SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE 4° AÑO 2016 - CUADERNILLO
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El escenario donde se desenvuelven las organizaciones, sea cual fuere su tipo y condición, se caracteriza por que los negocios son cada vez más complejos, el entorno en el cual se desarrollan los negocios, que es cada vez más competitivo, la economía es cada vez más inestable, el avance tecnológico es constante y las pautas culturales están en permanente cambio.
Frente a esta situación, los directivos de las organizaciones están en continua necesidad de tomar decisiones respecto de su desenvolvimiento. Deben hacerlo con un alto grado de incertidumbre, asumiendo el riesgo que ello implica.
Para absorber la incertidumbre, se valen de un buen sistema de información.
El sistema de información es una red que intercomunica todas las áreas de la organización a los efectos de lograr la captación de los datos, hacer su procesamiento y terminar con la emisión de informes que brindan a la organización la información necesaria para la toma de decisiones que la lleven al logro de sus objetivos.
REQUISITOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Para que la información pueda ser utilizada en forma eficiente y racional, tanto en las empresas como en las organizaciones, debe cumplir ciertos requisitos. Estos requisitos apuntan a que no se malgasten fondos o esfuerzos y a que se trabaje para satisfacer necesidades reales y concretas tan rápido como sea necesario y al menor costo posible.
La lista de requisitos que deben tratar de satisfacer los sistemas de información que se detalla a continuación no es excluyente ni taxativa, se debe agregar todo aquello que pueda mejorar el proceso o quitar lo que no sea significativo en alguna organización en especial.
Economicidad
Toda la información que se genere presupone el costo de su obtención; por lo tanto, debe tenerse presente que el beneficio que produzca disponer de la información no debe ser mayor que el costo de obtenerla.
Por ejemplo, identificar con un elemento magnético la mercadería de un local, a bajo costo, impide que ésta se retire sin autorización del lugar donde se encuentra (o evita que alguien la robe sin activar una alarma sonora).
Operar con cajeros electrónicos permite obtener información y realizar diferentes operaciones monetarias. Será más o menos económico según el cajero que se utilice.
Oportunidad
La información debe estar disponible donde y cuando se la necesite. Para adaptarse a los cambios, las personas que dirigen las organizaciones deber ser flexibles y veloces para tomar decisiones y así poder aprovechar las oportunidades que se les presenten o evitar las amenazas que surjan.
De nada valdrá contar con la mejor información si no ha llegado a tiempo. No tomar una decisión a tiempo suele ser tan perjudicial como tomar una decisión equivocada.
Pedir informes sobre la capacidad de pago de algunos clientes no servirá de nada si se les vende antes de recibirlos (y el informe luego dice que no podrán pagarnos).
El concepto de oportunidad ha dado nacimiento a empresas que brindan informes comerciales por un precio que suele ser más reducido que el que gastaría quien lo solicita si lo hiciera por su cuenta.
Utilidad
Este criterio tiende a asegurar que la información que se obtiene satisfaga necesidades u objetivos reales. También llamado principio de información necesaria, persigue la eliminación de toda la información irrelevante, redundante o innecesaria.
Es importante evitar producir información innecesaria porque, aunque después se la deseche, se habrá incurrido en un costo (al prepararla) que no se justificaba. Además, al costo de producir información innecesaria se debe agregar el costo, tiempo y esfuerzo, de su eliminación.
En algunas empresas es frecuente imprimir diariamente listados que no siempre se consultan. Lo correcto es imprimirlos sólo cuando serán utilizados y no, “porque siempre se ha hecho así”. Así, es frecuente observar que algunas empresas imprimen a diario largos listados con sus stocks o sus cuentas por cobrar que son parcial y esporádicamente utilizados. Para consultar el saldo de un deudor, no es necesario imprimir diariamente el total de cuentas por cobrar, y lo mismo sucede para determinar si algún producto se encuentra en existencia.
Comparatividad
También llamado “criterio de comparabilidad”, tiende a lograr que el sistema de información esté estructurado sobre información comparable entre sí y a lo largo del tiempo. Sobre este principio se asientan las bases de los sistemas de control, ya que el control implica comparar un resultado obtenido con un resultado esperado.
Se desea saber si aumentaron las ventas de un producto, se debe contar con información sobre cantidades y montos de los períodos por comparar.
En el caso de las ventas, se pueden comparar períodos y disponer los datos de modo tal que surjan las diferencias que existen entre ambos. De acuerdo con nuestras necesidades y el uso que se le da a la información procesada, se recurre a la preparación de planillas con filas y columnas, o a gráficos de barras o gráficos denominados “tortas”.
Piramidización
La pirámide también es usada para indicar que, cuanto más alto está ubicada una persona en ella, mayor es su jerarquía y, por consiguiente, su autoridad y responsabilidad.
Aplicar el concepto de pirámide con relación al sistema de información implica tener en cuenta que el volumen de la información generada y disponible debe disminuir a medida que se asciende en la pirámide, ya que, de no ser así, puede abarrotarse de información irrelevante a quienes deben decidir. Hay que tener en cuenta que el exceso de información suele producir tanto daño como su falta.
Al gerente de compras le interesa poseer información actualizada sobre el costo de la materia prima; al gerente de producción le interesará poseer información comparativa de la producción de cada sector. A un vendedor le importa saber cuánto vendió es el mes (porque de la venta depende la comisión que cobra); al gerente de ventas le interesa saber qué se vendió, cuánto se vendió y quién lo vendió.
En el ejemplo anterior, al gerente general probablemente le sea suficiente saber cuánto y qué se vendió y cuál es la ganancia bruta de ventas, pero le resultará redundante recibir estadística de ventas discriminadas por producto y por vendedor.
Flexibilidad
Toda la información que se genere debe poder adaptarse a los cambios que requiera la organización. Todo sistema de información que no pueda soportar o adaptarse a los cambios está destinado a desaparecer y deberá ser reemplazado (con un mayor costo) por un sistema que pueda hacerlo.
Al comprar equipamiento para procesar información (una o varias computadoras con todos sus periféricos), una empresa debe tener en cuenta que es deseable y probable que crezca. Si el equipo adquirido no permite incorporar nuevos periféricos, trabajar en red, brindar prestaciones a todos los usuarios, el equipo deberá ser reemplazado por otro que sí lo haga.
Lo mismo sucede con la información en sí misma: si se procesa información sin prever que, en un futuro cercano, quizás se necesite acceder a ella a través de una base de datos, inevitablemente se debe ingresar de nuevo a toda la información para poder recuperarla.
Imaginemos una empresa cuyo sistema de facturación obtiene totales diarios y mensuales de venta. Si el sistema no es flexible, no permitirá tener información diferente de la programada y será imposible, por ejemplo, clasificar las ventas por vendedor, por producto o por cliente.
Confiabilidad
Al ser la base del sistema de decisiones de la empresa, todo sistema de información deber ser confiable. Este requisito implica detectar errores y tratar de que éstos no se produzcan, es decir, evitar que se cometan errores de generación, captación o procesamiento de datos.
Los sistemas de computación permiten aumentar la confiabilidad de las operaciones realizadas, preestableciendo cuáles pueden realizarse y cuáles no están autorizadas. De esta manera se impide que un operador del sistema pueda ingresa voluntariamente o involuntariamente datos u operaciones no autorizadas.
En el ejemplo del cajero automático, la confiabilidad para el sistema de información del banco la da la necesidad de introducir una tarjeta magnética que posee los datos del usuario para poder operar, y se ve incrementada cuando, luego, la terminal le requiere al cliente que digite su clave personal.
La confiabilidad de los sistemas electrónicos suele ser mayor que la de los sistemas manuales por la posibilidad de prefijar operaciones o límites permitidos; sin embargo, la confiabilidad desaparece si quien opera el sistema puede acceder libremente a él y alterar sus condiciones de funcionamiento.
En los sistemas y proceso manuales, la confiabilidad reposa en la experiencia, en el entrenamiento y en la honorabilidad de quien realiza la tarea, que sólo podrá verificarse mediante el control de lo actuado.
Si una factura fue confeccionada manualmente, será necesario controlar cada uno de sus datos; pero si fue impresa por un sistema computarizado, es el programa utilizado el que verifica la exactitud de los datos de la factura y no tolerará errores, desvíos o cambios no autorizados.
Claridad
Para facilitar la lectura y la comprensión de quien utiliza la información, siempre es conveniente usar frases cortas y evitar los términos complicados. Para la mayoría de los lectores, es más fácil entender un texto que dice “las ventas bajaron el 2%” que otro que diga “se observó un crecimiento negativo de la facturación del orden de dos puntos porcentuales”.
En todo proceso de comunicación eficaz, la comprensión y la interpretación del mensaje o de la información que se intenta transmitir dependen tanto de la habilidad del transmisor como de la capacidad de comprensión del receptor. La claridad y la precisión reducen la posibilidad de error y mejoran la eficiencia general del sistema de información.
“Debemos aumentar las ventas” suele ser una afirmación poco clara que puede ser interpretada de distintas maneras por los vendedores que la escuchan. Algunos podrán pensar que deben vender más productos; otros, que deben aumentar los pesos facturados; otros, que deben buscar nuevos clientes: otros, que deben aumentar la facturación, pero sólo ese mes, etc.
El requisito de claridad es, pese a ser uno de los más obvios, el que más fácilmente se vulnera en los sistemas de información, porque se cae en el error de presuponer que el interlocutor sabe o puede adivinar lo que el emisor está intentando transmitir.
Estandarización
El concepto de estandarizar nace con los procesos de producción donde se requiere que los productos finales sean todos iguales entre sí y donde no se aceptan diferencias significativas entre ellos.
En los sistemas de información, estandarizar implica utilizar, en cada proceso y en la elaboración de todos los datos, pautas uniformes y conocidas por igual por todos los miembros de la organización para facilitar su comprensión y una mejor comunicación entre ellos.
Los manuales de procedimientos son las herramientas utilizadas para estandarizar las tareas y la forma en que deben realizarse.
Por ejemplo, la manera de procesar las facturas recibidas de los proveedores debe estandarizarse para tener la seguridad de que no se paga dos veces la misma, que se paga sólo lo que se ha recibido de conformidad, y que, además, se integra en un procedimiento administrativo prefijado que asegura que se computa el IVA (discriminado en la factura del proveedor) como crédito fiscal en la declaración jurada mensual de IVA.
La liquidación de sueldos y jornales, la preparación de mercaderías para despachar, la confección de remitos y facturas son procesos usuales que suelen estar estandarizados en las empresas.
Información interna y externa
La organización necesita obtener información de fuente interna o externa.
La información interna es obtenida dentro de la empresa. Puede surgir de los registros contables, de las fichas de stock, de los libro de Banco o Caja, así como también de los listados de clientes, proveedores, pedidos de mercaderías, etc.
La información interna puede consistir también en informes que presenta los subordinados a sus superiores, acerca de diferentes temas como las tareas que desempeñan los empleados, las mercaderías que están en malas condiciones para la venta, las necesidades de compra de materiales, etc.
La información externa proviene del exterior de la organización, de su entorno circundante. Puede abarcar infinidad de temas como la situación del mercado, la de los competidores, las medidas gubernamentales en lo laboral, impositivo, de comercio interno o externo, las medidas que toman los bancos, etc.
La información contable y no contable
Tomar decisiones es una actividad constante de la organización. Las decisiones que se toman se basan en información surgida del sistema contable, así como también de otras fuentes que no son contables.
Por ejemplo la información acerca de la cantidad de determinada mercadería para hacer frente a la demanda de los clientes, es una información contable.
La información no contable se relaciona con actividades que se desarrollan dentro de la organización o fuera de ella. Se puede obtener de la misma organización como en periódicos, revistas de las cámaras de comercio, publicaciones especializadas, conferencias o seminarios, internet, etc.
Para una empresa comercial, es interesante conocer cuáles son los productos de agrado de la gente, qué envase resulta el más adecuado, cómo hacer las campañas publicitarias, etc.
Para una empresa industrial, además de las anteriores cuestiones, será necesario conocer cómo mejorar la calidad del producto, cómo mejorar el proceso de producción, etc.
A ambos tipos de empresa les interesa saber cómo se trasladan las mercaderías o productos dentro y fuera de la empresa, cuáles son los canales de distribución más convenientes, etc.
Durante mucho tiempo, las organizaciones usaron la información contable y no contable al mismo tiempo. A veces, les resultaba más accesible la información no contable porque se obtenía más rápidamente. Ahora, la tecnología ha permitido dar más velocidad a la información contable, gracias a las computadoras, de forma tal que puede transformarse en un sistema apto para brindar la información que se necesita, en el momento oportuno.
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí para contribuir al logro de un objetivo determinado.
Uno de los sistemas más importantes en las organizaciones es el de información. Es un sistema, porque tiene por lo menos los siguientes elementos: datos que ingresan; un proceso de elaboración, combinación o modificación; información emitida de distintas maneras: informes, recomendaciones para tomar decisiones, analizar y resolver problemas, balances, declaraciones juradas de impuestos, etc.
El sistema de información permite obtener el conocimiento necesario para decidir más rápido y con mayor grado de certeza acerca de las situaciones que hay que modificar.
Por ejemplo, en el caso de que una empresa necesite el reemplazo de un vehículo de transporte de mercaderías, se debería conocer cuanta mercadería se debe transportar, si en los lugares de destino es posible estacionar con comodidad, el costo actual del transporte y los precios de los vehículos que puedan cumplir con los requerimientos de la empresa, así como las facilidades de pago al realizar la compra.
Se debe distinguir entre información de la empresa (deseo de cambiar el vehículo), información externa (precio de los vehículos) e información contable. Una vez que se tiene toda la información, podemos decidir cuál es el vehículo más conveniente de acuerdo con las necesidades.
Uno de los subsistemas del sistema de información es el de información contable. Tiene como función suministrar elementos al sistema de información general de la empresa y organización a partir de la contabilidad. Es por esto que algunos autores lo definen también como subsistema de información contable.
La palabra contabilidad viene de cuenta, como concepto de suma de cosas homogéneas. Es decir, la cuenta de cuántas ovejas, tiendas, tierra o trigo poseía una persona.
Por lo tanto, la contabilidad llevada de acuerdo con cierta técnica y metodología es idónea para ordenar y exponer los resultados que surgen de acumular en las cuentas conceptos homogéneos.
Por ejemplo, se levan en una cuenta los importes a cobrar por ventas, y a esta cuenta se la denomina deudores por ventas; en otra, el total vendido, llamándola venta de mercaderías, y así sucesivamente. Según el grado de detalle y/o análisis que se quiera lograr, se divide la información en cuentas que detallarán las ventas de mercaderías en capital, en Buenos Aires, Santa Fe, etc. Es decir que se pueden sumar las ventas del mes de junio, y también expresar las ventas de junio por vendedor, o por cliente, o por producto, o por todos estos conceptos a la vez.
El sistema de información contable es el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que permiten captar los datos relativos a los hechos económicos (acontecimiento que modifica algunos de los componentes del patrimonio y que puede ser medido monetariamente) y operaciones que se relacionan con la organización sobre la composición del patrimonio del ente en un momento preciso y sobre los resultados de un período dado, lo que permitirá tomar decisiones y ejercer la función de control.
La evolución de la contabilidad y los sistemas contables
A partir de la mecanización y tecnificación de los procesos de registración (anotación de las operaciones económicas), la contabilidad comienza a transformarse en un sistema mucho más confiable en cuanto a sus resultados.
Nuevos métodos de medición, tales como contadores mecánicos para medir cantidades de productos vendidos, dejan un registro de las operaciones que controlaron y permiten extraer, sin el riesgo del error humano en la transcripción, datos para la registración. También con el cálculo mecánico se obtienen datos que, a su vez, pueden transformarse fácilmente. Se desarrollan elementos para registrar las operaciones, que reflejan con más rapidez y exactitud los resultados obtenidos por un ente a través de sus operaciones.
Algunos ejemplos son las balanzas mecánicas o electrónicas, que emiten un ticket con el peso del producto vendido y el precio de esa venta. A su vez, la balanza puede tener un mecanismo de cálculo que nos informa cuánto se ha vendido ese día. Este elemento, que combina un método de medición y otro de cálculo, permite hacer más rápida y confiable la registración de la venta diaria de un negocio.
Además, junto con la mayor complejidad en los negocios, se hacen necesarias nuevas y mejores técnicas que unifiquen la forma de presentar los resultados y –lo que es más importante- uniformen conceptualmente los contenidos de esos resultados. Por ejemplo, que un informe contable tenga y mismo significado para un contador que para cualquier persona que necesite utilizarlo.
Es por ello que se crean las agrupaciones de contadores en colegios profesionales, que, primero en el ámbito nacional y luego en el internacional, emiten normas contables que uniforman y tecnifican los procesos contables. Así, el Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA, por sus siglas en inglés), la Asociación Americana de Contabilidad o, en nuestro país la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE) emiten las normas que rigen la profesión de los graduados de Ciencias Económicas.
Situación actual de la contabilidad
En la actualidad, la contabilidad es una disciplina técnica, es decir que, a partir de análisis técnicos altamente especializados, se obtienen reglas que permitirán mostrar con mayor claridad la situación económica y financiera de un ente al finalizar un ejercicio económico.
Esto significa que, con al análisis de las distintas situaciones por la que atraviesa la economía del país o de un sector en especial, se deducen conceptos técnicos que serán considerados cuando se procesa la información contable y luego, al exponerla.
Un ejemplo de esto es el criterio de evaluar las cuentas de los clientes según la posibilidad de cobrarles las deudas que tienen. Por ejemplo, deudores comunes, de los que se informa por separado, distinguiéndolos de los deudores que están en gestión judicial.
El profesional, el empresario o cualquier persona ajena a una organización que emita información contable espera encontrar los datos necesarios para tomar decisiones con respecto a esa organización. A su vez, los integrantes de la organización esperan obtener datos o información para tomar decisiones correctas en el tiempo oportuno.
Así, si una empresa solicita un préstamo en un banco, éste le pedirá los últimos estados contables para analizar cómo fue su desempeño a lo largo del tiempo.
El nuevo marco conceptual
La contabilidad es la técnica que permite clasificar, registrar, resumir e informar sobre la situación económica y financiera de un ente.
En la actualidad no es suficiente saber sólo qué sucedió. Toda la información que se tiene debería servir para poder pensar y ayudar a decidir qué cursos de acción tomar en un futuro.
En una explotación agropecuaria, los datos disponibles acerca del estado del tiempo permiten decidir qué clase de cultivos elegir para sembrar y qué tipo y cantidad de riego se debe disponer. A partir de esa información, es posible deducir qué clase de fertilizante se debería utilizar, y así sucesivamente hasta llegar al momento de la venta de la cosecha.
La contabilidad recopila, clasifica y registra los hechos económicos que afectan a la organización y los presenta de forma tal que posibilite una posterior evaluación de sus efectos.
Se ha definido a la Contabilidad como “Disciplina técnica consistente en un sistema de información destinado a constituir una base importante para la toma de decisiones y el control de la gestión” (Resolución Técnica Nº 10 de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas)
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
Como todo sistema, se puede mostrar el funcionamiento del proceso contable de la siguiente manera:
En la contabilidad, que es un sistema de información, la entrada son datos o hechos económicos. Estos datos se recogen de la documentación que se emite en cada uno de los procesos de compras, ventas, pagos, cobros, liquidaciones de sueldos y jornales o impuestos. Como subproducto de cada uno de ellos, surgen otros datos, que al procesarlos se convierten en información. En el caso de ventas: quien compró mercadería, qué compró y cómo la va a pagar. Estos datos se pueden procesar en forma manual, mecánica o electrónica.
Los procesos pueden ser la suma total de ventas, lo que se vendió a cada cliente, cuántos productos de cada clase se vendieron o cuántas facturas se hicieron.
Luego se obtiene la salida del proceso, que va a informar, exponer un conjunto de datos elaborados y transformados, por ejemplo, en totales de ventas, totales de cuentas por cobrar, totales de facturas emitidas, etc.
Al analizar esta información se decide si es suficiente o no, y si es adecuada. Si no fuera necesario conocer cuántas facturas se emiten, no se debería solicitar más este dato para no recargar el proceso. En cambio, si se necesita saber, por ejemplo, cuántas facturas se emiten para clientes de cada provincia, la forma de emitir la información deberá modificarse.
EMISORES DE INFORMACIÓN CONTABLE
Con el transcurso del tiempo, aumentó la necesidad de información, no sólo para el uso interno en las organizaciones, sino también para su utilización por usuarios externos.
Existen normas legales que obligan a las organizaciones a emitir información contable en forma periódica. Las empresas que cotizan sus acciones en la Bolsa de Comercio deben emitir balances trimestrales para que los usuarios externos, en este caso los accionistas y los inversores en la Bolsa, tengan información actualizada acerca de sus inversiones.
Estos balances deben estar certificados por un contador público inscripto en el Consejo Profesional.
Por este motivo, las organizaciones han instituido formas para hacer conocer su información contable a terceros.
Las empresas emiten básicamente los estados contables o el balance general con las notas y aclaraciones que los usuarios externos de la organización (gobierno, ente recaudador de impuestos, proveedores, clientes, accionistas, inversores de la bolsa, bancos) puedan analizar, sin recurrir a otro elemento, la situación económica y financiera del ente emisor.
Esto se logra publicando los balances, poniéndolos a disposición de quien lo necesite. Algunas instituciones, por ejemplo, el Banco de la Provincia de Buenos Aires, publica un resumen de su balance general en los diarios.
En caso de que exista obligación de emitir los estados contables y esto no se cumpla, el organismo oficial que controla las sociedades anónimas (Inspección General de Justicia) puede imponer multas, la Comisión Nacional de Valores puede suspender la cotización de las acciones del ente, y la AFIP-DGI puede poner multas por no presentar las declaraciones de impuestos que obliga la ley para cada uno de esos tributos.
Existen otros emisores de información contable que no son empresas sino organizaciones que tratan de hacer conocer sus actividades al público en general por medio de la información contable. Tal es el caso de las fundaciones, asociaciones civiles, organizaciones no gubernamentales, que publican sus estados contables como respaldo de otra información (detalle de las obras o tareas que han realizado, y cómo fueron invirtiendo sus recursos para lograr el objetivo de esa organización, etc.)
Aunque la información básica es la misma, existen normas específicas para las organizaciones sin fines de lucro en cuanto a la forma de presentación.
REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Como ya se señaló, existen instituciones que tratan de hacer de la contabilidad un sistema uniforme y que, respetando las particularidades de cada uno de los países en donde se utiliza, sea inteligible para los lectores y usuarios de otros países.
Por eso se dice que el contenido de la información que surge del sistema de información contable debe ser homogénea, uniforme, comparable, claro y verificable.
Tienen que ser homogéneo, porque debe expresar la información en una unidad monetaria (moneda) que tenga el mismo valor adquisitivo durante todo el ejercicio económico. Esto es sumamente importante cuando existe una variación de precios a lo largo del período.
Debe ser uniforme, porque siempre se deben utilizar los mismos criterios de contabilización, no pudiéndose registrar, por ejemplo, las ventas cuando se facturan, en un ejercicio, y en el otro, cuando se cobran.
Entrada Documentos y otros
comprobantes
Proceso Clasificación,
registración, cálculo y almacenamiento
Salida Información: Estados Contables, informes,
etc.
Tiene que ser comparable, ya que la información contable debe ser emitida de manera que pueda ser analizada en relación con otra emitida por la misma organización o por otra organización similar.
Tiene que ser claro, es decir, debe ser fácilmente comprensible por el destinatario.
Debe ser verificable, controlable, es decir que es indispensable desde el punto de vista legal y profesional que, al contrastarlo con los datos que le dieron origen, sea correcto: cuando se hace una declaración de impuestos los datos consignados deben coincidir y estar respaldados por las registraciones contables y la documentación correspondiente.
Estas reglas para la emisión de información contable, rigen para los informes destinados a observadores o al público, ya que en el caso de información para uso interno cada organización utiliza las pautas que se adapten mejor a sus necesidades.
LAS NORMAS LEGALES
Los legisladores han tomado de las normas contables los principios básicos y los han transformado en leyes, decretos y reglamentaciones que regulan la presentación de la información contable de las empresas.
La ley más importante es la de Sociedades Comerciales (Ley 19550/72), que regula la vida societaria de las sociedades comerciales en la República Argentina. En su art. 63 indica qué información debe contener el balance general para las sociedades comerciales; el art. 64 define los contenidos del cuadro de resultados, y los art. 65 y 66 indican qué otra información es necesaria como mínimo para satisfacer los requerimientos legales.
En el art. 61 se indica que pueden utilizar cualquier medio de registración contable si solicitan autorización al organismo de control que corresponde.
La Inspección General de Justicia, reglamentó la forma de documentar, registrar y emitir la información contable para las sociedades comerciales y las asociaciones civiles y fundaciones.
Existen distintos organismos del Estado que controlan el funcionamiento de las sociedades comerciales, exigiendo distinta clase de información, que surge del subsistema de información contable. De entre ellos se destacan:
La Inspección General de Justicia, que otorga la personería jurídica a los entes en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires; la Inspección de Personas Jurídicas lo hace en la provincia de Buenos Aires; y un organismo de carácter similar, en cada una de las otras jurisdicciones provinciales. Además, las sociedades anónimas deben presentar anualmente los balances generales de acuerdo con los requisitos fijados por la Ley de Sociedades Comerciales.
La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), que por medio de la Dirección General Impositiva (DGI), requiere que anualmente las personas físicas y jurídicas presenten su declaración jurada del Impuesto a las Ganancias, que, en el caso de sociedades de cualquier tipo, debe estar respaldada por el balance general, al que se le realizan los ajustes necesarios para la liquidación del impuesto.
Las direcciones provinciales de rentas (API, en la provincia de Santa Fe) exigen información contable para verificar la correcta liquidación de los impuestos provinciales que caen bajo su fiscalización.
El Banco Central de la República Argentina (BCRA), que debe supervisar el funcionamiento de las entidades bancarias, financieras y casas de cambio, vigilando que cumplan con las normativas vigentes. Esto es muy importante, ya que si se cumplen las normas, se asegura la solvencia de dichas entidades, que así podrán devolver los depósitos realizados por el público y respetarán la política monetaria del Estado.
La Superintendencia de Seguros de la Nación verifica, a través del análisis de los balances de las compañías de seguro, que éstas puedan responder en el caso de siniestros frente a los asegurados.
La Administración Nacional del Seguro de Salud (ANSSal) anualmente recibe la memoria general y balance de ingresos y egresos financieros del período anterior para verificar el funcionamiento de las obras sociales a las que aportan los trabajadores.
El Instituto Nacional de Acción Cooperativa (INAC) recibe de las cooperativas autorizadas a funcionar en el país los balances generales que le permiten supervisar el funcionamiento de éstas.
La Comisión Nacional de Valores (CNV) regula y supervisa la actividad de todas las sociedades que cotizan sus acciones en la Bolsa de Comercio.
LAS NORMAS PROFESIONALES
Los colegios o consejos profesionales en nuestro país son entidades creadas por una ley que determina a qué profesión afectan y cuáles son sus funciones.
La ley 20488/73 es la que regula las profesiones relacionadas con las Ciencias Económicas en nuestro país. Los consejos profesionales de Ciencias Económicas en la Argentina están agrupados en la Federación Argentina de Consejos Profesionales en Ciencias Económicas (FACPCE). Esta entidad es la encargada de legislar sobre las normas profesionales de acuerdo con las facultades que le da la ley o que le asignan los consejos integrantes.
Las normas profesionales están destinadas a regular los estados contables, la forma y el contenido de los dictámenes o certificaciones que los contadores públicos deben presentar.
Las principales normas profesionales que tienen vigencia son las Resoluciones Técnicas (RT). Son las normas contables que los consejos integrantes han consensuado y, luego de publicadas en el Boletín Oficial, son obligatorias para la confección de la información contable por ser emitida.
También existen normas éticas con respecto a la actuación de los profesionales en Ciencias Económicas que certifican o auditan la información contable de los entes.
RECURSOS UTILIZADOS EN LA REGISTRACIÓN CONTABLE
En el caso del subsistema de información contable, es necesario disponer de recursos humanos (personal capacitado para realizar la contabilización), y de recursos materiales. A estos últimos se los puede dividir en manuales, mecánicos o electrónicos.
Recursos manuales
Los recursos manuales son los libros de comercio y los registros en los cuales se vuelcan las operaciones de la empresa. Estos libros de comercio se llevan en forma manual. En ellos se transcriben una por una las operaciones comerciales en forma secuencial, es decir, a medida que se van produciendo. Se pueden emplear máquinas de calcular para realizar las operaciones matemáticas y las acumulaciones necesarias en el proceso.
Este tipo de procesamiento es poco utilizado en la actualidad.
Por ejemplo, el libro de ventas es el registro en el que se transcriben uno por uno los importes de lo vendido por factura. Luego se efectúa un registro que resume la venta mensual en el Libro Diario.
Adicionalmente se lleva un registro por cada cliente, donde se transcribe cada uno de los movimientos contables de ese cliente. Este registro adicional, no obligatorio, sirve para determinar la deuda de cada cliente. De esta manera, se puede analizar cuánto debe cada cliente, ordenarlos por volumen de deuda y determinar los mayores deudores, conocer cuántos clientes tiene la empresa, poder comparar la deuda actual con la deuda en cualquier momento.
Recursos mecánicos
Los recursos mecánicos son máquinas de escribir a las cuales se les agregan elementos que permiten la registración simultánea en fichas auxiliares y en planillas que sirven para ser copiadas en los libros de comercio. Estos elementos pueden tener incorporados mecanismos de cálculo que hacen que la tarea sea más segura y exacta.
A su vez, estos medios mecánicos de registración se pueden clasificar según generen procesos directos e indirectos.
Procesos mecánicos directos
Cuando se utilizan medios mecánicos, el proceso se puede realizar en forma directa, y el operador ingresa en forma secuencial operación por operación. Éste es el típico caso de la máquina de contabilidad tradicional.
Aquí, en el registro de las ventas se incluye como base la planilla de registro contable, sobre la que se va superponiendo la ficha de cada cliente, y se registra simultáneamente en los dos elementos la misma operación.
La salida del proceso es, al mismo tiempo, el nuevo saldo de la cuenta cliente y el total de las ventas hasta ese momento.
Procesos mecánicos indirectos
En este caso el sistema puede procesar datos que se ingresan a partir de registros generados por otro medio. Estos registros pueden ser tarjetas perforadas, donde cada perforación indica un número o una letra que son interpretados por la máquina de contabilidad o tarjetas magnetizadas, que son leídas por la misma máquina. Este caso sólo difiere del anterior en la forma de ingreso, pero debe ser secuencial, o sea que se requiere un proceso previo de ordenamiento.
En este caso las ventas se registran en dos etapas: en la primera se registran todas las ventas en forma correlativa, y luego se realiza la acumulación por cliente.
Recursos electrónicos
Los recursos electrónicos abarcan todo sistema de contabilidad que utilice procesamiento electrónico de datos. Esto implica el uso de computadoras que, con programas específicos, regulan su funcionamiento y registran las operaciones en forma simultánea en todos los registros donde sea necesario. Así es posible lograr una información completa y que puede ser utilizada de acuerdo con las necesidades.
Al incorporar un sistema de computación para el procesamiento de las operaciones económicas de la empresa, se logra gran funcionalidad trabajando en red. Este concepto implica la simultaneidad de registración en varios lugares.
Por ejemplo, al emitirse una factura, el programa contable de computación ordena el registro del total de las ventas, actualiza la cuenta del cliente, y al mismo tiempo registra la venta de las unidades físicas vendidas, suma el total por vendedor y por zona geográfica. Es decir que la información obtenida del sistema es más completa, versátil y rápida.
Aquí podemos tener en cuenta el concepto de registrar las operaciones en tiempo real, es decir, al mismo tiempo que se van realizando. El ejemplo más claro de esto es el retiro de dinero de un cajero automático de una red bancaria; el resto de los cajeros automáticos tiene esa información casi instantáneamente, por lo que sería imposible volver a extraer dinero de otro cajero de la misma red.
Los destinatarios de la información contable
Se describió a lo largo de este capítulo cómo se fue desarrollando la contabilidad hasta que la complejidad de las organizaciones hizo necesario construir sistemas de información de os que forma parte el sistema de información contable.
La información que suministra este conjunto de sistemas sólo tiene razón de ser en la medida en que haya usuarios e dicha información. Estas personas (físicas o de existencia ideal) utilizarán esta información para tomar decisiones que afectarán a quienes emiten la información contable, a quienes comparten con ellos la vida de la organización (público interno), o a personas que no pertenecen a la organización (público externo).
Usuarios internos: gerentes, directores, analistas, accionistas, etc. Usuarios externos: AFIP, Bancos, proveedores, posibles inversores, etc.
A su vez, esta información se transforma en un dato que ingresa en el sistema contable para generar el total de la venta de un período determinado. Esta información la genera una persona distinta del usuario. En la actualidad la operación está automatizada, ejecutada en tiempo real, es decir, simultáneamente en todos los registros necesarios por los sistemas de procesamiento electrónico de datos.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Importancia
Podría afirmarse que la actividad comercial propiamente dicha consiste en la realización de transacciones (intercambio de bienes o servicios con la utilización de dinero), pero tan importantes como éstas son los documentos comerciales que dan testimonio de las mismas, otorgan respaldo jurídico y constituyen la base o fuente de la registración contable.
Son las constancias escritas de todas las operaciones comerciales que se realizan.
El documento comercial individualiza a la persona que interviene, es un medio de prueba ante cualquier problema que se presente y también es una fuente de registro. Por ley deben ser conservados durante 10 años a partir de la fecha de emisión.
La mayoría de los documentos comerciales pueden contener los siguientes datos: Encabezamiento
Nombre o razón social Domicilio
Nombre del comprobante Nº del comprobante Fecha de emisión
Nº de CUIT (clave única de identificación tributaria) Nº de Ingresos Brutos (impuesto provincial)
Fecha de inicio de actividades
Condición frente al IVA del comprador y el vendedor
Pie del documento
Datos de la empresa que lo confeccionó (imprenta) Nº de habilitación municipal
Desde y hasta que número se imprimió el documento Fecha de vencimiento del documento
Código de autorización de impresión (CAI) para los formularios A, B y R
Orden de compra o Nota de Pedido
Documento emitido por el comprador al vendedor para encargar un pedido, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega.
El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para requerir mercaderías, servicios o materiales. Debe ser concreto, claro y específico en lo que solicita. Antes de emitirlo, es conveniente enviar una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores para comparar precio, forma de pago y calidad.
Remito
Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador y acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante de su entregar o realización respectivamente.
El original es para el comprador, que consigna con su firma o sello que ha recibido la mercadería.
El duplicado es para el vendedor y es un documento que confirma que las mercaderías fueron recibidas y aceptadas por el comprador en tiempo y forma.
El triplicado es para el transportista y, en este sentido, es un documento de control de su entrega.
En lo que respecta a la letra que identifica a este documento y los requisitos que debe tener en cuenta la imprenta, varía según el responsable.
1) En el caso de los Responsables Inscriptos, los remitos deberán contener los siguientes datos: a) La letra “R” como identificación (RI) y “X” para Exentos, No Alcanzados y Monotributistas, b) La fecha de inicio de las actividades
c) Una leyenda indicando que es un documento no válido como factura
d) En el pie del documento, en los datos de la imprenta se indicará el número de CAI y la fecha de vencimiento. 2) Cuando se trata de No responsable, Exentos y Monotributistas emite Remitos con los siguientes datos:
a) La letra “X” como identificación
b) Con respecto a la fecha de inicio de las actividades es indistinto colocarla o no c) Una leyenda indicando que es un documento no válido como factura
Factura
El original es para el comprador y representa la constancia de una compra realizada a plazo o al contado. El duplicado es para el vendedor y representa la constancia de una venta realizada a plazo o al contado. El triplicado también el comprador, para que éste lo ponga a disposición de la AFIP en operaciones en las que corresponda la discriminación del IVA, archivadas por proveedor, aquellas operaciones en las que no se discrimine IVA no requiere triplicado. Deben tener un tamaño mínimo de 15 cm de ancho por 20 cm de largo.
La AFIP-DGI (Administración Federal de Ingresos Públicos – Dirección General Impositiva) clasifica a los contribuyentes para el pago del IVA (Impuesto al Valor Agregado) en distintas categorías. Según quien emita y quien reciba la factura, esta llevará la letra A, B o C.
Además de los requisitos comunes a los otros comprobantes, se agrega el sistema de identificación de datos (Código de barras). El mismo podrá imprimirse en un sector de la factura o documento equivalente, a elección del contribuyente o responsable, tanto en el anverso como en el reverso del soporte documental. Esta disposición no alcanza a las facturas que se emiten por controladores fiscales. La DGI flexibilizó la inclusión del código de barras con una oblea o sticker que se adhiere al comprobante.
Tipo de contribuyente Caracterización Responsable Inscripto
(RI)
Son los sujetos que efectúan ventas, locaciones y/o prestan servicios, alcanzados por el IVA en tanto y en cuanto el monto anual de sus operaciones supere un determinado tope fijado por la AFIP
Monotributista Son aquellos que pertenecen a un régimen integrado y simplificado que abarca: IVA, ganancias y sistema previsional.
El volumen de sus operaciones no supera el monto fijado por la AFIP. Pueden optar por ser RI
No responsables No están alcanzados por el impuesto
Consumidor final Son aquellos que destinaran el bien o servicio adquirido al consumo particular. Sobre ellos recae, en definitiva el IVA
Exentos Son actividades que por su naturaleza se encuentran dentro del ámbito del IVA, pero en virtud de la propia ley del impuesto o de otras leyes, se dispone que no generen IVA en la venta, pero sí que se pague en las compras.
TIPO DE FACTURA EMISOR RECEPTOR ALÍCUOTA IVA
A
(IVA discriminado)
RI
Responsable Inscripto
RI
Responsable Inscripto
21%
Anotado por separado
B RI
Responsable Inscripto
Monotributista, exento, Consumidor final,
no responsable
21%
Incluido en el total de la factura, el RI deberá segregarlo en la registración
contable (descontar)
C
Monotributista, Exento, No responsable
Cualquiera (todos)
0% No cobra IVA
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
En nuestro país comenzó a regir a partir de enero de 1975, por la ley 20.631. El IVA reemplazó al impuesto nacional a las ventas, también debía reemplazar a los impuestos locales de actividades lucrativas.
En términos generales el IVA es un impuesto nacional a los consumos que tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del proceso económico, en proporción al valor agregado del producto, así como sobre la realización de determinadas obras y locaciones, y la prestación de servicios.
El IVA e un impuesto que se aplica sobre los bienes y prestaciones de servicios y sobre las importaciones definitivas de bienes, en todo el territorio de la Nación. Actualmente la tasa general es del 21%, aunque algunos bienes o servicios tienen una tasa reducida del 10,5% y otros una tasa incrementada, por ejemplo el 27%.
El organismo que lo recauda es la D.G.I, que depende de la A.F.I.P.
Determinación de la posición fiscal
IVA DÉBITO FISCAL: Es el IVA que el Responsable Inscripto la cobra a sus clientes cuando le vende bienes o servicios (Ventas)
IVA CRÉDITO FISCAL: Es el IVA que el Responsable Inscripto les paga a sus proveedores cuando compra. (Compras)
IVA DÉBITO FISCAL > (mayor al) IVA CRÉDITO FISCAL la diferencia se deposita en la AFIP-DGI
IVA DÉBITO FISCAL < (menor que el) IVA CRÉDITO FISCAL la diferencia queda a favor del contribuyente como saldo a su favor y le será descontado en los meses posteriores cuando se dé la situación anterior.
Ejemplo 1
Compras $ 100.000 Crédito Fiscal (21%) $ 21.000 Ventas $ 185.000 Débito Fiscal (21%) $ 38.850
Ejemplo 2
Compras $ 200.000 Crédito Fiscal (21%) $ 42.000 Ventas $ 140.000 Débito Fiscal (21%) $ 29.400
Diferencia $ 12.600 saldo a favor del contribuyente
Ticket
En algunos casos, se admite la emisión de tickets en reemplazo de las facturas. Deberán ser emitidos por una máquina registradora autorizada por la AFIP, que imprimirá los montos parciales y totales de ventas del día.
Cuando el importe de la operación sea superior a $ 1.000, no podrán utilizarse tickets y se extenderá la correspondiente factura.
Las impresoras fiscales permiten emitir ticket-factura A y B a los RI
Nota de Débito
Es el comprobante que emite el vendedor para comunicarle al comprador que su deuda ha aumentado por gastos, intereses, error en la facturación, etc.
El original es para el comprador y representa que su deuda ha aumentado. El duplicado es para el vendedor y significa que le deben más dinero.
Nota de Crédito
Es el documento que emite el vendedor, comunicándole al comprador que su deuda ha disminuido o que tiene un crédito a su favor, por descuentos, devoluciones, errores en la facturación, etc.
El original es para el comprador y representa que su deuda ha disminuido. El duplicado es para el vendedor y representa que le deben menos.
Recibo
Es el documento que emite la persona que cobra y que entrega al que paga, como constancia de haber recibido un determinado valor, expresado en dinero.
El original es para el pagador y significa que pagó, ya sea un alquiler, una deuda, etc.
El duplicado es para el que cobra y significa que ha recibido dinero por un motivo determinado.
El recibo también puede ser modelo A, B o C, pero en el caso de que se haya enviado una factura, llevará una X para Monotributistas y R para Inscriptos.
Resumen de cuenta
Las empresas informan periódicamente a sus clientes sobre las operaciones efectuadas en su cuenta corriente comercial.
El vendedor confecciona un único ejemplar que envía al comprador, se queda con la ficha de deudores de donde proviene la información del resumen enviado.
BANCOS
Los bancos son empresas financieras cuya función principal es recibir dinero de sus clientes en forma de depósitos, otorgar préstamos y brindar otros servicios.
En primer lugar el banco recibe el dinero que depositan las personas, presta el dinero a empresas o a quienes lo soliciten (otorgan créditos). Las empresas tienen que devolver ese dinero más un interés que el banco llama activo y que es mayor que el interés pasivo, (es el interés que el banco para a los particulares por los depósitos). La diferencia entre el interés activo y el pasivo es la ganancia que obtiene el banco.
En segundo lugar, los bancos prestan numerosos servicios. Gracias a ellos las personas pueden: Guardar dinero y otros valores en sitios seguros (cajas de seguridad)
Operar a través de cajeros automáticos.
Pagar impuestos, servicios, medicina prepaga, etc. sea personalmente o por débito automático.
Gozar de servicios del tipo fonobanco, cajeros automáticos, homebanking, etc. a través de los cuales los clientes pueden hacer consultas telefónicas y también realizar movimientos en sus cuentas.
Comprar y vender monedas.
En nuestro país existen bancos:
1) Privados, cuyos capitales pertenecen a particulares 2) Oficiales, cuyos capitales pertenecen al Estado
3) Mixtos, cuyos capitales se forman con aportes privados y estatales
La actividad bancaria, en casi todos los países, es regulada y controlada por el gobierno a través de diversos mecanismos. En nuestro país esa función está a cargo del Banco Central de la República Argentina (BCRA). Su objetivo es la regulación y la supervisión del sistema bancario, además de ser el ente regulador de todos los bancos y entidades financieras en nuestro territorio.
Depósitos bancarios
Existen básicamente tres clases de depósitos bancarios
Tipo de depósito Interés Nº de extracciones posibles
Cuenta corriente Ninguno Ilimitadas
Caja de ahorro especial Un poco más alto Uno o más según el banco
Plazo fijo Alto Ninguno hasta que venza el plazo
El interés es el dinero adicional que otorga el banco por un depósito en caja de ahorro o plazo fijo y que dependerá del tiempo y la cantidad depositada.
Extracción: operación mediante la cual una persona o empresa realiza un retiro de dinero de su cuenta bancaria.
Obsérvese que a mayor número de extracciones, menor es el interés y viceversa. Esto se debe a la disponibilidad que el banco puede tener de ese dinero, es decir, a la posibilidad de prestarlo.
Por ejemplo, el dinero depositado a plazo fijo, el banco puede prestarlo o darlo a créditos sin problemas, ya que sabe que el depositante sólo podrá reclamarlo en la fecha de su vencimiento. A cambio de esta seguridad, ofrece un interés mayor. Distinto es el caso de los depósitos en cuenta corriente, el banco no puede prestar el dinero allí depositado porque el cliente puede retirarlo en cualquier momento. Por esto del banco no otorga intereses sobre los depósitos en este tipo de cuenta.
Cualquiera de estos depósitos puede hacerse de diversas maneras:
a) A la orden individual: a nombre y a la orden de una persona (solo ella puede retirar el dinero)
b) A la orden conjunta: a nombre de dos o más personas (para retirar el dinero se requiere la firma de todas ellas). c) A la orden recíproca o indistinta: a nombre de dos o más personas (para retirar el dinero basta con la firma de
una de ellas).
d) A la orden de una persona y a nombre de otras. Por ejemplo, para una persona menor de edad que aún no tiene la libre disposición de sus bienes.
Cheque
Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco, en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden, o autorización para girar en descubierto, en una cuenta corriente.
Orden de pago: es la orden que le da el titular de una cuenta corriente al banco para que le pague el monto estipulado a la persona que se presente con el cheque.
Librada: emitida
Librador: titular de una cuenta corriente, emisor del cheque, firmante.
Giro en descubierto: es una autorización que el banco otorga al cliente, para poder emitir cheques por un importe superior a los fondos existentes en su cuenta. El cliente debe pagar intereses por este acuerdo.
La ley 24.452 no define el cheque común, se limita a enumerar en su art. 2 los elementos que el mismo debe contener: La denominación “cheque” inserta en su texto, en el idioma empleado para su redacción.
Un número de orden impreso en el cuerpo del cheque. La indicación del lugar y de la fecha de creación.
El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago.
La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero expresada en letras y números, especificando la clase de moneda.
La firma del librador.
Las personas que intervienen son:
Librador: es el que firma el cheque. Librado: el banco que debe pagar.
Beneficiario: el que va a cobrar el cheque y puede endosarlo. Tenedor: persona que recibe el cheque por vía de endoso.
Endoso: es la transferencia a otra persona de un derecho a cobrar. Se realiza mediante la firma del que transfiere el documento, con fecha y aclaración de la misma.
Tipos de endoso:
1) Endoso completo: en el que figura fecha, el nombre del beneficiario o endosante en primer término y su firma. A continuación el tenedor coloca su firma y su número de cuenta bancaria.
2) Endoso en blanco: en el que figura la firma del endosante o beneficiario y su número de cuenta.
Es importante tener en cuenta que los cheques no se hacen por duplicado. El cuerpo se entrega al beneficiario y al librador le queda un talón. Actualmente, en la mayoría de los cheques ese talón ya no existe y quien emite el cheque debe anotar su importe, fecha y otros datos en hojas especiales que vienen en la chequera.
La chequea o libreta de cheques la solicita el titular de la cuenta corriente bancaria al banco. Tiene alrededor de 50 cheques. Al recibirla debe verificar que no le falte ninguno, es decir, que los números de todos los cheques sean correlativos.
La chequera debe guardase en un sitio seguro y hay que avisar al banco en caso de pérdida para que no pague si alguien se presenta con los cheques faltantes.
Antes de librar un cheque debe tenerse en cuenta el saldo de la cuenta corriente, para asegurar que el beneficiario pueda cobrarlo.
Formas de emisión de cheques
Al portador: cuando no se quiere especificar quién ha de cobrar el cheque, entonces en lugar de aclarar el nombre de una persona concreta, puede dejarse el espacio en blanco o incluirse la leyenda al portador. Es decir, lo cobra el que lo porta (tiene).
A la orden: lo cobra el beneficiario.
No a la orden: lo cobra el beneficiario pero no puede endosarlo
Cruzado: lleva dos líneas paralelas y oblicuas en el ángulo superior izquierdo. Quien lo recibe debe depositarlo en su cuenta corriente o caja de ahorro y lo cobrará con una demora de 24, 48 o 72 horas, dependiendo del lugar de emisión del cheque.
Tipos de cheques
Cheque común: debe cobrarse dentro de los 30 días corridos a partir de la fecha de emisión.
Cheque diferido: contiene la fecha de emisión y además la fecha a partir de la cual el cheque es cobrable; debe cobrarse dentro de los 30 días corridos, contando a partir de su fecha de pago y podrá emitirse con un plazo de hasta 360 días. Refleja para quien lo emite una obligación de pago futuro.
Rechazo de cheques
Los motivos por los cuales un banco puede rechazar un cheque son los siguientes: 1. Cuando la firma es falsa o diferente de la registrada.
2. Cuando el librado r ha quebrado. 3. Cuando no tiene fondos.
4. Por vencimiento del plazo de cobro. 5. Cuando está mal emitido o mal endosado,
6. Cuando tiene prohibido su pago por el librador, por ejemplo, por pérdida de la chequera.
Clearing bancario y Cámaras Compensadoras
Si se depositan cheques en el banco X, en una cuenta corriente del mismo banco, ese importe se acredita automáticamente. Si en cuenta del banco X se depositan cheques de otro banco y el banco X tarda en cobrarlos, entonces demorará en acreditar ese dinero en la cuenta corriente del titular.
Al final de la jornada bancaria se realiza una reunión en la Cámara Compensadora para llevar a cabo el clearing. A la cámara compensadora acuden los representantes de diferentes bancos para realizar la compensación. Estos es, para intercambiar los cheques del tal modo que cada uno reciba los cheques girados contra él y entregue los que recibió y deben pagarle los demás bancos.
Finalmente, se hace el cómputo del total entregado y recibido. Así se determina la situación deudora o acreedora de cada banco.
Giro en descubierto o adelanto en cuenta corriente
Permiso otorgado por el banco para emitir cheques por importes que superen el total depositado, por un lapso y monto determinado. Al vencimiento, el titular deberá depositar la suma adeudada más intereses.
Boleta de depósito o Nota de Crédito Bancaria
Es el documento que certifica la realización de un depósito en efectivo o en cheques en una cuenta corriente bancaria o caja de ahorro.
Nota de Débito Bancaria
La envía el banco al cliente para informar los importes deducidos de su cuenta por comisiones, gastos de mantenimiento, etc.
Débito automático
Es un sistema de cobranzas de servicios con la intervención del banco. Se usa para aquellos servicios que poseen una cuota o factura periódica. Brinda agilidad y seguridad en los pagos. Permite incluir en el resumen de cuenta los abonos y facturas de numerosos impuestos y servicios.
Beneficios
Ahorro de tiempo.
Termina con los olvidos involuntarios Evita el manejo de efectivo
Permite un mayor control de los gastos. El resumen de gastos sirve como comprobante
Se pueden pagar cuentas de diferentes rubros: servicios públicos, seguridad privada, colegios y universidades, TV por cable, donaciones, seguros, impuestos, medicina prepaga, Internet, telefonía, clubes, etc.
Tarjetas de crédito y débito
En el primer caso, la entidad financiera carga el importe en cuenta sin intereses; en el segundo (pagando en cuotas mensuales, consecutivas) es habitual el cobro de intereses. Suele cobrarse un gasto de mantenimiento del servicio.
La tarjeta de débito se utiliza para extraer dinero de cajeros automáticos y para realizar pagos. En este caso, el importe no se toma a crédito sino que se utiliza el que está disponible en la cuenta bancaria.
Resumen de cuenta
Las empresas informan periódicamente a sus clientes sobre las operaciones efectuadas en su cuenta corriente comercial.
El vendedor confecciona un único ejemplar que envía al comprador, se queda con la ficha de deudores de donde proviene la información del resumen enviado.
Resumen de cuenta bancaria (extracto bancario)
Los bancos emiten un resumen similar al anterior en el que informan acerca de los movimientos realizados en la cuenta corriente bancaria o caja de ahorro de cada cliente (depósitos, extracciones, gastos, etc.)
PAGARÉ
Es un documento comercial que representa una promesa escrita de pago
Características
Tiene fecha de pago o vencimiento
Si no se paga, puede cobrarse mediante juicio ejecutivo, que es más rápido. Puede endosarse (transmitirse mediante firma al dorso)
Como condición para ser considerado comercial y poder transferirse por endoso, debe contener la “cláusula a la orden”
Personas que intervienen en un pagaré
Librador o firmante: es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determinada.
El beneficiario: es aquel a quien debe hacerse el pago de la suma estipulada en el pagaré. El fiador o avalista: la persona que garantiza el pago del pagaré.
Endosante: es la persona que transfiere el pagaré. Tenedor: es el que lo recibe por vía de endoso.
Los tipos de vencimiento pueden ser: 1. A día fijo, por ejemplo 10/12/2014
2. A día fecha, por ejemplo, a los 60 días de la fecha de emisión, 3. A meses fecha, por ejemplo, a los tres meses de la fecha de emisión.
4. A la vista, que debe pagarse en cualquier momento, cuando se presente el beneficiario o tenedor a cobrarlo.
El aviso de vencimiento es el documento que el beneficiario puede enviar al librador para recordarle que está por vencer el pagaré.
El protesto de un pagaré es la denuncia ante escribano público de que un documento no ha sido pagado a su vencimiento, luego de lo cual se inicia el juicio ejecutivo. El juez puede ordenar el remate de los bienes del firmante. Hay pagarés que dicen “Sin protesto”. Si no se pagan, se inicia el juicio ejecutivo, sin hacer el trámite del protesto ante escribano, válido en el caso anterior.
Partes de un pagaré
Talón: queda en poder del librador. Cuerpo: lo recibe el beneficiario.
Minuta Contable
Es el comprobante de uso interno para respaldar operaciones que no cuenta con otro documento específico, como por ejemplo las resoluciones de la asamblea de acciones, la firma de un pagaré (a favor o en contra), la asignación de gastos, el costo de las mercaderías vendidas, etc.
EL PATRIMONIO
Las Organizaciones son personas de existencia ideal, se quiere decir que no son “palpables”, no tienen “cuerpo”, pero pueden adquirir derechos y contraer obligaciones, al igual que cualquier persona física como ustedes, sus padres, los profesores, etc.
Las organizaciones adquieren derechos y contraen obligaciones a través de las personas físicas que las representan.
Cuando se habla de patrimonio se hace referencia a todo conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee una persona, sea física o ideal, debidamente valorizado en un momento dado.
El Sistema de Información Contable se refiere siempre al patrimonio de un ente.
Los elementos patrimoniales
Se suele llamar elementos patrimoniales a los bienes, derechos y obligaciones, todos ellos tienen la característica de que se los puede medir en moneda (pesos). Esta medición es estática, ya que se le asigna un valor en un momento dado, puede ocurrir que tengan otro valor en otro momento. El patrimonio no es estático ya que puede cambiar su composición y su valor a través del tiempo como consecuencia de las operaciones realizadas.
Los bienes
Cosa es todo objeto material o tangible, que tiene o al que se le puede asignar un valor económico (estimación objetiva o subjetiva que se le otorga a los bienes para la satisfacción de necesidadeshumanas). A estos bienes se los llama bienes tangibles, haciendo referencia a su posibilidad de tocarlos.
Hay otros bienes que son inmateriales (no posee cuerpo, y no se los puede tocar) se los denomina bienes intangibles.
Los derechos
Son las deudas que otras personas tienen con la empresa, también llamados créditos y representan la facultad de exigir de otro una contraprestación.
Las obligaciones
Son las deudas que tiene la empresa con otra persona. A diferencia de los créditos se hace una distinción entre ciertas e inciertas. Es cierta cuando se tiene la seguridad de la existencia de la deuda. Es incierta cuando depende de un hecho futuro o desconocido en el momento al cual nos estamos refiriendo, se las llama previsiones ya que implica prever una deuda futura que puede o no producirse.
EL PATRIMONIO NETO
Se denomina Activo al conjunto de bienes y derechos de propiedad de la empresa. Son los recursos con los que cuenta para realizar sus actividades
ACTIVO = BIENES + DERECHOS
Se denomina Pasivo al conjunto de las obligaciones que tiene esta empresa para con otras personas. PASIVO = OBLIGACIONES
El patrimonio neto es la diferencia entre el Activo y el Pasivo, es lo que pertenece a los socios: el capital aportado y el resultado acumulado en el tiempo (ganancia o pérdida). Es lo que la empresa le “debe” a los socios. Hay dos maneras de definir patrimonio neto:
PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO
PATRIMONIO NETO = CAPITAL + /- RESULTADOS
Algunas diferencias entre patrimonio neto y pasivo son las siguientes:
Lo que los dueños aportan, es decir la deuda de la empresa con ellos, no se cancelará hasta el final de la vida de la empresa, Sin embargo, a los terceros que le prestan a la empresa, que constituyen el pasivo, se les deberá pagar en el plazo convenido.
Por otra parte, los dueños no recibirán ninguna retribución si la empresa no obtiene ganancias, mientras que en el caso del pasivo, las deudas se cancelan sin importar si la empresa obtuvo ganancia o pérdida
Se puede reflejar esta nueva clasificación de los elementos patrimoniales de la siguiente forma, que se denomina estado de situación patrimonial
Estado de Situación Patrimonial (A una fecha dada)
Activo Bienes Derechos
Pasivo
Obligaciones hacia terceros
Patrimonio Neto Capital
Resultados acumulados
Aportes para la formación de la empresa
Los aportes, tanto el inicial como otros que se puedan hacer en la vida de la empresa, pertenecientes a los socios o dueños, se denominan capital. No sólo se puede aportar dinero, algunos dueños ofrecen instalaciones, maquinarias, rodados, etc.
Ese aporte, en dinero o especie, ya no pertenece a los socios, sino que pertenece a la empresa, que es una persona distinta e independiente de ellos.
CAPITAL = APORTE DE LOS SOCIOS O DUEÑOS
Los resultados: Ingresos, Egresos, Ganancias y pérdidas
Ese rendimiento se denomina RESULTADO, porque es el final de un conjunto de operaciones que realiza la empresa a lo largo de un período determinado. El resultado surge como diferencia entre los ingresos y los egresos y pueden ocurrir dos situaciones:
RESULTADO POSITIVO = INGRESOS > EGRESOS
RESULTADO NEGATIVO = INGRESOS < EGRESOS
Son ingresos los aumentos del patrimonio neto que se originan en la venta de bienes y servicios
Los egresos, costos o gastos son las disminuciones del patrimonio neto relacionadas con esos ingresos; son las erogaciones necesarias relacionadas con la expectativa de obtener un ingreso en el futuro.
Son ganancias los aumentos netos del patrimonio neto que no provengan de aportes de los socios. Las ganancias pueden ser:
- resultado neto positivo de una determinada operación.
- resultado neto final positivo de un período de tiempo determinado.
GANANCIA = RESULTADO POSITIVO = INGRESOS > EGRESOS
Son pérdidas las disminuciones netas del patrimonio neto relacionadas con operaciones, que no provengan de retiros de capital de los socios. No están relacionadas con ingresos en el futuro. Las pérdidas pueden ser:
- resultado neto negativo de una determinada operación
- resultado neto negativo final de un período de tiempo determinado.
PERDIDA = RESULTADO NEGATIVO = INGRESOS < EGRESOS
Las pérdidas son las disminuciones del patrimonio neto que no tienen ingresos relacionados.
Decisiones acerca de los resultados
Con la ganancia o el resultado positivo los socios o dueños pueden decidir: 1- Repartirla o distribuirla entre ellos.
2- Que se reinvierta en la empresa, manteniéndose como ganancias reservadas para absorber futuras pérdidas. Se denominan Resultados acumulados.
Cuando hay resultados negativos o pérdidas los socios pueden decidir:
1- Absorberlos con el capital existente. En este caso también se llaman Resultados acumulados.
2- Absorberlos con las ganancias de períodos anteriores reservadas. Es decir que disminuyen los resultados acumulados.
3- Aportar nuevo capital.
Las variaciones patrimoniales
Operaciones registrables
En las empresas se realizan operaciones básicas (vender, cobrar, comprar, pagar). Estas operaciones implican una modificación del patrimonio que debe ser registrada por el sistema de información contable, es decir, contabilizada. Las operaciones y hechos económicos registrables:
Producen una variación en el patrimonio. Se les puede asignar un valor en moneda. Deben estar respaldadas por comprobantes.
Causas de variación del Patrimonio Neto
Por el paso del tiempo y por las distintas operaciones, la composición y el valor del patrimonio neto puede cambiar. El análisis de las operaciones y las variaciones es parte vital en un sistema contable. De él surge cuál es el impacto que un hecho tuvo sobre el patrimonio neto.
Las variaciones pueden ser:
Cuantitativas: varía la cuantía, el importe total del patrimonio neto. Cualitativas: varía la composición del patrimonio, no se altera el valor.
Las operaciones y hechos económicos registrables se clasifican en función del tipo de variación que generan en el patrimonio neto:
Operaciones modificativas: generan una variación cuantitativa, en tanto producen una modificación en el patrimonio neto a causa de un resultado (ganancia o pérdida) o alguna operación de los propietarios.
