DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA DEL
TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
Mayerly Galindo Rodríguez
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN- BIBLIOTECOLOGÍA
ARTÍCULO 23 DE LA RESOLUCIÓN No. 13 DE JUNIO DE 1946
"La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado.
DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA DEL
TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
Mayerly Galindo Rodríguez
Trabajo presentado como requisito para optar al título de
profesional en Ciencia de la Información
–
Bibliotecólogo
Director:
Carolina Rozo Higuera
Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecóloga
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN- BIBLIOTECOLOGÍA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ... 1
1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA ... 2
1.1. Planteamiento del problema ... 4
1.2. Justificación ... 5
1.3. Objetivo general ... 6
1.4. Objetivos específicos ... 7
2. METODOLOGÍA Y FASES DE LA INVESTIGACIÓN ... 7
2.1. Método de investigación ... 7
2.2. Fases para el desarrollo ... 8
3. MARCO TEÓRICO ... 9
3.1. Biblioteca especializada: un análisis para la constitución de Bibliotecas de comunidades religiosas ... 9
3.2. Bibliotecas de comunidades religiosas ... 13
3.3. Usuarios y perfiles en una biblioteca de comunidad religiosa ... 17
3.4. Estudio de usuarios: un aporte para definir perfiles de usuarios en bibliotecas de comunidades religiosas ... 19
3.5. Servicios de biblioteca: un aporte para bibliotecas de comunidades religiosas ... 24
3.5.1. Préstamo externo de material bibliográfico: un beneficio para las bibliotecas de comunidades religiosas ... 26
3.5.2. Estudio de caso préstamo de material a usuarios ... 28
3.6. Diseño de servicios: un aporte al diseño del servicio para una biblioteca de comunidad religiosa ... 29
3.7. Diseño de políticas del servicio de préstamo de libros en bibliotecas de comunidades religiosas ... 34
4. MARCO INSTITUCIONAL ... 37
4.2. Objetivo ... 38
4.3. Misión ... 38
4.4. Los Carmelitas Descalzos en Bogotá ... 38
4.5. Casa de formación San Juan de la Cruz ... 39
5. DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ... 40
5.1. Introducción ... 40
5.2. Fases y actividades del servicio de préstamo ... 41
5.3. Herramientas de recolección de información ... 42
5.3.1. Diseño de Cuestionario ... 42
5.3.2. Entrevista ... 43
5.4. Documentación de la política ... 43
5.5. Configuración de base de datos PMB ... 44
5.5.1. Establecimiento de códigos ... 44
5.5.2. Creación de usuarios ... 45
5.5.3. Creación de nuevo usuario ... 45
5.5.4. Campos para la creación de cada usuario ... 47
5.5.5. Determinación de tiempos de préstamo ... 48
5.6. Prueba piloto ... 49
5.7. Análisis y resultados de datos ... 58
6. CONCLUSIONES ... 59
7. RECOMENDACIONES ... 60
8. BIBLIOGRAFÍA ... 61
9. ANEXOS ... 66
Anexo 1: Fotos antecedentes del estado de la Biblioteca antes de la Práctica, segundo semestre de 2012 ... 68
Anexo 3: Cronograma del desarrollo de actividades y procedimientos
del servicio de préstamo ... 82 Anexo 4: cuestionario: estudio de usuarios para definir perfiles en la Biblioteca “San Juan de la Cruz” de la Orden religiosa de los Carmelitas ... 83 Anexo 5: Entrevista al P. Jorge Zurek, O.C.D., para definir las políticas
para el servicio de préstamo en la Biblioteca San Juan de la Cruz ... 88 Anexo 6: Estudio de usuarios en archivos municipales:
aproximación teórica y práctica ... 92 Anexo 7: Políticas del servicio de préstamo externo del material bibliográfico
De la Biblioteca “San Juan de la Cruz” de la Comunidad de los
LISTA DE GRAFICOS
Gráfico 1. Contenidos de los documentos de la colección de la biblioteca del
Teologado San Juan de la cruz. ... 16
Gráfico 2. Interacción Biblioteca especializada– Información especializada – usuarios específicos. ... 18
Grafico 3. Fases para del proceso para diseñar el servicio de préstamo externo de material bibliográfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, de la comunidad religiosa Carmelitas Descalzos. ... 33
Grafico 4. Tipo de consulta por días de la semana ... 94
Grafico 5. Tipo de consulta/préstamo. Promedio de resultados ... 95
LISTA DE IMÁGENES Imagen 1. Fases de la metodóloga de encuesta y preguntas del cuestionario. . 22 Imagen 2. Que es el diseño? ... 30
Imagen 3. Fases de un proceso de desarrollo de nuevo servicio. ... 31
Imagen 4. Código establecido del libro para el préstamo. ... 44
Imagen 5. Creación de usuario nuevo ... 45
Imagen 6. Número de identificación de cada usuario. ... 56
Imagen 7. Campos para la creación de cada usuario ... 47
Imagen 8. Usuario ya creado en el software PMB ... 47
Imagen 9. Tiempo establecido para préstamo externo. ... 48
Imagen 10. Devolución de material ... 52
Imagen 11. Renovación de material ... 53
Imagen 12. Renovación manual ... 53
Imagen 13. Reservación de material ... 54
Imagen 14. Ingresar datos de los usuarios en el OPAC ... 55
Imagen 16. Documento reservado por el usuario en el OPAC ... 56
Imagen 17. Reservación de documento con éxito ... 56
LISTA DE TABLAS Tabla 1. Muestra y listado de los usuarios que participaron en la prueba piloto . 49 Tabla 2. Libro de Registros ... 92
Tabla 3. Tipología Documental ... 92
Tabla 4.
Resultados Días de la Semana ... 93
DEDICATORIA
A Dios por darme salud, amor y sabiduría. Él me cuida y siempre está presente en mi camino. A mi familia porque me ha brindado el apoyo. A mis hermanos Edwin, Oswaldo y Jhon Jairo quienes me dan fuerzas para culminar más logros, ellos han sido mi motor de vida, pues me han enseñado valores, como el respeto, el amor, la honestidad. A mis sobrinitos Kevin y Steven porque son alegría en nuestra familia.
Al Padre Germán Neira S.J., quien ha sido como un padre para mí y me ha enseñado que en la vida todo se debe conseguir honradamente. Él es quien ha hecho posible este gran logro en mi vida. Gracias por enseñarme los valores para ser cada día mejor persona, por su constante apoyo, tolerancia y por ser una guía para mí; también ha hecho posible este gran sueño y este logro.
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por orientarme y darme las fuerzas para lograr las metas y objetivos que en la vida me propuesto. A mi directora de tesis la profesora y Bibliotecóloga Carolina Rozo, quien me guió en este arduo proceso, me brindó su apoyo, su entrega, constate acompañamiento y valiosos conocimientos. A los docentes del Departamento quienes me formaron en el nivel académico y personal, y me brindaron las bases necesarias para poder cumplir este objetivo.
A la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos, especialmente a los hermanos y padres de la casa del Teologado San Juan de la Cruz. Al Padre Jorge Zurek, por su dedicación, colaboración e interés durante el desarrollo de este proyecto.
1
DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA DEL
TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
INTRODUCCIÓN
El propósito de este trabajo es presentar el diseño del servicio de préstamo externo del material bibliográfico en la biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz de la comunidad de Padres Carmelitas Descalzos. Para lograr dicho objetivo se realizó un estudio de usuarios de la comunidad religiosa para establecer las políticas y el reglamento del servicio. A partir de esto, se aplicó una prueba piloto en un tiempo previamente establecido con el fin de permitir la implementación y mejoramiento del servicio.
La biblioteca cuenta con una colección especializada en temas religiosos y teológicos, pero no se ha trabajado en el diseño de servicios de información que permitan un óptimo acceso al material bibliográfico. Por lo tanto, se hace necesaria la creación del servicio de préstamo externo y las políticas del mismo. En ese sentido, los usuarios podrán conocer con qué tipo de material cuentan para consulta; y también su disponibilidad. Además, la implementación del servicio permite vincular en un futuro a otras casas de la comunidad Carmelitas Descalzos.
El desarrollo del presente proyecto se enmarca dentro del área de la Ciencia de la Información, bajo el tema Bibliotecas y Servicios bibliotecarios1 aplicados al diseño de servicios en bibliotecas especializadas. Este trabajo consta de cinco capítulos: El primer capítulo está compuesto por los antecedentes de la biblioteca del
1ZINS, Chaim. Classification schemes of Information Science: Twenty-eight scholars map the field. En:
2
Teologado de la comunidad Carmelitas Descalzos y la problemática de la misma. El segundo capítulo desglosa el método de investigación y las respectivas fases que llevan al desarrollo de los objetivos propuestos. El tercer capítulo, está compuesto por el marco teórico, en el cual se presenta la historia de las bibliotecas religiosas y del servicio de préstamo externo. Igualmente, se resaltan los conceptos de diseño de un servicio de información y de préstamo de material bibliográfico en una Unidad de Información.
El cuarto capítulo corresponde al marco institucional de la Comunidad Religiosa de los Carmelitas Descalzos, presenta el Teologado San Juan de la Cruz, su misión y visión.
El quinto capítulo aborda la metodología del diseño del servicio de préstamo; en este diseño se desarrollan las diversas actividades y fases. En este mismo capítulo se elabora la aplicación de la Prueba Piloto de implementación del servicio y su respectivo análisis. Finalmente, se presentan conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado.
1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA
La biblioteca de la comunidad religiosa de los Carmelitas tiene una colección de material bibliográfico especializado en el área de teología, que en el transcurso del tiempo ha venido creciendo considerablemente. Sin embargo, la biblioteca aunque posee un sistema de gestión automatizado, no cuenta con los módulos necesarios para prestar servicios diferentes al de consulta de material.
3
práctica profesional. Dicha práctica se llevó a cabo durante el segundo semestre de 2012. Gracias a ella se pudieron identificar varios aspectos importantes que se explicitarán a continuación.
La biblioteca está compuesta por dos colecciones: Colección general y Hemeroteca. Dicha colección está organizada y catalogada mediante el Sistema de clasificación Dewey. Este sistema permite organizar las colecciones de las bibliotecas a partir de áreas temáticas y subdivisiones de las mismas. Dichas áreas corresponden a una serie establecida de categorías numéricas que las representan. Sin embargo se constató desorganización en la ubicación del material y esto implicó realizar un mantenimiento especial de la colección. (Ver anexo No. 1 fotos antecedentes de la biblioteca).
Uno de los resultados de la práctica profesional fue la instalación del software de gestión de bibliotecas PMB “software francés de código abierto desarrollado y actualizado por PMB Services. Está conformado por varios módulos que ayudan al responsable de la unidad de información en el control de la colección y en la interacción con sus usuarios”2.
Una de las recomendaciones finales del informe de práctica fue el desarrollo de servicios teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios y las posibilidades que brinda este software PMB. Esto da origen a la presente propuesta de trabajo de grado para llevar a cabo el Diseño del Servicio de Préstamo Externo de material bibliográfico en la Biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz.
2
4
1.1
Planteamiento del Problema
El acceso a la información en la actualidad es fundamental para la formación y aprendizaje, en especial para la comunidad de los padres Carmelitas Descalzos del Teologado San Juan de la Cruz, con su biblioteca especializada en el área de Teología. Sin embargo, dicha biblioteca no cuenta con un servicio formal implementado de préstamo y consulta de material bibliográfico. Igualmente, no es posible el acceso remoto; sólo es posible de manera personalizada y únicamente para los integrantes de la casa, lo cual restringe mucho el acceso al material.
Por otra parte los registros bibliográficos que tiene la biblioteca se encuentran ingresados y almacenados en la base de datos en Winisis. Este software fue adquirido por la Comunidad hace aproximadamente diez (10) años. En ese entonces, la persona que estaba a cargo de la biblioteca, al retirarse se llevó consigo las claves que permitían la edición de los registros dejando tan solo la posibilidad del módulo de consulta.
El software Winisis, es un programa de gestión bibliográfica para administrar bases de datos ISIS en entorno Windows. Fue desarrollado por la UNESCO y la primera versión beta apareció en 1996. La última versión oficial es la 1.4 lanzada en el mes de abril de 2001. Sin embargo, esta base de datos no es compatible con el sistema operativo de Windows Vista o superiores; por esta razón no es recomendable si se requiere trabajar con dichos sistemas operativos. Por otra parte no se han realizado actualizaciones desde esa misma fecha (2001).
Según la entrevista realizada al padre Director del Teologado, Jorge Zurek, se conoció que en el pasado la comunidad adquirió aproximadamente ocho mil libros por medio de una donación de otra casa religiosa de la misma Comunidad3. Esta
3 (*)
5
donación permitió el crecimiento de la colección, hecho que hace recomendable la implementación del servicio de préstamo, para que no solo los usuarios de esta casa, sino también los hermanos y padres que habitan las demás casas de la comunidad tengan el acceso al material. Estas nuevas necesidades permiten desarrollar esta propuesta que responde a la siguiente pregunta:
¿Cómo diseñar el servicio de prestamo externo del material bibliografico de la biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz pertenenciente a la comunidad Carmelitas Descalzos, mediante procesos que permitan el desarrollo de una política a partir de una prueba piloto que asegure la funcionalidad de dicho servicio?
1.2
Justificación
La importancia de realizar este proyecto radica en satisfacer las necesidades de información de la Comunidad religiosa de los Carmelitas, a través del diseño del servicio de préstamo a la comunidad. Esta biblioteca contribuye a la formación académica de sus miembros mediante su colección bibliográfica, ya que uno de los aspectos fundamentales del Teologado es fortalecer y apoyar a los seminaristas en el ámbito académico. En ese sentido, es necesario diseñar el servicio de consulta en sala y préstamo externo del material que conforma la Biblioteca, para que los recursos sean aprovechados por un buén número de miembros de la comunidad de los Carmelitas.
6
El diseño del servicio de consulta y préstamo de esta colección permite apoyar procesos de formación, más al tratarse de una comunidad de seminaristas que requieren la permanente consulta de dicho material bibliográfico, así como del conocimiento de su disponibilidad. En un futuro, este servicio está pensado para ser prestado a otras casas de formación de la misma Orden Religiosa. Para esto es necesario que la comunidad brinde la información necesaria para establecer la política del servicio de préstamo y autorice un tiempo determinado para el préstamo del material. Para lograr este propósito se utilizará el resultado de la identificación del perfil creado para cada usuario a partir de la aplicación de un cuestionario.
El diseño del servicio y su respectiva prueba piloto, permiten consolidar formalmente las políticas de la biblioteca, para aprovechar el material bibliográfico y lograr la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios de la comunidad religiosa.
Finalmente, este trabajo contribuye a tener una mejor información sobre la disciplina teológica en la cual están especializados los miembros de la comunidad.
1.3
Objetivo General
7
1.4
Objetivos específicos
Realizar un estudio de usuarios de la comunidad de los Carmelitas que permita definir los diferentes tipos de usuarios a través del levantamiento de sus perfiles.
Establecer las políticas y reglamento del servicio de préstamo del material bibliográfico que permitan ofrecer un servicio eficiente.
Desarrollar una prueba piloto que permita obtener un futuro diagnóstico con el cual se pueda mejorar el servicio de préstamo diseñado, para lograr ofrecer un servicio eficiente.
2. METODOLOGÍA Y FASES DE LA INVESTIGACIÓN
2.1
METODO DE INVESTIGACIÓN
La metodología de investigación desarrollada en el presente trabajo de grado es de carácter aplicado, ya que el proyecto se caracteriza por la utilización de los conocimientos que se “adquieren a través del marco teórico, el cual busca confrontar la teoría con la realidad”4.
En este caso específico, la aplicación radicó en el desarrollo e implementación de la prueba piloto que permitió evaluar la funcionalidad y eficiencia del servicio. Igualmente el proyecto hace uso del método descriptivo, dado que este “busca describir las propiedades, características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno
4TIPO DE INVESTIGACIÓN APLICADA. [En línea], [Consultado el 21 de Enero de 2013]. Disponible en:
8
que se someta a un análisis, es decir, únicamente pretender medir o recoger información”5.
Igualmente, la fase de recolección de información implicó el desarrollo de los cuestionarios y la entrevista para obtener información de la comunidad religiosa.
2.2
Fases para el desarrollo:
En la implementación del servicio se involucraron cuatro fases, las cuales permitieron el desarrollo del diseño propuesto. Éstas fueron:
Primera fase: Estudio de usuarios de la Comunidad de los Carmelitas.
Se aplicó un cuestionario que sirve de herramienta para realizar el estudio de usuarios. Según Sanz Casado es necesario, “un cuestionario estructurado con preguntas cerradas y abiertas, de esta manera los usuarios van a ser guiados de principio a fin”6. El resultado del cuestionario dio a conocer los datos de los
usuarios y sus necesidades de información: el objetivo del mismo fue el poder definir los perfiles o tipos de usuarios. El tiempo determinado para recoger y analizar estos datos fue de 4 semanas. (Ver Anexo No. 4 cuestionario)
Segunda fase: creación de políticas y reglamento de préstamo
Se elaboró el documento Políticas para el servicio del préstamo de material bibliográfico, de acuerdo a los objetivos de la comunidad. De esta manera se fijaron los criterios necesarios para dar cumplimiento a las necesidades de información de los usuarios. Esto se complementó con la creación de un reglamento que permite garantizar un buen servicio, dando cumplimiento a las
5HERNÁNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodología de la investigación. 5 ed. México Bogotá: McGraw-Hill,
2010. 613 p. ISBN: 6071502918.
6SANZ CASADO, Elías. Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiperez,
9
políticas anteriormente creadas. (Ver anexo No. 7 políticas del servicio de préstamo externo).
Tercera fase: prueba piloto del servicio de préstamo externo
Se realizó una prueba piloto del servicio de préstamo externo del material bibliográfico de la biblioteca. Esto se llevó a cabo un número determinado de usuarios, que solicitaron material bibliográfico de la colección por el tiempo definido para el préstamo. Dicha prueba piloto tuvo una duración de 45 días. Los resultados fueron posteriormente sistematizados y analizados.
Cuarta fase: análisis y recomendaciones de la prueba piloto
Al finalizar la tercera fase, se realizaron las respectivas recomendaciones, con las que se avaló la efectividad del servicio a partir de los préstamos y de las devoluciones del material consultado por los usuarios de la biblioteca del Teologado.
Las fases anteriormente descritas, se profundizarán en el Anexo No. 3 cronograma de fases y actividades
3. MARCO TEORICO
3.1 Biblioteca especializada, un análisis para la constitución de las bibliotecas religiosas.
Para la elaboración de este proyecto se debe tener claridad en el significado de Biblioteca Especializada. Según Young7, quien recurre a la definición propuesta
7
10
por la American Library Association, una biblioteca especializada es la creada, conservada y administrada por una institución privada, firma comercial, asociación, organismo estatal u otro tipo de entidad que busca tener un interés específico por una colección especializada en un tema, para lograr tener información completa que satisfaga las necesidades de información de sus miembros o personal y lograr los objetivos de la organización.
Según la Special Librabries Association8, las bibliotecas especializadas tienen importancia para el desarrollo del conocimiento, ya que facilitan un apoyo a las diferentes áreas del saber; esto lo podemos comprobar de acuerdo a los datos estadísticos generados en la 31ª versión del Directorio de Bibliotecas Especializadas y Centros de Información.
Esta información respecto a la cantidad de Bibliotecas, incluye a las bibliotecas de investigación, archivos, bibliotecas especializadas, centros de datos y centros de información mantenidos por entidades gubernamentales; de igual manera, otro tipo de instituciones también manejan bibliotecas especializadas, como es el caso de la industria, los negocios, las instituciones educativas, organizaciones sin fines de lucro y las agencias noticiosas. Además, se encuentran “otros gremios y sociedades que también se benefician de colecciones específicas en áreas como la ciencia y la ingeniería, las ciencias sociales, derecho, la religión, medicina, las humanidades y las artes”9.
Dentro de los tipos de bibliotecas, se encuentra que las especializadas son de las categorías que más recientemente se han creado, debido a que su aparición está ligada al considerable aumento de información que se ha generado, especialmente desde finales del siglo XX con el aumento de las revistas científicas
8
SPECIAL LIBRABRIES ASSOCIATION. SLA. General Industry FAQs. [En línea]. [Consultado 16 de febrero de 2013]. Disponible en: http://www.sla.org/content/membership/Genfaq.cfm
9
11
y la invención del transistor. Ante esta situación, se hizo necesario encontrar una forma eficiente para almacenar y gestionar información. Estas bibliotecas contienen únicamente información específica de un tema, lo que les permite limitar sus colecciones de acuerdo a la especificidad o áreas de interés.
Por lo anterior, es importante mencionar el nacimiento y evolución de estas unidades de información. Luego de la revisión de los aportes de algunos autores, se puede afirmar que fue a comienzos del siglo XX cuando en Norte América se inicia un proceso que buscó reconocer la creación y existencia de las bibliotecas especializadas. Según El Directorio de Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas10, la Asociación de Bibliotecas Especializadas (Special Libraries Association), cuyo objetivo es el de apoyar y fortalecer el estudio sobre este nuevo tipo de bibliotecas. Su creación, fue divulgada en todo el mundo e inspiró la creación de más asociaciones similares en Francia (Adbs-Asociation des Documentalistes et Bibliothecaires Specialises) y en Inglaterra (Aslib-Association of Special Librarianship).
Dentro de las nuevas asociaciones creadas la denominación de este tipo de bibliotecas en Inglaterra es el de “especiales”, para referirse al término que en Colombia se conoce como “especializadas”: Según la autora Allo11, quien recurre
al término “especiales”, éste es utilizado para referirse a bibliotecas que se caracterizan por manejar colecciones que incluso en algunos casos no reflejan los temas de interés de la institución. Un ejemplo de ello, es el caso de bibliotecas para ciegos ubicadas en Hospitales, las cuales no necesariamente abordan temas biomédicos, sino las necesidades de sus pacientes. De igual manera existen centros de documentación que sí reflejan a partir de sus colecciones las áreas de interés de la institución a la que pertenecen.
10DIRECTORIO DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS. Madrid:
Dirección General de Investigación Científica y Técnica. Ministerio de Educación y Ciencia, 1987.
11 ALLO, MANERO. María Adelaida. Et al. Manual de biblioteconomía. Madrid: Editorial Síntesis, 1996. p.
12
Según el aporte que hace el autor Litton, Gaston12, la biblioteca especializada es
reconocida formalmente ya entrado el corriente siglo, por medio de un grupo de bibliotecarios norteamericanos que discuten problemas y aspectos comunes de sus trabajos: entonces, adoptan el término Biblioteca Especializada.
Desde entonces se han aumentado las instituciones que merecen ese nombre y que se diferencian de las bibliotecas escolares, universitarias y públicas, las cuales atienden las necesidades de diferentes tipos de usuarios, siendo consultadas para realizar sus tareas, trabajos e investigaciones de carácter más general. Es importante resaltar que la biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz merece el calificativo de “biblioteca especializada”, porque contiene una colección especializada en el área de teología y atiende a unos usuarios específicos.
Algunas características que hace que se distingan de otras bibliotecas
Las bibliotecas especializadas, según Litton, Gaston13, se encuentran ubicadas
en lugares específicos, es decir en bancos, compañías, editoriales, museos, hospitales, entidades de beneficencia, compañías petroleras e instituciones profesionales; las cuales tienen por función conservar materiales bibliográficos sobre temas específicos y ofrecer un servicio especializado de información..
Otras características notables son:
Se diferencian por limitarse a un solo asunto.
Los usuarios que las visitan, poseen una formación especializada y unos requerimientos de información también especializados.
12LITTON, GASTON. La biblioteca especializada. Centro Regional de Ayuda Técnica, 1974, P. 208 13 Ibíd. pág. 22.
13
Son pequeñas en cuanto a la cantidad de volúmenes que poseen; y en cuanto a espacio y su personal.
La administración de la información y su funcionalidad dependen de la misión y visión de la institución.
La tipología y tratamiento de sus documentos.
El alto grado de automatización de todos sus servicios, que facilitan notablemente el acceso y la recuperación de la información.
Algunas bibliotecas que comparten estas características son las bibliotecas de sociedades doctas y profesionales, de reparticiones oficiales y de entidades que se ocupan principalmente de proyectos de investigación. Estas bibliotecas atienden las necesidades de los usuarios de la entidad a la que pertenecen. El autor Litton Gaston14, dice que una biblioteca especializada depende de una institución, lo que facilita que los servicios también sean adaptados y deben estar acorde con las necesidades de información de los usuarios. Estas son específicas, es decir, el usuario de una biblioteca especializada tiene características que lo distinguen de otro tipo de usuarios que consultan otras bibliotecas
3.2 Bibliotecas de comunidades religiosas
Es importante destacar la historia de las bibliotecas religiosas. Según Escolar15,
las bibliotecas cristianas fueron unas de las primeras que existieron en el Imperio Romano antes de comenzar la edad media a principios del siglo IV. Para ese entonces el imperio romano sufrió un cambio radical afectando las formas culturales y en general al libro, es decir a las bibliotecas en particular. Todo empezó con el llamado edicto de Milán, disposición de Constantino y Licinio en la
14 Ibíd. pág. 23.
15 ESCOLAR SOBRINO, Hipólito. Historia de las bibliotecas. 2 ed. Madrid: Fundación German Sánchez
14
que devolvían a los cristianos los bienes que les habían sido incautados y se declaraba la libertad de cultos.
A partir de ese momento los libros y las bibliotecas recibieron protección oficial y pudieron abrirse al público a la luz del día. Esto no quiere decir que las comunidades cristianas sintieran esta necesidad hasta ese momento, pues antes de este acontecimiento las bibliotecas eran útiles brindaban libros que usaban en sus ceremonias religiosas. Estas colecciones fueron creciendo permitiendo la aparición de una nueva tipología documental denominada Códice. Este texto compuesto por hojas de pergamino reposaba en las bibliotecas de las comunidades cristianas. Dicha biblioteca estaba conformada por armarios donde ubicaban los libros en las paredes y en los muros.
Constantino creó una gran biblioteca con temáticas de carácter latino y griego. Experimentó un rápido crecimiento pero luego fue consumida por el fuego; luego fue restaurada. Contenía aproximadamente 100.000 volúmenes. Igualmente, las bibliotecas religiosas se dedicaban a brindar textos para la enseñanza cuyas temáticas eran especialmente: literatura, ciencia y filosofía.
Otra de las obras que ofrece información sobre las bibliotecas religiosas es la
titulada Las bibliotecas Jesuíticas en la Venezuela colonial, que introduce a la historia de las bibliotecas de las comunidades religiosas, especialmente de la comunidad de los jesuitas. Según Rey Fajardo16, en la época de la expulsión de
los Jesuitas en 1767 por el rey Carlos III, fue creada una de sus primeras bibliotecas ubicada en el colegio San Francisco Javier, en Mérida Venezuela. Esta como muchas otras vivió grandes cambios a raíz de las expulsiones que sufrió la comunidad. Esto también implicaba grandes pérdidas de obras como por ejemplo: la ausencia del repositorio humanístico del colegio. Debido a que los
16
15
padres dictaban diferentes clases, estos reunían libros raros y curiosos en sus bibliotecas personales. Es importante mencionar que dentro de las colecciones de estas bibliotecas se encontraban representadas las áreas de las humanidades, lenguas, teología, filosofía, gramática, latín, matemáticas y derecho canónico.
Como ejemplo de ello se puede mencionar uno de los libros ampliamente conocido y enseñado por los jesuitas en los colegios franceses y que se titula La gramática griega de Clenard. Es importante mencionar algunos títulos de los libros más representativos de la época en las bibliotecas jesuitas, tales como: Wouters, Tabulae totius dialecticae, Pedagogía jesuítica, The saurus weborum ac Phrasium ad orationem ex hispana latinam efficiendam, Thesaurus verborum, Historia Alexandri Magni, Suetononi Tranquilli de vita duodecim Caesarum libri VIII.
Finalmente, es importante dar a conocer otros documentos que hacen parte de las bibliotecas de las comunidades religiosas actuales. En el caso del Teologado de la orden de los Carmelitas Descalzos se pueden encontrar textos sagrados como el Antiguo Testamento, encíclicas, textos de la historia de la vida religiosa y testamentos comentados por reconocidos teólogos.
Colecciones de una biblioteca especializada y de una comunidad religiosa
Una biblioteca especializada se define por tener colecciones formadas por obras exclusivas y específicas sobre un tema o temas afines. Todas ellas adquieren material sumamente especializado y actualizado, que contribuye a la investigación y contiene el material que registran los estudios en un determinado campo.
16
confidencial y por consiguiente solo está disponible para los usuarios de la comunidad.
Es importante mencionar las colecciones que contienen algunas de las bibliotecas religiosas; dichas colecciones congregan documentos bíblicos, textos sagrados, libros incunables, diccionarios y enciclopedias. Todo esto con el fin de documentar y conservar la historia de la Iglesia, permitiendo que los especialistas en el área religiosa se documenten y se orienten con dicha información albergada en sus colecciones religiosas.
Es relevante referirse especialmente a la colección de la biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz, de la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos. Esta colección se caracteriza por abordar principalmente el área de religión y subdivisiones como Cristología y Teología, que son las más destacadas y finalmente cada una contiene documentos específicos como lo muestra el siguiente gráfico:
Gráfico 1. Contenidos de los documentos de la colección de la biblioteca del Teologado San Juan de la cruz.
17
3.3 Usuarios y perfiles en una biblioteca de una comunidad religiosa
Teniendo en cuenta algunos comportamientos de usuarios que consultan estas bibliotecas se ha encontrado que “el público casi nunca consulta una biblioteca especializada; por lo general quienes acuden a ella son miembros o empleados de la entidad que auspician y sostienen las respectivas colecciones, bajo cuyo amparo y protección funcionan dichas bibliotecas”17.
Una de las definiciones encontradas sobre los usuarios de las bibliotecas incluye autores como Strable18, quién menciona que son aquellas personas que por sus
aptitudes merecen el calificativo de clientela especializada. Algunos perfiles de estos usuarios involucran sus ramas del saber. Entre ellos están los médicos, abogados, ingenieros, economistas, psicólogos entre otros.
Los usuarios que consultan una biblioteca especializada presentan necesidades específicas de información, son usuarios que saben con claridad lo que quieren y lo que necesitan. De igual manera dichos usuarios también están dispuestos a encontrar información nueva que le sea sugerida por la persona que atiende la biblioteca. Esta información debe ser de su interés y acorde al tema que está investigando. Los procesos de búsqueda permiten que exista una interacción entre el usuario y la biblioteca, lo cual aporta conocimiento a las dos partes.
17Ibíd. Pág. 34.
18 STRABLE, Edward G. Special libraries: a guide for management. New York: Special Libraries
18
Gráfico 2. Interacción Biblioteca especializada– Información especializada – usuarios específicos.
Fuente: Creación propia
Cuando un usuario consulta una biblioteca especializada es exigente en los resultados de búsqueda de información, pues le urge encontrar soluciones rápidas que se ajusten a sus necesidades; siempre requiere encontrar documentos que contengan novedades en su área de interés.
Sin embargo, no hay que olvidar que “las bibliotecas especializadas deben analizar su población objeto, para tener un conocimiento concreto y real sobre las necesidades de información que estos requieren. De esta manera se logra diseñar
Biblioteca Religiosa
Información Especializada Usuarios
especificos
Biblias Superior
Padres Sacerdote s
Hermano s
Nuevo y antiguo testamento
19
y adecuar servicios para una comunidad específica”19. Si ello se consigue, los
usuarios siempre estarán dispuestos a recibir las sugerencias que les son ofrecidas.
Por otro lado, según Latorre Zacarés20, la biblioteca especializada debe crear mecanismos que logren ofrecer la información de una manera eficaz y oportuna; para esto la biblioteca recurre a herramientas informáticas y tecnológicas que logran un manejo adecuado de la información en grandes volúmenes por medio de la automatización; y también por medio de la ayuda de los conocimientos del profesional en Ciencia de la Información, como es el análisis documental.
Es importante resaltar que los usuarios que consultan las bibliotecas religiosas pertenecen a comunidades o compañías religiosas específicas. Para el caso del Teologado, sus intereses y necesidades de información son igualmente puntuales y requieren apoyo en la obtención de información que fortalezca su aprendizaje y formación académica.
3.4
Estudio de usuarios: un aporte para definir perfiles de usuarios en bibliotecas de comunidades religiosas.
Según Sanz Casado, los estudios de usuarios son el “conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, como el matemático y el
19GRAU GUADIX, R.M. El Usuario en las Bibliotecas Especializadas. En: Seminario Sobre Cooperación e
Informatización Bibliotecario. Madrid: Ministerio de Cultura. 1991. P 61- 63.
20LATORRE ZACARÉS. Ignacio. SANCHIS PÉREZ, Elisa. La atención a usuarias y usuarios en bibliotecas
20
estadístico, de acuerdo a su consumo de información” 21. Los conceptos más
importantes para un estudio de usuarios son:
Información
Conocimiento
Necesidad de información
Deseo de información
Demanda de información.
Según Sanz Casado22, el estudio de usuarios tiene como objetivo dos grandes
grupos: los usuarios potenciales que son aquellos que necesitan información para el desarrollo de sus actividades, pero no son conscientes de ello, y por lo tanto no expresan sus necesidades; por otro lado, los usuarios reales son aquellos que no solamente son conscientes de, que necesitan la información sino que la usan continuamente.
Las herramientas para el estudio de usuarios son muy complejas de elegir y de construir, ya que es necesario elaborar una encuesta o entrevista que permita conocer los usuarios, su grado de satisfacción respecto a la infraestructura, servicios, recursos, instalaciones, atención, etc.
Para compilar la información comúnmente se utiliza un cuestionario en el que se incluyen preguntas orientadas a encontrar respuestas a los objetivos propuestos. Con los resultados encontrados se puede realizar un análisis de la muestra probabilística de un tipo de usuarios.
21RUBIO HERNÁNDEZ, Alfonso. Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica, Cali: Programa Editorial Universidad del Valle, 2006. 106 p. ISBN: 9586704874
22
21
Según Monfasani 23, en el análisis de resultados para el estudio de usuarios es
necesario conocer qué tipos de servicios se utilizan, la frecuencia con la que visitan la biblioteca, y las consultas realizadas al material bibliográfico existente. El instrumento utilizado para dicho estudio es el cuestionario, ya que a partir de los resultados que este arroje se podrá conocer los aspectos que hay que tener en cuenta para proponer y mejorar los servicios en una biblioteca.
La información que se pretende conocer por medio del estudio involucra el uso y eficiencia de los servicios, el manejo por parte del usuario de las fuentes impresas, las dificultades que encuentra cuando consulta los recursos electrónicos y en línea; y en general la forma como son consultadas las bases de datos referenciales o de texto completo. De esta manera se logra hacer un diagnóstico del estado de los servicios que ofrece la biblioteca.
El cuestionario como herramienta permite identificar el tipo de usuario que visita la biblioteca: estudiante, profesor, investigador, etc. El diseño de las preguntas debe estar relacionado con las respuestas que se desea obtener, y así mismo de acuerdo al grado de especificidad. A continuación se presenta una serie de preguntas, que a manera de ejemplo, pueden ser aplicadas en un cuestionario:
¿Con qué frecuencia suele utilizar los servicios de la biblioteca?.
¿En qué horario utiliza la biblioteca comúnmente?
¿Cuál ha sido el motivo de su consulta?
¿La necesidad por la cuál ha acudido a la biblioteca ha sido satisfecha?
Estas preguntas se pueden diseñar para ser respondidas en forma abierta o cerrada. En el caso de elaborar preguntas cerradas, la biblioteca debe ofrecer las respuestas que el usuario debe marcar.
23
22
Imagen 1. Fases de la metodóloga de encuesta y preguntas del cuestionario. Definición del estudio
Se concretan los fines, objetivos y se plantean las hipótesis de la investigación
Selección y definición de las variables
Diseño del cuestionario Elección del tipo de cuestionario
Diseño de preguntas
Organización y redacción del cuestionario Selección de la muestra
Validación y prueba del cuestionario
Tratamiento y análisis de la información
Revisión del cuestionario, codificación y preparación de las bases de datos, interpretación de los datos, conocimiento de la evolución del estudio y
presentación del informe final.
Fuente: Estudio de usuarios en archivos municipales, una aproximación teórica y práctica p. 32
Objetivos de los estudios de usuarios
23
generales se deben considerar los siguientes aspectos mencionados por Rubio Hernández24:
Identificar las necesidades de información, para tomar decisiones y evaluar la efectividad de un sistema o servicio de información; con esto se podrá determinar si el sistema de información está cumpliendo con su objetivo principal. De lo contrario será necesario mejorarlo y para ello se deben adecuar los documentos e instalaciones para resolver los problemas específicos del sistema y corregir las deficiencias, este procedimiento permite conseguir un nivel de éxito en los servicios y establecer las prioridades de la Biblioteca.
Analizar la interacción del usuario con el sistema, con esto se puede identificar el nivel de satisfacción del usuario y su comportamiento frente a las colecciones y al sistema de la biblioteca en general; de esta manera se puede mejorar y determinar varios aspectos: niveles de conocimiento, relaciones públicas, determinación de patrones, uso de servicios ayuda a la formación de los usuarios. En esta forma se podrá determinar la proporción de usuarios potenciales que son usuarios reales y cuáles son sus prioridades.
Identificar las características generales del usuario, sus estilos de vida, su interés, sus actividades, sus opiniones, sus actitudes, sus características demográficas y psicológicas. De la misma forma detectar nuevas necesidades, analizar el flujo de la información y las costumbres de uso de la información.
24
Contribuir a los estudios científicos y comparativos, para analizar las diferentes hipótesis que conduzcan a evaluar las variables causales que intervienen en el estudio de los usuarios.
La importancia de realizar un estudio de usuarios en una biblioteca religiosa, radica en que permite definir los perfiles y categorías; retroalimentar y crear las bases de datos de los usuarios Y todo esto con el fin de contribuir al buen funcionamiento de las colecciones y la prestación de servicios.
3.5 Servicios de biblioteca: un aporte para bibliotecas de comunidades religiosas.
Es importante conocer la definición de servicios del autor Valverde25, quien define el concepto de servicios de una biblioteca como las actividades que realiza la biblioteca para llevar a cabo los objetivos de difusión de la información y fomento de la lectura, haciendo uso de las áreas o unidades de la biblioteca. Esto con el fin de ofrecer un servicio especializado; para esto la biblioteca cuenta con herramientas tecnológicas y de recurso humano que le sirven de soporte para satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
Tanto las herramientas informáticas y tecnológicas, como las ofrecidas por el profesional en Ciencia de la información permiten un manejo adecuado de la información en grades volúmenes; y esto facilita y orienta el proceso de la búsqueda. A continuación se presentan algunos servicios que ofrecen las bibliotecas para orientar a sus usuarios.
25
25 Servicio de referencia
El suministro de un buen servicio de referencia es la meta última de toda biblioteca especializada. Según García26, Este servicio puede limitarse a responder preguntas de carácter específico, atender pedidos de datos sencillos; o también se puede constituir un servicio más completo en el que se hacen revisiones de literatura y compilación de referencias bibliográficas detalladas. Este servicio permite informar al usuario, atender sus necesidades de información y dar soluciones que lo satisfagan de forma inmediata.
Servicio de consulta en sala
La mayoría de las bibliotecas especializadas ofrecen el servicio de lectura dentro de la misma. Esto se conoce como consulta en sala y ocurre cuando existen dentro de esa colección documentos que tienen restricción de préstamo externo por su gran importancia o alta consulta. También porque las leyes de propiedad intelectual le impiden al usuario sacarlo de la biblioteca, o por razones de conservación del material bibliográfico.
Catalogo en línea
Los catálogos son la principal herramienta para “conocer y acceder a la descripción bibliográfica de los documentos y recursos bibliográficos en las instituciones de información, por lo que poseen importancia vital para que un servicio de referencia (presencial o digital) funcione con calidad y eficiencia” 27.
También se puede afirmar que los catálogos son obras de referencia en las que se encuentra información indirecta o diferida, debido a que se muestran los datos con los que se puede localizar un documento, y ofrecen la descripción de los documentos que posiblemente tienen la información que se necesita.
26 GARCÍA. Irma Luz. Servicio de referencia una propuesta integradora. 2 ed. Buenos Aires: Alfragrama
Ediciones, 2009. 274 p. ISBN: 9789871305308.
27 SANTANA ARROYO, Sonia. El modelo FRBR en el servicio de referencia y su implementación en los
26
Estos servicios aplicados en una biblioteca religiosa permiten asistir y satisfacer las necesidades de los usuarios de la comunidad, ya que contribuyen al aprovechamiento de los documentos e información albergada en las colecciones de estas bibliotecas. Por esta razón es fundamental implementar o crear nuevos servicios de información especialmente para este tipo de comunidad.
3.5.1 Préstamo externo de material bibliográfico: un beneficio para las bibliotecas religiosas.
Para dar un breve contexto histórico se puede afirmar que el servicio de préstamo externo se da inicialmente en las bibliotecas públicas del imperio romano. Según Escolar28, en su libro titulado Historia de las Bibliotecas menciona que en dicho periodo las bibliotecas eran pequeñas, de carácter privado y sus usuarios recurrían a ellas para pedir en préstamo libros raros o curiosos. La biblioteca del Teologado posee una similitud con este tipo de bibliotecas pues alberga una colección pequeña que contiene libros especializados en Teología, que difícilmente cuentan con el servicio de préstamo externo en otras bibliotecas.
Otra definición que presenta Ramos Simón29, es el préstamo de documentos como
uno de los servicios más importantes que ofrecen las bibliotecas a sus usuarios. Este servicio lo ofrece la biblioteca sin fines lucrativos; el usuario debe regirse mediante unos parámetros y condiciones establecidas para el buen funcionamiento del servicio, y uno de ellos es la devolución del material en un término o tiempo establecido.
28ESCOLAR. Op. Cit. p. 97- 99.
29
27
A través del tiempo las bibliotecas y en especial las bibliotecas especializadas se han preocupado por prestar y mejorar los servicios, entre ellos, el servicio de préstamo externo, que algunos autores definen como “el servicio que permite al usuario llevar los materiales de la biblioteca a su casa, cumpliendo con las condiciones y plazos establecidos en el reglamento. Este servicio contribuye a generar espacios de lectura dentro del núcleo familiar”30.
El servicio de préstamo externo de materiales se concibe, según Díaz Pérez31, como una opción para el control de material bibliográfico, incluyendo parámetros para su uso por parte del usuario tales como: tiempo de préstamo, colecciones que se pueden prestar, las sanciones impuestas, en casos de incumplimiento.
Un nuevo aporte que brinda el texto Lineamientos para bibliotecas de instituciones de educación superior, es la definición y claridad que hace del servicio de préstamo externo. Según El Comité de Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior del Distrito Capital32, la biblioteca pone a disposición del usuario una cantidad de documentos por un tiempo específico, según su tipología documental y a partir de políticas establecidas.
Allo33, también contribuye a la comprensión de dicho concepto mencionando que
el préstamo propiamente dicho, se da cuando el documento ha de salir de la biblioteca para que el lector pueda hacer uso de él. Esto lo hace sin ajustarse a los horarios de apertura o cierre. El préstamo se define como la entrega del material bibliográfico por un tiempo determinado a una persona, institución,
30
ALVARADO DE ESCORCIA, Carmen. La biblioteca pública que queremos. Bogotá: Ministerio de Cultura; Fundalectura, 2001. p. 28.
31 DIAZ PEREZ, María. Eugenia. et al. Auxiliar de archivos y bibliotecas: temario general. Sevilla: Editorial
MAD. 1994. p.166.
32 COMITÉ DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR DEL DISTRITO CAPITAL.
Lineamientos para bibliotecas de instituciones de educación superior. Bogotá: Politécnico Grancolombiano. 1999. P. 24.
28
biblioteca, etc. El servicio de préstamo es uno de los más antiguos y extendidos en cualquier tipo de biblioteca y sigue siendo sin duda uno de los más eficientes mecanismos de fomento de la lectura en cualquiera de sus modalidades, personal, colectiva o interbibliotecario.
Teniendo en cuenta las definiciones de los distintos autores se puede afirmar que uno de los objetivos de las bibliotecas según Ramos Simón34, es facilitar la consulta de información a través del servicio de préstamo evitando la restricción al acceso de los documentos por parte de la comunidad, que deberá devolverlos dentro de un plazo determinado.
La realización del diseño del servicio de préstamo externo de material bibliográfico para la biblioteca del Teologado, es importante para apoyar la toma de decisiones de las directivas de la casa y contribuir al buen funcionamiento de las colecciones, al permitir que los usuarios tengan la oportunidad de conocer la disponibilidad de los libros, y generar estadísticas que reflejen el estado del servicio.
3.5.2 Estudio de caso préstamo de material a usuarios
Un ejemplo de préstamo es el estudio de caso evidenciado por el autor Rubio Hernández en el libro, Estudio de usuarios en archivos municipales: una teórica y práctica, en que se tomaron como muestra los préstamos y consultas solicitados durante un mes por parte de los usuarios internos del ayuntamiento de la municipalidad de Logroño en España.
En este centro de documentación el préstamo o consulta de material se manejaba mediante un libro de registro, en el cual quedaba consignado el material que se
34
29
consultaba a diario. El servicio podía variar, en el caso de que se prestara en sala o externamente. Los documentos existentes en dicho archivo son: boletines, aperturas, arqueos, libros de actas, planes comerciales, obras de arquitectura y planeamientos de base de datos. (Ver Anexo No. 6 Estudio de usuarios en archivos municipales: una teórica y práctica).
3.6 Diseño de servicios: un aporte al diseño del servicio en una biblioteca de una comunidad religiosa.
Se entiende por diseño de servicios la interacción de las personas con resultados tangibles. En ese sentido, el diseño de servicios consiste en la adecuación de estrategias para el logro de estos resultados. Por lo tanto, es importante definir este concepto, así como su propósito. Según Viladás35, es la práctica que permite mejorar los procesos para responder a las necesidades en diversos entornos incluyendo el institucional.
35
30 Imagen 2. ¿Qué es el diseño?
Fuente: El diseño a su servicio: cómo mejorar una idea de negocio con la ayuda de un diseñador p. 67
Esta imagen permite analizar que el diseño está compuesto de varios factores que contribuyen a su realización como son: las evidencias, que son fundamentales para el tipo de cliente o usuario ha quién va dirigido el servicio.
Metodología y fases para el diseño de servicios.
31
Imagen 3. Fases de un proceso de desarrollo de nuevo servicio.
Fuente: El diseño a su servicio: ¿Cómo mejorar una idea de negocio con la ayuda de un diseñador?. p.44
Esta imagen permite analizar las diferentes fases que componen el proceso para llevar a cabo el diseño de un servicio. Esta metodología está compuesta por tres fases. La primera involucra el Equipo de diseño quienes son los que se encargan de observar, procesar y presentar mejoras. La segunda, comprende las Áreas funcionales, que definen el servicio, los ajustes, el lanzamiento, y la promoción del servicio. La tercera y última, es la denominada Corporación encargada de poner la propuesta en marcha, desarrollar la gestión, mejora continua y la expansión del servicio. Estas fases fueron tenidas en cuenta para la propuesta metodológica del diseño del servicio de préstamo en la Biblioteca del Teologado.
32
revisión teórica sobre el servicio, en este caso un servicio de referencia virtual. En segundo lugar, se introducen dichos conceptos en una fase práctica en la que aplican dicha metodología.
La metodología involucra en primera instancia un instrumento de recolección de información que para el caso citado es una encuesta. La encuesta fue diseñada con el fin de evaluar unos indicadores formulados previamente. Según los autores “La encuesta fue dividida en tres categorías, dentro de las cuales se pretende conocer el interés acerca de la ejecución de este nuevo servicio: datos personales, servicios y referencia virtual”36. En el caso de la biblioteca del Teologado, como
instrumento de recolección de información fue considerada la aplicación de un cuestionario y una entrevista; que permitieron el conocimiento de los perfiles de los usuarios.
Posteriormente, en dicho documento se describen las siguientes fases o actividades para llevar a cabo el servicio:
Las técnicas e instrumentos.
Las fuentes primarias y fuentes secundarias.
Población
Muestra
Perfil de usuarios
Tabulación y análisis de resultados.
Es importante analizar la metodología utilizada en este diseño de servicio, para conocer las pautas en el desarrollo de la presente que se requiere aplicar en el caso del diseño del servicio de préstamo para la Comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos.
36
MENENEDEZ ECHAVARIA Alfredo Luis y TINOCO ALFARO Jorge. Proposal to Implement a Virtual
Reference Service at Pontificia Universidad Javeriana’s General Library En: Signo y Pensamiento. No 54 p.
33
Grafico 3. Fases para del proceso para diseñar el servicio de préstamo externo de material bibliográfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, de la comunidad religiosa Carmelitas Descalzos.
Fuente: creación propia. Proceso basado en la Imagen No. 3
Teniendo en cuenta la teoría y metodologías consultadas, se propone la siguiente estructura para el desarrollo del Diseño del servicio de préstamo:
Se logró Observar y analizar el comportamiento de los usuarios de la casa frente a la consulta de la Biblioteca, permitiendo el respectivo seguimiento.
Posteriormente, se procedió a Gestionar y definir el diseño del servicio de préstamo externo de material bibliográfico aprovechando el software PMB, instalado en la biblioteca, el cual ofrece el módulo de circulación y préstamo de material. A continuación se dio inicio al proceso de Divulgar y recibir retroalimentación.
34
Para comprobar la funcionalidad del servicio fue necesario aplicar una prueba piloto. Finalmente se procedió a Analizar los resultados con los datos obtenidos; estos resultados muestran el movimiento de la colección, y permiten analizar la pertinencia del servicio. (Ver 5.2 Fases y actividades del diseño del servicio de préstamo. Pág. 42)
Dentro del proceso del diseño de un servicio para la biblioteca de la comunidad religiosa, es importante el desarrollo de una metodología, que permite contribuir a la creación de los servicios, en este caso de la biblioteca del Teologado. Dicho aporte se logra desde los fundamentos teóricos que brinda la Ciencia de la Información.
3.7 Diseño de políticas del servicio de préstamo de libros en bibliotecas religiosas
Para lograr el diseño de las políticas de la prestación de un servicio, es importante saber que éstas son aplicadas mediante procedimientos y regulaciones. Por un lado los procedimientos son guías de acción y están subordinados a las políticas. Estas establecen un método estandarizado para llevar a cabo una tarea o solucionar problemas. Por esta razón, son los medios para regular determinados procesos. Los procedimientos y las reglas son las que van a contribuir para diseñar o establecer las políticas indicadas para la Unidad de Información.
35
Teniendo esto presente, según Valliant Higginson37, las políticas pueden ser
entendidas como pautas escritas o verbales que establecen normas o parámetros bajo los cuales se realizan acciones por parte del área de gestión de una organización.
La Biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz requiere el desarrollo e implementación de las políticas del servicio de préstamo externo de material bibliográfico. Estas permiten controlar el buen funcionamiento de la colección beneficiando a los usuarios de la comunidad gracias al control de los préstamos y el conocimiento (por parte de los usuarios) de la disponibilidad del material bibliográfico.
Políticas de préstamo de material bibliográfico
La importancia de tener políticas establecidas es fundamental especialmente en el caso del servicio de préstamo de material bibliográfico, para una biblioteca religiosa. Estas van a permitir que los servicios se estandaricen para todos los miembros de la comunidad religiosa Carmelitas Descalzos. Las políticas igualmente contribuyen a la formulación y creación de nuevos servicios. Por lo tanto, es importante que sean revisadas periódicamente para que al ser actualizadas se adapten a las nuevas necesidades que surjan.
Reglamento de servicio
Las políticas buscan implementar el servicio y por tanto su aplicación dependerá de los responsables de la Biblioteca. Estas políticas deben hacerse públicas al usuario para su adecuada aplicación; y esto se logra a partir del desarrollo de un
37VALLIANT HIGGINSON, M. Putting policies in context, Business policy, ed. Alfred Gross is Walter Gross.
36
Reglamento. Según los autores García y Gross38, un reglamento es una
agrupación de normas que rigen la aplicación de unas actividades controladas desde un ente administrativo.
Igualmente algunos autores lo definen como “Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio”39.
El reglamento determina las vías de acción o conducta que deben seguirse. Además, prescribe una acción específica para una situación concreta y estandariza el comportamiento que debe seguir el usuario. Así mismo, establece límites en bien de la unidad de información, para mantener un comportamiento adecuado de las personas que utilizan el servicio.
Para el caso de la Biblioteca del Teologado, el reglamento se estableció luego de haber realizado el estudio de usuarios y definido con las directivas las Políticas del Servicio de Préstamo. Esto para tener el aval institucional y tener una coherencia entre el reglamento y las políticas.
Es necesario aclarar que así como las Políticas del Servicio corresponden a la normatividad de la Biblioteca y son gestionadas por la Comunidad, el Reglamento está dirigido especialmente al uso del servicio por parte del usuario.
38
GARCÍA, Pelayo y GROSS, Ramón. El pequeño Larousse ilustrado. Editorial Larousse. 17 ed. México: 2004. p. 1824, ISBN: 9702210380.
39
37
4 MARCO INSTITUCIONAL
4.1 Historia
Esta comunidad religiosa pertenece a la Orden de Nuestra Señora del Monte Carmelo, dado que en ese lugar se dieron a conocer sus orígenes; es también conocida como Orden de los Carmelitas. Aproximadamente esta orden religiosa nació cerca del siglo XII. Y tomó mucha importancia cuando en el año 1562, cuando Santa Teresa de Jesús efectuó una reforma de la Orden y fundó el primer convento de Carmelitas Descalzas en la ciudad de Ávila.
Según, los Carmelitas Descalzos40, con la ayuda de San Juan de la Cruz se fundó
la Orden. A partir de esa fecha aparecieron los primeros monasterios de su comunidad. Ellos centran su vida en Dios, tal como lo hicieron los primeros eremitas del Monte Carmelo.
La historia de los Carmelitas en Colombia, inicia en el año de 1975, según Mejía Amaya41. Igualmente el autor afirma que están regidos por estatutos y gobernados por el Provincial que existía en ese momento en el país, padre Hernando Uribe. La asamblea que los estableció se llevó a cabo en el monasterio de la ciudad de Villa de Leyva en Boyacá.
40CARMELITAS DESCALZOS. In pascha domini. [En línea], [Consultado el 06 de Marzo de 2013].
Disponible en internet: http://ocarm.org/es/content/ocarm/origen
41 MEJIA AMAYA. Rafael. Los Carmelitas Descalzos en Colombia. Bogotá: 2010. 336 p. ISBN:
38
4.2 Objetivo
Según la Orden de los Carmelitas Descalzos42, su principal objetivo es el de esforzarse por vivir el carisma teresiano al servicio de la Iglesia y de la comunidad. Tomando la oración y conservando las actividades tradicionales de la comunidad.
4.3 Misión
La misión de la comunidad religiosa “Carmelitas Descalzos” es alabar la presencia del Dios vivo. Participan continuamente de la oración de Cristo a través de la Eucaristía y la Liturgia. Una devoción que promueven son los escapularios para fomentar el amor y la imitación de las virtudes de María. Bajo la advocación de la Virgen del Carmen. Como parte fundamental de sus vidas está el crecimiento humano, espiritual e intelectual que implica el desarrollo de los talentos personales en la formación integral a fin de alcanzar una armonía personal y comunitaria. Así el religioso Carmelita estará toda la vida al servicio de la Iglesia.
4.4 Los Carmelitas Descalzos en Bogotá
Los Carmelitas se instalaron por primera vez en el barrio Chapinero, luego se reubicaron en el barrio Teusaquillo en 1986, bajo la guía de los padres Hernando Uribe y Rómulo Cuartas, quienes se instalaron en una casa denominada San Juan de la Cruz. Actualmente son tres casas de formación de jóvenes estudiantes de teología que están dedicados a la vida religiosa. Cada casa cuenta con aproximadamente 20 jóvenes. Dichas casas son:
42 Orden de Carmelitas Descalzos OCD Provincia de Santa Teresita del Niño Jesús Colombia.
[En línea]. [Consultado el 23 de febrero de 2013]. Disponible en internet:
