ESCUELA DE ASISTENCIA GERENCIALY RELACIONES PÚBLICAS
“FORMACIÓN INTEGRAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA, INSTRUCTIVO DE FUNCIONES, APLICADO AL HOSPITAL PEDIATRICO “BACA ORTIZ” DE
LA CIUDAD DE QUITO
Tesis previa a la obtención del título de Licenciatura en Secretariado Ejecutivo Bilingüe
DIRECTORA: LIC. KATERINE RUEDA
AUTORAS:
ROSA MARIA AULES OÑA
CESIÓN DE DERECHOS
Nosotros, Rosa María Aules Oña y Libia Villena Sánchez, declaramos conocer
y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad
Técnica Particular de Loja, que en su parte pertinente textualmente dice:
“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de
investigadores, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado, que son
realizadas a través o con el apoyo académico o institucional (operativo) de la
Universidad”.
FIRMAN
---Rosa María Aules Oña
CERTIFICA:
Haber dirigido el presente trabajo de tesis de grado denominado “FORMACIÓN
INTEGRAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA, INSTRUCTIVO DE
FUNCIONES” elaborado por las egresadas Rosa María Aules Oña y Libia
Germania Villena Sánchez. Por tanto, autorizo su presentación para los fines
legales pertinentes.
Loja, abril de 2011
Lic. Katherine Rueda
Los conceptos, ideas, opiniones, resultados y conclusiones expuestos en el presente trabajo son de total y exclusiva responsabilidad de las autoras.
FIRMAN
---Rosa María Aules Oña
A la Universidad Técnica Particular de “Loja”. A todos los profesores que han aportado con sus conocimientos y experiencias para fortalecer nuestra formación académica.
CESIÓN DE DERECHOS... II CERTIFICA:... III AUTORÍA... IV AGRADECIMIENTO... V DEDICATORIA... VI
RESUMEN... 2
CAPÍTULO I... 7
LA INVESTIGACIÓN SOCIAL, CONCEPTOS E IMPORTANCIA... 7
1.1 DEFINICIÓN DE INVESTIGACIÓN SOCIAL ... 7
1.2 CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN SOCIAL ... 9
1.3 TÉCNICAS Y TIPOS DE INVESTIGACIÓN SOCIAL ... 11
1.3.1 DIFERENCIA ENTRE EL MÉTODO CUALITATIVO Y MÉTODO CUANTITATIVO. ... 16
1.3.2 EJEMPLOS DE INVESTIGACIÓN SOCIAL... 21
1.4 FUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN SOCIAL... 22
1.5 FASES DE INVESTIGACIÓN SOCIAL ... 24
1.6. EL INVESTIGADOR SOCIAL Y SU ROL EN EL CONOCIMIENTO DE LA SOCIEDAD ... 30
CAPITULO II... 33
LA SECRETARIA EJECUTIVA Y SU FORMACIÓN PROFESIONAL EN EL .. 33
“HOSPITAL PEDIÁTRICO BACA ORTIZ”... 33
2.1 LA AUTOFORMACIÓN ... 33
2.1.1 IMPORTANCIA EN LA SOCIEDAD... 37
2.3 TÉCNICAS Y DESTREZAS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA... 49
2.3.1. MANEJO DE LA TECNOLOGÍA EN LA OFICINA ... 49
2.3.2 ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO ... 53
2.3.3. FUNCIÓN ASISTENCIAL ... 57
2.3.4 ORGANIZACIÓN U CONTROL DEL TIEMPO ... 60
2.3.5. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA... 62
2.4. TRABAJO EN EQUIPO ... 64
2.4.1LA SECRETARIA EJECUTIVA COMO ARTICULADORA DEL TRABAJO EN EQUIPO ... 65
2.4.2 SABER DELEGAR FUNCIONES ... 68
2.4.3 APOYO EN LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS DEL EQUIPO... 72
2.5 TOMA DE DECISIONES ... 74
2.5.1 IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES EN EQUIPO .... 75
2.5.2 BARRERAS QUE IMPIDEN LA TOMA DE DECISIONES... 77
2.5.3 RESULTADOS OBTENIDOS POR LA TOMA DE DECISIONES . 80 CAPÍTULO III... 84
LA SECRETARIA EJECUTIVA Y SU FORMACIÓN PERSONAL EN EL HOSPITAL PEDIÁTRICO “BACA ORTIZ”... 84
3.1 IMAGEN PERSONAL DE LA SECRETARIA ... 84
3.1.1 LA PRESENTACIÓN DIARIA ... 86
3.1.2 LA PUNTUALIDAD ... 89
3.1.3 ESPÍRITU CREATIVO ... 91
3.2 ÉTICA Y VALORES... 94
3.2.1 RESPONSABILIDAD ... 97
3.2.2 RESPETO ... 99
3.3. RELACIONES HUMANAS ... 108
3.3.1 ATENCIÓN PERSONAL Y TELEFÓNICA A LOS CLIENTES.... 111
3.2.2 RECEPCIÓN DE VISITANTES... 115
3.3.3 COMUNICACIÓN INTERPERSONAL ... 116
3.3.3.1 COMUNICACIÓN CON EL JEFE ... 117
3.3.3.2 COMUNICACIÓN CON LOS COMPAÑEROS. ... 120
3.3.4 INTEGRACIÓN EN ACTIVIDADES DE TRABAJO ... 122
3.4 AUTOESTIMA ... 125
CAPÍTULO IV... 131
PROPUESTA DE ELABORACIÓN DE UN INSTRUCTIVO DE FUNCIONES PARA LA SECRETARIA EJECUTIVA DEL HOSPITAL PEDIÁTRICO “BACA ORTIZ” ... 131
4.1 PROPUESTA DE INSTRUCTIVO DE FUNCIONES... 131
4. 2 OBJETIVO DEL MANUAL ... 132
4.3 MISIÓN... 134
4.4 VISIÓN ... 135
4.5 CAPACITACIÓN... 136
4.5 1 METODOLOGÍA ... 136
4.5.2 RECURSOS ... 137
4.6 EJECUCIÓN DE LA PROPUESTA... 139
4.6.1 SECRETARIADO CLÍNICO ... 139
CAPÍTULO V... 147
CONCLUSIÓNES Y RECOMENDACIONES... 147
4.7 CONCLUSIÓNES... 147
4.8 RECOMENDACIONES ... 148
ESCUELA DE SECRETARIADO EJECUTIVO BILINGÜE
“FORMACIÓN INTEGRAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA, INSTRUCTIVO DE FUNCIONES”
Autoras: Rosa María Aules Oña Libia Germania Villena Sánchez.
Directora:Lic. Katherine Rueda.
Alumnas: Rosa Aules – Libia Villena Página 2
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en las industrias y en las diferentes instituciones públicas y privadas. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de varias instituciones mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.
En definitiva, una secretaria es la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina.
Pero en los últimos tiempos la función de la secretaria ha cambiado notablemente, ahora ha pasado de ser la asistente perfecta de su jefe, a ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.
La llamada polifuncionalidad, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa a más de encargarse de otros asuntos más complejos. Será ella quien confeccione los informes, oficios, memorandos, circulares, actas, convocatorias, esquelas, etc.; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia.
OBJETIVOS
General
Contribuir al fortalecimiento de las capacidades individuales y colectivas de las estudiantes de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilingüe.
Específicos
Dotar de elementos teórico contextuales básicos de la comunicación en el ámbito profesional.
Abrir espacios de análisis y discusión de las competencias profesionales en el contexto actual.
Compartir herramientas orientadas a mejorar la actividad profesional con la finalidad de generar una nueva cultura de
CAPÍTULO I
LA INVESTIGACIÓN SOCIAL, CONCEPTOS E IMPORTANCIA
1.1 Definición de Investigación social
La investigación es un proceso riguroso, cuidadoso y sistematizado en el que se busca resolver problemas, bien sea de vacío de conocimiento (investigación científica) o de gerencia, pero en ambos casos es organizado, garantiza la producción de conocimiento o de alternativas de solución viables.
La investigación social se define como el proceso que, utilizando el método científico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social (investigación pura) o que permite estudiar una situación social para diagnosticar necesidades y problemas a los efectos de aplicar los conocimientos con finalidades prácticas (investigación aplicada). Los primeros en utilizar el método científico en las ciencias sociales fueron los economistas del siglo XIX, como por ejemplo, Karl Marx, Cournot y Walras.1
Además existen dos precisiones importantes sobre la acción investigadora. En primer lugar, es sistemática, es decir, está basada en relaciones lógicas fiables y no únicamente en creencias personales. Por otra parte, duda de si los resultados obtenidos son significativos y apunta las limitaciones inherentes a la investigación. Esta búsqueda implica en primer lugar la fijación de un objetivo,
por tanto, dentro de la diversidad existe el propósito de describir un fenómeno y la búsqueda de respuestas y explicaciones que lo atañen.
Héctor Luis Ávila Garay dice¨ es el proceso de investigación científica y tecnológica, está directamente asociado con el desarrollo económico y regional, reflejando un fuerte impacto sobre la sociedad, la cultura, las organizaciones, la industria, el conocimiento, etc. es un proceso sistemático organizado y objetivo, cuyo propósito es responder a una pregunta o hipótesis y así aumentar el conocimiento y la información sobre algo desconocido2.
En el campo del conocimiento científico, la investigación es un pilar fundamental para mantener actualizado el corpus de la ciencia que se trate ya sea exacta, natural o social. De ahí la importancia de la investigación.
Además, un criterio bien informado permite a los diferentes profesionales, a los políticos o a los responsables de tomar una decisión, actuar acertadamente, con la confianza surgida sobre bases apoyadas en el conocimiento objetivo.
En el ámbito de las ciencias sociales la investigación tiene una importancia más acentuada, puesto que se trata de parcelas del conocimiento más susceptibles de verse influidas por corrientes ideológicas que podrían llegar a plantear aparentes dilemas en la interpretación de los hechos investigados.3
Es importante mantener nuestros conocimientos en la definición de la investigación social ya que las Secretarias debemos distinguir entre el
2Héctor Luis Avilas Garay METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
comportamiento moral del hombre y la sociedad ya que todas las actividades que desarrollemos son actos de libre calificación moral positiva o negativa que repercute en la reputación de todas las Secretarias, cabe recalcar que deben mantener la ética profesional ya que en el Hospital los diagnósticos médicos en algunos casos son reservados.
En el ámbito secretarial la investigación es importante, ya que nos ayuda a tomar dediciones acertadas, apoyadas en el conocimiento de nuestra profesión, ya que para desenvolverse con eficiencia, deben estar capacitadas y tener objetivos, metas y propuestas que ayudarán a cumplir la labor diaria en las diferentes áreas del “ Hospital Pediátrico Baca Ortiz”.
1.2 Características e Importancia de la Investigación Social
La investigación recoge conocimientos o datos de fuentes primarias y los sistematiza para el logro de nuevos conocimientos. No es investigación confirmar o recopilar lo que ya es conocido o ha sido escrito o investigado por otros. La característica fundamental de la investigación es el descubrimiento de principios generales.
El investigador parte de resultados anteriores, planteamientos, proposiciones o respuestas en torno al problema que le ocupa. Para ello debe:
La investigación debe ser objetiva, es decir, elimina en el investigador preferencias y sentimientos personales y se resiste a buscar únicamente aquellos datos que le confirmen su hipótesis; de ahí que emplea todas las pruebas posibles para el control crítico de los datos recogidos y los procedimientos empleados.
Finalmente, una vez sistematizados los datos son registrados y expresados mediante un informe o documento de investigación, en el cual se indica la metodología utilizada y los procedimientos empleados para llegar a las conclusiones presentadas, las cuales se sustentan por la misma investigación realizada.
En la investigación deben darse una serie de características para que sea en realidad científica:
a) Estar planificada, es decir, tener una previa organización, establecimiento de objetivos, formas de recolección y elaboración de datos y de realización de informes.
b) Contar con los instrumentos de recolección de datos que respondan a los criterios de validez, confiabilidad y discriminación, como mínimos requisitos para lograr un informe científicamente válido.
c) Ser original, esto es, apuntar a un conocimiento que no se posee o que esté en duda y sea necesario verificar.
d) Ser objetiva, vale decir que el investigador debe tratar de eliminar las preferencias personales y los sentimientos que podrían desempeñar o enmascarar el resultado del trabajo de investigación.
f) Apuntar a medidas numéricas, en el informe tratando de transformar los resultados en datos cuantitativos, más fácilmente representables y comprensibles y más objetivos en la valoración final.
g) Ofrecer resultados comprobables y verificarles en las mismas circunstancias en las que se realizó la investigación.
h) Apuntar a principios generales trascendiendo los grupos o situaciones particulares investigadas, para los que se requiere una técnica de muestreo con el rigor científico necesario, tanto en el método de selección como en la cantidad de la muestra, en relación con la población que se trate.
Importancia:
“La investigación social es importante porque nos ayuda a mejorar el estudio, ya que nos permite establecer contacto con la realidad a fin de que la conozcamos mejor. Constituye un estímulo para la actividad intelectual creadora. Ayuda a desarrollar una curiosidad creciente acerca de la solución de problemas, además, contribuye al progreso de la lectura crítica”.4
1.3 Técnicas y tipos de Investigación social
Por tanto, en una investigación no es conveniente hablar, ni de Paradigma Cualitativo, Metodología Cualitativa o Investigación Cualitativa; puesto que lo cualitativo o cuantitativo son enfoques de la investigación científica, y ambos pueden ser usados en una misma investigación, interaccionando sus metodologías.
TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN SOCIAL
Cuantitativas: la más relevante es la ENCUESTA.
Encuesta:
Objetivo de investigación: los hechos sociales. Son todos los fenómenos externos al investigador, susceptibles de cuantificación y tratamiento estadístico.
Análisis utilizado: tipo estadístico.
Muy sencillo: distribución de frecuencias. Más complejo: correlación y multivariable.
Muy complejo: causación (relación y causalidad entre dos factores) Nivel de observación: directa (sobre los sujetos investigados) y extensiva
(se realiza a grandes grupos de población)
Cualitativas: las más importantes son los GRUPOS DE DISCUSIÓN
(reunión de 5 a 10 personas en las que cada una representa a un determinado grupo social) y las ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD
(entrevistas no estructuradas, sin cuestionario, con un guión y sin preguntas. Las personas son anónimas y se las elige como representativas de un grupo social.
Objeto de investigación: el análisis de los discursos (cualquier texto hablado que se produce en situaciones de comunicación interpersonal -lo que se dice y -lo que se quiere decir-)
Nivel de observación: directa e intensiva (en pocos casos de modo amplio). Los resultados no pueden extrapolarse al resto de la sociedad porque las muestras no son representativas.
En el proyecto de estudio se aplicará el tipo de encuesta cuantitativa, la muestra de estudio será de 20 personas que realizan funciones secretariales en el Hospital Pediátrico “Baca Ortiz” en las diferentes áreas de la entidad lo cual nos permitirá obtener resultados óptimos para poder elaborar el instructivo de funciones de una secretaria ya que se establecerán preguntas de fácil tabulación.
TIPOS DE LA INVESTIGACIÓN SOCIAL
Según la finalidad:
Básica: investigación cuyo objetivo principal es incrementar los
conocimientos de una determinada disciplina científica sin ser prioritaria la aplicación práctica.
Aplicada: investigación cuyo objetivo principal es la aplicación práctica
de los conocimientos obtenidos.
En el propósito a investigar se aplicará el tipo de investigación social según la finalidad empleada, ya que en uno de los objetivos específicos es incrementar los conocimientos, generando una cultura de servicio con la comunidad infantil del país.
Según la profundidad:
Descriptivas: buscan conocer un fenómeno social sin importar las
causas.
Explicativas: buscan conocer el fenómeno social y sus causas.
En el estudio se establecerá la investigación social según su profundidad explicativa, porque es necesario conocer el problema para poder establecer soluciones u objetivos que permitan ayudar a resolver las falencias que existan en la entidad.
Según su amplitud:
Macrosociológicas: se realiza sobre grandes grupos de población.
Microsociológicas: se realiza sobre grupos pequeños de población.
En la institución pública Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”, se establecerá la investigación social según su amplitud microsociológica. ya que la muestra escogida es de 20 personas considerada como un grupo de población pequeño.
Según su carácter:
Cuantitativas: tratan de fenómenos susceptibles de cuantificación; se
hace uso generalizado del análisis estadístico y el investigador adopta una postura externa al fenómeno.
Cualitativas: se pone énfasis en la interpretación de los propios sujetos:
Para poder obtener resultados óptimos en la entidad Hospitalaria, es necesario aplicar la investigación social según su carácter cuantitativo, porque es necesario obtener un análisis a través de gráficos estadísticos
Según sus fuentes:
Primarias: utilizan datos o información de primera mano generados por
los investigadores, según sus objetivos.
Secundarias: utilizan información de segunda mano generados por
personas ajenas a la investigación y con otros fines.
En el sujeto de investigación se aplicará la investigación social, según sus fuentes primarias ya que se obtendrá la información directa de la fuente, ya que se estableció un convenio previo, para evaluar el desempeño de las secretarias en el Hospital Pediátrico Baca Ortiz.
Según su ambiente:
Campo: contacto directo con los sujetos a investigar.
Gabinete: no existe contacto directo con los sujetos a investigar.
Se aplicará la investigación social según su ambiente de campo porque se establecerá contacto directo con las funcionarias que laboran en las diferentes áreas del Hospital, desempeñando las labores de secretarias
Según su naturaleza:
Según su naturaleza las investigaciones pueden ser:
2. Experimentales, que tienen como objeto directo la observación de fenómenos provocados o manipulados en laboratorios o ambientes artificiales.
3. Documentales, que tienen como objeto directo la observación de fuentes documentales.
4. La encuesta, en la que los datos manejados proceden de las manifestaciones verbales o escritas de los sujetos observados.
En la investigación social según su naturaleza se aplicará dos tipos de investigación la empírica y la encuesta, ya que es necesario basarse en hechos reales y conocer sobre el servicio que se está brindando en el Hospital.
1.3.1 Diferencia entre el método cualitativo y método cuantitativo.
LA INVESTIGACIÓN CUALITATIVA
No es hasta la década de los 60 que las investigaciones de corte cualitativo resurgen como una metodología de primera línea, principalmente en Estados Unidos y Gran Bretaña. A partir de este momento, en el ámbito académico e investigativo hay toda una constante evolución teórica y práctica de la metodología cualitativa.
Dentro de las características principales de esta de metodología podemos mencionar:
La investigación cualitativa es inductiva.
Se trata de estudios en pequeña escala que solo se representan a sí mismos.
Hace énfasis en la validez de las investigaciones a través de la proximidad a la realidad empírica que brinda esta metodología.
No suele probar teorías o hipótesis. Es principalmente, un método de generar teorías e hipótesis.
No tiene reglas de procedimiento. El método de recogida de datos no se especifica previamente. Las variables no quedan definidas operativamente, ni suelen ser susceptibles de medición.
La base está en la intuición. La investigación es de naturaleza flexible, evolucionaría y recursiva.
En general no permite un análisis estadístico.
Se pueden incorporar hallazgos que no se habían previsto.
Los investigadores cualitativos participan en la investigación a través de la interacción con los sujetos que estudian, es el instrumento de medida.
Analizan y comprenden a los sujetos y fenómenos desde la perspectiva de los dos últimos; debe eliminar o apartar sus prejuicios y creencias
LA INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA
obsesión para y por los datos numéricos y despreciar cualquier otra vía, parece olvidar que hay realidades sociales dónde los datos no aparecen en contextos de máxima racionalización ordenación. La diferencia precisa en forma de intervalo entre unos y otros valores, o datos, no siempre están naturalmente y lógicamente ordenados, es más, muchas realidades observables no están dispuestas previamente en forma numérica.
DIFERENCIAS ENTRE MÉTODO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO
“La diferencia entre propiedades cuantitativas y cualitativas reside en que en las primeras, el valor específico de la propiedad es una medida, grado o cantidad, mientras que en las segundas es una forma, que puede permitir su valoración y cuantificación. Las técnicas cualitativas no son menos matemáticas que las cuantitativas, son incluso anteriores, dado que la ciencia del orden calculable es anterior a la de los números. Los datos primarios son una enunciación lingüística, incluso los datos secundarios están producidos en todo caso por medios técnicos que implican convenciones verbales de significados. Así pues, superado el viejo debate sobre la preeminencia científica por ambas metodologías, parece inapropiado defender exclusivamente una única vía para realizar investigaciones de todo tipo, es más, a menudo la “estrategia de la complementariedad” será la más adecuada para acceder al conocimiento de los hechos o de fenómenos sociales complejos”.5
Los científicos sociales en salud– doctores, enfermeras, técnicos en salud, etc.
Que utilizan abordajes cualitativos enfrentan en la actualidad problemas epistemológicos y metodológicos que tienen que ver con el
poder y la ética en la generación de datos así como con la validez externa de los mismos.
La investigación cuantitativa es aquella en la que se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables.
La investigación cualitativa evita la cuantificación. Los investigadores cualitativos hacen registros narrativos de los fenómenos que son estudiados mediante técnicas como la observación participante.
y las entrevistas no estructuradas.
La diferencia fundamental entre ambas metodologías es que la cuantitativa estudia la asociación o relación entre variables cuantificadas y la cualitativa lo hace en contextos estructurales y situacionales.
La investigación cualitativa trata de identificar la naturaleza profunda de las realidades, su sistema de relaciones, su estructura dinámica; mientras que la investigación cuantitativa trata de determinar la fuerza de asociación o correlación entre variables, la generalización y objetivación de los resultados a través de una muestra para hacer inferencia a una población de la cual toda muestra procede. Tras el estudio de la asociación o correlación pretende, a su vez, hacer inferencia causal que explique por qué las cosas suceden o no de una forma determinada.
positivistas lógicos o neopositivistas Galileo Galilei afirmaba en este sentido "mide lo que sea medible y haz medible lo que no lo sea".
DIFERENCIAS ENTRE INVESTIGACIÓN CUALITATIVA Y CUANTITATIVA Investigación cualitativa Investigación cuantitativa
Centrada en la fenomenología y comprensión
Basada en la inducción probabilística del positivismo lógico
Observación naturista sin control Medición penetrante y controlada
Subjetiva Objetiva
Inferencias de sus datos Inferencias más allá de los datos
Exploratoria, inductiva y descriptiva
Confirmatoria, inferencial, deductiva
Orientada al proceso Orientada al resultado
Datos "ricos y profundos" Datos "sólidos y repetibles"
No generalizable Generalizable
Holista Particularista
Realidad dinámica Realidad estática
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS MÉTODOS CUALITATIVOS VS CUANTITATIVOS.
Métodos cualitativos Métodos cuantitativos Propensión a "comunicarse con" los
sujetos del estudio
Propensión a "servirse de" los sujetos del estudio
Se limita a preguntar Se limita a responder
mayor naturalidad y habilidad de estudiar los factores sociales en un escenario natural
Son fuertes en términos de validez interna, pero son débiles en validez externa, lo que encuentran no es generalizable a la población
Son débiles en términos de validez interna -casi nunca sabemos si miden lo que quieren medir-, pero son fuertes en validez externa, lo que encuentran es generalizable a la población
Preguntan a los cuantitativos: ¿Cuan particulables son los hallazgos?
Preguntan a los cualitativos: ¿Son generalizables tus hallazgos?
1.3.2 Ejemplos de Investigación Social
Dentro de la investigación social podemos citar los siguientes:
VIOLENCIA CONTRA LA MUJER : La misma que lleva a una dimensión
social grande dentro del área secretarial, enmarcando las siguientes:
Violencia y discriminación laboral Acoso sexual en el trabajo
Discriminación salarial.
Violencia en los medios de comunicación. Pornografía.
Lenguaje escrito y audiovisual.
Violencia política. Represión, tortura. Prostitución.
DERECHO DEL USUARIO
Los pacientes que acuden al Hospital de Niños “Baca Ortiz” de la ciudad de Quito a las diferentes áreas son atendidos con:
Reciben información precisa sobre los servicios que brinda el Hospital.
Atención dentro del Hospital.
Emitir los turnos para las diferentes especialidades. Realización de las historias clínicas
Dar información precisa y clara sobre los ingresos de los pacientes. Atención personalizada por consulta externa en las diferentes
especialidades.
Ayuda y exoneración precisa en la realización de exámenes por parte de Servicio Social.
Entrega y recepción de historias clínicas de pacientes hospitalizados dados de alta.
Control de la documentación emitida en cada unidad de servicio.
Tramitación de la información requerida, para la buena marcha de cada especialidad.
Cómo interpretan las mujeres los síntomas ginecológicos y de qué manera asumen su control sexual.
1.4 Funciones de la Investigación Social
funciones muy específicas como la descripción, la clasificación y la explicación.
LA DESCRIPCIÓN: dentro de la investigación social la descripción va más allá de examinar o identificar el problema, es el análisis descriptivo que está especificado en los objetivos de un estudio o investigación descriptiva. Existen diferentes tipos de análisis descriptivos:
Caracterización global del objeto de estudio.
Determinación de los objetos sociales que tienen ciertas características. Descripción del contexto en el cual se presentan ciertos fenómenos. Descripción de la magnitud del fenómeno.
Descripción de las propiedades que tiene el objeto de estudio.
Descripción de las diferencias que hay o se presentan, entre dos o más subgrupos de la población que es objeto de estudio.
Descripción del desarrollo o la evolución del objeto de estudio.
Descripción de las relaciones del objeto de estudio con otros objetos.
LA EXPLICACIÓN: las personas continuamente nos hacemos preguntas sobres sucesos del acontecer como por ejemplo ¿Porqué se da la delincuencia juvenil? Etc. Las respuestas a estas preguntas constituyen explicaciones de los fenómenos aludidos y son las ciencias sociales las que se han encargado desde el siglo pasado, de dar respuestas a ciertos sucesos. Las ciencias sociales tratan de cumplir con la explicación estableciendo factores determinantes (psicológicos, económicos, climáticos raciales etc.), hasta proposiciones de hipótesis y teorías explicativas.
Las explicaciones en las ciencias sociales no son tareas fáciles porque deben enfrentarse a conciliar entre dos enfoques diferentes la explicación diacrónica, que consiste en la búsqueda de factores antecedes, históricos o genéticos y, por otro lado la explicación sincrónica la cual no contiene referencias temporales.6
1.5 Fases de Investigación social
FASE: DETERMINACIÓN DE UN PROBLEMA A INVESTIGAR
En esta fase no solo se identifica el problema, sino que se reflexiona sobre el mismo y se formula de modo apropiado. Una vez que se identifica el problema, este se reduce a una pregunta muy concreta que debe expresar lo que ha de hacerse para obtener una respuesta. El problema es el origen de la investigación ya que ésta lo que pretende es encontrar una respuesta a la pregunta planteada.7
6
Introducción a la metodología de la investigación Héctor Luis Ávila
Los problemas de la investigación se pueden obtener:
De la experiencia que es la vía principal que se utiliza en la
investigación social. Se la ha llamado investigación social aplicada.
De la teoría: existen sobre el aprendizaje, sociológicas, etc. y son
interesantes de comprobar.
En esta fase es importante precisar la bibliografía y el estudio de casos relacionados con el problema planteado, porque nos aportará sugerencias, y ayudará a delimitar y definir el propio estudio, evitando la duplicidad de datos ya establecidos.
Además puede sugerir el propio equipo de investigación, o encargado por cualquier institución sondeos electorales. Para considerarlo como un problema a tener en cuenta para la investigación, debe tener una serie de condiciones como son:
Que no sea excesivamente genérico.
Que no plantee a prioridad de juicios de valor.
Que tenga referencia empírica (que podamos obtener actos mediante la observación de la realidad).
Que no se refiera a casos aislados.
¿La aplicación de un Instructivo de Funciones para las secretarias de las diferentes aéreas del Hospital Baca Ortiz, constituirá una forma de mejoramiento continuo para la misma?
general es contribuir al fortalecimiento de las capacidades individuales y colectivas de las estudiantes de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilingüe.
FASE: DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN SOCIAL
Diseño de la investigación.
Da cuenta de las siguientes preguntas:
Qué información se requiere? Qué conceptos aparecen?
Cuál instrumento utilizar? Cómo recolectar la información?
Cómo se va a sistematizar y analizar la información?
Qué datos estadísticos se pueden usar?
Cómo analizar la información con el marco teórico propuesto?
Formulación de objetivos: Son las metas que la empresa desea alcanzar en un período de tiempo establecido. La fijación de objetivos requiere que la empresa anticipe qué es lo más probable que suceda en el futuro. Una previsión razonable permite a la empresa fijar objetivos que sean desafiantes y realistas.
Los objetivos proporcionan coherencia en el proceso de toma de decisiones; además indican las prioridades de la empresa y presentan la base para la selección de estrategias. Sin objetivos, una empresa quedaría a la deriva, sin propósito conocido.
Objetivo General
Contribuir al fortalecimiento de las capacidades individuales y colectivas de las estudiantes de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilingüe
Objetivos Específicos
Dotar de elementos teóricos contextuales básicos de la comunicación en el ámbito profesional.
Abrir espacios de análisis y difusión de las competencias profesionales en el contexto actual.
Compartir herramientas orientadas a mejorar la actividad profesional con la finalidad de mejorar una cultura de servicio.
Formulación de hipótesis: posibles soluciones al problema que investigamos, formulándolas, normalmente, al inicio de la investigación y tienen que ser probadas con hechos. Se establecen más en las investigaciones descriptivas que en las explicativas.
Condiciones de las hipótesis:
Respuesta probable
Claridad conceptual
Referencia empírica y comprobabilidad
Generalidad y especificidad
Referencia a un cuerpo teórico8
Operacionalización de variables:
Variable cualquier característica del objeto de la investigación que
puede cambiar de valor y expresarse en distintas categorías
Operacionalización de variablesproceso de medición que consiste en
pasar de variables generales que no son directamente mediadas ni observables a variables intermedias que son más directamente medibles que la variable general, y de éstas a unos indicadores,
Indicadores variables directamente medibles y observables.
Determinación del campo de investigación: se refiere a delimitar el estudio tanto geográfica como temporalmente. Después hay que definir el universo conjunto de unidades sobre las que versa la investigación. Existen universos fáciles de cuantificar y localizar y otros que ofrecen más dificultades.
Naturaleza del universo:(selección de la muestra)
Investigación cuantitativa: seleccionar una muestra representativa
(cálculo estadístico) del universo, que nos permitirá extrapolar los resultados a toda la población.
Investigación cualitativa: no habrá selección de muestras
representativas. Se elige a determinadas personas representativas de grupos sociales que se ajustan al perfil.
Fijación de las técnicas de investigación:
Cuantitativas encuestas, fuentes secundarias -censos-, socio gramas.
Existen otras técnicas:
Análisis de contenidos para analizar textos escritos que aparecen en los
medios de comunicación de masas.
No reactivas técnicas a la vez cuantitativas y cualitativas que tratan de
evitar que alteremos lo investigado por el hecho de investigarlo.
Recogida de datos:
Construir el instrumento de recogida de información (cuestionarios).
Elegir a las unidades de la muestra.
Seleccionar a los encuestadores o entrevistadores y formarlos.
Hacer el pre-test (instrumento de recogida de información)
Recogida de datos (controlar a los encuestadores para saber si están
haciendo las encuestas y cómo).
CUESTIONARIO:
Instrumento de recopilación de datos rigurosamente estandarizado y que relaciona las variables que serán objeto de la investigación.9
3ª FASE: ANÁLISIS DE DATOS
Dependiendo del tipo de técnica empleada:
Cuantitativa (entrevista).
Depurar los cuestionarios.
Procesar la información por ordenador
Comprobar el análisis estadístico (descriptivo o multivariable, más o
menos complejo).
Cualitativa (grupos de discusión).
Transcribir las cintas grabadas.
Analizar.
1.6. El investigador social y su rol en el conocimiento de la sociedad
El rol social es el papel o función social que la colectividad o el grupo atribuyen a una determinada persona según diversas circunstancias.
Dicho papel se traduce en las expectativas que genera la acción que debe hacer dicha persona respecto a la colectividad, según las cuales es socialmente juzgada como buena o como mala según la interpretación de su "rol" o papel. Cada individuo ha de cumplir diversos roles sociales en cada uno de sus ambientes y grupos sociales.
Esta función del rol social justifica el sentido de la moral, como obligación de seguir los usos y costumbres de la colectividad o del grupo en el que se desarrolla el individuo. Por eso ha de distinguirse la moral, como costumbre social, de la ética como libertad de conciencia a la hora de ordenar la conducta propia individual.
Cada sociedad establece unas "normas" para considerar a alguien "buena madre", o castigar a quien se sale de dichas normas.
del fiscal para "acusarlo"; en cambio el rol social del juez consiste en "interpretar" la aplicación de la ley general al caso concreto.
El investigador tiene un importante papel y responsabilidad en el
conocimiento de lo social. Dicho conocimiento se constituye en un
factor esencial de transformación.10
El individuo que asume el papel de investigador, que se adentra en el conocimiento comprensión y estudio de los objetos, fenómenos y procesos de la naturaleza y de la sociedad. Es el hombre que, condicionado social e históricamente, interroga por la ley que rige un fenómeno, por las causas que lo determinan y por las posibilidades de aplicación de sus propiedades.
El sujeto no solo conoce y utiliza los objetos sino que además los transforma; tal transformación es consciente y se traza unos fines y unos objetivos que ningún otro ser de la naturaleza pueden lograr. El adoptar el papel de sujeto es la condición para dominar y llegar a conocer efectivamente el objeto. La situación contraria impide el conocimiento por cuanto se es objeto. En su condición de sujeto, el investigador es una expresión social, es decir, expresa las condiciones de conocimiento y las necesidades de la sociedad que lo produce. Pero si ello es claro, también lo es el hecho de que, el sujeto de investigación, además de recibir impresiones, elaborarlas e interrelacionarlas, es capaz de crear imágenes, juicios y conceptos; es quien logra estructurar modelos y símbolos, como instrumentos de expresión de una realidad.
En suma, el sujeto es un ser activo, creador, que desborda los límites de los sentidos en la infinita riqueza de la imaginación.11
10http://www.slideshare.net/anaximenab/investigacion-social-1168780
CAPITULO II
LA SECRETARIA EJECUTIVA Y SU FORMACIÓN PROFESIONAL EN EL “HOSPITAL PEDIÁTRICO BACA ORTIZ”
Dentro de la Institución Pública (Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”) la mayoría del personal, que desempeñan el cargo de secretarias, no tienen el título de Secretaria, su trabajo es empírico y basado en la experiencia por los años de Servicio.
Debido a los avances tecnológicos en todos los campos y a los retos empresariales que demandan que el personal de secretarias esté capacitado y calificado para desempeñar eficientemente las labores de oficina, es necesario que se capaciten y alcancen un nivel académico que les permita desempeñarse con eficiencia en el campo laboral y que se lleve a cabo una autoformación continua.
2.1 La Autoformación
“El concepto actual de autoformación recoge la tradición de la mejor pedagogía activa, a la cual se añaden los vigentes principios constructivistas del aprendizaje, la perspectiva sociológica postmoderna y la necesidad de materializar la formación permanente. Supone que la iniciativa y gestión del proceso de aprendizaje está en manos del propio sujeto que aprende, sin excluir por ello la ayuda externa del docente con funciones tutoriales”.
La motivación es parte sustancial de la autoformación y requisito fundamental para la continuidad y éxito del aprendizaje a distancia, ya que implica un ejercicio de control por parte del estudiante, supone que la iniciativa y gestión del proceso de aprendizaje está en manos del alumno, sin excluir por ello la ayuda externa del docente. Con funciones tutoriales. La autoformación constituye la base de la enseñanza a distancia, de modo que sus principios han de estar presentes tanto en la planificación como en el proceso de aplicación.
Con el avance de la tecnología, si se tiene la voluntad de hacerlo, uno puede encontrar varios textos en la Internet, formarse y aprender sobre diferentes temas.
La autoformación puede resultar de utilidad para aquellos que no disponen de suficiente tiempo, ya sea por motivos laborales, familiares o de otra índole y que sienten la necesidad de formarse y aprender nuevos conocimientos y habilidades.
Como algo negativo de este tipo de aprendizaje podemos mencionar que no se comparte en forma presencial con un grupo de personas lo que puede resultar una desventaja ya que no puede socializar y compartir conocimientos de manera grupal.
La formación es algo necesario es un hecho, pero si no tenemos “ambiciones” de auto formarnos o de un aprendizaje continuo, de nada vale”.
“La educación formal te permitirá sobrevivir; la auto educación te llevará al éxito”.12
Efectivamente, el sistema educativo se rige por directrices o reglas (como es el hecho de la Educación Secundaria Obligatoria). El cumplir los requisitos que te marca el sistema y el entorno, te permitirá llegar a ser uno más y por lo tanto a sobrevivir. No obstante, si quieres alcanzar el éxito, deberás estar siempre en continua formación, mejor dicho autoformación. Observa todo lo que te rodea y aprende de las experiencias. Auto edúcate, llegarás a un punto donde la formación formal quedará apartada y primará tu autoformación. La gente de éxito siempre está ávidade autoformarse.
C O N S I D E R A Q U E E S I M P O R T A N T E L A
A U T O F O R M A C I Ó N . E N C U E S T A D O S %
P e r m i t e d e s a r r o l l a r m e j o r l a s f u n c i o n e s 4 1 0 E l c a m p o l a b o r a l l o e x i g e 2 5 L a p r e p a r a c i ó n a c a d é m i c a n u n c a d e b e c u l m i n a r 9 3 0 D e s e o s p e r s o n a l e s p o r s u p e r a r s e 3 1 5
O t r o s 2 5
T O T A L 2 0 1 0 0
C O N S I D E R A Q U E E S I M P O R T A N T E L A A U T O F O R M A C I Ó N
1 5 % 8 %
4 6 % 2 3 %
8 %
P e r m i t e d e s a r r o l l a r m e j o r l a s f u n c i o n e s
E l c a m p o l a b o r a l l o e x i g e
L a p r e p a r a c i ó n a c a d é m i c a n u n c a d e b e c u l m i n a r D e s e o s p e r s o n a l e s p o r s u p e r a r s e O t r o s
PREGUNTA No 8
[image:46.611.192.480.223.388.2]A SU CRITERIO, ¿POR QUÉ CONSIDERA QUE ES IMPORTANTE LA AUTOFORMACIÓN?
TABLA No. 1
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
En este gráfico podemos observar que el 30% de las secretarias encuestadas manifiestan que la preparación académica nunca debe culminar y que siempre debemos estar en continuo aprendizaje.
En otro punto, el 15% manifiesta que la autoformación son los deseos personales de cada una por superarse, ya que nuestra profesión así lo amerita.
El 5% de secretarias opina que el campo laboral lo exige
2.1.1 Importancia en la sociedad
Las empresas modernas han originado grandes cambios en pro de su participación eficaz en los actuales escenarios económicos, que se caracterizan por ser dinámicos, cambiantes, retadores, competitivos, en donde solamente pueden actuar aquellas empresas que se han preparado de acuerdo a las exigencia del presente. Se ha escrito sobre este tópico, que no cabe la menor duda, en este mundo nuevo ha ido surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios.
Se señala que es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono. La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella.
Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.13
En la Institución Pública proactiva, y más aún en el Hospital de Niños “Baca Ortiz”, que es un referente nacional, donde acuden pacientes de todo el Ecuador, se requiere que las secretarias, además de sus cualidades
13
personales manifieste un buen carácter, trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atención, sepa manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos básicos que la gestión administrativa requiere para apoyar al Médico en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realización de sus funciones. La secretaria ejecutiva debe además, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar la operatividad de su jefe, manejar el inglés, además de contar con los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo.
El rol que representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinámica en las diferentes áreas es quien prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de éste se pueden realizar sin dificultades, definitivamente, en las empresas pública o privadas se debe contar con el insumo del recurso humano bien definido, a fin de dar paso a características básicas que se requieren para ser altamente competitivas.
2.1.2 Medios utilizados para la autoformación
Nunca nos habíamos encontrado con la posibilidad de utilizar una diversidad de medios tecnológicos como actualmente ocurre, existen algunos medios que están permitiendo desempeñar las funciones como son las de transmisión de contenidos e información y motivación.
son puestos de vital importancia, tanto en el manejo de comunicaciones internas como en el manejo de las historias clínicas de los pacientes, Radiografías, exámenes especiales y otros estudios que deben ser manejados de forma ordenada y discreta.
M E D I O S P A R A L A A U T O F O R M A C I Ó N E N C U E S T A D O S %
I n t e r n e t 1 2 6 0
R a d i o 1 5
T e l e v i s i ó n 1 5
P r e n s a 4 2 0
O t r o s 2 1 0
T O T A L 2 0 1 0 0
M E D I O S P A R A L A A U T O F O R M A C I Ó N
6 0 % 5 %
5 % 2 0 %
1 0 %
I n t e r n e t R a d i o T e l e v i s i ó n P r e n s a O t r o s PREGUNTA No. 9
[image:50.611.184.484.152.335.2]¿QUE MEDIOS UTILIZA PARA LA AUTOFORMACIÓN? TABLA No. 2
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
En este gráfico podemos observar que el 60 % de las secretarias encuestadas manifiestan que el medio que utilizan para su autoformación es el Internet, debido a que nos permite buscar alternativas para nuestra autoformación.
El 20% corresponde a la utilización de la prensa para su autoformación, ya que por medio de la prensa estamos al tanto de lo que sucede en el país y en todo el mundo, lo que nos ayuda a tener un alto conocimiento de cultura general para nuestro desenvolvimiento en nuestra profesión.
El 10% corresponde a la utilización de otros medios que le ayuda a tener un alto conocimiento de cultura general para el desenvolvimiento en su profesión.
2.1.3 Las actividades de autoformación
La principal novedad reside en que estas actividades de autoformación son excluyentes, es decir, la participación en una formación en centros será incompatible con la participación en un grupo de trabajo.
PREGUNTA No. 10
[image:52.611.201.471.226.391.2]¿ENTRE LAS ACTIVIDADES DE AUTOFORMACIÓN, CUÁLES CONSIDERA QUE SON LAS MÁS EFICIENTES?
TABLA No. 3
A C T I V I D A D E S D E A U T O F O R M A C I Ó N E N C U E S T A D O S % A s is t ir a C u r s o s S e m in a r io s 1 0 5 0
L e c t u r a 2 1 0
E s c u c h a r o v e r p r o g r a m a s e d u c a t iv o s 3 1 5
O p t a r p o r u n a n u e v a c a r r e r a u n iv e r s it a r ia 3 1 5
O t r o s 2 1 0
T O T A L 2 0 1 0 0
A C T I V I D A D E S D E A U T O F O R M A C I Ó N
5 0 %
1 0 % 1 5 %
1 5 %
1 0 %
A s is t ir a C u r s o s S e m in a r io s
L e c t u r a
E s c u c h a r o v e r p r o g r a m a s e d u c a t iv o s
O p t a r p o r u n a n u e v a c a r r e r a u n iv e r s it a r ia
O t r o s
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
En este gráfico podemos observar que el 50 % de las secretarias encuestadas, manifiestan que Asistir a Cursos y Seminarios es importante como una de las actividades de la autoformación, ya que esta garantiza el desenvolvimiento en las diferentes entidades
Podemos apreciar que el 15% de las encuestadas dicen que se podría optar por una nueva carrera universitaria o ver y escuchar programas educativos para su autoformación.
2.2 Gestión y Liderazgo
“Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos”.14
Las cualidades esenciales de la Secretaria son las de una persona líder en su vida personal y profesional, y se podría resumir así:
a. Líder debe tener el carácter.
b. Responsabilidad y ética profesional.
c. Capacidad para entenderse y asumir los retos. d. Lealtad, honestidad, e integridad.
e. Creatividad, iniciativa y sentido común. f. Dinamismo y buen juicio.
g. Presentación personal impecable. h. Sentido de constante superación.
i. Capacidad de entender y asimilar situaciones nuevas.
j. Fuerza de voluntad para desarrollar el sentido de persistencia. k. Sentido del humor que le ayude a sobrepasar las dificultades. l. Y, sobre todo autocontrol.
El liderazgo de la Secretaria le permite tomar iniciativas o asumir responsabilidades cuando la situación lo amerite, y debe poseer todas estas cualidades para desarrollarse de la mejor manera en su puesto de trabajo, especialmente dentro del área administrativa o de los diferentes Servicios hospitalarios.
¿ P O S E E L I D E R A Z G O D E N T R O D E S U S A C T I V I D A D E S
D I A R I A S ? E N C U E S T A D O S %
S I 1 5 7 5
N O 5 2 5
T O T A L 2 0 1 0 0
P O S E E E L I D E R A Z G O D E N T R O D E S U S A C T I V I D A D E S D I A R I A S ?
7 5 % 2 5 %
S I N O
PREGUNTA No. 11
[image:54.611.182.487.224.370.2]¿POSEE LIDERAZGO DENTRO DE SUS ACTIVIDADES DIARIAS?
TABLA No. 4
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
En este gráfico podemos observar que el 75 % de las secretarias encuestadas, manifiestan que si poseen liderazgo en sus actividades diarias.
Podemos apreciar que apenas el 25% de las encuestadas dicen que no tienen liderazgo dentro de sus funciones diarias.
2.2.1 Inteligencia emocional aplicada al liderazgo
La inteligencia emocional nos enseña a mejorar nuestra capacidad de raciocinio, utilizar mejor la energía de nuestras emociones, la sabiduría de nuestra intuición así como la capacidad de conectarnos a un nivel fundamental con nosotros mismos y con los que nos rodean, esta es la labor diaria de la secretaria además debe recordar que las personas intelectuales más brillantes, no suelen ser las que tienen más éxito en los negocios ni en su vida privada sino la que lo de nuestra diariamente.
Conocimiento Emocional
Ser honesto no es poner buena cara a las cosas o ser políticamente correcto. Ser honesto es escuchar los sentimientos de la “verdad interna” que provienen en su mayor parte de la inteligencia emocional, vinculada con la intuición y la conciencia y reflexionar sobre ellos y actuar de conformidad con la verdad emocional que uno siente, se comunica por si sola en la mirada y en los gestos, en el tono de voz más allá de las palabras, ya que las emociones actúan como la más poderosa fuente de energía humana de autenticidad y empuje y ofrece un manantial de sabiduría intuitiva.
Energía Emocional
Se refiere a que todos los líderes están imbuidos en una fuerza y entusiasmo que impulsa a sus empresas hacia adelante y parecen poseer inagotable energía, vigor y perseverancia.
Conexión Energía Emoción
Energía tranquila (baja tensión y alta energía) la energía tensa se cambia por una presencia de ánimo más optimista y tranquilo. Con gran energía física lo que permite realizar más trabajo con menos esfuerzo.
Cansancio tenso (alta tensión baja energía) un estado de ánimo caracterizado por cansancio general.
Cansancio tranquilo (baja tensión baja energía) es un estado de ánimo generalmente agradable, caracterizado por la sensación de abandonarse y relajarse (cansancio tranquilo).15
Definiéndose de la siguiente manera la Inteligencia Interpersonal : “ Es la capacidad de comprender a los demás; cuáles son las cosas que más les motivan, cómo trabajan y la mejor forma de cooperar con ellos.”16
Inteligencia Intrapersonal:“Es la habilidad de conocernos interiormente, lo cual nos permite tener una imagen exacta y verdadera de nosotros mismos, permitiéndonos actuar en la vida de un modo más eficaz.”
Es importante recalcar las palabras sabias de Aristóteles". Cualquiera puede ponerse furioso... eso es fácil. Pero, ponerse furioso con la persona correcta, en la intensidad correcta, en el momento correcto, por el motivo correcto, y de la forma correcta...Eso no es fácil” En el trabajo diario que desarrollan varias secretaria del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”, es importante que controlemos nuestras emociones, ya que nuestro trabajo muchas veces lo desarrollamos con el público y con el paciente que acude a esta Casa de Salud para recibir un
15
Ing. José Luis Hernández Cabrera
16
PREGUNTA No. 13
[image:58.611.136.541.250.455.2]¿CONSIDERA UD. IMPORTANTE APLICAR LA INTELIGENCIA EMOCIONAL PARA LLEGAR A UN BUEN LIDERAZGO, POR QUÉ?
TABLA No. 5
A P L IC A L A IN T E L IG E N C IA E M O C IO N A L P A R A L L E G A R A U N
B U E N L ID E R A Z G O E N C U E S T A D O S %
S I 1 8 9 0
N O 2 1 0
T O T A L 2 0 1 0 0
A P L IC A L A IN T E L IG E N C IA E M O C IO N A L P A R A L L E G A R A U N B U E N L ID E R A Z G O
9 0 % 1 0 %
S I N O
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
En este gráfico podemos observar que el 90 % de las secretarias encuestadas, manifiestan que si aplican la inteligencia emocional para llegar a un buen liderazgo .
2.3 Técnicas y destrezas de la secretaria ejecutiva
Los avances tecnológicos en todos los campos, y los cada vez mayores retos empresariales están demandando personal capacitado y calificado para desempeñarse eficientemente, en las labores de oficina.
En los diferentes escenarios donde triunfan las secretarias que han sabido organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, en donde los jefes cuentan con la colaboración de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad, proactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento para desarrollar su trabajo de la mejor manera.
La Dirección de Recursos Humanos del Hospital debe seleccionar las secretarias que cumplan con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato, presentación, comunicación, todo aquello, que permita facilitar la labor diaria del jefe y además que le colabore en administrar adecuadamente su tiempo.
Por ello insisto que las secretarias de la Institución Pública ya no debe ser la bachiller en cualquier especialidad, sino debe ser una secretaria graduada y tener estas capacidades y cambiar su rol, y pasar a desempeñar el rol de Asistente del Médico, Enfermera y Jefes en general, ya que los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones.
2.3.1. Manejo de la tecnología en la oficina
enfrentar eficientemente el quehacer diario de las oficinas, el correcto manejo y uso eficiente de los equipos y herramientas auxiliares, que tienen el hospital debe ser el reto permanente de las secretarias, ya que no pueden quedarse rezagadas de los avances tecnológicos.
Entre las actividades que debe realizar la Secretaria está el manejar y controlar los recursos que dispone la institución, ya que en la realidad no hay tope en las labores que ella ejecuta, ya que llegará a ser de todo y, por lo tanto deberá esforzarse y conocer diversos temas. Lamentablemente en el Hospital de Pediátrico Baca Ortiz la tecnología se ha quedado rezagada para alguna de las áreas, es importante mejorar el equipamiento no sólo solo de instrumentos médicos que contribuye con la salud de los pacientes. La tecnología es cambiante llena conocimientos y procesos por ende contribuye con la construcción y logro de los objetos para satisfacer necesidades humanas en este caso de los clientes interno logrando satisfacer las necesidades del cliente externo para cada día lograr dar servicio de calidad y eficiencia que se trasmita.
Dentro de la tecnología tenemos los siguientes equipos que ayudan con la labor de la secretaria:
Computadora: Es un equipo moderno, el cual requiere del conocimiento necesario para manejarlo, este equipo tiene programas y paquetes contables que nos ayudan a realizar de mejor manera nuestro trabajo.
Retroproyector o infocus:es un aparato que sirven para facilitar la presentación de conferencias reuniones, y demostraciones de trabajos realizados en las computadoras.
Video grabadoras y televisión; estas facilitan y dinamizan las reuniones
Buffer, plotters y Scanner: Es un dispositivo que lee texto, imágenes y códigos de barras y digitaliza fotos fijas, reconoce los textos y códigos transformando en código digital.
Fax: también conocido como tele copiadora, es una tecnología relativamente económica y fácil de instalar, se usa para enviar a través de líneas de teléfono cualquier tipo de información impresa o gráfica desde un lugar a otro, ya sea en un mismo edificio, en una misma ciudad o en otro país.17
Pregunta No. 14
De los siguientes equipos de oficina, cuáles son los que usted utiliza Gráfico No. 6
Q U E E Q U I P O S D E O F I C I N A S O N L O S Q U E U S T E D U T I L I Z A E N C U E S T A D O S %
M a q u i n a d e e s c r i b i r 2 1 0
C o m p u t a d o r a 1 2 6 0
E s c á n e r 2 1 0
R e t r o p r o y e c t o r 1 5
F a x 1 5
F o t o c o p i a d o r a 1 5
O t r o s 1 5
T O T A L 2 0 1 0 0
Q U E E Q U I P O S D E O F I C I N A S O N L O S Q U E U S T E D U T I L I Z A
1 0 %
6 0 % 1 0 %
5 %
5 % 5 % 5 % M a q u i n a d e e s c r i b i r C o m p u t a d o r a E s c á n e r R e t r o p r o y e c t o r F a x
F o t o c o p i a d o r a O t r o s
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
En este gráfico podemos observar que de las secretarias encuestadas, manifiestan que los equipos de oficina más utilizados son:
Máquina de escribir 10% Computadoras 60%
Retroproyector 10% Fax 5%
Fotocopiadora 5% Otros 5%
2.3.2 Organización y clasificación del archivo
“Se ha dicho que los archivos son a las empresas comerciales, lo que la memoria a la inteligencia humana.”
Los sistemas de archivo y de Correo, son parte fundamental de la vida de cualquier empresa, por lo tanto toda la documentación de esta, debe ser manejada de la mejor manera.
CONCEPTO:Se puede hablar de archivo como un conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general institucional, que una vez que han cumplido su trámite, se deben conservar orgánicamente18.
En el HBO, se tiene un archivo Central y un archivo de Historias Clínicas, que es manejado por Estadística. En cada servicio la Secretaría es quien maneja los archivos, la misma que lleva un control y clasificación de acuerdo a la correspondencia que maneja, la mayoría tiene un sistema de archivo mixto, en forma descendente y de fecha.
Cabe recalcar que archivar es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos los documentos en el hospital se utiliza la siguiente clasificación:
Semiactivos: Llamados también centrales o intermedios; una vez recibida la documentación de los pacientes deben conservarse los documentos hasta
que cumplan su ciclo obligatorio, ya que son objeto de consulta y convertirse en antecedente.
Histórico o permanente: Se conservan en archivos históricos sea dado de alta y de acuerdo al tipo de enfermedad que sea descubierta.
Estos archivos son administrados de manera centralizada, descentralizada con control central.
Centralizada: Una dependencia maneja el archivo de toda la empresa. Debe contar con un Jefe de archivo y el personal especializado necesario para realizar las diferentes labores.
Descentralizada: es decir que cada dependencia u oficina maneja y posee sus documentos y propio archivo.
Descentralizada con control central:Cada dependencia maneja su archivo, pero hay una oficina central que orienta, asesora y conserva los documentos cuando cumplen su ciclo vital.
SISTEMAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.
En el hospital se organiza la documentación de acuerdo con el sistema Alfabético, Sistema Alfabéticomismo que se subdividen en:
Nombres de Personas naturales o nominativo.
Nombres de razones sociales. Asuntos, temas o materias.
Sistema numérico: Para e control de citas se apoya en los números, Es un sistema indirecto, requiere como auxiliar un tarjetero alfabético, los documentos se organizan de acuerdo con los números asignados a los corresponsales, los asuntos. Es útil cuando el volumen de corresponsales es alto y cuando la naturaleza de los documentos que se van a archivar es similar.
Sistema por Asunto: En las diferentes dependencias como RX los documentos se clasifican por tema o tópico que tratan.
PREGUNTA No. 16
¿ QUÉ SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS UTILIZA?
GRÁFICO No. 7
QUE SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZA? ENCUESTADOS %
Alfabético 10 50
Por asuntos 4 20
Num érico 3 15
Geográfico 1 5
Otros 2 10
TOTAL 20 100
QUE SISTEM A DE ARCHIVO UTILIZA
50%
20% 15%
5% 10%
Alfabético Por asuntos Num érico Geográfico Otros
Elaboración: Libia Villena y Rosa Aules, Fuente: Encuestas aplicadas a las secretarias del Hospital Pediátrico “Baca Ortiz”.
ANÁLISIS:
2.3.3. Función Asistencial
La función asistencial tendrá éxito si la persona encargada realiza su labor eficiente y acertadamente. Por tanto la formación secretarial debe propender al desarrollo de habilidades y destrezas no solo básicas sino también asistenciales.
Habilidades de comunicación:
Son tan importantes como la adecuada recepción de visitantes por teléfono o personalmente. Para lograrlo es necesario estar enterado de la misión y objetivos de la entidad en la cual se labora en este caso el Hospital Pediátrico Baca Ortiz.
Escuchar activamente
Escuchar atentamente facilita, sin duda, ofrecer respuestas más acertadas. Por tanto, es necesario esperar a que la persona termine de dar la información o concretar su idea. Si el mensaje no es claro, es preferible pedir, respetuosamente, aclaración o ampliación de lo que este confuso19.
Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de cumplir las metas, la Misión a ellos encargada.
