NOTA TECNICA:
“Solicitud, ejecución y justificación de los
proyectos”
Dr. Federico Alonso Trujillo.
INDICE
1. ESTABLECIMIENTO DE UN CONSORCIO. 2. CONTACTOS TRAS LA SOLICITUD. 3. JUSTIFICACION ECONOMICA. 4. PAGOS DE LA COMUNIDAD. 5. ASPECTOS FISCALES.
6. PLAZOS EN LAS SUBVENCIONES 7. INSPECCIONES
8. MINIAUDITORIA
9. INFORME TECNICO DE EVALUACION
10. BUENAS PRACTICAS PARA LA JUSTIFICACION DE PROYECTOS DEL FSE. 11. PRINCIPIO DE DIFUSION.
12. DEVOLUCION DE AYUDAS. 13. PRINCIPIO DE MINIMIS
CONSEJERÍA DE SALUD - SAS
1. ESTABLECIMIENTO DE UN CONSORCIO.
Es relevante señalar que la dimensión de un proyecto debe estudiarse desde un doble punto de vista: tecnológica y geográfica.
• Tecnológico: La inclusión de elementos innovadores respecto al estado de la técnica debe referirse a un mercado más amplio que el tradicional para aumentar las posibilidades frente al resto de solicitudes.
• El componente geográfico viene dado por la trasnacionalidad del proyecto, es decir, la participación de diversos agentes (públicos/ privados) procedentes de distintos países europeos.
Sin duda, el factor más sensible es la formación de un consorcio sólido (financiera y tecnológicamente) con una cabeza visible (coordinador) que ejecute las directrices marcadas en tiempo y forma previstos. El aspecto global de las propuestas debe ser muy PROFESIONAL en su conjunto, sin olvidar ningún aspecto de gestión del proyecto. Para la Comisión, esto genera confianza a la hora de otorgar un contrato pues se busca a consorcios que puedan garantizar que el proyecto esté adecuadamente gestionado para llegar a buen puerto.
Es recomendable el enlace entre investigación académica e innovación industrial. Un exceso de énfasis hacia uno u otro lado puede invalidar la propuesta.
Para ello existen diversos sistemas de búsqueda de socios que aúnan los intereses en una propuesta. Entre ellos destacan las bases de datos de la Comisión Europea o los distintos organismos gubernamentales de promoción tecnológica
Tanto en proyecto Nacionales como europeos es necesario para la solicitud organizar un consorcio de entidades participantes que se rigen por unas reglas de juego.
El consorcio de investigación europeo debe contar con diferentes entidades (empresas, centros de investigación, ONG y universidades) de, como mínimo, dos Estados miembros, si bien se recomienda que cuenten con, al menos, cinco o seis participantes de tres o cuatro países.
Básicamente existen cinco tipos de participantes en un consorcio de I+D:
1. Contratistas principales: firman el contrato con la CE y contribuyen a la financiación del proyecto. Uno de ellos es el socio principal.
2. Contratistas auxiliares: trabajan bajo la supervisión técnica de algún participante principal.
3. Contratistas que se adhieren al proyecto (únicamente en proyectos muy específicos), mediante la firma de un acuerdo de adhesión con alguno de los contratistas principales.
4. Subcontratistas: ofrecen servicios o suministros a alguno de los participantes anteriores.
5. Becarios: personas físicas que trabajan en un proyecto mediante un acuerdo concreto de investigación.
Es habitual que en los consorcios que se forman participen todo tipo de entidades implicadas en todas las fases de un proceso de producción, y que incluso en algunos consorcios se encuentren empresas competidoras trabajando juntas en un mismo proyecto.
Al presentarse a estos proyectos, las posibilidades de éxito son limitadas. Las exigencias son altas y la media de aprobación ronda el 20%. Los compromisos que se adquieren dependen del grado de implicación en el proyecto, siendo lo habitual que se dedique sobre todo un determinado número de personas, así como que se adquiera equipamiento específico.
Los aspectos de SEGURIDAD (integridad, confidencialidad, encriptación, propiedad de los datos, métodos de acceso, etc), MULTILINGUALIDAD (indispensable cuando estamos hablando de proyectos internacionales), así como los aspectos ÉTICOS, deben tratarse adecuadamente en las propuestas. En aquellos casos en que el consentimiento expreso del paciente sea necesario, debe quedar reflejado en la propuesta como se articulará este procedimiento.
2. CONTACTOS TRAS LA SOLICITUD.
Es recomendable ponerse en contacto con el organismo público correspondiente al que se ha solicitado para conocer el estado de la solicitud. Tienen obligación de informar de la situación en la que se encuentra la propuesta. Permite además subsanar errores si es que los hubiera.
Habitualmente los organismos informan de todo el proceso a través del teléfono, siempre que el solicitante se identifique y disponga del nº de expediente y registro del proyecto solicitado.
La única información que no suelen facilitar los organismos públicos hasta que existe una decisión oficial es sobre la concesión o rechazo del proyecto.
Desde el momento en que la empresa presenta la solicitud ante el organismo correspondiente se pueden producir varias comunicaciones:
• Para acusar recibo de la solicitud e informar al solicitante del nº asignado al expediente.
• Para informar sobre la necesidad de complementar la documentación necesaria para la evaluación, si es que en su día no se entregó completa.
• Para pedir aclaraciones, si son necesarias.
• Para informar sobre la propuesta de subvención.
Dependiendo del organismo y del número de solicitudes que tenga pendientes, el periodo de tiempo entre las distintas fases será mayor o menor.
El silencio administrativo es un mecanismo establecido en el derecho administrativo. Si a los seis meses desde la fecha de solicitud no se hubiese dictado resolución, se entiende desestimada dicha solicitud. La resolución pone fin a la vía administrativa, pudiendo interponerse recurso de reposición en un mes ante el organismo que la emite o recurso contencioso-administrativo en dos meses ante la jurisdicción correspondiente. La valoración de cada proyecto queda acreditada en el expediente en poder de la administración, y se cita en la resolución correspondiente.
3. JUSTIFICACION ECONOMICA COSTES ELEGIBLES
Como ya es tradicional en los programas europeos de I+D se subvenciona el 50% (35% para los proyectos de demostración) de esa cantidad y de los gastos directos (personal, equipos, viajes, subcontrataciones, etc.). Esta posibilidad está recogida en el Reglamento de Aplicación de las Normas de Participación y Difusión para el V-PM de I+D (R CE 996/1999 publicado en el DOCE 12/5/99 ).
Sistemas de imputación de costes:
Como regla general la Comisión financiará el 50%, 35% ó cantidad intermedia (máximo 42,5%) de los costes elegibles según sean los proyectos de IDT y CRAFT, demostración o una combinación de ambos tipos. Se mantienen las dos modalidades de costes totales y adicionales; en los dos casos el tratamiento de los costes generales supone una gran simplificación y la mayor novedad en el V-PM.
Costes Totales ("total cost", "full cost ")
• Costes directos: se reembolsa hasta el 50% de los costes reales ejecutados en el proyecto.
• Costes indirectos("overheads"): se reembolsa hasta el 50% de los costes generales reales ("actual cost", "FC model" ) que hay que justificar, o del 80% de los gastos de personal ("flat rate", "FF model" ) sin justificante.
Costes Adicionales ("additional cost") para las entidades que en opinión de la Comisión no tengan contabilidad analítica adecuada.
• Costes directos: se reembolsa el 100% de los costes adicionales.
• Costes indirectos: se reembolsa el 20 % de los costes directos ("AC model") (sin justificar), excepto que en el contrato se acuerde algo distinto (con justificación).
presentar como costes generales una cantidad fija - equivalente al 80% de los gastos de personal - sin necesidad de demostrarlo nunca. En la práctica representa una gran simplicidad administrativa
(modalidad "Flat rate o FF") o por estimación de los costes en los siguientes casos: a) proyectos financiados con menos de 100.000 Euros.
b) proyectos condicionados a la realización del esfuerzo razonable para conseguir determinados objetivos.
c) becas o medidas de acompañamiento.
Si los participantes se ponen de acuerdo entre ellos y con la Comisión, los pagos se podrán realizar en base a unas tarifas comunes ("composites rates"), siempre y cuando no difieran significativamente de sus costes individuales.
Costes elegibles:
Además de los tipos de coste tradicionales (personal, equipos, viajes, etc.) el V-PM añade nuevas posibilidades:
1. Costes de coordinación : los líderes de los proyectos (exclusivamente ellos) podrán cargar los costes propios relacionados con las tareas de coordinación (personal, servicios, etc.), sólo en los proyectos CRAFT serán elegibles los gastos de subcontratar las tareas de coordinación a terceros.
2. Costes derivados de la adopción de medidas de protección de los resultados y para evaluar el uso potencial de los mismos excepto los que correspondan a los derechos de acceso a los conocimientos (no trasladable a otras partidas).
3. En la categoría de otros costes se podrá imputar también los relacionados con las posibles
garantías bancarias que pudiera exigir la Comisión 4. El IVA ya no será un coste elegible.
EL IVA
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y otros impuestos no son subvencionables, salvo para corporaciones locales y otras entidades que no puedan deducírselo como lo hacen las empresas. Esta excepción, sin embargo, no es de aplicación general y, por lo tanto, deberá ser confirmada mediante repaso de la orden o texto legal regulador de la ayuda, o bien mediante consulta al organismo otorgante de la subvención correspondiente. La razón por la cual el organismo otorgante puede incluir el IVA y otros impuestos en la base subvencionable de la subvención puede ser alguna de las siguientes:
1) No se desglosó el IVA del valor neto del bien a adquirir
2) En las bases generales de concesión de la ayuda se estipula el tratamiento que deben recibir los impuestos.
3) El organismo ha asumido que la cantidad que se incluyó en el presupuesto es la neta.
En el caso de que nos rectifiquen la solicitud y nos eliminen el IVA, la rectificación por parte de la empresa de la cuantía a subvencionar se debería producir precisamente en el momento de proceder a la aceptación de la ayuda, incluyendo junto con el escrito de aceptación una solicitud de la modificación de la base subvencionable aclarando los motivos por los que se solicita la modificación.
En el caso de tener una subvención a fondo perdido para financiar una parte de la inversión que va acometer existe una repercusión de esta subvención de capital en la deducibilidad de las cuotas del IVA soportadas en la adquisición de los bienes de inversión. Según la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, en el artículo 104, dispone que las subvenciones de capital concedidas para financiar la compra de determinados bienes o servicios, adquiridos en virtud de operaciones sujetas y no exentas del impuesto, minorarán exclusivamente el importe de la deducción de las cuotas soportadas o satisfechas.
A estos efectos se pueden distinguir dos posibilidades:
• en el caso de que, en el momento en que se soporten o se satisfagan las cuotas, la sociedad ya haya percibido efectivamente la subvención, el sujeto pasivo sólo podrá deducir la cantidad que resulte;
MODIFICACIONES O INCIDENCIAS EN LA EJECUCION
Cualquier incidencia que varíe de una manera significativa el proyecto subvencionado, ya sea a nivel técnico o económico, debe de ser notificada al organismo otorgante dentro del plazo de ejecución del proyecto. La notificación deberá contener una explicación detallada de la situación generada no prevista inicialmente, así como una acreditación técnica de la empresa proveedora de la asistencia técnica.
Respecto de la inclusión de nuevas partidas presupuestarias, deberá contar con la aprobación escrita del organismo otorgante y para ello es necesario la presentación de una solicitud de modificación. Ésta se deberá solicitar antes de la finalización del plazo de vigencia o ejecución del proyecto.
4. PAGOS DE LA COMUNIDAD.
Los organismos otorgantes de subvenciones suelen ofrecer a las empresas la posibilidad de cobrar por anticipado, ya que ello les permite internamente hacer una asignación más realista del gasto que tienen previsto realizar. Para la empresa, el cobro por anticipado hace desaparecer la incertidumbre de cuándo se va a cobrar, una vez que haya finalizado el proyecto, y la desventaja del coste del aval, así como que, en caso de no realizarse el proyecto en su totalidad, únicamente se recupera una parte del aval.
Normalmente, el organismo da un plazo de 30 días desde la recepción de la notificación de concesión de subvención para constituir el aval en un banco y depositarlo en la Caja General de Depósitos, que entregará un resguardo original, que a su vez es el que hay que entregar al organismo.
Para que el organismo pueda realizar el pago, hay que presentar un formulario, en el que se indique la
cuenta corriente en la que la empresa quiere que se realice la transferencia. Dicho formulario debe ir
sellado por el banco en el que se tiene abierta la cuenta.
El anticipo inicial para los proyectos, incluyendo CRAFT, será del 40% salvo que haya una gran divergencia con las necesidades reales del primer año o que haya duda de la capacidad financiera de los participantes. Normalmente se abonará a los dos meses de la firma del contrato, su distribución entre los socios será materia de negociación con la Comisión y se reflejará en contrato.
La retención final se eleva al 15% (antes 10%) para obligar a los participantes a cumplir con sus obligaciones contractuales, especialmente en lo que ser refiere a los informes finales y al Plan de Aplicación de la Tecnología ("TIP Technology Implementation Plan").
El criterio utilizado por los organismos que otorgan las ayudas para establecer el máximo de subvención aplicable a cada proyecto es el de la legislación vigente en el momento de la solicitud. Es decir, la fecha que se tiene en cuenta es aquélla en la que se presentó la solicitud en la ventanilla correspondiente. Este criterio es igualmente aplicable para los programas de subvención con carácter plurianual. El único caso en el que se pueden aplicar topes diferentes a los que estaban vigentes en el momento en que se realizó la solicitud es cuando la misma orden reguladora de la subvención así lo especifica. Es decir, sólo se podrán aplicar topes diferentes cuando la orden indica que para las ayudas solicitadas en 1999 con inversiones a realizar en el 2000 serán de aplicación otros topes. A pesar de todo, este caso es poco frecuente, por lo que probablemente se apliquen los topes más beneficiosos para el solicitante.
5. ASPECTOS FISCALES
El tratamiento fiscal de las subvenciones varía en función de su finalidad, pero destacan tres tipos: las de explotación, las de capital y las subvenciones por contratación. La distinción entre ambas se establece por las operaciones que hay que financiar. Las primeras son operaciones corrientes; las segundas, operaciones de inversión en activos fijos. En todo caso, hay que tener siempre en cuenta la regulación establecida en el Plan General de Contabilidad y, en concreto, en los principios de devengo y de imputación de ingresos y gastos.
En el caso de activos no depreciables, la subvención se imputará al resultado del ejercicio en el que se produzca la enajenación o baja en inventario. En el caso de activos depreciables, y en el supuesto de que la subvención sea acordada con posterioridad a su entrada en funcionamiento, el importe se imputará en los periodos impositivos cerrados desde que la concesión de la ayuda y hasta el último en que se amortice dicho elemento patrimonial.
Las principales deducciones que, con carácter general, permiten reducir la carga fiscal por el impuesto sobre sociedades son las de inversiones medioambientales y de I+D. Con carácter general se aplica una deducción del 20% de los gastos en I+D, elevándose al 40% si ese gasto supera la media de los dos últimos años.
Para el ejercicio 2000, además, ha podido practicarse otra deducción del 10% sobre los gastos que correspondan a personal investigador cualificado de la propia entidad adscritos en exclusiva a este tipo de actividades y a los de proyectos de I+D contratados con universidades, organismos públicos de investigación o centros de innovación. Aparece otra nueva deducción para las actividades de innovación tecnológica, cuyo importe asciende al 15% de los gastos por proyectos encargados y al 10% de los gastos por diseño industrial, adquisición de tecnología avanzada en forma de patentes, licencias, know-how y diseño y obtención de certificados de calidad.
Cuando los gastos por I+D estén subvencionados, fórmula idónea para justificar la base de la deducción, deberá detraerse el 65% de las subvenciones imputadas como ingreso en el periodo impositivo.
En lo que hace referencia a la tributación de las subvenciones públicas de capital en el Régimen General del Impuesto de Sociedades, la Ley de dicho Impuesto no hace mención a los ingresos por subvenciones, consecuencia de que la forma de determinar la base imponible se hace a partir del resultado contable, es decir, a lo que se especifique en el Plan General Contable: las subvenciones de capital se imputan a resultados cargando la cuenta 130 "Subvenciones oficiales de capital" ó 131 "Subvenciones de Capital" y haciendo el correspondiente abono a la cuenta 775 "Subvenciones de capital traspasadas al resultado del ejercicio".
Actualmente existen dos palancas fiscales principales con las que las que se puede intentar influir en el proceso de innovación. "Primero se puede ajustar la base impositiva permitiendo la deducción del coste de la investigación y desarrollo". Por otra parte la inversión en I+D siempre se ha capitalizado como un activo a largo plazo aun cuando nadie sabe lo que va a producir. Si se permite deducir estos gastos cada año se elimina un obstáculo significativo a la inversión en la futura competitividad. "Segundo, los gobiernos pueden conceder créditos fiscales a ciertas actividades de I+D", como por ejemplo, salarios de los investigadores y contratos con terceros investigadores.
Pero últimamente ha surgido una idea en Canadá, copiada primero en Estados Unidos y ahora en Italia, Países Bajos, Francia, Reino Unido y España, que se puede aplicar a las PYMEs, en particular. Consiste en créditos que se basan en gastos reales de I+D o en aumentos de gastos.
6. PLAZOS EN LAS SUBVENCIONES
La ejecución de los proyectos deberá ajustarse a las condiciones, prescripciones y plazos que se establezcan en la resolución de concesión, por lo que cualquier modificación de las condiciones citadas en la resolución deberá ser aprobada por el organismo otorgante.
Desde el momento en que sean conscientes de que el retraso en las inversiones les impedirá cumplir con el plazo estipulado en la resolución, deberán comunicárselo al organismo otorgante y solicitarles por escrito, con antelación suficiente, una ampliación de ese plazo, exponiendo ampliamente los motivos reales de dicha solicitud.
Normalmente el interés de los organismos otorgantes, una vez decidido a apoyar un determinado proyecto, es que éste se lleve a cabo en su totalidad. Las peticiones de prórroga de ejecución suelen aceptarse siempre que éstos se hagan antes de finalizar el plazo de vigencia y exista un compromiso efectivo de finalización del proyecto. Las condiciones generales y particulares descritas en la resolución de concesión de subvención estarán vigentes mientras no exista una resolución que lo modifique. El proceso de resolución puede ser más o menos largo, teniendo una duración media de uno a dos meses. Por regla general, se deberá presentar la documentación solicitada en el plazo indicado, debiendo hacer alusión a la resolución pendiente, referente a la solicitud de la ampliación del plazo de vigencia.
En algunos programas de ayudas se hace la diferenciación entre el plazo para la compra y ejecución de la inversión (plazo de inversión) y el plazo para el pago total de las obligaciones y/o compromisos económicos adquiridos como consecuencia de la realización de inversión (plazo efectivo de inversión). Las implicaciones que tienen ambos conceptos están directamente ligados a la justificación documental de la realización de la inversión; eso es, facturas y justificantes de pago (extractos bancarios). Esto significa que las facturas que justifican el gasto estarán comprendidas dentro del plazo estipulado como "plazo de inversión", mientras que el pago efectivo, preferentemente mediante transferecia o cheque, documentado con el extracto bancario donde aparece reflejada la operación de pago, deberá estar comprendido dentro del plazo estipulado como "plazo efectivo de inversión".
Desde el punto de vista de la justificación, una inversión se considerará subvencionable si dentro del periodo de vigencia del proyecto se ha realizado la inversión y se ha realizado el pago.
De forma general, una inversión se considera realizada cuando se produce la entrega de los bienes o la prestación de los servicios de que se trate por parte de terceros. El Código Civil distingue entre el
momento de la venta y la entrega: La venta se perfecciona entre comprador y vendedor, y es obligatoria para ambos, si han convenido en la cosa objeto del contrato y en el precio, aunque ni la una ni la otra se hayan entregado; y se entenderá entregada la cosa vendida cuando se ponga en poder y posesión del comprador. Cuando el documento en el que se materializa la venta sea una escritura pública, caso de los terrenos, por ejemplo, el otorgamiento de éstas equivale a la entrega de la cosa objeto del contrato. Y si el documento es una factura se tendrá en cuenta que estás deben estar emitidas en el momento de realizarse la operación, esto es de la entrega, o, cuando el destinatario sea empresario o profesional, dentro del plazo de 30 días a partir de dicho momento o, en el caso de incluirse en una sola factura las operaciones realizadas por un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural, el último día de este periodo.
7. INSPECCIONES.
Cada proceso de justificación del cumplimiento de las condiciones de una subvención para proceder a su cobro es diferente y cada uno se debe ajustar al texto legal que lo regule.
Las justificaciones del cumplimiento de las condiciones de una subvención son de dos tipos: documental y presencial.
• Las facturas y justificantes de pago son necesarias para la justificación documental, si bien es importante tener en cuenta que no será válida la justificación documental de una inversión que no pueda ser comprobada presencialmente.
• La comprobación presencial se realiza mediante la inspección del funcionamiento del organismo que comprueba la disponibilidad de los conceptos subvencionados en la ubicación de la empresa.
Los requisitos más importantes a cumplir por la factura son:
• La primera condición a cumplir por la factura es que el objeto del suministro de la factura esté en las instalaciones de la empresa objeto de la subvención.
• El concepto de facturación debe ser claro y representar lo que el organismo consideró subvencionable.
• Debe contener los CIF de las empresas, fecha y firma.
• La fecha de la factura ha de ser del período subvencionable.
• La factura debe reflejar la forma de pago para que posteriormente se pueda comprobar el
• Se recomienda que los pagos de los objetos subvencionados se realicen siempre a través de sus bancos.
8. MINIAUDITORIA
Existe una alternativa para la justificación de las inversiones, gastos y contrataciones laborales realizadas en el marco de un proyecto subvencionado. Sería la presentación de un documento que debe ser emitido por un auditor independiente basado en la revisión de toda la documentación que se ha citado anteriormente. En este documento, el auditor externo certifica que, una vez que ha revisado todas las cuentas, que la compañía ha recuperado todos los documentos, que los conceptos para los cuales la empresa recibió la subvención han sido respetados por la empresa y que el gasto se ha destinado a las partidas para las que estaba previsto, se trata de una especie de miniauditoría referida única y exclusivamente al proyecto subvencionado en cuestión. Para iniciar ese trámite se recomienda que, con anterioridad, se confirme:
1. Si esta alternativa de justificación es aceptada por el organismo que otorga la subvención. 2. Si se dispone de modelos de certificación a los que se pueda ceñir el auditor.
3. Que el auditor sigue las instrucciones de justificación especificadas por el organismo estrictamente.
4. Que el encargo al auditor para la emisión del certificado se realice por escrito
La certificación emitida por un auditor a efectos de la justificación previa al cobro de una ayuda es un documento específico sobre los puntos que se exige sean cumplidos en la resolución que concedía la correspondiente ayuda.
En general, tales puntos son:
1.) Realización y pago de las inversiones comprometidas mediante la certificación de la misma en base a la contabilidad oficial y el registro de facturas.
2.) Creación de los puestos de trabajo comprometidos, comparando la situación de la plantilla en el momento de la solicitud con la fecha de finalización del plazo de cumplimiento.
3.) Financiación de la inversión con fondos propios en una proporción que permita mantener el equilibrio patrimonial de la empresa, en base a los balances de la sociedad (normalmente equivale a un 30% de la inversión subvencionable).
Un auditor habituado a este tipo de certificaciones además se manifestará sobre otras exigencias de las resoluciones, como pueden ser que el beneficiario no tiene deudas con Hacienda o la Seguridad Social, por ejemplo.
9. INFORME TECNICO DE EVALUACION
Los organismos establecen mecanismos para conocer el buen destino de las inversiones que se realizan con subvenciones. Con este propósito no sólo necesitan verificar el destino concreto que se ha dado a los fondos públicos en función de las actividades previstas, sino también conocer el grado de alcance de los objetivos previstos.
Por ejemplo, las subvenciones en materia de formación y asistencia técnica a una asociación de minusválidos, se otorga con unos condicionantes de nº de alumnos formados y especificaciones de calidad en esa formación. Esta es la razón última y motivo por el que se solicitan estos informes. El contenido del trabajo debe reflejar si se ha conseguido y en qué medida los objetivos descritos en la solicitud: nivel de formación, mejora curricular, etc...
Cuando no se indica quién debe elaborar el informe, se entiende que éste deberá ser firmado por la persona con titulación y poder suficiente para ello y bastará el que elabore el correspondiente departamento técnico. La estructura del informe deberá ser:
1. Objetivos previstos.
2. Porcentaje de alcance de los objetivos.
10. BUENAS PRACTICAS PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS.
CUESTIONES GENERALES. ACCIONES FINALIZADAS: Sólo se cumplimentarán informes correspondientes a acciones que han sido finalizadas dentro del periodo de justificación para el que se recoge la información. En el caso de acciones en las que no proceda dicha distinción porque no contemplen fecha de finalización y/o sean continuas a lo largo de la vida del proyecto (Subvenciones a la contratación, Ayudas al autoempleo, Servicios de información, orientación y/o inserción laboral, Creación de redes, Asistencia técnica a empresas y Creación de servicios para el cuidado de personas dependientes) se introducirá la información de aquello que se ha realizado durante el periodo para el que se pide la información, siempre teniendo cuidado con no sumar ni duplicar la información que ya se introdujo para esta tipología de acción en periodos anteriores.
COSTE DE LA ACCIÓN: En general no suelen solicitarlo. Las únicas excepciones suelen ser: coste/hora/alumno de las fichas de “Formación” y coste/mes/alumno de las fichas de “Prácticas en empresas”.
LISTADOS DE ALUMNOS/AS Y BENEFICIARIOS/AS: Los listados de alumnos/as y beneficiarios/as habrán de coincidir siempre con el número introducido en la solicitud a la que correspondan (Ejemplo.- si en un curso se introduce en número de alumnos/as un “5” habrá de existir un listado de alumnos/as paralelo con cinco nombres, apellidos y D.N.I).
INFORMACIÓN CUALITATIVA: (Ejemplo: Objetivos, Breve descripción, Contenidos….): De libre cumplimentación (que no de cumplimentación optativa), por tanto la entidad podrá consignar la información que considere necesaria; sin embargo habrá de procurarse una extensión limitada, sintetizando en la medida de lo posible la información introducida para que ésta pueda ser tratada correctamente. (Recomendación: “Lo bueno si breve dos veces bueno”)
INFORMES DE EVALUACIÓN: En este caso su cumplimentación sí es optativa, sólo habrá de emitirse un informe por tipo de acción y en él se consignará información referida, tanto a la evaluación desarrollada sobre las acciones descritas, como toda aquella información complementaria y/o aclaratoria.
FECHA DE FINALIZACIÓN: Dicha fecha no habrá de exceder la fecha de finalización del periodo puesto que no sería una acción finalizada. Si la acción formativa se compone de varios módulos y la entidad lo considera conveniente, se puede cumplimentar un informe por módulo terminado, considerándose así como acciones formativas independientes.
PRÁCTICAS EN EMPRESAS. Se consignarán los datos del conjunto de alumnos/as y de empresas donde se han llevado a cabo las prácticas de dicha especialidad. Igualmente es interesante indicar el índice de inserción laboral tras las prácticas.
ACCIONES DE INFORMACIÓN. ENCUENTROS.Se deben separarlos encuentros organizados desde el proyecto, en ningún caso se considerarán en esta opción los encuentros, ferias, certámenes y demás eventos a los que hayan asistido los RR.HH que gestionan el proyecto. En el caso de que los/as técnicos sean invitados a algún encuentro para hablar y/o promocionar el del proyecto en concreto habrá de ser especificado la acción concreta y el encuentro al que se ha asistido. Por último, se recuerda que en esta tipología de acción no se incluyen nunca los encuentros referidos al proyecto transnacional que se consideran parte de la actividad de coordinación transnacional.
VISITAS DE CAPTACIÓN, SESIONES INFORMATIVAS Y ELABORACIÓN DE MATERIAL PUBLICITARIO.Si se ha desarrollado un conjunto de visitas de captación, una o más series de sesiones informativas o una campaña que incluye varios materiales publicitarios referidos a un mismo objetivo, se podrán tratar especificándose en la breve descripción los distintos elementos que componen la ficha cumplimentada.
asisten al proyecto para el desarrollo de sus acciones. Esto serían empresas colaboradoras y no ha de reflejarse).
REALIZACIÓN DE ESTUDIOS. Todas las definiciones relativas a los estudios (tipo de estudios, muestra, universo, técnicas de recogida de datos etc..., se enumerarán detenidamente). Es importante realizar un informe de resultados, independientemente de que éste se vaya a publicar o difundir, por tanto se recomienda a las entidades que sólo en el caso de que no exista ningún tipo de informe final del estudio se señale como “No difundido”. Igualmente aclarar que en este caso se entenderá que ni se ha difundido ni se va a difundir en un futuro.
ELABORACIÓN DE PRODUCTOS. Hace referencia al título dado a la monografía, Cd-rom, vídeo etc..., elaborado desde el proyecto.
PREVISIÓN DE ACCIONES. Es interesante indicar las acciones previstas para su realización, desde la fecha de cierre del periodo hasta transcurridos tres meses. No es información definitiva, sino que se trata de previsiones modificables posteriormente a través de los siguientes hitos.
11. PRINCIPIO DE DIFUSION
El principio de difusión se encuentra en el criterio de las actuaciones cofinanciadas por la UE, en referencia a las ayudas a la I+D y a los Fondos Estructurales y, en particular, de los proyectos directamente evaluados en Bruselas. Si el proyecto tiene unas características o aborda una problemática que puedan servir de ejemplo para actuar en un sector determinado en otros países de la UE, se obtiene el llamado "efecto demostración" o "efecto multiplicador".
Cuanto mayor sea el potencial "efecto demostración" de un proyecto, mayores son la posibilidades de obtener financiación comunitaria. No es suficiente con mencionar que el proyecto tiene un determinado "efecto multiplicador"; también hay que demostrarlo.
En este caso concreto, las soluciones sectoriales que se pretenden abordar deberían acometerse con socios de otros países, para probar las necesidades internacionales en la materia y la transferibilidad de los esquemas planteados.
Es muy interesante el desarrollar una imagen propia del proyecto (logotipos, trípticos, etc...) y un programa de márketing social de difusión. Si es posible integrar un estudio del índice de impacto de difusión del proyecto.
12. DEVOLUCION DE AYUDAS
Todas las ayudas que se conceden por las comunidades autónomas, diputaciones provinciales, ministerios y otras corporaciones locales o la UE están sujetas a dos tipos de normativa.
• Primero, la que regula el mapa de intensidad de ayudas regionales, que establece la regla del mínimis
(una empresa no puede recibir más de 16 millones de pesetas 100.000 euros- de subvención en un periodo de tres años) y los tipos de ayuda (formación e I+D) no sujetos a la misma.
• En segundo lugar, la normativa que regula la libre competencia en los estados miembros.
La UE revisa las subvenciones concedidas por estos organismos nacionales, autonómicos, provinciales y locales por dos vías:
• auditorías internas de estos organismos
• como resolución a la reclamación administrativa de alguna empresa o asociación que se consideran afectadas.
Todas las ayudas a las empresas están sujetas a los controles y normativa mencionada, pero las que suelen ser objeto de conflicto son generalmente las subvenciones a fondo perdido y los créditos fiscales. Los motivos principales por los que se puede pedir una devolución de ayudas de subvenciones ya cobradas son:
3. Justificar el cumplimiento de las actividades subvencionadas fuera del plazo de justificación. 4. Proporcionar datos falsos o incorrectos en los formularios de solicitud.
5. No estar al corriente de las obligaciones de Hacienda y la Seguridad Social durante el período que establezca la resolución de las ayudas.
La UE no es el único organismo responsable de estudiar los posibles casos de fraude en materia de subvenciones. Las subvenciones se otorgan desde los ámbitos autonómicos, estatal y comunitario. Cada subvención suele ser convocada por una Consejería, un Ministerio o una Dirección General a los citados niveles. Estos son los que suelen emprender las actuaciones reclamatorias en caso de devolución de ayudas. La UE suele aparecer con mayor frecuencia porque es la responsable de solicitar la devolución de ayudas cuando su anterior adjudicación supuso un desequilibrio de las leyes de la competencia. La legislación relevante en estos casos suele ser la norma específica que regula la concesión de cada ayuda en primer término y las normas de procedimiento administrativo con carácter general.
Las resoluciones de peticiones de subvención se elaboran sobre la base de la evaluación que los técnicos del organismo realizan. Si se ha presentado un proyecto de una sola fase y el empresario no cumple todas las inversiones previstas, el organismo puede variar o anular su decisión. En general, cuando el incumplimiento lo origina una inversión menor de la prevista en un porcentaje razonable (un 10% a un 25 % menos) el organismo mantiene el porcentaje de ayuda y reduce la base subvencionable. Si por contra, hay una reducción de empleo o del ratio inversión/empleo el organismo puede reducir el porcentaje de subvención o retirar la ayuda.
En proyectos plurianuales, con inversiones y empleos divididos por fases, se recomienda dividir el proyecto por hitos y pedir una resolución de ayudas por etapas. El hecho de haber informado de la división del proyecto facilitará posteriormente una petición del empresario de modificación de la resolución de ayuda.
Los gobiernos regionales y locales serán los responsables de un eventual uso fraudulento o irregular de los fondos estructurales y de cohesión de la UE, gestionados por ellos. Hasta ahora, el pago de las multas
correspondientes es asumido por el Gobierno central.
Dentro de esa mala gestión de fondos europeos se incluye, por ejemplo, el exceso de producción de leche, la obtención fraudulenta de ayudas para determinados cultivos y herbáceos, como el reciente caso del lino, la utilización de fondos para formación para otros fines o la concesión de ayudas a proyectos empresariales que no se usan para lo que estaba previsto. La mayor parte de esas desviaciones se concentra en el sector agrario.
La norma señala que "las administraciones públicas o entidades gestoras que, de acuerdo con sus respectivas competencias, realicen actuaciones de gestión y control de las ayudas financiadas por cuenta del Fondo Europeo de Orientación y Garantía Agraria, Fondo Europeo de Desarrollo Regional, Fondo Social Europeo, Instrumento Financiero y de Orientación Pesquera y Fondo de Cohesión, y de los nuevos fondos comunitarios que pudieran crearse, asumirán las responsabilidades que se deriven de dichas actuaciones, incluidas las que sobrevengan por decisiones de los órganos de la Unión Europea y, especialmente, en lo relativo al proceso de liquidación de cuentas y a la aplicación de la disciplina presupuestaria por parte de la Comisión Europea".
13. PRINCIPIO DE MINIMIS
Los mínimis son las comunicaciones de la Comisión que señalan los criterios mínimos a partir de los cuales no se aplica determinada norma comunitaria. Como norma general, la ayuda total de mínimis
concedida a cualquier empresa no debe exceder de 100.000 euros durante un periodo de tres años. El nuevo reglamento se aplica a las ayudas concedidas a empresas en todos los sectores, con excepción del transporte, las ayudas a las actividades de exportación y las que dependan de que se prime el uso de productos nacionales en detrimento de importarlos.
El límite máximo de la cuantía es una subvención en efectivo. El tipo de interés que se habrá de emplear a efectos de utilización y con objeto de calcular el importe de ayuda de un préstamo con bonificación de intereses será el tipo de referencia aplicable en el momento de la concesión.
