobre el estado actual de la comunicación en la organización.

Por medio de esta herramienta se busca tener un acercamiento a la perspectiva de los empleados de la organización. En dicha encuesta los empleados podrán valorar la comunicación interna en Multinsa, identificando así las vías más frecuentes por las que reciben información, las vías que comúnmente cada uno utiliza y por supuesto las de su preferencia.

Por otro lado los empleados podrán valorar la comunicación que les facilita Multinsa para conocer oportunamente los objetivos, logros, cambios y demás información necesaria para el desarrollo del trabajo de cada empleado, así mismo que dicha comunicación les permita sentirse miembros de la empresa, conocer a fondo la compañía y su situación en el mercado.

39 Esta herramienta permite conocer la perspectiva de los diferentes niveles que existen en Multinsa. Por esta razón, se realizara esta encuesta dirigida a determinada cantidad de empleados del departamento técnico, departamento de planta y mantenimiento y departamento financiero y comercial.

5.1.3 Taller de comunicación organizacional

Este taller apunta, de manera específica a identificar los aspectos más importantes de la comunicación en la organización. Los objetivos de esta actividad van encaminados a identificar las causas que no permiten desarrollar procesos de comunicación efectivos, conocer la percepción de los funcionarios frente a los procesos comunicativos, identificando el estado actual de los mismos en la organización y por ultimo plantar posibles soluciones o alternativas que ayuden a mejorar estos procesos comunicativos al interior de la organización.

Para alcanzar dichos objetivos mencionados en la organización Multinsa 1A S.A, durante el taller se realizaran dos actividades que son: espina de pescado y lluvia de ideas.

 Espina de pescado

Este diagrama de causa – efecto es una forma de organizar y representar en equipo las diferentes causas de un problema.

40 organización. Luego se exponen las ideas de todos los participantes y se genera una discusión entre ellos que permita organizarlas y clasificarlas en categorías generales.

Objetivos:

- _{Visualizar de una manera rápida y clara, la relación que tiene cada una de las causas con}

las demás razones que inciden en el origen del problema

- Conocer la percepción que tienen los funcionarios sobre la gestión de la comunicación

que se ha venido desarrollando al interior de Multinsa.

 Lluvia de ideas

Actividad: Luego de conocer las causas por las que no se gestiona la comunicación, se invita a los participantes a pensar en posibles soluciones o mejoras a este problema. A través de una lluvia de ideas las personas darán a conocer algunas alternativas que serán de gran importancia. Objetivos:

- Conocer la perspectiva de los empleados sobre los procesos comunicativos que se están

llevando a cabo actualmente.

- Identificar posibles alternativas para mejorar los procesos de comunicación al interior de

la organización.

- Identificar el tipo de comunicación y de herramientas que los funcionarios prefieren a la

41 5.2 Presentación y Análisis de Los Resultados

La implementación de las anteriores herramientas en Multinsa 1A S.A y arrojaron información que permite conocer el estado actual de la organización en términos de comunicación interna y externa, es decir de qué manera los miembros de la empresa visualizan y reconocen los distintos procesos comunicativos que en ella fecundan, así como su eficacia, utilidad y relevancia.

En la ejecución de las herramientas del diagnóstico se contó con el respaldo del gerente de la organización quien participó y brindó información documental; de la misma manera se contó con el apoyo y la participación positiva de los empleados en las diferentes actividades.

Ahora se presentarán los resultados de las herramientas que se realizaron, además de un análisis de dichos resultados que serán importantes y cruciales para el diseño de la propuesta para el proyecto de grado.

5.2.1 Entrevista sobre el estado actual de la comunicación en la organización.

Se realizó una entrevista al Gerente Financiero de la empresa, acerca del papel que ha jugado la comunicación al interior de la organización.

42 visto la necesidad de realizar esta gestión. Por lo tanto la idea de la existencia de un Departamento o área especializada en Comunicación nunca ha estado entre sus planes.

Si bien admite que se han realizado algunas estrategias de comunicación que las puede contar con los dedos de una de sus manos, pues los comunicados para proveedores y clientes, el flujo de información constante a través de correo electrónico, la presencia permanente en las instalaciones de la empresa de una cartelera con contenidos de misión, visión, y recomendaciones de salud ocupacional, realizada por el líder de sistemas de gestión, la existencia de la Página Web creada hace 10 años pero actualizada constantemente, son consideradas como las únicas estrategias o más bien acciones de comunicación.

Al momento de hablar del tipo de comunicación que se vive en la organización Ahumada asegura que la comunicación que allí converge es adecuada pues maneja un punto intermedio

ente la comunicación vertical y la comunicación horizontal. “Yo la llamaría una comunicación

trasversal y dinámica, a veces va de arriba hacia abajo, pero también cabe mencionar que la mayoría de nuestros proyectos involucran varias áreas, por ejemplo, el desarrollo de un nuevo producto hace que las áreas de producción, ventas, gerencia y calidad estén en contacto y retroalimentación constante por medio de reuniones y comités de seguimiento”.

43 Admite que como en toda empresa se presentan obstáculos y rivalidades los cuales puede nombrar a rasgos generales de acuerdo con cada público de interés. Por un lado la relación con los accionistas no siempre es la mejor, debido a que cada accionista tiene intereses propios, sean económicos o estratégicos. Los más comunes, que algún socio desea que Multinsa se dedique a hacer una cosa y no la otra, que se emplee a su recomendado, que se le compre a un proveedor determinado; pero estas son decisiones tomadas en junta debido a que es una organización burocrática, pues las decisiones son concertadas y cuando los intereses de estas personas se ven afectados se forman discusiones fuertes.

Por otro lado, algunos de los problemas más comunes con los proveedores son los reclamos por calidad debido a posibles defectos en la materia prima, lo que obliga cartear, revisar el contrato para poder exigir el cumplimiento del mismo. Otro problema común son los retrasos en los tiempos de entrega, lo que genera retrasos en la producción y por ende un incumplimiento hacia el cliente.

Los inconvenientes más frecuentes con sus clientes son el retraso de los pagos por parte de los mismos, el regateo, y cuando se les incumple en tiempos de entrega de los productos, causándoles una mala calificación al ser catalogados como proveedores incumplidos.

44 Ahumada comenta, que la clave del sostenimiento y del éxito en Multinsa y de la permanencia por años de sus trabajadores, incluso varios casos de jubilación, se debe al respeto y al aprecio que le tienen todos al fundador y Gerente General.

5.2.2 Encuesta sobre el estado actual de la comunicación en la organización.

A continuación se mostrarán los resultados de una encuesta sobre el papel actual que juega la comunicación en Multinsa 1A S.A, realizada a 17 empleados de la organización. Esta encuesta tuvo la participación de trabajadores que se desempeñan en diversos cargos sin importar su posición.

1. ¿Cuáles son las vías más frecuentes por las que recibe información?

0 2 4 6 8 10 12

45 Los resultados plasmados en esta grafica nos muestra cuales son las herramientas o los medios más frecuentes por los que Multinsa se comunica y envía información relevante a sus empleados, tomando liderazgo el correo electrónico, seguido de las reuniones formales y se evidencia un uso importante del teléfono. En contraparte se hace poco frecuente el uso de notas informales y folletería.

2. ¿Qué herramientas de comunicación utiliza normalmente?

46 3. Prefiero ser informado por los siguientes medios de comunicación.

47 Podemos observar la notoria preferencia de los encuestados por el Correo Electrónico, un 59% está totalmente de acuerdo, el restante 41% está de acuerdo. Con esto podemos asegurar que el Correo Electrónico es el preferido por todos, debido a su rapidez, eficacia y accesibilidad. Por otra parte las notas informales se mueven en un terreno neutral y en desacuerdo.

48 El 88% de los encuestados prefiere ser informado a través de reuniones formales y correo electrónico y se puede observar que el teléfono sigue siendo una forma rápida y efectiva de comunicarse que cae bien en los empleados. Por otro lado los Carteles generan un alto grado de expectativa en los empleados sin opacar a aquellos a los que no les resulta muy favorecedor y por ultimo las herramientas que no generan motivación ni interés en los empleados son las notas informales, la folletería y los memorándum.

4. La comunicación que me facilita Multinsa.

49 Para la mayoría de los encuestados la comunicación que les facilita Multinsa es enviada de varias formas hasta asegurar que fue correctamente transmitida, solo un 12% de los encuestados están en desacuerdo con esta afirmación. Por otro lado cabe mencionar que la comunicación que facilita Multinsa les ayuda a los empleados a entender cuál es la situación de la compañía en el mercado.

53% 23%

24%

Información, responsabilidades y actividades de mi trabajo

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Neutro

En desacuerdo

50 Podemos observar favorablemente que Multinsa es efectiva en trasmitir a sus empleados su esencia y a que se dedica exactamente. De la misma forma se interpreta un trabajo favorable en su intención de trasmitir a los trabajadores la información necesaria para el desarrollo del trabajo de cada uno, así como las responsabilidades y actividades a desarrollar en cada puesto.

5. La comunicación con los compañeros

52 6. La comunicación con jefes y superiores

53 Se logra apreciar que la comunicación que se da entre todos con sus jefes y superiores logra generar un sentimiento de pertenencia a la compañía muy alto, puesto que la totalidad de los encuestados tienen el mismo sentimiento. Por otro lado la trasmisión de los objetivos y los resultados de la compañía por parte de jefes y superiores está considerada de forma positiva.

54 Otro factor importante que determina una buena comunicación con jefes y superiores es si esta logra el compromiso de todo el equipo y según los resultados de la encuesta un 76% está de acuerdo. Escuchar las ideas y los comentarios de los empleados es sumamente importante pues promueve la participación, y las decisiones pueden ser tomadas con varios puntos de vista, al parecer, esto se da muy bien en Multinsa, puesto que la totalidad de los encuestados tienen una apreciación favorable al respecto.

5.2.3 Taller de comunicación organizacional

Se realizó un taller grupal, el cual contó con la participación de 4 trabajadores de las diferentes áreas, área comercial, área técnica, área de mantenimiento y área de recurso humano.

55 comunicación, un buen clima laboral y en general los problemas de comunicación que se presentan al interior de la organización. Los participantes fueron:

A través de esta actividad los trabajadores ratificaron la importancia de una buena comunicación interna por su generación de beneficios a la organización y al crecimiento laboral invidual. Reconocieron que es un tema totalmente nuevo para ellos, pues nunca se había hablado de comunicación en la organización. Gracias al taller se logró visualizar que ante el problema base sobre la existencia de múltiples problemas internos en la organización, existen cuatro grandes causas. La primera de ellas es la Desintegración, seguido por los frecuentes rumores, la Desinformación, y por último, la evasión de la responsabilidad.

Una de las causas más importantes es la desintegración debido a que los empleados aprecian diferencia de condiciones además de una supremacía y altivez de muchos empleados, la falta de empatía, lo que ha generado la conformación de dos bandas totalmente divididos en la organización. El primer bando la conforma el área administrativa y el segundo el área operativa.

Los rumores son otro gran problema al que todos llegaron de acuerdo, se presentan constantemente especialmente en las mujeres, lo que genera un gran número de quejas en la gerencia y se ha generado como una manera de combatir el aburrimiento, o salir de las tareas rutinarias, la envidia.

56 Por último se logra apreciar que la desinformación es otro factor que ha influido mucho en los problemas internos, al no existir suficientes medios o vías de comunicación imposibilita a las personas comentar una ideas, poner alguna queja, o saber de los últimos acontecimientos sin esperar a que sea su compañero de oficina quien le comente. Los comunicados aburridos y monótonos hacen que los empleados pierdan el interés por la comunicación interna.

57 CAPITULO IV

6. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA

Esta fase constituye el núcleo central de este proyecto, en ella se diseñará y se planteará el plan de acción o estrategia que se va a implementar Multinsa 1A S.A Esto a partir de la información y los resultados arrojados durante el diagnóstico previo. Al momento de hacer la planeación de la estrategia se tendrá en cuenta de manera general o global los siguientes criterios, los cuales serán el foco del proyecto:

- _{Incentivar la participación de todos los miembros de la organización en la generación}

y uso de herramientas de comunicación.

- Crear espacios de comunicación aptos que hagan posible la participación, fluidez y

dinamismo en las diferentes áreas de la empresa.

- Lograr que la comunicación se formalice en procesos de cultura, generación de

identidad y clima laboral mediante una recepción activa que involucre un ejercicio interpretativo y el desarrollo de prácticas reflexivas.

58 responsabilidades concertadas, y por último pero no menos importante la descripción de los recursos económicos necesarios para su funcionamiento.

En conjunto con la creación del departamento de comunicación, es necesario diseñar una estrategia de comunicación la cual deberá ser dirigida por dicho departamento, con unos objetivos claros, unas acciones concretas basadas en unas metas claves, el desarrollo de actividades con sus respectivos materiales y sus responsables. Dicha estrategia se plantea con una duración de un año y con el fin de solucionar los problemas más puntuales detectados en el diagnóstico.

59 6.1Departamento del área de comunicación

Hace algunos años parecía no ser muy importante la gestión de la comunicación, cuando ninguna empresa sin importar su tamaño veía esto necesario, la comunicación se daba al azar, no existía ningún interés en motivar a sus empleados y mucho menos escucharlos, los trabajadores eran concebidos como máquinas de producción, personas que debían hacer bien su trabajo en un tiempo estipulado.

Fue necesario que muchas empresas entraran en crisis y hasta cerraran sus puertas para que el mundo corporativo y empresarial se diera cuenta del inmenso valor de cada trabajador pues la base de toda empresa es su capital humano, son ellos quienes mueven la organización, quienes hacen alcanzables los objetivos. Su integridad, su entorno, su motivación, entran a ser tareas primordiales en la organización.

60 Por estas razones es que se propone el diseño del área de comunicación en Multinsa. Dicha propuesta se basa en la formación de un departamento independiente, bajo la dirección de la Gerencia General y la orientación estratégica de la entidad, debe forjar un vínculo y una relación constante y coordinada con las demás áreas, tales como producción, recurso humano, comercial, y técnica así como tener acceso y participación en los programas de gestión que cada uno realice. Este departamento busca que todas las áreas existentes en la empresa trabajen conjuntamente en el logro de los objetivos propuestos por la organización, lograr su integración y por ende la integración de sus empleados, crear motivación y sentido de pertenencia en cada trabajador con el fin de hacerlos sentir parte esencial del engranaje.

6.1.1 Organigrama

61 El departamento de Comunicación se ubica de la siguiente forma en el organigrama general de Multinsa.

Figura No.3 Ubicación del departamento de comunicación en el Organigrama General.

Fuente: Elaboración propia

Figura No.4 Organigrama del departamento de comunicación.

62 6.1.2 Funciones del Departamento

El diseño del departamento de comunicación requiere de una función principal que es básicamente gestionar la mayor parte de la comunicación formal dentro de la organización. A modo de especificidad, a continuación se mostrarán las tareas o funciones que debe desempeñar.

- Tendrá la responsabilidad de llevar adelante cualquier estrategia o actividad que se decida desarrollar con el personal.

- Trabajar constantemente por la integración de los empleados a la cultura, a los valores y a los fines globales de la organización.

- Otorgar ayuda oportuna ante los problemas o eventualidades que se presenten de comunicación interna.

- Brindar apoyo constante a los empleados en todas sus etapas, desde que ingresan, en su tiempo de servicio, y al finalizar su trabajo, sea por jubilación, renuncia o despido. - Sugerencia, coordinación y realización de las distintas actividades en base a las acciones

realizadas por los departamentos.

- Sugerencia, coordinación y realización de las acciones con los empleados en los días de calendario social.

- Sugerencia, coordinación y realización de las actividades de desarrollo y capacitación propuestas por el área de recursos humanos.

63 - Brindar apoyo en los procesos de comunicación externa, cuando sea requerido. (Debido a que la comunicación externa está adherida a los procesos comunicativos de cualquier organización, se hace necesaria la gestión en menor medida de ésta.)

 Funciones del Jefe de Comunicaciones

La persona apta para ocupar este cargo deberá tener las siguientes características:

Profesión: Profesional en Comunicación Social. Preferiblemente con énfasis organizacional o especialización en esta área.

Edad: 25 – 35 años

Sexo: Masculino o Femenino

- Habilidades en liderazgo y capacidad de trabajo en equipo - Experiencia en el área de comunicaciones y en proyectos. - Excelente presentación personal

- Facilidad de expresión

Las funciones a desarrollar son:

- Crear y supervisar las estrategias y actividades a realizar de comunicación interna.

- Ser la imagen de la empresa en eventos sociales, y el delegado ante los medios de comunicación.

- Rendir resultados ante la gerencia de las estrategias realizadas. - Fortalecer los canales de comunicación interna de la organización.

64 - Brindar acompañamiento en la inducción de los nuevos empleados y facilitarles material.

 Funciones del asistente de Comunicaciones

La persona apta para ocupar este cargo deberá tener las siguientes características: Profesión: Profesional en Comunicación Social.

Edad: 23 – 30 años

Sexo: Masculino o Femenino

- Capacidad de trabajo en equipo. - Excelente presentación personal. - Facilidad de expresión.

Las funciones a desarrollar son:

- Ser un apoyo para el Jefe de Comunicaciones en el desarrollo de proyectos y actividades que ésta realiza.

- Velar por sacar adelante las estrategias propuestas por el Jefe de Comunicaciones.

- Trabajar en equipo junto con el coordinador de medios en la búsqueda de la información pertinente para los diferentes tipos de materiales.

- Guardar y archivar toda la información necesaria del departamento. - Crear material de soporte de las estrategias ejecutadas.

 Funciones del Coordinador de medios

65 Profesión: Profesional en Comunicación Social, con énfasis organizacional, o publicidad. Profesional en Publicidad.

Edad: 23 – 35 años

Sexo: Masculino o Femenino

- Capacidad de trabajo en equipo. - Excelente presentación personal. - Facilidad de expresión.

- Agilidad en temas publicitarios y audiovisuales.

Las funciones a desarrollar son:

- Ser un apoyo para el jefe de Comunicaciones en el desarrollo de proyectos y actividades que ésta realiza.

- Diseño y elaboración de material impreso como boletines, revistas, publicaciones que será enviado de forma periódica a los empleados.

- Actualización de la cartelera.

- Recoger material fotográfico y audiovisual de los eventos o actividades realizadas por el departamento que servirán de soporte.

6.1.3 Políticas del Departamento de Comunicación.

66 de la organización, y obtener expresiones generales para llevar a cabo las acciones y facilitar la toma de decisiones.

- Tomar decisiones basadas en las directrices de la gerencia. - Mantener una buena imagen de la empresa en los empleados. - El personal debe ser de Barrancabermeja

6.2Estrategia

El departamento de comunicación propuesto anteriormente debe regirse bajo una estrategia clara y definida que cumpla con las necesidades que actualmente tiene la organización en términos de comunicación. Gracias al diagnóstico realizado se pudo detectar que los problemas más comunes son la desintegración de los empleados, el poco discurso de la orientación estratégica de la entidad, es decir, el desconocimiento (desinformación) en gran parte de los empleados de la misión, visión y los valores corporativos y por último, la falta de compromiso de los empleados.

67 La estrategia a desarrollar llevará el nombre “Comunicación positiva, cultura e identidad”.

Estos términos nunca han sido manejados en la empresa, por eso tienen la cualidad de ser novedosos e invita a los empleados a descubrir y participar en unas actividades totalmente

nuevas para ellos. “Comunicación positiva” hace referencia a un tipo de relación cordial, amable

y asequible que desea instaurarse en Multinsa.

Dicha estrategia como ya se ha mencionado anteriormente constara de tres líneas de acción. En primer lugar la desintegración de los empleados, en segundo lugar, el poco discurso de la orientación estratégica de la entidad, es decir, el desconocimiento (desinformación) en gran parte de los empleados de la misión, visión y los valores corporativos y por último, la falta de compromiso de los empleados. A continuación se muestra la estrategia en detalle.

COMUNICACIÓN POSITIVA, CULTURA E IDENTIDAD

Objetivo: el objetivo principal de esta estrategia es mejorar las fisuras y dificultades que afronta actualmente Multinsa en términos de comunicación interna.

CONCEPTOS OBJETIVOS ACTIVIDADES RESPONSABILIDAD RECURSOS INDICADORES

Financiera Gestión

DESINTEGRACION _{-Lograr que}

los

funcionarios se integren y mantengan una relación cordial, tanto los de

producción como los de administració n.

1. Celebración de fechas especiales. Día de la mujer: temas de salud, charlas sobre prevención de cáncer de seno, etc.

68 charlas sobre la

importancia del cuidado del medio ambiente. Mes del amor y la amistad: juego especial de amigo secreto que incluya a todos. Fiesta de fin de año: fiesta

definida por todos donde prime la armonía. 2. Mes de los valores. Cada mes se celebrará un nuevo valor que debe ser aplicado por todos. Dichos valores para prevenir las discordias y los chismorreos. DESINFORMACI ON/ DESCONOCIMIE NTO -Lograr que los empleados conozcan bien la orientación estratégica de la entidad. -Mantener una comunicació n constante con los empleados

1. Creación de nuevas vías de comunicación y mejoras en las ya existentes.

-Casilla de correo de comunicaciones internas. -Revista interna trimestral. -Cartelera -Intranet Respaldo económico de gerencia. Departame nto de comunicac ión. Elementos para la elaboración y reproducció n de material publicitario. Porcentaje de uso de estas vías por parte de los empleados. Actualización constante de estos mecanismos.

69 sobre noticias, actividades, y temas de interés.

las actividades a realizar de las distintas áreas a todos los empleados.

todas las áreas de la empresa. detallada de las actividades. FALTA DE COMPROMISO -Incentivar a todos los empleados a trabajar de una manera eficaz y con actitud positiva.

1. Capacitación a empleados mínimo una vez al año. Respaldo económico de gerencia. Material digital e interactivo (informació n que debe conocer el funcionario acerca de su labor). 2. Conferencias y

seminarios de motivación. Respaldo económico de gerencia. 3 .Salida de

campo

(reforzamiento de conceptos a través de actividades lúdicas y recreativas con todos los funcionarios). 4 .Viernes medio ambiental

70 - Día de la mujer: ya que existe un alto porcentaje de mujeres en la empresa, vemos conveniente dedicarles este día. El día de la mujer en Multinsa tratará temas de salud, especialmente sobre el cáncer de seno, con el fin de crear conciencia en cada una de las trabajadoras, porque la salud de los empleados en Multinsa debe ser prioridad. Este día contará con charlas acerca de cómo hacerse el autoexamen de seno. De esta manera las mujeres se sentirán integradas al compartir interés por un tema tan importante.

- Mes de los niños: se escogerá un día durante el mes de abril, en donde los hijos de los empleados serán los protagonistas. Se realizaran actividades divertidas con ellos y se invitará a la comprensión del respeto por el medio ambiente.

- Mes del amor y la amistad: en el mes de septiembre se vivirá el amor y la amistad con la celebración del amigo secreto. Desde hace varios años, este mes es causante de discordia entre la parte administrativa y la de producción, por razones de estatus, de exigencias en los regalos en relación a sus capacidades adquisitivas. El departamento de comunicación se encargara de unificar esta fecha y hacer una sola celebración.

71 Por otro lado, en la búsqueda por mejorar el índice de desconocimiento y desinformación que tienen los empleados acerca de la orientación estratégica y de las actividades que se adelantan se propone además de mejorar las vías existentes como carteleras institucionales y la intranet, crear nuevos mecanismos tales como:

- Casilla de correo de comunicaciones internas: esta servirá para cuando cualquier área hacer llegar a todos los empleados de la compañía alguna comunicación. Además los empleados pueden hacer sus sugerencias en el momento que lo consideren.

- Revista interna trimestral: esta revista se distribuirá a todos. Su contenido tendrá lanzamiento de nuevos productos, publicidad de los existentes, puntos de venta, acciones importantes de diferentes áreas, artículos publicados, promociones para los empleados, últimos reconocimientos, artículos sobre los empleados más destacados.

Además se realizarán presentaciones de cada una de las actividades a realizar por las distintas áreas a todos los empleados, es decir, lanzamientos de un nuevo producto, premiaciones participaciones y demás temas de interés deberán ser informados por los gerentes de cada área al Departamento de Comunicación para que ésta puede generar un plan de comunicación interna efectivo que llegue a cada uno de los empleados. Esto solo es posible si se adquiere como un proceso formal y necesario en la empresa, de esta manera todos los empleados estarán comunicados y participarán en las diferentes actividades.

72 motivación además de unas salidas de campo donde se refuercen los conceptos a través de actividades lúdicas y recreativas. El compromiso y la motivación se deben manejar en los nuevos empleados, desde el momento de inducción así como en los empleados que ya llevan un tiempo considerable en la organización.

Esta estrategia deberá estar dirigida y supervisada por el Departamento de comunicación, y necesitará de una constante medición de los objetivos a lo largo del primer año de su ejecución.

6.3Recursos y Presupuesto.

Este presupuesto está basado de acuerdo al territorio en el que se encuentra la empresa, en la pequeña ciudad de Barrancabermeja y teniendo en cuenta los sueldos que se manejan en Mulitnsa. Será un presupuesto para la estrategia o la propuesta central que se basa en la creación del Departamento de Comunicación. Así que con la colaboración del asesor de este trabajo de grado, se logró definir el presupuesto salarial de la siguiente forma:

Presupuesto Salarial

RECURSO HUMANO SUELDO

Jefe del Departamento $2.500.000 + prestaciones $750.000

Asistente $1.000.000 + prestaciones $300.000