PUBLICACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO
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El Uso y Efectos de Herramientas Groupware en Empresas
Mexicanas-Edición Única
Title El Uso y Efectos de Herramientas Groupware en Empresas Mexicanas-Edición Única
Authors Jorge Díaz Padilla Boyer
Affiliation ITESM - Campus Monterrey
Issue Date 2000-08-01
Item type Tesis
Rights Open Access
Downloaded 19-Jan-2017 09:02:35
TESIS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS
SUPERIORES DE MONTERREY
POR
JORGE DÍAZ PADILLA BOYER
DIVISIÓN DE GRADUADOS EN COMPUTACIÓN, INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
PROGRAMAS DE POSGRADO EN COMPUTACIÓN, INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Los miembros del comité de tesis recomendamos que la presente tesis del Ing. Jorge Díaz Padilla Boyer, sea aceptada como requisito parcial para obtener el grado académico de Maestro en Administración de Tecnologías de Información.
Comité de Tesis:
Dr. Macedonio Alanís González ASESOR PRINCIPAL
Dr. Armando Maldonado Talamantes SINODAL
Ing. Miguel Ángel Pérez SINODAL
Dr. Carlos Scheel Mayenberger
Director del Programa de Graduados de Computación, Información y Comunicaciones
POR
Jorge Díaz Padilla Boyer
TESIS
Presentada a la División de Computación, Información y Comunicaciones. Este trabajo es requisito parcial para obtener el título de
Maestro en Administración de Tecnologías de Información.
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
A mis padres, por su interminable cariño y apoyo.
A mis hermanos, aunque se encuentran viviendo lejos, por su gran ayuda y soporte.
El autor desea expresar sus más sinceras formas de gratitud:
• Al Dr. Macedonio Alanís González, asesor de esta tesis, por sus valiosos comentarios, ideas y recomendaciones recibidas para el desarrollo del presente trabajo y mi vida futura.
• Al Dr. Armando Maldonado Talamantes y al Ing. Miguel Ángel Pérez, sinodales, por sus interesantes opiniones y por la ayuda brindada para completar satisfactoriamente la maestría.
• A todos aquellos amigos y personas que me brindaron su apoyo durante esta etapa.
• Y a todas las empresas y personas que colaboraron durante la realización de la investigación.
El mundo empresarial está pasando por una época donde el trabajo se está transformando de ser individual y competitivo a colaborativo, con personas realizando sus tareas en conjunto, cooperando entre ellas, juntándose en equipos, no importando a que departamento pertenezcan o en que lugar del mundo se encuentren. Las organizaciones han reconocido que ésta manera de operar ha provocado mejores resultados, logrando incluso cambios positivos en la forma de actuar de los empleados. En México poco a poco se va cambiando la manera tradicional de trabajar influenciada por los beneficios de la sinergia laboral.
Un tipo de herramienta diseñado específicamente para trabajar en conjunto son las aplicaciones y los sistemas groupware que incluyen a un amplio conjunto de instrumentos que soportan la colaboración, la coordinación, la comunicación y cualquier aspecto relacionado con la realización del trabajo en equipo. Su evolución inició hace mucho tiempo, pero es hasta ahora que con tecnologías basadas en Internet se le ha dado un impulso, uso y una distribución mucho más extensa.
La presente tesis se concentra en analizar el comportamiento de las aplicaciones colaborativas y los efectos producidos en las empresas grandes de México. Se identificaron además varios aspectos entre los que se encuentran las herramientas más utilizadas dentro de nuestro país, problemas que surgieron durante su implementación, la importancia que los altos directivos les otorgan a su uso y los beneficios esperados antes de su instalación.
Al haber realizado la investigación de campo y analizado estadísticamente los datos, los resultados mostraron que existe una tendencia generalizada positiva en efectos secundarios como productividad, colaboración, comunicación, satisfacción de los usuarios, entre otros, que producen las herramientas groupware. Inclusive las salidas no muestran ningún efecto que haya generado algún cambio adverso dentro de las organizaciones.
Pág. Lista de figuras ix
Lista de tablas x
CAPÍTULOS
1. DEFINICIÓN DE LA TESIS
1.1 Introducción 1 1.2 Objetivo de la tesis 2 1.3 Alcance y limitaciones 3 1.4 Organización del documento 3
2. SISTEMAS GROUPWARE
2.1 Introducción 4 2.2 Definición y orígenes de los sistemas groupware 4 2.2.1 Definición de groupware 4 2.2.2 Funciones de groupware 7 2.2.3 Futuro y tendencias 8 2.3 Efectos de colaboración 9 2.3.1 Efectos de la colaboración organizacional o trabajo en equipo 9 2.3.2 El uso de tecnología para facilitar la colaboración 11 2.4 Efectos en las empresas 12 2.4.1 Efectos y causas de groupware en las empresas 12 2.4.2 ¿Cómo se pueden medir estos efectos? 14 2.4.3 ¿Se han beneficiado las organizaciones con groupware? 16 2.4.4 Problemas y causas de implementaciones fracasadas 17 2.5 ¿Porqué México? 19 2.5.1 Uso de la tecnología en las empresas mexicanas 19 2.5.2 La cultura de colaboración 20 2.5.3 Diferencias culturales entre las empresas mexicanas y las americanas . 20 2.5.4 ¿Los estudios americanos se pueden aplicar a México? 21 2.6 Conclusiones 21
3. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
[image:10.612.55.557.78.682.2]4.1 Introducción 32 4.2 Resultados acerca de las herramientas 32 4.3 Resultados acerca de la implementación 34 4.4 Resultados acerca de la importancia de groupware 36 4.5 Resultados acerca de los beneficios 41 4.6 Resultados acerca de los efectos 42
5. PRODUCTO FINAL
5.1 Introducción 51 5.2 Herramientas groupware 51 5.3 Implementación de groupware 52 5.4 Importancia de las herramientas 53 5.5 Beneficios esperados y obtenidos 54 5.6 Efectos de groupware 55 5.6.1 Productividad 56 5.6.2 Colaboración 56 5.6.3 Relaciones laborales 57 5.6.4 Comunicación 57 5.6.5 Satisfacción 58 5.6.6 Juntas de trabajo 58 5.6.7 Tiempo de acceso 59 5.6.8 Tiempo de respuesta externa 59 5.6.9 Eficiencia del trabajo 60 5.6.10 Cantidad de nuevas ideas 60 5.6.11 Nuevas ventajas competitivas 61 5.6.12 Memoria corporativa 61 5.7 Conclusiones 62
6. CONCLUSIONES Y TRABAJOS FUTUROS
6.1 Conclusiones generales 63 6.2 Trabajos futuros 65
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FIGURA
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TABLA
CAPITULO 1. Definición de la Tesis.
1.1 Introducción
La organización post-industrial ha evolucionado a una entidad trasnacional basada en información que requiere interacción entre los equipos de proyectos que se encuentran distribuidos en tiempo y espacio. La rápida madurez y la disminución de los costos de la tecnología ha, por mucho, soportado ésta evolución creando ligas computacionales y de comunicaciones como soluciones accesibles para el trabajo colaborativo. En el mercado global, groupware está surgiendo como una ventaja competitiva para aprovechar las economías de escala y estar en contacto con los clientes alrededor del mundo (Sharma, Palvia, Tung, Gohy Foo; 1996).
El concepto de groupware ha existido desde hace mucho tiempo, pero es hasta ahora que junto con tecnologías como Internet, redes digitales, velocidades muy altas en la transmisión de datos, videoconferencias, comunicación satelital, comercio electrónico, etc., han tenido una mayor aceptación a nivel mundial (Simón y Marión; 1996).
Vandenbosch y Ginzberg (1996/1997) mencionan que el trabajo en las organizaciones cada vez se centra más en trabajo colaborativo basado en grupos. Los sistemas computacionales tradicionales ofrecen poco para crear un ambiente que soporta colaboración. Groupware provee niveles más altos de cooperación y coordinación, necesarios para soportar a individuos trabajando juntos en las organizaciones.
Groupware es un concepto que permite a varias personas, en lugares y tiempos distintos, trabajar en un mismo documento, comunicarse vía correo electrónico, voz o videoconferencias, aprender uno de los otros compartiendo sus conocimientos y coordinarse mientras se modifica la forma de trabajar de la organización (Ellis, Clarence y Gibbs; 1991). Está compuesto por una serie de componentes que van desde los más simples (newsgroups y correo electrónico), pasando por un rango intermedio (ruteamiento de formas, adminsitración de documentos, etc.), hasta llegar a los más sofisticados, donde se encuentran los sistemas interactivos que ligan a los empleados con ellos mismos y con los clientes (Aannestead y Hooper; 1997).
menciona que los directores de los sistemas de información deberán tomar en cuenta varios puntos, desde qué software usar y cómo implementarlo según el costo y esfuerzo involucrado para hacerlo.
En esta tesis se pretende analizar cuáles son las herramientas para trabajo en equipo que actualmente se están utilizando en México, midiendo un posible cambio en la productividad, satisfacción, comunicación u otros efectos en las empresas desde su incorporación y definiendo los criterios de selección de dicha aplicación dentro del modo de trabajo del negocio.
Existe un problema porque no existen estudios específicos de los usos de las herramientas groupware en México. Algunas empresas de nuestro país exitosamente han implantado éste tipo de tecnologías dentro de sus operaciones diarias, pero no existe una documentación de los beneficios que pueden brindar las herramientas dentro de las organizaciones. En parte el origen del problema es porque en México la cultura de colaboración no se encuentra muy desarrollada (Morales; 1997) gracias a las estructuras tradicionales de fragmentación y rivalidad con las que están organizadas las empresas. Se necesita dar un cambio hacia el trabajo en equipo que incluya más comunicación y colaboración.
Múltiples investigaciones sobre groupware se han realizado en países desarrollados como el estadounidense y el canadiense, pero los resultados no pueden ser aplicados directamente a México por las diferencias en las culturas, siendo los ciudadanos de éste pais, por ejemplo, mas colectivistas que los individualistas norteamericanos (Morales, Moreira y Vogel; 1995). El análisis de éstos autores reveló que los mexicanos realmente se pueden beneficiar y sentirse cómodos con las herramientas groupware, pudiéndose implementar más flexiblemente que en los otros grupos de los Estados Unidos y Canadá.
1.2 Objetivo de la tesis
1.3 Alcance y limitaciones
• La muestra de empresas requerida para la investigación será tomada en Monterrey, Nuevo León y su área metropolitana.
• Se utilizarán principalmente empresas grandes (más de 500 empleados y ventas anuales superiores a los cien millones de pesos). • Las personas a ser contactadas serán los directores o gerentes de los
departamentos de sistemas.
• La disponibilidad de las empresas para brindar cierta información. Durante la investigación no se pretendió analizar la utilización y funcionalidad de un fabricante en particular. La cantidad y la calidad de la información que se obtuvo de cada caso dependieron en gran medida de la apertura de la empresa.
1.4 Organización del documento
En el capítulo 2 se describen qué son las herramientas groupware, sus orígenes y la tendencia que llevan hacia el futuro. También se mencionan los beneficios encontrados en las empresas y la manera como se pueden medir éstos provechos. Finalmente se describen las investigaciones que se han realizado en los países norteamericanos, resaltando las diferencias entre sus culturas.
En el capítulo 3 se señala principalmente la metodología de investigación utilizada en este trabajo de tesis. Se describen las principales variables de estudio, los instrumentos de medición, el tamaño y las características de la muestra.
El capítulo 4 muestra los resultados de la investigación de campo realizando una descripción exhaustiva del producto final de la tesis.
El producto final y su análisis es descrito en el capítulo 5.
CAPITULO 2. Sistemas Groupware.
2.1 Introducción
El trabajo en las empresas se orienta cada vez más a tareas organizadas o por equipos (Ancona y Nadler; 1989) ya que ésta manera de laborar aumenta la productividad y produce muy buenos resultados (Marshal; 1995). Los avances tecnológicos en computación y en comunicaciones están cambiando la manera como la gente se reúne y crea decisiones grupales (Ramarapu, Simkin y Raisinghani; 1999). Estas tecnologías ayudan a que las personas crucen fronteras geográficas, sociales y psicológicas, provocando efectos secundarios e indirectos como expandir el número de participantes en las decisiones de colaboración.
Groupware es un tipo de tecnología que engloba a una serie de herramientas o instrumentos para que un grupo de personas pueda comunicarse, coordinarse y cooperar para realizar trabajo simultáneo (Kline y Gardiner; 1997) no importando si los participantes se encuentran en lugares o tiempos distintos. El concepto ha existido desde hace mucho tiempo, pero es hasta ahora que con tecnologías como Internet, está teniendo mucho éxito en el mundo (Vandenbosch y Ginzberg; 1996/1997; Dennis, Pootheri y Natarajan; 1998).
En este capítulo se explicará el surgimiento y los usos que tienen las herramientas groupware, las implicaciones que han tenido dentro de las empresas y las posibles causas por las cuales algunas veces han fracasado, enfocándose principalmente a México.
2.2. Definición y orígenes de los sistemas groupware
2.2.1 Definición de groupware
Groupware (también conocido como computación colaborativa, CSCW, aplicaciones multiusuario o GSS (Grudin; 1994)) es una herramienta computacional especializada diseñada para usarse por grupos de trabajo colaborativos, típicamente pequeños, orientados a proyectos con metas importantes y con fechas de entrega ajustadas (Johansen; 1988).
crisis nacionales. Rand Corporation exploró la técnica para permitir a un conjunto de expertos colaborar a través de una red en línea. Finalmente, a principios de los 70's, el Instituto del Futuro (IFTF) condujo pruebas de campo en conferencias basadas en computadoras entre investigadores de energía, geólogos y equipos de la NASA (Johansen; 1988).
Según Simón y Marión (1996), groupware es una categoría especial de software (y cada vez más, de hardware) que permite esfuerzos colaborativos como:
• Dos o más personas trabajando juntas, simultáneamente, en un mismo documento, aunque se encuentren localizadas en ciudades distintas. • Video-conferencias en tiempo real con intercambio de datos simultáneo
por medio de transferencia de archivos, faxes y otros medios.
• Sistemas de "lluvia de ideas electrónicas" con discusiones y conferencias anónimas.
Sobre sus funciones, las aplicaciones de groupware ayudan a coordinar el trabajo de tres maneras (Upton, McAfee; 1996): primero, vuelven disponible un cuerpo común de información para que, por ejemplo, un vendedor fuera de la oficina pueda revisar el inventario de un artículo para un cliente. Segundo, pueden rastrear los flujos de datos para que los miembros del grupo puedan, desde un lugar remoto, colaborar en documentos y proyectos. Y tercero, el software provee una plataforma para comunicación y discusiones interactivas, desde e-mail y BBS a video.
Las herramientas de groupware se dividen en varias categorías. Según su complejidad, de un lado del espectro se encuentran sistemas simples como el correo electrónico y los foros de discusión. Del lado posterior existen herramientas más sofisticadas que proveen, además de las ya citadas, funcionalidad avanzada de bases de datos, generación de formas, Tuteamiento de documentos, administración de juntas y teleconferencias. En el extremo más alto las herramientas se dividen en dos categorías: de distinto-tiempo/distinto-espacio y de mismo-tiempo/mismo-espacio (Leventhal; 1995).
Y según su funcionalidad, Simón y Marión (1995) clasifican los productos de groupware en:
• Correo electrónico y calendarización • Ruteamiento de formas electrónicas • Procesamiento de imágenes
• Administración de documentos
Existen dos dimensiones fundamentales que estructuran a las herramientas groupware. Primero, la naturaleza de interacción puede ser tanto síncrona como asincrona (el trabajo grupal se realiza tanto en tiempo real o en destiempo). Segundo, el grupo puede estar físicamente en un lugar o distribuido entre varios espacios físicos. Sharma, Palvia, Tung, Goh y Foo (1996) dicen que la aplicación debe estar diseñada para proveer soporte para una de las cuatro posibles combinaciones mostradas en la figura 2.1.
Mismo Espacio
Distintos Lugares
Mismo Tiempo
Interacción cara-a-cara (p.e. pizarrones electrónicos)
Interacción síncrona distribuida (p.e. llamadas en conferencia,
videoconferencias, etc.)
Distinto Tiempo
Interacción asincrona (p.e. kioskos de información, directorios de oficina)
Interacción distribuida asincrona (p.e. correo electrónico, correo de voz)
Figura 2.1 Clasificación de groupware según el tiempo y el espacio (Sharma et. al; 1996)
De todo lo anterior se llega a la definición que coinciden tanto Ellis, Gibbs y Rein (1991) como Vandenbosch y Ginzberg (1996/1997) de que las tecnologías de groupware utilizan colecciones de redes que permiten a las organizaciones a comunicarse, colaborar y coordinar procesos del negocio, no importando si los usuarios se encuentran en el mismo cuarto al mismo tiempo o en diferentes lugares en épocas distintas (Dennis, Pootheri y Natarajan; 1998). Pendergast y Hayne (1999) agregan un cuarto elemento: el control (administración de conflictos).
Como ejemplos clave de groupware se tienen los que Grudin (1994) menciona: videoconferencias, aplicaciones y documentos multi-autores, correo electrónico y BBS, aplicaciones de voz, sistemas de soporte de juntas, conferencias por medio de PCs, sistemas workflow y calendarios grupales.
2.2.2 Funciones de groupware
Las funciones de groupware se pueden concentrar en varias disciplinas o perspectivas: (Ellis, et al.; 1991)
• Sistemas distribuidos (descentralización de datos y de control)
• Comunicaciones (intercambio de información entre agentes remotos) • Interacción humano-computadoras
• Inteligencia artificial (desarrollar técnicas y tecnologías para crear máquinas con atributos humanos)
• Teoría social (enfatiza la teoría social o sociología en el diseño de sistemas de groupware)
En la tabla 2.1 se enlistan las funciones principales que tienen las herramientas groupware en las empresas.
Funciones de Groupware
1. Concentrar el potencial de las redes organizacionales y del personal.
2. Colaboración más rápida, más productiva y con menos recursos entre los grupos de trabajo.
3. Administrar la rica variedad de información basada en documentos.
4. Crea un acervo de conocimiento experto y mantiene una memoria organizacional. 5. Tareas grupales como la comunicación, planeación, solución de problemas, discusiones,
negociaciones, diseño y análisis de sistemas y el intercambio y preparación de documentos serán facilitados por medio de groupware.
6. Proveer una infraestructura básica que puede soportar el trabajo grupal volviéndolo mucho más eficiente y efectivo.
7. Mejorar la coordinación, colaboración y comunicación a través de facilidades como el intercambio de información, almacenaje compartido de información, foros de discusión y mensajes.
8. Automatización de inventarios y mejoras en la calidad del servicio, tanto internos como externos.
9. Groupware es la herramienta principal para transformar instituciones como Arthur
Andersen, Xerox y Shell Oil a instituciones aprendientes, ya que es una estrategia central para mantener la excelencia.
10. Desarrollar y compartir el conocimiento sin barreras de lenguaje, espacio y tiempo. 11. Auxiliar en el desarrollo de proyectos complejos de software (administración de códigos,
13. Desarrollo de herramientas para la toma estratégica de decisiones. 14. Aumento de importancia de los consensos grupales.
15. Participación más equitativa de los miembros del grupo. 16. Conversaciones múltiples.
17. Compartir información con clientes, proveedores u otras organizaciones. 18. Mayor generación de ideas (en cantidad y calidad).
19. Se puede aplicar en sistemas estratégicos (coordinar las actividades de una organización
para lograr sus metas de negocio; permite compartir el conocimiento, ayuda en la toma de decisiones y cumplir las metas organizacionales), rediseño de procesos de negocios y
con imágenes digitalizadas (un sistema de manejo de imágenes de documentos permite
almacenar, distribuir y consultar documentos a través de la red)
20. Automatizar tareas rutinarias que son práctica recurrente en todas las organizaciones. Tabla 2.1 Funciones de groupware (Tinoco-Ariza (1997); Kline y Gardiner (1997); King (1996),
Orlikowski y Hofman (1997); Darr (1997); Watson, Hua Ho y Raman (1994) y Upton y McAfee (jul/ago1996))
2.2.3 Futuro y tendencias
Los negocios van a modificarse más en los siguientes diez años que lo que han cambiado en los últimos cincuenta. Si los 1980's fueron de calidad y los 1990's de reingeniería, los 2000's serán de velocidad. En el futuro, todas las organizaciones dependerán de la tecnología digital para realizar sus operaciones diarias, cambiando la manera como se realiza el comercio, la administración del conocimiento y las operaciones del negocio. Las empresas exitosas de la siguiente década serán las que utilicen las herramientas digitales para reinventar la manera como trabajan (Gates; 1999).
Como todas las áreas de tecnología, es difícil estar al ritmo con los nuevos desarrollos e inventos. Comparado con otros tipos de productos, groupware es un fenómeno relativamente nuevo en la industria del cómputo y con un mercado extremadamente fluido. Además de Lotus Notes, no hay líderes claros del mercado, aunque nuevos productos están siendo introducidos a un rápido ritmo gracias a promesas de operaciones de negocios más eficientes, menos costosas y de mayor calidad (Simón y Marión; 1995). Los autores también mencionan que el Internet, en su esencia, se puede considerar como el primer producto de groupware. La mayoría de los productos existentes de soporte grupal han sido desarrollados por universidades e instituciones de investigación, pero el mercado comercial está rápidamente desarrollando productos para usarse en Internet.
redes privadas, generalmente LANs, internas y corporativas. El web está cambiando esto: docenas de sistemas basados en Internet llevan ahora el poder del groupware a cualquier computadora equipada con un navegador (Dennis, Pootheri y Natarajan; 1998). Es importante que las organizaciones deben estar conscientes de que la tecnología sola no puede crear éstas comunidades. Web-groupware es una tecnología "pulí" que requiere que los usuarios deliberadamente accesen al sistema. En los casos donde los usuarios no encontraron una necesidad o deseo de interactuar, el sistema no ayudó en construir la comunidad virtual.
Aannestead y Hooper (1997) mencionan que el siguiente milestone en el mercado de groupware será construir sistemas que promuevan "organizaciones interactivas" en donde procesos de negocios sean maleables y puedan ser redefinidos y ajustados por los empleados mientras se necesiten. Un sistema interactivo ayuda a que los trabajadores sean mas eficientes; no requiere que el personal gaste tiempo mientras busca maneras para laborar alrededor de un sistema que no permite excepciones.
La Inteligencia Artificial va a ser el aspecto técnico que más va a contribuir al crecimiento del groupware en el futuro (Johansen 1988) logrando que las máquinas puedan transformarse de agentes pasivos, procesando información, a agentes activos, aumentando y facilitando la interacción humana (Ellis, et al.; 1991) y Cairo (1995).
2.3 Efectos de colaboración
2.3.1 Efectos de la colaboración organizacional o trabajo en equipo
El diccionario Webster define un equipo como una colección de personas laborando juntas con un propósito específico. La Teoría de Equipos es un modelo causal de la productividad de un grupo de trabajo. Asegura que los miembros dividen sus recursos de atención entre tres procesos cognoscitivos: comunicación (palabras, comportamientos, imágenes y artefactos que se presentan a través de un medio a otros miembros), deliberación (esfuerzo mental con intenciones para completar una meta) y acceso a información (búsqueda, almacenaje, procesamiento y recuperación de información), permaneciendo motivados cuando sus intereses individuales son compatibles con los del grupo. Los equipos se pueden volver menos productivos si la atención demandada para la comunicación, deliberación o acceso a la información se vuelve muy alta. Groupware puede mejorar la productividad al grado que reduce los costos de atención de estos tres procesos (Nunamaker Jr., Briggs, Mittleman, Vogel y Balthazard; 1996/1997).
Poco a poco el trabajo en las organizaciones se ha ido moviendo a una colaboración centrada en agrupaciones, (Vandenbosch y Ginzberg; 1996/1997) ya que como Johansen (1988) menciona, la mayoría del trabajo de la oficina se desarrolla en grupos: equipos, proyectos, juntas, comités, etc., que es una forma natural de hacer negocios. Marshal (1995) sugiere que la colaboración es un proceso basado en principios que produce confianza, integridad y buenos resultados. Ésta va a requerir cultura, liderazgo, visión, procesos de equipo y sistemas de soporte de información.
Stoner, citado en D'Hauwers, et al. (1991) menciona que cuando las personas participan en un grupo, a veces se orientan hacia la perspectiva del grupo, que puede diferenciarse de sus propios puntos de vista. Estudios han comprobado que las decisiones realizadas por equipos son más extremas y riesgosas que las hechas por individuos. Pero Feldman, también citado en D'Hauwers et al. (1991), dice que cuando la gente se reúne en un grupo, poco a poco empiezan a acumular una cultura característica, incluyendo las normas de comportamiento que son establecidas por precedentes y por eventos críticos o importadas por miembros en otros contextos.
2.3.2 El uso de tecnología para facilitar la colaboración
Los sistemas tradicionales ofrecen muy poco para crear el ambiente necesario para soportar la colaboración. Pero, desarrollos de software como groupware van a proveer niveles más altos de coordinación y cooperación suficientes para soportar a individuos trabajando juntos en las organizaciones (Vandenbosch y Ginzberg; 1996/1997; Simón y Marión; 1996) en equipos que pueden ser cross-organizational, cross-divisional y también cross-company y de todos los tamaños (Johansen; 1988).
Vandenbosch y Ginzberg (1996/1997) también mencionan que mientras algunos estudios muestran un impacto aparente de las tecnologías en la colaboración, los resultados no indican que se han encontrado efectos sustantivos. La cooperación en las empresas aumenta cuando:
• los miembros tienen una necesidad de colaborar
• los usuarios entienden la tecnología y cómo apoyará a la cooperación • si la empresa provee un soporte apropiado para la adopción,
implementación y uso continuo de la tecnología • si la cultura organizacional soporta la colaboración.
Groupware es una cultura mediada por computadoras que facilita la colaboración. Como toda cultura, groupware es un sistema que integra herramientas y a humanos co-evolucionando. Tiene componentes tanto computacionales como personales, así como factores culturales incluyendo mitos, valores, procesos, propósitos y cultura (Johnson-Lenz y Johnson-Lenz; 1991):
• Groupware, como mecanismo, está basado en una teoría social de que la interacción humana puede ser modelada como una máquina con relaciones determinísticas entre partes separadas como cadenas jerárquicas de mando y burocracias.
• Groupware, como contexto, está basado en una teoría social que los sistemas humanos se auto-organizan y surgen de una interacción no restrictiva de individuos autónomos.
Una herramienta de groupware que facilita la colaboración de los equipos de trabajo es la descrita por Briggs, Nunamaker y Sprague (1997/1998), reconocida como GSS (group support systems). Esta aplicación disminuye la carga cognoscitiva de los equipos que trabajan hacia una meta común. Algunas veces los miembros "hablan al mismo tiempo" escribiendo sus ideas simultáneamente dentro de la red, mientras el sistema permite que todas estas contribuciones estén disponibles para que otros miembros del equipo las puedan accesar en sus pantallas. Esto permite al equipo entero escuchar a las otras personas mientras colaboran en una lluvia de ideas, escritura grupal, evaluación de alternativas, etc.
Finalmente, estudios de comportamiento (Power y Carminati; 1991) han investigado cómo las personas utilizan el groupware existente. La mayoría de estos estudios se basan en el correo electrónico: los mensajes enviados por e-mail no reflejan características del contexto social como las diferencias de status entre autor y receptor. Comparado con una conversación normal, el comportamiento de e-mail es absorbido, no inhibido y no conformista. A muchos usuarios les gusta la facilidad y rapidez de poder enviar mensajes a grupos de personas.
2.4 Efectos en las empresas
Investigadores han postulado que el uso de la tecnología puede tener efectos en muchas dimensiones de una organización: tamaño, estructura y redes sociales (Pendergast y Hayne; 1999).
2.4.1 Efectos y causas de groupware en las empresas
Downing y Clark (1999) realizaron un estudio para determinar el efecto que los productos de groupware han tenido en las empresas de consultoría. Los resultados obtenidos concluyen que la mayoría de los encuestados utilizaban groupware para realizar su trabajo, aunque sólo el 13% estaba extremadamente satisfecho. Su análisis muestra que éste bajo porcentaje se debe en parte a la diferencia entre resultados esperados y realizados. Los puntos de medición fueron el incremento del servicio con el cliente, aumento de la comunicación, ventajas competitivas, reducción de costos, aumento en la productividad y mayor pericia de consultoría.
hasta un 50% y han bajado el número de días calendario en sus proyectos hasta un 90%, aunque Strassman, citado en Newing (1997) aclara que la mayoría de los beneficios derivados de las tecnologías de información son consecuencia de la comunicación intergrupal en lugar de una aceleración del trabajo individual de las personas.
Barent, Kremar, Lewe y Schwabe (1995) realizaron una investigación que duró dos años. Ellos concluyen que aunque se han efectuado varios estudios para conocer los efectos del soporte de computadoras para el proceso de juntas, los resultados son cuestionables porque no capturaron la esencia de los grupos organizativos naturales ya que las pruebas se ejecutaron con estudiantes en ambientes controlados.
DeSanctis y Gallupw citados en Dennis (1996) dicen que las herramientas groupware (GSS) proveen nuevas oportunidades para el intercambio de información, incluso aumentando o reemplazando la comunicación verbal. Dennis (1996), en el mismo estudio, concluye que los grupos que usan la herramienta comparten más información que los que no la utilizan. Los grupos que interactúan solamente verbalmente intercambiaron sólo una pequeña porción de la información disponible, realizando peores decisiones tanto por tener escasos datos y porque no utilizaron efectivamente la poca y única información que ganaron del intercambio. Las herramientas groupware que proveen paralelismo, anonimidad y memoria grupal incrementarán la información disponible.
Características
1. Anonimato
2. Escritura simultánea
3. Medios de estructuración de procesos
Beneficios
a) reducción de inhibiciones individuales por miedo a la desaprobación social, ansiedad para hablar o presencia de autoridad
b) enfocarse en las ideas en vez de los individuos o en los dominios políticos que contribuyen ideas c) no existen "dueños" de los grupos
a) mayor participación, más activa
b) generación más eficiente de información c) reducción del dominio de minorías en la
comunicación
a) mejoras en la aplicación de técnicas de procesos de estructuración grupales (p.e. lluvia de ideas) b) separación de la generación de ideas de la
evaluación
c) enfoque específico de los tópicos
4. Almacenamiento electrónico
5. Capacidad de procesamiento de información
a) despliegue inmediato de la información individual y grupal
b) facilidad de modificar la información durante el proceso
c) sencillez de preparar el ingreso de datos antes de las juntas
d) facilidad de distribuir la información
e) mejoras en la memoria grupal de juntas previas y eventos durante las reuniones
a) automatización de tareas de análisis complejas como reunión de votos
b) sencillez de acceso a información externa c) facilidad de acceso a otros sistemas
computacionales
[image:27.614.95.566.85.290.2]d) acceso rápido y eficiente a las opiniones e ideas de otras personas
Tabla 2.2 Beneficios de los sistemas de soporte del trabajo cooperativo (Bostrom y Anson citados en Noel y Wynne (1991))
Hasta el día de hoy, no existe un conjunto definitivo de teorías que expliquen los efectos potenciales que una aplicación de groupware puede tener en una organización o en sus estructuras sociales. Sí se sabe que es posible crear exclusivamente relaciones electrónicas y desarrollar trabajo colaborativo fuera de los límites tradicionales en un ambiente mismo-tiempo/mismo-espacio. Pero, para que éste tipo de trabajo sea exitoso, deberá existir un conjunto masivo de usuarios entrenados en la tecnología y soporte de la administración (Pendergast y Hayne; 1999).
2.4.2 ¿Cómo se pueden medir estos efectos?
Varios beneficios se han identificado con el uso de sistemas para el soporte colaborativo. En la tabla 2.2 se describen los clasificados por Bostrom y Anson en un estudio de 1989. El problema es que los descubrimientos sólo proveen soporte parcial para la existencia de estos beneficios, muchas veces realizándose en ambientes cerrados de laboratorio y no en campo (Noel y Wynne; 1991).
proceso: participación, procesamiento de información, generación de consensos y regulación normativa; (3) factores de salida: desempeño de las tareas, reacciones de los usuarios y relaciones de los miembros. Sharma et al. (1996) critican este modelo ya que solamente puede ser aplicado a grupos pequeños, no distingue entre los distintos tipos y funciones de groupware, no considera los roles que juegan los participantes y que los factores de salida son medidos solamente en términos de percepción y desempeño.
Un segundo modelo es descrito por Narender et al. (1999), donde se toma al paradigma de groupware como la interacción de cuatro conjuntos básicos de variables (figura 2.2):
• Variables de contexto: componentes básicos de los grupos de trabajo: soporte tecnológico, estructura grupal, factores personales y características de las tareas. Dentro de cada uno de estos grupos están los elementos individuales que definen a estas variables.
• Condiciones de operación: reflejan las condiciones predominantes bajo las que un grupo dado implementa sus tareas.
• Variables de procesos grupales: definen las actividades actuales grupales. Pueden ser tanto salidas dependientes (p.e. la claridad de la comunicación entre los miembros) como independientes, formando antecedentes para otras variables.
Variables de Contexto Soporte tecnológico: - grados -tipo(s) - facilitadores Estructura grupal:
- normas de trabajo - densidad (tamaño del grupo) Factores personales: - actitudes - habilidades - motivos individuales Características de las tareas:
- complejidad - naturaleza - grado de incertidumbre
Condiciones de_
Operación Procesos Grupales'Variables de
Condiciones en las que un grupo x realiza una tarea y: ejemplos: grado
de anonimidad, modalidades disponibles, presión del tiempo, nuevos miembros grupales, cambio en el trabajo de tareas/división, cambio en la asignación de recompensas Etapas del desarrollo del grupo Redes sociales existentes Razones para ser parte del grupo
Patrones de la interacción grupal: ejemplos:
distribución de la participación de los miembros en un tiempo según su función, cantidad de participación
Características de decisión
- grado de análisis - tiempo para
alcanzar la decisión - términos de los
consensos
Características de comunicación
- esfuerzos de clarificación - eficiencia de la
comunicación - comunicación por tareas Características interpersonales - cooperación - dominio de unos
miembros
Estructura impuesta por el sistema usado Consecuencias " tareas/grupos Patrones que prevalecen después del trabajo grupal: ejemplos: características de las tareas del producto, tiempo, número de soluciones, calidad del producto, reacciones de los usuarios, relaciones de los miembros.
Características de salida:
- calidad - extensión - modificación de la calidad en el tiempo
Actitud de los miembros del grupo hacia el resultado:
- aceptación - comprensión - satisfacción - confidencia
Resultado de la implementación:
- costo - facilidad - compromiso de los
miembros de los grupos
Salidas relacionadas con los grupos:
- satisfacción del grupo - voluntad para
[image:29.612.145.496.95.542.2]trabajar con el grupo en el futuro
Figura 2.2 Sistema conceptual para estudiar el impacto de la tecnología en los grupos (Narender
etal.; 1999)
2.4.3 ¿Se han beneficiado las organizaciones con groupware?
figuras dominantes. El propósito clave de los sistemas CSCW (computer supported cooperative work) es soportar la generación y evaluación de ideas para incrementar la productividad y la participación del grupo.
Uno de los beneficios que otorgan las herramientas groupware es una variación en el nivel de consenso de un grupo. Un estudio realizado por Gallupe, DeSanctis y Dickson (1988) encontró que la tecnología de soporte grupal realmente reduce los niveles de cooperación. Otras investigaciones (Watson, DeSanctis y Poole; 1988) no reportan cambios. Pero, algunos estudios como los de Turloff y Hiltz (1982) y Stevik (1987) encontraron que sí aumentaron los niveles de relación. Todas estas observaciones están citadas en Mejias et al. (1996).
Según Darr (1997), existen razones para tener cuidado con las aplicaciones groupware, ya que un estudio reciente desarrollado por la escuela de negocios Anderson de UCLA y la firma de consultoría Arthur Andersen, encontraron que en un grupo de 1500 usuarios que utilizan groupware, la mayoría se conectan principalmente para utilizar el correo electrónico. Mientras el 96% de los respondientes reportaron utilizar el e-mail un promedio de 23 veces por semana, el uso de discusiones y bases de conocimiento estuvieron muy por detrás. Sólo el 54% reportaron manejar las bases de discusión en un promedio de 8 veces por semana, mientras que el 48% emplean las bases de conocimiento un promedio de tres veces por semana. Las aplicaciones de workflow fueron las menos aprovechadas con sólo el 14% de usuarios, reportando un promedio de uso de tres veces a la semana.
2.4.4 Problemas y causas de implementaciones fracasadas
Groupware ha fallado en algunos casos porque los productos intentaron cambiar la manera en que la gente interactúa en el ambiente de trabajo. Uno puede implementar aplicaciones de groupware exitosas si se invierten los recursos suficientes para resolver los problemas, desarrollar las metodologías apropiadas de investigación y desarrollo, encontrar los nichos donde los problemas no surjan y preparar a los usuarios para las nuevas aplicaciones. Una aplicación puede fracasar si requiere que algunas personas hagan trabajo adicional, especialmente si no son las que perciben un beneficio directo de utilizarlo (Grudin; 1988).
Watson, Hua Ho y Raman (1994) dicen que las herramientas groupware necesitan facilidades tanto sociales como técnicas. Ya que el diseño de las herramientas frecuentemente se basa en las costumbres de una cultura particular donde fue desarrollado, estas conveniencias necesitan modificarse para una adopción exitosa en otra civilización, disminuyendo las causas de fracaso.
Con respecto a la implantación y desarrollo de groupware en las empresas, Grudin (1994) habla sobre los ocho problemas principales que surgen de la dinámica de los grupos, de las experiencias de los desarrolladores, de las descripciones de los productos sin éxito o prototipos de investigación y de estudios experimentales:
• Disparidades en trabajo y beneficio: generalmente las aplicaciones de groupware requieren un trabajo extra de los individuos que no perciban un beneficio directo en su trabajo.
• Problemas de masa y el dilema del prisionero: puede ser que el groupware no reúna los requerimientos de la gente para ser útil, o puede fracasar porque nadie lo ve como una ventaja personal.
• Perturbación de procesos sociales: groupware puede llevarnos a actividades que violen los tabúes sociales, amenazando las estructuras políticas existentes o desmotivando a los usuarios críticos sobre su éxito. • Manejo de excepciones: groupware puede no acomodar todas las
excepciones e improvisaciones que caracterizan a las actividades grupales.
• Accesibilidad sin obstáculos: las características que soportan los procesos de grupo son utilizadas poco, requiriendo una accesibilidad e integración libre de las propiedades más utilizadas.
• Dificultad de evaluación: los peores obstáculos de un verdadero, generalizable análisis y evaluación de groupware nos previene de aprender de la experiencia.
• Falta de intuición: la intuición en los ambientes de desarrollo de productos es deficiente para aplicaciones multiusuarios, resultando en malas decisiones de administración y en un proceso erróneo de diseño.
• El proceso de adopción: groupware requiere una implantación más cuidadosa que la enfrentada por los desarrolladores de productos.
calendarios en línea, atribuyéndoles las causas a las deficientes creencias sobre el uso de la tecnología de los diseñadores.
Grudin citado en King (1996) concluye que el problema de seleccionar el groupware correcto para un aspecto en particular en la organización aún no es resuelto.
2.5 ¿Porqué México?
2.5.1 Uso de la tecnología en las empresas mexicanas
Actualmente vivimos en una época de rápidos cambios en un mundo de retos y contrastes. Variaciones en las condiciones políticas, económicas y ambientales vienen más rápido que antes. Esta situación es particularmente sobresaliente en México. Afortunadamente tecnología barata se encuentra disponible para ayudarnos en tiempos turbulentos (Morales, Moreira y Vogel;
1995).
Flores, Bitar, Vieira y Kirschmer (1996) hablan sobre el caso de Cementos Mexicanos. Ellos mencionan que los ejecutivos de CEMEX reconocieron que la comunicación y coordinación ha tenido un papel significante en su camino para volverse una de las compañías más grandes de cemento en el mundo. El departamento de TI es de clase mundial, reconocido en la revista Computerworld de 1995 dentro de la lista de los mejores 100 usuarios de la tecnología de información.
2.5.2 La cultura de colaboración
En México, la cultura de colaboración no se encuentra muy desarrollada. Borghino, director del centro Covey de liderazgo, citado en Morales (1997), dice que en el estilo mexicano de trabajo las estructuras tradicionales no estimulan el trabajo en equipo ya que la fragmentación de las divisiones siempre fue la rivalidad entre las áreas. Las nuevas compañías están descubriendo que realizando una reingeniería en sus estructuras y en sus procesos no es suficiente; también deben cambiar sus estilos administrativos. La mayoría de las oficinas mexicanas son administradas de arriba hacia abajo, teniendo la cabeza del departamento monopolio en la información y en la toma de decisiones (Morales; 1997).
Molina, citado en Paredes Barbosa (1998) menciona que las empresas de la industria manufacturera en México están empezando a implantar filosofías en las cuales la principal característica es el trabajo en equipo. Reducción en el costo y en el tiempo que tarda el producto en salir al mercado y una mejor calidad del mismo son los principales aspectos que mueve a estas empresas a adoptar filosofías de trabajo colaborativo.
2.5.3 Diferencias culturales entre las empresas mexicanas y las americanas Numerosas diferencias culturales existen entre los mexicanos y los estadounidenses. Hofstede citado en Morales, et al. (1995) sugiere particularmente que las culturas mexicanas tienen un mayor sentimiento de poder de distancia (los miembros menos poderosos de las organizaciones esperan y aceptan que el poder es distribuido no equitativamente) que los grupos americanos. Por esto es que las aplicaciones de groupware fortalecen la participación de los habitantes de nuestro país sin tener la presión de sus superiores sobre ellos. Hofstede también menciona que los mexicanos tienen un mayor colectivismo mientras que los norteamericanos tienden a ser individualistas. Finalmente sugiere que los mexicanos y los americanos difieren en términos de incertidumbre, ya que los primeros prefieren estar rodeados de información y conocimientos relevantes.
Gabrielidis, Stephan, Ybarra, Dos Santos y Villareal (1997) realizaron un estudio de diferencias culturales entre habitantes de los dos países. Concluyen que los mexicanos calificaron mucho más alto que los americanos en las dos medidas de interdependencia (mantener un lazo con los demás e interesarse por la evaluación de los otros miembros). Pero, los habitantes de nuestro país también calificaron más alto en independencia (auto-conocimiento). Por lo tanto, aunque los mexicanos muestran un grado mayor de interdependencia, también son más auto-analíticos, un resultado que contradice a los tradicionales conceptos de colectivismo. También encontraron que las dos culturas no difieren significativamente en preferencias para el uso de competencias como un estilo de resolución de conflictos. Ambas culturas prefieren colaboración y adaptación sobre competencia y evasión.
2.5.4 ¿Los estudios americanos se pueden aplicar a México?
Poco se sabe acerca de las implicaciones del uso de aplicaciones de groupware en México. Una amplia base de conocimientos se ha acumulado en el uso de GSS principalmente en los Estados Unidos y Canadá. Sería muy presuntuoso sugerir que los hallazgos o éxitos de las implementaciones de estos países pueden mapearse como un ejemplo en otras naciones como México (Morales, et al.; 1995). Los resultados de su estudio muestran que los mexicanos realmente se pueden beneficiar y sentirse cómodos con GSS, implementándose más flexiblemente que en los grupos norteamericanos.
2.6 Conclusiones
No existen estudios claros que puedan identificar cuáles son los beneficios que las empresas logran al implementar groupware en sus procesos de negocios. Algunos de los efectos que múltiples investigaciones han podido identificar incluyen a la reducción de costos, incremento de productividad, disminución del número de días calendario y una mayor satisfacción entre los integrantes de los grupos de trabajo.
CAPITULO 3. Metodología de Investigación.
3.1 Introducción
En este capítulo se describen las principales características de la investigación realizada durante la tesis. Se especifica la metodología utilizada así como los métodos empleados, el cálculo del tamaño y las características de la muestra, las variables representativas y los métodos estadísticos usados para el análisis de los resultados.
3.2 Metodología y métodos
La metodología que se utilizó para la realización de esta investigación fue la cuantitativa o positivista, que supone que el mundo social existe externamente. Entre sus ventajas se encuentra que cubren un amplio rango de soluciones, son rápidas y económicas y son muy importantes para la generación de políticas generales (Marcos; 1997).
El método empleado para la recopilación de los datos fue la encuesta, que a diferencia de los otros métodos cuantitativos (experimentos, cuasi experimentos e investigación de acción), no requiere que se reúna al conjunto de personas (grupos de estudio) en un mismo lugar. Para seguir este procedimiento se elaboró un cuestionario (ver Anexo) con preguntas cerradas para aplicarse a una muestra representativa. Las preguntas se formaron según las variables que se quieren medir, tratando de identificar la mejor forma de poder cuantificar su impacto.
Se hicieron varias pruebas con personas de distintas empresas, modificando la encuesta según los comentarios recibidos. Una vez terminada la última versión, se aplicó como prueba piloto a dos directores del área de sistemas, los cuáles dieron comentarios sobre algunos ajustes que aún se le podría hacer al cuestionario.
3.3 Características de la muestra
La investigación se concentró en empresas AAA o grandes (más de 600 empleados y ventas superiores a los 100 millones de pesos durante un año) principalmente, con sus oficinas corporativas en el área metropolitana de la ciudad de Monterrey. No era requisito que posean alguna herramienta groupware, pero sí que tuvieran un departamento o área de sistemas dentro de su organización.
La información sobre las empresas que forman parte de la muestra se extrajo del catálogo Industridata edición 2000 sobre empresas AAA. En este directorio la información se encuentra clasificada por sector, no importando el estado de la república al cuál pertenezcan. Se realizó una lista con todas los negocios con oficinas corporativas en la ciudad de Monterrey, San Pedro Garza García, Apodaca, Guadalupe, San Nicolás y Escobedo, listando el nombre de la persona que aparece en el directorio como gerente del área de sistemas, así como sus teléfonos, sector y dirección fiscal. Al momento de comunicarse con la persona interesada se verificaban los datos y se agregaban los nombres faitantes en caso de que no vinieran en el catálogo o se modificaban si la persona ya había dejado su puesto a otro responsable.
El total de negocios grandes que se identificaron fueron 98. Las empresas que son filiales de otras organizaciones o grupos no fueron incluidas. En la tabla 3.1 se muestran estas corporaciones agrupadas por sector.
Sector Número de Empresas
Cadena de Tiendas Constructora
Grupo Industria Automotriz Industria de Mat. de Construcción
Industria de Papel Industria Eléctrica Industria Extractiva Industria Metal mecánica
Industria Química Industria Textil Industrias Alimenticias Otras Empresas Comerciales Otras Empresas de Servicios Otras Empresas Industriales
[image:37.612.167.470.441.653.2]Total 5 3 37 4 3 1 4 1 12 1 3 3 4 14 3 98
Se intentó comunicar con las 98 empresas consideradas, de las cuales tres mencionaron no contar con departamento de sistemas y de dos fue imposible localizar su número telefónico correcto. A las 93 organizaciones restantes (universo total finito de empresas durante la investigación de campo) se les envió la encuesta y se realizó un seguimiento de dos o tres llamadas adicionales como máximo, en caso de que hubiera sido necesario.
3.4 Resultados acerca de la muestra
De las 93 empresas a las que se les mandó el cuestionario, se recibió la respuesta completa de 31. En la gran mayoría de los casos, el director o el gerente de sistemas fue la persona que contestó el cuestionario, pero hubo casos en que se la pasó a otra persona para que la resolviera. En la figura 3.1 se representa el número de empresas, agrupadas por sector, que devolvieron totalmente contestada la encuesta. Para la recopilación y análisis de los datos se utilizó Lotus 123, mismo paquete que generó las gráficas correspondientes.
Representatividad de Respuestas por Sector
Cadena de Tiendas Constructora Grupo Industria Automotriz Industria de Mat. de Construcción
Industria de Papel Industria Eléctrica Industria Metalmecánica Industria Quimica Industria Textil Industrias Alimenticias Otras Empresas Comerciales Otras Empresas de Servicios
[image:38.613.124.497.357.561.2]2 3 4 Número de Respuestas
El tamaño de la empresa se puede representar según el número de empleados y ventas que tiene. Para la muestra de esta investigación, según se representa en la figura 3.2, el 83.87% de todas las organizaciones que respondieron la encuesta cuentan con más de 600 empleados, siendo el tamaño típico de empresas grandes, transnacionales y globales muchas veces, con varios años de operación y supuestamente con una infraestructura tecnológica aceptable. Para las encuestas devueltas que se dejó esta pregunta en blanco, el tamaño se completó con los datos del directorio Industridata.
Es importante señalar que el cuestionario va dirigido a la persona responsable de sistemas de los corporativos en caso de que cuenten con varias oficinas, por lo que muchos de los trabajadores pueden estar distribuidos por toda la República Mexicana.
Tamaño de la Empresa
Más de 5000 empleados 12.9%
2501-5000 empleados 9.7%
1001-2500 empleados 19.4%
101-600 empleados 16.1%
601-1000 empleados 41.9%
Figura 3.2 Tamaño en empleados de las empresas que respondieron
Ventas en 1999 (en millones de pesos)
Más de 1000 22.6%
De 500 a 1000 19.4%
Figura 3.3 Tamaño de la empresa en ventas
Un dato que se puede utilizar para representar a una empresa, no sólo en su tamaño, sino también en su avance tecnológico, es conocer el número de computadoras personales que tienen funcionando dentro de sus instalaciones. Todas las organizaciones, incluso las que contestaron que no cuentan con ninguna herramienta groupware, poseen alguna PC. La figura 3.4 muestra los resultados de esta pregunta.
Número de Computadoras Personales
De 501 a 1000 16.1%
\ De 101 a 500 41.9%
3.5 Tamaño de la muestra
La fórmula utilizada para calcular el mínimo número de empresas que necesitan contestar la encuesta (de un universo finito) para que la presente investigación tenga validez se extrajo del libro de Howell (1982), utilizando una técnica de aproximación basada en el poder real de una investigación. Poder es igual a 1-p (probabilidad de no encontrar las diferencias presentes).
Delta (8) es la relación entre el tamaño del efecto y la muestra, calculada con la relación del poder y alfa (probabilidad de encontrar diferencias que no están presentes). Se utiliza una tabla de poder que se describe en el libro de Howell (1982), donde para un alfa (a) de 0.5, comúnmente usado para protegerse de resultados inesperados y un poder de 0.80, delta (8) es igual a 2.80.
Para la variable gama (y), existe una tabla calculada por Cohén (1969), donde definió tres niveles de valores. Los efectos esperados dentro de los resultados en esta investigación se esperan que sean medianos, dando como valor para la variable 0.50.
Finalmente, despejando N, que es el número de empresas necesarias en la muestra, se tiene que es igual a la siguiente fórmula:
N= (|)
2= (M&)
2=(5.6)
2=31.36 = 31
En conclusión, redondeando el valor de N, resultó que el mínimo número de encuestas necesarias para aprobar estadísticamente la investigación es 31, que fue el número exacto de organizaciones que regresaron totalmente contestado el cuestionario.
3.6 Variables de interés
Variables
Independientes (VI) VariablesDependientes (VD)
[image:42.611.103.528.409.636.2]Variables de Control (VC)
Figura 3.5 Modelo de relación entre las variables a medir
En la tabla 3.2 se muestran las variables independientes clasificadas en varios grupos, así como su objetivo de evaluación y las preguntas correspondientes dentro de la encuesta que se utilizaron para medir el resultado.
Variables Objetivo # Pregunta en Encuesta
Información sobre la empresa
Herramientas groupware utilizadas
Importancia y soporte de groupware dentro de la empresa
Señalar el tipo y tamaño de las empresas a las que se les va a aplicar la encuesta, así como el número de PCs que tienen dentro de ella.
Analizar cuáles son las herramientas
groupware más utilizadas, quiénes las usan y dónde. De cada herramienta se mide el tiempo de implantación y entrenamiento. Analizar la importancia que tienen las herramientas groupware dentro de las estrategias de negocio, el soporte de los altos directivos y sus expectativas de implantación. Dentro de este grupo de variables también se mide el presupuesto destinado a sistemas y específicamente a groupware.
1,2,3
4,7,8,9
5,6,10,11,12
Las variables dependientes son las que van a medir y clasificar los resultados. Todas éstas tienen un tronco común, que son mensurar los efectos de groupware que se han generado en las empresas a partir de su implantación. La tabla 3.3 muestra las variables.
Variables Objetivo # Pregunta en Encuesta
Implementación de groupware
Productividad y eficiencia del trabajo
Forma de trabajo interna
Comunicación
Intercambio de ideas
Tiempo de respuesta
Ventajas competitivas
Memora corporativa
Analizar de que tanta manera se realizaron y fueron significantes algunos beneficios comunes que se presentan al implantar groupware. También se intenta medir que tan satisfechas están los directores de sistemas con algunos factores desde la implantación, pruebas y arranque y qué obstáculos se presentaron dentro de la empresa. Analizar qué tanto ha cambiado la
productividad y la eficiencia dentro y hacia afuera de la empresa con las herramientas groupware.
Analizar el impacto de la colaboración, las relaciones entre los trabajadores y la
satisfacción de los empleados en el ambiente de trabajo.
Analizar cambios en el flujo y rapidez en la comunicación tanto ascendente como descendente.
Señalar si han cambiado el número de juntas de trabajo dentro de la operación diaria del negocio y si ha incrementado el número de ideas nuevas.
Analizar si se ha modificado el tiempo de respuesta tanto hacia afuera (distribuidores, clientes, proveedores, etc.) como
internamente hacia la información. Señalar si se han cambiado las ventajas competitivas que posee la empresa para subsistir en el mercado.
Analizar si se creó o aumento algún tipo de memoria corporativa gracias a las
[image:43.614.104.529.164.595.2]herramientas groupware. 13,14,15 16,25 17,18,21 19,20 22,26 23,24 27 28
Finalmente, las variables de control son las que van a limitar nuestra muestra de estudio a que sea finita y alcanzable. Las que se utilizaron en la investigación son:
• Empresas del área metropolitana de Monterrey con ventas superiores a los $100 millones de pesos anuales y más de 500 empleados
• Segundo trimestre del año 2000.
3.7 Métodos estadísticos utilizados
El método principal utilizado para el análisis de los datos de la investigación fue la estadística descriptiva por medio de distribución por frecuencias, que es la agrupación de datos en categorías, mostrando el número de observaciones en cada categoría mutuamente exclusiva. Esta herramienta es útil para organizar una cantidad grande de datos de manera significativa (Lind y Masón; 1997).
Para la representación gráfica se utilizaron los histogramas (describe una distribución de frecuencias utilizando una serie de rectángulos adyacentes, donde el alto de cada cuadrilátero es proporcional a la frecuencia que representa su clase), las gráficas de barra simples (cada barra corresponde a la frecuencia de ocurrencia del grupo), los diagramas circulares o de pay (forma fácil de visualizar las frecuencias relativas, correspondientes a las áreas que conforman el diagrama) y una gráfica de radar.
Resumen
CAPITULO 4. Resultados de la Investigación.
4.1 Introducción
Durante este capítulo se realizará una descripción exhaustiva de los resultados de la investigación, comenzando con las herramientas más utilizadas, pasando por el proceso de implantación e importancia dentro de las empresas hasta terminar con los efectos que se identificaron causados por las herramientas de groupware.
4.2 Resultados acerca de las herramientas
Uno de los objetivos de la investigación es conocer las herramientas de groupware que más se utilizan dentro de las empresas grandes del área metropolitana de Monterrey, midiendo inclusive el tiempo promedio que llevan empleándolas y el tiempo promedio de entrenamiento que necesitan los usuarios. En la figura 4.1 se muestran cuáles son las herramientas más utilizadas (de arriba hacia abajo), siendo el Correo Electrónico y los Datos Compartidos usados ambos por el 96.43% de las empresas que poseen alguna herramienta groupware. Al final de cada barra se menciona el tiempo promedio (en años) que se lleva utilizando esa determinada aplicación dentro de las organizaciones.
Correo Electrónico Datos Compartidos Flujos Automatizados Intercambio de Inf. Calend. de Juntas Ruteam. Formas Elec Proc. De Imágenes Admon. Documentos Herram. Colaboración Juntas Electrónicas Admon. Conocimiento
GSS Videoconferencias
BBS Educ. Distancia
Lluvia de Ideas NINGUNA
Herramientas Groupware Utilizadas
10 15 20
Número de Empresas que las Utilizan
[image:45.616.120.520.454.671.2]25 30
En la figura 4.2 se ordena de manera diferente la gráfica anterior, clasificándola por el tiempo que han utilizando las herramientas groupware (en años). Los resultados muestran que tanto el Correo Electrónico como el Intercambio de Información se han empleado por más de cinco años en México en promedio. Las herramientas más nuevas son la Educación a Distancia y la Administración de Documentos.
Con un diagrama sobrepuesto se gráfica el entrenamiento promedio (en semanas) que necesita cada una de las herramientas. Como los resultados lo indican, los Sistemas de Soporte Grupales, el Intercambio de Información y la Administración de Documentos son las herramientas que más tiempo necesitan de capacitación, con más de semana y media. Los más fáciles de aprender son las Videoconferencias, los BBS y la Lluvia de Ideas.
Tiempo de Uso y Entrenamiento de Groupware
—i 1.8
1.6
1.4
1.2
0.8
0.6
UdOzación
[image:46.618.108.519.295.598.2]2- Entrenamiento
4.3 Resultados acerca de la implementación
Para conocer la importancia y el impacto que tienen las herramientas groupware dentro de las empresas en México, es necesario conocer cuál es el porcentaje de usuarios extraído del total del personal. De acuerdo con lo representado en la figura 4.3, el 64.3% de las empresas tienen a más del 71% de los empleados utilizando las aplicaciones groupware para su comunicación tanto interna como externa. Otro resultado que se puede observar es que casi es el mismo número de empresas que todo su personal utiliza las herramientas groupware que las organizaciones que menos del 50% las emplea.
Porcentaje de Usuarios
Todos las Utilizan ^^^^m
21.4% ^ ^ ^ ^ ^ H
Del 71% al 90% _ ^ ^ ^ B
42.9%
Dentro de las Empresas
Menos del 10%
f~ 10.7%
^ ^ B | K Del 10% al 30%
[image:47.615.123.495.256.448.2]Hi I B A Del 31% al 50%
| H | | ^ ^ H r 7.1%
Wf&mgUM Del 51 % al 70%
^Km^M 107%
w
Figura 4.3 Porcentaje de uso según el total del personal
Uso en los Niveles Organizacionales
Altos Directivos Exclusivamente Niveles Medios Exclusivamente
3 6 / o "" 3.6%
Todos los niveles 57.1%
Niveles Altos y Medios 32.1%
[image:48.617.133.505.92.290.2]Niveles Medios y Bajos 3.6%
Figura 4.4 Porcentaje de uso según el nivel organizacional
Finalmente, un tercer dato sobre la implementación de groupware se refiere a la localización física de los usuarios. Estos pueden estar localizados dentro del mismo edificio, misma ciudad, en distintas urbes dentro de la República Mexicana o inclusive en varios países. Gracias a que el tipo de empresas que conformaron la muestra eran de tamaño grande, se representa en la figura 4.5 que más de la mitad cuentan con operaciones en varios puntos del país y del mundo.
Localización Física de los Usuari
Varios Países Mismo
53.6%
OS Edificio 3%
Misma Ciudad ~~ 17.9%
[image:48.617.132.500.450.641.2]4.4 Resultados acerca de la importancia de groupware
En toda empresa se le da una importancia distinta a las herramientas groupware, y esto se puede ver según que tanto apoyo se recibe de los altos directivos y/o que tanto presupuesto se le destina a estos proyectos. Siendo unos sistemas bastante caros algunas veces y por la resistencia que se puede generar para emplearlas, es más fácil que logre el éxito esperado si recibe un buen apoyo de los niveles superiores.
La mayoría de las empresas cuentan con un presupuesto para el área o el departamento de sistemas, siendo en la mayoría de los casos entre el 1% y el 4% del capital disponible. Como se resume en la figura 4.6, la mayor cantidad de empresas caen entre estos dos porcentajes. Entre los otros resultados se encontraron conclusiones contrastantes donde resalta una empresa que reporta no recibir ni un sólo peso para sistemas y otras dos organizaciones, que compiten en un mercado tecnológico, que destinan más del 10% de su presupuesto a informática. Las dos respuestas de "NA" se refieren tanto a un caso que no tienen presupuesto fijo como a otro en que el dato no se tenía disponible.
Presupuesto Destinado a Sistemas
NADA (0%) ^ H Del 1% al 2% ^ ^ ^ H
Del 3% al 4% ^ ^ ^ H Del 5% al 6% ^ ^ ^ H
Del 7% al 10% ^ f Del 11% al 20% ^ ^ ^ H
NA ^ ^ ^ H
0
í !
[image:49.612.125.494.354.530.2]2 4 6 8 10 12 14
El presupuesto del área de sistemas, según la empresa, puede tener varios destinos entre la compra de nuevo equipo, capacitación, desarrollo de software, mantenimiento de los sistemas, etc. Para que las herramientas groupware mantengan un nivel aceptable de operación y para que otorgue los resultados deseados, deberá tener destinado un porcentaje del disponible para sistemas. La figura 4.7 muestra cómo la mayoría de las empresas separan una quinta parte de su presupuesto para la operación de los sistemas groupware. Al igual que como se encontraron organizaciones que destinan la mitad de su presupuesto para estos fines, hay empresas que no otorgan nada. Las respuestas "NA" se refieren a negocios que no tienen un presupuesto definido o fijo para groupware.
Presupuesto Destinado a Groupware
NADA (0%) H f l Del 1% al 10% ^ ^ ^ ^ |
Del 11% al 20% J ^ ^ ^ |
Del 21% al 30% ^ H H |
Del 31% al 50% ^ ^ ^ ^ | NA ^ | H H
0 2 4 6 8 10 12 14
[image:50.615.131.504.259.441.2]Número de empresas
Figura 4.7 Presupuesto destinado a groupware del área de sistemas
Importancia en las Estrategias del Negocio
No se Considera
Muy Ata Muy Baja
[image:51.613.178.435.86.310.2]Normal
Figura 4.8 Importancia de groupware en las estrategias del negocio
Nada de Apoyo
Poco Apoyo
Mucho Apoyo
Apoyo Total
Soporte de los Altos Directivos
:
B
•• : ••
r
1
D 4 8 12 16 20
[image:52.617.127.506.91.282.2]Número de empresas
Figura 4.9 Soporte de los altos directivos en los sistemas groupware
Finalmente, es importante conocer las expectativas de éxito del proyecto que tenían los directores de sistemas antes de comenzar la implantación. Todas las organizaciones respondieron haber tenido una expectativa alta o muy alta, excepto cuatro, que dijeron que era baja debido a que no tenían la certeza de que iban a lograr beneficios aceptables o creían sólo en proyectos que disminuyan el costo de sus operaciones (figura 4.10).
Sin Expectativa
Baja
Alta
Muy Alta
Expectativas de Éxito
••
•
y
• • •
•
Q 4 8 12 16 20 Número de empresas
[image:52.617.128.503.455.634.2]
