PUBLICACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO
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Sistemas de Información Ejecutivos en Empresas de
Manufactura-Edición Única
Title
Sistemas de Información Ejecutivos en Empresas de
Manufactura-Edición Única
Authors
Jorge Hiram Rossette Barranco
Affiliation
Tecnológico de Monterrey, Universidad Virtual
Issue Date
1996-12-01
Item type
Tesis
Rights
Open Access
Downloaded
18-Jan-2017 22:33:37
M A N U FA C T U R A
TESIS
MA ESTRÍA E N A DMINISTRA CIÓN D E SISTEMA S D E
INFORMA CIÓN
IN STITUTO TECNOLÓGICO Y D E ESTUDIOS SUPERIORES
DE M O N TERREY
POR
JO RGE H I R A M ROSSETTE BA R R A N C O
D E M O N TER R EY
DIVISIÓN D E G R A D U A D O S E INVESTIGA CIÓN P R O G R A M A D E G R A D U A D O S E N INFORMÁ TICA
Lo s miembro s d el Co mité de Tesis reco mendamo s que la presente tesis d el Ing. Jorge H i ram Rossette Barranco sea aceptada co mo requisito parcial para obtener el grad o académico de Maestro en A DMINISTRA CIÓN D E SISTEM A S D E IN FORMA CIÓN .
Co mité de Tesis:
D av id A ng el A lanís Dávila, PhD . Sino d al
María d el Socorro Marco s, PhD . Directo ra d el Pro grama de Grad uad o s en Ingenierías y Tecnologías de la Univ ersid ad
Virtual d el ITESM .
D IC IEM BRE D E 1996
M A N U FA C T U R A
POR
JO RGE H I R A M ROSSETTE BA R R A N C O
TESIS
Presentada a la División de Grad uad o s e Investigación.
Este Trabajo es Requisito Parcial
para Obtener el Grad o de
Maestro en A dministración de Sistemas de Información
IN STITUTO TECNOLÓGICO Y D E ESTUDIO S SUPERIO RES
D E M O N TERREY
CAPÍTULO 1zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA 2
IN TRO D UCCIÓ N 1
CAPÍTULO 2 2
N A T U RA LEZ A D E LO S SISTEM A S D E IN FO RM A CIÓ N EJECUTIV O S 2
2.1. Pano rama General 2 2.2. Deber ser de los Sistemas de Información Ejecutivos 3
2.3. ¿ Qué son los Sistemas de Información Ejecutivos ? 5
2.4. Conclusión 7
CAPÍTULO 3 8
¿PO R Q UÉ U N SISTEM A D E IN FO RM A CIÓ N EJECUTIV O ? 8
3.1. Descripción d el Sistema A ctual 8 3.2. ¿ Cuándo es necesario un Sistema de Información Ejecutivo ? 9
3.3. A lternativ as de solución 10 3.4. Características de los Sistemas de Información Ejecutivos 11
3.5. Diferentes aplicaciones de u n Sistema de Información Ejecutivo 12
3.5.1. M e j o r a r s i s t e m a s d e r e p o r t e s 12 3.5.2. R e d i s e ñ o d e r e p o r t e s g e r e n c i a l e s 13 3.5.3. C a m b i o s e n l a p l a n e a c i ó n y p r o c e s o s d e p r o n ó s t i c o s 14
3.5.4. C o n s u l t a y a n á l i s i s 14 3.5.5. M e j o r a m i e n t o d e l a c o m u n i c a c i ó n 15
3.6. V alo r agregado de u n Sistema de Información Ejecutivo 15 3.7. Futuro de los Sistemas de Información Ejecutivos 16
3.8. Conclusión 17
CAPÍTULO 4 18
EXPECTA TIV A S D EL SISTEM A D E IN FO RM A CIÓ N EJECUTIV O 18
4.1. Integración de Sistemas 18 4.2. Información a mo strar 19 4.3. Segurid ad d el sistema 20 4.4. Interfaz co n el usuario 20 4.5. A mbiente de Red 20 4.6. Base de Datos 20 4.7. Capacitación 21 4.8. N iv eles de información 21
4.9. Unificar bases de información 21 4.10. A p licacio nes especiales 21
4.11. Conclusión 21
CAPÍTULO 5 22
5.1. Clasificación d e Herramientas 22
5.2. Tecnologías existentes 24
5.2.1.zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA SIE-OLAP 24
5.2.2. DSS Executivc 25 5.2.3. Commander Software _____ 26
5.2.4. Express EIS — — 27
5.2.5. PowerBuilder 28 5.3. Conclusión 28
CAPÍTULO 6 29
FA C T O R ES D E ÉXITO P A R A EL D ESA R R O L L O D E U N SIST EM A D E
IN FO RM A C IÓ N EJEC U TIV O 29
6.1. N aturaleza d el trabajo d e los ejecutivos 29
6.2. Factores d e éxito 30 6.2.1. Ejecutivo patrocinador 30
6.2.2. Patrocinador operativo 31 6.2.3. A linear los objetivos del negocio a la Tecnología de Información 31
6.2.4. Recursos humanos apropiados : . 32
6.2.5. Tecnología apropiada 32 6.2.6. Administración de Datos 33 6.2.7. Resistencia al cambio 33 6.2.8. Evaluación del Sistema 34 6.2.9. Otras recomendaciones 35
6.3. Conclusión 35
CAPÍTULO 7 36
D ES A R R O L L O D EL SIST EM A D E IN FO RM A CIÓ N EJEC U TIV O 36
7.1. Objetivo d el pro to tipo 36 7.2. Pro blemas para obtener información 36
7.3. Pro blemas para crear una gráfica . 38
7.4. Desarro llo d el pro to tipo 39
7.4.1. Opciones 40 7.4.2. Interfaz sencilla 41 7.4.3. Definición de requerimientos de información 41
7.4.4. Fuentes de información 42 7.4.5. Software utilizado 43 7.5. Utiliz and o el Sistema d e Información Ejecutivo 43
7.6. H ard w are y softw are para accesar el Sistema de Información Ejecutivo _44
7.6.1. Pantalla inicial : Seguridad 45 7.6.2. Opciones en los módulos 46 7.6.3. Tipos de Pantallas 46
7.6.3.1. C o n s u l ta 47 7.6.3.2. G ráf ic as senc illas . 48
7.7. Co mp o nentes d el Sistema de Información Ejecutivo 52 7.7.1. Hardw are __ 52
7.7.2. Software 53 7.7.3. Personal___ 53 7.7.4. Datos _____ 54
7.8. Conclusión 54
CAPÍTULO 8 55
CO N CLU SIO N ES 55
8.1. Beneficios d el Sistema de Información Ejecutivo 55
8.2. A p o rtacio nes d e la Tesis 57
8.3. Trabajos futuro s 58
APÉNDICE 60
Caso exitoso de un Sistema de Información Ejecutivo: Allied Signal 60
GLOSARIO 62
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 66
VITA 71
Fig ura 3.1 SistemazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA Chess __ 8 Fig ura 4.1 Pantalla de entrada d el Sistema Op erativ o Unix de Santa Cruz
Operation 18
Fig ura 4.2 Menú de Chess 19 Fig ura 7.1 Pantalla de Chess_ 37 Fig ura 7.2 Reporte de C/ iess 38 Fig ura 7.3 Proceso p ara graficar información de Cliess 39
Fig ura 7.4 Pantalla de módulos d el pro to tipo d el SIE _40
Fig ura 7.5 Botones d el SIE 41 Fig ura 7.6 Integración de Oiess y el SIE 44
Fig ura 7.7 Pantalla de segurid ad d el SIE 45 Fig ura 7.8 Ventana de opciones d el mó dulo de producción 46
Fig ura 7.9 Reporte generado po r una búsqueda 47 Fig ura 7.10 Gráfica de Servicio al Cliente 48
Fig ura 7.11 Gráficas múltiples 49 Fig ura 7.12 Gráfica co mp arativa __50 Fig ura 7.13 Gráfica de calid ad utilizand o liga con Excel 51
[image:10.612.94.529.180.423.2]Tabla 2.1 Princip ales características de u n Sistema de Información Ejecutivo y un
Sistema de Soporte a la Decisión 7 Tabla 3.1 Características de un Sistema de Información Ejecutivo 11
Tabla 5.1 Clasificación de Herramientas para d esarro llo de Sistemas de
Información Ejecutivos 24
IN TRO D UCCIÓ N
Este trabajo está enfocado a evaluar la utilid ad de los Sistemas de Información Ejecutivos en las empresas de manufactura, co mo una alternativa para integrar sistemas de información y pro veer de una herramienta de trabajo que mejore la efectivid ad de los ejecutivos de las empresas.
Se mencio nan, po r med io de ejemplos, las diferentes formas en que estos sistemas se p ued en utilizar p ara resolver las necesidades de obtener información co nfiable, a tiempo y de una manera sencilla; así también, las diferentes aplicacio nes que se le p ued en d ar a un Sistema de Información Ejecutivo (SIE).
Dentro d el marco teórico se mencio nan los factores de éxito a to mar en cuenta p ara el d esarro llo e implementación de u n Sistema de Información Ejecutivo, el cual no p ued e utilizar los métodos tradicio nales de d esarro llo de sistemas.
Cad a día la tecnología avanza y , en el mercado , aparecen nuevas herramientas p ara d esarro llar softw are inteligentes, los cuales, están diseñados para soportar las activid ad es de to ma de decisiones de los ejecutivos; po r lo cual, se hace referencia a estas nuevas tecnologías.
C o n el d esarro llo de un pro to tipo el cual obtiene los datos de u n sistema de planeación de requerimiento s de materiales (PRM), se pretende investigar los beneficios, ventajas, limitacio nes y mejoras en los procesos de obtención de información, po r med io de utilizar una interfaz gráfica que sea fácil de aprender y utilizar.
El proceso de evaluación d el pro to tipo d el SIE se efectuará co mparand o el estatus d e los procesos de obtención de información a niv el ejecutivo antes y después d el SIE.
¿ So n los Sistemas de Información Ejecutivos, una herramienta útil que mejora los procesos de obtención y evaluación de información de los gerentes en las empresas ?
N A TU RA LEZ A D E LO S SISTEM A S D E IN FO RM A CIÓ N
EJECUTIV O S
Es necesario conocer el estado actual de la tecnología de información en nuestro país, p ara saber cual ha sid o la aceptación e integración de estas tecnologías en las empresas de manufactura de M éxico ; así también, dentro de este capítulo se establece u n marco teórico que de soporte a los Sistemas d e Información Ejecutivos.
2.1. Panorama General
A ctualmente, las empresas mexicanas tienen que utilizar eficientemente los recursos co n que cuentan y uno de estos es la información.
Lo s ejecutivos tienen que tomar decisiones que mejoren la eficiencia y efectivid ad de las empresas que ellos d irigen, enfocando sus esfuerzos en áreas prio ritarias, pues mucho s de ellos co nsid eran, po r ejemplo, que las activid ad es de administración de inventario s, deben ser efectuadas po r perso nal de niv el med io , con decisio nes tomadas al azar o basadas en simples fórmulas matemáticas.
La utilización de sistemas de información en empresas de manufactura no han tenid o éxito en nuestro país, d ebid o al alto costo de inversión que se necesita, a lo s tiempo s de implementación y resultados a largo plazo . Para estar al día y ser co mp etitiv a a nivel m und ial, d ice Roches (A rd uino , 1996), una empresa debe gastar en tecnología de informática entre cinco y seis po r ciento de sus ingresos; en nuestro país y d ebid o a la situación económica actual, este estándar m und ial podría red ucirse a u n tres po r ciento.
Ed uard o Herrera (A rd uino , 1995), coautor de una tesis para imp lantar P R M en la ind ustria, encontró que mucho s empresarios están dispuestos a cambiar sus esquemas de trabajo pero no a invertir entre treinta y ochenta m il dólares para instalar u n mo d elo de trabajo de tamaño med iano ; también, concluyó que muchas empresas querían imp lantar el sistema sin invertir en equip o , lo cual tenía co mo consecuencia, además de la limitación de la capacid ad de los equipo s, las constantes caídas de la red . C o n esto se co ncluye que, para integrar de manera exitosa la tecnología de información en una empresa, es necesaria la integración d e: la alta gerencia, la gente, el equip o , la inversión y el apo yo en todas las áreas.
Se ha co mp ro bad o que la tecnología de información no está siendo utiliz ad a correctamente en las empresas, encontrándose que sólo ha servid o para aumentar la v elo cid ad de procesos que se han llev ad o al cabo durante años y , en los cuales, no se han buscad o mejores formas de llevarlo s a la p ráctica; d ebid o a esto y a los retos que la globalización de las empresas representa, es necesario realizar una Innovación de Procesos (Rendón, 1996).
El ingeniero luán M anuel Sev illa (A rd uino , 1996), directo r general de Fo urth Shift de México, co incid e al afirmar q u e : " A lg u ie n dijo que lo cura es co ntinuar haciend o lo mismo y esperar resultados diferentes. Creo que esta definición se p ued e aplicar a muchas empresas, que piensan que haciendo lo mismo p ued e resultar, quizá p o r u n milag ro , algo diferente. Co m o esto nunca o curre, el empresario debe preguntarse qué cambiar para obtener mejores resultado s. La respuesta: mejores equipo s y tecnologías, y una capacitación p ara obtener mejoras en la operación. En pocas palabras: retorno a la inversió n" (A rd uino , 1995).
A pesar de que existe bibliografía desde hace veinte años, que habla sobre los pro gramas y filosofía de PRM , esta es po co co no cid a en el ambiente gerencial de México . A lg uno s expertos afirman que esto p ued e ser consecuencia de los años de pro teccio nismo económico, que favo reciero n una ind ustria poco tecnificada e ineficiente, en la que los costos d el d eso rd en y el retraso eran libremente transferido s a los co nsumid o res; esto, basado en las afirmaciones de lav ier Cuev as, Socio de la Co nsulto ra Cuev as, N o ble y A so ciad o s (Cuevas, 1995).
A este respecto, el p ro p io luán M anuel Sev illa mencio na una encuesta realizad a sobre P R M II, encontrándose co n resultados desalentadores: sesenta p o r ciento de los encuestados no conocían esta herramienta y el cuarenta p o r ciento restante, sólo la había oído mencio nar o tenía una id ea vaga.
2.2. Deber ser de los Sistemas de Información Ejecutivos
Este trabajo está enfocado a las áreas de ventas, manufactura y finanzas de una empresa fabricante de maquinaria hidráulica, la cual cuenta co n mucho s recursos informáticos, encontrándose que no están siendo apro vechado s po r falta de entrenamiento , mala implementación, resistencia al cambio y falta de una interfaz amigable que permita seleccionar información.
que actualmente los ejecutivos de esta empresa no han p o d id o accesar, analizar, evaluar e interpretar.
El SIE debe ser un sistema en el cual, cualquier perso na, p ued a accesar la información que requiere para realizar su trabajo, sin tener que estar acud iend o a diferentes fuentes p ara obtenerla, integrarla y utilizarla; que d iariamente le muestre qué áreas so n prio ritarias y necesitan de su atención, evitand o que p ierd a tiempo en información que no necesita ser revisad a, de tal manera que po d amo s eficientar su trabajo.
Desarro lland o la interfaz entre el P R M y el SIE, se espera que los ejecutivos p ued an v er semanalmente qué pro d ucto s se v an a co mprar, cuánto es necesario invertir, cuánto se v a a vend er y en qué procesos se están teniendo pro blemas. En base a los cambio s de PRM , la información d el SIE se actualizará y mostrará qué efectos tendrá en la planeación y adquisición de materiales d iariamente.
El SIE debe mostrar también información de los avances d el p lan maestro de producción, ay ud and o al usuario a saber qué se está p ro d uciend o y en caso de que esto no esté suced iend o , detectar el mo tiv o ; así también, cuánto material se
está desechando po r errores de fabricaciónzyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA (scrap) o d ebid o a la mala calid ad d el material, pues esto afecta los costos de producción.
El ejecutivo podrá accesar los co mpro miso s de la empresa en los próximos doce meses, de tal manera que podrá saber qué se debe fabricar y si el proceso de producción será capaz de cump lir con las entregas a tiempo . Así también, el SIE mostrará información sobre los pro d ucto s más v end id o s de la empresa, los costos y las utilid ad es obtenidas de cada uno de ellos.
Po r otro lad o , el SIE integrado co n el correo electrónico, coadyuvará a eliminar el constante papeleo de las empresas, p ro p iciand o a mejorar la comunicación en sus diferentes áreas, de tal fo rma, que se tengan cada día menos papeles.
La esencia d el SIE será brind ar al usuario una interfaz amigable, que le permita accesar cualquier información que necesite de la empresa, pues integrará diferentes fuentes d e información, tanto interna co mo externa.
El SIE obtendrá la información d el Sistema P R M co n que cuenta la empresa; po r lo tanto, es necesario asegurar la co nfiabilid ad de la fuente de información, esto se pued e realizar co n los siguientes controles y recomendaciones para mejorar los procesos de obtención y captura de información (Weber, 1988):
• Separación y definición de funciones en las áreas de trabajo invo lucrad as ;
• Seleccionar perso nal competente y responsable para delegarle respo nsabilid ad y auto rid ad en la administración de procesos ;
• Utiliz ar claves de acceso y niveles de segurid ad ;
• Tener documentación y registros que soporten los datos de entrada y salid a, y
• Revisar que los procesos físicos se realicen correctamente en sistema.
Una v ez mostrados alguno s procesos para asegurar la calid ad de la fuente de la información, se p ued e pro ceder a conocer los Sistemas de Información Ejecutivos.
2.3. ¿ Qué son los Sistemas de Información Ejecutivos ?
Ro ckart y Treacy (1980) p o p ularizaro n el término de Sistemas d e Información Ejecutivos o SIE en 1981, definiéndolo co mo u n sistema de datos orientados y diseñados para pro veer información a los ejecutivos para usarla y mejorar los procesos de planeación, mo nito reo y análisis. Lo s sistemas que utilizaro n para estudio tenían una gran base de datos de soporte, la cual reflejaba la información de los sistemas de procesamiento de la empresa, así co mo de fuentes externas de información. El acceso a esta información se realizaba a través d el uso de lenguajes de cuarta generación y menús.
Scott M o rto n en 1983 hace una distinción entre sistemas de información ejecutivos y sistemas de soporte a la decisión (Rockart, 1983). M o rto n definía al SIE co mo una herramienta que satisface las necesidades tan variad as de información de los ejecutivos; mientras que los DSS únicamente se enfocan en una sola área recurrente de información, además de basarse en un mo d elo y de no po d er ofrecer flexibilid ad para las necesidades de los ejecutivos.
d o nd e se utilizan herramientas de soporte a la decisión y se trata de mejorar la efectivid ad d e lo s usuario s.
Jo hn Ro ckart y D av id De Lo ng (1984) d efinen lo s sistemas d e información ejecutivos o sistemas de soporte a ejecutivos co mo la rutina de usar sistemas co mputarizad o s, frecuentemente accesados p o r med io d e terminales o co mputad o ras personales para realizar cualquier función d el negocio. Lo s usuario s so n el d irecto r d e una empresa o miembro s de la alta administración que le repo rtan a él. Estos sistemas p ued en ser implementad o s a niv el co rpo rativo o a niv el d iv isio nal.
A lg unas veces lo s Sistemas d e Información Ejecutivos so n co nfund id o s co n los Sistemas d e So po rte a la Decisión, es p o r esto que se añade la tabla siguiente para establecer cuáles so n las diferencias :
D imensión Sistema de Información Ejecutivo
Sistema de Soporte a la D ecisión
Enfo cad o
Usuario s
A plicación
Tip o d e información
Princip al uso
A d ap tabilid ad a las necesidades de lo s usuario s
Mo strar el estatus d e u n proceso. A cceso a diferentes niveles d e información.
Directores y ejecutivos d e alto niv el.
Evaluación d e desempeño, identificación d e pro blemas y áreas d e o p o rtunid ad .
Información externa de clientes, co mpetido res y med io ambiente; reportes de operaciones internas.
Seguimiento y Co ntro l
Se ad apta a los estilos de to ma de decisiones d e cada
ejecutivo, ofreciendo diferentes formatos d e salid a.
A nálisis de información y ayud a a realizar procesos d e toma de decisiones.
Gerentes y analistas.
Diferentes áreas d o nd e sea necesario tomar decisiones ad ministrativas.
Información sobre áreas o situaciones específicas.
Planeación, organización, soporte y co ntro l.
Tiene cap acid ad d e mo d elar la información desde diferentes puntos d e vista en diferentes situaciones o ambientes("ií?/ zaf
n
N iv el de detalle de la
Información
Basados en mo delo s
Desarro llo
Pro gramas desarro llo
de
Naturaleza de la Información
Permite accesar información
a diferentes niveles de detalle zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA (" drill down" ).
N o se utiliza u n mo d elo para obtener la información.
Po r pro veedo res o especialistas d el área de sistemas.
Pro gramas co n alta capacid ad gráfica, co n acceso a diferentes tipos de bases de datos, acceso a la información en línea.
Muestra información actual e histórica, la cual ha sid o prepro cesada, crea nueva información.
Co múnmente no se permite la co nsulta de diferentes niveles de información.
La base de estos sistemas es la modelación de información.
Lo s mismo s usuario s o junto co n u n especialista d el área de sistemas.
Pro gramas co n alta capacid ad numérica y un sofisticado lenguaje de modelación y simulación.
Crea nuev a información basada en datos actuales y pasados para pred ecir el avance de u n proceso en el futuro .
Tab la 2.1 Pri n c i p al e s c arac terístic as d e u n Siste m a d e In f o rm ac ió n Eje c u ti v o y u n Siste m a d e So p o rte a l a D e c i si ó n ( Tu rb an , 1995) ( c o ntinu ac ió n) .
Las complejas activid ad es que realizan los ejecutivos d iariamente en las empresas, crean la necesidad de d esarro llar sistemas que info rmen sobre el desempeño de las áreas críticas. El cambio constante de las co ndicio nes externas, como po r ejemplo , las co ndicio nes económicas de otros países, incrementa la necesidad de tener información d el mercado , de los co mpetido res y de los clientes. Sumad o a esto, para d irig ir una organización en fo rma efectiva, es necesario pro veer a los ejecutivos de herramientas de comunicación .
2.4. Conclusión
[image:18.612.84.525.73.428.2]¿PO R Q UÉ U N SISTEM A D E IN FO RM A CIÓ N EJECUTIV O ?
La existencia d e una gran varied ad d e diferentes tipos d e sistemas, co mo po r ejemplo, Sistemas d e Soporte a la Decisión o Sistemas Expertos, hace necesario el establecer claramente las diferencias d istintivas y las posibles aplicaciones d e u n Sistema d e Información Ejecutivo .
3.1. D escripción del Sistema A ctual
La empresa en la que se desarrolló el presente trabajo d e investigación cuenta co n una aplicación d e planeación d e requerimiento s d e materiales (PRM), llamad azyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA Chess, d esarro llad a en " PR O IV " y únicamente cinco empresas, utilizan este sistema en nuestro p aís; esto, basado en una entrevista co n Daniel García (1996), quien es Directo r d e A p licacio nes d e Manufactura d e la empresa Softek, d istribuid o ra d e este sistema en México; p o r lo tanto, el soporte técnico y el entrenamiento para el uso d el sistema, se contratan en los Estados Unid o s a un alto costo: apro ximad amente 150,000 dólares, es el costo d e actualización d el sistema.
La versión actual que utilizan, emplea emulación d e terminales para po d er accesar al sistema y conectarse bajo Unix, creando un ambiente hostil y difícil d e utilizar para los usuario s (Figura 3.1).
Terminales de Captura Fi g u ra 3.1 Siste m a Chess, (Ro ssette, 1996).
[image:19.612.97.562.38.729.2]To d a la información que se pued e accesar es mo strad a en pantalla, sólo en caracteres o impresa. Si el usuario desea manip ular los datos, necesita realizar alred ed o r de cuatro procesos co mplicad o s, para almacenar la información en u n archivo A SCII, utilizar un p ro grama de transferencia de archivo s de Unix a W ind o w s y, bajo este ambiente, abrirlo , con Excel o A ccess para correr un simp le proceso de sorteo, selección de información o graficación. Este proceso lo realizan tres usuario s, de un total de treinta y cinco .
To d o s los reportes d el sistema P R M so n impreso s en papel y la información es capturad a manualmente en Excel o Lo tus.
3.2. ¿ Cuándo es necesario un Sistema de Información Ejecutivo ?
Se requiere de u n SIE cuand o los sistemas de administración de información (MIS) o los sistemas de soporte a la decisión no son suficientes para satisfacer las necesidades de información de los ejecutivos. W atso n (1991) ha id entificad o los factores que han d eterminad o la necesidad de d esarro llar un Sistema de Información Ejecutivo y los ha clasificado en dos categorías :
Externos :
• Incremento de la competencia en los mercados ;
• El med io ambiente cambia rápidamente sus co ndicio nes ; • N ecesid ad de ser proactivos , y
• Requerimiento s de información externa.
Internos :
Dentro de los internos existe la necesidad de :
• A ccesar información oportunamente ; • Mejo rar las co municacio nes ;
• A ccesar las bases de datos operacionales ;
• Tener información actualizad a que refleje el estatus actual de diferentes actividades ;
• Incrementar la efectivid ad ;
Una v ez establecidas las necesidades de una empresa para d esarro llar e integrar a su operación un Sistema de Información Ejecutivo, po demo s conocer cuáles so n las alternativas que existen para resolver y satisfacer estas necesidades.
3.3. Alternativas de solución
Lo s ejecutivos deben buscar formas, en las cuales, mejoren la utilización de sus recursos de información para id entificar pro blemas, áreas de o p o rtunid ad y cuellos de bo tella (Reese, 1995), y una de las formas de apro vechar los datos que tienen almacenados en el sistema P R M , es d esarro lland o un Sistema de Información Ejecutivo que utilice la información existente y que la muestre en una manera m u y sencilla de accesar.
En las empresas es muy común que las áreas contables y financieras utilicen correctamente los sistemas de información y son, d o nd e más frecuentemente, encontramos la utilización d el SIE.
En esta empresa se utiliza un softw are de apo yo a la toma de decisiones d eno minad o H y p erio n, el cual a nivel co rpo rativo y en las casas filiales, se utiliza para el d esarro llo de reportes financieros y planes presupuéstales, según comenta en entrevista Kris Kasper, quien a nivel mund ial, a llevad o al cabo la implementación de este softw are en todas las unid ad es que co nfo rman el co rpo rativo .
Jo hn M clnty re (1996), afirma que sin una fo rma efectiva que permita co mpartir los diferentes análisis que se realizan en un empresa a todos los niveles de la organización, no se están explo tand o al máximo los conocimientos de los trabajad o res; así también, o p ina que en la actualid ad existe una necesidad de tener un conjunto de herramientas para co nstruir y mantener u n sistema de información co rpo rativo , con la última tecnología en d esarro llo de reportes e interfaz gráfica.
Un SIE facilita el análisis d el negocio a alto nivel, ofreciendo a los ejecutivos una serie d e vistas o resúmenes de la información crítica d el negocio, que se encuentra en el almacén d e datos, no requiriend o de ningún tipo de entrenamiento y utilizand o una interfaz po r med io de iconos, gráficos e imágenes; esto, en base a los comentarios d e Steve Trund le (1995), directo r de tecnología de la empresa Micro Strategy. A simismo , agrega que utilizand o u n SIE , las empresas pued en imp lementar procesos de reingeniería, lo s usuario s pued en analizar el estado actual d el negocio y anticipar tendencias, sin co mplicacio nes de ningún tipo .
Lo s SIE han dejado d e ser únicamente d e uso exclusivo de los ejecutivos, co mo en el caso d el "H o sp ital Center de W ashing to n", d o nd e el perso nal cuenta co n un SIE, el cual inicialmente fue d esarro llad o para los ejecutivos de alto niv el y , d ebid o al éxito que ha tenido , ahora cuenta co n un mayo r número de usuario s. Rho nd a Bergman (1994) co nsidera que lo s SIE y a no so n únicamente para lo s ejecutivos, sino para to d o aquel que requiera información.
3.4. Características de los Sistemas de Información Ejecutivos
Estas so n algunas de las características que d istinguen a u n Sistema d e Información Ejecutivo de otros tipos de sistemas co mo lo s de Soporte a la Decisión (DSS) o A dministración d e Información (MIS).
En la tabla 3.1 se muestran de acuerdo a Bergenson (1991) las características d istintivas d e u n SIE :
Características Interfaz de Usuario • Es c o m p l e t a m e n t e g r á f i c a y a m i g a b l e ;
• G a r a n t i z a l a s e g u r i d a d y c o n f i d e n c i a b i l i d a d d e l a i n f o r m a c i ó n ;
• E l t i e m p o d e r e s p u e s t a es ó p t i m o ;
• P e r m i t e e l a c c e s o d e s d e d i f e r e n te s l u g a r e s ; • P r o c e d i m i e n t o d e ac c e s o s e n c i l l o ;
• U t i l i z a h e r r a m i e n t a s c o m o e l " m o u s e " y m i n i m i z a e l u s o d e l te c l a d o ;
• Se p u e d e a d e c u a r a l a s n e c e s i d a d e s d e c a d a u n o d e l o s u s u a r i o s : f l e x i b l e , y
• P r o v e e m e n ú s d e a y u d a d e c a d a p a n t a l l a , m ó d u l o u o p c i ó n .
[image:22.612.104.550.454.652.2]Capacidades técnicas P e r m i t e e l ac c e s o a c o r r e o e l e c tr ó n i c o ;
U ti l i z ac i ó n d e i n d i c a d o r e s q u e r e s a l ta n p r o b l e m a s ; E m p l e o d e h y p e r t e x t o p a r a m o v e r s e d e n t r o d e l s i s t e m a ; A n á l i s i s d e d a t o s m u l t i d i m e n s i o n a l e s ;
I n f o r m a c i ó n p r e s e n t a d a e n b as e a j e r a r q u í a s ;
E m p l e o d e g r á f i c a s y te x to s e n l a m i s m a p a n t a l l a ; U ti l i z ac i ó n d e r e p o r te s d e e x c e p c i ó n ;
M u e s t r a t e n d e n c i a s , d e s v i a c i o n e s y c o m p o r t a m i e n t o s d e p r o c e s o s ;
Fa c i l i t a e l ac c e s o a d a t o s h i s tó r i c o s y a c tu a l e s ; O r g a n i z a d o e n b as e a l o s f ac to re s c rí ti c o s d e é x i to ; C a p a c i d a d d e r e a l i z a r p r o n ó s t i c o s ;
G e n e r a i n f o r m a c i ó n c o n d i f e r e n te s n i v e l e s d e d e ta l l e q u e p u e d e n se r a c c e s a d o s : D r i l l - D o w n , v
Fi l t r a y c o m p r i m e l o s d a to s p a r a t r a n s f o r m a r l o s e n i n f o r m a c i ó n .
Tab l a 3.1 C arac te rístic as d e u n Siste m a d e Inf o rm ac ió n Eje c u ti v o , b asad o e n Be rg e n so n (1991) ( c o ntinu ac ió n) .
3.5. Diferentes aplicaciones de un Sistema de Información
Ejecutivo
Lo s Sistemas de Información Ejecutivos se están aplicand o en muchas empresas a niv el m und ial, para resolver los pro blemas que tienen los ejecutivos, para obtener información de las diferentes áreas de la organización que ad ministra. A continuación, se mencio nan algunas de las aplicaciones de los SIE, co n las cuales se mejora la planeación y co ntro l en una emp resa; esto basado en los trabajos de Ro ckart y De Lo ng (1988) y en los ejemplos de aplicaciones encontradas en las páginas de Internet de la empresa Co mshare (1996), quien es pro veed o r de u n p ro grama para desarro llar Sistemas de Información Ejecutivos.
3.5.1. Mejorar sistemas de reportes
Lo s SIE p ued en ayud ar a la empresa a cambiar la manera en que los datos so n colectados, mejorando la v elo cid ad de respuesta, asegurando la integrid ad de la información y cambiand o los métodos de presentación.
administración. El gerente de mercadotecnia Scott Tuthill (1996), afirma que antes de la implementación de este sistema, sus analistas empleaban mas d el no venta po r ciento de su tiempo investigando y buscando información, en apro ximad amente cuatrocientos sesenta y cinco reportes, para resolver algunas preguntas de la empresa. A sí también, el personal de sistemas empleaba vario s días p ara mo d ificar y crear nuevos reportes que constantemente eran so licitado s po r los usuario s.
En la actualid ad co n el SIE, los usuarios crean y d an mantenimiento a sus pro pio s reportes, lo grand o mejorar el tiempo de d esarro llo de tres días a cinco minuto s; de esta manera, el soporte de sistemas tiene más tiempo para enfocarse a d esarro llar aplicacio nes, que respald en otras áreas críticas de la compañía.
3.5.2. Rediseño de reportes gerenciales
A u nq u e es impo rtante , la obtención de datos, la calid ad y v elo cid ad de obtención de los mismo s, los Sistemas de Información Ejecutivos p ermiten y ay ud an a rediseñar las necesidades de información de los d irectivo s, así co mo la estructura y co ntenido de los reportes.
Uno de los SIE más exitosos es el d esarro llad o po r Xero x, el cual comenzó a d ar servicio a 400 usuario s y tiene co mo objetivo el hacer un enlace entre la planeación estratégica y el correo electrónico, cambiand o la manera en cómo los ejecutivos trabajan y tienen comunicación co n sus colaboradores. El sistema, en un inicio , ofrecía en algo d eno minad o "libro de datos de los gerentes", to d a la información d el área de ventas, servicio al cliente, recursos humano s y estados financiero s, así co mo los tipos de c am b io ; todo, en un ambiente v isual, que permitía navegar a los usuario s a través de la información. Paul A llaire, quien es el precurso r d el SIE en Xero x, ha encontrado que el sistema le permite tomar decisiones o d ar seguimiento a un proyecto, sin tener que depender de alguna otra perso na de su staff, tener que esperar o buscar en lugares diferentes, haciendo su trabajo más efectivo y creativo (Rockart & De Lo ng , 1988).
3.5.3. Cambios en la planeación y procesos de pronósticos
La planeación y los pronósticos no so n aplicaciones que se incluy an frecuentemente en los Sistemas de Información Ejecutivos. Lo s sistemas de planeación plantean metas que deberán ser alcanzadas po r la organización y los pronósticos, ay ud an a p ro d ucir resultados estimados en la planeación.
La empresa T & N es u n impo rtante pro veed o r de componentes automotrices de alta calid ad a niv el mund ial y deseaba mejorar su desempeño po r med io de la creación de un departamento de asesoría financiera. To m Byrne (1996), quien es el encargado de este departamento, encontró que necesitaba un sistema que le ayud ara a tener información d etallad a y sumarizad a a todos los niveles de la empresa, d o nd e p ud iera tener acceso a información estratégica, co n reportes de excepción, lo que significaba que deseaba tener tres sistemas: reportes financieros, soporte a la decisión e información ejecutiva y la información, en todos los casos, debería ser consistente.
Byrne comenta que los datos se o riginan en los diferentes negocios, incluyend o to d a la información contable, análisis de gastos, flujo de efectivo y estado de resultado s. Se instalaro n puntos en diferentes lugares para colectar datos rápidamente y si era necesario, mo d ificarlo s o actualizarlo s; añade que los datos, no únicamente son colectados co mo información histórica; estos se utilizan para pred ecir el futuro , po r med io de mo delo s financieros y técnicas de análisis co mo el Mo nte Cario , pronósticos y análisis estadísticos. Esto, según Byrne, está ay ud and o a la aplicación eficiente de recursos.
Una de las aplicaciones que tiene el SIE es el de una herramienta para med ir el desempeño de los procesos. Po r ejemplo, en la empresa Detro it Ed iso n, d irig id a p o r Bo b Buckler (1996), se desarrolló u n SIE que permite id entificar los costos d e cad a una de las tareas realizadas po r los empleado s; este sistema, ha mejo rado el co ntro l presupuestal, así también la planeación y co ntro l de los recursos humano s y financiero s
3.5.4. Consulta y análisis
En la ind ustria de co mid a rápida, en las cuales están KFC , Pepsi y Piz z a H ut, cuentan co n un sistema que ayud a a mo d elar, pro no sticar, rotar y co mparar información desde diferentes puntos de vista, según Darren Bien (1996), directo r d el pro yecto C A STLE, el cual integra a diferentes empresas de co mid a rápida de Pepsi C o Fo o d Systems.
En la empresa To ro , Diane V irnig , quien es superviso ra general de co ntabilid ad , afirma que : "Para d esarro llar reportes, teníamos que teclear los datos varias veces en hojas de cálculo, im p rim ir varias veces y d istribuir la información poco a po co . To d o esto, tomó bastante tiempo y existe una gran p o sibilid ad de cometer erro res" (Virnig, 1996). N o s comenta que después d el d esarro llo e instalación d el SIE, se redujo considerablemente el tiempo que to ma el cierre financiero , p ermitiend o liberar tiempo a los ad ministrad o res para realizar tareas de análisis y revisión de los resultados de la empresa, lo c u al , al final , les ayudará a mejorar la administración de los recursos financieros de la misma.
3.5.5. Mejoramiento de la comunicación
El correo electrónico es otro tipo de aplicaciones d el SIE, que afecta los procesos de planeación y co ntro l. El correo electrónico encienta la comunicación a todos los niveles de la empresa. Lo s usuarios pued en enviar sus mensajes a otras personas, incluy end o información ad icio nal co mo hojas de cálculo, do cumento s o presentaciones.
La distribución de la información, po r este med io , se pued e realizar rápidamente, pues en u n sólo mensaje, se pued e mand ar un do cumento a un número infinito de usuario s. Ya no existe la necesidad de tener que encontrar a la perso na físicamente ; el mensaje es enviad o al buzón, directamente.
La empresa Enerpac tiene un sistema de correo electrónico, que permite el enlace co n las sucursales de Euro p a, Estados Unid o s, A sia y M éxico ; esto ha mejo rado los procesos de comunicación interdepartamentales; el envío de reportes se ha eficientad o ; estos llegan a tiempo y se han eliminad o los faxes y co municacio nes po r teléfono, co n lo que se han red ucid o un gran número de llamad as telefónicas.
3.6. Valor agregado de un Sistema de Información Ejecutivo
decisiones, co mo en la planeación y co ntro l de los procesos críticos de éxito de la empresa ; además, de aprovechar la experiencia de los ejecutivos, en pro blemas de alto impacto y facilitar la integración de la tecnología de información co mo una herramienta de trabajo (Watson, 1987).
D av id De Lo ng afirma que el valo r de un SIE se encuentra, en (Rockart, 1988):
• Cam biar la fo rma en que los gerentes ven el neg o cio ; en otras palabras, se mejora el mo d elo mental que tienen los ejecutivos de la empresa;
• Pro veer al ejecutivo de mejores herramientas para la planeación y co ntro l de recursos ;
• Liberar a los gerentes de tiempo , p ermitiend o a la empresa apro vechar más su experiencia, sus perspectivas y visio nes, y
• Enseñar a los directores el uso y el po tencial de la tecnología de información.
Una v ez que se ha mencio nad o el v alo r agregado que nos d a el utilizar u n Sistema de Información Ejecutivo en las empresas, se crea la necesidad de conocer las tendencias y las expectativas de estos sistemas en los próximos años.
3.7. Futuro de los Sistemas de Información Ejecutivos
John F. Ro ckart (1988), en su libro de Sistemas de Información Ejecutivos, co nsid era que los Sistemas de Información Ejecutivos son exitosos y tienen un futuro p ro miso rio , d ebid o a que los ejecutivos necesitan tomar decisiones y la tecnología de información es una herramienta de gran ayud a, para po d er seleccionar la mejor alternativa, en el mo mento adecuado , po r med io de pro veer información.
La tecnología para d esarro llar Sistemas de Información Ejecutivos ev o lucio na rápidamente; esto permite visualizar alguno s cambio s interesantes que aseguran el d esarro llo y evolución de estos sistemas (Watson, 1991), co mo po r ejemplo :
• Mejores pro gramas para desarro llo de Sistemas de Información Ejecutivos, co n capacid ad multimed ia para integrar v o z y vid eo en una misma pantalla, herramientas preconstruidas y pantallas para aplicacio nes predeterminadas o generales.
Po r otro lad o , el avance d el hard w are y softw are, que cada día facilitan la utilización de las co mputado ras, ay ud a a los ejecutivos a eliminar el temor de usar tecnología de información; una ventaja ad icio nal de los SIE, es que permite ser ad ministrad o y utilizad o por los mismo s usuarios, sin la necesidad de d epend er de un experto d el área de sistemas, po r med io de utilizar herramientas de búsqueda, selección y creación de reportes. A demás, día co n día, los ejecutivos tienden a prepararse en ambientes de co mputado ras, de tal manera, que y a no existe ese temor a usarlas y no po d emo s negar que las empresas necesitan utilizar la tecnología de información para po d er ad ministrar, en una mejor fo rma, los recursos co n que cuentan.
3.8. Conclusión
EXPECTA TIV A S D EL SISTEM A D E IN FO RM A CIÓ N EJECUTIV O
Una v ez mo stradas en los capítulos anteriores, las características d istintivas de u n SIE, po d emo s pro ceder a establecer los alcances y limitacio nes d el pro to tipo , que será utilizad o en esta investigación.
El pro to tipo d el SIE será utilizad o para evaluar su eficiencia y efectivid ad en una empresa mexicana de manufactura. El SIE debe de cump lir co n algunas características esenciales, las cuales se han establecido dentro de este capítulo para determinar los alcances y las limitacio nes d el mismo . Lo s punto s a establecer están relacio nad o s co n la interfaz, segurid ad , información a mostrar y la capacitación de los usuario s.
4.1. Integración de Sistemas
El p ro to tip o d el Sistema d e Información Ejecutivo proveerá una interfaz gráfica entre el sistema Chess de Xero x que trabaja en Santa C ru z Op eratio n Unix hacia una platafo rma de W ind o w s 3.11 que trabaja en red N o v ell. V er Figura 4.1
A lRXelnet< l> - I92.6.2Z0.1 File Edit View Settings Help
1: HTJfJO 2 : ELIDO
M anager P r i n t U t i l i t y Op t i on s Qu i t I se l e c t a n a p p l i c a t i o n Applicatí o
/ u / j h i ra m
!]• • • • • • • • • • • • • • • • • • OOODDa• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • J Si st e m a - S i st e m a - S h e l l UNIX ••
D Corre o - Le e r Cor r e o • 0
a WP - U o r d P e r f e c t S. 1 ••
J Chess - Che ss P r o d u c t i o n •0
D Chess M odelo - Che ss P r a c t i c a s • c
• Chess Demo - Che ss D e m o s t r a c i ó n DO
• Re port e s - \ 7er r e p . en p a n t a l l a • D 3 C a n c e l a r - C a n c e l a r I m pre si one s ••
Oct 1 9 9 6 Tu 11 Th
1 2 3 8
1S 22 23 24 27 28 29 30 31
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Figura 4.1 Pantalla de entrada del Sistema Operativo Unix de Santa Cruz Operation
El sistema, d iariamente, actualizará y seleccionará la información en base a los datos que contiene el sistema Chess, (Figura 4.2), el cual, es el sistema d e planeación d e requerimiento s d e materiales d e la empresa, d e tal manera que los usuario s accesen, en fo rma gráfica, los datos que requieran buscar.
AIR Telnet <1 > - 192.6.220.1 File Edit View Settings Help
M,,,,,,,M.,,,,,,„,,..'.,,.,,,.,„,,,,,,. T*¡IÍÍIKÍSI
Lookup CHESS19| 10/25/96 Chess APH/ JHR/TTYP9
•••••••••••••OnonDDDDDDnnDDOOOnnDODDODDDDDnDDDDDOGDnDDDDDDDnnnDODDDDGnODDDQODDDi Enter S e l e c t i o n :
•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••00!
FABRICACION 4 DISTRIBUCION 1. Gestión de Productos 2. Gestión de Coste 3. Gestión d e l I n v e n t a r i o 4. I n v e n t a r i o
•S. P l a n Maestro de Producciín
6. Planificación Requerimientos M a t e r i a l e s 7. Ordenes de Trabajo
8. Ordenes de Compra 9. Ordenes de V e n t a 10. Estadística de V e n t a 11. Fabricación en S e r i e
12. Planificación D e t a l l a d a de Capacidad 13. Gestión d e l T a l l e r
14. Contrato de Ordenes de Compra
FINANCIERO
15. Facturación 16. Deudores 17. Acreedores
18. Gestión F i n a n c i e r a I n t e g r a d a 19. L i b r o Mayo r
[image:30.612.69.537.72.712.2]DEMAS
Tablas de Sistema Tablas de CCN
22. Mantenimiento de Men£ 23. Funciones Intercambio Datos
F a c i l i d a d I n t e r f a s e E x t e r n a Adaptadores de Aplicación 20
21
24 25
26. Selección Impresoras
C&naectei ...
Fig u ra 4.2 M e n ú d e C h e s s .
4.2. Información a mostrar
Las diferentes pantallas, gráficas y reportes han sid o diseñadas en base a los estándares de medición propuestos po r los ejecutivos de la empresa; esto respald a que el pro to tipo sea mejor aceptado y apro vechado po r los usuarios potenciales. Dentro de las med icio nes propuestas, se encuentran :
• Ventas netas, brutas y costo ; • N iv eles de inventario ;
• Cartera de clientes, y
• Pérdida/ utilidad de la empresa.
Estas pantallas p ro v ienen de los reportes que los ejecutivos utiliz an co múnmente y que, frecuentemente, son solicitadas a sus asistentes, po r lo que se d ecid iero n incluir co mo la información básica d el pro to tipo d el Sistema de Información Ejecutivo .
4.3. Seguridad del sistema
El SIE está d iv id id o en varios módulos, los cuales tienen niveles de segurid ad , requiriend o un p assw o rd para po d er activar las diferentes opciones, a las cuales desean accesar; la co nfid enciabilid ad de la información es un aspecto muy impo rtante a to mar en cuenta, en su funcio namiento .
4.4. Interfaz con el usuario
El "m o use" será el d isp o sitiv o utilizad o para seleccionar, consultar e im p rim ir información y , en m u y pocas ocasiones, será necesario el teclear datos de entrada. En tal v irtud , los ejecutivos únicamente requerirán conocer el ambiente W ind o w s. El SIE facilitará a los usuarios el seleccionar y filtrar información, en base a criterio s sencillo s de selección, co mo rangos de fecha, mo nto , cantid ad o número, mo strand o únicamente la información que el usuario desee ver.
4.5. Ambiente de Red
A l funcio nar bajo un ambiente de red , el sistema deberá ser accesado p o r diferentes usuario s, al mismo tiempo ; esto permitirá accesar las mismas pantallas, en diferentes lugares, ev aluand o y co nsultando la misma información.
4.6. Base de Datos
4.7. Capacitación
La capacitación necesaria para utilizar el SIE es muy sencilla : lo impo rtante, es mo strar al usuario de dónde p ro v ienen lo s datos; esto, co n la finalid ad de afianzar la cred ibilid ad d e la información desplegada en el SIE. Este debe tener una interfaz fácil d e utilizar, co n pequeñas instrucciones d e ay ud a que aparecen en p antalla y con información ad icio nal de cuándo fue actualizad o el sistema.
4.8. Niveles de información
El co mparar información que está estrechamente relacio nad a en una misma pantalla, en diferentes bases de tiempo y unid ad es de med id a, co mo po r ejemplo, costo d el "scrap " v.s. número d e piezas, facilitaría la comprensión de la información desde diferentes punto s de vista; así también, co mparar información relacio nad a co n el mismo proceso, en diferentes etapas d el mismo , no s permitiría tener rastreabilid ad y d ar seguimiento d e la evolución de este. A demás, d e ver la información sumarizad a, permitiría so licitar información d etallad a, d and o o p o rtunid ad a utilizar búsquedas a diferentes niveles d e información ("d rill-do w n") .
4.9. Unificar bases de información
El SIE ayudará a estandarizar las platafo rmas de información, facilitand o a los ejecutivos el utilizar lo s mismo s reportes, co n la misma información, para unificar criterio s d e medición.
4.10. Aplicaciones especiales
Lo s usuario s tendrán aplicaciones gráficas, d o nd e p ued an tener el co ntro l de la información, co mo pued e ser, el alimentar d iariamente ésta, en el caso de u n proceso d e calid ad que requiera ser actualizad o y co mp artid o , co n otras personas; de esta manera, lo s usuario s d an mantenimiento a su aplicación y pro veen de información en el lugar d o nd e se genera.
4.11. Conclusión
TECN O LO G ÍA S EXISTENTES
El d esarro llo d e mejores equipo s de cómputo, sistemas de comunicación y almacenamiento están p ro vo cand o que, d iariamente, surjan nuevas tecnologías que permiten mejorar los tiempo s de respuesta, la segurid ad d e los sistemas y la calid ad d e las interfaces, todo esto con la finalid ad de satisfacer las necesidades de los usuario s.
5.1. Clasificación de Herramientas
Muchas empresas almacenan grandes cantidades de datos, pero muy pocas utilizan estos, cuand o es necesario tomar decisiones estratégicas. En la actualid ad , existen grandes avances en herramientas y pro gramas para el análisis de datos co rpo rativo s; éstas, so n co no cidas en el mercado , co mo Sistemas d e Soporte a la Decisión o co mo Sistemas de Información Ejecutivos.
Estas herramientas han sid o clasificadas, dentro d e diferentes categorías, d ep end iend o d e la aplicación para la cual han sid o desarro lladas. La clasificación fue to mad a d e la página W eb Co rpo rate Data A naly sis, creada p o r Peter Phaal (1996). V er tabla 5.1.
Nombre Descripción Software y Proveedor
A nálisis de Procesos
A y u d an a la identificación d e pro blemas en procesos co mo los de manufactura, embarque y llenad o de órdenes; así también, id entifican los procesos que tienen pro blemas de desempeño y señalan las causas.
Performance Tracker de la empresa Cambrid g e Quality Management,
JM P d e SA S Institute Inc.
A nálisis Jerárquico Examinan jerárquicamente o multid imensio nalmente niveles d e datos. Útil para la sumarización d e la información a diferentes niveles de detalle, para reportes de presupuestos, ventas e inventario s. Las áreas de interés pued en ser d iv id id as en diferentes niveles, ofreciendo más detalles.
Co mmand er d e Co mshare Po w erp lay e
Imp ro mp tu de Co gno s Inc.
H y p erio n de H y p erio n Softw are,
LigthShip de Pilo t Softw are Em p o w er d e Metapraxis.
TablazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA 5.1 Clasificación de Herramientas para desarrollo de Sistemas de Información Ejecutivos
[image:33.612.75.528.436.671.2]M inas de Datos Buscan patrones de datos interesantes. Estos patrones revelan información impo rtante, que de otra manera sería difícil descubrirlo s. A lg uno s de los pro gramas automáticamente buscan datos, mientras que otros,
guían al usuario a través de búsquedas manuales.
IBM co n el softw are IBM Intelligent Miner, Integratl So lutio ns Ltd
pro veed o r de Clementine,
Lo ckheed pro veed o r de Recon System.
Consulta So n herramientas para el desarro llo de reportes; se basa en ofrecer a los usuario s una herramienta amigable, que sea fácil de utilizar. C o n herramientas gráficas simples se facilita la tarea de realizar búsquedas y selección de información, para presentar los resultados en un formato gráfico.
Info A ssitant de A sy metrix Co rp .,
SQ LPro de Beaconw are, Inc., V o y an de la empresa Brossco Systems,
Forrest & Trees, Info Reports e Info Query de Platinum Techno lo gy Inc.
Herramientas de Propósito General
Son las hojas de cálculo y paquetes estadísticos, pued en ser co nfigurad o s para resolver una varied ad muy grande de pro blemas. Estos pro gramas tiend en a ser co nfigurad o s co n d ificultad y lentos, cuando realizan análisis en datos co rpo rativo s.
Excel de Micro so ft, Lo tus 1-2-3 de Lo tus Co rp ,
M atLab de M athW o rks Inc,
Mathematica de W o lfram Research.
O LA P (On Line A nalytical Process)
Es un nuevo concepto d el Dr. C o d d , que se refiere al Procesamiento A nalítico de Datos en Línea. El término pued e ser aplicad o a una gran v aried ad de herramientas, co mo análisis de datos, pro ducto s de data w areho use y bases de datos multid imensio nales.
SIE- O LA P de Speedw are,
DSS Executive de Micro strategy,
Co mmand er O L A P de Co mshare.
Bases de Datos Las bases d e datos se p ued en clasificar d e la siguiente manera :
• Multid imensio nales
• O D BC (Open Datábase Connectívity)
• Relaciónales
• A lmacén de Información
TM / 1 d e T M l , LigthShip d e Pilo t,
Oracle d e Oracle, Info rmix de Info rmix, Sybase de Sybase, OpenW areho use d e H P DSS Server d e Micro Strategy,
Info Hub d e Platinum.
G IS (Geographic Information
Systems)
So n usados para analizar
información clasificad a geográficamente, co mo p o r
ejemplo, desplegar volúmenes d e ventas en u n mapa, junto co n información d e número d e personas, la cual pued e ser útil para analizar y d esarro llar estrategias d e mercadotecnia.
A re V iew d e ESRI, Smallw o rld GIS d e Smallw o rld Systems, A tlas d e Strategic M ap p ing Inc.
TablazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA 5.1 Clasificación de Herramientas para desarrollo de Sistemas de Información Ejecutivos
(continuación).
5.2. Tecnologías existentes
Existen mucho s pro gramas que ofrecen diferentes herramientas para el d esarro llo d e Sistemas d e Información Ejecutiv o s; estos utilizan diferentes tipos de tecnología y , en el mercad o ac tual, cada día crece el número d e aplicaciones y empresas que vend en estos pro ducto s.
Es impo rtante conocer cuáles so n las tendencias y ventajas que ofrecen alguno s d e lo s pro gramas, para d esarro llar Sistemas d e Información Ejecutivos, pues muchas herramientas actuales, tienen diferentes enfoques sobre la interfaz que se le p ued e ofrecer a u n usuario .
5.2.1. SIE-OLAP
[image:35.612.74.530.77.341.2]Esta es una herramienta que ofrece procesamiento de búsquedas de información, que p ued en ser perso nalizadas, según las necesidades y prio rid ad es de cad a uno de los usuario s.
Las características principales, son :
• A gregació n de datos ;
• Consolidación e integración de datos ; • Cap acid ad de cálculos complejos ; • Fácil implementació n;
/ • Jerarquías m u ltiniv el;
• Optimizació n de espacio en disco ; • Conversión de mo nedas, y
• Pro vee acceso a información d etallad a.
Debid o a que la información se encuentra estructurada a diferentes niveles, los usuario s p ued en accesar información con diferentes niveles de detalle. La info rmació n en este sistema ha sid o prepro cesada para ofrecer un tiempo de respuesta ó p tim a; la información que genera datos ceros, no so n almacenados, así co mo to d a información que tenga u n v alo r de cero o que no sea aplicad a no o cupa espacio, co n lo cual se libera el mismo , en el disco d uro .
O tra de las herramientas de d esarro llo líder en el mercado que, a continuación analizaremo s, eszyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA DSS Executive.
5.2.2. DSS Executive
Micro strategy, pro veed o r líder de pro gramas para almacenes de datos y sistemas de soporte a la decisión, anunció en agosto de 1995 la nueva versión de DSS Executiv e 3.0, que es una herramienta de d esarro llo de Sistemas de Info rmació n Ejecutivos, para librerías de datos multid imensio nales (Micro strategy, 1996).
Las ventajas que ofrece, so n :
• Navegació n entre pantallas ;
• Descripcio nes de ay ud a en todos los objetos ; • Interfaz sencilla de utilizar ;
• Tiemp o s de d esarro llo cortos , y • So po rte de imágenes.
Este sistema registra las pantallas que comúnmente utiliza el ejecutivo, de tal manera que la siguiente v ez que accese el SIE, automáticamente le presentará las pantallas en el o rd en que comúnmente las accesa. Otra ventaja, es que el sistema le permite cambiar entre diferentes pantallas, sin tener que regresar a un menú p rincip al pues permite la navegación entre pantallas.
Existen en el mercad o pro gramas co n cierto grado de aprendizaje el cual es ap licad o p o r "agentes", este, es el caso d el siguiente sistema de d esarro llo co no cid o co mozyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA Commander.
5.2.3. Commander Software
En las empresas, actualmente, los datos d el negocio se encuentran d isperso s, y a que alguno s pro vienen de fuentes externas, co mo periódicos, grupo s d e discusión o la m ism a co mp etencia; y otros, de fuentes internas y que muchas veces, p ro v ienen de la experiencia de los d irectivo s.
Lo s sistemas transaccionales y operacionales, generan montañas de d ato s; crearlos no representa ningún p ro blema y la limitación se encuentra en po ner estos, en las mano s de las personas, para que estos tomen sentido y se p ued an utilizar p ara realizar una toma de decisiones.
El so ftw are de Co mmand er EIS d esarro llad o po r la empresa Co mshare, presenta las siguientes v irtud es (Co mshare, 1996) :
• Co nso lid a, colecta, interpreta y filtra los datos de diferentes fuentes ; • Las aplicacio nes se pued en mo ver de platafo rma, sin tener que generar
nuevo código : p o rtabilid ad ;
• Manejo de bases de datos mullid imens¡onales ; • Pro gramació n mo d ular ;
• Utilización de agentes inteligentes para mostrar co ndicio nes anormales en los p ro ceso s;
• Utilización de co mand o s SQ L, y
• Utilización de plantillas con aplicaciones predesarro lladas para generar pro to tipo s en meno r tiempo .
procesos o áreas de co ntro l que los ejecutivos han establecido como prio ritarias. Lo s "agentes" ay ud an a los ejecutivos a detectar la existencia de problemas y a d eterminar, si es necesario, que el ejecutivo analice la información, para resolver éstos.
Otra ventaja, m uy impo rtante, es la utilización de lenguaje de búsqueda estructurado (SQL), pues mucho s desarroíladores tienen experiencia co n esta herramienta. El p o d er cambiar nuestro SIE de una platafo rma a otra, sin tener que p ro gramar los módulos nuevamente, es una ventaja que permite tener ind ep end encia d el hard w are y sistema o perativo .
La tendencia actual en d esarro llo de sistemas, es la arquitectura cliente-serv id o r y el sistema que a continuación conoceremos, ha sid o d esarro llad o po r el p rincip al pro veed o r de este tipo de aplicaciones.
5.2.4. Express EIS
Es un sistema inteligente glo bal, que provee un ambiente interactivo a ejecutivos, ad ministrad o res y analistas para investigar, revisar, anotar y co municar info rmació n clave de la compañía. Este sistema es v end id o po r las empresas IRI So ftw are y Oracle.
Estas so n las características más relevantes d el sistema (Oracle, 1996):
• A lerta a los usuario s sobre co ndicio nes anormales ;
• Rotación de las d imensio nes para ver los datos desde diferentes p ersp ectiv as;
• Permite navegar y buscar información a diferentes niveles de detalle ; • A rquitectura d istribuid a de las aplicaciones , y
• Facilita la identificación de áreas problemáticas, po r med io de niveles de información .
Este sistema maneja una arquitectura d istribuid a, lo que significa que las bases de datos, se encuentran repartidas en diferentes co mputad o ras que co nfo rman una red . Este sistema maneja la muitid imensio nalid ad , p ermitiend o ver la información desde diferentes punto s de vista o perspectivas; las búsquedas de información se realizan rápidamente, d ebid o a que los datos han sid o precalcu lad o s.
Uno de los pro gramas de d esarro llo más fáciles de utilizar, con amplias herramientas y librerías, es Po w erBuild er.
5.2.5. PowerBuilder
Otro de los pro gramas de d esarro llo de herramientas gráficas y de Sistemas de Información Ejecutivos es Po w erBuild er, de la empresa Po w erSo ft.
Tiene las siguientes características (Pow erSoft, 1996):
• A rquitectura Cliente-Serv id o r;
• Desarro llo de una interfaz gráfica, sin necesidad de programación ;
• So po rta grupo s de d esarro llo que co mparten aplicaciones y bases de datos con SQ L ;
• Cap acid ad de accesar diferentes tipos de bases de datos ; • Co mp atible co n manejo de objetos O L E 2.0 ;
• A p licacio nes predesarro lladas , y
• Librerías con pro gramas, que se p ued en insertar en las aplicaciones.
Las versio nes anteriores de Po w erBuild er tenían la limitación de la v elo cid ad de respuesta, pues la aplicaciones trabajan lentamente; esto ha sid o superad o y los tiempo s de respuesta han mejorado considerablemente.
La p rincip al ventaja de este pro grama, son las herramientas y librerías que facilitan el d esarro llo de aplicaciones, sin tener que pro gramar absolutamente nad a. El p ro grama incluy e aplicaciones predesarro lladas, que únicamente necesitan ser adaptadas a las necesidades de la empresa, para co menzar a operar.
5.3. Conclusión
FA CTO RES D E ÉXITO PA RA EL D ESA RRO LLO D E U N SISTEM A
D E IN FO RM A CIÓ N EJECUTIV O
M ucho s de los sistemas desarro llado s en las empresas mexicanas, tienden a fracasar p o rque no se utilizó ning una metodología o fund amento teórico, para su correcto d esarro llo e implementación.
Es necesario conocer y pro bar los factores de éxito de los Sistemas de Info rmació n Ejecutivos que se han encontrado en los procesos de integración en otros países, p ara saber si estos son aplicables a las empresas mexicanas, las cuales se d esarro llan en ambientes culturales, sociales, tecnológicos y económicos m uy diferentes a las empresas d o nd e las teorías, sobre estos sistemas, fuero n d esarro llad as.
6.1. Naturaleza del trabajo de los ejecutivos
Trad icio nalmente existen métodos para implementar sistemas; d ebid o a que los SIE se ven afectados po r la naturaleza d el trabajo de los ejecutivos, a que existe u n alto grad o de incerüdumbre en este niv el de la organización y a la necesid ad de pro veer información a los altos ejecutivos, se necesitan tomar en cuenta alguno s factores para el correcto d esarro llo d el SIE.
El ambiente en el cual, los ad ministrad o res se d esenvuelven, cambia co nstantemente; los negocios, actualmente, cada día so n más complejos. Es más co mp licad a, en la actualid ad , tomar decisiones, d ebid o a, que :
• El número de alternativas d ispo nibles, co n la ay ud a de tecnología y co municacio nes, es muy amp lio , y
• El costo de cometer un error, así co mo las consecuencias a reacción en cadena, pro vo cad o s po r el mismo , puede ser m uy alto.
A sí también, los beneficios al tomar una decisión correcta en su mo mento , p ued en ser m u y g rand es; po r esto, los directores d eben aprender a utilizar las nuevas herramientas y tecnologías que se están d esarro lland o en los diverso s campo s (Turban & M ered ith, 1994).
6.2. Factores de éxito
C o m o en todos los sistemas de información, la implementación de un SIE no siempre termina satisfactoriamente, pues estos no so n únicamente sistemas que colectan, m anip ulan y d istribuyen información.
Basado , p rincip almente, en las recomendaciones de D eLo ng and Ro ckart (Turban, 1995), alguno s factores que d eterminan el éxito o fracaso de un Sistema de Info rmació n Ejecutivo , son los siguientes :
6.2.1. Ejecutivo patrocinador
Se requiere de la existencia de un ejecutivo de alto niv el, que apo ye el d esarro llo d el sistema, entend iend o a su v ez los alcances y limitacio nes d el SIE. Este ejecutivo deberá apo yar y otorgar los recursos necesarios para d esarro llar el pro yecto .
Esta perso na debe reconocer y valo rar la imp o rtancia d el sistema ; po r esto, invierte esfuerzo y tiempo para el d esarro llo d el mismo . El apo yo po r parte de este ejecutivo es una parte v ital para el d esarro llo de los sistemas, según estudios realizad o s p o r Mered ith (1981). Para asegurar el apo yo de recursos y el éxito d el sistema es reco mend able tener vario s ejecutivos patrocinadores, pues cuand o solo se tiene u n ejecutivo patro cinad o r y este deja la empresa, seguramente el SIE perderá recursos y tenderá a desaparecer (Watson, 1990).
A u nq u e no existen métodos para obtener este soporte, existen algunas reco mendacio nes o activid ad es que sugiere J. Yo ung (1987):
• Recibir dirección d el ejecutivo, que él ayud e a establecer los pasos para el d esarro llo e implementación d el sistema ;
• Fo rmar u n comité de apo yo , que co ad yuv e al invo lucramiento de usuario s de diferentes áreas ;
• Exp licar las ventajas co mpetitivas que le ofrecen los sistemas de información a los ejecutivos ;
• Desarro llar presupuestos funcio nales, y
• Ed ucar a los altos ejecutivos en el uso de sistemas.
