UNIVERSIDAD TÉCNI CA
PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Técnica Particular de Loja
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y
AUDITORIA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
“ARPI & ARPI CIA.LTDA. 2009”
Tesis de Grado previa la
obtención del Título de
Licenciada en Contabilidad
y Auditoría.
Contador Público Auditor.
Autoras:
Anita Lucía Arpi Pérez
María Eugenia León Ochoa
Directora:
Dra. Isabel Robles Valdes
Centro Universitario:
Cuenca
II
Dra. Isabel Robles Valdes
DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por las estudiantes: Anita Lucía Arpi Pérez y María Eugenia León Ochoa, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Loja, marzo del 2009
III
CESIÓN DE DERECHOS DE TESISNosotras, Anita Lucía Arpi Pérez y María Eugenia León Ochoa, declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja, que en la parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos, técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
IV
AUTORÍALas ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad de las autoras.
V
DEDICATORIAEsta tesis la dedico a Dios, Quien está siempre conmigo, por darme fortaleza, sabiduría, luz y dirección, por haber permitido culminar esta meta profesional, por sus bendiciones. Te lo dedico a ti Señor.
A la memoria de mis padres, Raúl y Esthela, cuya luz y amor siguen iluminando mi vida.
A mis hermanos, a mi familia a quienes amo tanto, que con su apoyo incondicional me acompañan siempre.
Anita Lucía
La realización de este trabajo se lo dedico con mucho amor a la razón de mi vida, mis hijos Dieguito y Danielita.
A mi madre querida, Dorita que me ha brindado su amor y apoyo incondicional a lo largo de mi vida. A mi ñaña Susy, por ser quien me alentó a entrar a estudiar, a mi ñaña Flaca una mujer emprendedora y valiente y a mi ñaño José por darme fortaleza y ser más que un hermano, un amigo incondicional.
A mi familia y amigos por confiar en mí.
VI
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradecemos a Dios, que con sus bendiciones ha permitido la realización de este sueño.
A la Universidad Técnica Particular de Loja por permitirnos realizar nuestros estudios profesionales en su prestigiosa institución.
A la Dra. Isabel Robles, quien ha empleado su valeroso tiempo para asesorarnos en la elaboración de la tesis, por compartir su conocimiento con nosotras, para ella nuestro agradecimiento y admiración.
A la empresa ARPI & ARPI CÍA.LTDA., a todos quienes laboran en ella y de manera especial al Econ. Raimundo Arpi Pérez, Gerente de la compañía, que con su generosidad nos ha brindado las facilidades para que este proyecto se haga realidad. Gracias de todo corazón.
Y nuestra gratitud para todos quienes de una o de otra manera nos han ayudado en la realización de este importante trabajo.
VII
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Capítulo 1
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ARPI & ARPI CIA. LTDA.
1.1 Antecedentes………2
1.2 Estructura administrativa……….3
1.3 Misión, visión, valores y objetivos……….……….6
1.4 Análisis FODA………..8
1.5 Código de ética……….9
Capítulo 2
2. CONTROL INTERNO 2.1 Concepto, importancia y ámbito de aplicación……….……….….132.2 Objetivos del control interno…………..………14
2.3 Clases de control interno………15
2.4 Principios del control interno………….………..……..17
2.5 Elementos del control interno………21
VIII
2.7 Manuales de control interno………..….24
2.7.1 Concepto e importancia de los manuales de control interno…….24
2.7.2 Objetivos y clases de los manuales de control interno………25
2.7.3 Estructura de los manuales……….28
Capítulo 3
3. MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA ARPI & ARPI CÍA.LTDA 3.1 Manual Orgánico Funcional……….313.2 Control de efectivo y Caja Chica……….50
3.3 Manual de procedimientos para compras………...62
3.4 Manual de procedimientos para ventas…………...………65
3.5 Manual de procedimientos para importaciones………..……71
3.6 Manual de procedimientos para inventarios………..…….……….74
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 1. Conclusiones………...……….77
2. Recomendaciones………..78
BIBLIOGRAFÍA...79
IX
RESUMEN EJECUTIVO
La aplicación de sistemas de control interno en todos sus aspectos es de gran importancia, pues para obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la gestión empresarial no se puede ignorar la planeación de un sistema de control interno para el logro de dichos objetivos.
La Empresa Arpi & Arpi Cía. Ltda., si bien lleva un control de sus diferentes departamentos basado en la experiencia de sus administradores, no cuenta con un manual escrito de control interno.
Previo a la realización de este trabajo se mantuvo una entrevista con el Gerente General de Arpi & Arpi Cía. Ltda., con el fin de solicitarle autorización para la elaboración del manual de control interno de la empresa.
La elaboración de este manual es de interés de la propia administración ya que ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones administrativas y financieras no confiables. Así este manual será de herramienta útil mediante el cual la administración logrará asegurar la conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa.
También es nuestro interés acrecentar y poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad y contribuir a la solución de problema planteado.
Los manuales que se han elaborado son: Manual orgánico funcional, Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento del efectivo, Caja chica, compras e importaciones, ventas y cobranzas y el de inventarios; los mismos que servirán de guía tanto para la administración como para los empleados de planta ya que contarán con los procedimientos claros y precisos para el desarrollo de las diferentes actividades.
X
Compañía de Responsabilidad Limitada y se rige en todos sus aspectos por la Ley de Compañías y el Código de Comercio, y cumple con todas las disposiciones indicadas en la Ley de Régimen Tributario interno y Leyes del Código de Trabajo.
Se describe la misión de la empresa, “Arpi & Arpi Cía. Ltda., es una empresa dedicada a la importación y comercialización de neumáticos de la marca Goodyear y partes y piezas de automotores como también a la prestación de servicio automotriz y afines, proporcionando a nuestros clientes, calidad y el respaldo a precios competitivos, que generen utilidades, para beneficio de sus colaboradores y accionistas, logrando la plena satisfacción de sus clientes”
Además este capítulo trata de la visión, valores y los objetivos que persigue la empresa como son satisfacción total del cliente, mejora continua de las operaciones y desarrollo, integración y mantenimiento del personal. Se efectúa un análisis FODA y se plantea un código de ética.
Capítulo 2: Describe aspectos conceptuales relacionados con el control interno, su importancia y ámbito de aplicación, los objetivos generales, clases de control, principios, elementos y evaluación del mismo, con lo que se afianza conocimientos y se profundiza tales aspectos.
En este capítulo se desarrolla el concepto de los manuales y la importancia de los mismos que con el avance tecnológico, la complejidad de los mercados y la competitividad, se hace necesario la elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas.
Describe además los objetivos y clases de manuales, trata de la estructura de los mismos que comprende el encabezonamiento, el cuerpo y el glosario.
XI
Orgánico Funcional donde se describe el objetivo general que persigue la Presidencia, la Gerencia General, el objetivo del departamento Administrativo Financiero, del Taller y de la Bodega; además se especifica el cargo y las funciones a realizar, la autoridad, el alcance de responsabilidad y se establece los requisitos básicos para ocupar los diferentes puestos.
Hemos desarrollado un Manual de Políticas y Procedimientos para el manejo del efectivo, caja chica, compras e importaciones, ventas y cobranzas e inventarios en los cuales se detalla el objetivo de cada proceso, las políticas a aplicarse y procedimiento a fin de que cualquier persona esté en capacidad de desenvolverse en forma satisfactoria.
Tenemos la seguridad que la aplicación de estos manuales serán un instrumento de mucha utilidad para la empresa, pues ésta contará con una herramienta de consulta ágil y segura para guiarse en el desarrollo de las diferentes actividades, logrando eficiencia y eficacia en las labores tanto administrativas como operativas.
Consideramos que al elaborar el Manual de Control Interno para la empresa Arpi & Arpi Cía. Ltda., el objetivo general se ha cumplido, lo que es el resultado de haber alcanzado los objetivos específicos planteados que fueron: elaborar un organigrama estructural funcional, establecer y delimitar responsabilidades de los diferentes cargos de los departamentos: Administrativo, Financiero y Operacional de la empresa, fijar procedimientos de control interno para los diferentes departamentos y cargos.
Debemos señalar que para el desarrollo del presente trabajo la empresa nos brindó todo su apoyo dándonos facilidades para ingresar a las instalaciones y ayudándonos con la información necesaria, lo cual constituyó una valiosa oportunidad para observar de cerca las diferentes actividades y procesos que se dan en un día habitual de trabajo.
XII
la observación de los fenómenos particulares con el propósito de llegar a conclusiones y premisas generales y además el método deductivo por cuanto realizamos una observación de aspectos generales con la finalidad de llegar a verdades particulares en la empresa.
Capítulo 1
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ARPI & ARPI CÍA. LTDA.
1.1 Antecedentes
1.2 Estructura administrativa
1.3 Misión, visión, valores y objetivos
1.4 Análisis FODA
2
CAPÍTULO 1
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ARPI & ARPI CÍA. LTDA.
1.1 Antecedentes
ARPI & ARPI CÍA. LTDA., es una empresa conformada por 7 accionistas, cuya escritura de constitución fue inscrita bajo la Resolución No.02-C-DIC-375 del Intendente de Compañías, de Cuenca, de fecha diez y nueve de Junio del 2002, bajo el No. 253 del Registro Mercantil. Con Cambio de Reforma de Estatuto Social, inscrita mediante Resolución No. 03-C-DIC-0201 del Intendente de Compañías, de Cuenca fecha tres de Abril del 2003, bajo el No. 172 del Registro Mercantil con aprobación de la Intendencia de Compañías, mediante Resolución No. 03-C-DIC-0201 de fecha 3 de Abril del 2003.
La empresa se encuentra ubicada en la Provincia del Azuay, Cantón Cuenca, Parroquia: Totoracocha, Calle: Núñez de Bonilla 101, y Sebastián de Benalcázar. Teléfonos: 072 864431, 072 863704. Email: [email protected], su número de RUC es: 0190314200001, dedicada a la importación, comercialización de neumáticos GOODYEAR, partes y piezas y otros accesorios para vehículos, como también presta servicios de alineación, balanceo, cambio de aceite, y mecánica en general.
3
La empresa de acuerdo con la Ley de Compañías se constituyó oficialmente después de obtener la aprobación de sus escrituras de constitución por parte de la Superintendencia de Compañías y está conformada por siete socios; cuya responsabilidad se limita a la cantidad de su contribución al capital.
La junta general es el ente que la regula y está constituida por todos los socios; sus resoluciones son aprobadas por la mayoría del capital presente en la junta, manteniendo reuniones periódicas durante el año.
Según la Ley de Régimen Tributario, la empresa cumple con las disposiciones legales que exige la ley de régimen tributario interno como son:
-Solicita autorización para emitir facturas y comprobantes de retención.
-Presenta declaraciones del impuesto a la renta.
-Declaración y pago del impuesto al valor agregado IVA.
-Facilita inspecciones y verificaciones a funcionarios autorizados.
De acuerdo con la Ley del Código de Trabajo, la empresa se rige por los preceptos de este código que regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, en lo referente a contratación, pago de remuneraciones, permisos, vacaciones, etc.
1.2 Estructura administrativa
4
Presidencia Gerencia General Secretaría – Recepción Área Administrativa Financiera Departamento de Importaciones Departamento de Compras Departamento de Ventas Taller
Bodega
PRESIDENCIA
Su función principal es la de presidir las asambleas de la Junta General de Accionistas, es el responsable ante la asamblea de accionistas de los resultados de la empresa, dentro de sus funciones se encuentra la planeación estratégica de la organización.
GERENCIA GENERAL
EL Gerente General es el responsable ante la dirección general de los resultados de los departamentos que conforman la empresa; dentro de sus funciones esta la planeación estratégica y operativa de la organización.
SECRETARIA -RECEPCION
Atención de la centralilla telefónica. Atención al cliente.
Llena la orden de trabajo.
5
AREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Elaboración de los comprobantes contables. Declaración de impuestos.
Elaboración de presupuestos. Elaboración del rol de pagos.
Se encarga de hacer efectivo los documentos y cuentas por cobrar así como también los documentos y cuentas por pagar.
Manejo de cuentas bancarias. Manejo de fondo de caja chica.
DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES.
Se encarga de todos los trámites necesarios para la importación de los neumáticos Goodyear.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Tiene a su cargo la compra de productos para atención en la Serviteca, se trabaja con cotizaciones eligiéndose la más conveniente para optimizar de esta forma los recursos financieros y brindar el mejor servicio al cliente.
DEPARTAMENTO DE VENTAS
6
TALLER
Se encarga de la prestación del servicio automotriz.
BODEGA
Recepción y custodia de la mercadería, entrega de la misma previo la constatación del respectivo documento de egreso.
1.3 Misión, visión, valores y objetivos
Arpi & Arpi Cía. Ltda., es una empresa dedicada a la importación y comercialización de neumáticos de la marca Goodyear y partes y piezas de automotores como también a la prestación de servicio automotriz y afines, proporcionando a nuestros clientes, calidad y el respaldo a precios competitivos, que generen utilidades, para beneficio de sus colaboradores y accionistas, logrando la plena satisfacción de sus clientes.
Su visión es ser la mayor empresa dedicada a la importación y comercialización de neumáticos de la marca Goodyear y partes y piezas de automotores como también a la prestación de servicio automotriz, en participación de mercado y rentabilidad en el Ecuador, gracias a la tecnología de punta y el nuevo portafolio de productos que ofrece los beneficios que entienden fácilmente y desean nuestros clientes.
Los valores que guían la misión son la ética, integridad, honestidad, humildad, la calidad, el profesionalismo, nuestra responsabilidad y trabajo en equipo.
7
De conformidad con nuestra misión, visión y valores, la empresa se proyecta a la consecución de los siguientes objetivos:
- Satisfacción total del cliente, prestigio - Mejorar continuamente las operaciones - Desarrollar, integrar y mantener al personal
Satisfacción total del cliente.-
El compromiso de la empresa con la satisfacción del cliente se refleja en el respeto por sus derechos como consumidor y la búsqueda de soluciones, brindado por todo el personal capacitado en sus diferentes áreas, siempre de acuerdo con las metas de rentabilidad de la compañía, alcanzando prestigio.
Mejorar continuamente las operaciones.-
Los empleados conocen cómo funciona la empresa en todas las áreas. La empresa entrena y alienta a todos los empleados para que conozcan los procesos y productos. Se realiza evaluaciones periódicas de desempeño, se cuenta con un buzón de sugerencias, actualización permanente de software y de tecnología de punta, se realizan reuniones periódicas de trabajo.
Desarrollar, integrar y mantener al personal.-
Para lograr este objetivo, al personal se le capacita continuamente en sus diferentes áreas, desarrollando sus destrezas individuales y fomentando el trabajo en equipo, basadas en la cortesía y respeto, las mismas que se demuestran en las acciones cotidianas.
8
trabajo como jefes, se preocupan por ellos, no como un “recurso humano de la organización” sino como un ser humano.
Se propicia un espíritu de equipo transparente, donde los temas pueden tratarse con franqueza y es posible buscar la mejor solución. Se comparte el éxito económico de la empresa.
1.4 Análisis FODA
FORTALEZAS
• Arpi & Arpi Cía. Ltda., es importadora y distribuidora exclusiva de la marca GOODYEAR la misma que es reconocida y de aceptación mundial por la calidad de su producto.
• Nivel adecuado de recursos financieros
• Prestigio en la industria
• Liderazgo en el mercado
• Tecnología propia para la prestación de servicio automotriz y afines.
• Habilidades en la innovación de productos
• Dirección superior experimentada.
• La Empresa Arpi & Arpi Cía. Ltda., cuenta con personal capacitado en todas las áreas.
DEBILIDADES
9
AMENAZAS
• Incertidumbre ante políticas monetarias que asuma el gobierno.
• Verse afectadas las relaciones diplomáticas con países con los que Ecuador mantiene relaciones comerciales.
• Ingreso de competidores con estructura de costos menores.
OPORTUNIDADES
• Incremento considerable del parque automotor en el país.
• Expansión en líneas de productos.
• Diversificación de productos relacionados.
• Ingreso a nuevos segmentos de mercado.
1.5 Código de Ética
CAPACITACION
Los funcionarios y empleados de Arpi & Arpi Cía. Ltda., deben capacitarse continuamente para el mejor desempeño de las funciones a su cargo, según lo disponga la Compañía y por iniciativa propia.
CONOCIMIENTO DE LA NORMATIVA
10
VERACIDAD
Se expresarán con franqueza en sus relaciones funcionales y laborales tanto con los clientes como con sus compañeros de trabajo.
OBEDIENCIA
Los funcionarios y empleados de Arpi & Arpi Cía. Ltda., deben cumplir con las disposiciones que le imparta su superior jerárquico que tengan por objeto la realización de las funciones a su cargo.
IGUALDAD EN TRATO
Los funcionarios y empleados de Arpi & Arpi Cía. Ltda., no deben realizar actos discriminatorios en relación con los clientes y compañeros de trabajo. Deben otorgar a todos las personas igualdad de condiciones y situaciones.
USO ADECUADO DE LOS BIENES DE LA EMPRESA
Los funcionarios y empleados de Arpi & Arpi Cía. Ltda., deben proteger y conservar los bienes de la empresa y utilizar los que le fueren asignados para el desempeño de sus funciones de forma racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento.
USO ADEACUADO DEL TIEMPO DE TRABAJO
11
COLABORACIÓN
Ante situaciones extraordinarias deben contribuir realizando tareas que no sean estrictamente inherentes a sus funciones siempre que éstas fueren necesarias para superar las dificultades que enfrente la empresa.
DIGNIDAD Y DECORO
Mantener una conducta digna y decorosa actuando con sobriedad y moderación.
PUNTUALIDAD
Capítulo 2
2. CONTROL INTERNO
2.1 Concepto, importancia y ámbito de aplicación del control interno
2.2 Objetivos del control interno
2.3 Clases de control interno
2.4 Principios del control interno
2.5 Elementos del control interno
2.6 Evaluación del control interno
13
CAPÍTULO 2
CONTROL INTERNO
2.1 Concepto, importancia y ámbito de aplicación.
Es un proceso, realizado por el Consejo de Administración, los directivos y otro personal cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
• Confiabilidad de los informes financieros
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Es por ello que podemos afirmar que el control interno es el conjunto de mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente gestión de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de su patrimonio, en un ambiente de participación e integración de todos aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, ésto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
14
eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.
El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el interés de la propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones financieras no confiables. Así, el control interno es una herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, la conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que el sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de ventas y auditoría interna.
El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la empresa, pues desde la dirección de la entidad hasta el último trabajador deben sentirse partícipes del mismo, de este modo cada uno de ellos podrá adquirir un alto grado de conciencia en el momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.
2.2 Objetivos del control interno.
a) Protección de los activos de la entidad
Toda entidad deberá tener un sistema de control interno apropiado, para de esta forma salvaguardar los activos, ya sean propios o ajenos, con la finalidad de evitar robos, pérdidas o desfalcos.
15
La contabilidad se encarga de registrar, procesar y producir una información financiera a través de la cual los usuarios toman las decisiones más acertadas para la empresa.
c ) Promoción de la eficiencia de la operación y adhesión a las políticas.
Es decir que todas las actividades que se desarrollan en la entidad estén siendo cumplidas de acuerdo a las políticas administrativas.
2.3 Clases de control interno
El control interno incluye controles de carácter administrativos y contables.
Controles administrativos
Son los procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa, políticas e informes administrativos.
Este control comprende principalmente el plan de organización y todos los procedimientos y registros que tienen que ver con los procesos de decisión que dan lugar a la autorización de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que garanticen la eficiencia de las operaciones, la observancia de las políticas establecidas y el cumplimiento de objetivos y metas previstas. La responsabilidad de este tipo de control esta a cargo de los miembros del más alto nivel ejecutivo.
Controles contables
16
A los auditores externos les concierne dichos controles para determinar el grado de confianza que pueden poner en ellos y respaldar la razonabilidad de las propiedades, plantas y equipos que aparecen en el balance general; determinar hasta que grado se debe realizar procedimientos de auditoría respecto a estos activos y cuentas relacionadas y también determinar si se deben hacer algunas recomendaciones al cliente, relativos a los controles en esta área.
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO de acuerdo a las NTCI
Las normas técnicas de control interno lo clasifican en:
• Control interno previo.
• Control interno concurrente.
• Control interno posterior.
Control interno previo:
Es la revisión de operaciones y transacciones propuestas antes de su autorización formal o de que éstos surtan sus efectos. Asegura la autorización legal, propiedad o ausencia de errores.
Este tipo de control lo ejecutan los funcionarios y supervisores de la entidad, cada uno dentro del área de su actividad y competencia normal, quienes asumen la responsabilidad en el grado que les corresponda, a la observancia o inobservancia de los aspectos que controla.
Control interno concurrente:
17
responsables del trámite ordinario de las operaciones, sin que deban crearse unidades específicas para este fin.
Control interno posterior:
Es el control efectuado a las operaciones y transacciones luego de que éstas se han ejecutado por la entidad. El control posterior es ejecutado por las unidades de auditoría interna.
2.4 Principios del control interno
a) Responsabilidad delimitada
En los manuales y reglamentos de la entidad se hará constar las atribuciones, deberes y obligaciones de cada puesto de trabajo, con la finalidad de evitar que se evadan las responsabilidades, así como que cada trabajador deberá responder por las funciones a él asignadas.
b) Separación de funciones de carácter incompatible
Se debe implementar los controles y medidas necesarias a fin de evitar que algunos funcionarios desempeñen labores de carácter incompatible, como son las de autorización, registro y custodia.
c) División en el procesamiento de cada transacción
18
d) Selección de servidores hábiles y capaces
Al seleccionar el personal se observará fundamentalmente que tengan la suficiente capacidad y entrenamiento profesional o técnico y que no tenga impedimento legal para desarrollar el cargo.
e) Aplicación de pruebas continuas de exactitud
En el procesamiento de las transacciones se debe implementar las verificaciones necesarias sobre la exactitud de los cálculos y demás contenidos del proceso de las transacciones.
f) Rotación de deberes
En toda entidad debe llevarse a efecto en forma periódica la rotación de deberes de los servidores con la finalidad de que se encuentren debidamente capacitados para el desempeño de cualquier función en el momento requerido, esto con la finalidad de no crear entes indispensables.
g) Fianzas
Constituye un aspecto psicológico, de alguna manera trata de impedir que los funcionarios y servidores a quienes se les haya confiado el manejo de recursos materiales y/o financieros cometan ilícitos, fundamentalmente los fraudes.
h) Instrucciones por escrito
19
dualidad de mandos así como para poder exigir que se responsabilicen sobre el cumplimiento de las tareas asignadas.
i) Utilización de cuentas de control
Son básicamente los mayores auxiliares y deben llevarse este tipo de registro cuando se requiere contar con la información en forma detallada.
j) Uso de equipos de pruebas automáticas
Con la finalidad de mantener un margen de exactitud y corrección en los cálculos aritméticos y matemáticos que impliquen las transacciones, es recomendable la utilización de equipos, debido a que los cálculos mentales no constituyen o representan ningún rango de confianza especialmente cuando se trata de valores o cantidades significativas.
k) Contabilidad por partida doble
A más de constituir un principio de contabilidad generalmente aceptado dentro de las ciencias contables, significa la condición primordial para el registro de las transacciones. Para efectos de control constituyen el mecanismo más idóneo en el registro de las transacciones, debido a que el funcionamiento de la partida doble en un ciclo contable permite aplicar diferentes pruebas de auditoría así como la práctica de conciliaciones.
l) Formularios prenumerados
20
cheques, comprobantes de caja, comprobantes de diario, etc.) así como la entrada y salida de bienes, insumos y materiales.
Además la exigencia de este principio alcanza a la utilización de los títulos de crédito prenumerados, así como las especies valoradas.
Los formularios, títulos o especies que se anulen por cualquier motivo, igualmente se incorporarán al archivo, con la finalidad de mantener la secuencia numérica respectiva.
ll) Evitar el uso de dinero efectivo
Como medida de control es recomendable que se maneje el dinero efectivo solamente mediante el fondo fijo de caja chica, esto es con un monto limitado para gastos urgentes de poca cuantía.
m) Uso limitado de cuentas bancarias
Se recomienda utilizar las cuentas bancarias estrictamente necesarias y justificadas, lo que permite un mejor control del efectivo.
n) Depósitos inmediatos e intactos
21
2.5 Elementos del control interno
Los elementos del control interno son los siguientes:
Ambiente de control
Incide sobre la gestión empresarial, a través de: la actitud de la gerencia y de los niveles directivo y ejecutivo, la estructura organizacional, los métodos para supervisar el desempeño, incluida la auditoria interna, las políticas y prácticas del personal y las influencias externas entre las que se cuentan las acciones de los organismos de control.
Sistemas de registro e información
Aseguran la continuidad de la organización, evita los empleados indispensables, proveen los datos para las decisiones gerenciales.
Procedimientos de Control
Proporcionan seguridad razonable de que se logren los objetivos dentro de condiciones de honestidad, competencia profesional, eficiencia, economía y protección al medio ambiente.
2.6 Evaluación del control interno
Es necesario hacer una evaluación del control interno para:
• Establecer la base de confiabilidad de los sistemas que se van a examinar.
22
• Proveer al auditor una fuente de sugerencias constructivas referente aproponer mejoras en la estructura del control interno.
• Conseguir una mayor eficiencia, efectividad y economía de los exámenes de auditoría.
Objetivos de la evaluación del control interno
• El objetivo principal de la evaluación del control interno de una empresa es obtener conocimiento del sistema contable y administrativo e identificar los procedimientos incorporados al mismo.
• Medir el alcance y naturaleza del trabajo a realizar, con lo cual se determina las áreas que requieren ser examinadas y extensión de las pruebas a aplicarse.
• Detectar y reportar errores e irregularidades y otros actos ilegales cometidos por los funcionarios de la empresa.
Momento para evaluar el control interno
La evaluación del control interno se efectuará al iniciar la preparación de la auditoría a efecto de determinar la extensión de las pruebas detalladas a aplicarse y será continua durante el desarrollo de la auditoría. La evaluación al inicio tiene primordial importancia, porque normalmente sirve para elaborar el plan específico de trabajo. Los auditores obtienen información de las medidas de control interno incorporadas en los sistemas administrativos y financieros, a fin de facilitar su evaluación.
Métodos de evaluación del control interno
23
a. Método de las narrativas. b. Método de los cuestionarios. c. Método de los flujogramas.
a) Método de las narrativas (relaciones escritas de control interno)
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema que se está evaluando; estas explicaciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, formularios, archivo, empleados y departamentos que intervienen en el sistema.
El revelamiento se los hace en entrevistas y observaciones de actividades, documentos y registros.
b ) Método de los cuestionarios
Es el método más utilizado en las empresas, debido a la facilidad de su aplicación. Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la empresa sujeta a examen, en las entrevistas que expresamente se mantiene con este propósito.
24
El auditor no solo se conformará con las respuestas obtenidas en la entrevista, sino que obtendrá el mayor número de evidencias que validen y respalden las respuestas.
Adicionalmente cabe mencionar que se preparará tantos cuestionarios de control interno como rubros, áreas o cuentas que se vayan a evaluar.
c ) Método de los flujogramas
Consiste en revelar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.
Este método es más técnico y recomendable para la evaluación porque permite efectuar el revelamiento siguiendo una secuencia lógica y ordenada y facilita la identificación o ausencia de controles.
2.7 Manuales de control interno
• 2.7.1 Concepto e importancia de los manuales de control interno
"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.1
Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del grupo respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que existe la
1
25
tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que mas le convenga a cada uno.
Por manual debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los
gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.
La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.
2.7.2 Objetivos y clases de manuales
OBJETIVOS
26
• Guiar y facilitar la ejecución, continuidad y mejoramiento de lasoperaciones.
• Servir de base para la selección, capacitación y supervisión del personal.
• Vigilar y controlar el ejercicio de la gestión empresarial.
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
CLASES
a. Manual de organización
Se trata de la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la empresa
1. Diagrama de estructura
2. Objetivos generales y objetivos básicos
3. Funciones de los puestos de trabajo
4. Atribuciones y limitaciones del personal jerárquico
b. Manual de políticas
27
Contenido:
1. Políticas generales
2. Políticas de finanzas
3. Políticas del personal
4. Políticas de comercialización
5. Políticas de investigación
6. Políticas de producción
7. Políticas de relaciones externos
c. Manual de procedimientos y normas
Es una expresión analítica de los procedimientos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. Así como el enunciado de norma de funcionamiento básico a los que deberán ajustarse los miembros de la misma.
Contenido:
1. Normas procedimentales 2. Formularios
3. Flujogramas o diagramas de flujo
d. Manual de especialistas
Es aquel que agrupa normas pautas e instrucciones de aplicación específica a determinado tipo de actividades o tareas. Ej. Manual del vendedor, Manual de la secretaria, Manual del programador, Manual del tornero; son manuales concretos.
Contenido (variado)
• Actividades de la empresa
28
• Objetivos generales (los que produce o hace)• Autoridades (jerarquía)
• Régimen de incentivos
• Derechos y obligaciones de los empleados
• Régimen de sanciones sus causales
• Formas de resolver conflictos
• Servicios ofrecidos de la empresa a sus empleados
e. Manual del empleado f.
g. Manual de propósitos múltiples
Es una síntesis de los anteriores, su uso no está muy definido
2.7.3 Estructura de los manuales
Su estructura comprende tres partes primordiales que son:
1. Encabezamiento. 2. Cuerpo.
3. Glosario.
1. Encabezamiento.- Este debe tener la siguiente información:
- Nombre de la empresa u organización.
- Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Título bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido.
29
2. El cuerpo del manual.- Este debe contener la siguiente información:
- Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el procedimiento, con indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades.
3. Glosario de términos.- Al final del manual se debe incluir los siguientes datos:
- Anexos o apéndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten.
- Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia.
Capítulo 3
3. MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA ARPI & ARPI CÍA.LTDA
3.1 Manual Orgánico Funcional 3.2 Control de efectivo y Caja Chica
31
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
PRESIDENCIA
OBJETIVO
Ejercer la máxima autoridad como representante legal de la empresa y tener la atribución de la dirección general de la misma.
CARGO: PRESIDENTE
FUNCIONES:
• Presidir las asambleas de la Junta General de Accionistas.
• Planeación estratégica de la organización.
• Someter a consideración de la Junta General de Accionistas las políticas, objetivos y estrategias, así como también las decisiones que sean trascendentes para la Compañía.
AUTORIDAD
Sobre todo el personal
RESPONSABILIDAD
• Conocer a profundidad la situación de la Compañía y estar al tanto de su evolución.
• Vigilar que se lleve a cabo un adecuado control de las diferentes actividades de la empresa.
REQUISITOS
Educación Superior
32
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
GERENCIA GENERAL
OBJETIVO
El objetivo de la Gerencia General es alcanzar las metas de ventas propuestas, brindando satisfacción al cliente, trabajando en equipo, lo que se verá reflejado en los resultados económicos positivos.
CARGO: GERENTE GENERAL
FUNCIONES:
• Representar legalmente a la compañía.
• Contratar al personal.
• Autorizar las compras de útiles de oficina, muebles, o cualquier bien necesario para el normal desenvolvimiento de la empresa.
• Negociar con los proveedores internacionales, así como autorizar las importaciones y compras locales.
• Suscribir documentos y ejecutar actos o contratos de características financieras.
• Abrir y cerrar cuentas corrientes bancarias de la compañía y girar respecto de ellas.
• Convocar a reuniones de trabajo.
33
• Planear, organizar, controlar y verificar que las metas se esténalcanzando.
• Presentar a la Junta de Accionistas los balances, estados financieros, informes anuales sobre la gestión económica de la compañía.
AUTORIDAD
Ejerce autoridad sobre el departamento administrativo financiero, departamento de compras, de ventas, de importaciones, bodega, la secretaría - recepción y sobre el taller de mecánica.
RESPONSABILIDAD
• De contratar personal capacitado para las diferentes áreas de la empresa.
• De hacer negociaciones idóneas, para lograr la satisfacción del cliente y beneficios económicos para la empresa.
REQUISITOS
EDUCACIÓN Superior
34
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
SECRETARÍA- RECEPCIÓN
OBJETIVO
Brindar información oportuna y adecuada al cliente y ser apoyo para los diferentes departamentos.
CARGO SECRETARIA-RECEPCIONISTA
FUNCIONES
• Atención al cliente.
• Coordinación directa con Gerente General.
• Receptar y distribuir llamadas telefónicas
• Receptar y entregar en forma oportuna la correspondencia, así como llevar un control por escrito de las entregas.
• Elaborar solicitudes de crédito de los clientes.
• Facturar por la venta de los neumáticos y partes relacionadas y por la prestación de servicios en el taller.
• Realizar los cobros e ingresar a caja.
• Elaborar documentos como oficios, circulares, cartas. memorándun y otros.
• Entregar diariamente al departamento financiero el efectivo y cheques
35
AUTORIDAD Ninguna
RESPONSABILIDAD
• Mantener la confidencialidad de la información que maneja.
• Dar los mensajes oportunamente.
• Verificar que los cheques que ingresan estén correctamente girados.
• Verificar que el efectivo que se recibe no sea falso.
• Cuidar los muebles y equipo de oficina que utiliza para sus funciones.
REQUISITOS
36
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
OBJETIVO
Velar que todas las operaciones tanto administrativas como financieras se
cumplan a cabalidad de acuerdo a las normas y leyes que la rigen.
CARGO JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
FUNCIONES
• Supervisar todas las áreas de la empresa.
• Planificar, dirigir, coordinar y supervisar la contabilidad.
• Controlar la emisión de documentos, por errores u omisiones que
afecten al sistema contable.
• Distribuir a los diferentes departamentos los materiales y útiles de
oficina necesarios.
• Realizar la conciliación bancaria.
• Efectuar la revisión y firma de los estados financieros.
• Manejo de Caja Chica
• Recibir el efectivo, y cheques por las ventas y servicios prestados
durante el día.
• Enviar a la persona indicada a realizar el depósito en el banco.
• Atender en todo lo relacionado recursos humanos.
• Firmar los cheques en casos de ausencia del Gerente.
37
AUTORIDAD
Sobre el auxiliar contable y todo el personal de empleados que laboran en
la empresa.
RESPONSABILIDADES
• .Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, políticas y normas
tanto administrativas como contables.
• Es responsable del manejo de información confidencial y documentos
de la empresa.
• Será responsable de la conciliación entre lo físico y contable de los
activos de la compañía.
• Informar a la Gerencia General sobre estado de la cartera de la
empresa.
• Asesoramiento permanente al área contable.
• Control permanente de todas las actividades cuyo desempeño
afecten al área contable.
• Sobre informes que requiera el Gerente General.
• Será responsable del manejo de caja chica.
REQUISITOS
EDUCACIÓN Superior
38
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
CARGO ASISTENTE CONTABLE
FUNCIONES
• Elaborar los asientos contables.
• Registrar y manejar las cuentas de los auxiliares.
• Elaborar el informe de los inventarios físicos de la empresa.
• Preparar los formularios de declaración del impuesto a la renta,
planillas del IESS, fondos de Reserva.
• Elaboración de roles de pago.
• Elaboración de comprobantes de egreso con el cheque respectivo.
• Archivo de toda la documentación contable
AUTORIDAD
Ninguna
RESPONSABILIDAD
• De la custodia de los documentos contables.
• De la confidencialidad de la información que maneja.
• De proporcionar al contador el listado de los proveedores y efectuar
39
• Del cuidado de los bienes que utiliza para del desarrollo de susfunciones.
REQUISITOS
EDUCACIÓN Media o estudiante de Contabilidad Superior
TÍTULO Bachiller contable,
40
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
CARGO ASISTENTE DE COMPRAS E IMPORTACIONES
FUNCIONES
• Realizar las compras locales de los materiales necesarios para el
taller.
• Compras de útiles de oficina.
• Compras de útiles de aseo
• Adquisición de herramientas
• Pedir cotizaciones.
• Preparar la documentación necesaria para importar
• Efectuar llamadas relacionadas con los trámites de importación.
AUTORIDAD
Sobre el bodeguero
RESPONSABILIDES
• Chequear que los bienes recibidos en el taller se encuentren de
acuerdo al pedido realizado tanto en calidad como en cantidad.
• Mantener un stock de inventario adecuado.
• Cuidar los muebles y equipos de trabajo que le han sido asignados
para realizar un trabajo.
41
• Llenar correctamente los formularios de importación, pasar faxes yenviar oficios oportunamente.
REQUISITOS
EDUCACIÓN Media
TÍTULO Bachiller contable o estudiante universitario
42
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
CARGO ASISTENTE DE DE VENTAS Y COBRANZAS
FUNCIONES
• Contactar clientes.
• Ofrecer el producto
• Llenar la solicitud de crédito.
• Verificar los datos
• Cerrar la venta.
• Control de Cartera y gestión de cobro.
• Control interno de letras y cuotas por cobrar.
• Preparación mensual de informes sobre documentos por cobrar
vencidos y por vencer.
• Gestión de cobro personalmente o vía telefónica al cliente.
• Cruce de cuentas cuando el caso lo amerite y lo estime conveniente.
AUTORIDAD
Sobre los bodeguero
RESPONSABILIDADES
43
• De dar una buena imagen de la empresa.• Reportar el informe de ventas diarias a la gerencia
• Llenar la solicitud de crédito
• Responsabilidad de la custodia y seguridad de las letras, cheques y
demás documentos de cobro.
• De los muebles y equipos para el desempeño de sus funciones.
REQUISITOS
EDUCACÍON Media
TÍTULO Bachiller contable o estudiante universitario
44
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
TALLER
OBJETIVO
El objetivo básico del Taller es brindar un servicio de calidad al cliente en
alineación, balanceo, enllantaje, cambio de aceite, ABC de frenos, y
mecánica general.
CARGO JEFE DE PATIO
FUNCIONES
• Recibir al cliente en el taller
• Atender el requerimiento del cliente.
• Tomar la orden de trabajo
• Suministrar el material necesario para realizar el trabajo en el taller.
AUTORIDAD
Sobre el personal que labora en el taller
RESPONSABILIDAD
• Vigilar que el trabajo efectuado en el taller se realice a entera
satisfacción del cliente.
• Controlar que los servicios que se prestan se lleven a cabo en el
45
REQUISITOS
EDUCACIÓN Media o superior
TÍTULO Bachiller en Mecánica Automotriz o estudiante
universitario en rama a fin.
46
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
TALLER
CARGO: MECÁNICO ACTIVIDADES
• Cambio de aceite
• Alineación
• Balanceo
• Enllantaje
• Rotación
• Dar servicio de mecánica general
AUTORIDAD
Ninguna
RESPONSABILIDAD
• Sobre todas las herramientas de trabajo a su cargo
• Que el vehículo salga en perfectas condiciones
• Ingresar al trabajo en el horario establecido
• Mantener en orden el taller
• Cuidar su imagen personal
REQUISITOS
EDUCACIÓN Media
TÍTULO Bachiller en Mecánica Automotriz
47
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL
BODEGA
OBJETIVO
Ser un lugar que mantenga las condiciones apropiadas de espacio, seguridad para custodia de la mercadería.
CARGO BODEGUERO FUNCIONES
• Recibir la mercadería y ubicarla en el respectivo lugar en la bodega.
• Controlar el stock de mercaderías.
• Colaborar con las diferentes áreas de la empresa cuando sea requerido.
• Realizar limpieza de escritorios, instalaciones y equipos de la empresa.
• Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la empresa.
AUTORIDAD Ninguna
RESPONSABILIDADES
• Responsable del correcto funcionamiento de la bodega y de la
correcta aplicación de los procedimientos.
• Llevar control de existencias, pedidos e ingresos que se realizan en la
48
REQUISITOS
EDUACIÓN Media
TÍTULO Bachiller
49
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Fuente: Empresa Arpi & Arpi Cía. Ltda.
Elaborado por: Anita Lucía Arpi y Ma. Eugenia León PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
JEFE ADMINISTRAT. FINANCIERO
ASISTENTE CONTABLE ASIST.COMPRAS E
IMPORTACIONES
ASIST.VENTAS Y
COBRANZAS
BODEGA SECRETARIA RECEPCION
50
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO
Todos los valores que ingresan a Arpi & Arpi Cía.Ltda. en efectivo y/o cheques, en US Dólares serán recibidos por la cajera.
Los procedimientos a seguir son:
INGRESOS
Cuando los pagos por parte del cliente son en efectivo, la persona que lo hace se dirigirá a la Secretaría, para la emisión de la Factura original con tres copias. El original se entregará al cliente, la primera copia pasa al Bodeguero, la segunda copia para el Administrativo Financiero, quien a su vez pasará a cobranzas para su archivo, la tercera copia se entregará al Gerente General. Cuando los pagos son por Letras de Cambio que han respaldado compromisos anteriores se extraerá la misma de los archivos, se procede a receptar el dinero y a la entrega de la Letra al cliente.
Existe prohibición absoluta de que el cajero reciba y retenga pagos bajo cualquier circunstancia o pretexto; si no conoce el concepto del mismo, de todas maneras efectuará el ingreso con cargo a la cuenta COBRANZAS POR APLICAR.
Está prohibida la recepción de cheques a nombre de terceras personas o al portador.
a) Los billetes serán recibidos previa verificación de su autenticidad, a través de luz ultravioleta en poder de la cajera.
51
girado al portador, se deberá completar de inmediato con el nombre de la Compañía.
c) Hasta las 09H00 del día siguiente, como máximo, el valor completo recibido en el día anterior, debe enviarse al depósito en las cuentas corrientes de la Compañía en la misma forma como se los recibió, esto es efectivo y/o cheques.
d) Queda prohibido el cambio cheques personales del cajero o de otras personas con el dinero en efectivo recibido en la caja; su incumplimiento será considerado como falta grave.
Al fin del día, el cajero entregará al Administrativo Financiero una copia de las facturas y detalle de comprobantes de ingreso, quien luego de revisar enviará a hacer el depósito en el banco.
e) El responsable de Cobranzas en cuanto recaude valores fuera de las instalaciones de la empresa, una vez recibido el pago entregará al cliente la respectiva letra de Cambio y elaborará el ingreso de caja cuyo original se entregará al cliente y la copia al cajero adjuntando a éste los valores recibidos. El cajero procederá con la emisión del Comprobante de Ingreso.
EGRESOS
Es política de la empresa que todos los pagos se realicen con cheque; y para gastos menores se utilice el fondo de Caja Chica.
El procedimiento es el siguiente:
• Autorización del pago por parte Gerente General.
52
• Contabilización automática en el sistema contable.57
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMINTOS PARA CAJA CHICA
OBJETIVO
Establecer lineamientos para el manejo de un fondo fijo para pagos o compras menores normales de la Compañía, que por su monto será más ágil tramitarlos en efectivo.
DEFINICIONES
Fondo fijo.-
Es una cantidad fija en efectivo que se asigna a una persona diferente del cajero(a), se lo repondrá de acuerdo como se vaya consumiendo, a través de reembolsos de gastos.
Compras menores.-
Son aquellas cuyo monto no exceda a USD 25.00 y por lo tanto deben ser pagados del fondo fijo de caja chica. Todos los gastos que excedan el valor antes anotado, serán pagados con cheque girado sobre cualquiera de las cuentas corrientes de Arpi & Arpi Cía. Ltda.
1. El valor asignado para el manejo de Caja Chica será de $200,00 cuyo responsable es el Administrativo Financiero; al mismo que se le entregará un cheque, por el valor respectivo para administrar y mantener bajo su custodia dicho fondo.
58
2. Solicitar con la debida oportunidad las reposiciones de los fondos de Caja chica, de tal forma que nunca se quede desprovista de éstos.
3. Para cada desembolso se elaborará el formulario, llamado Egreso de Caja Chica, al que se adjuntará la respectiva documentación que justifique el desembolso, tales como facturas, notas de venta y liquidaciones de compra. Esta documentación, previo al reembolso, será invalidada con el sello de pagado y fecha, para evitar que una misma factura sea reembolsada en más de una vez.
4. El Egreso de Caja Chica, es un formulario pre-numerado, a ser completado en todas sus partes. Los vales anulados no deben ser destruidos, deben adjuntarse secuencialmente al comprobante de reembolso. Su valor no debe exceder de US$ 25,00
5. Cuando no se conociere exactamente el valor del gasto/compra, se completará el Egreso Provisional, hasta por el límite de USD 25,00. Este vale no debe permanecer pendiente por más de 24 horas, tiene que ser canjeado por un Egreso de Caja Chica (definitivo), al que se adjuntará la documentación anotada en el punto # 3.
6. Tanto el Egreso de Caja Chica, como el Egreso Provisional previo al pago y/o entrega de fondos, tienen que ser aprobados. Los funcionarios con autoridad para aprobar son: Gerencia General y Administrativo Financiero, además contendrá la firma de la persona que recibe los fondos.
7. El encargado de los fondos, previo a la solicitud del reembolso, completará el Formulario de Reposición de Caja Chica, Este formulario, así como todos los Egresos de Caja Chica y sus justificantes, se entregarán al Auxiliar Contable para que contabilice y efectúa el reembolso.
59
9. PROHIBICIÓN: Queda total y definitivamente prohibido hacer uso personal de estos fondos, ya sea por parte del responsable o de terceras personas, ni como anticipos o préstamos. Igualmente queda prohibido el canje de cheques, sin excepción. La violación a esta regla será causa suficiente para que la Compañía de por terminadas las relaciones laborales con el encargado del manejo de estos fondos.
11. Por lo menos una vez al mes, se efectuarán arqueos sorpresivos a estos fondos. En estas revisiones se observarán, entre otras cosas:
- Que el valor en efectivo más el monto por reembolsar, respaldados por
vales, sea igual al fondo total asignado; la diferencia sobrante se ingresará en la Caja General de la Compañía, con crédito a Utilidades Varias, la diferencia faltante, será reembolsado de inmediato por el encargado del manejo de los fondos.
- Que todos los egresos de Caja Chica estén respaldados con
facturas, notas de venta y liquidaciones de compra y que éstos estén debidamente invalidados para evitar su reutilización.
- Que todos los egresos de Caja Chica y Provisionales estén aprobados
por la persona delegada por la Gerencia General y que además contengan la firma del beneficiario.
- Que no existan egresos provisionales con antigüedad mayor a 24
horas.
- En vista de que está prohibido tomar dinero de caja chica en calidad
de préstamo, ya sea por el encargado del fondo o cualquier otro empleado, al igual que el cambio de cheques personales, en estas revisiones se tendrá especial cuidado de este particular.
62
ARPI & ARPI CÍA.LTDA.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS
OBJETIVO
Establecer lineamientos a seguir para realizar las adquisiciones de útiles de oficina, de mercaderías, de herramientas, de repuestos que se utilizan en el taller y compras en general; a fin de conseguir los mejores materiales al menor costo con las mejores condiciones de entrega y financiamiento.
POLÍTICAS
No se realizará compra alguna si no está autorizada por el Gerente General.
Será obligatoria la presentación de tres cotizaciones.
Se adjudicará la compra a la que presente el menor valor, y que cumpla las condiciones de calidad que la empresa requiera.
Los pagos por las compras se hará a favor del proveedor con cheque cruzado, bajo ningún concepto se realizarán estos pagos en efectivo.
Toda orden de compra será pre-numerada, de tal manera que se pueda realizar un control de la secuencia numérica.
PROCESO
63
El encargado de compras notificará el requerimiento al Administrativo Financiero quien luego de analizar dará la autorización a que se continúe o no con el proceso.
En el caso de autorizar la compra, el encargado presentará tres cotizaciones, adjudicándose al de menor valor.
El encargado de compras elaborará la respectiva orden de compra la misma que tendrá su firma y la del Administrativo Financiero.
Se efectuará la recepción y entrada de la mercadería, de los repuestos, de herramientas a bodega una vez que se firme la conformidad del pedido; si se tratare de útiles de oficina la recepción y revisión de conformidad se la hará directamente con el Administrativo Financiero, quien se encargará de distribuirlos adecuadamente.
65
ARPI & ARPI CÍA. LTDA.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS
OBJETIVO
Establecer un conjunto de normas claras y precisas a fin de desarrollar actividades que promuevan la venta nuestros productos y servicios de taller; así como mantener un control eficaz de las diferentes actividades del proceso de venta, con el propósito de satisfacer de forma efectiva las necesidades de los clientes y alcanzar las metas de la empresa.
POLÍTICAS
Establecer precios competitivos en el mercado.
La venta de neumáticos para autos será siempre al contado.
En la comercialización de neumáticos para camión si el cliente lo requiere se lo hará a crédito.
Se estable que para las ventas a crédito se lo hará con un 40% de entrada y el saldo a 30 y 60 días respaldando la obligación con cheque; a su vez el cheque será respaldado por una letra de cambio firmada por el deudor y garante, la misma que se devolverá al cliente al hacerse efectivo el cheque. Se elaborará un documento en el que consten todos estos aspectos firmado por el gerente y el cliente.
66
PROCESO
Se le da a conocer al cliente las diferentes alternativas y características que tienen los neumáticos y accesorios que ofrece la empresa.
Una vez que el cliente ha tomado su decisión, si la venta es al contado se emite la factura original y tres copias, con el cual automáticamente queda registrado en un banco de datos.
El original de la Factura se entrega al cliente, una copia pasa a Bodega para justificar la salida el producto, una segunda copia se pasará al Administrativo Financiero al fin de día conjuntamente con el efectivo y cheques recibidos y una tercera copia al Gerente General.
Al emitir la factura automáticamente queda ingresado en el sistema contable la transacción.
En las ventas a crédito se llenará la Solicitud de Crédito para proceder a verificar los datos.
Luego de aprobada la Solicitud de Crédito se emitirá la factura correspondiente en la que constarán las condiciones de pago, se llenará las letras de cambio y se recibirá el cheque de respaldo.
Se distribuirá el original y copias de la factura como se indica en el punto 3. La letra de Cambio y el cheque los custodiará el encargado de Cobranzas; una vez llegada la fecha del vencimiento se depositará el cheque en una de las cuentas de la empresa. En cuanto se efectivice este valor se entregará la letra de cambio al cliente.
