Implementación de una herramienta de gestión documental informatizado para el control del activo fijo de la Macroregión II Trujillo del Banco de la Nación año 2018

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(1)TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN. Implementación de una herramienta de gestión documental informatizado para el control del activo fijo de la Macroregión II Trujillo del Banco de la Nación año 2018. TESIS. Para optar el Título Profesional de:. LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN Asesora: Dra. Rodríguez Armas, Angela Fremiot Luzuriaga Hidalgo, Paul Félix Bachiller en Ciencias Económicas TRUJILLO – PERU 2019 Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(2) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. ii. Dedicatoria. A Dios. Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis metas, además de su infinita bondad y amor.. A mis padres. Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, los ejemplos de perseverancia y constancia que me han infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor.. A mi hermana, Por enseñarme responsabilidad, ser mi modelo a seguir y por esa unidad que tenemos, la cual nos acompañara siempre.. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(3) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. iii. Agradecimiento. Brindo mis más profundos y sinceros agradecimientos a mi familia por el apoyo incondicional que me brindaron en el transcurso de mi carrera, en todos esos caminos largos y cortos por los cuales batallé durante este tiempo. Aunque el agradecimiento más grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompañamiento y las bendiciones especiales para poder llegar a la meta. A la Profesora Ángela Fremiot Rodríguez Armas le agradezco todo su acompañamiento durante este periodo, ya que fue un motor fundamental durante el desarrollo del mismo.. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(4) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. iv. Presentación. Señores miembros del jurado Dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Reglamento de Grados y Títulos de la Facultad de Ciencias Económicas – Escuela Académico Profesional de Administración – de la Universidad Nacional de Trujillo, tengo a bien presentar a vuestra consideración la presente prueba de capacidad Profesional titulada: Implementación de una herramienta de gestión documental informatizado para el control del activo fijo de la Subgerencia Macroregión II Trujillo del Banco de la Nación año 2018, con el propósito de obtener el título profesional de Licenciado en Administración. El desarrollo del presente trabajo ha sido realizado en base a los conocimientos adquiridos durante los años de mi formación profesional, así como consultas bibliográficas. Es propicia la oportunidad para expresar mi agradecimiento sincero a los señores docentes del Departamento de Administración, por sus valiosos aportes en mi formación, que me permitió alcanzar una adecuada formación académica y profesional.. Trujillo, Febrero 2019. Paul Félix Luzuriaga Hidalgo. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(5) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. v. Resolución nombramiento de asesor. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(6) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. vi. Resolución nombramiento de jurado. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(7) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. vii. Índice. Dedicatoria ....................................................................................................................... ii Agradecimiento................................................................................................................ iii Presentación.................................................................................................................... iv Resolución nombramiento de asesor ............................................................................... v Resolución nombramiento de jurado ............................................................................... vi Índice .............................................................................................................................. vii Resumen ......................................................................................................................... xi Abstract .......................................................................................................................... xii Capítulo I: Introducción ..................................................................................................... 1 1.1.. Realidad Problemática ............................................................................................ 1. 1.2.. Antecedentes .......................................................................................................... 2. 1.2.1. Local. ................................................................................................................... 2 1.2.2. Nacional. ............................................................................................................. 3 1.2.3. Internacional. ....................................................................................................... 3 1.3.. Justificación ............................................................................................................ 4. 1.3.1. Justificación teórica. ............................................................................................ 4 1.3.2. Justificación práctica. .......................................................................................... 4 1.3.3. Justificación metodológica. ................................................................................. 4 1.4.. Problema ................................................................................................................ 4. 1.5.. Marco Teórico ......................................................................................................... 5. 1.5.1. Herramienta de gestión documental.................................................................... 5 1.5.2. Control de activos fijos ........................................................................................ 7 1.5.3. Activos fijos ......................................................................................................... 9 1.6.. Hipótesis ............................................................................................................... 11. 1.7.. Objetivos ............................................................................................................... 11. 1.7.1. Objetivo general ................................................................................................ 11 1.7.2. Objetivos específicos ........................................................................................ 11 Capítulo II: Materiales y métodos ................................................................................... 12 2.1.. Material de estudio ............................................................................................... 12. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(8) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. viii. 2.1.1 Población. .......................................................................................................... 12 2.1.2 Muestra. ............................................................................................................. 12 2.1.3 Unidad de análisis. ............................................................................................. 12 2.2.. Método y técnicas ................................................................................................. 12. 2.2.1. Métodos. ........................................................................................................... 12 2.2.2. Técnicas. ........................................................................................................... 13 2.2.2.1. Encuesta. ....................................................................................................... 13 2.3.. Instrumento ........................................................................................................... 13. 2.3.1. Cuestionario. ..................................................................................................... 13 2.4.. Diseño de investigación ........................................................................................ 13. Capítulo III: Resultados .................................................................................................. 14 3.1. Variable independiente (herramienta de gestión documental informatizado) .......... 14 3.2. Variable dependiente (control de activos fijos) ........................................................ 17 Capítulo IV: Discusión .................................................................................................... 21 4.1. Costo ....................................................................................................................... 23 4.2. Cronograma............................................................................................................. 24 4.3. Beneficio .................................................................................................................. 24 4.3.1. Prueba de la hipótesis para: Tiempo empleado para el registro de información. .................................................................................................................................... 24 4.3.2. Prueba de la hipótesis para: Tiempo empleado para realizar búsqueda de información de activos fijos ......................................................................................... 28 4.3.3. Contribución de la herramienta en el control de activos fijos ............................ 30 4.3.4. Contribución de la herramienta para realizar búsqueda de información de activos fijos .................................................................................................................. 32 4.4. Manual ..................................................................................................................... 33 Capítulo VI: Conclusiones .............................................................................................. 39 Capítulo VII: Recomendaciones ..................................................................................... 40 Capítulo VIII: Referencias bibliográficas ......................................................................... 41 Capítulo IX: Anexos ........................................................................................................ 44. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(9) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. ix. Índice de tablas. Tabla 1: Conocimiento del uso de la herramienta para el registro de información de datos del bien, fecha y código de agencia ................................................................................... 14 Tabla 2: Conocimiento del uso de la herramienta para al registro de información con número correlativo único.................................................................................................... 14 Tabla 3: Conocimiento del uso de la herramienta para buscar y consolidar registros ....... 15 Tabla 4: Conocimiento de la seguridad de la base de datos para evitar riesgos de pérdida de información usando la herramienta ............................................................................... 15 Tabla 5: Conocimiento de la disponibilidad de acceso a todos los usuarios para usar la herramienta ....................................................................................................................... 16 Tabla 6: Conocimiento de la facilidad de empleo de la herramienta .................................. 16 Tabla 7: Conocimiento del rastreo y almacenamiento del contenido de la herramienta .... 17 Tabla 8: Conocimiento de dar seguimiento a desviaciones de traslado de activos fijos .... 17 Tabla 9: Conocimiento de dar seguimiento a extravíos de activos fijos ............................. 18 Tabla 10: Conocimiento de subsanar documentos de activos fijos ................................... 18 Tabla 11: Conocimiento de toma de decisiones en requerimientos de activos fijos .......... 19 Tabla 12: Conocimiento de registro de guías de remisión para contrastar activos fijos .... 19 Tabla 13: Conocimiento de búsqueda de guías de remisión para contrastar activos fijos . 20 Tabla 14: Conocimiento de rastrear y dar de baja activos fijos del inventario ................... 20 Tabla 15: Diagrama de Gann del cronograma de la herramienta propuesta ..................... 24 Tabla 16: Resultados del tiempo empleado en el registro de guías de remisión ............... 26 Tabla 17: Resultados del tiempo empleado realizar búsqueda de información de activos fijos .................................................................................................................................... 29 Tabla 18: Tiempo promedio empleado en el registro de Información sin la herramienta y con la herramienta ............................................................................................................. 30 Tabla 19: Tiemplo promedio empleado en realizar búsqueda de información de activos fijos .................................................................................................................................... 32. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(10) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. x. Índice de figuras Figura 1. Contrastación hipótesis registrar información. .................................................... 27 Figura 2. Contrastación hipótesis búsqueda de información de activos fijos ..................... 30 Figura 3. Tiempo promedio para registro de información sin la herramienta y con la herramienta........................................................................................................................ 31 Figura 4. Tiempo promedio para realizar búsqueda de información de activos fijos sin la herramienta y con la herramienta ...................................................................................... 32 Figura 5: Primera hoja “RECIBIDOS” de la herramienta de gestión documental informatizado ..................................................................................................................... 34 Figura 6: Segunda hoja “ENVIOS” de la herramienta de gestión documental informatizado ..................................................................................................................... 35 Figura 7: Tercera hoja “GUÍA” de la herramienta de gestión documental informatizado ... 36 Figura 8: Cuarta hoja “COD_AGENC” de la herramienta de gestión documental informatizado ..................................................................................................................... 37 Figura 9: Quinta hoja “COD_AGENC” de la herramienta de gestión documental informatizado ..................................................................................................................... 38. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(11) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. xi. Resumen. La presente investigación tuvo como objetivo general determinar la implementación de una herramienta de gestión documental informatizado en el control de activos fijo de la Subgerencia Macro Región II Trujillo del Banco de la Nación 2018. El problema planteado fue ¿De qué manera la implementación de una herramienta de gestión documental informatizado contribuye al control de activos fijos de la Subgerencia Macro Región II Trujillo – Banco de la Nación? Cuando se realizó esta investigación, se contó con una población total de 13 trabajadores por lo que la muestra se tomó de manera no probabilística y estuvo conformada por 6 trabajadores; la técnica de recolección de datos utilizada fue la encuesta cuyo instrumento fue el cuestionario, el cual estuvo conformado por 14 preguntas. El diseño de investigación que se utilizó fue descriptivo. Al obtener los resultados en el cual se evidenció la necesidad de una herramienta, se analizó material bibliográfico para la discusión correspondiente, llegando así a demostrar la hipótesis de estudio que establece que “la implementación de una herramienta de gestión documental informatizado contribuye al control del activo fijo de la Subgerencia Macro Región II Trujillo del Banco de la Nación”. Como principal conclusión se tiene que al implementar la herramienta mejoró el control de activos fijos en la Subgerencia Macro Región II Trujillo del Banco de la Nación, debido a que tienen una relación directa, tal como se muestra con el coeficiente de correlación de Pearson (r=0.857), lo cual indica que, si la variable independiente desarrolla factores positivos, éstos van a influir en la misma dirección en la variable dependiente. Frente a ello se recomienda implementar o proponer la herramienta en otras oficinas del Banco de la Nación.. Palabras claves: Activos fijos, Microsoft Excel, implementación. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(12) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. xii. Abstract. The general objective of this research was to determine the implementation of a computerized document management tool in the control of fixed assets of the Macro Region II Trujillo Sub-office of Banco de la Nación 2018. The problem was: How to implement a tool of computerized document management contributes the control of fixed assets of the Macro Region II Sub-Division Trujillo - Banco de la Nación? When this research was carried out, there was a total population of 13 workers, so the sample was taken in a non-probabilistic manner and consisted of 6 workers; The data collection technique used was the survey whose instrument was the questionnaire, which consisted of 14 questions. The research design that was used was descriptive. When obtaining the results in which the need for a tool was evidenced, bibliographic material was analyzed for the corresponding discussion, thus arriving at demonstrating the hypothesis of study that establishes that "the implementation of a computerized document management tool contributes the control of the fixed asset of the Macro Region II Trujillo Sub-Division - Banco de la Nación. " The main conclusion is that when implementing the tool, it improved the control of fixed assets of the Macro Region II Trujillo Subdivision of Banco de la Nación, because they have a direct relationship, as shown by Pearson's correlation coefficient (r= 0.857), which indicates that, if the independent variable develops positive factors, they will influence in the same direction in the dependent variable. In view of this, it is recommended to implement or propose the tool in other offices of Banco de la Nación.. Keywords: Document management, fixed assets, Microsoft Excel. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.

(13) TESIS UNITRU. Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT. 57. Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/.



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