PROFESOR MORIS RODRÍGUEZ
UNIDAD:CIERRE CONTABLE DE LAS EMPRESASTEMA:CICLO CONTABLE DE UNA EMPRESA TIEMPO: _________ HORAS CLASES
OBJETIVO OPERACIONAL: Dada una serie de elementos teóricos sobre lo aspectos relevantes del Ciclo contable utilizado como un método por los contadores que facilitan obtener la información contable en cualquier tipo de empresa.
EJE TRANSVERSAL: Diferentes Relaciones existentes entre producción y consumió de bienes.
INICIACIÓN:
Saludo:
Oración a Dios (Por un alumno/a)
Contenido:CICLO CONTABLE Y HOJA DE TRABAJO
OBJETIVOS: Al terminar de estudiar este capítulo serás capaz de: 1.- Mencionar los pasos del ciclo contable
2.- Utilizar los conocimientos en la resolución de ejercicios prácticos. 3.- Definir los conceptos de los principales libros de contabilidad. 4.- Conocer la estructura de varios registros contables.
Reflexión
: "Las cosas buenas o malas que recibimos, no son más que el eco de nuestras propias
acciones".
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
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para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas te ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
Concepto
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
Balance General al principio del período reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.
Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
Elaboración de un balance de prueba ajustado
BALANCE DE PRUEBA
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El balance de prueba refleja la contabilidad de una empresa y organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
Este balance también permite confirmar que la contabilidad de la empresa este bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto, y que sin embargo incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado un proveedor pero le anoto dicho pago a otro. El balance será correcto desde los números, pero no en la práctica.
La elaboración de un balance de prueba comienza con la realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente se obtiene el saldo de cada cuenta, por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance general.
Por lo general, el balance de prueba o comprobación, es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que este pueda conocer con precisión el estado financiero de empresa sin necesitad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.
Los balances de prueba de saldos sirven para comprobar la exactitud de los traslados de los comprobantes de diario al Mayor a través del libro de Diario o de los libros auxiliares.
PROCEDIMIENTOS PARA ELABORARA UN BALANCE DE PRUEBA:
1. Se prepara una hoja que contenga los siguientes datos: código de cuenta, descripción, débitos y créditos.
2. Se verifica la lista de los nombres de todas las cuentas que presenten saldo y se les coloca código a las cuentas
3. Al final se colocan SUMAS IGUALES y se procede a totalizar la columna del débito y del crédito.
4. Si el resultado no da igual significa que se ha cometido un error y se debe verificar nuevamente.
ESTUDIO DEL LIBRO DIARIO MULTICOLUMNAR
Este libro de invención más reciente que el Diario General permite también el registro cronológico de los hechos económicos de la empresa, cuantificables en unidades monetarias, de donde se le considera de registro de primera entrada o de registro original.
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa.
El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
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El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.
El propósito es el mismo del Diario General pero la diferencia estriba en que la afectación de las cuentas se hace directamente en la cuenta mayor que se presenta en el mismo libro. El efecto es que se conoce el movimiento deudor y acreedor de cada cuenta cuando finaliza el mes, lo cual facilita el pase al libro Mayor y Balances. Los asientos no se realizan por partidas individuales en forma directa sino que se hace necesario elaborar previamente un comprobante de contabilidad como lo ordena las normas legales ya citadas, el cual generalmente es un resumen de varias operaciones de un período que no puede exceder de un mes según la misma normatividad, por lo que es práctico registrar en el diario multicolumnar los comprobantes de diario resumen y no partidas individuales resultando entonces que en un folio del diario se registraría el movimiento de un mes.
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.
Tipos:
Diario de dos columnas: es aquel diario q contiene únicamente una columna para cargas y una columna para créditos.
Diario multicolumnar: en el que existe varias columnas de debito y varias columnas de crédito apertura para las cuentas de Mayor movimiento y adicionalmente se añade una columna especial denominada cuentas varios para registrar las partidas no recurrentes incluyendo también para esta ultima una columna de debito y una columna de crédito.
Estructura:
Nº Folio
Fecha: año, mes, día
Descripción: se escriben las cuentas que se van a efectuar y la explicación y el numero de asiento
Referencia: sirve para cruzar la información con el libro mayor
Debe y Haber: se registran las cantidades afectadas.
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anterior “Cuando se termine un mes debe colocarse la indicación total del mes y nuevamente sumarse las columnas del libro diario.
Las partes que integran el diario multicolumnar son:
Número del folio del diario: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja del diario donde se realiza el asiento.
Fecha del comprobante: en esta columna se registra en forma cronológica el mes y el día en que se realizó el comprobante que registra los hechos económicos que se está asentando.
Detalle del comprobante: en esta columna se registra el detalle del movimiento que se está registrando así como el número del comprobante que resume ese movimiento.
Columnas de las cuentas de mayor afectadas: cada cuenta de mayor dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán los débitos y créditos del movimiento.
Número de línea: es la prenumeración consecutiva que posee el libro desde su adquisición.
Columna para registro del código y nombre de las cuentas de mayor que no tienen columna propia: cuando las columnas dobles son insuficientes para las cuentas de mayor afectadas se utiliza esta parte del diario denominada varias cuentas efectuándose el registro de forma idéntica al diario general.
Columnas de Cuenta, débitos, créditos: estas columnas tienen las mismas funciones que se describieron en el diario general, describir el código y nombre de la cuenta afectada, recibir los débitos y los créditos a la cuenta según corresponda.
Los asientos en el diario multicolumnar se realizan describiendo en la columna de detalle el movimiento al cual se refiere el comprobante así como el número del mismo, a continuación se registran los valores del comprobante en las respectivas columnas debe o haber de la cuenta mayor imputada siguiendo la misma línea.
Este procedimiento se efectúa con cada comprobante hasta finalizar el mes, en esta fecha se registra el comprobante de ajustes del mes y se realiza a continuación el cierre de mes, el cual consiste en trazar una línea a lo largo de todas las columnas después del último registro para así totalizar los valores de cada columna y finalizar cada total con doble línea.
En Varias Cuentas se hace el mismo procedimiento, pero después de la doble línea se realiza un Análisis de Varias Cuentas que consiste en totalizar los valores que afectaron cada cuenta y confrontar las sumas de estos totales con las sumas de las columnas debe y haber de Varias Cuentas. Los totales de las columnas de cada cuenta mayor se denominan Sumas para Mayor y constituyen los valores que se trasladarán al libro Mayor y Balances.
Diario Columnar. Importancia.
Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias.
Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable.
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El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operación cargándole y abonándole a las cuentas respectivas, operación por operación, destinándole una línea para cada operación, si se necesita otras líneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisión al formular el asiento, lo corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia.
Una vez registradas las operaciones de un determinado período generalmente en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General.
Ventajas del Diario.
El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se rededuce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
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Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores; además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.
Tipos de Libros Mayor, se reconoce que hay dos tipos:
Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Importancia y Finalidad.
Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales.
El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.
PASOS PARA PREPARAR UN BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO
La preparación de un balance de comprobación ajustado forma parte del ciclo contable.
Un balance de comprobación es la lista de balances de las cuentas contables publicadas en cumplimiento con el concepto de contabilidad de doble entrada. Un balance de comprobación ajustado se prepara después de hacer todos los ajustes a las entradas en las cuentas del libro mayor. Los balances publicados en el balance de comprobación ajustado están actualizados y se utilizan para preparar los estados financieros finales.
Una balanza de comprobación ajustada es una lista de los saldos de las cuentas del libro mayor, que se crearon después de la preparación de los asientos de ajuste. El balance de comprobación ajustado contiene los saldos de ingresos y gastos, junto con los de los activos, pasivos y capital. El balance de comprobación ajustado se puede utilizar directamente en la preparación del estado de cambios en el patrimonio neto, estado de resultados y el balance general. Sin embargo, no proporciona información suficiente para la preparación del estado de flujos de efectivo.
El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad total de los saldos de crédito.
Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de comprobación ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros UTILIDAD EN EL PROCESO CONTABLE El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad total de los saldos de crédito.
Las diferencias entre un balance de comprobación no ajustado y un balance de comprobación ajustado, son los importes registrados como parte de los asientos de ajuste. CONCILIACION BANCARIA
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La preparación del balance de comprobación ajustado forma parte del ciclo contable. Consta de nueve pasos.
Identificar transacciones y preparar documentos de fuentes
El primer paso es identificar las transacciones que afectan al negocio y otros eventos que pudieran tener un impacto. Las transacciones comprenden los tratos o intercambios que alteran la posición financiera del negocio. Cada transacción debe tener un documento fuente correspondiente que es prueba de su ocurrencia real. Ejemplos de documentos fuente incluyen facturas y recibos de efectivo.
Clasificar e ingresar las transacciones
Este paso involucra un análisis de las transacciones para determinar su impacto financiero y las cuentas afectadas. Las transacciones entran en dos clasificaciones, débito o crédito. El registro comienza al publicar las transacciones en los libros diarios apropiados, que son preparados siguiendo el formato de doble entrada. Los libros diarios de compras, de ventas y el libro diario general son algunos tipos de libros diarios para publicar las transacciones.
Preparar las cuentas del libro mayor
Los libros diarios actúan como mecanismo de alimentación de las cuentas del libro mayor, en donde toma lugar la publicación de las transacciones. Las transacciones publicadas en las cuentas del libro mayor se balancean y se cierra la cuenta para determinar si la cantidad transportada es un saldo de débito o crédito. Publicar en las cuentas del libro mayor es una actividad de todo el año, pero la cuenta se cierra una vez que se llega al final del periodo contable.
Preparar el balance de comprobación
La preparación del balance de comprobación se maneja haciendo listas de créditos en la columna izquierda y créditos en la columna derecha con una narración adyacente. La suma de ambas columnas debe ser igual. Si no es así, esto indica que existen algunas discrepancias en las etapas previas. Un balance equitativo de ambas columnas no significa, sin embargo, que el balance sea preciso.
Corregir las discrepancias y preparar las entradas ajustadas
Corrige las discrepancias existentes al identificar y corregir los cálculos y errores de registro y publicación en las etapas previas. Para corregir estas discrepancias, prepara entradas ajustadas que eliminen los errores, de esta forma proporcionando una visión verdadera y justa del estado actual de los asuntos. Los ajustes eliminarán las acumulaciones, los aplazamientos y las estimaciones existentes, proporcionando consecuentemente un número definitivo.
Publica las entradas ajustadas y prepara el balance de comprobación ajustado
Publicar las entradas ajustadas en las cuentas del libro mayor precede al cierre final y balanceo de las cuentas del libro mayor. Los balances del libro mayor ahora están acomodados para publicar en el balance de comprobación ajustado. La preparación del balance de comprobación ajustado sigue directrices similares al balance de comprobación preparado antes con los balances de las cuentas sin ajustar.
ASIENTOS DE AJUSTES O AJUSTES CONTABLES:
Los ajustes contables son una transacción u operación contable, conocidos también como transacciones internas, y las utilizamos básicamente para realizar cuatro tipos de operaciones:
1. Ajustes para contabilización de gastos pagados por anticipado 2. Ajustes para contabilización de provisiones
3. Ajustes para contabilización de ingresos financieros (Intereses devengados sobre cuentas en bancos)
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Los ajustes contables, en la contabilidad, los realizamos por dos razones:
1. Al cierre del ejercicio contable (Cada vez que elaboramos los estados financieros) debemos hacer los respectivos asientos de ajustes, para las cuentas mencionadas anteriormente.
2. Cuando en los registros del libro diario o libro mayor cometemos errores, utilizamos los ajustes para revertir la operación que hayamos registrado de forma incorrecta.
Ejemplo 1: Ajustes para contabilización de gastos pagados por anticipado.
Para el funcionamiento de la oficina principal se necesita rentar un edificio, para lo cual se firma un contrato de arriendo por un año, el dueño del edificio exige la cancelación total del valor arrendado de U$ 12,000.00, valor que fue pagado mediante un cheque.
Vamos registrar las operaciones correspondientes en el libro diario y libro mayor.
Ejemplo de registro en el libro diario.
1.
Asientos de ajustes contables
Ejemplo de registro en libro mayor.
CUENTA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:
2.
Registro de gastos pagados por anticipado en libro mayor
CUENTA DE BANCOS: Ojo, para efectos del ejercicio suponemos que la cuenta de bancos arrastra un saldo inicial.
3.
3. ASIENTO DE AJUSTES LIBRO MAYOR BCO
Al cierre del ejercicio contable del primer mes se debe realizar el ajuste para arriendos pagados por anticipado.
El procedimiento será el siguiente:
U$ 12,000.00/12= 1,000.00 (Corresponde a U$ 1,000.00 por mes) Recordemos que el contrato es por 12 meses por lo tanto dividimos el valor entre los doce meses.
Tenemos que realizar un ajuste por U$ 1,000.00 que corresponden a gastos por arriendos del primer mes.
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4.
4.Asiento de ajustes libro diario gppa y gadmon Asientos en el libro mayor:
Cuenta de GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:
5.
5.Asiento de ajustes libro mayor gppa Cuenta de GASTOS DE ADMINISTRACION:
6.
6.Asiento de ajustes libro mayor gadmon
Podemos ver que en el ejemplo afectamos tres cuentas de Mayor: BANCOS, GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO y GASTOS DE ADMINISTRACION. ¿Qué es lo que sucede entonces con las cuentas a las que realizamos el ajuste contable? Recordemos que la cuenta de GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO es una cuenta de activo, donde vamos abonando los valores correspondientes al gasto realizado durante el mes y los cargamos a la cuenta correspondiente a GASTOS DE ADMINISTRACION o GASTOS DE VENTA, según sea el caso. Espero mi explicación te haya servido, por lo tanto no olvides compartirla con tus amigos o compañeros de estudio, (solo da clic en me gusta)
Elaboración de los estados financieros formales: Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.
Cierre de libros
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La próxima ilustración puede resumir los pasos del CicloContable anteriormente explicados:
Pasos del ciclo contable
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A cualquier período contable de 12 meses consecutivos se le conoce con el nombre de período fiscal. El año natural comercial de una compañía se inicia y termina cuando su actividad comercial se encuentra en el nivel más bajo.
HOJA DE TRABAJO
Dentro de los procedimientos contables, al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar todas las transacciones se procedió, primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario, pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborándose un balance de comprobación ajustado, el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados y el balance general. Los anteriores se consideran procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin embargo, una compañía tiene mayor número de cuentas y de la probabilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboración de los estados financieros disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo es la herramienta del contador que le permite:
1. Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
2. Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultado o del balance general.
3. Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta.
La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No se la entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino que la conserva para él. Generalmente elabora se elabora a lápiz, 1o que facilita las modificaciones y correcciones durante su elaboración. Una vez que la termina, el contador la utiliza en la elaboración del estado de resultados, balance general y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre.
Elaboración de una hoja de trabajo
Para un mejor entendimiento de la elaboración de una hoja de trabajo vamos a ilustrarlo con un ejemplo de una empresa con pocas cuentas, como puede ser un despacho jurídico.
Durante el mes de julio el despacho jurídico Edgar Fernández realizó diversas transacciones y al, 31 de julio, después de que estas transacciones fueron registradas, pero antes de elaborar algún asiento de ajuste y se pasara al libro de mayor, se elaboró un balance de comprobación que incluye las cuentas del libro mayor con sus respectivos saldos, tal como aparece en la ilustración.
Observe que el balance de comprobación ilustrado es un balance de comprobación no ajustado. Las cuentas no han sido ajustadas en lo relativo a renta expirada, artículos consumidos, depreciación, etc.. Sin embargo, este balance de comprobación no ajustado es el punto de partida para la elaboración de la hoja de trabajo; de este documento se toman los saldos de las cuentas y se anotan en las primeras dos columnas de la hoja de trabajo, destinadas para valores.
La hoja de trabajo y los Estados Financieros
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La hoja de trabajo y los asientos de ajusteEl hecho de que se registren los ajustes en las columnas de ajustes de la hoja de trabajo no implica que tales movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, una vez que se ha terminado la hoja de trabajo y los estados financieros, los asientos de ajuste, deben registrarse en el diario general, para luego pasarse al libro mayor. Lo anterior no significa que la hoja de trabajo no simplifique este trabajo, ya que sus columnas de ajustes proporcionan la información necesaria para correr estos asientos, necesitándose únicamente contabilizar en los libros un asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas.
La hoja de trabajo y los asientos de cierre
La hoja de trabajo, además de servir para registrar los asientos de ajuste, se utiliza también como fuente de información para los asientos de cierre, los cuales sirven para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas cuentas, sus saldos se transfieren a otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero). Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general alas cuentas respectivas del libro mayor.
Justificación de los asientos de cierre
Las cuentas de ingresos y de gastos se cancelan y se cierran al finalizar cada periodo contable, transfiriendo sus saldos a una cuenta puente de resumen titulado "ganancias y pérdidas", en donde se resumen los saldos. Las cantidades de la cuenta de ganancias y pérdidas, que reflejan la utilidad o pérdida neta del periodo, son transferidas a la cuenta de capital del propietario. Estas operaciones son necesarias porque:
Los ingresos realmente aumentan el capital contable, en tanto los gastos lo disminuyen.
A través del período contable estos aumentos y disminuciones se acumulan en cuentas de ingresos y gastos, no dentro de la cuenta de capital del propietario.
Los asientos de cierre al final de cada período contable transfieren el efecto neto de estos aumentos y disminuciones, de las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de capital del propietario.
Además, los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto también es necesario porque:
El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurrió durante un periodo contable y se elabora con base en la información registrada en las cuentas de ingresos y gastos.
Estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero, si se desea que los saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho período.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
El ciclo contable: El ciclo contable se lo puede definir como el proceso completo de contabilidad, o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y procesamiento de la operación.
El Libro Diario: Es conocido como el libro de entrada original. En este registro se anota las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro mayor.
Diarización: Registro en el diario, a medida que las transacciones se van produciendo, es preciso registrarlas en el libro diario, en asientos respectivos. A esta etapa se le conoce como jornalización o diarización.
Mayorización: Una vez que hemos registrado las transacciones en el libro diario, pasamos al libro mayor los valores correspondientes al debe y al haber de cada una de las cuentas. Este paso se le conoce como mayorización.
