Uso de tarjetas electrónicas

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Universidad Don Bosco

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Office Avanzado 2013:

 Microsoft Outlook 2013

SESIÓN 7:

 Uso de tarjetas electrónicas

 Administración de listas de distribución.

 Creación de libreta de direcciones secundarias.

Para la creación de tarjetas electrónicas lo primero que debemos realizar, es ingresar al programa Outlook 2013, ya que estemos en él nos aparecerá la siguiente interfaz

Ahora que la conocemos podemos crear tarjetas electrónicas, listas de distribución y Creación de direcciones secundarias.

Una tarjeta de presentación electrónica es otra forma de mostrar determinada

información de un contacto, además de compartir esa información con otras personas en un formulario altamente reconocible.

Al crear un nuevo contacto se crea una tarjeta de presentación electrónica asociada con ese contacto y viceversa. Además, cualquier cambio que se realice en el contacto

también se realizará en la tarjeta de presentación electrónica y viceversa.

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Las tarjetas de presentación electrónicas son similares a las de papel, con la misma ventaja que se pueden compartir fácilmente.

Paso 1:

Buscaremos la Viñeta Inicio encontraremos Nuevo, Nuevos elementos, y tendremos diferentes opciones daremos clic en el comando Contacto. Nos abrirá la siguiente ventana.

Paso 2:

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Paso 3:

Ya que hemos Guardado nuestra tarjeta electrónica, nos aparecerá en nuestras tarjetas electrónicas, si nos dirigimos al apartado “Favoritos” que se encuentra en la parte inferior de las opciones de carpetas/bandejas de nuestro correo electrónico.

Paso 4:

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Paso 4:

Finalmente nos disponemos a realizar las pruebas necesarias, verificando así que se haya creado nuestra tarjeta de presentación.

En primer lugar, nos dirigimos a la pestaña “Inicio” y luego damos click a la etiqueta “Nuevo mensaje de correo electrónico”.

Paso 5:

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Paso 6:

Por último, revisamos nuestro correo para verificar que realmente se haya agregado nuestra tarjeta de presentación

Una lista de distribución es una lista de contacto. Supone una manera sencilla de enviar mensajes a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía a menudo mensajes al equipo de marketing, puede crear una lista de distribución denominada "Equipo de marketing" con los nombres de todos los miembros que lo integran. Los mensajes enviados a esta lista de distribución se envían a todos los destinatarios enumerados en la lista de distribución. Las listas de distribución se pueden usar en mensajes, solicitudes de tareas, convocatorias de reuniones, así como en otras listas de distribución.

De manera predeterminada, las listas de distribución se guardan en la carpeta Contactos. Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, la Lista global de direcciones puede contener listas globales de distribución disponibles para todos los usuarios que utilicen la misma red. Las listas personales de distribución que cree en la carpeta Contactos sólo estarán disponibles para usted, pero puede compartirlas copiándolas y enviándolas a otros usuarios.

Se dará cuenta que Agregar y eliminar nombres de una lista de distribución, enviarla a otros usuarios o imprimirla es muy fácil.

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Un grupo de contactos, conocido como una lista de distribución en versiones anteriores de Outlook, es una agrupación de direcciones de correo electrónico recopiladas bajo un nombre. Un mensaje enviado a un grupo de contactos se dirige a todos los destinatarios que aparecen en el grupo. Puede incluir grupos de contactos en mensajes, solicitudes de tarea, convocatorias de reunión e incluso en otros grupos de contactos.

Paso 1:

La creación de listas de distribución o grupos de contactos, es muy sencilla, nos dirigiremos nuevamente al apartado Inicio, luego “Nuevos elementos” y por último a la opción de Grupo de contactos, daremos clic a este comando y se accederemos al siguiente, asistente.

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Nos aparecerá el cuadro de dialogo de nuestra lista de distribución o lista de grupo de contactos.

Paso 3:

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Paso 4:

Si va a agregar un nuevo contacto de correo electrónico, escriba la información de la persona en el cuadro de diálogo Agregar nuevo integrante.

Paso 5:

Si va a agregar a un integrante de contactos de Outlook o de una libreta de direcciones, haga lo siguiente:

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Agregar o eliminar un nombre en un

grupo de contactos

Cuando reciba un mensaje que incluya un grupo de contactos que desee usar, puede guardarlos en sus Contactos.

Paso 1:

Abra el mensaje que contiene el grupo de contactos.

Paso 2:

En el cuadro Para o CC, haga clic con el botón secundario en el grupo de contactos que desee y luego haga clic en Agregar a contactos de Outlook.

Paso 1:

En primer lugar es necesario mostrar los nombres en un grupo de contactos.

Paso 2:

En un mensaje nuevo, haga clic en Para.

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Paso 3:

En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga el grupo de contactos sobre el cual desea obtener información. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga el grupo de contactos sobre el cual desea obtener información.

Paso 4:

Busque el nombre del grupo de contactos o escríbalo en el cuadro Buscar.

Paso 5:

Posteriormente seguimos con el paso de agregar una dirección de una libreta de direcciones.

Paso 6:

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Paso 7:

Luego seguimos con el paso de agregar una dirección de una libreta de direcciones. En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desea incluir en su grupo de contactos.

Paso 8:

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Paso 9:

Si lo que deseamos es eliminar un contacto de nuestra lista de contactos, es preciso seleccionar un contacto y dar clic secundario (clic derecho) sobre dicho contacto y luego Eliminar.

La Libreta de direcciones es un conjunto de libretas de direcciones o listas de direcciones, creadas desde las carpetas de contactos de Outlook. Puede usar la Libreta de direcciones para buscar y seleccionar nombres, direcciones de correo electrónico y listas de distribución para responder mensajes de correo electrónico.

Cuando abre por primera vez la Libreta de direcciones, aparece la libreta de direcciones predeterminada. Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange, normalmente es la Lista global de direcciones. Para cuentas de correo electrónico de tipo IMAP, POP3 u otro tipo, suele ser la Libreta de direcciones de Outlook. Puede cambiar la libreta de direcciones predeterminada y establecer otras preferencias, como qué libreta de direcciones se consulta primero al enviar un mensaje y dónde almacenar las direcciones personales.

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Paso 1:

Buscaremos la Viñeta Contactos. Nos abrirá la siguiente ventana.

Paso 2:

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Paso 3:

Finalmente nos aparecerá nuestra lista de direcciones de contacto asociada a la cuenta de correo electrónico con la cual hemos ingresado.

Paso 4:

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SESIÓN 8:

 Uso de categorías y clasificación por colores.

 Organización de carpetas de correo.

Microsoft Outlook dispone de una función de organización por categorías de color, que permite organizar y mostrar por categorías los elementos de Outlook. Pueden aplicarse varias categorías de color a un solo elemento de Outlook, y los elementos de Outlook pueden agruparse o clasificarse por categorías de color. Es posible asignar teclas de método abreviado a cada categoría de color, lo que permite a los usuarios clasificar los elementos por categorías con más facilidad. Las categorías de color las define el usuario, y pueden crearse, eliminarse y cambiarse bien sea mediante programación o mediante acciones del usuario desde la interfaz de usuario de Outlook.

Puede elegir entre un conjunto de categorías predeterminadas o crear otras nuevas, y asignarlas a los elementos de Outlook.

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Las categorías de color conectan elementos de Outlook relacionados para que sea más fácil identificarlos. Aquí, con la categoría de color que se muestra en el encabezado de un elemento abierto en el calendario, puede ver que los dos elementos pertenecen al Proyecto Morris.

Las categorías de color se muestran de forma muy visible en las vista de tabla, como la Bandeja de entrada, y en los propios elementos cuando están abiertos. El conjunto predeterminado de seis categorías de color se puede personalizar. Puede cambiar el nombre de las categorías para que le sean más reconocibles o elegir otros colores para las categorías. Además de estas seis categorías, puede crear todas las que necesite, así como asignar varias categorías de color a los elementos. Esta flexibilidad le permite diseñar un sistema de categorías de color adaptado a su estilo de trabajo.

Las categorías de color le permiten examinar y buscar rápidamente los elementos relacionados.

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Si bien puede usar y personalizar las seis categorías de color personalizadas, podría tener que crear otras para organizar mejor los elementos. Las propiedades que puede aplicar a cualquier categoría son color, nombre y una tecla de método abreviado.

Paso 1:

Elegir un color para una categoría de color

Al asignar una categoría de color a un elemento, se le asocia automáticamente un color. Tanto si se trata de una categoría de color predeterminada como si es una que usted ha creado, puede cambiar el color de la categoría en cualquier momento.

Si cambia una categoría de color que ya se ha asignado a elementos, todos los elementos que tienen esa categoría asignada se actualizan al nuevo color.

Diríjase al apartado Categorizar y luego a Todas las categorías…

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Posteriormente haga clic en el botón Nuevo…

Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar nueva categoría.

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Haga clic en la flecha que hay al lado de Color, haga clic en el color que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 La selección de una tecla de método abreviado es opcional.

NOTA: Si desea crear una categoría de color que no tenga ningún color asignado, haga

clic en Ninguno en la paleta de colores. En ese caso, la categoría aplicará un nombre (y una tecla de método abreviado si se selecciona) a los elementos, y puede ordenar y agrupar los elementos en función de la categoría. Los elementos estarán disponibles también en la carpeta de búsqueda por categoría correspondiente.

La categoría de colores predeterminados tienen nombres genéricos, como Categoría roja y Categoría azul. Para que le sea más fácil identificar y organizar los elementos clasificados por categoría, puede cambiarles el nombre y utilizar nombres que le resulten fáciles de reconocer.

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NOTA: Si cambia una categoría de color que ya se ha asignado a elementos, todos los

elementos que tienen esa categoría asignada se actualizan al nuevo nombre.

En la barra de herramientas, haga clic en Categorizar Y luego a Todas las categorías…

En la lista Nombre, haga clic en el nombre de una categoría de color y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

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NOTA:

 Para asignar automáticamente la categoría de color cuyo nombre está cambiando a elementos seleccionados en la ventana principal de Microsoft Outlook, active la casilla de verificación que hay al lado de la categoría de color en la lista Nombre y, a continuación, haga clic en Acepar.

 La primera vez que asigna una categoría de color existente se le pide que le cambie el nombre.

 Asignar una categoría de color a un mensaje abierto

Basta con dar clic secundario (clic derecho) al mensaje abierto que deseamos categorizar.

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De forma predeterminada, en la lista de carpetas del panel de exploración, Outlook muestra las denominadas carpetas predeterminadas:

 Borradores: almacena los mensajes en los que se está trabajando y que no están

finalizados.

 Elementos enviados: almacena copias de los mensajes enviados.

 Elementos eliminados: almacena temporalmente los elementos eliminados hasta que se

eliminan permanentemente o se recuperan.

 Bandeja de salida: almacena los elementos creados sin conexión (a la red) y que se

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 Bandeja de entrada: donde se entregan los mensajes de correo electrónico entrante.

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SESIÓN 9:

 Localización de elementos con las opciones de

búsqueda

En Correo, haga clic en la carpeta en la que desee buscar. Luego en el cuadro Búsqueda instantánea, escriba su texto de búsqueda.

 Los mensajes que contienen el texto que escribió aparecen en el panel Resultados de búsqueda instantánea con el texto de búsqueda resaltado.

 Para ampliar la búsqueda e incluir todas las carpetas de Correo, elija la opción de Todos

los elementos de Outlook que se encuentra a un lado del cuadro de búsqueda

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Agregar más criterios de búsqueda

En el apartado de Opciones de las Herramientas de búsqueda, diríjase a la opción Herramientas de búsqueda. Esto con el fin para agregar más criterios de búsqueda, escriba el texto que busca en las líneas De, Texto, Asunto o Para.

Búsqueda por categorías:

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Búsqueda Avanzada: