NOMBRE DE LA UNIDAD: APLICACIÓN DE LEGISLACIÓN MERCANTIL, LABORAL Y ADUANERA A LAS OPERACIONES EMPRESARIALES
TIEMPO: _____ HORAS CLASES.
OBJETIVO OPERACIONAL: Desarrollar las competencias que permitan dar cumplimiento a los requerimientos establecidos en la normativa mercantil, laboral y aduanera concerniente a la operatividad empresarial mediante su aplicación.
EJE TRANSVERSAL:
Educación en Protección al consumidor
.INICIACIÓN:
Saludo
Tema: Trámite de depósito de estados financieros e informe del auditor.
Reflexión: " CAMBIA TUS PENSAMIENTOS, Y CAMBIARASTU FUTURO"
Objetivo: Conocer y aplicar las normas establecidas en la legislación mercantil, laboral y aduanera concerniente a la operatividad empresarial.Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útiles para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión.
COMPONENTES
Los Estados financieros obligatorios dependen de cada país, siendo los componentes más habituales los siguientes:
Estado de situación patrimonial (también denominado Estado de Situación Financiera,
Balance General o Balance de Situación)
Estado de resultados (también denominado Estado de Pérdidas y Ganancias o cuenta de pérdidas y ganancias)
Estado de evolución de patrimonio neto (también denominado Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto)
Estado de flujo de efectivo
Memoria
Los Estados Financieros resultan útiles para los usuarios ya que contienen datos que complementados con otras informaciones como por ejemplo; las condiciones del mercado en que se opera, permiten diagnosticar las políticas a seguir considerando nuevas tendencias (limitaciones de los estados financieros). Asimismo, se dice que para la presentación de los estados financieros se deberá considerar información real para ser más exactos con los resultados.
La información financiera debe reunir determinadas características cualitativas con el fin de proporcionar el cumplimiento de sus objetivos y, en consecuencia garantizar la eficacia en su utilización por parte de sus diferentes destinatarios (usuarios).
Las características que deben reunir los estados financieros son:
1. Comprensibilidad: la información debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios, no obstante también se deben agregar notas que permitan el entendimiento de temas complejos, para la toma de decisiones.
2. Relevancia / sistematización: la información será de importancia relativa, cuando al presentarse dicha información y omitirse por error, puede perjudicar e influir en las decisiones tomadas.
3. Confiabilidad: la información debe estar libre de errores materiales, debe ser neutral y prudente, para que pueda ser útil y transmita la confianza necesaria a los usuarios.
4. Comparabilidad: esta información se debe presentar siguiendo las normas y políticas contables, de manera que permita la fácil comparación con periodos anteriores para conocer la tendencia, y también permitirá la comparación con otras empresas.
5. Pertinencia: Debe satisfacer las necesidades de los usuarios.
ASPECTOS LEGALES
Las empresas están obligadas a presentar anualmente sus cuentas en el Registro de Comercio (una diligencia conocida como "presentación de cuentas" o "depósito de cuentas"), junto a la obligación de legalizar sus registros contables. La finalidad de estos trámites es la de registrar y precintar la información de la empresa para que no se puedan hacer cambios posteriores en su contabilidad, convertida en oficial por un registrador. La consignación de estos datos en un registro públicamente accesible ayuda a proyectar una imagen fiel del patrimonio y situación de la empresa ante cualquier agente público o privado que quiera mantener negocios con ella, así como a la supervisión de su correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Dichos estados financieros, deben estar acompañados de sus notas y de certificación suscrita por el representante Legal y el contador público, bajo cuya responsabilidad se hubieren preparado. La certificación consiste en declarar que “se han verificado previamente las certi-ficaciones contenidas en ellos, y que los mismos, se han tomado fielmente de los libros”. Con la finalidad de darle publicidad a los estados financieros, exige el depósito de los mismos dentro del mes siguiente a la fecha en la que han sido aprobados. Aquellas sociedades que por ley están obligadas a tener revisor fiscal, deben allegar además con los estados financieros, el dictamen correspondiente, al igual que aquellas donde este cargo hubiere sido creado, o en su defecto, el dictamen haya sido emitido por contador público.
Requisitos de presentación de Balances Generales para las personas naturales cuyo activo es igual o superior a los $34,000. (art. 441 Cód Com):
Documentos PersonaNatural
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI
Estado de Resultados original SI
Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas
sin anillar ni perforar) SI
Comprobante de pago en original SI
Fotocopia de NIT SI
Requisitos para presentación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:
Documentos Persona
Natural
Person a Jurídic
a
Sucursal Extranjera
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base
20 SI SI SI
Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond
tamaño oficio base 20 SI SI SI
Comprobante de pago en original SI SI SI
Fotocopia de NIT (excepto cuando se trate de balances
iniciales) SI SI SI
Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Rectificación de Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:
Documentos PersonaNatural
Person a Jurídic
a
Sucursal Extranjer
a
Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario o representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente
SI SI SI
Balance original rectificado en papel bond tamaño carta u
o oficio base 20 SI SI SI
Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond
tamaño oficio base 20 SI SI SI
Balance original inscrito anteriormente SI SI SI
Comprobante de pago en original SI SI SI
Requisitos para presentación de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:
Documentos PersonaJurídica SucursalExtranjera
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI
Estado de Resultados original SI SI
Estado de Cambios en el Patrimonio original SI SI
Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en
hojas sueltas sin anillar ni perforar) SI SI
Certificación del punto de acta de junta general de socios o accionistas en que conste la aprobación de los estados
financieros, autenticada ante Notario SI No
Comprobante de pago en original SI SI
Fotocopia de NIT SI SI
Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:
Documentos
Person a Jurídic
a
Sucursal Extranjer
a
Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la
presente personalmente SI SI
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI
Estado de Resultados original SI SI
Estado de Cambios en el Patrimonio original SI SI
Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas
sueltas sin anillar ni perforar) SI SI
Certificación del punto de acta de junta general de socios o
accionistas en que conste la aprobación de los estados financieros SI No
Estados Financieros inscritos anteriormente SI SI
Comprobante de pago en original SI SI
Requisitos para presentación de Balances Iniciales y para Balances de Liquidación de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:
Documentos PersonaJurídica ExtranjeraSucursal
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base
20 SI SI
Comprobante de pago en original SI SI
Fotocopia de NIT (excepto para el inicial) SI SI
Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Iniciales y para Rectificación de Balances de Liquidación de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:
Documentos
Person a Jurídic
a
Sucursal Extranjer
a
Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la
presente personalmente SI SI
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20 SI SI
Balance original inscrito anteriormente SI SI
Comprobante de pago en original SI SI
Fotocopia de NIT SI SI
Requisitos para presentación de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:
Documentos
Monto del Activo
Menor a $ 12,000
Mayor a $ 12,000
Mayor a $ 34,000
Balance original en papel bond tamaño carta u
oficio base 20 SI SI SI
Estado de Resultados original SI SI SI
Comprobante de pago en original SI SI SI
Requisitos para presentación de Rectificaciones de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:
Documentos
Monto del Activo
Menor a $ 12,000
Mayor a $ 12,000
Mayor
a $
34,000
Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente
SI SI SI
Balance original en papel bond tamaño carta u
oficio base 20 SI SI SI
Estado de Resultados original SI SI SI
Balance original inscrito a rectificar SI SI SI
Comprobante de pago en original SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Requisitos para presentación de Balances Iniciales y Balances de Liquidación de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:
Documentos
Monto del Activo
Menor a $ 12,000
Mayor a $ 12,000
Mayor a $ 34,000
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base
20 SI SI SI
Comprobante de pago en original SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Iniciales y Rectificación de Balances de Liquidación de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:
Documentos
Monto del Activo
Menor a $
12,000
Mayor a $ 12,000
Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente
SI SI SI
Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base
20 SI SI SI
Balance original inscrito a rectificar SI SI SI
Comprobante de pago en original SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Notas:
Los Estados Financieros de comerciantes individuales con activo igual o superior a $ 34,000.00 deberán estar firmados y sellados por Auditor Externo, debiendo estampar una leyenda indicando que los estados financieros están conforme a los libros legales de la empresa y que han sido preparados para propósitos legales.
Los comerciantes individuales que no hayan operado solo deberán presentar el Balance General con una nota al pie indicando que la empresa está inactiva.
Los comerciantes sociales que no hayan operado deberán presentar el Balance General con una nota al pie indicando que la empresa está inactiva y el informe del Auditor Externo deberá expresar que la empresa no operó durante el ejercicio y que por lo tanto no emite opinión.
Las Sociedades en Comandita Simple y las Sociedades Colectivas deberán presentar únicamente el Balance General y el Estado de Resultados sin auditar.
No se admitirá que el dictamen del auditor y los anexos vengan anillados o perforados, ni en ningún otro medio que dificulte su manipulación en el proceso de escaneo; la documentación se deberá presentar en hojas sueltas y en una bolsa de Manila.
Los Estados Financieros y los documentos que se anexan deberán ser originales y su contenido legible.
Derechos de Registro: $ 17.14
Previo al depósito de los estados financieros del año 2009, es necesario que las sociedades de capital y las sociedades de personas con régimen de capital variable o de responsabilidad limitada, hayan inscrito previamente el nombramiento del auditor externo que certifica los estados financieros, de acuerdo a lo establecido en el art. 223 del Código de Comercio.
PROCESO DE FISCALIZACIÓN
En cuanto al proceso de fiscalización que ejecuta la Corte, el mismo puede resumirse de la siguiente manera:
Con la vigencia de su propia Ley, el 4 de octubre de 1995, se instauró el ejercicio de la auditoría gubernamental. A través de ésta, la Corte examina y evalúa, en todas las entidades y organismos del sector público, los siguientes aspectos:
1) Las transacciones, registros, informes y estados financieros.
4) La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo.
5) La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos y
6) Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas.
Fases de la Auditoría Gubernamental
Las acciones de control que la Corte realiza son:
Auditorías Financieras: si examinan los aspectos contenidos en los numerales 1, 2 y 3. Auditorías Operacionales: cuando se refieran a los numerales 4), 5) y 6) y
Exámenes Especiales: que consisten en el análisis y revisión puntual de cualquiera de los seis numerales anteriores.
Para la práctica de la auditoría, la Corte está organizada en siete Direcciones:
Dirección de Auditoría Uno. Dirección de Auditoría Dos. Dirección de Auditoría Tres. Dirección de Auditoría Cuatro. Dirección de Auditoría Cinco. Dirección de Auditoría Seis. Dirección de Auditoría Siete.
El ejercicio de la auditoría está sujeto a planificación anual, por lo que todas las Direcciones de Auditoría tienen la atribución y responsabilidad, de elaborar sus planes de auditoría en relación con las entidades y organismos del sector público, sobre los que ejercen control.
Paso 1
Asignación de la Entidad a Auditar y Notificación de la Auditoría
Se comunica oportunamente a la autoridad máxima de la Institución a ser fiscalizada, que la Corte de Cuentas realizará auditoría; se le solicita que provea la información pertinente, para planificar dicha acción de control.
Paso 2 Planificación
Con base a la información provista por la entidad y organismo a auditar, se elabora el “Memorándum de Planeación”, que contiene los objetivos, alcance y tipo de auditoría a ser realizada, así como los procedimientos a aplicar, el personal que desarrollará la misma, los costos y duración de la auditoría.
Paso 3 Ejecución
La ejecución de una acción de control, ya sea auditoría o examen especial, se realiza por parte de los auditores, con plena independencia ante la entidad u organismo fiscalizado, utilizando técnicas contenidas en normas de auditoría emitidas por la Corte de Cuentas, con el propósito de recopilar información a través de los procedimientos de auditoría que se encuentren contenidos en los programas respectivos, a efecto de obtener evidencias para fundamentar las conclusiones y recomendaciones.
sustentatorias que las subsanen y se atiendan las recomendaciones que se hagan a la entidad fiscalizada.
Paso 4
Elaboración del Borrador de Informe
Después de recibir y analizar las respuestas a las “Cartas de Gerencia”, se procede a elaborar el borrador del Informe de Auditoría.
Paso 5
Lectura del Borrador de Informe de Auditoría
Se convoca a los titulares de la entidad y a los empleados que presuntamente aparecieren señalados, a una lectura del borrador de informe de auditoría, fijando un tiempo prudencial de cinco días, para que si hubiere desacuerdo con su contenido, brinden las explicaciones o presenten las pruebas adicionales, que sirvan para subsanar las observaciones y hallazgos establecidos.
Hasta este momento no existe un informe definitivo de auditoría.
Paso 6
Elaboración del Informe Definitivo de Auditoría
Después de haber sido analizadas, las pruebas o evidencias presentadas en la lectura del borrador del informe por la entidad auditada, podrían desvanecerse algunas deficiencias y/o modificarse los resultados de la auditoría.
Realizado esto, se produce informe definitivo de auditoría, el cual se notifica y se traslada a las siguientes instancias, respectivamente:
A la máxima autoridad de la entidad u organismo auditado y a los servidores que resultaren relacionados con los hallazgos de auditoría.
A la Coordinación General Jurisdiccional para que lo distribuya a cualquiera de las cinco Cámaras de Primera Instancia.
Los informes definitivos de Auditoría, que no tuvieren hallazgos u observaciones, la Unidad en referencia, los trasladará a la Dirección Jurídica, a efecto de elaborar las respectivas resoluciones de solvencia.
Centr o Nacional de Registros
ACTA 01-2015
REGISTRO DE COMERCIO, DEPARTAMENTO DE BALANCES
Reunidos los Contadores Públicos, del departamento de Balances del Registro de Comercio, con el propósito de formalizar los acuerdos que sirven de criterios regístrales, criterios que fueron presentados a la Dirección del Registro de Comercio según memorando BALANCES-O5/2O14, de fecha 17 de marzo del 2014, los cuales se detallan a continuación:
El depósito de estados financieros (Balance Inicial) no está regulado como obligación para el comerciante ya sea individual o social. La ley del Registro de Comercio en su Art. 71, establece que por depósito de balances iníciales, se pagarán $17.14, pero el Código de Comercio no contempla la obligación de depositarlo, sin embargo a petición de los comerciantes se efectúan dichos depósitos, toda vez y cuando cumplan como mínimo con los siguientes criterios.
Para el depósito de Balances Iníciales de una sociedad deberá verificarse que la información mostrada en el documento sea conforme a lo establecido en la escritura de constitución inscrita en el departamento de Documentos Mercantiles (denominación, representación legal, fecha de inicio de operaciones, capital social pagado y no pagado, Auditor nombrado) y deberá expresar las firmas del Contador, Representante Legal y Contador Público. (Art. 474 del C Com)
1. En el caso del título del Balance Inicial, podrá flexíbílízarse el criterio para depósito, si el estado financiero expresa Balance General Inicial o Estado de Situación Financiera Inicial, pero si el documento presentado expresa balance general, siendo un balance inicial se observará para que corrija el titulo del estado financiero. (NIIF PYMES sección 3 párrafo 22)
2. En el caso del título del balance inicial podrá flexibilizarse el criterio para el depósito, si el estado financiero expresa Balance General Inicial o Estado de situación financiera inicial, pero si el documento presentado expresa balance general, siendo un balance inicial se observara para que corrija el titulo del estado financiero.( NIIF PYMES sección 3 párrafo 22)
3. Si un balance inicial es presentado expresando únicamente la parte pagada del capital social, por ejemplo que exprese un activo de $200.00, asumiendo que solo se pagó el 10% del capital social de $ 2000.00, se procederá a depositar el Estado financiero siempre y cuando el monto expresado sea el correcto de acuerdo a lo que establece la escritura de constitución (NIIF PYMES sección 22 párrafo 7)
4. El balance inicial del comerciante individual se depositará posterior al otorgamiento del asiento de su matrícula de Comercio. En el caso del comerciante social se depositará posterior a la inscripción de su escritura de constitución, (ver art 418, 21 y 25 C.Com)
5. En el caso de balances iníciales de personas naturales que expresen cuentas contables que indiquen que ya inició operaciones se observan. (Art. 2 Literal C de LRC, Art. 29 RLRC y Art. 446 C.Com)
SOCIEDADES INACTIVAS
6. Cuando se traten de sociedades que expresen inactividad bastará la presentación de! Balance General acompañado de una certificación elaborada por el Auditor Externo o Representante Legal en la que hagan constar la inactividad de la empresa o una nota al píe del balance expresando dicha situación, para que pueda tomarse como válida la omisión de documentos que son requisitos para de depósito.
Si presentaren un Estado Resultados con guiones o sin cuentas y valores se observará y se solicitará dicho estado financiero con valores cero ( $ 0.00) (Criterio) 7. Si únicamente se presenta para depósito el balance general, expresando inactividad, y al revisar los antecedentes, se determina lo contrario deberá observarse y solicitarse la demás documentación incluyendo la certificación del auditor. (Art. 2 literal C LRC y Art. 29 del RLRC)
ACUERDOS TOMADOS EN ENERO DEL 2015
auditora, y esta no es la autorizada según la base de datos del Departamento de Balances, se observará dicho trámite solicitando una constancia emitida por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública, donde exprese la denominación y abreviaturas autorizadas. {Art. 22 literal h, LREC}
9. Cuando los títulos de los estados financieros presentados para depósito difieran del título que exprese el auditor en su dictamen a los cuales practicó su auditoria y estados financieros comparativos anexos al dictamen, se depositarán, siempre que cumplan con el formato de presentación de estados financieros sujetos a depósito. (Arts. 411, 441 y 474 C. Com)
