Apoyo en la Gestión Documental al Grupo Interno de Trabajo de Geodesia del Instituto Geográfico Agustín Codazzi
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(2) 2. APOYO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL AL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI. SARA BIBIANA MARTINEZ MARTINEZ COD.20141031049 MARIA CAMILA FONTECHA CASTAÑEDA COD.20141031088. Este proyecto es presentado como requisito para optar el título de TECNOLOGO EN TOPOGRAFÍA. Director: RAUL ORLANDO PATIÑO PEREZ Ingeniero Topográfico y Tecnólogo en Topografía. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA BOGOTA D.C 2017.
(3) 3. Nota de Aceptación Acuerdo 29 de 1998. Reglamento estudiantil. El consejo de carrera de tecnología en Topografía de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas aprueba el trabajo de grado por modalidad de pasantía titulado “Apoyo en la gestión documental al grupo interno de trabajo de geodesia del instituto geográfico Agustín Codazzi”. Lo anterior, en el cumplimiento de los requisitos para obtener el título de Tecnólogo en Topografía.. _________________________ Ing. Orlando Patiño Pérez Director.. _________________________ Firma del jurado..
(4) 4. Bogotá, Julio de 2017. Art.117. “Ni la universidad ni el jurado de grado serán responsables de las ideas expuestas por los graduados en el trabajo de grado”.
(5) 5. Tabla de contenido 1. INTRODUCCION. 7. 2. OBJETIVOS. 9. 2.1 Objetivo General. 9. 2.2 Objetivos Específicos. 9. 3. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS. 10. 3.1 Organización y clasificación de proyectos.. 10. 3.2 Digitalización e implementación de Tablas de Retención Documental.. 10. 3.3 Recopilación de información digital.. 11. 4. METODOLOGÍA DEL PROYECTO. 12. 4.1 Organización y clasificación de proyectos.. 12. 4.2 Proceso para la digitalización e implementación de la TRD.. 12. 4.3 Recopilación de información digital.. 14. 5. ANALISIS DE RESULTADOS. 16. 6. ALCANCES E IMPACTOS DEL PROYECTO. 20. 6.1 Alcances.. 20. 6.2 Impacto. 20. 7. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS. 21. 8. CONCLUSIONES. 22. 9. RECOMENDACIONES. 23.
(6) 6. Tabla de Ilustraciones Ilustración 1 Rotulo carpetas ............................................................................................................ 10 Ilustración 2 TRD proyectos digitalizados, inventario único documental......................................... 11 Ilustración 3 Recopilación de información digital ............................................................................. 11 Ilustración 4 Elementos de etiqueta ................................................................................................. 12 Ilustración 5 Inventario único documental Cd .................................................................................. 14 Ilustración 6 Grafica de actividades de la Pasantía ........................................................................... 16 Ilustración 7 Porcentaje de Información Digitalizada ....................................................................... 17 Ilustración 8 Información Digitalizada .............................................................................................. 17 Ilustración 9 Tipos de Proyectos Digitalizados .................................................................................. 18 Ilustración 10 Actividades durante la pasantía ................................................................................. 19. Tabla de tablas Tabla 1 Código de series ................................................................................................................... 13 Tabla 2 Conservación de Proyectos .................................................................................................. 13 Tabla 3 Cronograma de actividades .................................................................................................. 15 Tabla 4 Proyectos Digitalizados ........................................................................................................ 18.
(7) 7. APOYO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL AL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI Autores:. Sara. Bibiana. Martínez. Martínez,. cod.20141031049,. correo:. [email protected] – María Camila Fontecha Castañeda, cod.20141031088, correo: [email protected]. 1. INTRODUCCION En el presente informe final de pasantía de trabajo de grado se considera el apoyo de los pasantes Sara Bibiana Martínez y María Camila Fontecha Castañeda como estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Cuyo objeto de este contrato es “La asistencia en la gestión documental del grupo interno de trabajo de geodesia”. Teniendo en cuenta lo mencionado, la labor de las pasantes involucra diferentes campos de la ejecución del contrato tales como: Conservación, Digitalización, Recuperación de información de proyectos para satisfacer los términos estipulados en el contrato. En consecuencia, cada labor realizada por las estudiantes tendrá la supervisión del profesional asignado por la institución, el cual va ser su jefe directo durante el tiempo de la pasantía y le indicará los procedimientos adecuados para el cumplimiento de sus actividades. Estas labores tuvieron lugar en las instalaciones del instituto asignadas para el cumplimiento de estas tareas, durante el periodo comprendido del 10 de mayo al 13 de julio del año 2017. Por lo tanto, el objetivo principal es apoyar en la conservación de información de proyectos implementando las tablas de retención documental en el grupo de trabajo de geodesia. Por eso en el ámbito profesional, como trabajador, el interés del pasante consiste en poner en práctica los conocimientos académicos y prácticos adquiridos a lo largo.
(8) 8. de su carrera tecnológica en el campo laboral, para aplicarlos de manera adecuada como profesional. Ya que ellas adquieren experiencia laboral a lo largo del desarrollo de la pasantía y adquiere los conocimientos necesarios para realizar una labor que satisfaga sus servicios profesionales. La metodología empleada para la elaboración y cumplimiento de la pasantía se basa en la recuperación y conservación de información de proyectos topográficos y geodésicos. Esta labor requiere un conocimiento técnico en topografía para poder aplicarlo de la mejor manera a la actividad a realizar. Sin embargo, a lo largo del desarrollo del informe se presentará la información detallada de la metodología utilizada para hacer la pasantía. Una vez realizadas las labores en el tiempo acordado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) y las pasantes Sara Bibiana Martínez Martínez y María Camila Fontecha Castañeda, se procede a realizar un informe final. El cual será evaluado por el profesional a cargo en la institución y el docente director asignado por la Universidad. El cual tendrá la siguiente estructura. 1. Título y Autor. 2. Objetivos de la pasantía. 3. Descripción de cada uno de los resultados alcanzados debidamente ordenados y en forma coherente. 4. Metodología del proyecto 5. Análisis de resultados, productos, alcances e impactos del trabajo de grado, de acuerdo con el plan de trabajo. 6. Evaluación y cumplimiento de los objetivos de la pasantía. 7. Conclusiones y recomendaciones. 8. Anexos.
(9) 9. 2. OBJETIVOS Los objetivos planteados para el desarrollo de la pasantía parten de un objetivo principal de la misma y unos objetivos específicos que ayudan a desarrollar el objetivo principal. 2.1 Objetivo General Apoyar en la conservación de información de proyectos implementando las tablas de retención documental (TRD) en el grupo de trabajo de geodesia. 2.2 Objetivos Específicos ● Recuperar información de proyectos. ● Organizar la información análoga y digital de cada uno de los proyectos del archivo del grupo interno de trabajo de geodesia. ● Implementar Tablas de Retención Documental en proyectos análogos..
(10) 10. 3. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS. De acuerdo al trabajo realizado en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, se presenta la descripción de los resultados obtenidos durante la pasantía en el presente informe final del trabajo de grado por modalidad de pasantía llamado “Apoyo en la gestión documental al grupo interno de trabajo de geodesia del instituto geográfico Agustín Codazzi” realizado por las pasantes Sara Bibiana Martínez Martínez y María Camila Fontecha Castañeda. 3.1 Organización y clasificación de proyectos. En esta etapa se renuevan los formatos de las carpetas teniendo en cuenta las estipulaciones correspondientes, reorganizando y mejorando la presentación de estas.. Ilustración 1 Rotulo carpetas. 3.2 Digitalización e implementación de Tablas de Retención Documental. Principalmente se basa en la recuperación de información análoga transformándola a digital, para luego diligenciar el inventario único documental que cuenta con campos tales como: ● Código. ● Serie o subserie. ● Asunto (Identificador – Nombre del proyecto – Cant. Carpetas) ● Fechas extremas. ● Unidad de conservación..
(11) 11. Ilustración 2 TRD proyectos digitalizados, inventario único documental. 3.3 Recopilación de información digital. Se basa en extraer la información proveniente de CD’s que se encuentran almacenados en las carpetas y en el archivo interno de geodesia, guardar dicha información en sus carpetas digitales.. Ilustración 3 Recopilación de información digital.
(12) 12. 4. METODOLOGÍA DEL PROYECTO Durante el periodo comprendido del desarrollo de la pasantía, se realizaron diferentes actividades, las cuales fueron importantes para apoyar en el cumplimiento del contrato en el cual se trabajó, por consiguiente, se mencionan las actividades realizadas por las pasantes y la metodología de trabajo que se realizó en cada actividad. 4.1 Organización y clasificación de proyectos. Para este proceso se cambia la presentación de la carpeta donde se encuentra almacenado el proyecto en forma análoga. Actualizando el rotulo, cambiando las carpetas que se encuentran en mal estado y foliando si es necesario.. 4.2 Proceso para la digitalización e implementación de la TRD. Para realizar la digitalización e implementación de las tablas de retención documental se debió tomar los proyectos análogos que contienen carteras de campo, planos, fotografías, cd, descripciones de puntos e informes, para llevarlos a digital y diligenciar el inventario con la información requerida, que se encuentra en la etiqueta de la carpeta. Ver “figura 2”.. Ilustración 4 Elementos de etiqueta.
(13) 13. También es necesario tener en cuenta el tipo de proyecto, ya que dependiendo la serie a la que corresponda, esta tiene un determinado código. CÓDIGO. SERIE - SUBSERIE. 831.1.1. Red Geodésica. 831.1.2. Red Nivelación. 831.1.3. Red Gravimétrica. 831.5. Fronteras. 831.6.1. Proyectos/Convenios. 831.3. Clasificación de campo Tabla 1 Código de series. Los proyectos tienen un tiempo de retención en el archivo de gestión y una disposición final. Estos tiempos varían de 1 a 40 años y su disposición final puede ser: Conservación total (CT). Eliminación (E). Microfilmación. (M). Selección (S) Esto dependerá del tipo de proyecto. TIPO DE PROYECTO. RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL. Red Geodésica. 20. Conservación Total. Red Nivelación. 40. Conservación Total. Red Gravimétrica. 10. Conservación Total. Fronteras. 10. Eliminación. Proyectos/Convenios. 5. Conservación Total. Clasificación de Campo. 40. Conservación Total. Tabla 2 Conservación de Proyectos.
(14) 14. Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo histórico; Cuando la disposición final es conservación total y en algunos casos de eliminación, se sigue este procedimiento. Para diligenciar de manera adecuada la tabla de inventario único documental es necesario tener en cuenta los campos mencionados anteriormente; estos datos se encuentran en la información análoga. Cada carpeta se folia para tener un control de su contenido. 4.3 Recopilación de información digital. Los proyectos en formato digital se encuentran foliados e inventariados en cajas con una tabla de contenido donde está la relación de CD’s - proyectos análogos, para posteriormente hacer el cruce de información en las carpetas digitales.. Ilustración 5 Inventario único documental Cd.
(15) 15. La pasantía tuvo una duración de 192 horas ejecutadas en 9 semanas, cumpliendo con las actividades de la siguiente manera.. 8. 9. 10-Jul-2017 14-Jul-2025. La pasantia se realizo: 5 horas diarias de lunes a viernes.. 7. 04-Jul-2017 07-Jul-2024. Recopilar la informacion recuperada de cada proyecto. Extraer la informacion proviente de cd's. 6. 27-Jun-2017 30-Jun-2023. Recopilacion de informacion digital. 5. 20-Jun-2017 23-Jun-2022. Digitalizacion y conservacion de proyectos, planos, carteras, fichas y fotografias.. 4. 12-Jun-2017 16-Jun-2021. Digitalizacion de proyectos. 3. 05-Jun-2017 09-Jun-2020. Clasificar y organizar las carpetas. Organizar toda la informacion recopilada en un unico archivo.. 2. 30-may-2017 02-Jun-2019. Organización y clasificacion de proyectos. SEMANAS 1. 22-may-2017 26-may-2018. ACTIVIDAD. 15-may-2017 19-may-2017. ETAPA. Tabla 3 Cronograma de actividades.
(16) 16. 5. ANALISIS DE RESULTADOS. Teniendo en cuenta las actividades realizadas se hace un análisis de cada resultado obtenido y se representa por medio de gráficas. Los resultados presentados a continuación son el producto del trabajo en conjunto realizado por 7 pasantes de la Universidad Distrital.. ACTIVIDADES DE LA PASANTIA 1. 2 4%. 11%. 3. 4. 5. 13%. 12%. 60%. Ilustración 6 Grafica de actividades de la Pasantía. 1- Digitalización de proyectos – 13% 2- Planos digitalizados – 12% 3- Recuperación de información digital CD’s – 60% 4- Fotografías – 11% 5- Otras – 4% Para nuestro caso las actividades que nos llevaron más tiempo y trabajo fueron la digitalización de proyectos con un 13% y la recuperación de información de CD con un 60%..
(17) 17. INFORMACIÓN DIGITALIZADA 4% 0% 11%. 13%. 12%. 60% Proyectos. Planos. CD-Proyectos. Fotografias. Fichas. Carteras. Ilustración 7 Porcentaje de Información Digitalizada. En las carpetas de los proyectos había información como planos, fotografías, cds, fichas y carteras que fueron recuperados como se muestra a continuación.. INFORMACIÓN DIGITALIZADA 10 83 223. 270 Proyectos 239. Planos CD-Proyectos Fotografias. 1240. Fichas Carteras. Ilustración 8 Información Digitalizada.
(18) 18. TITULO DE LA SERIE O PROYECTOS. CARPETAS DIGITALIZADAS. POZOS PETROLEROS. 1. PLANO. 1. PERITAZGO. 1. IDENTIFICACIÓN. 1. PUNTO DE CONTROL. 2. SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA. 5. RED DE NIVELACIÓN. 7. FOTOCONTROL. 8. INTERVENTORIA. 10. FRONTERAS. 14. PROYECTOS. 19. RED GEODÉSICA (3D, H, V). 29. RED GEODÉSICA. 170. Tabla 4 Proyectos Digitalizados. La mayor cantidad de proyectos digitalizados corresponden a Red geodésica con un 64% tal como se muestra en la gráfica, mientras que Pozos petroleros cuenta con 1%.. POZOS PETROLEROS TIPOS DE PROYECTOS DIGITALIZADOS PLANO. 0% 1%3% 2% 3% 4% 5% 7%. 64%. 11%. PERITAZGO IDENTIFICACIÓN PUNTO DE CONTROL SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA RED DE NIVELACIÓN. FOTOCONTROL INTERVENTORIA FRONTERAS PROYECTOS. Ilustración 9 Tipos de Proyectos Digitalizados.
(19) 19. Como se observó en el cronograma de actividades presentado anteriormente, la digitalización de proyectos fue la actividad que más tiempo necesito, seguido de la recopilación de información digital y la clasificación y organización; siendo estas las actividades más relevantes.. ACTIVIDADES DE LA PASANTÍA. 20%. Clasificación y Organización. 50% 30%. Recopilación de Información Digital Digitalización de Proyectos. Ilustración 10 Actividades durante la pasantía.
(20) 20. 6. ALCANCES E IMPACTOS DEL PROYECTO. 6.1 Alcances. El alcance de la pasantía, está en recuperar, conservar y organizar la información que se encuentra en el archivo interno. Esta tarea se debe realizar siguiendo los parámetros y la norma vigente establecida por la gestión. 6.2 Impacto Se evidencia que los beneficios obtenidos durante la ejecución de la pasantía son varios tanto para las pasantes como para la entidad. Para las pasantes los beneficios son adquirir experiencia laboral, adquirir conocimientos técnicos de esta institución como ente regulador de geografía en el país y establecer competencias laborales. Para la entidad es una ventaja recuperar la información de los proyectos que servirán de base para sus tareas actuales..
(21) 21. 7. EVALUACION Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS. Al terminar el trabajo de las pasantes se puede inferir que el objetivo principal del proyecto fue cumplido, teniendo en cuenta que se asistió en el proceso de organización y clasificación de proyectos, digitalización e implementación de las tablas de retención documental (TRD) y la recopilación de información digital, entregada esta en carpetas digitales con todo el contenido (Proyecto, CD, Carteras, Fotografías, Fichas y Planos)..
(22) 22. 8. CONCLUSIONES . En el periodo de pasantía se ejecutaron las tareas asignadas por la entidad, y se da a conocer la importancia de la realización de estas labores en los tiempos establecidos para que el proyecto se desarrolle de la mejor manera.. . Para realizar la recuperación de los proyectos es necesario tener el conocimiento de los requerimientos y normas de la TRD, para su correcta implementación. . La organización y comunicación del grupo de trabajo es importante para que los resultados sean los esperados. . La digitalización y conservación de proyectos fue uno de las tareas que más tiempo nos gastó, puesto que era la base de la pasantía..
(23) 23. 9. RECOMENDACIONES. Teniendo en cuenta la experiencia adquirida durante el desarrollo de la pasantía en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), se mencionan algunas recomendaciones a la hora de realizar la recuperación de proyectos. . Leer los manuales e información requerida de gestión documental para su correspondiente uso a la hora de realizar dichas tareas.. . Llevar un determinado orden de la información ya recuperada en digital, para un mejor manejo.
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