UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TÍTULO DE INGENIERO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Diseño del Manual de Procesos para el Gobierno Autónomo
Descentralizado del cantón Calvas para el año 2016.
TRABAJO DE TITULACIÓN.
AUTORES
:
Castillo Salinas, Carlos David
Peralta Ortega, Carlos Andrés
DIRECTORA
: Ramón Jaramillo, Sandra Elizabeth, Eco.
Esta versión digital, ha sido acreditada bajo la licencia Creative Commons 4.0, CC BY-NY-SA: Reconocimiento-No comercial-Compartir igual; la cual permite copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra, mientras se reconozca la autoría original, no se utilice con fines comerciales y se permiten obras derivadas, siempre que mantenga la misma licencia al
ser divulgada. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.es
ii
Economista.
Sandra Elizabeth Ramón Jaramillo
DOCENTE DE LA TITULACIÓN
De mi consideración:
El presente trabajo de titulación: “Diseño de Manual de Procesos para el Gobierno Autónomo
Descentralizado cantón Calvas para el año 2016” realizado por Carlos David Castillo Salinas
y Carlos Andrés Peralta Ortega, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, Julio de 2016
f). . .
iii
Nosotros: Castillo Salinas Carlos David y Peralta Ortega Carlos Andrés declaramos ser
autores del presente trabajo de titulación: “Diseño de Manual de Procesos para el Gobierno
Autónomo Descentralizado cantón Calvas para el año 2016”, de la Titulación Administración
de Empresas, siendo la economista Sandra Elizabeth Ramón Jaramillo, directora del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certificamos que las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de nuestra exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 88 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice:
“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado o trabajos de titulación que se realicen con el
apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
……….... ……….
iv
Quiero dedicar este trabajo a mi familia, por ser el soporte fundamental en mi vida especialmente a mis padres por su amor y siempre estar ahí para levantarme en mis derrotas, sus consejos porque gracias a ellos soy una persona con principios y tener claro mis objetivos, a mis hermanos por todo el apoyo incondicional y sobre todo a Dios por guiarme por el camino correcto y permitirme derramar sonrisas a mi familia, amigos.
Carlos David Castillo.
Quiero dedicar esta investigación a Dios por ser un apoyo fundamental en mi vida, por darme salud y guiarme en todo momento. A mi familia, a mis padres por darme el regalo de la vida, por ser el sostén de mi crecimiento y desarrollo, por sus consejos que me han convertido en el hombre que soy y estar conmigo en todo momento. A mis hermanas, que me brindan su ayuda y cariño siempre. A mis maestros que desde un inicio fueron un pilar fundamental para el crecimiento profesional y guía ante todas las dudas que se fueron presentando a lo largo de mi vida universitaria.
v
A mis padres Antonio y Marieta y mis hermanos por todo el apoyo y la ayuda que me han brindado para poder cumplir mis objetivos, a mi directora de tesis Eco. Sandra Ramón por su paciencia y soporte para poder finalizar esta tesis, a mi amigo Carlos Peralta por su apoyo y su ayuda.
Carlos David Castillo.
Antes de todo agradezco a Dios por ser la luz de mi camino, por darme su bendición y las fuerzas para seguir adelante día a día y acompañarme en todo momento. A mis padres que me apoyaron desde principio a fin, con sus consejos para realizar la investigación.
Agradezco a todas las autoridades de la Universidad Técnica Particular de Loja, por facilitarnos su apoyo para cumplir a cabalidad con la investigación.
De manera especial a la Eco. Sandra Ramón, Directora de tesis, que con su apoyo constante, asesoría y constancia para realizar una investigación de calidad. Gracias al Eco. Ronald Toledo por sus ideas, por su apoyo y dirección con respecto a la culminación de esta investigación. Y de manera especial agradezco al personal del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Calvas por su ayuda, con su tiempo y colaboración desinteresada para la culminación de esta investigación.
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PORTADA………i
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN…….…...ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS...iii
DEDICATORIA...iv
AGRADECIMIENTO...v
ÍNDICE DE CONTENIDOS...vi
ÍNDICE DE TABLAS...ix
ÍNDICE DE FÍGURAS...x
ÍNDICE DE ANEXOS...x
RESUMEN...1
ABSTRACT...2
INTRODUCCIÓN...3
1. CAPÍTULO I: DISEÑO DE TRABAJO DE TITULACIÓN………..4
1.1 Antecedentes………...5
1.2 Problemática……….……….………..6
1.3 Justificación……….………6
1.4 Objetivos………..……….……...7
1.4.1 Objetivo general……….………..………….………7
1.4.2 Objetivo específicos………..7
1.5 Diseño de trabajo de la titulación………..……….………...8
1.6 Metodología aplicada en la investigación.………...9
2. CAPÍTULO II: GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO CANTÓN CALVAS…..…10
2.1 Cantón Calvas………...11
2.2 Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón Calvas……….………12
2.2.1 Autoridades actuales………..12
2.2.2 Misión del GADCC……….…….12
2.2.3 Visión del GADCC……….…….13
2.2.4 Valores institucionales del GADCC……….…….13
vii
2.2.8 Organigrama del GADCC……….…….16
2.2.9 Los gobiernos autónomos descentralizados en el contexto de la nueva constitución………,,,,………..17
3. CAPÍTULO III: MARCO TEÓRICO PARA EL DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS………....20
3.1 Marco teórico para el desarrollo del manual de procesos…..……….…...21
3.2 Ley orgánica de servicio público (LOSEP)………21
3.3 Norma técnica de subsistema de planificación……….22
3.4 El diseño de estatuto o reglamento orgánico por procesos en el Ecuador………22
3.5 Definición de manuales………23
3.5.1 Ventajas de los manuales……….…….23
3.5.2 Clasificación de los manuales……….……..23
3.6 Definición manual de procesos…….……….…….25
3.6.1 Importancia de manual de procesos………..………..…25
3.6.2 Objetivos de manual de procesos…………..………..…25
3.7 Procesos de creación del manual de procesos para el GADCC……...…………...26
3.8 Mapa de procesos de los GADM del Ecuador……..………..……..27
4. CAPÍTULO IV: METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS…..…29
4.1 Metodología para el diseño del manual de procesos………..……..…….30
4.2 Tipos de investigación a aplicar para el manual de procesos……..…..…………...…….31
4.3 Organigrama del Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón Calvas, GADCC…...31
4.4 Descripción de la organización interna del GADCC………....31
4.5 Fases para la recopilación de la información para el diseño del manual de procesos….32 4.6 Formatos y formularios del Ministerio del Trabajo que se utilizarán para el diseño del Manual………32
viii
Presentación del manual de procesos para el Gobierno Autónomo descentralizado del Cantón Calvas
5.1 Manual de procesos para el GADCC………..……….………..…....35
5.2 Fases del desarrollo del manual de procesos para el GADCC………...35
5.3 Descripción de procesos integrados en el GADCC……….……….36
5.4Optimización de procesos del GADCC………...36
5.5 Actores con los que se trabajó para el desarrollo del manual de procesos del GADCC.39 CONCLUSIONES………40
RECOMENDACIONES………..41
BIBLIOGRAFÍA……..………...…..42
ix
[image:10.596.87.543.115.553.2]Tabla 1. Metodología aplicada….………..……….……….9
Tabla 2. Autoridades del GADCC………..……….………...12
Tabla 3. Valores institucionales del GADCC…..…...……….………13
Tabla 4. Consejo regional……….……….………....17
Tabla 5. Consejo provincial………..………..18
Tabla 6. Consejo municipal………..………..18
Tabla 7. Consejo parroquias rurales……….………....19
Tabla 8. Ley orgánica de servicio público…………..……….………..……21
Tabla 9. Norma técnica de subsistema de planificación……….………..…….22
Tabla 10. Ventajas de manuales……….……….………….23
Tabla 11. Tipos de manuales por su naturaleza………..………24
Tabla 12. Tipos de manuales por su contenido……….……..………24
Tabla 13. Tipos de manuales por su ámbito………..………..………24
Tabla 14. Descripción de macroproceso y proceso………..……..………27
Tabla 15. Tipos de investigación aplicados en el desarrollo del manual…………...30
Tabla 16. Resumen del rol de empleados del GADCC………..….31
Tabla 17. Distribución de puestos en los 8 departamentos………...31
Tabla 18. Distribución de las hojas de Excel de los formatos del Ministerio de Trabajo...…32
Tabla 19. Métodos aplicados al manual de procesos del GADCC...………….………33
Tabla 20. Procesos integrados………..…36
Tabla 21. Optimización de procesos del GADCC………37
x
Figura 1. Mapa del cantón Calvas………..……….………..11
Figura 2. Organigrama del GADCC…..…...……….………..………...16
Figura 3. Procesos de creación del manual de procesos del GADCC………26
Figura 4. Mapa de procesos de los GADM del Ecuador….……….……….………...27
Figura 5. Fases para la recopilación de información del manual de procesos………..………..32
Figura 6. Fases del desarrollo del manual de procesos para el GADCC………….…..………..35
1
La creación del Manual de Procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas, se creó desde una visión estructural que sirva de guía hacia sus empleados, tomando en cuenta los lineamientos establecidos por el Ministerio de Trabajo mediante la norma técnica de subsistema de planificación de talento humano, del GADCC.
La creación del Manual de Procesos, contará con un sistema de control interno, indispensable que está conectado en todas las áreas, secciones, departamentos y servicios, que simplifica la selección del personal y con ello conocer la planificación de talento humano, la responsabilidad y la calidad para lograr una institución eficiente.
El desarrollo del manual busca plasmar toda la información obtenida del personal en la plantilla y analizar las cargas de trabajo por cada unidad, proceso o proyecto, mediante la medición de variables de frecuencia, volumen y tiempo de cada una de las actividades secuenciales; como el dimensionamiento de los responsables de su ejecución, creando automáticamente una conclusión general a tomar en cuenta por la Unidad Administrativa de Talento Humano Institucional, considerando los resultados previos para la toma de decisiones.
2
This Processes Manual for the Municipality of Calvas (GADCC) was created from a structural vision to be a guide for the employees; taking into account the guidelines stablished by the Ministry of Labor through the technical standard of human resources planning subsistence.
By creating this Processes Manual, the GADCC will have an essential internal control system which will be connected to every single area, section, department and service office, in order to simplify the selection of employees as well as it lets know the planning of human resources department, the responsibility and quality in order to have an efficient institution.
The development of the manual consists on reflecting all the gathered information from the employees in order to analyze workload of each unit, process or project by measuring the frequency, volume and time variables of the sequential activities; and also the stablishing the people in charge of its execution, in terms of roles. This will lead to have an automatic conclusion that will help the Human Resources Department (UATH) considering the obtained results in order to make any decision.
3
El propósito fundamental es la creación de un manual de procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Calvas que tiene como fin simplificar la selección del recurso humano y encontrar al personal idóneo a cargo para cumplir con sus respectivas responsabilidades. Proyecto que ha sido establecido y aprobado por un convenio tripartito entre la Universidad Técnica Particular de Loja, FEDES, y el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Calvas.
En el primer capítulo se explica cómo está conformado el Municipio de Calvas en lo que respecta a la misión, visión, valores institucionales que posee, también se puede encontrar como están divididos los puestos de trabajo mediante al organigrama de la institución, y conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se encontró por medio del análisis foda.
El capítulo dos se refiere a la definición de un manual de procesos, de la misma manera se explica las ventajas, clasificación y la importancia. Además se puede identificar instrumentos fundamentales para el buen funcionamiento de los GADM que son procesos gobernantes, procesos habilitantes de asesoría y apoyo, procesos agregados de valor, y unidades desconcentradas.
El capítulo tres explica las plantillas de la norma técnica de talento humano las cuales son creadas por el Ministerio de Trabajo. Donde constan ítems de portafolio de productos o servicios, actividad secuencial, tipo de actividad, producto o servicio intermediario obtenido de la actividad, frecuencia, volumen, tiempo y porcentaje de participación del rol en la actividad. Plantilla que conlleva a una mayor eficiencia de trabajo dentro de los departamentos del municipio.
CAPÍTULO I
5 1.1 Antecedentes
El presente trabajo de titulación es un instrumento que contiene herramientas técnicas para una óptima administración del Talento Humano en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Calvas.
Los GADM´s tienen plena facultad para implementar su propia normativa para la administración del Talento Humano, siendo indispensable contar con un documento de apoyo que brinde, a más de la norma expresa, ciertas pautas y experiencias en la gestión.
El GADCC está conformado por 231 empleados/as, divididos en 8 unidades administrativas de estos 158 inscritos en el Código de Trabajo, 47 inscritos en la LOSEEP y 26 pres tan servicios ocasionales. El Concejo Cantonal está integrado por el Alcalde y 5 concejales/as, de la totalidad más del 50% poseen título de tercer nivel y en el mismo porcentaje lo comparten los empleados, (Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón, 2015).
En Ecuador los GAD´s se rigen por la Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP), y el Ministerio de Trabajo (MT), que son los entes reguladores a cargo de velar por las leyes y derechos que tienen los trabajadores que prestan servicios a instituciones públicas.
La Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) y el Ministerio de Trabajo (MT) mantienen el compromiso de brindar y facilitar la asistencia técnica que certifica cada uno de los campos inscritos en la Norma Técnica de Subsistencia de Planificación, para la administración integral de Talento Humano en los GADM.
La Norma Técnica de Subsistencia de Planificación, tiene como principal objetivo detallar paso a paso las actividades que debe desarrollar la Unidad de Administración del Talento Humano, entre otras prioridades: el desarrollo profesional, técnico y personal de los servidores y ayuda a estructurar la Planificación Anual de Talento Humano Institucional.
6 1.2 Problemática
La situación actual de los gobiernos autónomos descentralizados municipales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán integradas por las funciones de participación ciudadana; legislación y fiscalización; y ejecutiva.
En la provincia de Loja, los GADM´s no cuentan con un Manual de Procesos elaborados con las nuevas Plantillas de la Norma Técnica de Subsistema y Planificación, creadas y avaladas por el Ministerio de Trabajo el 6 de Mayo del 2015.
Está claro que basándose en estos aspectos, se debe investigar y analizar cuáles son las ventajas que sostiene la creación de un Manual de Procesos para la institución y a la vez fortalecer la institucionalidad a través de la profesionalización y constante eficiencia de trabajo.
El GADCC, no cuenta con un manual de procesos en los que estipulen todas las actividades a ser cumplidas por el personal. En esta institución si existe una persona que administre el talento humano que por consecuencia no cuenta con un documento donde apliquen procesos de inducción del personal al cargo y a la institución, la evaluación de desempeño laboral es informal, no sistemática y sin criterio organizacional faltando políticas e instrumentos definidos para realizarla; lo que provoca que el personal carezca de una descripción detallada de su cargo, así mismo de sus responsabilidades y quiénes son los funcionarios o directivos que supervisan sus actividades.
Luego de haber determinado los importantes hechos, el principal problema encontrado es, el incorrecto manejo de procesos en las diferentes unidades administrativas del GADCC, lo que genera un inadecuado manejo de la planificación estratégica, que implica discutir no solo por los resultados que se espera alcanzar, sino también los diferentes funcionarios no pueden cooperar a lograr tales resultados por las barreras que existen. La Unidad Administrativa de Talento Humano se propone establecer un diseño de manual de procesos para el GADCC que impulsa a adaptarse a mejores procesos para la prestación de servicios a la comunidad.
1.3 Justificación
Según la Asociación de Municipalidades Ecuatorianas (AME), promueve la construcción de
7
metropolitanos que, con base en la planificación articulada y de gestión participativa en Ecuador, que asigna nuevos objetivos estratégicos y uno de ellos es profundizar el proceso de descentralización y autonomía a través de la asistencia técnica especializada y coordinación directa con los organismos nacionales encargados de dirigir el proceso y fortalecer la institucionalidad a través de la profesionalización y constante innovación. Donde se pretende implementar un diseño de manual de procesos con la ejecución de instrumentos técnicos (Plantillas de talento humano) otorgados por el Ministerio de Trabajo.
El trabajo de titulación parte de un convenio tripartito entre la Universidad Técnica Particular de Loja, FEDES, y el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Calvas. Que tiene la finalidad de crear un Manual de Procesos, que es indispensable para todas las organizaciones gubernamentales.
El área de Recursos Humanos está encargado de orientar a recolectar la información que facilite al personal de la institución el cumplimiento de las actividades y la forma en que deben ser desarrolladas, porque algunas actividades pasan desapercibidas, y el objetivo del Manual es describir las actividades que deben cumplir en las diferentes unidades, áreas o departamentos que existen, con el propósito de reducir tiempos, costos, actividades y eliminar la falta de comunicación al momento de conocer sus tareas, para incrementar las efectividad en la institución y satisfacer las necesidades de la población.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General.
Diseñar el Manual de Procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado cantón Calvas, para la buena ejecución laboral.
1.4.2 Objetivos Específico.
-Determinar la problemática existente en el GADCC y justificar el desarrollo de trabajo de investigación.
- Documentar y analizar la realidad del GADCC.
8
-
Revisar parámetros básicos para el desarrollo del manual, cumplir la norma técnica desubsistema y planificación, y reglamento orgánico.
- Diseñar y crear el manual de procesos para el GADCC bajo parámetros autorizados.
1.5 Diseño de trabajo de titulación
El trabajo está dividido en los siguientes capítulos:
Diseño de trabajo de titulación: Cuenta con la introducción delproyecto, en el que se establece
los antecedentes, problemática y justificación que tendrá la creación del Manual de Procesos basándose en el objetivo general y específicos del trabajo de la investigación.
Gobierno Autónomo Descentralizado cantón Calvas: Contiene información relevante del GAD acerca de: la Misión, Visión, Valores, Objetivos, instructivo Orgánico- Funcional Estructural y principales funciones del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Calvas, con el fin de tener claro cómo está constituida la institución y cuáles son sus horizontes.
Marco teórico para el diseño del manual de procesos: Consta de la Ley Orgánica de Servicio Público, Norma Técnica de Subsistema de Planificación y el Reglamento Orgánico por Procesos, que son parte fundamental para el mejoramiento de las unidades administrativas de talento humano y para el cumplimiento de la parte legal.
Metodología para el diseño del manual de procesos: Presenta formatos y plantillas detalento
humano, propuestas por la Norma Técnica de Subsistema de Planificación, obtenidas por el Ministerio de Trabajo del Ecuador.
Manual de procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón Calvas: Se
9
1.6 Metodología aplicada en la creación del manual de procesos
La metodología aplicada en esta investigación se muestra a continuación:
Tabla 1. Metodología aplicada
Fuente: Metodología de la investigación Elaboración: Carlos Castillo y Carlos Peralta
Posteriormente se analizara toda la información obtenida y se procederá a diagnosticar los resultados que se ha conseguido con el levantamiento de información, y para el procesamiento de información se utilizara herramientas informáticas como Excel.
Capítulo Metodología ¿Para qué sirve?
Diseño del trabajo de titulación
Método Deductivo
Estudio del tema para encontrar la manera a desarrollar el proyecto manual de procesos
Gobierno Autónomo
Descentralizado Cantón Calvas
Método Descriptivo
Análisis de la situación actual del GADCC.
Marco teórico para el diseño del manual de procesos
Método Descriptivo.
Estudiar el material bibliográfico para profundizar el tema manual de procesos
Metodología para el
diseño del manual de procesos
Método Analítico
Basándose en la observación sirve para elegir la metodología necesaria para la creación del manual
Manual de procesos para el gobierno autónomo descentralizado cantón Calvas
Método Inductivo
CAPÍTULO II
11 2.1 Cantón Calvas
El cantón Calvas se encuentra ubicado en el Sur de la Provincia de Loja, está ubicado en el hemisferio austral y en la zona tórrida, entre los 4º 9’ y 4º 33’ de latitud sur; y, entre los 79º 25’ y 79º 54’ de longitud occidental a una altura promedio de 1740 metros sobre el nivel del mar.
Calvas según la mitología proviene de la palabra “Calva” que es sobrenombre de Venus, la diosa de la belleza. Pero además, etimológicamente el vocablo Calvas proviene de la voz
latina “Calva” que significa, sitio en las tierras cultivadas, donde falta la vegetación.
Cariamanga, fue fundada en 1546 por Gonzalo Pizarro y la Cantonización el 14 de Octubre. Según el Censo de Población y Vivienda 2010, Calvas cuenta con 28 185 habitantes, se encuentra mayoritariamente en la urbe de Cariamanga, que contiene las parroquias urbanas de San Vicente, Chile y Cariamanga: el 60,4 % de la población se ubica en periferia y el 39,6 % en Cariamanga centro o ciudad. (INEC, 2015)
El Cantón Calvas está ubicado en la parte sur fronteriza de la provincia de Loja. Limita al Norte, con los cantones Paltas y Gonzanamá; al Sur, con el Perú; al Este, con Quilanga y Espíndola; y, al Oeste, con Sozoranga. Consta de 3 parroquias urbanas, Cariamanga, Chile y San Vicente, 4 parroquias rurales, Colaisaca, El Lucero, Sanguillín y Utuana, y 122 barrios. (Cariamanaga, 2014)
Figura 1. Mapa del cantón Calvas
[image:22.596.98.530.482.725.2]12
2.2 Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón Calvas
Según la documentación del Orgánico Funcional-Estructural 2012 del Gobierno de Calvas se establece instrumentos fundamentales eficientes de trabajo del GADM, para satisfacer las necesidades de las personas y a la misma vez mejorar el plan de desarrollo del buen vivir.
2.2.1 Autoridades actuales.
Sus principales autoridades son de Gobierno Autónomo Descentralizado cantón Calvas son:
Tabla 2. Autoridades del GADCC
Autoridades Nombres Función
Alcalde Dr. Mario Cueva Bravo Ejercer la representación legal del GADCC.
Vicealcalde Ing. Javier Sarango Gaona Subrogar al alcalde o alcaldesa, en caso de ausencia temporal mayor a tres días y durante el tiempo que dure la misma.
Concejales
Lic. María Cevallos Cueva
Ing. Johanna Gaona
Lic. Patricio Bravo Ludeña Dr. Richard Soto Briceño
Fiscalizar la gestión del alcalde o alcaldesa del gobierno autónomo descentralizado municipal
Fuente: Gobierno de Calvas
Elaboración: Carlos Castillo y Carlos Peralta
2.2.2 Misión del GADCC.
[image:23.596.85.533.281.492.2]13
2.2.3 Visión del GADCC.
El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas, será una institución autónoma de gestión, facilitador de los servicios integrales, ágiles, oportunos y de óptima calidad en el cantón, con altísima participación ciudadana, con un recurso humano eficiente, eficaz, solidario y comprometido con la Visión del GAD cantonal en pos de lograr el Buen Vivir de los ciudadanos de Calvas (Gobierno Autonomo Descentralizado Cantón, 2015)
2.2.4 Valores institucionales del GADCC.
Tabla 3. Valores institucionales
Fuente: Gobierno de Calvas
Elaboración: Carlos Castillo y Carlos Peralta
2.2.5 Objetivo general del GADCC.
Conducir al pueblo de Calvas, con apego a la Constitución Política del Ecuador, Leyes, reglamentos, normas y políticas sociales; privilegiando al pueblo con un enfoque interdisciplinario, moderno y participativo, orientado a generar respuestas innovadoras en sus servicios, para satisfacer las necesidades sociales de la población del cantón de Calvas (Gobierno Autonomo Descentralizado Cantón, 2015)
2.2.6 Objetivos estratégicos del GADCC.
-Convertir al Gobierno Autónomo Descentralizado Cantonal de Calvas en el promotor del desarrollo cantonal
-Impulsar el turismo como industria principal para el desarrollo económico del cantón
-Modernizar la estructura orgánica institucional para la eficiencia de los servicios municipales (Gobierno Autonomo Descentralizado Cantón, 2015)
Éticos El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas, contará con profesionales éticamente competentes, comprometidos con sus ideales de manera transparente
Lealtad El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas, respetará y cumplirá fielmente La Constitución de la República el Ecuador, su Reglamento Orgánico y Funcional, Leyes, Reglamentos, Normas y más Políticas establecidas para el país
Responsabilidad El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas, tendrá la responsabilidad moral, para reparar las faltas que cometieran por descuido o negligencia sus directivos, funcionarios, servidores y trabajadores
Disciplina
14 2.2.7 Análisis FODA del GADCC. Fortalezas:
Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Buenas relaciones con el Alcalde y los señores concejales.
Creciente interés por parte de los jefes departamentales, para la creación y gestión de instrumentos de planificación.
Mantener buenas relaciones con otras direcciones de la municipalidad.
El personal tiene la cualidad de escuchar y las ganas de superarse.
Mayor inversión en los espacios turísticos.
Ambiente laboral que facilita el trabajo.
Oportunidades:
Son aquellas situaciones externas positivas, que se generan en el entorno, y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.
Participar en eventos de capacitación en la Contraloría General del Estado, en
temas de control, y temas de municipios, por la Asociación de Municipalidades del Ecuador.
Mayor inversión en infraestructura vial y de servicios básicos.
Diversos proyectos turísticos favorecidos por la ubicación geográfica
estratégica del municipio en relación a sitios turísticos mundialmente promocionados y visitados.
En Cariamanga existe un clima envidiable y bosques vírgenes, que servirán
para la explotación turística.
Debilidades:
Factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente.
Existe escasa coordinación entre los departamentos del municipio.
Falta de comunicación acerca de las responsabilidades y procesos dentro del
municipio.
Equipo de oficina en mal estado o inexistente.
Falta de cultura en materia de planeación estratégica por parte de todas las
áreas. Falta de organización estratégica.
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Amenazas:
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
La escasez de recursos maquinaria, equipos de oficina,
Deuda financiera que data de periodos administrativos anteriores(pago a
constructoras y contratos sin culminar)
Incompatibilidad tecnológica. Fala de sistemas que faciliten la tarea.
Alto índice de crecimiento de la población, y por ende de las necesidades.
16 2.2.8 Organigrama actual del GADCC.
Figura 2. Orgánico Estructural del GADCC
[image:27.596.93.526.104.685.2]17
2.2.9 Los gobiernos autónomos descentralizados en el contexto de la nueva
constitución.
La nueva Constitución aprobada en 2008 produjo una transformación en la vida de lo que hasta en ese entonces se denominaban gobiernos seccionales. La Organización Territorial del Estado según el Artículo 238 de la Constitución está formado por los gobiernos autónomos descentralizados y son:
- Juntas Parroquiales - Concejos Municipales - Consejos Metropolitanos - Consejos Provinciales - Consejos Regionales
Se establece también en el mismo texto legal que las facultades ejecutivas de los gobiernos autónomos descentralizados se ejercerán en el ámbito de sus competencias y sus jurisdicciones territoriales.
La organización del territorio está estructurada de la siguiente manera:
Art. 262.- Los gobiernos regionales autónomos tendrán las siguientes competencias exclusivas, sin perjuicio de las otras que determine la ley que regule el sistema nacional de competencias:
Tabla 4. Consejo Regional. Gobierno
Autónomo
Función Especificas
Regional
1. Planificar el desarrollo regional y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial, de manera articulada con la planificación nacional, provincial, cantonal y parroquial.
2. Gestionar el ordenamiento de cuencas hidrográficas y propiciar la creación de consejos de cuenca, de acuerdo con la ley.
3. Planificar, regular y controlar el tránsito y el transporte regional y el cantonal en tanto no lo asuman las municipalidades.
4. Planificar, construir y mantener el sistema vial de ámbito regional.
5. Otorgar personalidad jurídica, registrar y controlar las organizaciones sociales de carácter regional.
6. Determinar las políticas de investigación e innovación del conocimiento, desarrollo y transferencia de tecnologías, necesarias para el desarrollo regional, en el marco de la planificación nacional.
7. Fomentar las actividades productivas regionales. 8. Fomentar la seguridad alimentaria regional.
9. Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias. Fuente: Constitución de la República del Ecuador 2008
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Art. 263.- Los gobiernos provinciales tendrán las siguientes competencias exclusivas, sin perjuicio de las otras que determine la ley:
Tabla 5. Consejo Provincial.
Gobierno Autónomo
Función Especificas
Provincial
1. Planificar el desarrollo provincial y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial, de manera articulada con la planificación nacional, regional, cantonal y parroquial.
2. Planificar, construir y mantener el sistema vial de ámbito provincial, que no incluya las zonas urbanas.
3. Ejecutar, en coordinación con el gobierno regional, obras en cuencas y micro cuencas.
4. La gestión ambiental provincial.
5. Planificar, construir, operar y mantener sistemas de riego. 6. Fomentar la actividad agropecuaria.
7. Fomentar las actividades productivas provinciales.
8. Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias. Fuente: Constitución de la República del Ecuador 2008
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Art. 264.- Los gobiernos municipales tendrán las siguientes competencias exclusivas sin perjuicio de otras que determine la ley:
Tabla 6. Consejo Municipal. Gobierno
Autónomo
Función Especificas
Municipal
1. Planificar el desarrollo cantonal y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial, de manera articulada con la planificación nacional, regional, provincial y parroquial, con el fin de regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural.
2. Ejercer el control sobre el uso y ocupación del suelo en el cantón. 3. Planificar, construir y mantener la vialidad urbana.
4. Prestar los servicios públicos de agua potable, alcantarillado, depuración de aguas residuales, manejo de desechos sólidos, actividades de saneamiento ambiental y aquellos que establezca la ley.
5. Crear, modificar o suprimir mediante ordenanzas, tasas y contribuciones especiales de mejoras.
6. Planificar, regular y controlar el tránsito y el transporte público dentro de su territorio cantonal.
7. Planificar, construir y mantener la infraestructura fís ica y los equipamientos de salud y educación, así como los espacios públicos destinados al desarrollo social, cultural y deportivo, de acuerdo con la ley.
8. Preservar, mantener y difundir el patrimonio arquitectónico, cultural y natural del cantón y construir los espacios públicos para estos fines.
9. Formar y administrar los catastros inmobiliarios urbanos y rurales.
10. Preservar y garantizar el acceso efectivo de las personas al uso de las playas de mar, riberas de ríos, lagos y lagunas.
11. Regular, autorizar y controlar la explotación de materiales áridos y pétreos, que se encuentren en los lechos de los ríos, lagos, playas de mar y canteras.
12. Gestionar los servicios de prevención, protección, socorro y extinción de incendios. 13. Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias. Fuente: Constitución de la República del Ecuador 2008
19
Art. 267.- Los gobiernos parroquiales rurales ejercerán las siguientes competencias exclusivas, sin perjuicio de las adicionales que determine la ley:
Tabla 7. Consejo Parroquias Rurales.
Gobierno Autónomo
Función Especificas
Parroquias Rurales
1. Planificar el desarrollo parroquial y su correspondiente ordenamiento territorial, en coordinación con el gobierno cantonal y provincial.
2. Planificar, construir y mantener la infraestructura física, los equipamientos y los espacios públicos de la parroquia, contenidos en los planes de desarrollo e incluidos en los presupuestos participativos anuales.
3. Planificar y mantener, en coordinación con los gobiernos provinciales, la vialidad parroquial rural.
4. Incentivar el desarrollo de actividades productivas comunitarias, la preservación de la biodiversidad y la protección del ambiente.
5. Gestionar, coordinar y administrar los servicios públicos que le sean delegados o descentralizados por otros niveles de gobierno.
6. Promover la organización de los ciudadanos de las comunas, recintos y demás asentamientos rurales, con el carácter de organizaciones territoriales de base. 7. Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias. 8. Vigilar la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos.
CAPÍTULO III
21
3.1 Marco teóricopara el desarrollo del manual de procesos del GADCC
Un manual de procesos es un documento que debería disponer toda institución pública, donde conste paso a paso cada actividad de los departamentos de la institución tomando en cuenta su volumen, frecuencia, tiempo y el rol de actividad. Este recurso ayuda a una mejor comunicación, coordinación y organización, no solamente para el control de las actividades laborales, sirve para planificar lo que se desea alcanzar conjuntamente con el cumplimiento de cada uno de los cargos, (Martínez & Maldonado, 2014).
A continuación se explica la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP), la Norma Técnica de Subsistema de Planificación del Ministerio de Trabajo (MT) y Reglamento Orgánico por Procesos en el Ecuador, que son entes que rigen y dan los lineamientos para la creación del Manual de Procesos.
3.2 Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP)
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Calvas, tiene que cumplir con los parámetros establecidos por el Ministerio de Trabajo, basándose en la parte legal y la norma técnica establecida.
Tabla 8. Ley Orgánica de Servicio Público
Fuente: Ley Orgánica De Servicio Público Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
TÍTULO I
DEL SERVICIO PÚBLICO
Art. 2
Ob jetivo
Propender al desarrollo profesional, técnico y personal de las y los servidores públicos, para lograr el permanente mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad, productividad del Estado y de sus instituciones, mediante la conformación, el funcionamiento y desarrollo de un sistema de gestión del talento humano sustentado en la igualdad de derechos, oportunidades y la no discriminación.
TÍTULO IV
DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LAS Y LOS SERVIDORES PÚBLICOS
Art. 52
De las atrib uciones y responsab ilidades de las Unidades de Administración del Talento Humano
Aplicar las normas técnicas emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales, sobre selección de personal, capacitación y desarrollo profesional con sustento en el Estatuto, Manual de Procesos de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos Genérico e Institucional
TÍTULO V
DE LA ADMINISTRACIÓN TÉCNICA DEL TALENTO HUMANO
Art. 139
Sub sistema de planificación del talento humano
[image:32.596.84.543.451.699.2]22
3.3. Norma Técnica de Subsistema de Planificación
La creación del Manual de Procesos sigue diferentes lineamientos, los cuales están expresos en la Norma Técnica de Subsistema de Planificación otorgada por el Ministerio de Trabajo, que sirve para satisfacer las necesidades y dudas al momento de aplicar el Manual de Procesos ara el GADCC.
Tabla 9. Norma Técnica de Subsistema de Planificación
Fuente: Ministerio de Trabajo
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
3.4 El Diseño de Estatuto o Reglamento Orgánico por Procesos en el Ecuador
El Estatuto o Reglamento Orgánico por Procesos es uno de los instrumentos fundamentales para el funcionamiento de un GADM, establece su razón de ser, su modo de operar y los servicios que presta a la sociedad. La elaboración de este instrumento es responsabilidad del equipo de talento humano del gobierno municipal, con el apoyo de otras dependencias municipales. El Estatuto o Reglamento Orgánico por Procesos es un instrumento básico para
la gestión de talento humano en los municipios, al establecer la estructura del GADM’s,
permite trazar la conformación de los equipos de personas que harán que un municipio cumpla su función de servir a la colectividad, (Martínez & Maldonado, 2014)
Norma Técnica de Subsistema de Planificación
objetivo
Detallar paso a paso las actividades que deben desarrollar las Unidades de Administración del Talento Humano - UATH de las instituciones, entidades y organismos del Estado sujetos al ámbito de la Ley Orgánica del Servicio Público - LOSEP, para registrar la información en los instrumentos
técnicos denominados “Plantilla de talento humano
Pe
rfi
l d
e
re
s
p
o
n
s
a
b
ili
d
a
d
1. Unidad Administrativa proceso
o proyecto 2. UDTH Institucional
3. Autoridad Nominadora o su
Delegado Levantar la información de las
plantillas de talento humano
Validar técnicamente la consistencia de la plantilla de talento humano
Aprobar el proyecto
Base Legal
• Ley Orgánica del Servicio Público - LOSEP. Publicada en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 294
de 6 de octubre de 2010, artículos: 52, literal h) y 55.
23
Una vez detallada la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP), la Norma Técnica de Subsistema de Planificación del Ministerio de Trabajo (MT) y el Reglamento Orgánico por Procesos en el Ecuador dentro de las funciones de la unidad administrativa de talento
humano, se puede concluir que no es una simple necesidad la creación del Manual de
Procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas, sino que se acopla a los lineamientos propuestos por el Ministerio de Trabajo y se rige en las leyes establecidas por la LOSEP. Que ayuda a consolidar a la institución, y facilita un manejo más claro al momento de levantar la información en las plantillas de talento humano.
3.5 Definición de manuales
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir de manera ordenada y sistemáticamente, tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesario para que desempeño mejor de sus labores (Finkowsky, 2004, pág. 170).
3.5.1 Ventajas de los manuales.
“Múltiples son las ventajas que la organización recibe con la aplicación de manuales
administrativos” (Rodríguez, 1985, pág. 304)
Tabla 10. Ventajas de manuales.
Fuente: Organización Aplicada
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
3.5.2 Clasificación de los manuales.
“Dentro de la clasificación básica en lo referente a este tipo de manuales se tiene la siguiente
clasificación” (Finkowsky, 2004, pág. 171):
A nivel organizacional A nivel ejecutivo A nivel de personal de operación
-Delimitan el campo de acción, las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada unidad y puesto de trabajo.
-Analizan la estructura y las funciones de la empresa.
-Ayudan a la clasificación y valoración de los puestos de trabajo.
Facilitan el conocimiento de su área de competencia,
funciones y
responsabilidades.
-Contribuyen a determinar su posición relativa dentro de la estructura.
-Permiten conocer las vías de mando y la relación funcional
Permiten un conocimiento general de la estructura de organización
-Facilitan el conocimiento de las tareas, la iniciativa y responsabilidad asignada.
24
A continuación se explica los tipos de manuales por su naturaleza, por su contenido y por su ámbito, que simplifica la elección del tipo de modelo a usar en el manual de procesos del GADCC.
Tabla 11. Tipos de manuales por su naturaleza
Fuente: Organización de empresas
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Tabla12. Tipos de manuales por su contenido
Fuente: Organización de empresas Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Tabla 13. Tipos de manuales por su ámbito
Fuente: Organización de empresas
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Por su naturaleza Macro
administrativos Contienen información de más de una organización Meso
administrativos Involucran a todo un grupo o sector, o a dos o más organizaciones que lo componen.
Micros
administrativos Corresponden a una sola organización, y puede referirse a ella o alguna de sus áreas en forma específica.
Por su contenido
De organización Contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos
De procesos Incorporan información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.
De políticas Comprenden las guías básicas que sirven para la realización de acciones en una organización
De puestos Llamados también instructivo de trabajo, comprenden la identificación, relación, función y responsabilidades asignadas a cada cargo de la organización.
De técnicas Documentos que agrupa principios y técnicas para la realización de una o varias funciones.
De producción Elementos de soporte que coordinan y direccionan procesos de producción.
De personal Básicamente incluyen información sobre prestaciones, servicios, condiciones de trabajo.
De operación Los utilizados para apoyar tareas altamente específicas y cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
De finanzas Respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en
todos sus niveles.
Por su ámbito
Generales Documentos que contienen información global de una organización
Meso administrativos
25
El manual que se va a desarrollar en el Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas es el de procesos. A continuación se explicara en detalle la definición, la importancia y los objetivos.
3.6 Definición manual de procesos
Documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación (Ceja, 1997, pág. 125).
3.6.1 Importancia de manual de procesos.
El manual procesos tiene como propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones, que en forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia particular asignadas por mando constitucional o legal, con la misión fijada y lograr la visión trazada (Ceja, 1997, pág. 125).
3.6.2 Objetivos de manual de procesos.
Los manuales de procesos en su calidad de instrumentos administrativos tienen como objetivos:
Compilar de forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas participaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
Unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
Ayudar a la coordinación de trabajo y evitar duplicaciones.
Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos (Ceja, 1997, pág. 126).
26 3.7 Proceso de creación del Manual de Procesos para el GADCC
Figura 3. Procesos de creación del manual de procesos GADCC
Fuente: Asociación de Municipalidades Ecuatorianas (AME) Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Ministerio de Trabajo Unidades
Administrativas del GADCC
Creadores del Manual de Procesos
Unidad Administrativas de Talento Humano
Autoridades Nominadores o delegados
INICIO
Conocimiento de (LOSEP), Norma
técnica de subsistema y
planificación
Levantamiento de información mediante entrevistas
y observación directa
Revisión de información y pulir
plantillas para sintetizar procesos
Análisis individual de cada proceso mediante resultados
plasmados en las plantillas
Analizar las plantillas
Decisión
NO
SI
Aprobación del manual de procesos
por autoridades nominadoras Se reúne con
persona encargada de la unidad administrativa para
27 3.8 Mapa de procesos de los GADM del Ecuador
“Impulsa a la organización a desarrollar una visión más allá de sus límites geográficos y funcionales, mostrando cómo sus macro actividades están relacionadas con los clientes
externos, proveedores y grupos de interés” (Martínez & Maldonado, 2014, pág. 76).
Con la aplicación y uso del mapa de procesos de la (figura 4), se simplifica la tarea de selección de personal, con esta herramienta se sabe ¿Cuáles son las competencias y responsabilidades del empleado para ocupar su cargo.
Hay que recalcar que las plantillas de talento humano de la norma técnica de subsistema y planificación definen como macroproceso y proceso de la siguiente manera.
Tabla 14. Descripción de macroprocesos y procesos
Fuente: Ministerio de Trabajo
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
CAMPO DESCRIPCIÓN
MACROPROCESO Se define según el mapa de procesos de cada institución, es decir al nivel de reporte de la unidad.
28
Figura 4. Mapa de procesos de los GADM del Ecuador
[image:39.596.112.506.88.434.2]
CAPÍTULO IV
30
4.1
Metodología para el diseño del manual de procesosSe aplicó los métodos experimentales, descriptivos y explicativos descritos en la tabla 15, y con la descripción de la organización interna del municipio se implementó las plantillas de la norma técnica de talento humano que facilitará el desarrollo del manual de procesos para el GADCC.
4.2 Tipos de investigación a aplicar para el manual de procesos
Para la creación del manual de procesos para GADCC se estableció usar tipos de investigación mixta, que se refiere a, experimental descriptivo y explicativo, con la finalidad de que el diseño sea más eficiente y productivo.
Tabla 15. Tipos de investigación aplicados en el desarrollo del manual
Fuente: Metodología de la investigación Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Tipos de investigación
Descripción Se aplica ¿Para qué sirve?
Experimental
Se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual tiene muchas dudas o no se ha abordado antes. (Bernal, 2010, pág. 145)
Reunión con los directivos de GADCC para la elaboración del manual de procesos
Encontrar las falencias y problemas, para iniciar la creación del manual
Descriptivo
Es aquella que reseña las características o los rasgos de la situación o del fenómeno objeto de estudio. (Hernández, Fernandez, & Baptista, 2006, pág. 102)
Encuesta, entrevista, la observación y la revisión documental.
Para obtener los resultados que van en las plantillas de talento humano
Explicativo
En este tipo de investigación se analiza causas y efectos de la relación entre variables. (Bernal, 2010, pág. 115)
Plantilla de norma técnica de talento humano.
[image:41.596.86.511.347.616.2]31
4.3 Organigrama del Gobierno Autónomo descentralizado del Cantón Calvas
El organigrama institucional es creado y aprobado por el consejo municipal de cantón calvas,
el mismo que es otorgado por el departamento de talento humano denominado “orgánico
funcional estructural 2015”, que simplifica la división de sus respectivos departamentos y puestos de trabajo, permite tener una mejor clasificación dentro del municipio para aplicar la plantilla de la norma técnica de talento humano, (ver figura 2, pág.10)
4.4 Descripción de la organización interna del GADCC.
El Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas cuenta con 231 empleados. A continuación el detalle:
Tabla 16. Resumen del rol de empleados del GADCC
Ley Orgánica De Servicio
Público –LOSEP
Código del
Trabajo – CT
Servicios ocasionales
por contrato
Total
47 Personas 158 Personas 26 Personas 231 Personas
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón Calvas. Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
El GADCC cuenta con 8 departamentos que se dividen en 51 puestos. A continuación el detalle:
Tabla 17. Distribución de puestos en los 8 departamentos
Alcaldía
Dirección De Gestión Financiera
Dirección De Gestión Administr ativa
Dirección De Gestión Asesoría
Jurídica
Dirección De Planificació
n
Dirección De Obras Públicas
Dirección De Saneamie nto Ambiental
Dirección De Cultura y Desarroll o Humano
Total
4 Puestos
8 Puestos
6 Puestos
4 Puestos
14 Puestos
4 Puestos
6 Puestos
5 Puestos
51 Puestos
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Cantón Calvas. Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
32
4.5 Fases para la recopilación de información para el diseño del manual de procesos
Figura 5. Fases para la recopilación del manual de procesos
Elaboración: Carlos Castillo y Carlos Peralta
4.6 Formatos y formularios del Ministerio del Trabajo que se utilizarán para diseñar el manual
Los formatos del manual de procesos se encuentran disponible en la página web del Ministerio
del Trabajo en la sección biblioteca, dentro de la pestaña “Formatos y Formularios” (Ministerio
del Trabajo , 2015) (ver anexo n°1 del manual).
Una vez descargado el archivo denominado plantilla de talento humano, dentro del mismo se podrá visualizar cuatro hojas de Excel, que contiene lo que se explica en la tabla 18.
Tabla 18. Descripción de las hojas de excel de los formatos del Ministerio del trabajo
Plantilla de talento
humano
Por medio de esta herramienta se podrá levantar y analizar las cargas de trabajo por cada unidad, proceso o proyecto, mediante la medición de las variables de frecuencia, volumen y tiempo de cada una de las actividades secuenciales; así como el dimensionamiento de los responsables de su ejecución, en función de roles. (ver anexo n°1 del manual)
Calculadora de
minutos
Es la herramienta que facilita el cálculo de los minutos de manera automática de medidas de tiempo superiores; es decir, convierte horas y días en minutos. (ver anexo n°1 del manual)
Matriz de verbos Esta herramienta permite identificar los verbos más utilizados y que
tienen una relación directa con el rol que ejecuta la actividad. (ver anexo n°1 del manual)
Ponderación de
actividades
Se utiliza para ponderar el tiempo mínimo y máximo para la ejecución de actividades de complejidad baja, media y alta en una sola actividad secuencial (ponderada) y agrupar su volumen (ver anexo n°1 del manual)
Fuente: Ministerio de Trabajo
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Fas 1. Entrevista al talento humano del GADCC
Fase 2. Plasmar informacion
Fase 3. Procesar el reporte por la
UATH
33
4.7 Métodos aplicados para desarrollar el manual de procesos
Los métodos utilizados son la guía para la creación del manual de procesos, el cual permite tener una mejor visión al momento de verificar la productividad de cada trabajador con la intención de encontrar las debilidades y realizar eficientemente los procesos establecidos en el GADCC.
Tabla 19. Métodos aplicados al manual de procesos del GADCC
Fuente: Métodos y técnicas de investigación Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
Métodos Concepto Se aplica en el manual
Científico
Es un método basado en la verificación empírica que comprueba los hechos, y parte de un inicio(Munch & Angeles, 1990, pág. 14)
En el manual se aplicara en lo que respecta a las actividades y responsabilidades de los trabajadores
Inductivo
Se refiere al estudio de casos particulares con el fin de obtener conclusiones o leyes universales que explican o relacionan los fenómenos estudiados (Munch & Angeles, 1990, pág. 15)
CAPÍTULO V
35 5.1 Manual de procesos para el GADCC
El manual de procesos es un documento que toda institución pública tiene que disponer según la Asociación de Municipalidades Ecuatorianas (AME), y el Ministerio del Trabajo (MT). Sirve para identificar las actividades en cada departamento, el volumen de actividades, frecuencia, tiempo y el rol de actividad, que se plasma en las plantillas de la norma técnica de talento
humano código INS-MDT-PTH-02 - EXT. La creación de manual de procesos ayuda a mejorar
la comunicación, coordinación y organización, y no solamente para el control de las actividades laborales, sino que sirve para planificar lo que se desea alcanzar conjuntamente con el cumplimiento de cada uno de los cargos.
La aplicación y el uso de este manual simplifica la tarea de selección del personal, con esta herramienta se sabe: ¿Cuáles son las competencias y responsabilidades del talento humano de la institución?, detallar las actividades de su cargo y cuántas personas se necesitan en los diferentes puestos de la institución.(ver anexo 1)
5.2 Fases del desarrollo del manual de procesos para el GADCC
Figura 6. Fases para crear el manual de procesos
Elaboración: Carlos Castillo y Carlos Peralta
Fa s es para la crea ci ón del ma nual de
proces os
1
Conocimiento de la ley (LOSEP), Norma técnica de subsistema y
planificación Levantar información
mediante entrevista a las
8 unidades administrativas
de GADCC
Revisar información de
plantillas para sintetizar procesos
Análisis individual de cada proceso
mediante resultados plasmados en
las plantillas Revisión del
responsable de la unidad administrativa
de talento humano Aprobación del
manual de procesos por parte de unidad
administrativa de talento
humano Aprobación del
manual de procesos por
[image:46.596.156.471.413.715.2]36
5.3 Descripción de procesos integrados en el GADCC
“Apoyar a los directivos en el proceso de toma de decisiones con visión institucional para que se obtengan los resultados deseados” (Illescas, 1998, pág. 77):
Tabla 20. Procesos integrados en el GADCC
Fuente: Asociación de Municipalidades Ecuatorianas (EMA) Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
La integración de procesos facilita al GADCC tener una división de trabajo más específica, con sus responsabilidades asignadas, con el fin de que el plan del buen vivir mejore cada año y eliminar inconvenientes internos que afectan al municipio.
5.4 Optimización de procesos del GADCC
A continuación se hace la comparación entre los procesos inscritos en el orgánico funcional-estructural del GADCC, con la cantidad de procesos debidamente optimizados
Macroprocesos Procesos Descripción
Gobernante legislativo
El Concejo Municipal Determina las políticas en las que se sustentarán los demás procesos institucionales para el logro de los objetivos
Gobernante ejecutivo
La Alcaldía Es el encargado de coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las diferentes acciones y productos
Procesos habilitantes de asesoría y apoyo
Procuraduría Sindica, Auditoria Interna, Planificación, Gestión de comunicación social, Gestión administrativa, Gestión
financiera, Talento humano, Secretaría general
Son los que corresponden al consultivo, de ayuda o de consejo a los demás procesos, también prestan asistencia técnica y administrativa de tipo complementario a los demás procesos
Procesos agregados de valor
Gestión de planificación y ordenamiento territorial, Gestión de obras y servicios públicos, Gestión de desarrollo económico y social.
37
Tabla 21. Optimización de procesos del GADCC
MACROPROCESO PROCESOS ACTIVIDADES ACTUALES
(Orgánico funcional-estructural)
ACTIVIDADES PROPUESTAS
Gobernante
Secretaria general 9 4
Prosecretaria 6 4
Relaciones públicas 19 12
Junta cantonal de protección
de derechos 5 3
Habilitantes de Asesoría y Apoyo
Presupuesto-control previo 10 2
Contabilidad general 15 7
Analista de contabilidad 10 3
Auxiliar de contabilidad 1 10 6
Auxiliar de contabilidad 2 7 3
Tesorería 17 6
Recaudación 7 3
Rentas 8 5
Habilitantes de Asesoría y Apoyo
Talento humano 15 8
Desarrollo de talento humano y administración del personal
9 4
Tecnología informática 12 10
Compras públicas 9 4
Proveeduría 7 4
Bodega 8 7
Habilitantes de Asesoría y Apoyo
Secretaría jurídica 9 6
Comisaría y vigilancia 13 7
Policía municipal 5 3
Seguridad ciudadana 6 5
Habilitantes de Asesoría y Apoyo
Desarrollo urbano y planificación estratégica-ordenamiento territorial
9 6
Comisaría ornato 4 4
Vialidad y tránsito 6 4
Topografía 5 2
Avalúos y catastros 10 7
Auxiliar de avalúos y catastros 5 3
Técnico de avalúos y
catastros 8 6
Gestión de proyectos 5 1
Diseño gráfico 6 4
[image:48.596.86.556.98.771.2]38
Registradora de la propiedad 8 6
Secretaria de la registradora de la propiedad
7 5
Administración terminal
terrestre 6 4
Recaudación del terminal
terrestre 7 1
Agregados de Valor
Secretaría 10 8
Fiscalización-Construcción y mantenimiento de obras civiles
10 5
Gestión de riesgos 7 5
Servicios institucionales-Mantenimiento de vehículos y maquinaria
7 4
Agregados de Valor
Gestión ambiental 9 6
Tratamiento de desechos
sólidos 8 4
Promoción económica y productiva-Mantenimiento
de áreas verdes 8 4
Administración del camal
municipal 9 3
Administración de centros
comerciales 7 6
Recaudador de centros
comerciales 7 1
Agregados de Valor
Promoción y turismo 6 2
Promoción social públicas 7 4
Promoción de la cultura y
deporte 5 4
Banda municipal 7 3
Biblioteca 8 3
TOTAL 422 232
Elaboración: Carlos Castillo y Andrés Peralta
39
5.5 Actores con los que se trabajó para el desarrollo del manual de procesos del GADCC
Proyecto que ha sido socializado y validado por un convenio tripartito entre la Universidad Técnica Particular de Loja, FEDES, y el Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Calvas.
Tabla 22. Actores con los que se trabajó para la creación del manual de procesos
Elaboración: Carlos Castillo y Carlos Peralta
Desarrollo del manual de procesos
Descripción Actores Nombres Cargo
Diseño del manual de procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado cantón Calvas
FEDES-LOJA Dr. Luis Aníbal Sánchez Coordinador Cooperación para el desarrollo FEDES
GADCC Ing. Efrén Carrión Departamento de RRHH
