Levantamiento de procesos y estudio de tiempos en el área de gestión documental en el Ministerio de Justicia y del Derecho

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(1)INFORME FINAL Trabajo de grado. DAVID ALBERTO RODRÍGUEZ GIL. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y ESTUDIO DE TIEMPOS EN EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Director CESAR VARGAS HERNÁNDEZ Ms (c) Ingenieria Industrial. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, D.C. 2019.

(2) Contenido ABSTRACT............................................................................................................................................ 4 RESUMEN ............................................................................................................................................. 4 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 6 1.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................................................... 7. 2.. OBJETIVOS.................................................................................................................................... 8 2.1 GENERAL .................................................................................................................................... 8 2.2 ESPECÍFICOS .............................................................................................................................. 8. 3.. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 9. 4.. MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 10. 5. ALCANCES Y LIMITACIONES ...................................................................................................... 12 5.1 ALCANCE .................................................................................................................................. 12 5.2 LIMITACIONES ......................................................................................................................... 12 6.. METODOLOGÍA.......................................................................................................................... 13. 7.. RECURSOS Y PRESUPUESTO ................................................................................................... 14. 8.. CRONOGRAMA .......................................................................................................................... 15. 9.. IMPLEMENTACIÓN.................................................................................................................... 16 9.1 MAPA DE PROCESOS............................................................................................................... 16. 10. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MESA DE ENTRADA .................................. 17 10.1 LOCACIONES Y HERRAMIENTAS PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA ............ 17 11. ESTUDIO DE MÉTODOS Y MOVIMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA ........................................................................................................................................... 20 11.1 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS ..................................................................................... 21 11. 2 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE SENTENCIA .................................................................................................................................... 22 11.3 PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA ............... 23 11.4 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, NUEVO MÉTODO .................................................... 25 11.5 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE SENTENCIA, NUEVO MÉTODO .................................................................................................... 26 12. ESTUDIO DE TIEMPOS EN MESA DE ENTRADA ..................................................................... 27 12.1 CRONOMETRAJE.................................................................................................................... 28 2.

(3) 13. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE ENTRADA, CANTIDAD DE OPERARIOS ..................... 30 14. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE MESA DE ENTRADA ........ 32 15. DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA .............................................. 40 16. ESTUDIO DE TIEMPOS PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA ........................................ 40 16.1 FASE 1 ...................................................................................................................................... 40 16.2 FASE 2 ...................................................................................................................................... 43 16.3 FASE 3 ...................................................................................................................................... 47 16.4 RESUMEN GENERAL MESA DE SALIDA ............................................................................ 48 17. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE SALIDA, CANTIDAD DE OPERARIOS ......................... 50 18. ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ................................................................... 50 18.1 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA ............................................................................................................................................ 51 20. CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 56 21. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 57 Anexo 1. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS ............................................................................................................................ 58 Anexo 2 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES.............................................................................. 65 Anexo 3. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES ............................................................ 72 Anexo 4. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................................... 80 Anexo 5. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO MESA DE ENTRADA ........................ 86 Anexo 6. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO MESA DE SALIDA ............................. 88 Anexo 7. PROPUESTA INDICADORES GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .... 90 Anexo 8. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES....................................................................................................... 93 Anexo 10. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES ............................................................................................................................. 95 Anexo 11. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ...... 97. 3.

(4) ABSTRACT.. In this study, a diagnosis of the current procedures was made in the documentary management unit of the Ministry of Justice and law with the aim of documenting these procedures and designing a proposal for improvement, specifically in the procedures for the filing and dispatch of documents through the analysis, characterization and study of the Times of these procedures. The information was collected through interviews and personal consultations with the actors involved, in order to properly characterize the procedures. The search for the improvement proposal focused on the registration and dispatch procedures as these were the most relevant to the dependency by invulocating users both internal and external to the Ministry. Was selected to the officials most suited to perform the study, through the observation and determined the size of the sample according to the cycle time of each procedure. The procedures were divided into elements for the corresponding preparation of time recording formats. By means of the cumulative timing technique, the times were recorded in the previously designed formats, and the observed times were found, which were analyzed in the formats suggested by the International Labour Organization, to calculate the Standard Times of the procedures. For the document filing procedure, a movement study was carried out using bimanual diagrams in which a more efficient method of performing this task was found. Through the daily demand statistics, the standard times obtained and the proposal for improvement in the procedures, a reduction in cycle times and a reduction in the number of officials involved in the procedures were achieved, resulting in significant savings of time and money for the State Entity. Key words: Study of times, study of movements, standard times. RESUMEN. En el presente estudio, se realizó un diagnóstico de los procedimientos actuales en la dependencia de Gestión Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho con el propósito de documentar estos procedimientos y diseñar una propuesta de mejora, especificamente en los procedimientos de radicación y despacho de documentos a través del análisis, caracterización y estudio de tiempos de dichos procedimientos. Se recopiló la información por medio de entrevistas y consultas personales a los actores involucrados, con el fin de caracterizar de manera idónea los procedimientos. La búsqueda de la propuesta de mejora se centró en los procedimientos de radicación y despacho al ser estos, los más relevantes para la dependencia al invulocrar usuarios tanto internos como externos al Ministerio. Se seleccionó a los funcionarios más idóneos para realizar el estudio, por medio de la observación y se determinó el tamaño de la muestra según el tiempo de ciclo de cada procedimiento. Se dividieron los procedimientos en elementos para la correspondiente elaboración de los formatos para el registro de tiempos. Por medio de la técnica del cronometraje acumulativo, se registraron los tiempos en los formatos 4.

(5) diseñados previamente, y se hallaron los tiempos observados, que se analizaron en los formatos sugeridos por la Organización Internacional del Trabajo, para calcular los tiempos estándar de los procedimientos. Para el procedimiento de radicación de documentos, se realizó un estudio de movimientos por medio de diagramas bimanuales en el que se encontró un método más eficiente de realizar esta tarea. Por medio de las estadisticas de demanda diaria, los tiempos estándar obtenidos y la propuesta de mejora en los procedimientos, se logró obtener una reducción en los tiempos de ciclo y una reducción en el número de funcionarios involucrados en los procedimientos, repercutiendo en un ahorro significativo de tiempo y dinero para la Entidad Estatal. Palabras clave: Estudio de tiempos, estudio de movimientos, tiempos estándar.. 5.

(6) INTRODUCCIÓN. Durante la segunda guerra mundial reducir el tiempo de fabricación de los aviones de combate enviados por las naciones beligerantes, fue un factor determinante para convertirse en el vencedor en el campo de batalla; debido a la gran cantidad de bajas y pérdida frecuente de aeronaves, era imprescindible producir la mayor cantidad de aviones en el menor tiempo posible. Actualmente, organizaciones, empresas y entidades buscan obtener la mayor cantidad de utilidades disponiendo de la menor cantidad de recursos posibles. Uno de estos valiosos recursos es el tiempo. En este contexto, para salvaguardar este recurso, y siendo congruentes con la tendencia actual de proliferación de las empresas dedicadas al sector de servicios, el presente documento pretende estudiar minuciosamente los tiempos de radicación y entrega de documentos en el grupo de gestión documental del Ministerio de Justicia y el Derecho para encontrar una propuesta de mejora en los procedimientos, que busca repercutir directamente en la reputación del Ministerio a través de sus tiempos de servicio garantizando la satisfacción del cliente, y en la reducción de tiempos en los procesos que se traducen en un ahorro económico para la entidad, y mejores condiciones para los trabajadores aumentando los índices de productividad.. 6.

(7) 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. La política del actual gobierno exige que cada uno de sus ministerios dentro de su organización interna, contenga debidamente organizados y documentados sus procesos. El Ministerio de Justicia y del Derecho no es la excepción, por esta razón, se han planteado el reto de realizar la descripción y caracterización de los procesos que realizan en sus dependencias, específicamente en la dependencia de gestión documental. A pesar de que dicha dependencia realiza sus procedimientos desde hace tiempo, solo las personas que trabajan allí por su experiencia son los únicos que conocen la forma como se hace las cosas en esta dependencia. En este orden de ideas, se hace necesario realizar un levantamiento de estos procesos para facilitar el reentrenamiento de nuevo personal, y adquirir herramientas que les permitan controlar dichos procesos. Por otro lado, la política de facilitarle la accesibilidad al ciudadano del común a todas las entidades del gobierno, ha centrado la atención en los procesos de atención, recepción y entrega de documentos que se radican en el ministerio, en este sentido se vuelve conveniente desarrollar un estudio de tiempos y movimientos para mejorar los tiempos de servicio garantizando la satisfacción de los usuarios.. 7.

(8) 2. OBJETIVOS. 2.1 GENERAL. Diseñar una propuesta de mejora en los procesos de radicación y despacho del área de gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho a través de la caracterización, análisis, estudio de tiempos y movimientos de dichos procesos.. 2.2 ESPECÍFICOS. Hacer un diagnóstico de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el área de gestión documental en el Ministerio de Justicia y del Derecho. Recopilar información por medio de la observación de los procedimientos y por medio de entrevistas a los actores involucrados directamente en los procesos en estudio. Estructurar propuesta de mejora de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el área de gestión documental en el Ministerio de Justicia y del Derecho. Socialización del trabajo desarrollado en la pasantía al personal del Ministerio de Justicia y del Derecho y a los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.. 8.

(9) 3. JUSTIFICACIÓN. Este proyecto adquiere una gran relevancia a nivel profesional al abordar un estudio de tiempos, al ser ésta, el área de estudio predilecta de uno de los precursores más importantes de la Ingeniería Industrial como Frederick Taylor, debido a que implica un análisis de Ingeniería Industrial en su estado puro. Al ser un proyecto pensado para el sector público puede convertirse en una guía o modelo aplicable a los otros ministerios como una herramienta útil para el nuevo gabinete que comienza a gobernar en el periodo 2018-2022. A nivel personal adquiere un carácter especial, al convertirse en una modalidad de grado que a diferencia de otras, me permite una aplicación directa de los conocimientos adquiridos durante la carrera en un contexto real y tangible, que me permitirá desarrollar mejores herramientas para desenvolverme en mi vida profesional.. 9.

(10) 4. MARCO TEÓRICO. Frederick W. Taylor es considerado generalmente el fundador del estudio moderno de tiempos en Estados Unidos. Sin embargo, en Europa se realizaron estudios de tiempos muchos años antes de la época de Taylor. En 1760, Jean Rodolphe Perronet, un ingeniero francés, hizo un gran número de estudios de tiempos sobre la fabricación de broches comunes número 6, mientras que 60 años más tarde, el economista inglés Charles W. Babbage efectuó estudios de tiempos acerca de la fabricación de broches comunes número 11. En la actualidad es más reconocido y referenciado el trabajo desarrollado por Taylor acerca de los principios de la administración científica, que logró desarrollar gracias a su experiencia adquirida como trabajador en los talleres y compañías de acero estadounidenses, donde comenzó a estudiar el trabajo desde un enfoque científico. Cada tarea debía tener un tiempo estándar determinado mediante estudios de tiempos realizados por expertos. En el proceso de asignación de tiempos. Taylor propuso dividir la tarea en pequeños fragmentos de esfuerzo conocidos como “elementos”. Los expertos median el tiempo de dichos fragmentos en forma individual y utilizaban colectivamente los valores para determinar el tiempo permitido para cada tarea. Desde entonces el estudio de tiempos se ha convertido en una técnica ampliamente utilizada en empresas y organizaciones por sus beneficios como la disminución de los tiempos requeridos para llevar a cabo tareas y la mejora continua de la calidad y confiabilidad de los productos y servicios. Este método consiste en una serie de pasos sistemáticos, que incluyen: seleccionar las tareas que se pretenden mejorar, registrar la información acerca del trabajo, descomponer el trabajo en actividades pequeñas o elementos, analizar los elementos y determinar el tamaño de la muestra, medir el tiempo de cada elemento generalmente con un cronómetro, realizar el análisis de los tiempos observados, determinar los tiempos estándar, e identificar oportunidades de mejora. Por otro lado, el lugar de aplicación del estudio, en este caso, el Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad del nivel central, cabeza del Sector Justicia y del Derecho, que lidera el desarrollo de políticas públicas en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, en el marco de un Estado Social y Democrático de Derecho. El sector Justicia y del Derecho, el cual lidera, está conformado por las siguientes entidades adscritas: La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado ANDJE, la Superintendencia de Notariado y Registro SNR y la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE.. 10.

(11) Adicionalmente, el Ministerio de Justicia y del Derecho es la entidad del Estado que se encarga de coordinar las relaciones entre la Rama Ejecutiva, la Rama Judicial, el Ministerio Público y los organismos de control para el desarrollo y consolidación de la política pública en materia de justicia y del derecho a través de la formulación, adopción, promoción y coordinación de las políticas y estrategias en: racionalización, reforma y defensa del ordenamiento jurídico; gestión jurídica pública del derecho; ejercicio de la profesión de abogado; socialización de la información jurídica; justicia transicional y restaurativa; y las que faciliten el acceso a la justicia formal y a la alternativa, en el marco del mandato contenido en las normas vigentes, al igual que las de lucha contra las drogas ilícitas, lavado de activos, enriquecimiento ilícito, financiamiento del terrorismo, administración de bienes incautados y acciones de extinción de dominio.. 11.

(12) 5. ALCANCES Y LIMITACIONES. 5.1 ALCANCE. El presente estudio pretende optimizar los procesos que se llevan a cabo dentro del área de gestión documental, dentro de los lineamientos estipulados por el archivo general de la nación que debe cumplirse para todas las entidades públicas.. 5.2 LIMITACIONES. El modelo de procedimientos que se pretende implementar es exclusivo para el Ministerio de Justicia y del Derecho, debido a cuestiones como distribución de planta y ubicación de dependencias. Sin embargo algunos procedimientos pueden servir de guía de implementación en otras entidades públicas o empresas privadas.. 12.

(13) 6. METODOLOGÍA. Para el desarrollo del proyecto se llevará a cabo la siguiente metodología 1. Fase uno: Reconocimiento de procesos. En la primera fase se recopilará información acerca de los tipos de procesos que se llevan a cabo, así como las actividades que las componen, con el fin de comprender el funcionamiento de los mismos. Esta indagación se realizará por medio de entrevistas o consultas personales a los actores involucrados en los procesos con el fin de caracterizar de manera idónea los procesos. 2. Fase dos: Seleccionar. Se identificará los procesos que son relevantes para la entidad y se seleccionará a los operarios idóneos para hacer el estudio. Se determinará el tamaño de la muestra según el tiempo de ciclo de cada proceso y se dividirán los procesos en elementos para la correspondiente elaboración de los formatos para el registro de tiempos. 3. Fase tres: Registrar. Se consignarán los datos de los tiempos observados en los formatos elaborados en la fase anterior, indicando los detalles de cada medición, como la fecha, hora, nombre del proceso, nombre del operario y los demás detalles que se consideren pertinentes. 4. Fase cuatro: Informe Final. Consistirá en el tratamiento y análisis de los datos recolectados en la fase anterior con el objetivo de hallar los tiempos estándar de cada proceso y realizar las correspondientes propuestas de mejora.. 13.

(14) 7. RECURSOS Y PRESUPUESTO. Los recursos y presupuesto estimado para este estudio se precisan a continuación:. Fuente: Autoría propia. 14.

(15) 8. CRONOGRAMA. De acuerdo a las fases propuestas en la metodología del proyecto, las actividades se ejecutaron con base en el siguiente cronograma:. Fuente: Autoría propia. 15.

(16) 9. IMPLEMENTACIÓN 9.1 MAPA DE PROCESOS. El Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de su mapa de procesos está conformado por los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Dentro de los procesos de apoyo se encuentra el proceso de Gestión Documental identificado como P-GD, en particular unos de los procedimientos que pertenecen al proceso de Gestión Documental y que son el objeto del presente estudio a saber son los procedimientos de mesa de entrada identificado como recepción, registro, radicación y distribución de comunicaciones oficiales P-GD-01, y el procedimiento de mesa de salida identificado como gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias P-GD-02.. Ilustración 1: Mapa de Procesos Ministerio de Justicia y del Derecho. Fuente: www.minjusticia.gov.co. 16.

(17) 10. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MESA DE ENTRADA. Se realizó el diagnóstico con las personas involucradas directamente en el procedimiento de mesa de entrada, en este caso los radicadores del Grupo de Gestión Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho. Se realizaron las correspondientes entrevistas a los radicadores en la que indicaban los detalles de su actividad laboral junto con las condiciones y herramientas que utilizan para el ejercicio de las mismas. Para adquirir dicha información se utilizó el siguiente formato.. Fuente: Autoría propia Posteriormente, se recogió un informe más detallado del procedimiento, indicando las locaciones, tipo y referencia de máquinas usadas por los radicadores, para tener un conocimiento global del procedimiento. En particular, para el procedimiento de mesa de entrada: 10.1 LOCACIONES Y HERRAMIENTAS PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA. EL funcionario radicador recibe la documentación y verifica que la misma vaya correctamente foliada y que vaya dirigido al ministerio de justicia y del derecho, esta operación la realiza el operario de la ventanilla. El diligenciamiento en el formulario SIGOB lo hace cualquier funcionario radicador, que diligencia los datos básicos del remitente en el computador,. 17.

(18) Figura 1: Computador utilizado por los radicadores. Fabricante: Computador Hewlett-Packard Company Modelo: HP EliteDesk 800 G1 SFF Procesador: Intel(R) Core(TM) i5-4570 CPU @3.20 GHz 3.20 GHz Memoria Instalada (RAM): 4,00 GB Tipo de sistema: Sistema Operativo de 64 bits. El funcionario radicador diligencia el formato electrónico Nueva correspondencia, en el que se diligencia información adicional como la urgencia del radicado la tipología y un breve resumen con el fin de facilitar su búsqueda. Una vez llenado el formulario, el funcionario procede a imprimir el sello del radicado en la validadora.. Figura 2: Validadora para la impresión de sellos. Tipo: Validadora Impresora Marca: Epson TMV590S Una vez impreso el sello, el funcionario radicador procede a escanear el número de folios o anexos que presente la solicitud, en el scanner,. 18.

(19) Figura 3: Scanner para la digitalización de los radicados. Tipo: Scanner Marca: Kodak Modelo DS860 El Funcionario radicador transfiere la versión digitalizada del documento radicado a la dependencia correspondiente. El funcionario radicador acumula cierto monto de papeles al lado derecho del escritorio y luego los transporta hasta el mueble donde los engaveta.. Figura 4: Gaveta clasificadora por dependencias.. Cada dos horas otro funcionario recoge la documentación y la transporta a las respectivas dependencias. El funcionario imprime la planilla y distribuye la documentación en cada dependencia piso por piso. En cada dependencia una persona recibe la documentación verificando que los documentos recibidos coinciden con los de la planilla, y procede a firmar el recibido.. 19.

(20) 11. ESTUDIO DE MÉTODOS Y MOVIMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA. Para el procedimiento de radicación se analizaron dos casos de estudio por medio de la herramienta de diagramas bimanuales. En el primer caso se analizó el proceso de radicación de un registro de Sustancias Químicas, que según las muestras de tiempo y la observación del analista es uno de los tipos de documentos que se radica más fácilmente y en el menor tiempo. Para el segundo caso, la muestra correspondió al proceso de radicación de una sentencia de un proceso judicial, que por la información que contiene y la cantidad de anexos es un tipo de documento que más tiempo requiere para su radicación en el Ministerio. En este orden de ideas, con cada uno de los casos analizados se realizó el correspondiente diagnóstico y análisis del procedimiento por medio de filmación y descripción de cada uno de los movimientos en que se descompone la tarea. Por medio de la filmación del proceso se midieron los tiempos en el video, que tomaron cada una de las actividades, que permitieron la elaboración de los diagramas bimanuales donde se obtuvieron los siguientes resultados:. 20.

(21) 11.1 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS. Figura 5: Diagrama Bimanual, radicación de un registro método actual.. 21.

(22) 11. 2 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE SENTENCIA. Figura 6: Diagrama Bimanual, radicación de una sentencia método actual.. 22.

(23) 11.3 PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA. Para el procedimiento de radicación basado en los diagramas bimanuales, y la filmación del procedimiento se identificaron las siguientes acciones de mejora que podrían optimizar el procedimiento Para el caso de la radicación de la sentencia: 1. Eliminar la actividad de sacar los ganchos del documento, por parte del radicador, debido a la variedad de documentos, dicha actividad puede tomar bastante tiempo en algunos casos aumentando considerablemente el tiempo de radicación. En lugar de esto, se optó por colocar un aviso que le indicara a los usuarios que al momento de radicar sus documentos, únicamente serían recibidos, si y solo si, los documentos estaban sin ganchos y debidamente numerados en la parte inferior de la hoja. 2. Ubicar siempre la cosedora en la parte derecha del escritorio, facilitando el alcance y la cómoda utilización de la misma.. Figura 7: Posición sugerida para la cosedora. 3. Ubicar la glicerina en un sitio fijo, en este caso el lugar más conveniente es entre la validadora y el teclado, en la parte izquierda del escritorio debido a que al observar los movimientos de la mano izquierda del radicador son repetitivos en esa zona y le facilita su rápido alcance.. Figura 8: Posición sugerida para la Glicerina. 23.

(24) 4. En el momento de digitar la información del sobre, ubicar el encabezado del sobre en la parte delantera del teclado, para que le permita al radicador digitar con ambas manos simultáneamente mientras observa fácilmente los datos contenidos. 5. Ubicar la cosedora grande en un sitio fijo al alcance, en este caso la posición más conveniente es en la parte derecha del escritorio delante del escáner, para que le permita al radicador ubicarla fácilmente y evitar que se enrede con otros objetos.. Figura 9: Posición sugerida para la Cosedora grande. Para el caso de la radicación del registro de una sustancia química: 1. Ubicar la cosedora pequeña al lado derecho del escritorio permitiéndole al radicador acceder más fácil y rápidamente con su mano derecha.. Figura 10: Posición sugerida para la Cosedora grande. PRUEBA PILOTO Para comprobar la eficacia de las acciones de mejora puestas a consideración, se realizaron las pruebas piloto con la puesta en práctica de las mejoras para cada caso de radicación, y se obtuvieron los siguientes diagramas bimanuales. 24.

(25) 11.4 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, NUEVO MÉTODO. Figura 11: Diagrama Bimanual, Radicación de registro, nuevo método.. 25.

(26) 11.5 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE SENTENCIA, NUEVO MÉTODO. Figura 12: Diagrama Bimanual, Radicación de una sentencia, nuevo método.. 26.

(27) Al aplicar las pruebas piloto, comparando las figuras 5 y 11, el tiempo de radicación de un documento de registro de sustancias químicas disminuyó de 80.6 a 75.5 segundos, y al analizar las figuras 6 y 12, el tiempo de radicación de un documento de sentencia disminuyó de 206.9 a 179.8 segundos, que se traduce un ahorro significativo de tiempo considerando que se radican un promedio de 200 documentos diarios. 12. ESTUDIO DE TIEMPOS EN MESA DE ENTRADA. Para determinar la cantidad de muestras requeridas en el estudio de tiempos, se tomó el tiempo de ciclo de radicación de varios documentos seleccionados aleatoriamente, en los que se encontró que los tiempos de ciclo de radicación oscilaban alrededor del rango entre dos y cinco minutos. Según la tabla de la General Electric, para este caso el número de muestras requeridas debe ser a lo menos 15. TABLA NO 1. TAMAÑO DE LA MUESTRA EN FUNCIÓN DEL TIEMPO DE CICLO SEGÚN LA GENERAL ELECTRIC.. Por medio de la observación, se descompuso el procedimiento de radicación, en varios pasos o pequeñas actividades más conocidas como “elementos” en el argot de los analistas de tiempos. Para el procedimiento de radicación, se identificaron seis elementos, que junto con el tamaño de la muestra permitieron la elaboración del formato para el registro de tiempos de radicación.. 27.

(28) TABLA 2.FORMATO PARA EL REGISTRO DE TIEMPOS DE RADICACIÓN. Fuente: Autoría propia Debido a que los tiempos de ciclo son pequeños, el método de cronometraje que se decidió utilizar fue el cronometraje acumulativo en lugar del cronometraje de vuelta a cero, con el fin de disminuir la probabilidad de error al registrar los datos. Con este método se registra el tiempo de terminación de cada elemento, para luego hacer las restas sucesivas y determinar el tiempo empleado por cada elemento. 12.1 CRONOMETRAJE La selección del operario, en este caso la radicadora, se tuvo en cuenta teniendo en cuenta el ritmo de trabajo promedio observado y el criterio del jefe del Grupo de Gestión Documental. Usando el cronometraje acumulativo, para la radicadora en estudio, se obtuvo los siguientes tiempos registrados: Tabla 3. Cronometraje Acumulativo en Radicación. Realizando las restas sucesivas se encontraron los tiempos por elementos:. 28.

(29) Tabla 4. Tiempos por elementos de Radicación. Una vez, identificados los tiempos por elementos, se registran en el formato para medición de tiempos de la Organización Internacional del trabajo. Tabla 5. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Mesa de Entrada. Dónde: 29.

(30) C: calificación del ritmo del operario LC: Lectura de cronómetro TO: Tiempo Observado o Tiempo por Elemento TN: Tiempo Normal; Se calcula como el producto entre TO y C. Para el caso del procedimiento de radicación, según los datos analizados el tiempo estándar de radicación de un documento, es de 2,49 minutos. 13. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE ENTRADA, CANTIDAD DE OPERARIOS. Considerando la demanda externa de radicados en el ministerio, se determinó la cantidad de operarias necesarias en el procedimiento de radicación. Según los datos del aplicativo SIGOB, del Ministerio la demanda diaria de tres días seleccionados aletoriamente están dadas por: Tabla 6. Documentos radicados por mesa de entrada. Teniendo cuenta el horario de trabajo de los funcionarios radicadores y el porcentaje de holgura según las recomendaciones de la OIT: Tabla 7. Turno de un radicador.. 30.

(31) Basándonos en el cálculo de los tiempos estándar, se estableció un rango para determinar la capacidad de un radicador de atender un requerimiento en función del tiempo disponible:. Tabla 8. Capacidad del radicador en función del tiempo disponible. Se plantearon tres escenarios de demanda alta, media y baja, en función de la cantidad de radicadores que el ministerio podría utilizar. Tabla 9. Capacidad de los radicadores en un escenario de Demanda Alta.. Tabla 10. Capacidad de los radicadores en un escenario de Demanda Media.. 31.

(32) Tabla 11. Capacidad de los radicadores en un escenario de Demanda Baja.. Analizando las tablas anteriores, se infiere que empleando un solo radicador, no daría abasto en los escenarios de demanda alta y de demanda media. Por otro lado, empleando tres radicadores tendrían tiempo más que suficiente para atender en cualquiera de los tres escenarios. Por lo tanto, la cantidad adecuada de radicadores en el procedimiento de radicación son dos, debido a que cuenta con el tiempo aceptado para atender los requerimientos en los escenarios de media y alta demanda, y con una capacidad holgada de tiempo en el escenario de demanda baja. 14. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE MESA DE ENTRADA. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción, registro, radicación y distribución de comunicaciones oficiales CÓDIGO: P-GD-01. Donde P: representa al proceso, GD: representa a la dependencia de Gestión Documental, y el 01 representa al procedimiento 1 dentro del proceso de gestión documental 1. OBJETIVO: Establecer la metodología para recibir, registrar, radicar y distribuir la correspondencia externa remitida a la Entidad. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones a las dependencias de destino dentro del Ministerio de Justicia y del Derecho.. 32.

(33) Toda la correspondencia física y electrónica debe ingresar por el Grupo de Gestión Documental y por la Oficina de Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho, ya que las dependencias no deben recibir oficios originales. A excepción de documentación en la cual alleguen propuestas de diferentes modalidades de contratación y/o documentación personal como regalos, tarjetas de crédito etc. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador del Grupo de Gestión Documental. 4. GLOSARIO: Aplicativo de Gestión de Correspondencia: Es el sistema de información utilizado por el Ministerio para el registro, control y trámite de correspondencia. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos producidos, y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Buzón de fax: El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con un buzón de correo electrónico en el cual se reciben todas las comunicaciones enviadas por vía fax. Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia personal o privada. Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su voluntad con intención de generar una orden o acatar una directriz, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines. Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.. 33.

(34) Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación que asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Justicia y del Derecho, independientemente del soporte y medio utilizado. Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la Ventanilla Única de Radicación del Grupo de Gestión Documental, dirigidas al Ministerio y a sus funcionarios o contratistas. Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y recibidas. Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en el Ministerio de Justicia y del Derecho, las cuales siempre deben ser radicadas en la Ventanilla Única de Correspondencia del Grupo de Gestión Documental; por lo tanto, ningún empleado del Ministerio está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de otras oficinas o dependencias. Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la Ventanilla Única de Radicación del Grupo de Gestión Documental, dirigida al Ministerio, a sus funcionarios o contratistas y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial. Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines. Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la presentación del sistema de gestión. Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Ministerio, y a sus funcionarios o contratistas. Correo postal: El correo postal es un sistema dedicado a transportar alrededor del mundo documentos escritos, así como, paquetes de tamaño pequeño o mediano (encomiendas). Todo envío a través del sistema postal es llamado correo o correspondencia. Actualmente tenemos como ejemplo las empresas: SPN 4-72, Servientrega, Envía, Deprisa, Fedex, entre otras.. 34.

(35) Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Grupo de Gestión Documental, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades del Ministerio de Justicia y del Derecho. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el Ministerio de Justicia y del Derecho. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. -. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.. Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente Electrónico o de Archivo: Conjunto de documentos y actuaciones Electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la. 35.

(36) integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrónico, el telegrama o el telefax. Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el Ministerio de Justicia y del Derecho registra la información y asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. 5. POLITICA DE OPERACIÓN 5.1 En el actual procedimiento se aplicarán las pautas establecidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, correspondiente a la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, específicamente el acuerdo No 060 de 2001del AGN. 5.2 De acuerdo con la Directiva Presidencial de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública; los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho no deben generar impresión de los documentos digitalizados en el aplicativo de gestión de correspondencia, de tal forma que todas las consultas se realizarán físicamente en el expediente original y digitalmente en el aplicativo. Igualmente, las notificaciones de procesos judiciales, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, o comunicaciones electrónicas que sean remitidos a los correos electrónicos de los funcionarios o dependencias, que requieran radicación, deben ser remitidas al correo asignado al Grupo de Gestión Documental; quienes a su vez, realizarán la radicación de dichos documentos en el aplicativo de gestión de correspondencia y ésta será remitida al funcionario o contratista que tenga la competencia para dar respuesta a éstos, según los lineamientos consignados en este procedimiento. En este sentido, el funcionario a quien se le remite la documentación, puede identificar si es un documento electrónico en el Aplicativo de Gestión de Correspondencia, en el campo que señala el medio de recepción E-mail.. 36.

(37) 5.3 Las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (incluidas las de protección de datos personales) recibidas en el correo asignado al Grupo de Gestión Documental, serán radicadas bajo la codificación EXT. 5.4 Cuando existan errores en la radicación y se anulen los consecutivos, el funcionario o contratista radicador debe solicitar la anulación del mismo con la debida justificación por correo electrónico al Coordinador(a) del Grupo de Gestión Documental o a quien sea delegado para esta función. El Coordinador o funcionario encargado, deberá registrar en el Aplicativo de Gestión de Correspondencia la justificación de la anulación junto con el nuevo número de radicado. Adicionalmente, las dependencias también pueden solicitar la anulación soportada con la debida justificación. 5.5 El Grupo de Gestión Documental designará un funcionario o contratista responsable de revisar a diario el buzón de fax del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien reenviará estos mensajes al correo electrónico asignado por el Grupo de Gestión Documental, con el fin de ser radicado como documento electrónico, tal como se evidencia en la segunda parte del presente procedimiento. 5.6 En el caso de fallas o suspensión del Aplicativo de Gestión de Correspondencia, como plan de contingencia, se colocará sello manual a la correspondencia recibida, y los funcionarios radicadores relacionarán la documentación de trámite urgente en la Planilla F-GD-01-03 “Registro de Comunicaciones Oficiales Externas Urgentes y Contingencia”, realizarán la debida digitalización y entrega original del documento, posteriormente se registrará cuando el aplicativo se encuentre en funcionamiento. Así mismo, se solicitará el documento original para poder ponerle el consecutivo del radicado y se informará mediante correo electrónico al ciudadano o empresa que realizó la solicitud de radicación. 5.7 Horario de recibo y entrega de Documentación: La Ventanilla Única de Correspondencia recibe la documentación de lunes a viernes en el horario de: 8:00 a.m.a 03:30 p.m. en jornada continua y la radicación de documentos por parte de los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho se realizará de lunes a viernes en el horario de: 8:00 a.m. a 05:00 p.m. La entrega de correspondencia a las dependencias se realizará en los siguientes horarios: 10:00 a.m., 2:00 p.m. y 4:00 p.m. De esta manera aquellos funcionarios a los que se les haya remitido la documentación, deberán revisar constantemente su bandeja de entrada en el aplicativo de gestión de correspondencia; toda vez, que el documento físico será entregado en los horarios anteriormente señalados. Si la dependencia requiere el documento físico de manera inmediata y de carácter urgente, el funcionario responsable de recibir la correspondencia debe dirigirse personalmente a la ventanilla única de correspondencia, con el fin de realizar la solicitud; de esta manera, se dará prioridad a estos requerimientos y se realizará la respectiva entrega fuera del horario establecido. 37.

(38) Se dará prioridad a la entrega de documentación que contiene términos de horas como lo son: tutelas, incidentes de desacato y habeas corpus. En el caso de recibir solicitudes del Honorable Congreso de la República se conservará el documento físico en el Ministerio y se remitirá de manera electrónica al Congreso de la República. Estos documentos serán entregados en la ventanilla única de correspondencia y se utilizará la planilla automática que arroja el Aplicativo de Gestión de Correspondencia. 5.8 Cualquier servidor público que tenga la función de radicación o sean enlace de correspondencia en las dependencias debe leer el presente procedimiento antes de efectuar algún tipo de radicación y debe recibir su respectiva capacitación por parte del Grupo de Gestión Documental. 6. DESARROLLO Tabla 12. Flujograma del Procedimiento de Mesa de Entrada. 38.

(39) 39.

(40) 15. DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA. Para el procedimiento de mesa de salida se realizó un diagnóstico inicial con los formatos ya mencionados para hacer el levantamiento de la información. Los involucrados en este caso hacen referencia a los funcionarios designados para el procedimiento de mesa de salida. Entiendase por mesa de salida, toda la correspondencia que es elaborada por cada una de las dependencias del Ministerio con destino externo. Los equipos de cómputo que usan los funcionarios de mesa de salida corresponden a la misma referencia que los usados para radicación en mesa de entrada. 16. ESTUDIO DE TIEMPOS PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA. Por cuestiones prácticas, se dividió este procedimiento en tres fases: Fase 1 Corresponde a la actividad que se realiza al recibir los oficios de las dependencias, firmar la hora y sello de recibido, digitalizar el oficio y entregarle la copia de recibido al solicitante. Fase 2 Corresponde a la actividad de ingresar los datos de los oficios a una planilla en excel, y generar las órdenes de servicio por medio de un aplicativo virtual, que serán entregadas a los mensajeros de la empresa de correspondencia contratada. Fase 3 Corresponde a la actividad de verificar la trazabilidad de los oficios enviados por medio de un código que identifica cada sobre enviado y que permite consultar el estado de la entrega.. 16.1 FASE 1. Para la fase 1, se cronometraron los tiempos de ciclo de la actividad obteniendo valores alrededor de 1 minuto. Según la tabla de la general electric el número de muestras recomendado para este tiempo de ciclo es de por lo menos 30 muestras.. 40.

(41) Tabla 13. Cantidad de Muestras en función del tiempo de ciclo, mesa de salida. Para la fase 1, se identificarón 5 elementos, y el cronometraje se realizó nuevamente por medio del método acumulativo, debido a los tiempos de ciclo que son relativamente cortos. Los tiempos obtenidos fueron:. Tabla 14. Cronometraje Acumulativo Fase 1. Posteriormente analizamos estos tiempos en el formato establecido por la OIT, con el fin de establecer los tiempos estándar:. 41.

(42) Tabla 15. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Fase 1.. 42.

(43) De esta manera, según la tabla 15, el tiempo estándar total de la Fase 1 es de 0,61 minutos.. 16.2 FASE 2 En la fase 2, se realizó el cronometraje acumulativo en el cual se lograron identificar 5 elementos:. Tabla 16. Cronometraje Acumulativo Fase 2. Es apropiado, indicar que los tiempos sombreados hacen referencia a la identificación de elementos extraños dentro del estudio, como por ejemplo atender la solicitud de un compañero o una demora por parte del computador al procesar la información, ente otros. Al ser elementos que pueden afectar la medición del tiempo estándar, son excluidos del análisis de datos y son registrados en la casilla de elementos extraños del formato de la OIT, como se observa en la Tabla 17. De la estandarización de los tiempos de la fase 2 por medio del formato de la OIT, se obtuvo la siguiente información:. 43.

(44) Tabla 17. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Fase 2.. 44.

(45) Para el caso de la Fase 2, el tiempo estándar calculado es de 0,51 minutos Al finalizar esta fase, se procede a realizar la impresión de las órdenes de servicio, como esta actividad se realiza una vez al dia, se recolectaron datos durante aproximadamente un mes para realizar el correspondiente cronometraje acumulativo: Tabla 18. Cronometraje acumulativo en la elaboración de órdenes de servicio. De la Tabla 18, realizando las correspondientes restas sucesivas, se obtienen los tiempos observados para cada elemento.. Tabla 19. Tiempos observados para cada elemento en órdenes de servicio.. Al consignar los tiemos observados en formato de la OIT, se calcula el tiempo estándar por medio del tratamiento de los datos, como sigue:. 45.

(46) Tabla 20. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, órdenes de servicio. 46.

(47) 16.3 FASE 3. En el estudio de la fase 3, que corresponde a la fase de consultar la trazabilidad del documento enviado, se descompuso la actividad en 3 elementos, por medio del cronometraje acumulativo se obtuvo:. Tabla 21. Cronometraje acumulativo Fase 3. Al realizar las restas sucesivas de la tabla 21, se obtienen los tiempos observados que se observan en la tabla 22:. Tabla 22. Tienpos Observados Fase 3. Los tiempos observados, luego se analizaron en los formatos de la OIT, para su correspondiente tratamiento y calculo del tiempo estándar.. 47.

(48) Tabla 23. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Fase 3. Del cual se infiere que el tiempo estándar total de la fase 3 es de 0,52 minutos. 16.4 RESUMEN GENERAL MESA DE SALIDA. Al resumir toda la información de los tiempos estandarizados dentro del procedimiento de mesa de salida se obtiene la siguiente información:. 48.

(49) Tabla 24. RESUMEN GLOBAL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA. Al totalizar los tiempos estandarizados de las fases 1 y 2, el tiempo de espera del mensajero y el tiempo requerido para generar las órdenes de servicio, podemos calcular el tiempo promedio que tarda un sobre salir de las instalaciones del Ministerio, Tabla 25. Tiempo promedio que tarda un oficio en salir del ministerio. Y al sumar el tiempo estándar total de la fase 3 junto con el tiempo que la empresa de correspondencia contratada tarda en entregar el sobre y reportarlo en el aplicativo virtual sipost, se puede estimar el tiempo promedio que tarda el sobre desde que sale del ministerio hasta ser entregado a su destinatario final.. Tabla 26. Tiempo promedio que tarda un oficio desde el Ministerio hasta su Destinatario. 49.

(50) 17. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE SALIDA, CANTIDAD DE OPERARIOS. Al calcular los tiempos estándar de las fases 1 y 2, se obtuvieron tiempos de 0,51 y 0,61 minutos, respectivamente. Al observar el histórico de la correspondencia enviada en un periodo seleccionado aletoriamente, se observa: Tabla 27. No de oficios enviados por las dependencias en un periodo aleatorio.. Al considerar el escenario donde la demanda de oficios es más alta, en este caso, la correspondiente a la fecha de Octubre 9, en la que se despacharon 93 sobres, los funcionarios responsables de las fases 1 y 2 al emplear 47,43 y 56,73 minutos respectivamente, dentro de su jornada laboral, disponen de más tiempo del necesario para realizar sus labores. Al considerar este hecho, se realizó la prueba piloto de emplear un solo funcionario en el procedimiento de mesa de salida, que efectivamente demostró, que se podía realizar esta labor, empleando únicamente un funcionario en la ventanilla de mesa de salida. Con respecto, a la fase 3, que corresponde a supervisar la trazabilidad de los oficios envíados, se consideró prescindir de esta actividad, al pasar la propuesta a Secretaría General de implentar un gestor documental que permitiera consultar en tiempo real el estado de entrega de los sobres enviados por cada dependencia dl ministerio. 18. ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. Al organizar toda la información recopilada por medio de entrevistas, observaciónes y otras fuentes, se estandarizaron los procedimientos describiendo sus politicas de operación, asi como los diagramas de flujo que describen detalladamente los procedimientos, y posteriormente se formularon indicadores para medir los procedimientos en estudio: Toda la documentación desarrollada para todos los procedimientos restantes de Gestión Documental del Ministerio, asi como todos los indicadores de seguimiento elaborados, pueden ser consultados en el capitulo de anexos, del presente estudio. 50.

(51) 18.1 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. CÓDIGO: P-GD-02. Donde P: representa al proceso, GD: representa a la dependencia de Gestión Documental, y el 02 representa al procedimiento 2 dentro del proceso de gestión documental 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la recepción, radicación, producción, distribución, consulta y transferencia de documentos para su conservación y disposición final para elaborar, registrar y controlar las comunicaciones internas con destino externo. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones a las dependencias de destino dentro del Ministerio de Justicia y del Derecho. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Coordinador(a) de Grupo de Gestión Documental 4. GLOSARIO Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Justicia y del Derecho independientemente del soporte y medio utilizado. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, tales como, el Internet, el correo electrónico y otros medios para municipios que tengan difícil cobertura. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.. 51.

(52) Documento Público: Es el producido o tramitado por funcionario o empleado público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el Ministerio de Justicia y del Derecho registra la información y asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo del envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en el Ministerio de Justicia y del Derecho, las cuales siempre deben ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial y enviadas al Grupo de Gestión Documental; por lo tanto ningún empleado del Ministerio está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de otras oficinas o dependencias. Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia personal o privada. Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y recibidas. Comunicaciones con destinos externos: Son las dirigidas a otras entidades públicas, privadas, personas naturales y/o jurídicas, que registran y se tramitan por empleados responsables en cada dependencia. Estas comunicaciones se remiten fuera de la Entidad a través del Grupo de Gestión Documental. Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del Grupo de Gestión Documental, dirigida al Ministerio o funcionarios en su calidad de servidores públicos y cuyo contenido es de conocimiento público. Comunicaciones oficiales internas: Son las comunicaciones que se producen o elaboran en las dependencias del Ministerio. Comunicaciones Interdependencias: Corresponden a las enviadas y recibidas entre funcionarios o empleados de distintas dependencias del Ministerio por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Grupo de Gestión Documental dirigida al Ministerio y/o funcionarios, cuyo contenido es de reserva para la Entidad y el remitente. Esta comunicación sólo se definirá así, 52.

(53) cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional. Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines. Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la presentación del sistema de gestión. Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Ministerio, y a sus funcionarios. Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el Grupo de Gestión Documental, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite. Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines. Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc. 5.. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 5.1 Las comunicaciones internas con destino externo se deben entregar al Grupo de Gestión Documental para su respectiva radicación. Cuando estas comunicaciones respondan a derechos de petición, quejas y/o reclamos, la respectiva dependencia debe reportar o informar periódicamente su trámite al Despacho de Secretaría General. 6. DESARROLLO. 53.

(54) Tabla 28. Flujograma, Procedimiento Mesa de Salida.. 54.

(55) 55.

(56) 20. CONCLUSIONES. La propuesta de mejora implementada, definitivamente si repercurtió en la disminución de los tiempos de radicación. Para el caso de radicación de las sustancias químicas disminuyó de 80.6 a 75.5 segundos, y el tiempo de radicación de un documento de sentencia disminuyó de 206.9 a 179.8 segundos. Esta disminución en tiempo es supremamente valiosa, al considerar que existen usuarios que radican lotes de hasta 20 documentos simultáneamente para radicar. Como consecuencia, repercute positivamente en la percepción de servicio al cliente. La disminución en la cantidad de operarios utilizados en el proceso de radicación, dismuye los costos de pago a contratistas, debido a que pasamos de tener dos operarias de planta y tres contrastistas con nivel asistencial grado 15, a pagar y emplear exclusivamente a las operarias de planta. La implementación de un solo funcionario en mesa de salida, representa un ahorro significativo en la nómina, al prescindir del pago a dos funcionarios en nivel técnico grado 11. La propuesta de mejora les facilita el trabajo a los empleados debido a que los elementos e implementos de trabajo han sido ubicados ergonómicamente para la comodidad de los radicadores, creando una ambiente laboral agradable fomentando la productividad. Gracias a la caracterización de los procesos del grupo de gestión, se obtuvo el visto bueno y el reconociiento por parte de la dependencia de control interno de Ministerio al realizar las auditorias de manera periódica, además de servir de guía para el personal nuevo que ingresa al Grupo de Gestión Documental.. 56.

(57) 21. BIBLIOGRAFÍA. B. Niebel. Ingeniería Industrial de Niebel. Métodos, estándares y diseño del trabajo. McGrawHill. México. 2014. N. Alzate, J Sánchez, “Estudio de métodos y tiempos de la línea de producción de calzado tipo “clásico de dama” en la empresa de calzado caprichosa para definir un nuevo método de producción y determinar el tiempo estándar de fabricación” 2013. D. Rojas Ruiz, “propuesta de estandarización de métodos y tiempos en el proceso productivo de la empresa industrias sur EU” 2015. M. Cardona Márquez, “Mejoramiento del tiempo de operación en procesos de ensamble bimanual basado en técnicas de optimización computacional” 2016. N. Rodríguez Ventura, “Mejoramiento del tiempo de operación en procesos de ensamble bimanual basado en técnicas de optimización computacional”2015. M. Pedro Aburto, “Estudio de tiempos y movimientos en estaciones de transferencia de residuos sólidos” UNAM, 2015. P. Zamora Salinas, “Estudio de métodos, tiempos, movimientos y cálculo de la capacidad de producción en el área de bobinaje de la empresa ECUATRAN S.A.” 2014. J. Yuqui Casco, “Estudio de procesos, tiempos y movimientos para mejorar la productividad en la planta de ensamble del modelo Golden en carrocerías megabuss”,2016. M. Valencia, I. Bustamante, “Medición de tiempos y movimientos en el área de producción de Frisby, articulando la gestión del conocimiento”, 2017. M .Cuta, L Rodríguez, “Propuesta de optimización del proceso de elaboración de chaquetas de cuero en Casticueros E.U.”UD, 2017. N. Tejada, V. Gisbert, A. Pérez, “Metodología introducción al GSD”, 2017.. de. estudio. de. tiempo y movimiento;. D. Hidalgo Guillén. Aplicación del estudio de tiempos y movimientos para mejorar la productividad en la línea de impresión serigráfica de la empresa mejor imagen E.I.R.L., 2017. A.M. Ovalle Castiblanco, O. L. Ocampo López, J. M. Toro Galvis, Á. L. Tabares, M. Reyes Figueroa, “Estudio de movimientos en la recolección manual de naranjas en Caldas, Colombia”. Ingeniare, Nº. 21, pp. 45 -56, 2016. B. Puentes Bernal. “Estudio de tiempos y movimientos para la Mejora de los procesos productivos en La empresa Bioplast s.a en Bogotá”, 2017. 57.

(58) Anexo 1. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Transferencias Documentales. CÓDIGO: P-GD-08. Donde P: representa al proceso, GD: representa a la dependencia de Gestión Documental, y el 08 representa al procedimiento 8 dentro del proceso de gestión documental 1. OBJETIVO: Cumplir con el ciclo de vida de los documentos, acatando los plazos establecidos de permanencia en el archivo de gestión, central e histórico según las tablas de retención documental y tablas de valoración documental. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades administrativas, procesos, subprocesos y procedimientos del Ministerio de Justicia y del Derecho. Transferencias Primarias: Inicia con la elaboración y socialización del cronograma de las Transferencias primarias y finaliza con la actualización del Formato de Inventarios Documentales unificado por el archivo Central del Ministerio de Justicia y del Derecho. Transferencias Secundarias: Inicia con la identificación de las series documentales a transferir que ya cumplieron el tiempo de retención en el archivo central, según las Tablas de Retención Documental (TRD) o las Tablas de Valoración Documental (TVD) y finaliza con la entrega de la documentación al Archivo General de la Nación de acuerdo con el cronograma de transferencias secundarias y la normatividad vigente estipulada para tal fin. 3.. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO. Coordinador(a) de Grupo de Gestión Documental 4.. GLOSARIO. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.. 58.