Autor(es):
Pahola del Carmen Imaicela Abad
Director(a)
Eco. Ángel Romelio Muñoz Guamán
CENTRO UNIVERSITARIO LOJA
2011
“Auditoría de Gestión al personal administrativo de la Unidad Educativa Experimental Bernardo Valdivieso de la ciudad de Loja en el periodo de 1 de Enero al 30 de Junio del 2011”
C E R T I F I C A C I Ò N
Eco.
Ángel Muñoz
DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA DE LA U.T.P.L.
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo de fin de carrera realizado por la estudiante: Pahola Del
Carmen Imaicela Abad, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto
autorizo su presentación.
Loja, junio de 2011
DECLARACIÒN Y CESIÒN DE DERECHOS
“Yo. Pahola del Carmen Imaicela Abad. Declaro ser autor (a) del presente trabajo y
eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus
representantes legales de posibles reclamos o acciones legales
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad
intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se
realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la
Universidad”
Pahola del Carmen Imaicela Abad
AUTORÌA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo de fin
de carrera, son de exclusiva responsabilidad de su autor.
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación le dedico primero a Dios por darme la fuerza necesaria
para poder superarme, por ser mi aliado y protector. A mi madre, esposo e hijos por ser
la fuente de mi inspiración y superación personal; y, a mis familiares y amigos que han
sido los impulsores para poder continuar y terminar con mis estudios universitarios.
AGRADECIMIENTO
Mi especial e imperecedero agradecimiento a la Universidad Técnica Particular de Loja,
a todas las personas, que a través de sus conocimientos, experiencia y permanente
apoyo, contribuyeron a la realización y culminación de esta investigación.
Mi sincero reconocimiento al Eco. Ángel Muñoz Director de tesis quién por su valiosa
orientación profesional y académica y guiándome con sus amplios conocimientos y
experiencia ha hecho posible la feliz culminación de esta investigación.
………..
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada i
Certificación ii
Declaración y Cesión de Derechos iii
Autoría iv
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Resumen Ejecutivo vii
Capítulo I ESQUEMA DE LA INSTITUCIÓN 2
1.1 Antecedentes de la Institución 3
1.2 Descripción de la Institución 8
1.3 Base Legal 10
1.4 Organigrama Estructural del Colegio Experimental "Bernardo
Valdivieso"
11
1.5 Reglamento interno del Colegio 13
1.6 Plan Estratégico 24
1.6.1 Misión 24
1.6.2 Visión 24
1.6.3 Valores 24
1.6.4 Objetivos 26
1 .6.4.2 Objetivos Específicos 27
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 28
2.1 Auditoría de Gestión 29
2.1.1 Gestión 29
2.1.2 Auditoría 29
2.1.3 Definición de Auditoría de Gestión 29
2.2 Antecedentes 30
2.3 Elementos de la Auditoría de Gestión 33
2.4 Objetivos de la Auditoría de Gestión 35
2.5 Técnicas para la Auditoría de Gestión 36
2.6 Riesgo en la Auditoría de Gestión 37
2.7 Interrogantes Fundamentales en el Desarrollo de la Auditoría de
Gestión
38
2.8 Metodología de la Auditoría de Gestión 39
2.9 Propósitos Fundamentales de la Auditoría de gestión 41
2.10 Fases de la Auditoría de Gestión 42
2.11 Herramientas de la Auditoría de Gestión
2.1 1.1 Equipo Multidisciplinario 53
2.11.2 Control Interno 54
2.12 Análisis FODA 59
2. 1 3 Valores Corporativos 61
2.14 Indicadores 61
2.15 Políticas 62
2.16 Plan Táctico Operativo 63
2.17 Programa de Auditoría 64
2.17.1 Características del Programa de Auditoría 65
2.17.2 Ventajas del Programa de Auditoría 65
2.17.3 Responsabilidad del Programa de Auditoría 66
2.18 Hallazgos de Auditoría 66
2.19 Papeles de trabajo 68
2.19.1 Objetivos de los papeles de trabajo 68
2.19.2 Características de los papeles de trabajo 69
CAPÍTULO III EJECUCIÓN DE AUDITORIA
3.1PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.1.1 Orden de Trabajo
3.1.2 Notificación
71
72
74
3.1.3 Hoja de Índices 75
3.1.4Marcas de Papeles de Trabajo 76
3.1.5 Guía de Visita Previa 77
3.1.6 Memorándum de la planificación preliminar 84
3.1.7 Análisis FODA 94
3.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 97
3.2.1 Departamento de Servicios Generales 103
3.2.2 Departamento de Biblioteca 126
3.2.4 Departamento de Laboratorio 144
3.2.5Departamento de Bodega 151
4.CAPÍTULO IV INFORME DE AUDITORIA
4.1 Carta de Presentación del Informe 165
4.2 Carta de Control Interno 177
4.3 Resultados de la auditoría de gestión 180
5. Conclusiones y recomendaciones 191
5.1 Conclusiones 191
5.2 Recomendaciones 193
Anexos
Bibliografía
195
RESUMEN EJECUTIVO
El trabajo de auditoría de gestión fue realizado al personal administrativo de la Unidad
Educativa Bernardo Valdivieso de la Ciudad de Loja, ya que es considerado uno de los
colegios más antiguos y relevantes de la Ciudad, por ello he decidido realizar un estudio
a la gestión que desarrolla la parte administrativa su calidad, eficiencia, eficacia, ética y
efectividad en sus labores encomendadas.
El objetivo general del Proyecto de Tesis, es la realización de una auditoría de gestión,
la misma que nos permitirá obtener una visión sistemática y estratégica de la situación
del Establecimiento, permitiendo de esta manera examinar y evaluar las actividades
realizadas por los funcionarios de la Entidad, específicamente por el personal
administrativo con el fin de determinar su grado de cumplimiento efectivo de acuerdo a
las funciones que diariamente realizan.
El desarrollo de la Tesis se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Esquema de la Institución en el que se describe la constitución y domicilio, la visión
estratégica, estructura organizacional, reglamentación interna, estatutos, y manual |de
funciones. Luego de ello se encuentra el Marco Teórico de Auditoría de Gestión, se
detalla todo lo relacionado a las definiciones y conceptualizaciones de términos técnicos
A continuación se realiza la Ejecución de la Auditoría de Gestión, se desarrolla la parte
práctica del proyecto, esta fase comprende la aplicación de técnicas de auditoría en el
desarrollo del programa de trabajo, las que permitirán encontrar hallazgos relevantes
que posteriormente permitirá llegar a conclusiones y plantear las recomendaciones que
CAPÍTULO I
CAPITULO I
1. ESQUEMA DE LA INSTITUCIÓN
1.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN
Pintura Bernardo Valdivieso
La educación en Loja colonial tuvo auge con el funcionamiento de dos centros
educativos dirigidos por los jesuitas, gracias a la donación de 52.000pesos hecha por
los sacerdotes De la Cueva y Rodríguez, fortuna que sirvió para la adquisición de
bienes a favor de la educación lojana con la donación que hizo el presbítero Miguel de
Valdivieso.
Desde 1767, sufrieron un menoscabo de consideración. Las bases económicas para el
mantenimiento de los dos centros de educación empezaron a tambalear debido a
intereses mezquinos de malos lojanos y en ese mismo año se dio la expulsión de los
Jesuitas, los cuarenta años de floreciente educación en Loja.
Pasados 15 años de la expulsión de los Jesuitas, la llamada Junta de Temporalidades,
institución que administraba el patrimonio de los centros educativos, decidió apoderarse
Rodríguez y Valdivieso, para venderlas en pública subasta, acto de apariencia legal que
pretendía ocultar la infamia del hecho engendrado.
De mucha importancia fue la presencia de Don Bernardo Valdivieso en el Cabildo
accionado a favor de la educación de la niñez y juventud de Loja.
Don Bernardo Valdivieso en su calidad de Regidor del Cabildo de Loja, se constituyó en
defensor de la educación lojana y, por ende, de los bienes dejados por los benefactores
Fausto de la Cueva, Francisco Rodríguez y Miguel Valdivieso para el funcionamiento y
mantenimiento de la escuela y colegio de Loja que estuvo regentada por los Jesuitas.
Don Bernardo Valdivieso el 22 de julio de 1805 otorgó su testamento en una de las
cláusulas, determinó cuantiosos bienes para que continúe la obra educativa en Loja.
La filantropía de don Bernardo Valdivieso, pese a la posición de los herederos, estuvo
encaminada a impulsar la obra educativa iniciada por los benefactores anteriores, para
que pueda desenvolverse con mayor prestigio la escuela y colegio de Loja.
Entre las personas que fueron objeto de la acción negativa de familiares e interesados
en los bienes del donante, estuvieron: el escribano que intervino en la parte legal del
testamento; el doctor Manuel Ramírez, Albacea Fiduciario, que fue calumniado,
perseguido y desterrado por defender la correcta administración de los bienes donados.
Aparte de la difamación, los interesados en la haciendas de don Bernardo, demoraron
el funcionamiento del Colegio de Loja, hasta tener la oportunidad de dar el golpe
El 19 de abril de 1812, en sesión solemne celebrada en la Sala Constitucional de Loja
se acordó establecer la enseñanza pública en un ambiente de respeto a los fondos
legados por don Bernardo Valdivieso; se trató también del Programa de Enseñanza y
de los maestros para el funcionamiento de la escuela y Colegio de Loja. Se contempla
para niños y niñas la enseñanza de lectura y escritura, las cinco reglas de Aritmética y
la Doctrina Cristiana. Por otra parte, se establecida la enseñanza de Prosodia, de la
Sagrada Biblia, de Filosofía y Álgebra, Así como la Teología Dogmatica. En octubre de
1820 el Cabildo solicitó a la Corona Española conceda a esta ciudad de Loja cuatro
religiosos Jesuitas para que se hagan cargo de las cátedras en el Colegio de Loja.
Existía el peligro de que si no se restablecía el colegio y escuela, los bienes de don
Bernardo podían adjudicarse al Seminario de Cuenca.
Con la visita de El Libertador Simón Bolívar a Loja en 1823, tomo un nuevo rumbo el
Funcionamiento del Colegio. Con anterioridad, mediante decreto de 19 de octubre de
1822. El Libertador dictó el primer Reglamento del Colegio, encargado de su ejecución
a la Municipalidad, sin desconocer la voluntad testamentaria de don Bernardo
Valdivieso. Dicho reglamento tuvo vigencia hasta 1838 en que el presidente Rocafuerte
El 26 de agosto de 1824, resuelve se cumpla el Decreto de reapertura del Colegio
según los alineamientos dados por El Libertador. Sin embargo, siguió demorando dicha
reapertura. Recién el 22(26) de octubre 1826 se pudo instalar el Colegio “San
Bernardo”.
En 1859 durante el gobierno federal de Loja, el Señor Carrión Pinzano decreto la
creación del Colegio “La Unión”; el cual habría de fusionarse posteriormente con el
Colegio “San Bernardo”.
Decreto a favor de la cesión (…) “perpetua” para la fundación de dicho Seminario
Tridentino en Loja en la calidad de Treinta Mil Pesos “de los capitales el Colegio
Nacional de San Bernardo y la localidad que actualmente ocupa este, en el cual se
compromete la Casa Episcopal”…
Además, que en compensación de los capitales cedidos al Colegio Seminario, se
impone a este y al Prelado Diocesano el deber de “perpetuamente” para la Escuela de
Niños, “sea en el mismo Seminario o sea en la Casa anexa a la Iglesia Catedral”.
El 14 de mayo de 1885 Roberto Aguirre el Liceo Bernardo Valdivieso, primer cenáculo
literario, y el más importante por sus frutos y su duración.
El 24 de agosto de 1886 se establece en el colegio “San Bernardo” de Loja, la Facultad
de Filosofía y Literatura.
El 22 de noviembre de 1895 el Presidente Eloy Alfaro establece la enseñanza de
El 26 de Diciembre de 1895 el General Eloy Alfaro crea la Facultad de Jurisprudencia
anexa al Colegio “San Bernardo”, pero sin capacidad para otorgar títulos de licenciado o
doctor.
El 15 de Octubre de 1900 se dispones que las municipalidades de la provincia voten
rentas para la estatua del Fundador Bernardo Valdivieso y el San Bernardo cambia el
nombre por el de su patrono Doctor Bernardo Valdivieso.
En 1943 el presidente Carlos Arroyo del Rio eleva a la Facultad de Jurisprudencia a la
categoría de Universidad.
El 9 de Agosto de 1944 por gestión del ex alumno del colegio Bernardo Valdivieso, Dr.
Benjamín Carrión, se funda la Casa de la Cultura Ecuatoriana.
El 11 de diciembre de 1964.- Por acuerdo Ministerial 4066, el Colegio Nocturno Leones
de Loja fue anexado al Bernardo Valdivieso en calidad de sección nocturna.
En 1967 mediante Decreto Nro. 098 expedido por la Asamblea Nacional Constituyente
el “Bernardo Valdivieso” fue elevado a la categoría de Colegio Experimental.
El 24 de Abril de 1996 por acuerdo Nro. 002 la Dirección Provincial de Educación de
Loja confiere al Colegio la categoría de Unidad Educativa Experimental.
En 1999 el colegio cuenta con 3000 estudiantes divididos en 3 secciones matutina,
vespertina y nocturna, con un personal docente y administrativo comprendido en 200
profesores y 50 empleados, que laboran en las tres secciones.
Cuenta con las especialidades de Físico- Matemáticas, Químico- Biológicas, Sociales,
El 24 de Julio de 1805, murió Bernardo Valdivieso, dejando sus bienes para que se
eduque a la niñez y juventud. Y en esta misma fecha nació una luz y esperanza del
saber para nuestra provincia, que es un pilar fundamental.
El Patrón Bernardo, siempre estará presente en el corazón de los lojanos y será
recordado por las huellas que ha dejado marcado en la sociedad.
Loja cuenta aun con el primer Colegio Bernardo Valdivieso, quien hizo historia y sigue
formando e inculcando a hombres y mujeres los valores éticos en todas sus acciones;
igualmente es un referente que hace de Loja una ciudad con muchas riquezas
históricas.
1.2 DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
El 22 de Julio de 1806, con el fin de dar un nuevo impulso a la Institución Educativa
Lojana de gran prestigio, el Dr. Bernardo Valdivieso González de las Heras otorga su
testamento dejando parte de sus bienes para que se creara un colegio en la ciudad de
Loja, se puede decir que el Dr. Bernardo Valdivieso, colocó el motor del avance en la
Institución del antiguo colegio de Loja con su primer rector el Dr. Joaquín Añasco. El 19
de Octubre de 1822 el Libertador Simón Bolívar da por terminado una larga disputa
sobre los bienes sucesorios del Dr. Bernardo Valdivieso y dicta el reglamento de
funcionamiento del Colegio mediante el cual debía regirse, más tarde en el año de 1824
Después, el 26 de Octubre de 1826 se anunció la instalación del Colegio san Bernardo
de esta ciudad de Loja.
En la actualidad el Colegio Bernardo Valdivieso se encuentra ubicado en la ciudad de
Loja, cuenta con una planta docente , 200 profesores y 42 personas dedicadas al
aspecto administrativo y de servicio ,su acción educativa está organizada en tres
secciones matutina, vespertina y nocturna con las respectivas especializaciones de
Físico Matemática, Químico Biológica , Ciencias Sociales e Informática , posee una
población estudiantil aproximadamente de tres mil alumnos en sus tres secciones, es de
carácter mixto y se encuentra abierto democráticamente para todos los estratos
sociales sin discriminación en cuanto a su raza, posición política y religión, en su
organización estructural cuenta con un rector , dos vicerrectores y once directores
departamentales .
El Colegio Experimental Bernardo Valdivieso es una institución pública, laica,
dependiente del Estado ecuatoriano y, por lo tanto, la educación que en ella se imparte
propende a un pluralismo ajeno a discrímenes de carácter étnico, económico, social,
religioso o político.
La educación y el proceso de formación en el plantel, constituyen una responsabilidad
compartida de autoridades, profesores, estudiantes, personal administrativo, padres de
En definitiva el Colegio Bernardo Valdivieso se propone aprovechar la experiencia
personal del educando para qué, desde una epistemología constructiva, sea el
protagonista, de sus propios saberes y competencias
1.3 BASE LEGAL
El primero y único colegio de enseñanza secundaria en Loja, inicia su vida institucional
el año 1727, en que los doctores José Fausto de la Cueva y Francisco Rodríguez,
fundan este centro de enseñanza media. Sin embargo, la institución Bernardina, nace
oficialmente el 19 de octubre de 1822 por decreto firmado por el Libertador Bolívar,
otorgando el primer Reglamento del Colegio, encargando a la municipalidad de Loja, el
Patronato de esta fundación.
Decretada la fundación del colegio por el Libertador Bolívar y realizadas las gestiones
precisas para llegar a este resultado, llegó al fin el día de inaugurarlo, el 26 de Agosto
de 1824 en la Sala Capitular de Loja.
Oficialmente su funcionamiento parte del 22 de Octubre de 1826, en la Iglesia de las
Conceptas, con el nombre de San Bernardo.
Desde el 5 de Septiembre de 1902 la institución toma la denominación de Bernardo
Valdivieso en honor a su fundador y máximo protector de la educación Lojana.
En 1967, por decreto Nro. . 098, expedido por la H. Asamblea Constituyente, es
declarado Colegio Experimental, adquiriendo las prerrogativas legales pertinentes; sin
sostener un proceso de experimentación educativa provocó la derogatoria de su
carácter de experimental.
El 6 de Noviembre de 1985, se restituye el carácter de experimental mediante Acuerdo
Ministerial Nro. 945.
12
NIVEL ACADÉMICO
JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y PROFE.
HONORA CONSEJO DIRECTIVO
RECTORADO
COLECTURIA SECRETARIA GENERAL
VICERRECTORADOS
DOBE BIBLIOTECAS LABORATOR. BODEGA IMPRENTA CONSERJE PLANEAMIENTO E INVESTIGACION
INSPECCIÓN
ÁREAS DE ESTUDIO
PROFESORES ALUMNOS
FF.MM CC.NN CC.SS LENG.YLIT DES.PENSAM. ID.EXTRANJ. ORIENT...EDUC CUL.FIS INFOR ACT.PRAC
Fuente: Departamento de Servicios Generales U.E.E.B.V Elaborado por: Pahola Imaicela
1.5 REGLAMENTO INTERNO DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNARDO
VALDIVIESO
El Consejo Directivo del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso de la ciudad y
provincia de Loja
CONSIDERANDO:
Que el Colegio Bernardo Valdivieso es la institución educativa más antigua del
país, pues sus raíces históricas se remontan a 1727 y se consolidan definitivamente
gracias a la filantropía del señor Dr. Bernardo Valdivieso González de las Heras, quien,
a su fallecimiento en 1805, legó parte de sus bienes para fortalecer la educación de la
juventud lojana;
Que la instalación definitiva se realizó el 22 de octubre de 1826, con el nombre
de San Bernardo, en virtud del primer Reglamento Interno, dictado por el Libertador
Que el 2 de septiembre de 1902 el gobierno nacional resolvió dar el nombre de
Bernardo Valdivieso al antiguo Colegio lojano, a fin de que se rinda tributo a uno de sus
más insignes benefactores;
Que por Acuerdo Ministerial 4066 del 11 de diciembre de 1964, el Colegio
Nocturno Leones de Loja fue anexado al Bernardo Valdivieso en calidad de sección
nocturna, contribuyendo a la formación de amplios sectores populares.
Que mediante Decreto Nro. 098 expedido por la H. Asamblea Nacional
Constituyente de 1967 fue elevado a la categoría de Colegio Experimental;
Que el Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura, faculta al Consejo
Directivo dictar el Reglamento Interno del Establecimiento;
Que, es un requerimiento institucional contar con normas que regulen los
procesos académicos y administrativos del Plantel;
En uso de las atribuciones de que se halla investido
RESUELVE:
REGLAMENTO INTERNO
DEL COLEGIO EXPERIMENTAL BERNARDO VALDIVIESO
De los principios
Art. 1.- El Colegio Experimental Bernardo Valdivieso es una institución pública, laica, dependiente del Estado ecuatoriano y, por lo tanto, la educación que en ella se imparte
propende a un pluralismo ajeno a discrímenes de carácter étnico, económico, social,
religioso o político.
Art. 2.- La educación y el proceso de formación en el plantel, constituyen una responsabilidad compartida de autoridades, profesores, estudiantes, personal
administrativo, padres de familia y sociedad en general.
De los fines y objetivos
Art. 3.- Son fines y objetivos de la institución:
a) Cumplir los fines de la educación declarados en la Constitución Política de la
República del Ecuador, la Ley Orgánica de Educación y Cultura y sus
Reglamentos General y Especial para Planteles Experimentales, el Código de la
Niñez y Adolescencia, la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y
b) Trabajar en defensa de la educación pública, laica y de calidad.
c) Planificar, ejecutar y evaluar diseños curriculares para la educación básica y del
bachillerato, coherentes con los avances científicos y tecnológicos, y con las
exigencias de la sociedad ecuatoriana;
d) Mantener una cultura de evaluación y autoevaluación institucional.
e) Realizar evaluación y autoevaluación del desempeño del docente.
f) Investigar, planificar y experimentar modelos educativos destinados a la
formación integral del bachiller Bernardino.
g) Propiciar la capacitación y mejoramiento del personal docente, administrativo y
de servicios del plantel.
De la estructura
Art. 4.-El colegio experimental Bernardo Valdivieso responde a las características siguientes:
Clase : Fiscal.
Secciones : Matutina, Vespertina y Nocturna.
Modalidad : Presencial
Art. 5.- El Colegio cuenta con:
Nivel de educación general básica.
Nivel de bachillerato, con especialidades en ciencias sociales, físico-matemático,
químico-biológico, y las demás que se crearen.
De las Autoridades, de los Organismos Académicos y Administrativos del Colegio.
Art. 6.- Son organismos y autoridades de dirección del Establecimiento:
a) La Junta General de Directivos y Profesores,
b) El Consejo Directivo,
c) El Rector,
d) Los Vicerrectores,
e) El Inspector General, y
f) Subinspector General.
Art. 7.- Son organismos académicos:
a) El Departamento de Investigación y Planeamiento,
c) El Departamento de Cultura, Publicaciones y Biblioteca,
d) Las Juntas de Profesores de Área,
e) Las Juntas de Profesores de Curso, y los demás que se crearen de acuerdo con
los requerimientos institucionales.
Art. 8.- Son dependencias administrativas:
a) La Secretaría,
b) La Colecturía,
c) Las Unidades de Producción, y
d) Los Servicios Generales.
DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO De la Secretaría
Art. 50.- Al Secretario y personal auxiliar de Secretaría, les corresponde a más del cumplimiento de los deberes y atribuciones constantes en el Reglamento General de Educación y Cultura, lo siguiente:
a) Diseñar registros, libros y procedimientos administrativos a las exigencias de los
proyectos experimentales que ejecuta el colegio
b) Proporcionar ágil y oportunamente la información requerida por autoridades y
c) Llevar registro de control de licencias, permisos, comisiones de servicio y
vacaciones del personal administrativo y de servicio concedidos por el Rector.
Elaborar las libretas de calificaciones trimestrales dentro de la semana siguiente a la
fecha de reunión de las Juntas de Curso respectivas.
De la Colecturía
Art. 51.- El Departamento de Colecturía funcionará de acuerdo al Reglamento General de la Ley de Educación y Cultura y con sujeción a las normas de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, a las disposiciones de Contraloría y a las que emanen de la Ley de Presupuesto.
El Colector, a más de lo que determina el cuerpo de leyes citado, ejercerá la supervisión
del fiel cumplimiento de las labores que corresponden al contador, a los auxiliares, al
Guardalmacén y personal administrativo bajo su dependencia.
Tramitar el remate y la baja de los bienes en mal estado de acuerdo a las disposiciones
legales correspondientes.
Art. 52.- Al Guardalmacén del Colegio le corresponde:
a) Mantener actualizado el inventario general de bienes patrimoniales, muebles e
inmuebles y más pertenencias materiales del Establecimiento.
b) Responsabilizarse de la buena conservación de estas pertenencias y hacer
conocer al rector sobre los daños que ocurrieren, a fin de que se disponga la
oportuna reparación y restitución de las mismas.
c) Llevar kárdex de control de materiales y suministros existentes y dar aviso
d) Exigir la devolución de los bienes entregados temporalmente a profesores,
empleados y estudiantes entregados para su actividad.
e) Controlar permanentemente el recorrido de los vehículos, su consumo de
combustible y otros insumos, y preocuparse por la buena utilización y
conservación de los mismos.
f) Realizar las órdenes de ingreso y egreso a bodega de materiales y suministros
previa orden del rector.
g) Recibir las piezas sustituidas en máquinas, vehículos y otros bienes que fueren
reparados, de acuerdo a las normas establecidas por la Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control.
h) Informar a Colecturía para que solicite al Consejo Directivo, la baja de los bienes
que por su estado de deterioro e inutilidad, no pudieren ser rehabilitados.
i) Revisar, controlar e inspeccionar el buen uso de las máquinas y materiales de los
diferentes departamentos del Plantel.
j) Proporcionar de inmediato los informes o documentos que le fueren solicitados
para efectos de auditoría de los bienes a su cargo.
Presentar anualmente al Consejo Directivo y a la Contraloría General del Estado, el
inventario actualizado de los bienes de propiedad del Establecimiento.
Art. 53.- Queda terminantemente prohibido el uso o préstamo de toda clase de bienes de propiedad del Colegio Experimental Bernardo Valdivieso para fines de lucro particular.
Art. 54.- Las bibliotecas, los laboratorios y los talleres de la institución, estarán a entera disposición de profesores y estudiantes;
Art. 55.- Corresponde a los empleados de bibliotecas, laboratorios, y talleres;
a) Cumplir con el horario de trabajo que establezca el Consejo Directivo.
b) Responsabilizarse del uso correcto y buena conservación de libros, revistas y
periódicos y del material didáctico en general; equipos e insumos de laboratorios
y talleres, y demás bienes entregados a su custodia.
c) Elaborar y mantener actualizado el fichero de la biblioteca.
d) Solicitar al rector la adquisición de nuevas obras, instrumentos y materiales, de
acuerdo con los requerimientos de los programas de estudio presentados por los
profesores.
e) Informar a la Colectora y Guardalmacén para que soliciten al Consejo Directivo
se disponga el trámite de remate o baja de los bienes que se encontraren en mal
estado y no pudieran ser utilizados ni rehabilitados, de conformidad con las
disposiciones legales pertinentes.
f) Contribuir en el ámbito de sus responsabilidades, al desarrollo de la cultura y de
los planes y programas de interaprendizaje.
g) Coordinar con los profesores la elaboración de horarios de utilización de
biblioteca, laboratorios y talleres, a fin de facilitar el acceso ordenado y el óptima
utilización por parte de profesores y alumnos,
h) Colaborar con el personal docente y alumnado en la preparación y ejecución de
clases prácticas y trabajos de investigación.
J) Presentar anualmente al Consejo Directivo, el inventario actualizado de los
bienes que se encuentren bajo su responsabilidad.
Art. 56.- El préstamo de libros, utilización de laboratorios y talleres, se realizarán previa la garantía del profesor o alumno que los requieran para sus actividades académicas.
Art. 57.- El Consejo Directivo emitirá un reglamento específico para el funcionamiento de la Biblioteca, Laboratorios y Talleres.
De los Servicios Generales
Art. 58.- Los servicios generales estarán a cargo del personal de auxiliares de servicios y guardianía.
Art. 59.- Tanto los auxiliares de servicios como los guardianes laborarán de acuerdo al horario que establezca, para cada uno de ellos, el rector del Plantel, y velarán por la buena conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles del Establecimiento.
En circunstancias de pérdidas o daños de los bienes del plantel, se pondrá a
conocimiento de las autoridades en procura de ejercer las acciones inmediatas de
recuperación y determinación de responsabilidades.
Art. 61.-Los auxiliares de servicio son responsables de mantener el aseo permanente y buena presentación de aulas, canchas y demás ambientes físicos del Establecimiento.
Art. 62- Se consideran unidades de producción: la imprenta, el coliseo cerrado, la
piscina, los patios, canchas deportivas, talleres, laboratorios y los demás locales
o espacios que pudieran generar ingresos económicos a la institución.
Art. 63.- El Consejo Directivo podrá autorizar el uso de las unidades de
producción, siempre que los usuarios paguen el alquiler, cubran los gastos
mínimos de mantenimiento, consumo de energía eléctrica, agua etc. y la
reposición de los daños que llegaren a ocasionar como consecuencia de esta
forma de utilización, estableciendo para el efecto las garantías necesarias para el
cumplimiento de estas obligaciones.
Art. 64.- Cuando el Consejo Directivo autorice la utilización de las unidades de
producción o la ejecución de trabajos en la imprenta, el Rector extenderá una
orden escrita al empleado o empleados que corresponda, siempre y cuando se
haya pagado en Colecturía el valor del arrendamiento o del servicio, y se hayan
presentado las garantías a que se refiere el artículo precedente.
Art. 65.- Los ingresos que generen las unidades de producción alimentarán el
mantenimiento y mejoramiento de las unidades existentes, y para la creación de
otras nuevas.
1.6 PLAN ESTRATÉGICO 1.6.1 MISIÓN
Tiene la misión de educar a la niñez y a la juventud de amplios sectores
populares de la ciudad y provincia de Loja y del contexto regional, en respuesta a
exigencias y necesidades de la sociedad; este proceso se realiza a través de un
eficiente servicio docente e influencia en la acción familiar, que propicien aprendizajes
significativos, en la dinámica de una educación de calidad.
Se forman bachilleres capaces, auténticos y permanentes triunfadores, con una
educación sustentada en el descubrimiento y aplicación de capacidades y en el cultivo
de valores; comprometidos con el desarrollo del ciudadano, de la cultura y de una
sociedad justa y equilibrada.
1.6.2 VISIÓN
El Colegio tiene como visión el ser una institución de excelencia académica y humanista, con bases científico-técnicas, sustentada en los valores de justicia, equidad,
solidaridad y civismo, que promueve la investigación y el desarrollo humano para el
servicio de la colectividad.
. 1.6.3 VALORES
académico-administrativas; los docentes con sus tareas de aula y extracurriculares; el
personal administrativo con el cumplimiento de sus funciones, buen trato, buena
atención a los estudiantes y al público; los estudiantes con el rendimiento de sus
pruebas, trabajos, disciplina, etc.; el personal de servicio con el cumplimiento cabal de
sus funciones.
Responsabilidad.- mística y eficiencia en el desempeño de las funciones de autoridades, profesores, estudiantes y personal administrativo del plantel.
Respeto.-entre todos los miembros de la comunidad Bernardina: autoridades,
docentes, estudiantes, padres de familia y comunidad en general.
Igualdad.-en las oportunidades y reconocimientos que ofrece el colegio a sus
integrantes; y de igual manera que el profesor sea equitativo con sus estudiantes; y a
su vez los estudiantes con sus profesores.
Tolerancia.-a las distintas formas del pensamiento de los integrantes del plantel y
apertura en las relaciones con el medio externo
Solidaridad.-entre todos los miembros de la comunidad Bernardina.
Ética profesional.-por parte del profesor dentro y fuera del aula; y que el estudiante se
desenvuelva en el plantel y fuera de él, demostrando los valores en los que se está
formando.
Lealtad y compromiso.- con el colegio del cual somos parte.
Participación.-de todos los miembros del colegio en la planificación, ejecución y
Puntualidad.-por parte de todos los miembros del plantel: estudiantes, personal
administrativo, profesores, autoridades y padres de familia.
Equidad de género.-reflejada en las diferentes actividades académico-científicas y de
desarrollo.
Criticidad.- por parte de todos los miembros de la comunidad Bernardina orientada al
aporte constructivo y desplegado desde la autocrítica.
1.6.4 OBJETIVOS
1.6.4.1 OBJETIVOS GENERALES
1. Contribuir al mejoramiento del sistema educativo de la región austral
ecuatoriana, innovando los currículo tradicional de los niveles preescolar,
escolar y medio de tal manera que permita una mejor relación y coordinación
vertical entre ellos.
2. Garantizar con un modelo pedagógico innovador, fundamentado en las leyes
naturales del proceso humano y social del hombre, la formación de la
personalidad del hombre contemporáneo acorde a los adelantos de la ciencia
1.6.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Transformar la estructura y administración académico-curricular, coordinando
los niveles preescolares, escolar y media a favor de una formación integral y
continua del infante, el niño y el adolescente.
2. Diagnosticar la personalidad infantil para desarrollar su capacidad, entrenar
sus aptitudes, motivar sus intereses, y correlacionarla con las necesidades
auténticas de la sociedad contemporánea.
3. Orientar el desarrollo de la personalidad estudiantil hacia una preparación
científica y/o artesanal que le capacite adquirir una profesión universitaria y /o
integrarse al mundo de la producción con capacidad y eficiencia.
4. Desarrollar y cultivar en el individuo una axiología fundamentada en la
dignidad humana que le permita desde su temprana edad adaptarse con
respeto y dignidad al grupo social en que le corresponde vivir.
5. Formar hábitos de convivencia social que le permitan al alumno practicar las
virtudes cívicas de fraternidad y libertad con respeto, para engrandecer su
lugar natal y la patria en general.
6. Concientizar sobre los valores culturales, científicos y naturales del medio y
nacionales para que los incremente, cuide y defienda en bien de una
CAPÍTULO II
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÒN
2.1 AUDITORÍA DE GESTION
2.1.1 GESTIÓN.-Las actividades, tareas y acciones expresadas o consolidadas en programas, proyectos u operaciones, a cargo de una organización o
agrupación sectorial de éstas, dirigidas al logro de una meta u objetivo
cuantificable; acción y efecto de administrar los recursos humanos, tecnológicos
y financieros de una organización, con la finalidad de cumplir sus objetivos y
metas..
2.1.2 AUDITORÍA.-El examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicado con la
finalidad de verificarlas y evaluarlas, para así poder efectuar observaciones y
recomendaciones pertinentes.
2.1.3 DEFINICION DE AUDITORIA DE GESTIÓN.-“Es el examen y
evaluación que se realiza en una entidad para establecer el grado de
economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los
recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el
objeto de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las
actividades y materias examinadas"1.
2.2 ANTECEDENTES
La Auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no
existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos
medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría estuvo
estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter
artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas
por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de
descubrir operaciones fraudulentas. Así como determinar si las personas que ocupaban
puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e
informaban de modo honesto, esto se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de
las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución
de la Auditoría.
Durante la Revolución Industrial el objeto de estudio comienza a diversificarse se
desarrolla la gran empresa y por ende la contabilidad, y a la luz del efecto social se
modifica, el avance de la tecnología hace que las empresas manufactureras crezcan en
tamaño, en los primeros tiempos se refería a escuchar las lecturas de las cuentas y en
otros casos a examinar detalladamente las cuentas coleccionando en las primeras las
cuentas "oída por los auditores firmantes" y en la segunda se realizaba una declaración
del auditor. Los propietarios empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a sueldos.
Con esta separación de la propiedad y de los grupos de administradores la Auditoría
siglo XVI las auditorias en Inglaterra se concentran en el análisis riguroso de los
registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo. Los países donde más se
alcanza este desarrollo es en Gran Bretaña y más adelante Estados Unidos.
Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditoría dedicada solo a descubrir fraudes
se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La práctica social exige que
se diversifique y el desarrollo tecnológico hace que cada día avancen más las industrias
y se socialicen más, por lo que la Auditoría pasa a dictaminar los Estados Financieros,
es decir, conocer si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera,
de los resultados de las operaciones y de los cambios en la situación financiera. Así la
Auditoría daba respuesta a las necesidades de millones de inversionistas, al gobierno, a
las instituciones financieras.
En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios tecnológicos han producido
cambios en los aspectos organizativos empresariales y viceversa, la Auditoría ha
penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente con la administración. La
Auditoría amplía su objeto de estudio y motivado por las exigencias sociales y de la
tecnología en su concepción más amplia pasa a ser un elemento vital para la gerencia a
través de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se proyectan
los ejecutivos. En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American
EconomicAssociation sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la
cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus
aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Viendo ya la necesidad
Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una
empresa puede realizarse analizando sus funciones.
Ya en 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la
encargada de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis años después, en
1955, Harold Koontz y CirylO´Donnell, también en sus Principios de Administración,
proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual
estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se
encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus
objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." El interés
por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y NathanGrabinsky a preparar El Análisis
Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para
establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica
los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización. Y en
1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la
ejecución de la Auditoría Administrativa. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a
conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e
instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la
auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la
integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para
instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel
Sánchez Curiel 1987 aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para
aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra
clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el
procedimiento para llevarla a cabo.
En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un
enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de
diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar
una aplicación específica. La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y
cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado.
Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para
lograr un mejor desempeño y productividad.
Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que
está fallando o que no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están
llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. Forma parte esencial
del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son
significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración,
como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la
propia administración.
2.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA DE GESTION
Economía: significa la adquisición, al menor costo y en el momento adecuado, de recursos financieros, humanos y físicos en cantidad y calidad apropiadas.
Los recursos idóneos
En la calidad y cantidad correcta.
En el momento previsto.
En el lugar indicado y precio convenido.
El auditor deberá comprobar si la entidad:
Invierte racionalmente los recursos, al saber si utilizan los recursos adecuados, según
los parámetros establecidos, ahorran estos recursos o los pierden por falta de control o
deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo.
Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria. Si se cumplen óptimamente los
recursos monetarios y crediticios.
Eficiencia: Recursos o insumos que producen los mejores resultados. Una actividad eficiente maximiza el resultado.
Entre otros debe lograr:
Que las normas sean correctas y la producción los servicios se ajusten a las
mismas.
Mínimos desperdicios en el proceso productivo o en los servicios prestados.
Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea la necesaria
y conveniente para la entidad.
Que se cumplan los parámetros técnicos productivos en el proceso de
producción o de servicios que garantice la calidad.
Eficacia: Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto. La eficacia se la determina comparando lo
Es decir:
Cumplimiento de la producción y los servicios en cantidad y calidad.
El producto obtenido y el servicio prestado, tiene que ser socialmente útil.
El auditor comprobará el cumplimiento de la producción o el servicio y hará
comparaciones con el plan y períodos anteriores para determinar progresos y
retrocesos.
2.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o
irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables
remedios. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz.
La Auditoría de Gestión ayuda a la administración a reducirlos costos y aumentar
utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo
de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo
de los planes de acción y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue
creada la empresa.2
También entre los principales objetivos tenemos:
Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad
e impacto de la gestión pública.
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
Verificar el manejo eficiente de los recursos.
2
Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración
del patrimonio público.
Satisfacer las necesidades de la producción.
2.5 TÉCNICAS PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
Para desarrollar una Auditoría de gestión se utilizan diferentes técnicas, las más
comúnmente utilizadas son las siguientes:
Observación.
Confirmación.
Verificación.
Investigación.
Análisis.
Evaluación.
Observación: es muy amplia, prácticamente infinita, puede incluir desde la observación del flujo de trabajo las acciones administrativas de jefes, subordinados, documentos,
acumulación de materiales, materiales excedentes, entre otros. La característica
principal de esta técnica está en función del espíritu de penetración y profundidad que
se aplique al desempeño de una acción.
Confirmación. Comunicación independiente con una parte ajena para determinar la exactitud o validez de una cifra o hecho.
Verificación. Verificar que cada elemento de cada uno de los documentos es lo apropiado y se corresponde con la legislación vigente.
ser externa o interna y por lo regular mediante la realización de cuestionarios
previamente formulados.
Análisis. Se recopila y usa información con el objetivo de llegar a una deducciónlógica. Determinar las relaciones entre las diversas partes de una operación. Involucra la
separación de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias sobre la
misma y después determinar el efecto inmediato o potencial sobre una organización
dada una situación determinada.
Evaluación. Es el proceso de arribar a una decisión basado en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor.
2.6 RIESGO EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
Los resultados de la Auditoría pueden no estar exentas de errores y omisiones de
importantes significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su
informe, por lo que resulta necesario conocer los riesgos latentes en este proceso.
En este tipo de Auditoría debemos tener en cuenta también los tres componentes del
riesgo.
Riesgo inherente: Ocurren errores importantes generados por las características de las empresas u organismos.
Riesgo de control: De que el sistema de control interno no prevenga o corrija los errores.
Para evaluar la existencia o no de riesgo de Auditoría de gestión son necesarias las
consideraciones siguientes:
Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia
de la información.
Considerar si es necesario el diseño del sistema de control interno y probar su
eficacia.
Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia los terceros
vinculados.
2.7 INTERROGANTES FUNDAMENTALES EN EL DESARROLLO DE LA
AUDITORÍA DE GESTIÓN.
“Entre las interrogantes indispensable en el ánimo del auditor para el levantamiento de
la información en la Auditoría de gestión se utilizan usualmente los términos: ¿Qué?,
¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cómo? ¿Cuándo¿ y ¿Por qué? Sin embargo resulta
conveniente preguntarse ¿Qué se está haciendo?, desde el punto de vista de los
sistemas y procesos y ¿Qué se está logrando?, desde el punto de vista de los
resultados de la gestión.
Las respuestas a estas interrogantes le permite al auditor lograr buenos resultados en
las investigaciones, viabilizar el tiempo de ejecución y exponer de forma concreta, clara
y sencilla los problemas, las causas efectos con vista a que se adopten las medidas
Una entrevista bien organizada permite la obtención de información valiosa en un
mínimo de tiempo, ésta debe ser verificada con posterioridad, para comprobar su
veracidad.
Los cuestionarios siempre son de ayuda en la labor del auditor, bien sean abiertos o
cerrados, ellos nos brindarán la posibilidad de conocer condiciones, causas, motivos y
otras particularidades que tienen que ver con el grado de economía, eficiencia y eficacia
qué se ejerce en la entidad con respecto a la planificación, control y uso de los
recursos.
En la práctica se han experimentado logros importantes con el desarrollo de estos tipos
de Auditoría debido a que aportan a cada entidad auditada posibilidades de desarrollo
futuro, y éxito en sus venideros resultados”.3
2.8 METODOLOGÍA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
“En el Ecuador tanto la Contraloría General del Estado en el sector público, como
los auditores de firmas e independientes en el ámbito privado, aún no han incursionado
en la Auditoría de Gestión; no obstante, siendo esta la tendencia y proyección de la
profesión, resulta inminente redefinir el enfoque de control y dar inicio a la ejecución de
este tipo de exámenes.
3
En Perú, Cuba, y México, con esfuerzo nacional y con la asistencia técnica
exterior lograron establecer metodologías de trabajo, en nuestro país tiene esta
responsabilidad la Contraloría del Estado, los Colegios Profesionales, las Firmas
Privadas y los Auditores Independientes, con el único afán de estimular la aplicación de
la Auditoría de Gestión y aprovechando los conocimientos y experiencia acumulada en
el control gubernamental ecuatoriano, se propone la siguiente metodología, cuyas
características son:
1. Enfoque basado en el conocimiento integral de la entidad, dando mayor énfasis
en la comprensión del negocio u objeto social. El enfoque es propio para cada
entidad, con programas a la medida que contengan procedimientos específicos.
2. Auditores más experimentados realizan la planificación, definiendo su estrategia
para determinar a priori cuáles serán los principales componentes de cada una
de las unidades operativas en que se dividirá la auditoría; cuál es el riesgo global
de la auditoría para la entidad en conjunto, cuáles son los riesgos individuales
para los componentes y, cuáles son las pruebas de auditoría más adecuadas.
Además evalúan las evidencias obtenidas y preparan las conclusiones de
auditoría.
3. La Auditoría de Gestión es realizada por un equipo multidisciplinario, integrado
por los auditores profesionales y otros especialistas en disciplinas requeridas de
acuerdo al atipo de entidad y a la naturaleza y objetivo de la auditoría.
4. Se interesa en evaluar la economía , eficiencia, eficacia de las operaciones,
metas, así como en la comparación de los parámetros e indicadores de gestión
esperados como reales , para juzgar su cumplimiento y las razones de sus
variaciones.
5. En el informe se revelan hallazgos positivos y negativos midiendo el grado de
cumplimiento de las 3”E”. En sus conclusiones se determinan el efecto
económico de la ineficiencias, prácticas, antieconómicas, incumplimientos y
deficiencias en general; pero también, las causas y condiciones para el
cumplimiento de las 3”E”y su interrelación. Las recomendaciones tendientes para
mejorar la gestión de la entidad considerando las 3”E”4.
2.9 PROPÓSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
Medición y Comparación de Logros.
Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relación con las metas
y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las
recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Económicos,
Eficiencia y Eficacia.
Control Interno Eficaz.
Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el
logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de
desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos,
4
administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean
necesarias de manera oportuna.
Cultura de la Responsabilidad.
Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la obligación
ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad,
sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que el estado y el
Gobierno han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia.
Mejoramiento de la Planificación.
Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus
presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su
ejecución.
Necesidad de un Buen Sistema de Información Integral.
Difundir la necesidad de poseer sistema integral de información que faciliten la
medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista
administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en
la toma de decisiones adecuadas.5
2.10 FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION
FASE I: Conocimiento Preliminar
5
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad,
dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada
planificación, ejecución y consecución de resultados aún costo y tiempo
razonables. Las tareas típicas son:
1.- Visita a las instalaciones para observar el desarrollo de las
actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.
2.- Revisión de los archivos corrientes y permanentes de los papeles de
trabajo de auditorías anteriores; y/o recopilación de información y
documentación básica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un
conocimiento y comprensión cabal de la Entidad sobre:
a. La misión, los objetivos, planes direccionales y estratégicos.
b. La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de
producción interesa: Que y como produce; proceso; modalidad y puntos
de comercialización; sus principales plantas de fabricación, la tecnología
utilizada; la capacidad de producción, proveedores y clientes; el contexto
económico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los
sistemas de control de costos y contabilidad; etc.
c. La situación financiera, la producción, estructura organizativa y
funciones, los recursos humanos, la clientela; etc.
d. De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo,
actitudes no congruentes con objetivos trazados, el ambiente
3.- Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que
constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente
compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si
estos resultados son superiores , similares o inferiores a las expectativas .
4.- Detecta las fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y
amenazas en el ambiente da la Organización, y las acciones realizadas o
factibles de llevarse a cabo para obtener ventajas de las primeras y reducir
los posibles impactos negativos de las segundas.
5.- Identificación de los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas,
etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en las
siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y
procedimientos de auditoría.
6.-Definicion del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse.
FASE II Planificación
Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos, para lo
cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes
fases y las actividades a desarrollar.
La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los
fundamentada en programas detallados para los componentes
determinados, los procedimientos de auditoría , los responsables y la
fecha de ejecución del examen; también debe proveerse la determinación
de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de
trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial
énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente los
resultados de la auditoría esperados, conociendo de las fuerzas y
debilidades y de las oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando
en lo posible los ahorros y logros esperados. Las tareas típicas en la fase
de planificación son las siguientes:
1.- Revisión y análisis de la información y documentación obtenida de la
fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la
entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos
necesarios para la evaluación del control interno y para la planificación de
la auditoría de gestión.
2.- Evaluación de la estructura del control interno que permitirá acumular
información sobre el funcionamiento de los controles existentes, útil
para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos
adicionales en la fase de “Ejecución”, a base de los resultados de
esta evaluación, los auditores determinarán la naturaleza y el
alcance del examen, confirmar en la estimación de los
requerimientos del personal, programarán su trabajo, prepararan los
concluir la auditoría y presentar el informe. Después de la
evaluación tendrá información suficiente sobre el ambiente de
control, los sistemas de registro e información y los procedimientos
de control. La evaluación implica la calificación de los riesgos de
auditoría que son:
Inherente (posibilidad de errores e irregularidades),
De control (procedimiento de control y auditoría que no
prevengan o detecten),
De Detección (procedimientos de auditoría no suficientes
para descubrirlos).
Los resultados obtenidos en la evaluación servirán para:
Planificar la auditoría de gestión; y,
Preparar un informe sobre el control interno
3.- A base de las fases 1 y 2 descritas, el auditor más experimentado
del equipo o grupo de trabajo preparara un memorando de
planificación que contendrá;
a) Información general de la entidad, como:
Misión, Objetivo, Actividades, Estructura orgánica y
Financiamiento
Descripción de la actividad principal.
Principales parámetros e indicadores de gestión.
Principales fuerzas y debilidades; y, oportunidades y
Componentes, áreas o actividades escogidas para el
análisis en la fase “Ejecución “.
b) Enfoque de la auditoría , respecto a:
Objetivo general de la auditoría, objetivos específicos para
cada componente y alcance del examen.
Resumen de los resultados de la evaluación de control
interno.
Principales pruebas y procedimientos de auditoría.
Calificación de los factores de riesgo de auditoría por cada
componente importante.
Grado de confianza programado para cada uno de los
componentes evaluados, determinando los controles claves
existentes que garantizan mayor efectividad eficiencia.
c) Otros aspectos tales como.
Equipo multidisciplinario, integrado por auditores y otros
especialistas de distintas disciplinas profesionales, acordes
a la naturaleza de la actividad y objetivos de la auditoría.
Equipos y materiales requeridos para la ejecución del
examen
Días/laborables y días/ hombre presupuestados.
Fechas de intervención de inicio y terminación del trabajo en
4- Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados
especialmente de acuerdo con los objetivos trazados, que dan
respuesta a la comprobación de las 3 “E” (Economía, Eficiencia y
Eficacia ), por cada proyecto o actividad a examinarse.
FASE III: Ejecución
En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta
instancia se desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia
necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y
relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos
en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de
los informes. Las tareas típicas de esta fase son:
a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada
componente significativo y escogido para examinarse, que
comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales,
tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación,
análisis, etc. Adicionalmente mediante la utilización de:
Estadísticas de las operaciones como base para detectar
tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones
