Memoria de actividades Archivo y Registro 2011

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(1)UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. MEMORIA DE ACTIVIDADES AÑO 2011 SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO.

(2) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. La Sección de Archivo Universitario y Registro durante el año 2011 ha realizado las actividades y trabajos que se detallan a continuación.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. ARCHIVO UNIVERSITARIO. PLANTILLA Además de los 4 funcionarios de plantilla, el Archivo Universitario ha contado con: - 5 Alumnos del Taller de empleo de Archivos organizado por el Centro Internacional de Estudios Históricos Cisneros de la UAH, desde 24 de enero al 30 de septiembre. - Alumnos de Formación profesional del Instituto Alonso de Avellaneda en prácticas: Cuatro alumnos desde el 12 de abril al 19 de mayo Tres alumnos desde el 20 de mayo al 16 de junio Dos alumnos desde el 3 de octubre al 22 de diciembre - 1 Alumno del practicum de Licenciatura en Documentación por dos meses - 1 Alumno del programa de intercambio Tufts University & Skidmore College en Alcalá como voluntario entre septiembre-diciembre. Este personal ha sido formado durante las dos primeras semanas de su estancia en nociones básicas de Archivística y un conocimiento práctico del funcionamiento del servicio, antes de comenzar sus trabajos asignados bajo la supervisión del Técnico o el Jefe de la sección. Esto requiere un esfuerzo de organización y carga de trabajo inicial, que luego se ve rentabilizado por los resultados de un equipo humano mayor.. SERVICIOS Ingreso de documentación: 1212 unidades de instalación (cajas). Recepción, cotejo e instalación provisional en predepósito. Proceso técnico: se han procesado 79 transferencias (exactamente el mismo número que en el año anterior), además de la intercalación de un volumen importante de documentos en expedientes de transferencias anteriores..

(3) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. Evolución del proceso técnico 2008-2011. Una de las transferencias realizadas tratada como un fondo independiente es la documentación de la Escuela Normal de Magisterio de Guadalajara, compuesta por 300 cajas con expedientes de alumnos, profesores, libros de registro, actas de calificación, etc. entre los años 1890-1980. Llevaba muchos años en el AU pero hasta ahora no se había podido asumir por falta de personal suficiente. Gracias al Taller de empleo del Centro de Estudios Históricos Cisneros este importante legado está ya perfectamente inventariado, descrito e instalado. Algunos de los títulos de maestro más antiguos fueron digitalizados para ser enmarcados y expuestos en la Escuela de Magisterio actual.. Título de 1890.

(4) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. El total de registros en la base de datos del sistema de gestión de archivo es 208560, 35090 más que el 31 de diciembre de 2010.. Crecimiento BBDD 2009-2011. Préstamos a las oficinas: 1620 prestamos, 49 altas y 18 peticiones negativas.. Evolución del préstamo 2008-2011.

(5) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Consultas: 35 consultas en sala, 23 por correo electrónico y 93 telefónicas.. Consultas 2008-2011. Digitalización: se han digitalizado bajo pedido de usuarios 185 documentos, la mayoría planos para la Oficina de Proyectos. Convenios: se han registrado y digitalizado 324 convenios y anexos, y se han servido 165 por correo electrónico.. Gráfico convenios 2005-2011. El procedimiento para la propuesta y firma de convenios es competencia de la Secretaría General; hasta su firma se gestionan en la propia SG, momento en el que es registrado, digitalizado y depositado en el Archivo Universitario. Los pasos y acciones del procedimiento se gestionan en las dos unidades, y se detectaron y corrigieron las acciones duplicadas que generaban mayor trabajo..

(6) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. El Servicio de comunicación y administración electrónica unificó las diferentes bases de datos que se utilizaban, actualizó la interfaz y las posibilidades de búsqueda en la web https://portal.uah.es/portal/page/portal/secretaria_general/convenios/ConveniosFirmados. El último paso fue incorporar los textos completos de cada convenio a la descripción; para ello hubo que convertir de formato TIFF a PDF y renombrar los más de 4000 convenios que hay actualmente, además de optimizar su tamaño para la web. Puede acceder a los textos completos sólo el PDI y el PAS de la universidad..

(7) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. Implementación del Sistema de Gestión de Archivo: CLARA. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Con los módulos de descripción, recuperación de la información y préstamo ya operativos, el objetivo para del año 2011 era implementar el OPAC o catálogo en línea (Open Public Access Catalogue) a la base de datos del Archivo. El AUAH envió una propuesta con diseño de interfaz y necesidades iniciales, pero la empresa Ever Team no contestó. En repetidas ocasiones renovamos nuestra petición sin mayor éxito. Se negoció con la Directora de Ever Team la posibilidad de implantar el OPAC, pero la empresa daba el período de implantación por cerrado, y que cualquier otra acción de mejora sólo podía realizarse comprando la nueva versión FLORA ARCHIVE, con un presupuesto aproximado de 12000 euros (como oferta especial). A finales de año nos enviaron su presupuesto de mantenimiento para 2012, que fue estudiado por esta sección; consultado el Director de los Servicios Informáticos, con la garantía de que somos autosuficientes, se decidió no seguir pagando el mantenimiento. El ahorro es de 2400 euros anuales, lo que debería tenerse en cuenta para la compra de una nueva aplicación en el futuro.. Cooperación y relaciones con otros archivos y servicios El 26 de enero visitó el AUAH un grupo de alumnos del Máster Internacional en Gestión Universitaria, procedentes de Guinea Ecuatorial. Otro grupo del mismo país vino de nuevo el 7 de julio. El 13 de mayo recibimos la visita de Carlos Muñoz, archivero de la Universidad Camilo José Cela. El Jefe de sección realizó una estancia de una semana en la Universidad de Jyvaskyla, dentro del programa Erasmus Staff Week, del 22 al 29 de mayo. Por su parte el Técnico de archivo asistió a las XVII Jornadas de la Conferencia de Archiveros Universitario en Burgos, los días 26 y 27 de mayo. El 3 de junio Ronald Ulloa, PAS de la UNAN-León, visitó las instalaciones del AUAH. El 9 de junio se celebró el Día Internacional de los Archivos con una jornada de puertas abiertas en colaboración con los archivos de diferentes instituciones ubicadas en Alcalá de Henares: Universidad de Alcalá, Ayuntamiento, Archivo General de la Administración y el de la Compañía de Jesús. El 7 de diciembre Jorge Conde, Archivero de la Universidad Francisco de Vitoria, nos visitó para conocer el servicio de Registro de la UAH..

(8) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. Hemos seguido cooperando para la creación del Archivo de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León: se han dado pasos importantes como la asignación de los locales solicitados, pero la obra necesaria para acondicionarlos no ha sido acometida.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Los contactos iniciados con los archivos de otras universidades de Nicaragua y Panamá se han ido fortaleciendo y han sido plasmados por escrito en un convenio de cooperación en materia de archivos que finalmente se firmó el 17 de enero de 2012 entre siete universidades: Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León, Universidad Agrícola de Managua, Universidad Nacional Autónoma de NicaraguaManagua, Universidad Nacional de Ingeniería en Managua, Universidad de Panamá y la Universidad Autónoma de Chiriquí en David, Panamá (ver Anexo II). El objeto de este convenio es, por un lado, la cooperación en materia de archivos universitarios, y por el otro la creación de una red de archivos universitarios hispanoamericanos que fomente la colaboración entre ellos con el asesoramiento técnico desde la UAH.. Cursos realizados - Curso motivación para directivos, Universidad de Alcalá, 13 abril. - Curso sobre Comercio justo, 14 junio.. Cursos impartidos - Gestión del conocimiento, en colaboración con la Biblioteca de Guadalajara, 11-13 Mayo. - Presentación de la UAH y el servicio de Archivo y Registro en la Universidad de Jyvaskyla, Finlandia, 24 de mayo.. Archive and Registry Office General. Services. Other centres. Made up for all the documents produced by the teaching and management activity. Its most important goals are - Paper & Electronic records management - Documentary heritage’s custody & access. article May 2011.

(9) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. - Conferencia en el Palacio de Laredo “La documentación administrativa de la Universidad de Alcalá”. 31 mayo. - Archivo, registro y documentos administrativos. Plan de formación del PAS UAH, del 17 al 28 de octubre. - Conferencia en el Palacio de Laredo “La conservación del Patrimonio documental universitario: el caso de Alcalá”, 3 de noviembre.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Publicaciones - Elaboración del Manual de procedimientos operativos del Archivo de la Universidad de Alcalá. Santiago B. Gutiérrez Martínez, Ignacio Sánchez Galán. En: Boletín Archivalia. Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, León (en publicación)..

(10) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. REGISTRO GENERAL Personal de la unidad Sin novedades en la plantilla de Registro general. Hubo un contrato de apoyo desde abril a agosto (5 meses), que se fue un mes antes de lo previsto, pero dadas las circunstancias económicas actuales no pedimos el refuerzo por el mes restante y cubrimos el servicio desde el Archivo.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Implantación del Registro Telemático de la UAH El proyecto de Registro telemático sigue en fase de desarrollo. Vamos en el mismo tres universidades: Rey Juan Carlos, Castilla–La Mancha y Alcalá. Por parte de la UAH lo dirige el Director de Servicios Informáticos, y lo coordina la Coordinadora de proyectos de SSII. A diciembre de 2011 se está configurando el programa SIGEM por Telefónica Solutions. Tras la publicación de varias resoluciones de la Secretaría de Estado para la Función Pública sobre la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, del Expediente electrónico, del Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales (SICRES) y otras normas que afectaban directamente al proyecto, se está negociando con Telefónica el esquema de metadatos que se aplicará a los documentos y expedientes electrónicos en su fase inactiva de archivo (los mínimos exigidos por la NTI más los que las tres universidades hemos considerado imprescindibles). Por otro lado el 27 enero se impartió el curso SIGEM usuario / Administrador.. Estadísticas de registro del año 2010 En número total de transacciones registrales fue de 22.503 en todos los registros 1. En el Registro del Rectorado: 2011 Sección I Sección II. 2880 4333. 7511. 1. Total 6098 6348 10681 7791 16779. Entradas Salidas 3218. Para mayor detalle sobre la evolución mensual consultar Anexo I.

(11) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. En los registros auxiliares:. AUXILIARES Entradas Salidas 1319 807 Politécnico 1288 501 Medicina 720 108 Ciencias 281 44 CCEE 732 118 Farmacia 321 145 Filosofía 337 92 Derecho 454 25 Multidepartamental 29 30 Magisterio 617 162 Enfermería 188 Ramón y Cajal 6264 2032. Total 2126 1789 828 325 850 466 429 479 59 779 188 8318. Gráfico del comportamiento por años.

(12) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. Libro oficial de quejas y sugerencias. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Anualmente se elabora un informe sobre las quejas y sugerencias recibidas, que cada mes de enero es enviado a la Inspección de servicios, con copia a la Secretaría General..

(13) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. ANEXO I ESTADÍSTICAS DE REGISTRO COMPLETAS Año 2011.

(14) ENE. FEBR. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AG. SEPT. OCT. NOV. DIC. REGISTRO. total. Secc I. E S. 384 198. 210 587. 258 283. 72 148. 163 138. 450 140. 194 226. 30 0. 365 681. 232 316. 298 360. 224 141. 2.880 3.218. Secc II. E S. 205 368. 244 616. 241 594. 479 275. 304 574. 956 482. 620 708. 124 12. 308 1215. 203 336. 179 671. 470 497. 4.333 6.348. Politécnico. E S. 74 10. 41 49. 112 55. 213 68. 44 83. 278 82. 44 101. 0 0. 129 88. 77 10. 188 236. 119 25. 1.319 807. Medicina. E S. 39 52. 19 22. 61 61. 93 26. 74 62. 152 30. 102 64. 0 0. 166 0. 118 38. 248 83. 216 63. 1.288 501. Ciencias. E S. 61 10. 39 2. 93 18. 167 24. 40 8. 55 7. 49 21. 0 0. 57 6. 39 3. 77 4. 43 5. 720 108. CC.EE. E S. 4 2. 11 5. 7 6. 71 4. 12 2. 46 4. 15 6. 0 0. 22 4. 22 5. 57 3. 14 3. 281 44. Farmacia. E S. 70 17. 17 11. 67 9. 139 8. 21 16. 66 5. 41 12. 0 0. 101 4. 18 9. 61 11. 131 16. 732 118. Filosofia. E S. 29 4. 12 18. 26 18. 74 17. 12 18. 37 4. 11 25. 0 0. 18 16. 38 14. 37 0. 27 11. 321 145. Derecho. E S. 23 4. 15 10. 21 11. 57 8. 20 6. 29 14. 13 18. 0 0. 38 7. 19 5. 79 7. 23 2. 337 92. Multidptal.. E S. 35 1. 19 2. 30 3. 53 3. 21 1. 108 3. 42 0. 0 0. 37 5. 25 5. 27 2. 57 0. 454 25. Magisterio. E S. 1 1. 1 1. 4 4. 3 3. 4 1. 3 3. 0 0. 0 0. 3 5. 4 10. 6 2. 0 0. 29 30. Enfermería. E S. 90 17. 35 17. 46 36. 158 25. 40 7. 50 6. 42 23. 0 0. 69 10. 37 9. 50 12. 0 0. 617 162. E S. 6. 5. 7. 99. 4. 42. 7. 2. 2. 8. 6. R y Cajal. 188 -.

(15) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2011. ANEXO II CONVENIO DE COOPERACIÓN EN MATERIA DE ARCHIVOS.

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