Propuesta para la implementación sistémica del control de procesos en el departamento de mantenimiento de Tranzit S A S

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(1)PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN SISTÉMICA DEL CONTROL DE PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE TRANZIT S.A.S. LAURA JULIETH BETANCOURT MORENO JUAN CAMILO SOSSA PERDOMO. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C 2018.

(2) PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN SISTÉMICA DEL CONTROL DE PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE TRANZIT S.A.S. LAURA JULIETH BETANCOURT MORENO 20161377032 JUAN CAMILO SOSSA PERDOMO 20161377033. Trabajo de Grado para Optar por el Título de Ingeniero de Producción Ing. JOHAN ALEXANDER RINCON Director. PASANTÍA EMPRESARIAL NO REMUNERADA LÍNEA: 1 CONTROL DE PROCESOS TEMA: 1PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA PROYECTO CURRICULAR INGENIERIA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C. 2018.

(3) Nota de aceptación:. ____________________________________. ____________________________________. ____________________________________. ____________________________________. ____________________________________. _________________________ Firma del director Ing. Johan Alexander Rincón. __________________________________________ Firma del jurado Empresa Coordinador de planeación y recurso Helverth Solorza Bogotá D.C., mayo del 2018.

(4) DEDICATORIA.. Este trabajo está dedicado principalmente a Dios y a nuestros padres, quienes siempre nos apoyaron a lo largo de todo este recorrido.. Dedicamos este trabajo a todos los estudiantes que están en su proceso de grado para que sigan y nunca se rindan.. LAURA JULIETH BETANCOURT MORENO. JUAN CAMILO SOSSA PERDOMO..

(5) AGRADECIMIENTOS.. A Dios quien siempre nos acompaña y da dirección a nuestras vidas, ayudándonos en los momentos más difíciles.. Les agradecemos a nuestros padres por su apoyo incondicional, su paciencia, amor y por todo el sacrificio que realizan todos los días.. Al Profesor Johan por su tiempo, por brindarnos su conocimiento y apoyo, también por guiarnos en el desarrollo de este trabajo.. Agradecemos a la Universidad Distrital por darnos las herramientas para lograr ser profesionales..

(6) 1. Título Propuesta para la implementación sistémica del control de procesos en el departamento de mantenimiento de Tranzit S.A.S. 2. Autores Laura Julieth Betancourt Moreno Código: 20161377032 Celular: 3504906881 Teléfono: 3035820 Correo: [email protected]. Juan Camilo Sossa Perdomo Código: 20161377033 Celular: 3193494961 Correo: [email protected] 3. Director Johan Alexander Rincón Ingeniero mecánico 4. Modalidad Pasantía Empresarial no remunerada. 5. Línea y tema de investigación Línea: 1 control de procesos Tema: 101 planificación y control de procesos.

(7) Contenido Resumen .................................................................................................................................. 9 Introducción .......................................................................................................................... 10 1.. Problema........................................................................................................................ 11. 2.. Objetivos ........................................................................................................................ 12. 2.1.. Objetivo General ........................................................................................................ 12. 2.2.. Objetivos Específicos .................................................................................................. 12. 3.. Delimitación o alcance.................................................................................................... 12. 4.. Justificación ................................................................................................................... 13. 5.. Metodología ................................................................................................................... 13. 6.. Descripción de la empresa .............................................................................................. 14. 7.. Marco Teórico................................................................................................................ 15 Control De Procesos ................................................................................................... 15. 7.1. 7.1.1.. Planificación y control operacional ......................................................................... 15. 7.1.2.. Sistemas de control ................................................................................................. 15. 7.1.3.. Control de procesos ................................................................................................ 16. 7.1.4.. Control de procesos de mantenimiento ................................................................... 16 Mantenimiento ........................................................................................................... 17. 7.2. 7.2.1.. Tipos de mantenimiento.......................................................................................... 18. 7.2.2.. Planeación y programación del mantenimiento ...................................................... 18. 7.2.3.. Control de mantenimiento. ..................................................................................... 19. CAPITULO 1: diagnóstico de procesos, indicadores y estructura de la empresa. ...................... 21 8.. Diagnóstico..................................................................................................................... 21. 8.1.. Situación inicial. ......................................................................................................... 21. 8.2.. Revisión de las funciones del departamento de mantenimiento................................... 22. 8.3.. Revisión manual de cargos departamento de mantenimiento ..................................... 23. 8.4.. Revisión de los procesos del departamento de mantenimiento .................................... 25. 8.5.. Procedimientos del almacén relacionado con el departamento de mantenimiento ...... 28. 8.6.. Conclusiones............................................................................................................... 28. CAPITULO 2: formulación de la propuesta para la integración de áreas de la empresa, gestión de indicadores y análisis económico. ....................................................................................... 30 9. 9.1.. Propuesta ....................................................................................................................... 30 Ciclo PHVA ................................................................................................................ 30. 7.

(8) 9.2 Modificación de Manual de funciones de los integrantes del departamento de mantenimiento....................................................................................................................... 31 9.3 Integración de almacén en el departamento de mantenimiento. ....................................... 36 9.4 Parametrización de software de mantenimiento para el control de las actividades ejecutada en el departamento de mantenimiento. .................................................................. 39 9.5.. Formulación de indicadores de gestión ....................................................................... 40. 9.5.1.. Eficiencia en la gestión de órdenes de trabajo ......................................................... 40. 9.5.2.. Efectividad de las reparaciones ............................................................................... 41. 9.5.3.. Costos de reparación de vehículos........................................................................... 41. 10.. Estudio Financiero ..................................................................................................... 41. CAPITULO 3: Implementación y análisis de la propuesta ....................................................... 44 11.. Ejecución de actividades de implementación del software .......................................... 44. 11.5.. Implementación en patio......................................................................................... 46. 11.5.1.. Capacitación vía web .............................................................................................. 46. 11.5.2.. Creación de vehículos ............................................................................................. 46. 11.5.3.. Creación de trabajos ............................................................................................... 51. 11.5.4.. Creación de órdenes (preventivas/correctivas) ........................................................ 62. 11.5.5.. Mantenimiento avanzado ........................................................................................ 63. 11.5.6.. Capacitación del personal ....................................................................................... 63. 11.6.. Resultados .............................................................................................................. 65. Conclusiones.......................................................................................................................... 66 Referencias ............................................................................................................................ 67. 8.

(9) Propuesta para la implementación sistémica del control de procesos en el departamento de mantenimiento para Tranzit S.A.S Resumen En los últimos años la implementación de estrategias de control de procesos en las organizaciones ha jugado un papel muy importante en las empresas debido a la facilidad de medir resultados, detectar desviaciones y establecer medidas correctivas, esto ha generado que se aumente la competitividad y productividad en los departamentos de mantenimiento de las organizaciones y así mismo la necesidad de que todas las empresas manejen un mismo lenguaje para el control de sus procesos. Lo anterior ha generado que las organizaciones implementen esquemas de control estadísticos de procesos., que permita lograr objetivos que se establecen en la planificación, descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planificación, que reconozca, anuncie y corrija los errores. Transporte zonal integrado S.A.S (TRANZIT S.A.S) es una empresa joven la cual fue creada en 2014 en el tiempo que lleva ha crecido de una forma considerable, generando gran cantidad de empleos administrativos (recurso y planeación), operativos (técnicos de mantenimiento y operadores) mediante la vinculación de vehículos zonales y alimentadores, sin embargo no presta un servicio totalmente adecuado para la ciudadanía lo cual genera una desventaja competitiva y pérdidas en oportunidades de negocio. Transporte zonal integrado S.A.S (TRANZIT S.A.S) es una organización que presenta muchos inconvenientes como, por ejemplo: falta de planeación sobre los recursos, no existe un control estandarizado sobre los procesos en el área de mantenimiento, no existen indicadores de control y de gestión, las funciones y responsabilidades no se definen objetivamente, no se evalúan ni se controlan los tiempos de la operación, entre otros inconvenientes. Todo esto ha generado muchas inconformidades con los usuarios y excesivos incumplimientos con la entrega de flota. Debido a lo anterior se diseñará la presente propuesta de implementación de un enfoque sistémico al control de procesos del departamento de mantenimiento, que permita mejorar los cumplimientos y así brindar un servicio de calidad, obteniendo altos ingresos y facilitando el acceso a grandes oportunidades en el transporte público. Con el presente trabajo se pretende presentar a la gerencia de mantenimiento TRANZIT S.A.S una propuesta de implementación sistémica al control de procesos en el departamento de mantenimiento, con el fin de obtener la productividad en los procesos y el mejoramiento continuo de estos, basados en las estrategias de control estadísticos y planeación de los procesos. Palabras clave: Planear, Hacer, Verificar, Proceso, Control, Mantenimiento, Sistema, Calidad.. 9.

(10) Introducción Las organizaciones en la actualidad implementan diferentes herramientas sistémicas para controlar y garantizar la productividad y competitividad de sus empresas, por medio de un sistema de control de procesos que garantice la mejora continua de todas las actividades desarrolladas en el departamento de mantenimiento. Mediante la identificación y planificación de los procesos, asegurando que estos se ejecuten de manera controlada. El control de procesos conforma una estructura de alto nivel que ayuda a mantener la coherencia, alinea y conecta diferentes actividades desarrolladas en el área de mantenimiento para la mejora, que garantizan el control, diagnóstico, evaluación y mejora de los procesos empresariales. Comprende un compromiso de la alta dirección al involucrarse más cerca de los aspectos normativos de sus operaciones logrando identificar y crear procedimientos que estandaricen mejoras en la empresa. Mediante el desarrollo del proyecto se diseñara la propuesta de ejecución del control de los procesos, donde se podrá aplicar el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar en el diagnóstico del estado de la empresa TRANZIT S.A.S con base a las técnicas de control, con el fin de identificar las principales falencias y poder establecer un plan de trabajo.. 10.

(11) 1. Problema La empresa transporte zonal e integrado (TRANZIT S.A.S). Al no contar con un control exhaustivo en el desarrollo de sus procesos del departamento de mantenimiento, presenta desventajas competitivas frente a las demás empresas de transporte, debido a que varias de estas ya se encuentran con sistemas de mantenimiento establecidos, ofreciendo un servicio con altos estándares de calidad y mayor cumplimento en la entrega de flota requerida por Transmilenio. La organización pierde gran cantidad de recurso económico, por la falta de gestión del departamento de mantenimiento, dado por la no implementación de estrategias de control en cada uno de los procesos que se desarrollan. TRANZIT S.A.S no cuenta con un software que contenga las directrices que permitan la medición del trabajo de mantenimiento, lo que con lleva a la falta de procedimientos, estudios de tiempos y productividad en cada una de las partes involucradas o procesos desarrollados. A pesar que la organización cuenta con una estructura organizacional definida, en muchos casos esta no se reconoce con claridad, no se identifican las líneas de mando o los líderes de cada proceso, causando mala ejecución de las actividades, desorganización, reproceso, falta de comunicación e incumplimiento del plan de mantenimiento. Otro de los inconvenientes que se presenta en la empresa TRANZIT S.A.S es la falta de control en las actividades realizadas por los técnicos de mantenimiento, ya que no se cuenta con el correcto registro de los datos y actividades desarrolladas, lo que imposibilita a la medición de tiempos y visualización del historial de los equipos. Los perfiles de cargo no se encuentran definidos, las funciones de los colaboradores no son claras, los procesos no se encuentran identificados y caracterizados, no existe planeación estratégica e indicadores de control que permitan retroalimentación y acciones correctivas. Los trabajadores del departamento de mantenimiento no reciben capacitaciones continuas, porque no se tiene en cuenta el comportamiento humano, donde se recalque la motivación al empleado, ya que no se tiene definida una política de capacitación y evaluación de necesidades a las situaciones actuales. Entre las falencias que afecta más al departamento es la falta de control en los materiales de mantenimiento, ya que no se cuenta con un seguimiento en los inventarios de los repuestos nuevos como utilizados, incurriendo en actividades indebidas de perdida de estos por la falta de políticas que permitan un nivel óptimo de reordenen y una buena estimación de las unidades de refracción necesarias para el remplazo en caso de fallas, retrasando los tiempos de entrega de flota, sin dejar atrás el poco control de los costos que genera el almacén de mantenimiento. TRANZIT S.A.S no identifica ni establece oportunidades de mejora y los controles pertinentes para cada proceso que se desarrollan en el departamento de mantenimiento, todo por la falta de auditorías internas con el fin de verificar el buen desempeño y la productividad de los procesos. No existe una gestión basada en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), por lo tanto, no se enmarca un proceso de mejora continua, donde se pueda corregir y retroalimentar los diferentes inconvenientes que se presentan en cada uno de los procesos. 11.

(12) Formulación: Debido a lo anteriormente mencionado Transporte zonal e integrado (TRANZIT S.A.S), ha presentado grandes inconvenientes en todos sus procesos, pérdida de oportunidades de negocio así como incumplimiento e inconformidad con sus entregas de flota, por lo tanto es necesario contestar la siguiente pregunta: ¿Cómo se debe estructurar un Sistema de control de procesos para el área de mantenimiento, de acuerdo con la situación actual de TRANZIT S.A.S, en busca de la estandarización, control y mejora continua en todos sus procesos? 2. Objetivos 2.1. Objetivo General Diseñar una propuesta para la implementación sistémica del control de procesos del departamento de mantenimiento de la empresa Tranzit S.A.S. para así aumentar la productividad y competitividad que generen altos ingresos económicos para la organización a través del uso de herramientas de gestión de mantenimiento proactivo. 2.2. Objetivos Específicos  Establecer mediante herramientas de diagnóstico los procesos críticos con el ánimo de optimizar las funciones del área de mantenimiento de la empresa Tranzit S.A.S.  Formular el modelo de integración en las áreas de organización, procesos y procedimientos del área de mantenimiento que con lleva a un mejoramiento de los mismos, a través de aplicación de herramientas de gestión de mantenimiento proactivo.  Evaluar financieramente la propuesta con el fin de establecer el impacto que tendrá sobre las utilidades de la empresa. 3. Delimitación o alcance Lo que se pretende diseñar es una propuesta de mejoramiento de los procedimientos de la empresa TRANZIT S.A.S., en donde la empresa decidirá si es factible o no para su puesta en marcha, observando la rentabilidad que este modelo con lleve por sus beneficios económicos y de productividad en el procesos de mantenimientos. El alcance que a su vez tiene el proyecto, es que, en la presentación del modelo a la gerencia de mantenimiento, les llame la atención, lo estudien y en coordinación de ambas partes se aplique la propuesta de mejoramiento del control de procesos del área de mantenimiento de la empresa TRANZIT S.A.S la propuesta incluirá elementos. 12.

(13) organizacionales, de procesos y procedimientos, así como indicadores que permitirán a la empresa realizar mejoras en la división de mantenimiento. 4. Justificación Esta propuesta de implementación sistémica para el control de procesos del departamento de mantenimiento la empresa Tranzit s.a.s, se elabora con el propósito de lograr el aumento de la productividad y competitividad en la ejecución de cada una de sus actividades, para la empresa Tranzit S.A.S es fundamental generar un proyecto que le permita realizar una restructuración para el control de sus procesos, ya que la falta de estos ha generado que la organización no se encuentre financieramente sostenible, generada por los incumplimientos diarios en la disponibilidad de la flota que el cliente solicita, estando por debajo del indicador de cumplimiento del 98 % el cual es necesario y exigido para su respectiva operación, debido a la falta de control en su gestión de mantenimiento, ligado a esto, los sobrecostos por reproceso exceden el presupuesto mensual aprobado que se encuentra alrededor de los $239.522.871 y sobrepasándolos en un promedio del 40 % mensual y como no se lleva un buen registro de las actividades hace casi imposible una intervención que conduzca a la mejora continua. Por tal motivo el proyecto que se plantea, conduce a una eventual implementación de un modelo que permitirá mitigar estos impactos y hacer más rentable la operación de la empresa. Este proyecto se basará en los conocimientos adquiridos en la ingeniería de producción con los que se podrá analizar los procesos relacionados con el mantenimiento, para así definir la manera correcta de ponerlos en práctica. En la mayoría de las empresas ha generado que se aumente la competitividad en todos los departamentos con la necesidad de que todas las empresas manejen un mismo lenguaje para la realización de sus procesos. Así mismo es necesario tener un sistema bien estructurado que permita planear, ejecutar, evaluar y controlar los procesos que son parte de la organización, de modo que se cumpla el objetivo principal de la misma en la búsqueda de que sus métodos se realicen de una manera ordenada y eficiente, logrando así disminuir costos, organizar los procesos, ejercer control y mejorar la productividad y competitividad de la organización.. 5. Metodología El presente proyecto surge por la necesidad de generar una propuesta de implementación que contribuya a la mejora continua de la productividad y competitividad del departamento de mantenimiento empresarial de la empresa TRANZIT S.A.S, mediante estrategias de control de procesos de la organización. Para llevar a cabo esta propuesta se ejecutaran diferentes actividades. Se realizará una investigación descriptiva con el objetivo de establecer un diagnostico general para el departamento de mantenimiento, ya que es necesario obtener información 13.

(14) relevante de la organización, como de su objeto social, centros de trabajo y de los procesos que se llevan a cabo en la organización enfocando en el mantenimiento. Como fuentes de información se tomaran de la revisión de los documentos que se encuentren disponibles en el departamento, entrevistas al personal y muestreo del trabajo, además de los libros de texto de control de procesos que están identificados en la bibliografía, con esta información se identificaran los indicadores de gestión que permitirá realizar un análisis de mejoras y análisis costo beneficio. 6. Descripción de la empresa La empresa Transporte Zonal Integrado Tranzit S.A.S, es una empresa constituida por tres compañías accionistas de gran reconocimiento en el país. Comnalmicros S.A, Nexus Banca de Inversión y Sainc Ingenieros Constructores S.A. Tranzit es una de las 9 empresas seleccionadas para operar bajo el modelo del Sistema Integrado de Transporte Público (SITP) de Bogotá, teniendo como punto de operación la zona 13 (Usme), conformada por las localidades de: Rafael Uribe, Usme, Sumapaz y Antonio Nariño. Tranzit en un engranaje de funciones, garantiza la planeación, ejecución y supervisión de las actividades requeridas para la operación del Sistema Integrado de Transporte Público (SITP) de Bogotá en la zona de Usme. (TranZit, sf) Misión Somos una empresa operadora del Sistema Integrado de Transporte Público (SITP) que direcciona sus procesos para garantizar el cumplimiento del desempeño operacional y el bienestar del talento humano, orientado a satisfacer un servicio seguro, accesible, confiable y acorde a las necesidades de Bogotá y demás grupos de interés. (TranZit, sf) Visión Tranzit S.A.S en el año 2020 será reconocida como la operadora líder por sus altos estándares de calidad y sostenibilidad, siendo el mejor lugar para trabajar e invertir. (TranZit, sf) Principios y valores      . Pasión- vocación de servicios Integridad- honestidad Genialidad colectiva- trabajo en equipo Excelencia- disciplina Comunicación asertiva Mejora continua. 14.

(15) 7. Marco Teórico 7.1. Control De Procesos 7.1.1.. Planificación y control operacional. La planificación operacional en las empresas se utiliza para implementar y controlar todos los procesos que son necesarios para que se cumplan los requisitos de la producción de productos y prestación de servicios, esto se realiza mediante las siguientes acciones:    . La determinación de todos los requisitos de los servicios y productos de la empresa. Establecer los diferentes criterios para: Los procesos que se acepten los servicios y los productos Se determinan todos los recursos necesarios para conseguir la conformidad de los requisitos de los servicios y los productos. Se determina y almacena la información documentada en la extensión oportuna: Ofrecer confianza sobre los procesos que se han llevado a cabo según lo que se ha planificado. Para demostrar la conformidad de los productos y los servicios que ofrece.. Es importante que para la planificación y control operacional, la empresa tenga contemplado un control de todos los cambios, ya que estos deben ser planificados y revisados para controlar las consecuencias de los cambios que no estén previstos, se deben tomar las acciones necesarias para disminuir los efectos adversos, además se debe asegurar de que los procesos que se contratan de forma externa se encuentren perfectamente controlados. (Planificación y control, sf) 7.1.2.. Sistemas de control. Un sistema de control es un conjunto de dispositivos encargados de administrar, ordenar, dirigir o regular el comportamiento de otro sistema, con el fin de reducir las probabilidades de fallo y obtener los resultados deseados. Por lo general, se usan sistemas de control industrial en procesos de producción industriales para controlar equipos o máquinas. (Duffuaa, Raouf, y Dixon, 2002). 15.

(16) 7.1.3.. Control de procesos. El control de procesos consiste en medir resultados y verificar con respecto a las especificaciones. Según la situación, puede realizarse con todo el resultado o solo sobre muestras tomadas frecuentemente. (Duffuaa et al., 2002) Elementos del control de procesos:  Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planificación.  Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.  Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planificación.  Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores. Requisitos de un buen control:  . Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.. Se deben identificar y planificar los procesos de mantenimiento y se debe asegurar que estos procesos se ejecuten de manera controlada (Control de procesos, sf) 7.1.4.. Control de procesos de mantenimiento. Se deben identificar y planificar los procesos de mantenimiento y se debe asegurar que estos procesos se ejecuten de manera controlada. Las condiciones controladas deben incluir lo siguiente:    . Procedimientos documentados que definan la forma de mantenimiento. Uso de equipos adecuados y ambientes amables para operaciones de mantenimiento. Conformidad con las normas, códigos de referencia, planes de calidad y procedimientos documentados de mantenimiento de mejora continúa. Monitoreo y control de parámetros adecuados para los procesos y características de mantenimiento.. El mantenimiento debe ser realizado por operadores especializados o necesitará seguimiento y control continuo para asegurar que el mantenimiento cumpla con los parámetros especificados. (Control de procesos, sf) 16.

(17) Fases de la administración y el control de procesos.. 1. Disponer de los datos técnicos inherentes a cada uno de los equipos que componen el activo fijo de la empresa y del historial de actualización de los mismos para predecir el tiempo para su reparación. 2. Generar el plan de revisiones periódicas de los equipos o de algunas de sus piezas o componentes críticos y, para cada una de ellas, la orden de revisión correspondiente. El plan debe incluir herramientas de posible uso, normas para realizar el trabajo y autorización para su ejecución. 3. Controlar la ejecución de plan y captar la información generada 4. Analizar técnicamente las revisiones, estudiando el comportamiento de los componentes críticos de los equipos para determinar la probabilidad de las posibles roturas. 5. Generar el plan de reparaciones coordinándolo con los departamentos involucrados, es decir, las órdenes de reparación. Éstas indican información general similar a las órdenes de revisión, así como qué personal las ejecutará y los materiales y repuestos a consumir. 6. Controlar la ejecución del plan de reparaciones y captar la información correspondiente, tanto técnica como de los costos de su ejecución. 7. Analizar el comportamiento de los equipos. 8. Disponer y procesar la información requerida para controlar la gestión de mantenimiento. La información surge de los documentos anteriores (órdenes de revisión y de reparación) y comprende tiempos de parada de los equipos, costo de las reparaciones efectuadas, rendimiento de la mano de obra ocupada (propia o contratada), trabajos realizados en talleres propios o contratados, etc. Este conjunto de tareas, en su mayoría de naturaleza administrativa, pueden realizarse fácilmente mediante el empleo de sistemas computarizados. Al presente, se requiere que el personal necesario para el desarrollo de estas actividades cuente con nivel de formación administrativo-contable y con conocimientos de manejo computarizado de la información. (Duffuaa et al., 2002) 7.2. Mantenimiento El mantenimiento se define como el conjunto de técnicas mediante las cuales un equipo o sistema se conserva en servicio para realizar las funciones designadas. (García, 2012) El objetivo del mantenimiento es conseguir un determinado nivel de disponibilidad de equipos e instalaciones en condiciones de calidad, al mínimo coste, con el máximo nivel de seguridad para el personal, los equipos e instalaciones y con una mínima degradación del 17.

(18) medio ambiente al conseguir esto se realiza una gestión integral del mantenimiento. Navarro (citado en Mora, L, 2009) 7.2.1.. Tipos de mantenimiento. Mantenimiento de rutina y preventivo: es cualquier mantenimiento planeado que se lleva a cabo para hacer frente a las fallas potenciales, este mantenimiento tiene dos tipos, el primero con base en el tiempo o en el uso, este requiere un alto nivel de planeación, tiene rutinas específicas que son conocidas y una frecuencia determinada, y el segundo con base en las condiciones del equipo, este también se denomina mantenimiento predictivo. Mantenimiento de emergencia o correctivo: Este mantenimiento se efectúa una vez se detecta una falla o cuando el equipo es incapaz de seguir funcionando. La modificación del diseño: La modificación de diseño se lleva a cabo para hacer que un equipo alcance una condición que sea aceptable en un momento determinado mediante mejoras, se puede realizar a causa de descomposturas repetidas y con el fin de eliminarlas. Reparación general: la reparación general es un examen completo de un equipo o sus componentes principales a una condición aceptable. El mantenimiento es un factor importante en la calidad de los productos y servicios, para producir con un alto nivel de calidad el equipo de producción debe estar en óptimas condiciones, esto se alcanza mediante acciones oportunas de mantenimiento. (Duffuaa et al., 2002) 7.2.2.. Planeación y programación del mantenimiento. La planeación y programación del mantenimiento son los aspectos más importantes de una correcta administración del mantenimiento ya que contribuyen significativamente a la reducción de costos de mantenimiento, la mejor utilización de la fuerza de trabajo al reducir demoras y la mejor calidad de trabajo de mantenimiento por medio de mejores prácticas. Para la planificación y programación adecuada se debe tener pleno conocimiento de los métodos de producción empleados en la empresa y de las herramientas para planeación y programación, además de la experiencia que permita estimar la mano de obra, los materiales y los equipos necesarios para llenar la orden de trabajo. (Duffuaa et al., 2002) Planeación del mantenimiento El proceso de planeación comprende actividades relacionadas con preparación de órdenes de trabajo, lista de materiales, requisición de compras, planos y 18.

(19) relacionados, hoja de planeación de mano de obra, estándares de tiempo y los demás datos que se consideren necesarios antes de realizar la programación del mantenimiento. (Principales objetivos de la planeación, sf). Programación del mantenimiento En este procesos se acoplan los trabajos con los recursos y se les asigna una secuencia para su ejecución en cierto tiempo, para la programación se deben tener en cuenta una clasificación de prioridades de trabajos que refleje la urgencia y el grado crítico del trabajo, la disponibilidad de materiales, un programa maestro de producción en coordinación con las operaciones, la flexibilidad que se pueda tener en el programa y realizar estimaciones realistas. (Principales objetivos de la planeación, sf) Para realizar la programación se deben tener en cuenta las órdenes de trabajo escritas que se derivan de un proceso de planeación bien estructurado, los estándares de tiempo, la información acerca de la disponibilidad de técnicos por especialidad para cada turno, las existencias de refacciones e información para su restablecimiento, información sobre la disponibilidad del equipo y las herramientas necesarias para el trabajo de mantenimiento, acceso al programa de producción de la planta y conocimiento del momento en el que se prestara la disponibilidad para realizar el servicio que no afecte la producción, además se deben tener unas prioridades bien definidas y la información acerca de los trabajos ya programados que se han retrasado que puedan generar una retroalimentación. (Duffuaa et al., 2002) 7.2.3.. Control de mantenimiento.. Control del trabajo: vigila el estado del trabajo realizado para verificar que sea de acuerdo a la normatividad que se aplique, en este control se generan un conjunto de informes que contienen muestras del desempeño ocupaciones y puestos de trabajo utilizados y su productividad. Control de costos: Este control se utiliza para controlar los costos de mantenimiento y determinar los costos de los productos manufacturados, se realiza un informe en el que se incluye un informe de costos mensuales relacionados con las órdenes de trabajo comprende (Duffuaa et al., 2002)    . El costo directo de mantenimiento: costo de mano de obra, materiales, refacciones, materiales, el equipo y las herramientas. El costo de paro de las operaciones debido a fallas. El costo de calidad. El costo de redundancia: debido a los costos por la redundancia. 19.

(20)  . El costo de deterioro del equipo: debido a la falta de mantenimiento adecuado El costo de mantenimiento excesivo.. Control de calidad: El control de calidad en el mantenimiento comprende un conjunto de técnicas y actividades de acción operativa que se utilizan para evaluar los requisitos que se deben cumplir respecto de la calidad del producto o servicio, la responsabilidad recae en el trabajador. Un factor importante para el funcionamiento de una organización es la calidad de sus productos y servicios. Se debe tener siempre en cuenta, los aspectos que inciden en ellas (Responsabilidades de control, sf)    . Supervisión y trabajadores calificados. Inspección y especificaciones técnicas. Instalación y servicio del producto. Mejora en la calidad.. Control de materiales del mantenimiento: El control de materiales de mantenimiento se define como: el abastecimiento de la cantidad y la calidad necesaria de material dado en el momento y en el lugar en que se necesita con la menor inversión posible de dinero. Este control pretende planear la adquisición de los materiales y recibirlos, entregarlos en el almacén o bodega, llevar el registro de su movimiento y controlarlos; también se deben realizar las actividades relacionadas con la estandarización de los materiales en una empresa. (Delgado, E., 2015).. 20.

(21) CAPITULO 1: diagnóstico de procesos, indicadores y estructura de la empresa. 8. Diagnóstico. Establecer mediante herramientas de diagnóstico los procesos críticos con el ánimo de optimizar las funciones del departamento de mantenimiento de la empresa Tranzit S.A.S. 8.1. Situación inicial. El diagnostico comprendió el análisis de la situación actual y la identificación de los procesos, para esto se realizó la recolección información mediante visitas y entrevistas al personal de las actividades que se realizan, su aplicación y los procedimientos establecidos para que estas se puedan llevar a cabo, igualmente se realizó la observación y el análisis de los documentos para poder identificar como se realizan los procesos en la empresa. Inicialmente para poder realizar el diagnostico se decide realizar un análisis del departamento de mantenimiento ya que tiene como propósito mantener los vehículos en estado óptimo, velando por la prestación de servicios de transporte adecuadamente y procurando mantener los vehículos sin fallas. La empresa cuenta con 4 patios en la localidad de Usme, la estructura organizacional por patio está conformada de la siguiente manera:. Coordinador de mantenimiento. Planeador de mantenimiento. Programador de mantenimiento. Supervisor de mantenimiento. tecnicos de mantenimiento Ilustración 1 estructura organizacional. 21.

(22) Adicionalmente se cuenta con un Gerente General de Mantenimiento que se encarga de coordinar e integrar los 4 patios. Cada patio cuenta con tres tipos de técnicos (A, B y C) que se clasifican según la especialidad. Los supervisores y técnicos trabajan en turnos de 8 horas así: Primer turno de 6:00 am a 2:00 pm; segundo turno de 2:00 pm a 10:00 pm y tercer turno de 10:00 pm a 6:00 am; esto con el objeto de mantener disponibilidad de personal para la atención a emergencias las 24 horas. Seguidamente se decide realizar cuadros comparativos que se alimentan de la revisión, análisis y comparación de las funciones del departamento de mantenimiento, descrito por el departamento de Gestión Humana, y la información de actividades que se realizan actualmente según las entrevistas y la observación; igualmente se realiza la revisión de los cargos del personal de una de las sedes de mantenimiento. Estas comparaciones nos permiten identificar las problemáticas de desarrollo de las actividades al interior del departamento. 8.2. Revisión de las funciones del departamento de mantenimiento. Funciones establecidas Planear y programar en forma conveniente los mantenimientos a los vehículos.. Velar por la conservación de la maquinaria y los vehículos.. Disponer de las herramientas y repuestos necesarios para realizar las labores de mantenimiento planeadas.. Escoger y proveer, en los plazos requeridos, repuestos y consumibles necesarios. Formular e implementar programas de conservación de los vehículos.. Observación de cumplimiento de las funciones Se evidencia que debido a la flota que manejan en la empresa no se planean y programan los mantenimientos en los tiempos pertinentes, ya que se planean de forma urgente, por lo que muchas veces el vehículo tiene inconvenientes durante los viajes que realiza. La falta de repuestos por los problemas de presupuesto, que se tienen por el incumplimiento de recorridos con Transmilenio, afecta esta función ya que los vehículos no se mantienen en esta óptimo. No se disponen de las herramientas y repuestos necesarios para realizar los mantenimientos planeados, sin embargo, existe problema ya que por el estado en el que se encuentra la flota ocurren fallas inesperadas que ocasionan que se realicen mantenimientos correctivos urgentes. No se adquieren los repuestos en los plazos establecidos por la empresa y se evidencia que no existe una trazabilidad de los repuestos y garantías. No se evidencia la documentación de programas de conservación de vehículos. 22.

(23) Establecer políticas de mantenimiento, No se evidencia las políticas establecidas para cumplimiento en todas las secciones por el departamento. de mantenimiento. Tabla 1 comparación de funciones departamento de mantenimiento. 8.3. Revisión manual de cargos departamento de mantenimiento Coordinador de mantenimientos Funciones y Responsabilidades Actividades realizadas establecidas Coordinación, supervisión y distribución Esta actividad se realiza de acuerdo a lo de los trabajos del personal a su cargo establecido. para asegurar el buen funcionamiento del patio. Planeación y ejecución del presupuesto Esta actividad se realiza de acuerdo a lo del patio. establecido, sin embargo es importante mencionar que debido a las dificultades en materia de presupuesto, muchas veces no es suficiente para atender las necesidades que se tienen. Realizar un estimado del tiempo y Esta actividad se realiza de acuerdo a lo materiales necesarios para realizar el establecido, sin embargo se evidencia que se mantenimiento y reparaciones realiza en conjunto con el planeador. Inspeccionar el progreso, la calidad y Esta actividad no se realiza por parte del cantidad de trabajos que son ejecutados coordinador. Hacer el análisis de datos por Se realizan los análisis de datos por mantenimientos y consumos del Proceso mantenimiento y en general del patio. Tomar decisiones rápidas para Esta actividad se realiza de acuerdo a lo solucionar fallas en el funcionamiento establecido. normal procurando la continuidad del servicio. Controlar el correcto y adecuado Esta actividad no se realiza por parte del manejo, utilización y mantenimiento de coordinador. los vehículos, maquinaria y equipos asignados. Reportar a las directivas las anomalías o Esta actividad se realiza de acuerdo a lo daños que se presenten en los vehículos, establecido. maquinaria y equipos asignados y velar por su pronta reparación. Elaborar informes periódicos a las Esta actividad se realiza de acuerdo a lo directivas informado los logros y establecido. dificultades. Tabla 2 comparación de funciones coordinador de mantenimientos. 23.

(24) Planeador de mantenimientos Funciones establecidas Actividades realizadas Planear actividades mensuales de Esta actividad se realiza de acuerdo a lo mantenimiento del patio establecido. Crear informes especiales relativos a las Se realizan los informes de las actividades de actividades de mantenimiento, junto con mantenimiento y demás que sean solicitados los informes periódicos estándar, usando por el coordinador. los datos recopilados. Supervisar el seguimiento de toda la Se realiza parcialmente, en este aspecto se documentación de los vehículos cada utilizan libros de anotaciones para llevar el vez que se realiza el trabajo. seguimiento de cada vehículo. Supervisar la instalación, modificación y Esta actividad se realiza de acuerdo a lo eliminación de los equipos. establecido. Elegir al personal capacitado para Esta actividad se realiza de acuerdo a lo manejar el trabajo apropiadamente. establecido. Suministrar al trabajador con los Esta actividad se realiza, sin embargo cabe manuales de instrucción y materiales resaltar que no se encuentran manuales de necesarios para instalar y reparar la instrucción. máquina. Tabla 3 comparación de funciones planeador de mantenimientos. Programador de mantenimientos Funciones establecidas Actividades realizadas Controlar la ejecución de las actividades Esta actividad se realiza de mantenimiento y reparaciones. establecido. Evaluar los trabajos de reparación Esta actividad se realiza requeridos por los vehículos, y establecido. programar la fecha en la que se realizarán estos trabajos Gestionar el tiempo programado para el Esta actividad se realiza trabajo de mantenimiento establecido. Mantener el rendimiento óptimo de los Esta actividad se realiza vehículos. establecido.. de acuerdo a lo de acuerdo a lo. de acuerdo a lo de acuerdo a lo. Tabla 4 comparación de funciones programador de mantenimientos. Supervisor de mantenimientos Funciones establecidas Actividades realizadas Manejar el inventario, elaborar los Esta actividad no se realiza por parte del pedidos de material, recomendar la coordinador. adquisición de insumos y equipos de excelente calidad. Coordinar y supervisar las actividades Esta actividad se realiza de acuerdo a lo del personal de la empresa. establecido. Aplicar los procesos pautados para Esta actividad no se realiza por parte del garantizar la correcta ejecución de las coordinador. 24.

(25) actividades de mantenimiento. Coordinar la ejecución de las órdenes de Esta actividad se realiza de acuerdo a lo reparación. establecido. Tabla 5 comparación de funciones supervisor de mantenimientos. Técnicos de mantenimientos Funciones establecidas Actividades realizadas Realizar reparaciones tanto de Esta actividad se realiza de acuerdo a lo mantenimiento preventivo como establecido. correctivo a todos los medios o equipos pertenecientes a la organización. Hacer inspecciones diarias, semanales y Esta actividad se realiza semanalmente mensuales para establecer diagnósticos debido al flujo de trabajo que se presenta de la magnitud de imperfecciones en el patio. mecánicas de las unidades o equipos para la posterior reparación. Solicitar las refacciones y equipo Esta actividad se realiza de acuerdo a lo necesario para la realización de sus establecido. funciones y velar por el buen estado de sus herramientas. Informar al supervisor los trabajos Esta actividad se realiza, sin embargo no realizados y los que queden pendientes en todos los casos se informa de forma realizando una bitácora de estas oportuna. actividades. Tabla 6 comparación de funciones técnicos de mantenimientos. 8.4. Revisión de los procesos del departamento de mantenimiento Se realiza la revisión de los procesos y se procede a realizar el diagrama de los dos procesos más importantes del departamento:. 25.

(26) Mantenimiento Correctivo. Ilustración 2 diagrama de proceso mantenimiento correctivo.

(27) Mantenimiento preventivo. Ilustración 3 diagrama de proceso mantenimiento preventivo. 27.

(28) Mediante el diagrama de los procesos se identifica que la actividad de supervisión no se realiza de forma eficiente ya que no es necesaria para aprobar la finalización de la tarea, adicionalmente como no hay constante comunicación con el área de almacén se tienen problemas con la trazabilidad de los repuestos. 8.5. Procedimientos del almacén relacionado con el departamento de mantenimiento El procedimiento de adquisición de repuestos para la intervención de los vehículos es realizada por el área de almacén y compras según las solicitudes generadas por el departamento de mantenimiento, cuando llega esta solicitud, el almacenista verifica la disponibilidad de los elementos pedidos y entrega los que se encuentran en existencia, sin embargo este procedimiento tiene falencias, ya que al ser áreas aisladas, no existe un canal de comunicación que permita contar con políticas de inventario y con repuestos que contengan las especificaciones técnicas que requiere el departamento de mantenimiento, ocasionando que en varias ocasiones los insumos se encuentren incompletos o se adquieran componentes de menor valor pero con vida útil muy corta, ocasionando reprocesos en la instalación de estos y sobrecostos a la operación por el constante remplazo de las piezas. La adquisición de los repuestos que se agotan, se realiza por parte del personal de compras, sin embargo esta área, no se comunica de forma permanente con la de mantenimiento, por lo que en constantes ocasiones, se presentan retrasos en las existencias de los repuestos para realizar los mantenimientos preventivos a los vehículos, también se adquieren insumos incompletos por el desconocimiento de esta área de compras en cuanto a los componentes y sistemas de la flota, generando afectaciones a otros componentes de los vehículos por no intervenirlos a tiempo, incurriendo en que solo se realicen prácticas de mantenimiento correctivo las cuales generan sobrecostos y disminución de la disponibilidad de flota. Revisión de indicadores de gestión Durante el diagnóstico realizado se evidencia que el departamento de mantenimiento no cuenta con indicadores de gestión, lo cual no permite identificar los efectos de las actividades que se realizan por el personal, ni el impacto de las mejoras implementadas por el departamento. 8.6. Conclusiones El resultado de este diagnóstico nos permite concluir que la empresa no cuenta con control de procesos como por ejemplo poca trazabilidad a repuestos y/o materiales, falta de control en la ejecución de garantías e insuficiente supervisión de los actividades realizadas, teniendo en cuenta la complejidad de cada uno de los procesos que se desarrollan en el departamento de mantenimiento, se genera la siguiente propuesta, basada en la implementación de un software de mantenimiento que facilite al personal llevar un mejor control de los procesos. Como conclusiones principales del diagnóstico se encuentran las siguientes actividades:.

(29) . . .   . Los manuales de funciones del departamento de mantenimiento no se encuentran definidos correctamente ya que se evidencian que varias actividades no se ejecutan afectando a los procesos de mantenimiento. El almacén no analiza con exactitud la cantidad de los elementos que poseen, ni los registros de las entradas y salidas de estos, no cuentan con prácticas de políticas de inventario necesarias para la anticipación de la existencia de los repuestos para la ejecución de los mantenimientos preventivos. Se hace necesario articular las áreas de almacén y mantenimiento para poder realizar trazabilidad en los repuestos y adelantar las actividades de mantenimiento de forma más rápida. Se evidencia que hace falta realizar una actualización de los indicadores. Hace falta realizar planificación de compras de elementos de almacén. Se hace necesario un sistema de información que comunique las dependencias.. 29.

(30) CAPITULO 2: formulación de la propuesta para la integración de áreas de la empresa, gestión de indicadores y análisis económico. 9. Propuesta Formular el modelo de integración en las áreas de organización, procesos y procedimientos del área de mantenimiento que con lleva a un mejoramiento de los mismos, a través de aplicación de herramientas de gestión de mantenimiento proactivo. 9.1. Ciclo PHVA Mediante el ciclo PHVA se formulará y desarrollara la siguiente propuesta, con el fin de solucionar 3 principales falencias encontradas en la empresa Tranzit S.A.S durante el diagnóstico realizado: -. Incumplimiento en los Manuales de funciones de los empleados del área de mantenimiento. Problemas de comunicación entre el departamento de mantenimiento, compras y almacén. Falta de control y trazabilidad en las actividades realizadas en mantenimiento.. Como se dijo al inicio del proyecto no se evidencia que la empresa cuente con un ciclo PHVA, de acuerdo a lo anterior se formula un esquema de este ciclo identificando actividades que se deberían realizar en cada etapa para la empresa que a continuación se describen y serán de gran importancia para reducir sus costos, optimizar la productividad, ganar cuota de mercado e incrementar la rentabilidad de esta. Logrando, además, el mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante: Planificar: En la etapa de planificación se establecerán objetivos y se identificaran los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso. Hacer: Consiste en realizar la propuesta de implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo. Verificar: Una vez se ha establecido la propuesta del plan de mejora, se establecerá una revisión en un periodo de prueba mediante estudios financieros para medir y valorar los beneficios y efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste. Actuar: Realizadas las mediciones, se presentaran los resultados de las expectativas y objetivos predefinidos, evidenciando el costo beneficio de la propuesta, con el fin de tomar las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los. 30.

(31) procesos.. Ilustración 4. Ciclo PHVA. Fuente: Los autores. Mediante este ciclo se pretende que la empresa realice las actividades de manera adecuada para que se formulen actividades de mejora, las cuales mejoran los procesos y evidencian la efectividad de la propuesta y de las actividades que se realizan. 9.2 Modificación de Manual de funciones de los integrantes del departamento de mantenimiento Se propone la modificación del manual de funciones del personal de mantenimiento, ya que de acuerdo al diagnóstico realizado, varios de los cargos que componen el proceso, no realizan en su totalidad las actividades definidas y no tienen incluidas algunas de gran importancia que son necesarias para la perfecta ejecución de los procesos: Coordinador de mantenimiento: DATOS BÁSICOS NOMBRE DEL CARGO. Coordinador de mantenimientos. 31.

(32) AREA DE DESEMPEÑO JEFE INMEDIATO. OBJETIVO GENERAL. FUNCIONES PRINCIPALES. FUNCIONES DE APOYO. CARGOS SUBORDINADOS. Mantenimiento Gerente de mantenimiento DESCRIPCIÓN DEL CARGO Coordinar la administración de los vehículos, para garantizas el cumplimiento del presupuesto de ingresos y costos de mantenimiento, velar por la ejecución del mantenimiento preventivo, el cuidado de la flota y el desarrollo de estrategias de mejoramiento continuo.  Coordinación, supervisión y distribución de los trabajos del personal a su cargo para asegurar el buen funcionamiento del patio.  Planeación y ejecución del presupuesto del patio.  Realizar un estimado del tiempo y materiales necesarios para realizar el mantenimiento y reparaciones mensuales.  Realizar reuniones diarias con el almacén de repuestos para generar las solicitudes  Anticiparse a las novedades que se puedan presentar en el mantenimiento de los vehículos, realizando pronósticos de fallas y análisis de muestras.  Tomar decisiones rápidas para solucionar fallas en el funcionamiento normal procurando la continuidad del servicio.  Reportar a las directivas las anomalías o daños que se presenten en los vehículos, maquinaria y equipos asignados y velar por su pronta reparación.  Analizar los datos generados por el mantenimiento a los vehículos.  Controlar la trazabilidad de los trabajos y repuestos instalados a los vehículos.  Medir la productividad de las personas a cargo  Generar planes de acción con el fin de disminuir costos de mantenimiento.  Realizar programación del personal de mantenimiento.  Disminuir el mantenimiento correctivo.  Aumentar el mantenimiento preventivo.  Controlar el consumo de combustibles de los vehículos.  Cumplir con el presupuesto del mes.  Informar el estado de flota diario.  Conocer los tiempos promedios de remplazo de los repuestos del vehículo con el fin de saber con antelación si los repuestos que se cambian cumplieron su vida útil o ingresan entre procesos de garantía.  Elaborar informes periódicos para presentación a las que discriminadas los logros y dificultades encontradas en el proceso de mantenimiento. Planeador de mantenimiento Supervisor de mantenimiento Técnico de mantenimiento. Tabla 7 Propuesta manual de funciones actualizado coordinador de mantenimiento. 32.

(33) Planeador de mantenimientos DATOS BÁSICOS Planeador de mantenimientos Mantenimiento Coordinador de mantenimiento. NOMBRE DEL CARGO AREA DE DESEMPEÑO JEFE INMEDIATO. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO GENERAL.     . . FUNCIONES PRINCIPALES.  .     .  FUNCIONES DE APOYO CARGOS SUBORDINADOS. Planear las actividades mensuales de mantenimiento de los vehículos. Supervisar el seguimiento de toda la documentación de los vehículos cada vez que se realiza el trabajo. Supervisar la instalación, modificación y eliminación de los equipos. Elegir al personal por especialidad para la ejecución de los trabajo. Suministrar al trabajador los manuales de instrucción y materiales necesarios para instalar y reparar la máquina. Evaluar los trabajos de reparación requeridos por los vehículos, y programar la fecha en la que se realizarán estos trabajos Gestionar el tiempo programado para el trabajo de mantenimiento Registrar las intervenciones realizadas a los vehículos Anticiparse a las novedades que se puedan presentar en el mantenimiento de los vehículos, realizando pronósticos de fallas y análisis de muestras. Proyectar los repuestos necesarios para los mantenimientos correctivos y preventivos. Enviar solicitud de repuestos para generar las respectivas órdenes de compra. Abrir y cerrar ordenes de trabajo. Proyectar la capacidad del taller para la ejecución de los trabajos a realizar en el mes y así saber que trabajos deben subcontratarse.. Elaborar informes de las actividades de mantenimiento y demás que sean solicitados por el coordinador.. Supervisor de mantenimiento Técnico de mantenimiento. Tabla 8 Propuesta manual de funciones actualizado planeador de mantenimiento. 33.

(34) Supervisor de mantenimientos. DATOS BÁSICOS Supervisor de mantenimientos Mantenimiento Coordinador de mantenimiento. NOMBRE DEL CARGO AREA DE DESEMPEÑO JEFE INMEDIATO. DESCRIPCIÓN DEL CARGO OBJETIVO GENERAL.  .     . FUNCIONES PRINCIPALES .    .  FUNCIONES DE APOYO CARGOS SUBORDINADOS. Controlar la ejecución de las actividades de mantenimiento y reparaciones. Manejar el inventario, elaborar los pedidos de material, recomendar la adquisición de insumos y equipos de excelente calidad. Coordinar la ejecución de las órdenes de reparación. Mantener el rendimiento óptimo de los vehículos. Coordinar y supervisar las actividades del personal del patio asignado. Asignar al personal según su especialidad para la reparación de los vehículos. Verificar y realizar control de calidad sobre los intervenciones realizadas por los técnicos de mantenimiento Realizar la solicitud de los repuestos según la clasificación de mantenimiento preventivo o correctivo. Tomar decisiones rápidas para solucionar fallas en el funcionamiento normal procurando la continuidad del servicio. Entregar los vehículos disponibles al área de operaciones. Reportar las novedades con las que ingresan los vehículos. Generar acompañamiento a los técnicos de mantenimiento. Elaborar informes de las actividades de mantenimiento y demás que sean solicitados por el coordinador.. Técnico de mantenimiento. Tabla 9 Propuesta manual de funciones actualizado supervisor de mantenimiento. 34.

(35) Técnico de mantenimiento DATOS BÁSICOS Técnico de mantenimientos Mantenimiento Supervisor de mantenimiento. NOMBRE DEL CARGO AREA DE DESEMPEÑO JEFE INMEDIATO. DESCRIPCIÓN DEL CARGO . OBJETIVO GENERAL . . . . FUNCIONES PRINCIPALES.       . Realizar reparaciones tanto de mantenimiento preventivo como correctivo a todos los medios o equipos pertenecientes a la organización. Hacer inspecciones diarias, semanales y mensuales para establecer diagnósticos de la magnitud de imperfecciones mecánicas de las unidades o equipos para la posterior reparación. Solicitar las refacciones y equipo necesario para la realización de sus funciones y velar por el buen estado de sus herramientas. Informar al supervisor los trabajos realizados y los que queden pendientes realizando una bitácora de estas actividades. Cumplir con los tiempos de reparación ya estimados. Realizar recomendaciones para la compra de los repuestos. Iniciar y terminar los trabajos en el sistema de información. Realizar diagnósticos confiables para no generar sobre costos en los mantenimientos. Instalar los repuestos de la forma correcta y así generar confiabilidad de los trabajos. Limpiar el área de trabajo. Preservar los consumibles del taller. Realizar reparación de remano factura para así disminuir costos en repuestos.. FUNCIONES DE APOYO. . CARGOS SUBORDINADOS. Ninguno. Elaborar informes solicitados. Tabla 10 Propuesta manual de funciones técnico de mantenimiento. Se propone la eliminación del perfil de programador de mantenimiento ya que este era muy similar al de planeador de mantenimiento y por tal motivo se sugiere la unificación de las actividades de estos cargos generando la disminución del costo del cargo y así mismo centralizar la información en una sola persona. 35.

(36) 9.3 Integración de almacén en el departamento de mantenimiento. Para la integración de almacén y el departamento de mantenimiento se hace necesario identificar qué actividades se deben realizar y a qué área debe ir asignado cada una de estas, seguido de la actualización de los procedimientos. Hay que tener en cuenta que para la integración de los departamentos es necesario incluir un sistema de información de mantenimiento y facturación, que va a agilizar los tiempos de comunicaciones internas y ejecución de las actividades entre estos departamentos, por lo que no será necesaria la utilización de formatos, siendo más eficiente al llevar la trazabilidad de los repuestos y así mismo visualizar de una mejor manera los inventarios del almacén y en qué proceso se encuentran (solicitud de compra, orden de compra o en existencia). A continuación se muestran los procedimientos actualizados incluyendo las actividades necesarias del almacén. 1. Actividades de almacén Con la propuesta de implementación del sistema de información no solo se mejorara la trazabilidad de las actividades si no que se reducirán tiempos en la adquisición de los repuestos que es uno de los mayores problemas de la empresa Tranzit S.A,S ya que este cuenta con un módulo de interfaz entre las dos áreas que permitirá ejecutar las siguientes actividades en pro al mejoramiento de la disponibilidad de la flota. 1. 2. 3. 4.. 5. 6.. 7. 8. 9.. Lista de chequeo para realizar la recepción de los vehículos e identificar fallas. Creación de órdenes de trabajo. Asignación de repuestos para la intervención de la falla con la descripción de estos. Si los repuestos no cuentan con existencias en almacén este generara una alerta al área de compras y almacén con la requisición dejando la orden de trabajo abierta con hora y fecha. El área de almacén y compras generara una solicitud de cotización a los proveedores ya previamente creados en el sistema mediante un correo electrónico. Una vez enviada la cotización con la descripción del repuestos los proveedores responderán el correo la cotización adjunta y el área de compras será el encargado de tomar la decisión a que proveedor escoger verificando el precio, garantía y tiempo de adquisición el cual quedara registrado en el sistema de información. Cuando el repuesto se encuentre en existencia, este se dejara asignar a la orden de trabajo para continuar con la intervención de la falla. Cuando se cierre la orden de trabajo este dejara visualizar los tiempos de adquisición de los repuestos e intervención de la falla por parte del técnico. Según las ordenes de trabajos ejecutados el sistema de información mensualmente generara un informe el cual contara con un sugerido de repuestos para la compra anticipada de estos, comparándolo con la existencia actual del almacén.. 36.

(37) 2. Mantenimiento correctivo. Ilustración 5 Propuesta de diagrama de proceso mantenimiento correctivo.

(38) 3. Mantenimiento preventivo. Ilustración 6 Propuesta de diagrama de proceso mantenimiento preventivo. 38.

(39) 9.4 Software de mantenimiento para el control de las actividades ejecutada en el departamento de mantenimiento. Formular el modelo de integración en las áreas de organización, procesos y procedimientos del departamento de mantenimiento que con lleva a un mejoramiento de los mismos, a través de aplicación de herramientas de gestión de mantenimiento proactivo. En la actualidad existe una gran variedad de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), o software de gestión, entre los que se puede elegir. Sin embargo, cada una de estas plataformas ofrece una serie de recursos disponibles a los cuales se puede acceder gestionando una o varias áreas de la empresa. Además, cabe resaltar que no todos los softwares son enfocados a un área específica, sino que estos tratan de hacer un análisis global para que cada entidad que adquiera algún recurso de estos pueda manejarlo al acomodo de cada cliente. De este modo que hay empresas como SAP ES®, el cual es un ERP con un uso altísimo por parte de grandes empresas a nivel mundial; de tal forma notamos que los empresarios buscan y apuestan a tener un programa de gestión integral. Otra no menos importante se trata de INFOR EAM® el cual ofrece múltiples funcionalidades y servicios teniendo un cambio en donde se puede manejar toda su información con el servicio de nube, para estar siempre conectado. Estas y otras plataformas hacen partes de las bases de datos usadas por las empresas que tienen servicio de transporte en donde su finalidad es tener un software integral a bajo costo, es allí donde aparecen nuevas alternativas para el consumidor encontrándose con nuevas interfaces como lo es CloudFleet. Para la propuesta de implementación se realiza una comparación entre dos software que son una buena alternativa teniendo en cuenta el número de vehículos del patio que es 130, y como se evidencia en la siguiente tabla: INFOR EAM (VISUAL). SOFTWARE CLOUDFLEET.

(40) SOFTWARE INFOR EAM (VISUAL) CLOUDFLEET •Es un proveedor de software que está • No es necesario instalar programas ni consolidado en el mercado. comprar licencias. Todo disponible •Cuenta con módulos que son: desde navegadores web en un ventana de fabricación, contabilidad computador o dispositivo móvil, de costos, cotización y previsión, únicamente se paga la suscripción. gestión de órdenes, centros de •No consume tus recursos de contacto, compras, programación infraestructura (servidores, redes, simultánea, planificación de almacenamiento, etc.) requerimientos de materiales, plan • Aumenta significativamente la maestro de producción, control de seguridad de tu información, sin riesgo VENTAJAS taller, sistema de información a virus, cortes de energía, robos y/o ejecutiva, control de inventario, daños generales que pueden sufrir tus rastreo dimensional de inventario, equipos. notificación de cambios de ingeniería, •su funcionalidad es específica para capacidad de producción, flujo de flota de transporte trabajo, Utilitario para importar datos, •Cuenta con 9 módulos para la gestión Mensajes, Informe de Gestión, de: Mantenimiento, combustible, Autorización de Devolución de llantas, control de flota, viajes y Materiales, Rastreo de Números de anticipos, compras e inventarios, Lote y de Serie, y Control de Calidad. vehículos, personal y seguridad. • Su aplicación es muy amplia por lo •Es una empresa nueva que está DESVANTAJAS que varios de los módulos no se incursionando en el mercado. aplicarían a la empresa. El costo anual es de 15.000.000 El costo anual es de $10.920.000 VALOR aproximadamente aproximadamente Tabla 11 comparación de software. De acuerdo a esta información se propone a la empresa implementar el software CloudFleet, teniendo en cuenta que se adapta más a las necesidades de la empresa y su costo es bajo con respecto a INFOR EAM. 9.5. Formulación de indicadores de gestión Para la propuesta es necesaria la formulación de indicadores de gestión que permita a la empresa verificar la efectividad de las mejoras propuestas, además de ser herramientas que colaboren a la gestión de recursos al interior de la empresa. De acuerdo a esto se formulan los siguientes indicadores: 9.5.1.. Eficiencia en la gestión de órdenes de trabajo. El objetivo de este indicador es evaluar la capacidad de atención por el personal y respuesta de órdenes de trabajo presentadas en el proceso, la siguiente formula explica la fórmula de cálculo de este indicador: (. 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖𝑜𝑛𝑎𝑑𝑎𝑠 ) ∗ 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 𝑎𝑠𝑖𝑔𝑛𝑎𝑑𝑎𝑠. 40.

(41) 9.5.2.. Efectividad de las reparaciones. El objetivo de este indicador es evaluar si las reparaciones llevadas a cabo por los técnicos, son realizadas correctamente y no se presentan fallas de emergencia luego de los mantenimientos programados, la siguiente formula explica la fórmula de cálculo de este indicador: 𝑓𝑎𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑒𝑟𝑔𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑒𝑛 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 ( ) ∗ 100 𝑜𝑟𝑑𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜. 9.5.3.. Costos de reparación de vehículos. El objetivo de este indicador es evaluar los costos de la reparación de los vehículos, para así identificar actividades de mantenimiento que no son efectivas y generan sobrecostos y fallas en la elaboración del presupuesto, la siguiente formula explica la fórmula de cálculo de este indicador: (. 𝑐𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 ) ∗ 100 𝑛𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑓𝑎𝑙𝑙𝑎𝑠. 10. Estudio Financiero Se propone evaluar financieramente la propuesta mediante la evaluación de tres componentes:   . Costo de intervenciones de mantenimiento: Este costos incluye mano de obra, repuestos de bodega y material requerido para la intervención. Costos de fallas: en este se evalúan la evaluación del costo de falla que incluye energía necesaria de reparación, materias primas adicionales, gastos de servicios adicionales. Costos de almacenamiento: gastos de mano de obra dedicada a la gestión y manejo de inventario, costos de sistemas asociados, depreciación comercial de repuestos.. Teniendo esta información se realizara un análisis costo- beneficio con el fin de establecer el impacto que tendrá sobre las utilidades de la empresa Costo de intervención: . Personal: en el departamento se encuentran 12 personas por patio, las cuales son 1 coordinador, 1 planeador, 3 supervisores y 5 técnicos A, 10 técnicos B y 15 técnicos C. Los salarios anuales son: Cargo Salario Coordinador $26.400.000 41.