FASES PARA
Fases
A
dministración de un proyecto
Definir el problema
Desarrollar opciones de solución
1. Definir el proyecto
(inicio).
Planear el proyecto ¿Qué se va hacer? ¿Quién lo va hacer? ¿Cómo lo va hacer? ¿Cuándo lo va hacer?
¿Cuánto va a costar? ¿Que necesitamos hacer?
2. Crear el plan
(planeación).
Ejecutar el plan
3. Perseguir y mantener
el plan.(ejecución y
control)
Monitorear y controlar elprogreso
¿Estamos sobre el objetivo? Si no, que debemos hacer? Se puede cambiar el plan?
4. Proyecto terminado
(cierre).
Terminar el proyecto ¿Qué se hizo bien? ¿Qué se puede mejorar?
Fases de la administración de un proyecto
1.- Definir el proyecto. 2.- Crear una planeación del proyecto.
1. Definición del proyecto
Definir el alcance del proyecto.
¿Qué metas se desean alcanzar?
Criterios para establecer metas a. Ser específicas
b. Ser realistas
c. Tener un componente de tiempo d. Ser mesurables (definir
entregables
)e. Contar con acuerdos de participantes clave
¿Cuáles son las principales tareas?
…1. Definición del proyecto
Determinar los recursos.
¿Qué recursos, en particular, gente y equipo están
disponibles para ayudar a alcanzar las metas del proyecto?.
¿Qué otros recursos se requieren?
¿Dinero, equipo,
instalaciones, materiales, información, tecnología?
Determinar los límites de tiempo. ¿Cuánto tiempo se
necesita para terminar el proyecto?. ¿Cuáles son las fechas límite?
2. Plan del proyecto:
Instrumento indispensable
El plan del proyecto muestra:
2. Plan del proyecto:
Instrumento indispensable
B) Quien hará cada tarea.
A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse
D) La secuencia de las tareas, la dependencia entre ellas.
E) La duración estimada de cada tarea y longitud del proyecto global (calendario).
Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o
Work
Breakdown structure
(WBS).En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse con fines de selección de personal, calendarización,
presupuestación y elaboración de Diagramas de Red. La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.
…2. Plan del proyecto:
A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse.
proyecto
1.0 Logo y diseño completo
1.1 Selección del diseñador 1.2 Presentación de conceptos 1.3 Aprobación del Diseño
2.0 Artículos y fotografías completas 2.1 Redacción de artículos
2.1.1 Generación de ideas 2.1.2 Aprobación de ideas
2.1.3 Redacción del primer borrador 2.1.4 Revisión de artículos
2.1.5 Edición de borrador final 2.1.6 Aprobación de artículos
2.2 Aprobación de fotografías e ilustraciones
…2. Plan del proyecto:
Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo.
…2. Plan del Proyecto.
Para organizar el WBS use las categorías que mejor
convengan al proyecto: disciplinas funcionales o tecnológicas, ubicación física, etc
En todos los niveles debe proporcionar entregables medibles
Utilice un formato que permita cambios y lleve un control de
la versión
Favorezca la claridad y comprensión: use de colores para
identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un número que haga referencia a una página de un documento general de narrativa, etc..
Identifique para cada una de las tareas del WBS las
habilidades técnicas, experiencias específicas o aptitudes interpersonales que se requieren para terminarlas con efectividad.
Determine la disponibilidad para el trabajo ¿Estará 100%
del tiempo asignado al proyecto?¿Cuántos días a la semana?¿Hay periodos no laborables?
…2. Plan del proyecto:
…2. Plan del proyecto:
C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo.
Son necesarias estimaciones específicas del tiempo que
se requiere para la terminación de las tareas, así como para todos los materiales y equipos.
Los costos están ligados a las metas del proyecto y
unidos a marcos de tiempo y calendarios.
Considere la necesidad de contratación de proveedores
…2. Plan del Proyecto.
E) Calendario del proyecto.
oEstime el esfuerzo y duración de las tareas
(tiempo para completar cada tarea) con base en los recursos disponibles.
oDetermine las fechas de calendario para cada
tarea, ruta crítica y tiempos de holgura.
“No se puede obtener un bebé en un mes fecundando a nueve mujeres “
…2. Plan del Proyecto.
… Calendario del proyecto.
Cuando hay conflicto en la disponibilidad de recursos asignados puede ser necesario ajustar el calendario
proyecto.
del
oCambiar el alcance del proyecto o agregar recursos (impactando el presupuesto)
oDarle mas tiempo a una tarea, dividirla en 2 o ajustar dependencias de la red (modificando la utilización de los recursos).
oTrasladar tareas a momentos en que los recursos estén disponibles (implica calcular nuevamente todo el calendario).
…2. Plan del proyecto.
B) Equipo de trabajo.
A) Estructura de tareas (WBS)
D) La secuencia de las tareas, la dependencia entre ellas (PERT)
E) Calendario (GANTT)
…2. Plan del Proyecto.
Recuerde que:
oGeneralmente se requiere integrar todo lo anterior en
un documento para presentarlo y lograr su aprobación.
oEl nivel de detalle del plan varían desde documentos
simples de una sola página hasta extensos libros.
oNunca dedique más tiempo al plan que el que se
requeriría para llevar el proyecto a cabo si no hubiera plan.
…2. Plan del Proyecto.
DOCUMENTO DEL PLAN
oResume ejecutivo del proyecto (o panorámica) oJustificación o antecedentes relevantes.
oObjetivos del proyecto y producto final esperado. oSupuestos y riesgos del proyecto
oSubproyectos que abarca
oEstructura del desglose del trabajo (WBS) oDiagrama de flujo de red (PERT)
oCalendario (GANTT)
oDetalles de recursos humanos y materiales oDetalles del presupuesto.
3. Perseguir y mantener el plan.
Cuando el plan inicia, éste se convierte en un instrumento valioso al ayudara a “poner a tono” el proyecto.
Al ejercer el plan es necesario:
Registrar el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados originalmente.
…3. Perseguir y mantener el plan.
Identificar los problemas que puedan desfasar el proyecto, vigilando posibles desviaciones del plan original.
Analizar la distribución de los recursos a través del proyecto, evitando sobrecargas de trabajo para algún miembro del equipo.
Adaptar calendarios, niveles de recursos o alcance según sea necesario..
3. Perseguir y mantener el plan.
REUNIÓN DE ARRANQUE DEL PROYECTO
Comunicar las metas del proyecto a todos los miembros del equipo.
Lograr el compromiso que se necesita de las personas.
Establecer el ambiente de liderazgo para el proyecto.
Identificar fechas límite y fases cruciales.
Revisar con los miembros del equipo el plan de trabajo.
…3. Perseguir y mantener el plan.
INFORMACIÓN PARA LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO
Resumen de objetivos del proyecto
Carta de organización del proyecto (en proyectos grandes). Descripción del personal clave en el proyecto y sus funciones Lista de tareas personales
Suficiente autoridad para realizar el trabajo asignado. El calendario.
Fechas límite para informes y reuniones. Muestras de informes, formularios, etc.
…3. Perseguir y mantener el plan.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
¿Cómo se medirá el avance del proyecto?
¿Qué clase de información se necesita para evaluar el avance?
¿Qué normas se usarán para evaluar la calidad de los entregables
del proyecto?
¿Cuántas juntas de proyecto se tendrán?¿Quién asistirá? ¿Con qué frecuencia se actualizará el plan del proyecto? ¿Cómo determinará lo que se ha gastado en el proyecto?
4. Proyecto terminado.
Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y reunidos los criterios que firmen el fin del proyecto, es tiempo de cerrarlo formalmente. Esta etapa posibilita la aplicación de las experiencias a proyectos futuros.
Las actividades de esta fase pueden incluir:
Comparar el plan original al curso actual de los eventos del
proyecto
Realizar la evaluación final del proyecto (logros obtenidos vs.
metas planteadas).
Analizar problemas e identificar áreas para mejoras futuras.
Otorgar reconocimientos por logros y resultados
Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo.
Éxito del proyecto.
Logro del objetivo fijado.
Cumplimiento en tiempo.
Apego a la “VISION”.
Usuarios satisfechos.
Reconocimiento del trabajo.
Resultados palpables.
Desarrollo de relaciones a largo
plazo con involucrados clave y
miembros del equipo.
Existe un nuevo producto, servicio
Razones por las que fallan los proyectos.
No hay suficientes recursos disponibles para terminarlo
No se autoriza tiempo suficiente para completarlo
Expectativas poco claras del proyecto conducen a resultados
inapropiados o incompletos.
El plan es poco realista u omite tareas o recursos clave.
Se desperdicia tiempo y recursos.
No hay controles adecuados que anticipen los problemas o
que les aborden de inmediato una vez que suceden.
Existe mala comunicación entre los participantes clave.
No se aprovechan experiencias de proyectos anteriores.
El estilo de liderazgo del Gerente de Proyecto no es
adecuado.
