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Integración Efectiva de los Sistemas de Información en las
Universidades Públicas: Un Modelo de Apoyo -Edición Única
Title
Integración Efectiva de los Sistemas de Información en las
Universidades Públicas: Un Modelo de Apoyo -Edición
Única
Authors
Alejandro Domínguez López
Affiliation
Tecnológico de Monterrey, Universidad Virtual
Issue Date
2000-12-01
Item type
Tesis
Rights
Open Access
Downloaded
18-Jan-2017 19:02:19
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS
SUPERIORES DE MONTERREY
UNIVERSIDAD VIRTUAL
CAMPUS CHIAPAS
PROGRAMA DE GRADUADOS
EN INGENIERÍAS Y TECNOLOGÍAS
INTEGRACIÓN EFECTIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS: UN MODELO DE APOYO
TESIS
PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO ACADÉMICO DE:
MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
ALEJANDRO DOMÍNGUEZ LÓPEZ
INTEGRACIÓN EFECTIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS: UN MODELO DE APOYO
Tesis presentada por
ALEJANDRO DOMÍNGUEZ LÓPEZ
Ante la Dirección Académica de la Universidad Virtual del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
como requisito parcial para obtener el grado de
MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
INTEGRACIÓN EFECTIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS: UN MODELO DE APOYO
Tesis presentada por
DEDICATORIA
A mi madre:
Por darme el ser y forjar mi destino, por la dedicación a su familia, por su entrega a la labor educativa.
A mi padre:
AGRADECIMIENTOS
A la Universidad Autónoma de Chiapas, por las facilidades otorgadas para realizar
mis estudios de posgrado.
A los directivos de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, por las facilidades otorgadas para obtener la información necesaria para esta investigación.
Al Ing. Melchor Torres Muńoz, por la disposición y capacidad para transmitir su
experiencia académica.
RECONOCIMIENTOS
A Brenda: Por su inmejorable labor como asesora, por el ánimo y por la vitalidad que otorgó al desarrollo de esta investigación.
A Jorge: Por su valiosa y entusiasta participación en este proyecto, particularmente en el desarrollo del producto final.
A J s i s : Por su valiosa y entusiasta participación en este proyecto, particularmente en los aspectos metodológicos.
RESUMEN
INTEGRACIÓN EFECTIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS: UN MODELO DE APOYO
DICIEMBRE DE 2000
ALEJANDRO DOMÍNGUEZ LÓPEZ
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY
Dirigida por: MAI. Brenda María Villarreal Antelo
La manifestación por excelencia en la generación de conocimiento reside en las instituciones educativas; en la sagrada misión de educar. En esta sociedad de la información, el factor principal de creación de riqueza es el conocimiento, es por esto que se le denomina también como sociedad del conocimiento. La información y el conocimiento generados por una organización deben ser almacenados y administrados de manera eficiente; los sistemas de información constituyen una herramienta para lograr las metas y los objetivos institucionales, a partir del conocimiento organizacional.
Al ubicarnos en el contexto educativo nacional, encontramos que las necesidades actuales de información obligan a las instituciones a integrar y consolidar su conocimiento a través de los sistemas de información. Las tecnologías de información brindan grandes oportunidades para crear estos espacios y para innovar los procesos de la organización.
adecuada toma de decisiones, al establecer los parámetros y acciones necesarias para el cumplimiento de las metas, objetivos y propósitos institucionales.
En respuesta a esta problemática y partiendo de una inquietud personal y profesional, se presenta esta investigación con la siguiente estructura:
El capítulo I establece los antecedentes, el entorno de acción y el objetivo de la investigación: proponer un modelo conceptual que identifique las principales variables que conduzcan a lograr la integración efectiva de los sistemas de información en las universidades públicas de México, a partir del análisis de los aspectos organizacionales, funcionales, del recurso humano y tecnológico; con la finalidad de apoyar las funciones sustantivas y coadyuvar al cumplimiento de la misión de educar en las universidades.
El capítulo II presenta la revisión bibliográfica que soporta esta investigación, incluye conceptos, definiciones, herramientas y variables relacionadas con un modelo conceptual que conduzca a la integración efectiva de los sistemas de información, dentro del contexto universitario de la educación superior pública en México.
El capítulo III describe la metodología seleccionada (cualitativa), así como los métodos a utilizar para recabar la información: estudio de casos, entrevistas, cédulas de observación y revisión de publicaciones.
El capítulo V presenta el modelo conceptual con las variables identificadas, en cuya relación se establece el grado de integración de los sistemas de información, el cual permite generar las conclusiones y las recomendaciones para el caso de estudio.
El capítulo VI concentra las conclusiones de la investigación, además de futuras investigaciones relacionadas al tema.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Página
AGRADECIMIENTOS "V
RECONOCIMIENTOS v
RESUMEN vi ÍNDICE DE FIGURAS xiv
ÍNDICE DE TABLAS xv LISTA DE ABREVIATURAS xvi
GLOSARIO xviii
1 CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN 1
1.1 Antecedentes 1
1.2 Entorno de acción 3
1.3 Objetivo 3 1.3.1 Objetivos específicos 4
1.4 Organización del contenido 5 1.5 Conclusiones del capítulo 6
2 CAPÍTULO II. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA SOBRE LA INTEGRACIÓN EFECTIVA DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN 7
2.1 La sociedad y la información 7 2.1.1 La sociedad de la información 7
2.1.2 La sociedad del conocimiento 7 2.2 El conocimiento organizacional 8
2.2.1 El conocimiento 8 2.2.2 Las relaciones interdisciplinarias 8
2.3 El contexto universitario 9 2.3.1 Los sistemas de información en las universidades
públicas 10 2.4 La planeación y la estructura organizacional 12
2.4.1 Los sistemas de información y la planeación del
negocio 12 2.4.2 La estructura organizacional y los sistemas de
información 13 2.5 Alineación tecnológica 14
2.5.1 Tecnologías de información 14 2.5.2 Alineación estratégica 15 2.5.3 Las tecnologías en la organización 15
2.5.4 Oportunidades y asimilación de la tecnología de
información 16 2.6 Sistemas de información 16
2.6.1 Los sistemas de información 17 2.6.2 La organización y los sistemas de información 18
2.6.3 Sistemas de información empresariales 18 2.6.3.1 Componentes del sistema de información
empresarial 20 2.6.3.2 Desarrollo de los sistemas de información
empresariales 22 2.7 Arquitectura y distribución de los sistemas de información 24
2.7.1 Arquitectura de los sistemas de información 24 2.7.2 Distribución de los sistemas de información 25
2.7.2.1 Bases de datos distribuidas 26 2.7.2.2 Distribución de bases de datos en las
aplicaciones 27 2.8 Intercambio de información y conectividad de las
aplicaciones 29 2.8.1 Intercambio de información 29
2.8.2.1 Arquitectura Cliente/Servidor 30 2.8.3 Disponibilidad de la información 31
2.9 Modelo del negocio 32 2.10 Compatibilidad funcional del sistema de información 34
2.10.1 Compatibilidad del sistema de información 35 2.10.2 Compatibilidad estructural y dinámica 35 2.11 El grado de integración de los sistemas de información 36
2.11.1 Definición de la integración de los sistemas de
información 36 2.11.2 Sistemas en inferíase y sistemas integrados 36
2.11.3 Integración de aplicaciones distribuidas 37
2.11.4 El modelo empresarial 37 2.12 El proceso de toma de decisiones 38
2.12.1 La toma de decisiones en la administración y los
sistemas de información 39 2.12.2 Tecnologías de soporte a las decisiones 39
2.12.3 Integración de sistemas de soporte a la administración 40 2.12.4 żPor qué integrar los sistemas de soporte a la
administración? 41 2.12.5 Modelos de integración de los sistemas de soporte a la
administración 42 2.12.6 Integración de sistemas de información ejecutivos, de
soporte a las decisiones y sistemas expertos 44
2.13 Conclusiones del capítulo 47
3 CAPÍTULO III. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 48
3.1 Descripción del caso de estudio 50 3.1.1 Antecedentes de la institución 50
4 CAPÍTULO IV. INVESTIGACIÓN DE CAMPO 58
4.1 Introducción 58 4.2 Forma en que se analizaron los datos 59
4.3 Resultados encontrados 59 4.4 Interpretación de los resultados 82
4.5 Conclusiones del capítulo 100
5 CAPÍTULO V. PRODUCTO FINAL 103
5.1 Cuadro sinóptico del producto 104
5.2 Conceptualización del producto 105 5.3 Conclusiones y recomendaciones a la organización 113
5.4 Conclusiones del capítulo 121
6 CAPÍTULO VI. CONCLUSIONES Y TRABAJOS FUTUROS 124
6.1 Conclusiones de la investigación 124 6.1.1 Se estableció un modelo conceptual para la
integración de los sistemas de información en las
universidades 124 6.1.2 S e establecieron las consideraciones para el
desarrollo de un sistema integral de información en el
contexto universitario 125 6.1.3 S e identificó una estrecha relación entre el sistema
integral y la cultura organizacional 127 6.1.4 S e identificó la relevancia del área de planeación y
del trabajo colegiado en este modelo 128 6.1.5 Se estableció la necesidad de alinear las estrategias
del negocio con las estrategias tecnológicas 129 6.1.6 S e identificó la relevancia de la planeación de la
6.1.7 Acorde a la situación de la institución, se estableció la importancia de la distribución de la información a
través del sistema integral y la organización 131 6.1.8 De acuerdo a la complejidad del entorno de un
sistema integral, se identificaron los elementos para lograr el intercambio de información y la conectividad
de las aplicaciones 131 6.1.9 S e identificó la relevancia de una herramienta CASE
en el desarrollo de un sistema integral 132 6.1.10 Se estableció la necesidad de compatibilidad del
sistema integral con las características de la
organización 132 6.1.11 A partir de la complejidad de un sistema integral, con
relación a los módulos y subsistemas se determina el
grado de integración 133 6.1.12 Como la etapa final de un sistema integral, se
establece la importancia del módulo para la toma de
decisiones 134
6.2 Conclusiones personales 135 6.3 Futuras investigaciones 138
ANEXOS
A. Entrevista estructurada (Planeación) 140 B. Entrevista estructurada (Sistemas) 143
C. Cédula de observación C 145 D. Cédula de observación D 146 E. Cédula de observación E 147 F. Cédula de observación F 148 G. Oferta académica de la U A C J 149
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Descripción Página
Tabla 5.1 Metodología para la planeación de la arquitectura organizacional, (EAP, enterprise architecture planning).
109
LISTA DE ABREVIATURAS
ANUIES
API
CASE
CIEES
DBMS
DSS
EAP
EDI
ES
EIS
GDSS
ISO
LAN's
MAN's
MIS
OSI
Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior.
Application Program Interíaces. Interfaz del programa de
aplicación.
Computeraided Systems Engineering. Ingeniería de software
asistida por computadora.
Consejos Interinstitucionales de Evaluación de la Educación Superior.
Data Base Management System. Sistema administrador de
bases de datos.
Decisión Support System. Sistema de soporte a las
decisiones.
Enterprise Architecture Planning. Planeación de la arquitectura
organizacional.
Electronic Data Interchange. Intercambio electrónico de datos.
Expert System. Sistema experto.
Executive Information System. Sistema de información
ejecutiva.
Group Decisión Support System. Sistema de soporte a las
decisiones en grupo.
International Standard Organization. Organización
internacional de estándares.
Local área networks. Redes de área local.
Metropolitan área networks. Redes de área metropolitana.
Management Information System. Sistema de información
administrativa.
Open Systems Interconnection. Sistema de Interconexión
PRONAD Programa para la Normalización de la Información Administrativa.
RDBMS Relational Data Base Management System. Sistema
administrador de bases de datos relaciónales.
SEP Secretaría de Educación Pública.
Sil Sistema Integral de Información.
SHA Sistema Integral de Información Administrativa.
SQL Structured Query Language. Lenguaje de consulta
estructurado.
TCP/IP Transmission Control Protocol/lnternet Protocol.
TI Tecnologías de Información.
UACJ Universidad Autónoma de Ciudad Juárez.
GLOSARIO
Administración del conocimiento: significa que los procesos digitales en una organización, resaltan la manera en que las personas trabajan en conjunto. La meta es trabajar con el conocimiento institucional para llegar a las mejores soluciones en los problemas empresariales o bien, tomar rápidamente la iniciativa con ideas innovadoras.
Base de datos: se constituye por un conjunto de datos persistentes utilizados por los sistemas de aplicaciones de un organismo determinado.
ClienteServidor: la computación clienteservidor es una arquitectura en la cual el servidor proporciona el cómputo de múltiples componentes a los clientes. Cuando es posible, se recomienda el uso de una arquitectura clienteservidor en tres capas, consistente en un administrador de datos, la aplicación e interfaz del usuario.
Data warehouse: es una norme colección de datos provenientes de sistemas operacionales y otras fuentes, después de aplicarles los procesos de análisis, selección y transferencia de datos seleccionados.
Diccionario de datos: es un trabajo de referencia de datos acerca de ellos (esto es, metadatos) compilados por los analistas de sistemas para guiarse a través del análisis y diseńo. Recolecta, coordina y confirma lo que significa un término de datos específico.
Diagrama de entidadrelación (diagrama ER): es un modelo de red que describe con un alto nivel de abstracción la distribución de datos almacenados en un sistema.
Diagrama de flujo de datos (DFD): es una herramienta que permite visualizar un sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre sí por "conductos" y "tanques de almacenamiento" de datos.
Hardware: es la parte física de la computadora; ejemplo: monitor, teclado, gabinete, circuitos, cables.
Interfaz: conexión e interacción entre hardware, software y el usuario.
Metadato: representa información sobre los datos generados por las distintas herramientas de ingeniería de software asistida por computadora.
Metodología: manera específica de realizar una operación que implica entregas precisas al final de cada etapa.
Sistema de Información (SI): es una combinación de prácticas de trabajo, información, personas y algunas tecnologías de información para completar metas en una organización.
Sociedad del conocimiento: es aquella sociedad capaz de generar, apropiar y utilizar el conocimiento para construir su propio futuro.
Software: conjunto de instrucciones que dirige al hardware. Un conjunto de
instrucciones que realizan una tarea específica se denomina programa.
SQL: Structured Query Language. Lenguaje de consulta estructurado utilizado
para interrogar y procesar datos en una base de datos relacional. Las órdenes de
SQL se pueden utilizar para trabajar interactivamente con una base de datos o
pueden incluirse en un lenguaje de programación para servir de interfaz a una base de datos.
TCP/IP: Transmission Control Protocol/lnternet Protocol. Familia de protocolos
usada como un lenguaje común para la comunicación de computadoras y otros dispositivos, en el intercambio de información sobre redes. Permite que las aplicaciones puedan ser escritas de manera que los usuarios puedan compartir recursos como impresoras, discos, controladores e información sobre la red, sin tener la necesidad de reconectar los dispositivos.
1. CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes.
La información y el conocimiento generados por una organización deben ser almacenados y administrados de manera eficiente. Los sistemas de información (SI) constituyen una herramienta para lograr las metas y los objetivos institucionales a partir del conocimiento y aprendizaje organizacional.
La información por si sola no representa ventajas competitivas y no genera un valor agregado para la organización si se encuentra dispersa, desintegrada o indebidamente almacenada, lo que puede generar inconsistencias y duplicidad en la información. Esto repercute en un deficiente desempeńo organizacional.
Las necesidades actuales de información obligan a las organizaciones a integrar y consolidar su conocimiento a través de los sistemas de información. Las tecnologías de información (TI) brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera en que una empresa compite, o para innovar los procesos de la organización.
Actualmente los sistemas de información en las universidades públicas se encuentran en su mayoría dispersos e independientes, basados en estructuras rígidas y funcionales, no en procesos de carácter institucional; estos sistemas no utilizan una infraestructura de telecomunicaciones adecuada, lo que limita su accionar.
Bajo esta perspectiva es necesario integrar los sistemas de información existentes bajo esquemas y estructuras convenientes que proporcionen transparencia en el flujo y manejo de la información. La integración efectiva de los sistemas de información dentro de las funciones de la organización, ofrece un potencial invaluable para el incremento de su efectividad y productividad.
No se puede perder de vista que la actividad universitaria está enmarcada en el contexto educativo regional, nacional e internacional. Esta premisa obliga a las instituciones educativas a establecer vínculos y mecanismos de intercambio de información con los sectores relacionados con la actividad académica. En respuesta a esta demanda de información hacia el interior y el exterior de la organización, se debe establecer la infraestructura adecuada para el flujo de la información, soportando así el proceso de toma de decisiones, en pro de la excelencia académica, como elemento sustantivo y fundamental del accionar universitario.
La misión de educar en las universidades públicas se fundamenta en el fortalecimiento del rubro académico, en contribución al mejoramiento de la sociedad; esta tarea involucra a todas las dependencias y funciones universitarias, además de los sectores relacionados con tan noble actividad.
externas, estableciendo los lineamientos y acciones necesarias para el cumplimiento de las metas, objetivos y propósitos institucionales.
Ante estas condiciones surge el reto de integrar los sistemas de información universitarios, con el objetivo primordial de apoyar a todas las dependencias, funciones, recursos humanos y tecnológicos interrelacionados en la realización de sus tareas sustantivas. De manera adicional, contribuir en la organización, planeación y adecuada toma de decisiones, que permitan establecer los parámetros y acciones necesarias para el cumplimiento de las metas, objetivos y propósitos institucionales; para alcanzar la cobertura, calidad y pertinencia de su accionar académico.
Esta tesis pretende establecer los lineamientos necesarios para el cabal cumplimiento de esta ambiciosa meta, fundamentándose en los sistemas de información institucional y en las tecnologías relacionadas. Se propone así un modelo conceptual para lograr la integración efectiva de los sistemas de información en las universidades públicas.
1.2 Entorno de acción.
El entorno de acción será el sector público educativo de nivel superior en nuestro país; el caso de estudio será realizado en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez (UACJ), en el estado de Chihuahua. Esta institución cuenta con un sistema integral de información, el cual está en la etapa final de migración a una plataforma mas robusta. Estas condiciones convierten a esta institución en un buen ejemplo de la aplicación de un sistema integral de información.
1.3 Objetivo.
organizacionales, funcionales, del recurso humano y tecnológico; con la finalidad de apoyar las funciones sustantivas y coadyuvar al cumplimiento de la misión de
educar en las universidades, utilizando a las tecnologías de información como principal agente de cambio.
Debe entenderse a la integración de los sistemas de información como el grado de interrelación de los sistemas y subsistemas de información, las tecnologías relacionadas, las funciones organizacionales y los procesos
involucrados. Para que el apoyo de los sistemas de información a las funciones de la organización sea efectivo, debe ser compatible con la estructura y dinámica de todas las áreas funcionales y contribuir positivamente a los procesos de adaptación y aprendizaje organizacional.
Finalmente, la integración efectiva de los sistemas de información dentro de las funciones de la organización, ofrece un potencial invaluable para el
incremento de su efectividad y productividad.
1.3.1 Objetivos específicos.
• Identificar las variables críticas, en los aspectos organizacionales,
funcionales, de recursos humanos y tecnológicos, en la integración efectiva de los sistemas de información.
• A partir de estas variables y de las relaciones establecidas, generar el modelo para lograr su integración. Mediante las entrevistas, observación, publicaciones, documentos y estancia en la organización,
establecer el grado de integración en el que se encuentra la organización en cuanto a los sistemas de información.
• Afinar el modelo, a partir de la investigación de campo, con la aplicación
práctica de los elementos referidos.
1.4 Organización del contenido.
Capítulo Contenido
Capítulo I Introducción y Objetivo.
Se establecen en este capítulo las razones y fundamentos por los cuales se decidió el tema de tesis. Se describe el entorno de acción en el que se realizará el estudio. Se establece el objetivo general de la tesis y los objetivos específicos.
Capítulo II Revisión Bibliográfica.
Presenta una investigación detallada de la literatura relacionada con la integración de los sistemas de información, identificando conceptos, definiciones, herramientas y variables relacionadas. Se presentan algunos modelos en diferentes niveles de la competencia organizacional, que conllevan al producto final, como un modelo de apoyo, fundamentado en la revisión bibliográfica.
Capítulo III Metodología.
Establece la metodología y las herramientas de apoyo utilizadas en la investigación, describiendo a detalle la unidad de estudio. Capítulo IV Investigación de Campo.
Presenta un resumen de la investigación de campo, en los aspectos cualitativos y cuantitativos, mediante información concentrada para la interpretación de los resultados.
Capítulo V Producto Final.
Presenta las variables críticas, el modelo establecido, sus relaciones y los parámetros para establecer y lograr la integración de los sistemas de información en el ámbito universitario. Se establecen algunas recomendaciones soportadas en la revisión bibliográfica y en la práctica.
Capítulo VI Conclusiones v Futuras Investigaciones.
1.5 Conclusiones del capítulo.
Este capítulo establece el objetivo de la investigación, los objetivos específicos y la forma en que será organizado el contenido de este trabajo de investigación. Es importante mencionar que el desarrollo de este trabajo está centrado en el entorno correspondiente al sector de educación superior público con las limitaciones y los alcances propios de este rubro.
2. CAPÍTULO II
REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA SOBRE LA INTEGRACIÓN EFECTIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Este capítulo pretende presentar una revisión bibliográfica de la literatura que incluya conceptos, definiciones, herramientas y variables relacionadas con un modelo conceptual que conduzca a la integración efectiva de los sistemas de información, dentro del marco de referencia del contexto universitario de la educación superior pública en México.
2.1 La sociedad y la información.
Como primer punto, estableceremos el contexto de la sociedad de la información, considerando que una organización debe apropiar y utilizar el conocimiento para construir su propio futuro; antes de iniciar con el marco de referencia del contexto universitario.
2.1.1 La sociedad de la información.
En esta sociedad de la información, el factor principal de creación de riqueza es el conocimiento, por esto se le denomina también como sociedad del conocimiento. La economía del conocimiento se refiere a la creación, transformación y capitalización del conocimiento. Las industrias basadas en el conocimiento, principalmente los sectores tecnológico y científico, se están expandiendo mas que otras industrias, y están transformando las infraestructuras económicas de los países (KM, 2000).
2.1.2 La sociedad del conocimiento.
resaltan la manera en que las personas trabajan en conjunto. La meta es trabajar con un conocimiento institucional para llegar a las mejores soluciones en los problemas empresariales o de tomar rápidamente la iniciativa con ideas
innovadoras (KM, 2000).
2.2 El conocimiento organizacional.
Para poder lograr la sociedad del conocimiento, debemos partir del conocimiento como una fuente de riqueza organizacional, considerando su generación y administración.
2.2.1 El conocimiento.
El conocimiento es un factor competitivo primario en los negocios hoy en día. Es una ventaja intangible, no tradicional; su acumulación, transformación y valoración yace en el corazón de la administración de capital intelectual. Para llevar a cabo una economía del conocimiento, es necesaria la administración del capital intelectual, el cual es el resultado de un proceso de transformación del conocimiento para ser propiedad intelectual de la empresa (KM, 2000).
El fenómeno del aprendizaje ha evolucionado a partir de las siguientes causas (KM, 2000):
• Primera causa: necesidad de almacenar información
• Segunda causa: estandarización de procesos
• Tercera causa: respaldo de la riqueza organizacional por conocimiento
2.2.2 Las relaciones interdisciplinarias.
2.2.3 La administración del conocimiento.
La esencia de la administración del conocimiento (KM, knowledge
management) radica en la forma en la cual se recolecta, se maneja y se usa la
información que dará el éxito esperado. Esto se logra optimizando el flujo de información y la interacción humana, para que dicha información llegue de una manera correcta, a las personas indicadas en el momento preciso. El K M entiende y trata efectivamente un conocimiento basado en sistemas de valor. Un sistema de valor, en turno, es una red en la cual el balance es mantenido en diferentes transacciones entre sus constituyentes. La meta específica del KM es conseguir y
mantener tal balance en estos sistemas de producción los cuales se basan en objetos representados (KM, 2000).
2.2.4 Herramientas para la administración del conocimiento.
Las herramientas de administración del conocimiento son tecnologías ampliamente definidas, que mejoran y habilitan la generación, codificación y transferencia del conocimiento. Se definen entonces tres categorías generales:
• Generación de conocimiento: se refiere a la creación de nuevas ideas, el reconocimiento de patrones, la síntesis de disciplinas separadas y el desarrollo de nuevos procesos (KM, 2000).
• La codificación del conocimiento: es la representación del conocimiento de tal forma que pueda ser accesado y transferido, para lo cual, existe la siguiente tipología: conocimiento del proceso, conocimiento basado en hechos, conocimiento catalogado, conocimiento cultural (KM, 2000).
• Algunas herramientas importantes son: bases de conocimiento, mapas de conocimiento, diccionarios o sinónimos organizacionales y simuladores.
2.3 El contexto universitario.
Una vez ubicados en el contexto de la sociedad de la información y de la
referencia del contexto universitario, considerando a las universidades en su
misión de educar, como parte medular de una sociedad de la información.
2.3.1 Los sistemas de información en las universidades públicas.
Para hablar del conocimiento organizacional, debemos partir de la información almacenada dentro de la institución; los sistemas de información son una de las herramientas utilizadas para este propósito. Con respecto a las acciones dirigidas a la integración de sistemas de información en las universidades públicas de nuestro país, se menciona el P R O N A D1. Este programa pertenece a la Dirección General de Educación Superior, por la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica de la S E P2.
Ante la necesidad de adoptar un lenguaje común en el manejo de la información administrativo financiera, a principios de 1996 se iniciaron los trabajos en el ámbito de la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica, en un proyecto de alcance nacional tendiente a la normalización y estandarización de los sistemas de información administrativa de las instituciones de educación superior (PRONAD, 1999).
En el Programa de Desarrollo Educativo 19952000 se seńala que: "se promoverá que las instituciones educativas desarrollen sistemas de administración, contables y financieros mas eficaces y transparentes" y que las instituciones "desarrollen o consoliden sistemas de información y control en las áreas de finanzas, contabilidad, administración escolar y de recursos físicos y establezcan métodos para determinar costos unitarios de programas y proyectos académicos" (PRONAD, 1999).
El objetivo es integrar un sistema nacional, único y estandarizado de información administrativa de las instituciones de educación superior, que
responda a las necesidades de las propias instituciones, la Secretaría de Educación Pública, otras dependencias del Gobierno Federal y los estándares internacionales (PRONAD, 1999).
Para lograr esto se seguirá un proceso gradual en el que las necesidades de información irán mas allá de la normalización de la información contable financiera, pues se involucran componentes igualmente importantes como la administración de alumnos, cursos, profesores, recursos físicos, administración del recurso humano (nómina) e información pertinente al ámbito de las tareas de planeación y evaluación institucional.
Con esto, la S E P busca acelerar los procesos de modernización tecnológica en las universidades públicas (PRONAD, 1999).
El P R O N A D comenzó a operar en el ámbito institucional a partir de enero de 1997, en una primera etapa dirigida a 34 universidades públicas estatales, con el propósito de desarrollar en cada institución participante un sistema integral de información administrativa (SHA), cuyo eje central radica en adoptar, o bien, adaptar un modelo de contabilidad matricial, adecuado para las instituciones de educación superior. Esto permitirá registrar, agrupar y presentar los estados financieros bajo un enfoque integral, normalizado nacionalmente y compatible con estándares internacionales, repercutiendo en una mejora sustantiva en la operación, administración y control de los recursos institucionales.
Bajo este esquema de integración, se obtendrán resultados en el ámbito institucional, a partir de la información generada por las áreas de:
• Contabilidad
• Presupuestos
• Recursos físicos
• Control escolar
• Recursos humanos
• Planeación y evaluación
Un aspecto interesante del P R O N A D se concentra en la normalización institucional del módulo financiero, a través de la adopción institucional de los criterios de contabilidad matricial. Esta información financiero administrativa de alto nivel de detalle (con base en cruces matriciales), permitirá evaluar el desempeńo institucional a través de la construcción de indicadores específicos, elaborados con base en costos unitarios, de aplicación a las diversas áreas académicas y administrativas. Por consecuencia, se fortalecerá el proceso de toma de decisiones tanto en el ámbito interno, en diversos niveles de decisión institucional, como en el externo, con las dependencias de la S E P , como el P R O N A D y otros usuarios públicos y privados.
2.4 La planeación y la estructura organizacional.
En el caso de las instituciones de educación superior de nuestro país, el contexto universitario nacional establece el marco de referencia para la planeación institucional. El proceso de planeación por consiguiente, deberá ser congruente con el ámbito universitario.
2.4.1 Los sistemas de información y la planeación del negocio.
Un aspecto fundamental en una organización corresponde a la planeación del negocio, que incluye por supuesto, la planeación de los sistemas de información. La planeación de negocios es el proceso de identificación de las metas, objetivos, prioridades, y planes de acción de desarrollo para completar las metas y los objetivos en una organización. La planeación de los sistemas de información es la parte de ésta concerniente al desarrollo de los recursos de sistemas de información en la empresa. Los sistemas de información deben soportar las estrategias y metas en el plan de negocios y deben estar ligados a los planes en las áreas funcionales (Alter, 1991).
En general, los planes de sistemas de información deben estar ligados a los
aplicaciones, uno es el de los factores críticos de éxito orientado a identificar los sistemas de información de mayor prioridad y las necesidades de información de los ejecutivos y, el segundo, la planeación de sistemas del negocio, orientada a desarrollar una arquitectura de información que identifique qué datos y cómo deben ser recolectados, transmitidos, almacenados y utilizados (Alter, 1991). En esta planeación, además intervienen aspectos como el grado de centralización y descentralización, relaciones de los sistemas, localizaciones, propietarios y dispersión a través de la organización.
2.4.2 La estructura organizacional y los sistemas de información.
La arquitectura del sistema de información debe ser consistente con la estructura de la organización. El modelo de sistemas de control organizacional
(OCSM, organizational control systems model) es un modelo conceptual para la
descripción de estructuras funcionales y de control en sistemas adaptativos que puede utilizarse para estos fines (Zozaya, 1997). El parámetro básico que determina este modelo es el grado de centralización/descentralización del sistema de control de la organización. Considera dos tipos de subsistemas para un sistema capaz de adaptarse: los de control y los operacionales.
Se definen en este modelo tres relaciones binarias:
• SUBSYSTEM, que define pares sistema/subsistema.
• CONTROLS, que define los subsistemas.
• REPORTSTO, que define pares de subsistemas de control a niveles
contiguos en la jerarquía de control, uno de los cuales reporta al otro.
El OCSM es un modelo conceptual que permite la representación de
Este modelo proporciona una descripción de la estructura de la organización que identifica los diferentes niveles en cada una de las áreas funcionales. Con base en esto, los algoritmos, procedimientos y modos de procesamiento de información y las interfaces necesarias que corresponden a cada nivel y tipo de función pueden ser determinados (Zozaya, 1997).
De acuerdo a estas consideraciones, los sistemas de información deben diseńarse para servir a las necesidades de los niveles en la organización; en resumen, la arquitectura de información entonces debe adecuarse a las necesidades organizacionales, particularmente en las organizaciones basadas en el conocimiento.
2.5 Alineación tecnológica.
El proceso de planeación involucra recursos tecnológicos, por tanto, debe existir una alineación entre las estrategias del negocio y las estrategias tecnológicas, que conduzca a la organización a establecer los lineamientos necesarios para completar sus metas y objetivos.
2.5.1 Tecnologías de información.
2.5.2 Alineación estratégica.
Por supuesto, debe existir una alineación entre las estrategias del negocio y las estrategias tecnológicas. El modelo de Henderson y Venkatraman se utiliza como marco conceptual para lograr la alineación entre las estrategias de negocios y de tecnologías de información (Zozaya, 1998). Este modelo hace un paralelismo entre los componentes de una estrategia de negocio y los de una estrategia tecnológica; los aspectos asociados con la infraestructura y procesos del negocio y aquellos relacionados con la instrumentación de la estrategia tecnológica.
Sus principales componentes son:
• La estrategia del negocio
• La estrategia de tecnologías de información
• La infraestructura y procesos de negocios
• La infraestructura y procesos de tecnologías de información
2.5.3 Las tecnologías en la organización.
Además de la alineación tecnológica, es importante destacar otros aspectos relacionados de manera directa con las tecnologías de información, en diferentes niveles de la organización (Cash, 1992):
• El Rol de las tecnologías de información
En primera instancia, las tecnologías de información juegan diferentes roles estratégicos en diferentes organizaciones. Estos roles son influenciados por la planeación de la estructura de los procesos y su interconexión con las estrategias corporativas y de formulación de los procesos.
• El Usuario
En segunda instancia, se deben examinar las tecnologías involucradas para que sean familiares a los usuarios.
• La Cultura Organizacional
manera las tecnologías de información requeridas. Esto nos lleva a alinear las estrategias tecnológicas a las estrategias organizacionales.
2.5.4 Oportunidades y asimilación de la tecnología de información.
Ahora bien, al referirnos a la tecnología de información, es necesario tener conocimiento de las oportunidades para su uso dentro de las organizaciones. Estas oportunidades pueden explicarse en cuatro conceptos (Zozaya, 1994), los cuales enmarcan las áreas de oportunidad de su aplicación:
I. Creación de ventajas competitivas II. Cambios en la manera de competir
III. Modificaciones a las fuerzas que afectan a la competencia IV. Facilitador para la reingeniería
Una vez seleccionadas las tecnologías pertinentes, es importante considerar los aspectos relacionados con su asimilación.
En este sentido, se definen cuatro fases para que una organización asimile de manera efectiva nuevas tecnologías (Cash, 1992):
• Decisión de inversión e iniciación del proyecto
• Aprendizaje de la tecnología y adaptación
• Racionalización y control de la administración
• Transferencia de la tecnología
2.6 Sistemas de información.
2.6.1 Los sistemas de información.
Un Sistema de Información (SI) es una combinación de prácticas de trabajo, información, personas y algunas tecnologías de información para completar metas en una organización. Las prácticas o formas de trabajo son los métodos utilizados por las personas y la tecnología para desarrollar un trabajo. La información en un sistema de información puede incluir datos con formato, textos, imágenes y sonidos. A excepción de las tareas en su totalidad automatizadas, siempre intervienen personas en los procesos o manejo de datos (Alter, 1991).
Las tecnologías de información (TI) en este sentido incluyen hardware y
software que intervienen en el proceso de uno o varios datos en tareas como
captura, transmisión, almacenamiento, recuperación, manipulación o desplegado de datos. Esta actividad conlleva a la necesidad de adaptación de personas, diferentes tipos de información y nuevos caminos para usar las tecnologías de información. Estas adaptaciones generan un valor agregado (Alter, 1991).
Los sistemas de información representan uno de los caminos por los cuales una organización puede reducir costos y agregar valor a la cadena de valor de sus procesos (Alter, 1991). Para entender como un sistema de información puede ayudar a obtener ventajas competitivas, es importante entender el concepto de "cadena de valor" de un producto o servicio. Zozaya (1994), basado en la definición de Porter y Millar, la establece como el conjunto de todas aquellas actividades que estén directamente relacionadas con el valor que un cliente percibe de un producto o servicio, clasificadas en primarias y secundarias o de apoyo.
2.6.2 La organización y los sistemas de información.
Para entender y diseńar un sistema de información es necesario conocer las características de la organización en la cual reside. Se adoptan sistemas de información por razones del medio ambiente externo y por las propias de la organización, el impacto de estos sistemas se presenta en estos dos entornos. Los sistemas de información y las organizaciones conviven en influencia mutua. La introducción de nuevos sistemas de información puede repercutir en la estructura organizacional, las metas, el diseńo del trabajo, valores, competencia entre grupos, toma de decisiones y en la conducta organizacional. Con frecuencia, la resistencia al cambio en los sistemas de información se presenta por los efectos al modificar el diseńo estructural de la organización (Burgelman, 1995).
La tecnología es un recurso de vital importancia para las organizaciones, esto significa manejar los recursos para obtener ventajas competitivas en integración o alineación con las estrategias organizacionales. Una segunda clave o llave corresponde al desarrollo y explotación de las capacidades de innovación y a identificar cómo éstas pueden ser implementadas (Burgelman, 1995). Aquí se establece cómo la tecnología es uno de los principales factores para determinar las reglas de competencia (Porter, 1985), además de ser una de las dimensiones mas importantes en la definición del negocio.
2.6.3 Sistemas de información empresariales.
Algunos sistemas típicamente integran actividades de varios departamentos, facilitando el flujo de información entre departamentos. Cuando se asimilan sistemas de información empresarial en una organización, pueden presentarse cambios "en los procesos del negocio y en la naturaleza del mismo (Kroenke, 1994).
generar beneficios. La aplicación de los sistemas de información administrativos
(MIS, Management Information Systems) se presenta en 5 categorías:
aplicaciones locales, sistemas interdepartamentales, rediseńo del proceso del negocio, rediseńo de la red de negocios y redefinición del alcance del negocio.
Los sistemas de información interdepartamentales integran actividades de diferentes departamentos, en un sistema simple de negocio que proporciona coordinación, respuestas apropiadas al ambiente empresarial. Los sistemas locales y los interdepartamentales involucran un pequeńo rediseńo de los procesos del negocio, ya que soportan las actividades del negocio en las que existen.
Los sistemas de información interdepartamentales permiten la integración de las actividades de departamentos separados para que respondan de manera consistente y coordinada. A menudo estos sistemas involucran bases de datos compartidas y centralizadas que habilitan a cada departamento a guardar los resultados del trabajo que han hecho. Con estos sistemas, los usuarios tienen diferentes vistas de los mismos datos. Dado que estos sistemas deben ser estandarizados, con cambios cuidadosamente controlados, es necesaria la administración de los sistemas empresariales. Éstos involucran varias aplicaciones y datos heterogéneos (Kroenke, 1994).
El rediseńo de los procesos del negocio se refiera a las aplicaciones en las cuales el proceso es rediseńado cuando el sistema es desarrollado. Esto surge como un paso necesario para optimizar el uso de tecnologías de información, pretendiendo alcanzar ventajas en las oportunidades otorgadas por la tecnología. Algunas de sus consecuencias incluyen reducción de la administración y del personal, se incrementa la concurrencia en las actividades y resistencia organizacional.
información se habilitan a grupos de empresas para interactuar de manera mas
productiva. Esto se presenta en 4 tipos:
• Intercambio electrónico de datos (EDI, electronic data interchange),
agregando estándares a los datos comunes.
• Acceso a los sistemas entre empresas, cuando las organizaciones utilizan sistemas de información de otras empresas.
• Sistemas integrados entre empresas, en los cuales la empresa desarrolla
sistemas compartidos de información.
• Redes de conocimiento, en las cuales, las empresas usan tecnologías de información para compartir experiencia y conocimientos.
La redefinición del alcance del negocio consiste en las aplicaciones que cambian la naturaleza del negocio. Las aplicaciones que involucran estas actividades, cambian la naturaleza de las actividades de la empresa. La tecnología puede habilitar a los negocios a entrar a nuevos mercados, desarrollar productos de una nueva categoría y al desarrollo de nuevos productos inducidos por la tecnología (Kroenke, 1994).
Finalmente, los sistemas de información empresarial pueden facilitar la flexibilidad en la habilidad de una organización para responder a los cambios del ambiente.
2.6.3.1 Componentes del sistema de información empresarial.
Los componentes de un sistema de información empresarial son los mismos para los sistemas personales y los de trabajo en grupo, hardware,
programas, datos, procedimientos y personas. Como los sistemas empresariales involucran mas personas, departamentos y datos, sus componentes son mas complicados que en otro tipo de sistemas. Algunos tipos de configuraciones de
hardware son utilizados en los sistemas empresariales, por ejemplo, las redes de
área local {LAN's local área networks), sistemas de teleprocesamiento, Internet y
La mejor utilización de sistemas empresariales es el teleprocesamiento, en el cual el procesamiento de las aplicaciones ocurre en una computadora centralizada. Cuando las comunicaciones cruzan las vías públicas o propias, generalmente una empresa proporciona una portadora común, las redes de área amplia (WAN's wide área networks) y las redes de área metropolitana (MAN's
metropolitan área networks) son servicios proporcionados por este tipo de
empresas (Kroenke, 1994).
Considerando los programas, los sistemas de información empresariales involucran sistemas, mercados horizontales, verticales y desarrollo de programas a la medida como en los sistemas personales y de trabajo en grupo. La necesidad de controlar procesamientos con comunicaciones, demanda facilidades y funciones especiales en los programas del sistema. El programa de control de comunicaciones (CCP, comunications control program) que maneja las
comunicaciones para los sistemas de teleprocesamiento. El control de comunicaciones en red es seguido por protocolos de comunicación. El modelo OSI
es utilizado como referencia por otros modelos, TCP/IP {terminal control program /
Internet protocol) es el protocolo de comunicaciones utilizado en redes dorsales y
redes de área amplia.
Los datos empresariales son almacenados de manera que el negocio pueda mantener relaciones exitosas entre los departamentos internos y los empleados, y las agencias externas. Los sistemas empresariales almacenan datos para uso de muchos departamentos y, como resultado, crean dependencias entre dichos departamentos. Estos datos deben ser procesados con perspectivas comunes, con los sistemas empresariales, el mismo dato puede ser visto de varias maneras, dependiendo de las necesidades del usuario. Las bases de datos en este sentido pueden tener diferentes arquitecturas, particionadas, no particionadas, con replicación o sin replicación (Kroenke, 1994).
sistemas de información empresariales; la otra concerniente a la transferencia de tecnología a individuales o a grupos de trabajo fuera del departamento.
2.6.3.2 Desarrollo de los sistemas de información empresariales.
El desarrollo de estos sistemas tiene mas retos que el desarrollo de los sistemas personales y de trabajo en grupo, la diversidad de personal y departamentos que utilizan el sistema, generan retos en su desarrollo. Los sistemas nuevos generan cambios en la estructura organizacional y la dinámica, lo que puede causar resistencia al cambio. Eventualmente se generan conflictos entre los usuarios de los departamentos y el departamento de sistemas de información (Kroenke, 1994).
Estos sistemas en ocasiones integran departamentos con actividades que pueden ser inconsistentes e incompatibles, además de ser eventualmente numerosos. Algunas veces se utilizan comités para los sistemas de información, para guiar y desarrollar de manera directa los proyectos, destacando los consejos y la asistencia brindada al líder (CEO, chief executive officer), los directivos y
demás personal.
Existen dos categorías generales en la planeación de los sistemas de información (Kroenke, 1994):
• De arriba hacia abajo (topdown), que trabaja a partir de las necesidades
completas de la empresa, hacia abajo, a los sistemas específicos. La ventaja de esta estrategia es que los sistemas son correctos y adecuados para la empresa entera y mas fáciles de desarrollar, la desventaja es que el desarrollo del análisis demanda un tiempo considerable.
• De abajo hacia arriba (bottomup), inicia con las necesidades de un sistema
A este punto, CASE (computeraided systems engineering), de manera
primaria facilita el análisis de las necesidades del negocio, seguidas por el desarrollo de programas y datos. El hardware, procedimientos y el personal
reciben menor atención. CASE involucra la metodología y las herramientas. La
metodología CASE concierne a la planeación estratégica del negocio, análisis del
sistema, diseńo de bases de datos, diseńo del sistema, construcción del sistema, administración del sistema, soporte de procesos y soporte a la administración del proyecto.
Existen herramientas CASE para cada actividad en la metodología CASE,
algunas de las cuales son proporcionadas por los proveedores en paquetes. Estos productos normalmente involucran a una base de datos centralizada referida como repositorio.
Muchos departamentos de sistemas de información se convierten en pequeńas organizaciones que sirven con funciones de staff y de asesoría. Esta
transformación es guiada por dos movimientos (Kroenke, 1994):
• Outsourcing3
, cuando terceras compańías son contratadas para desarrollar y
operar los sistemas de información empresariales. Estas compańías pueden acumular suficientes economías de escala en las que pueden proporcionar estos sistemas de manera mas barata que el desarrollo interno en un departamento de sistemas de información.
• Sistemas de información de trabajo en grupo, con el crecimiento de este tipo de grupos de trabajo, los usuarios finales de los departamentos incrementan sus responsabilidades para el desarrollo y la operación de sus propios sistemas de información, que a menudo contratan terceras compańías integradoras de sistemas para asistirse en sus funciones.
3 El
outsourcing consiste en contratar en forma externa algunos o todos los servicios que
La función del departamento de sistemas de información se centra en tres responsabilidades primarias: definición y administración de procedimientos, desarrollo de alta tecnología y el desarrollo y operación de datos distribuidos en la empresa. Estos cambios pueden significar una reducción en la influencia de estos departamentos, en consecuencia, se enfrentan a la resistencia organizacional.
2.7 Arquitectura y distribución de los sistemas de información.
El proceso de planeación también determina la arquitectura y distribución de los sistemas de información, en especial al considerar un sistema integral. A continuación se presentan algunos modelos y consideraciones para el diseńo de la arquitectura y la distribución de los sistemas de información, los cuales conducen a la compatibilidad con la función y la dinámica de la organización.
2.7.1 Arquitectura de los sistemas de información.
Zachman define un cuadro de trabajo considerado como clásico para la arquitectura de los sistemas de información utilizando como referencia la planeación de procesos, con base en éste se define la metodología para la
planeación de la arquitectura organizacional {EAP, enterprise architecture
planning) con cuatro capas y 7 etapas (Spewak, 1992):
II.
żDónde empezamos? 1) Inicia la planeación żDónde estamos hoy? 2) Modelado del negocio
3) Sistemas y tecnología actual
III. żDónde queremos estar? 4) Arquitectura de datos
Visión. 5)Arquitectura de las aplicaciones
IV.
6) Arquitectura tecnológica żCómo pretendemos lograrlo? 7) Implementación y planes de
EAP representa un proceso de planeación para lograr la misión de los
sistemas de información, de proveer calidad de datos para lo que se les necesita. Se definen primero los datos necesarios para el negocio, una vez definida esta arquitectura, se determina el plan para implementar las aplicaciones (Spewak,
1992).
2.7.2 Distribución de los sistemas de información.
El grado en el cual un sistema está distribuido puede ser determinado a
través de la respuesta a estos cuatro cuestionamientos: 1. żDónde se realiza el procesamiento?
2. żCómo están interconectados los procesadores y otros dispositivos? 3. żDónde es almacenada la información?
4. żQué reglas y estándares son utilizados?
A partir de esto se define el procesamiento distribuido como la habilidad de mas de un procesador interconectados de operar al mismo tiempo. Esto significa que el procesamiento de una aplicación se realiza en mas de una computadora. La meta del procesamiento distribuido es llevar el procesamiento tan cerca del usuario como sea posible, o bien, utilizar la máquina que realice mejor ese trabajo (Sprague, 1993).
Una derivación es el procesamiento cooperativo, como una derivación del procesamiento distribuido. Una ventaja de este tipo de procesamiento es que permite la interoperatividad, que es la capacidad de tener diferentes máquinas utilizando diferentes sistemas operativos en redes distintas, trabajando juntas en una tarea. Ellas intercambian información en formas estándares sin requerir cambios en los comandos del lenguaje o la funcionalidad y sin la intervención física (Sprague, 1993).
mensajes a cualquier otro procesador a través de ligas electrónicas de comunicación. Una estructura deseable para realizar el sistema distribuido tiene al menos dos rutas independientes para cualquier par de nodos, para proporcionar una ruta alterna automática. La redundancia planeada de este tipo es crítica para hacer factible la operación. Esta redundancia no puede ser implementada en
diversas LAN's, puesto que éstas son frágiles (Sprague, 1993).
2.7.2.1 Bases de datos distribuidas.
Las bases de datos distribuidas pueden ser definidas en al menos dos formas (Sprague, 1993):
• La primera divide a la base de datos y la distribuye en porciones a través del sistema, sin duplicidad de datos. Cualquier porción es accesible desde cualquier nodo, sujeto a la autorización del acceso. Los usuarios no necesitan conocer dónde está localizada la pieza del dato para accesarlo, el sistema sabe dónde está almacenado dicho dato.
• Una segunda definición visualiza a la base de datos distribuida de manera que contiene datos duplicados distribuidos. Los mismos datos son almacenados en diferentes localidades, con un sitio que almacena al archivo maestro. En este esquema, la sincronización de los datos es un problema significante.
En ambos casos, la definición de los datos en común es importante.
Las reglas del sistema amplio significan que la disciplina de operación para los sistemas distribuidos debe ser desarrollada y forzada en todo tiempo. Estas reglas gobiernan la comunicación entre nodos, seguridad, accesibilidad de los datos, transferencias de programas y archivos, procedimientos de operación en común (Sprague, 1993).
Es de vital importancia la interfaz del programa de aplicación (API's, application
program interíaces), que define la forma de presentar los datos a otro componente
del sistema, una máquina, bases de datos e incluso un sistema de correo electrónico. El término de sistemas abiertos se expande puesto que los sistemas
distribuidos se cruzan con sus productos, hardware, software, datos y
comunicaciones de muchos proveedores para trabajar de manera conjunta.
2.7.2.2 Distribución de bases de datos en las aplicaciones.
Como parte de la arquitectura de un sistema, es necesario decidir dónde
serán almacenados (distribuidos) los datos, al igual de cómo serán almacenados (conservados). Existen dos dimensiones para la distribución de las bases de datos de las aplicaciones (Blaha, 1998):
a) Clienteservidor: la computación clienteservidor es una arquitectura en la cual el servidor proporciona el cómputo de múltiples componentes a los clientes. Cuando es posible, se recomienda el uso de una arquitectura clienteservidor en tres capas, consistente en un administrador de datos, la aplicación e interfaz del usuario:
1. Administrador de datos (data management), esta capa se ocupa del
esquema de la base de datos y de los datos.
2. Aplicación, esta capa se ocupa de los métodos que involucran a la aplicación lógica.
3. La interfaz del usuario, esta capa maneja las formas y reportes que son presentados al usuario.
Se analizarán dos tipos de software de comunicación para conectar clientes
y servidores (Blahá, 1998):
2. S Q L , los manejadores de bases de datos relaciónales (RDBMS
relational datábase management system), en contraste, utilizan el
lenguaje estructurado de consultas (SQL structured query lenguaje) para
conectar clientes a servidores implícitos por referencia a los datos; los clientes ejecutan el código de la aplicación haciendo referencia a los datos en los servidores.
Estos dos métodos proporcionan valiosas, pero muy diferentes formas de la computación clienteservidor.
b) Distribución de datos: no sólo se puede distribuir el cómputo, también se pueden distribuir los datos. Se puede implementar un diseńo de base de datos distribuido a través de varios componentes de bases de datos. Se puede utilizar el modelo de fragmentación de una base de datos, el modelo de partición de los datos, o ambos para el detalle del diseńo.
La distribución de una base de datos tiene un modelo conceptual o lógico, pero puede tener varios esquemas físicos, uno para cada sitio de distribución. La fragmentación debe ser consistente con los modelos semánticos orientados a objetos, los fragmentos deben ser alojados en los sitios en donde se encuentra físicamente la base de datos, con el intento de adquirir la más rápida respuesta con el mínimo consumo de recursos (Blaha, 1998).
2.8 Intercambio de información y conectividad de las aplicaciones.
Para lograr la integración de los sistemas de información, es necesario el intercambio de información y la conectividad entre las diferentes aplicaciones a través de la organización. Estos elementos también deben considerarse durante la planeación institucional para alcanzar el grado de integración deseado.
2.8.1 Intercambio de información.
El intercambio de información es fundamental para lograr la integración de los sistemas de información. La necesidad de intercambiar información entre sistemas heterogéneos, es decir, entre sistemas cuyas tecnologías son diferentes
entre sí, llevó a la ISO (International Standard Organization) a buscar la manera de
regular dicho intercambio de información. El modelo de referencia OSI (Open
Systems Interconnection) surge en el ańo 1983 y es el resultado del trabajo de la
ISO para la estandarización internacional de los protocolos de comunicación.
2.8.2 Conectividad de las aplicaciones.
Considerando la integración y el intercambio de información en una empresa, la conectividad es un importante recurso para la productividad de las organizaciones, particularmente en los sistemas de información. Existen varios modelos que buscan alcanzar un importante grado de conectividad, estándares
como el ya mencionado OSI (Open Systems Interconnection) y TCP/IP
(Transmission Control Protocol/lnternet Protocol) son reconocidos como factores
importantes de las telecomunicaciones para alcanzar esta condición (Laudon, 1991).
TCP/IP es una familia de protocolos usada como un lenguaje común para la
controladores e información sobre la red, sin tener la necesidad de reconectar los dispositivos (Flint, 1995). Entre sus características destacan: protocolo estándar
abierto, independencia de un hardware específico de red, un esquema común de
direccionamiento, protocolos de alto nivel estandarizados.
Estos conceptos significan algo mas que comunicaciones y archivos compartidos, la portabilidad de las aplicaciones entendida como la capacidad de ejecutar aplicaciones en diferentes plataformas, presenta aquí gran relevancia. Es necesario para estas condiciones contar con sistemas operativos comunes, portabilidad de las aplicaciones, e interfaces comunes para los usuarios. Algunas organizaciones tienen como meta estratégica la total conectividad, pero debe establecerse esta estrategia atendiendo a las capacidades existentes y las necesidades futuras, considerando en su desarrollo, la conectividad acorde a la naturaleza del negocio (Laudon, 1991).
2.8.2.1 Arquitectura Cliente/Servidor.
La arquitectura cliente/servidor representa una alternativa para construir sistemas de información que impacten de manera directa el desempeńo de sus negocios, a través de mejoras organizacionales en productividad y toma de decisiones, con la finalidad de obtener ventaja competitiva (Villaseńor, 1996). Esta arquitectura utiliza las facilidades de las capas que lo conforman para facilitar una estrecha integración de procesos corriendo en diferentes computadoras.
Con el modelo cliente/servidor se integran los sistemas de información corporativos y se fusionan los sistemas existentes con los nuevos desarrollos. Bajo esta arquitectura se pueden integrar diferentes tipos de equipos y sistemas operativos en un ambiente único de procesamiento. La implantación de esta arquitectura promueve el uso de sistemas abiertos dado que tanto clientes como
servidores corren en diferentes plataformas de hardware y software. Esto permite
