Documento de
Visión y Alcance
para
Sistema de Órdenes de
Cafetería
Versión 1.0 aprobada
Preparado por Karl Wiegers
(Traducción: Ing. Jorge Luis Chuc López Instituto Tecnológico de Campeche)
Process Impact
Contenido
Contenido ... i
Historial de Revisión... i
1. Requerimientos de Negocios ... 1
1.1. Antecedentes, Oportunidad de Negocios y Necesidades del Cliente ... 1
1.2. Objetivos de Negocios y Criterios de Éxito ... 1
1.3. Riesgos de Negocios ... 2
2. Visión de la Solución ... 2
2.1. Enunciado de Visión ... 2
2.2. Características Principales ... 2
2.3. Suposiciones y Dependencias ... 2
3. Alcance y Limitaciones... 3
3.1. Alcance de las Liberaciones Inicial y Subsecuentes ... 3
3.2. Limitaciones y Exclusiones ... 3
4. Contexto de Negocios ... 4
4.1. Perfiles de los Stakeholder ... 4
4.2. Prioridades del Proyecto ... 5
Historial de Revisión
Nombre Fecha Razones para el cambio Versión
Karl Wiegers 10/13/02 Borrador inicial 1.0 borrador 1 Karl Wiegers 11/4/02 Línea base siguiendo los cambios después de la
1.
Requerimientos de Negocios
1.1.
Antecedentes, Oportunidad de Negocios y Necesidades del Cliente
La mayoría de los empleados de Process Impact actualmente pasan un promedio de 60 minutos del día asistiendo a la cafetería para seleccionar, comprar y comer su almuerzo. Casi 20 minutos de este tiempo transcurre caminando hacia y desde la cafetería, seleccionando sus alimentos y pagando por sus alimentos en efectivo o con tarjeta de crédito. Cuando los empleados van a al-morzar, pasan un promedio de 90 minutos lejos de su puesto de trabajo. Algunos empleados ha-blan por teléfono a la cafetería para adelantar su orden de alimentos y así sólo llegan por ellos. Sin embargo, algunos empleados no siempre obtienen lo que seleccionan debido a que se agotan ciertos alimentos. La cafetería desperdicia una cantidad significativa de comida que no es com-prada y debe ser tirada. Estos y algunos aspectos suceden también en el desayuno y la cena, aun-que sólo unos cuantos empleados utilizan la cafetería para estos alimentos en comparación con el almuerzo.
Muchos empleados han solicitado un sistema que podría permitir a los usuarios de la cafetería ordenar los alimentos en línea, para ser entregados en una ubicación determinada de la compañía en una fecha y hora específicas. Tal sistema podría ahorrar a estos empleados que utilicen el ser-vicio un tiempo considerable y podría incrementar la oportunidad de que obtengan los alimentos que prefieren. Esto podría mejorar su calidad de vida en el trabajo y su productividad. Conocien-do qué alimentos quieren los clientes por adelantaConocien-do podría reducirse el desperdicio en la cafete-ría y mejoracafete-ría la eficiencia de su personal. La habilidad futura de los empleados para ordenar sus alimentos para entrega desde restaurantes podría proporcionar un rango más amplio de alter-nativas disponibles y proporcionaría la posibilidad de ahorrar costos mediante el acuerdo de compra por volumen con los restaurantes. También puede permitir a Process Impact tener una cafetería que maneje almuerzos individuales apoyándose en los restaurantes para las órdenes de desayunos, cenas, eventos especiales y alimentos de fines de semana.
1.2.
Objetivos de Negocios y Criterios de Éxito
BO-1: Reducir el desperdicio de alimentos de la cafetería en 50% dentro de los siguientes seis meses después de su liberación inicial.1
Escala: Valor de los elementos tirados a la basura cada semana por el personal de la cafe-tería.
Medida: Examinación de las bitácoras del Sistema de Inventarios de la Cafetería Pasado [2002, estudio inicial]: 30%
Planeado: Menor del 15% Debe ser: Menor del 20%
BO-2: Reducir los costos de operación de la cafetería en 15% dentro de los 12 meses siguientes a la liberación inicial.
BO-3: Incrementar el tiempo de trabajo efectivo promedio en 20 minutos por empleado por día dentro de los tres meses posteriores a la liberación inicial.
1 Este ejemplo muestra el uso de Planguage como una forma de establecer precisamente un objetivo de
Sistema de Ordenes de la Cafetería dentro de los 6 meses posteriores a la liberación ini-cial.
SC-2: Lograr un incremento en la tasa promedio de la encuesta trimestral de satisfacción de la cafetería de 0.5 en los tres meses siguientes a la liberación inicial a 1.0 dentro de los 12 meses posteriores a la liberación inicial.
1.3.
Riesgos de Negocios
RI-1: El Sindicato de Empleados de la Cafetería puede requerir que su contrato sea renegociado para reflejar los nuevos roles de empleados y las horas de operación de la cafetería. (Probabilidad = 0.6; Impacto = 3)
RI-2: Que pocos empleados utilicen el sistema, reduciendo el retorno de la inversión del desa-rrollo del sistema y los cambios en los procedimientos de operación de la Cafetería. (Probabilidad =0.3; Impacto = 9)
RI-3: Los restaurantes locales pueden no estar de acuerdo de ofrecer reducciones de precios para los empleados que utilicen el sistema, lo cual podría reducir la satisfacción del em-pleado con el sistema y posiblemente su uso. (Probabilidad = 0.4; Impacto = 3)
2.
Visión de la Solución
2.1.
Enunciado de Visión
Para los empleados que desean ordenar sus alimentos de la cafetería de la compañía o de restau-rantes locales en línea, el Sistema de Ordenes de la Cafetería es una aplicación basada en Internet que aceptará órdenes de alimentos individuales o de grupo, procesará los pagos y originará la entrega de alimentos preparados para una ubicación determinada en el edificio de Process Im-pact. A diferencia de los actuales procesos manual y telefónico, los empleados que utilizarán el Sistema de Ordenes de la Cafetería no tendrán que ir a la cafetería por sus alimentos, lo cual les ahorrará tiempo e incrementará las alternativas disponibles de alimentos.
2.2.
Características Principales
FE-1: Ordenar alimentos del menú de la cafetería para recoger o entregar FE-2: Ordenar alimentos de los restaurantes locales para entrega
FE-3: Crear, ver, modificar y eliminar subscripciones de servicio de alimentos FE-4: Inscripción para opciones de pago de alimentos
FE-5: Solicitar entrega de alimentos
FE-6: Crear, ver, modificar y eliminar menús de la cafetería
FE-7: Ordenar alimentos personalizados que no están en el menú de la cafetería.
FE-8: Producir recetas y listas de ingredientes para alimentos personalizados de la cafetería. FE-9: Proporcionar acceso al sistema a través de la Intranet corporativo o mediante acceso
In-ternet externo para empleados autorizados.
2.3.
Suposiciones y Dependencias
AS-1: Se colocarán en la cafetería computadoras e impresoras habilitadas para Intranet para permitir a los empleados de la cafetería procesar el volumen esperado de órdenes sin per-der las ventanas de tiempo de entrega.
AS-2: Habrá disponible personal y vehículos de la Cafetería para entregar todas las órdenes dentro de los 15 minutos del tiempo de entrega solicitado.
3.
Alcance y Limitaciones
3.1.
Alcance de las Liberaciones Inicial y Subsecuentes
Carac-terística Liberación 1 Liberación 2 Liberación 3
FE-1 Sólo alimentos estándar del menú de almuerzo; la entre-ga de órdenes será paentre-gada sólo por deducción de nómi-na.
Acepta órdenes para desa-yunos y cenas, además de los almuerzos; acepta pagos con tarjeta de crédito y débi-to.
FE-2 No implementada No implementada Totalmente implementada
FE-3 Implementada si el tiempo lo permite (prioridad mediana)
Totalmente implementada
FE-4 Inscripción para pagos por deducción de nómina sola-mente
Inscripción para pagos por tarjetas de crédito y débito
FE-5 Los alimentos serán entre-gados sólo a los sitios den-tro del edificio de la compa-ñía, no a localizaciones fue-ra de dicho edificio.
Agrega entrega de la cafete-ría a ubicaciones seleccio-nadas fuera del edificio
FE-6 Totalmente implementada
FE-7 No implementada No implementada Totalmente implementada
FE-8 No implementada Totalmente implementada
FE-9 Totalmente implementada
3.2.
Limitaciones y Exclusiones
LI-1: Algunos alimentos que están disponibles de la cafetería no serán adecuados para entrega, así que los menús disponibles a los empleados del Sistema de Órdenes de la Cafetería se-rá un subconjunto del menú completo de la cafetería.
4.1.
Perfiles de los Stakeholder
Stakeholder Valor Principal Actitudes Intereses
princi-pales Restricciones
Administración corporativa
Mejora en la pro-ductividad de los empleados; ahorro de costos para la cafetería.
Fuerte compromiso a través de la libe-ración 2; apoyo pa-ra la libepa-ración 3 de acuerdo a resulta-dos iniciales
Los ahorros de cos-tos deben exceder los costos de desa-rrollo y utilización
Ninguna identifica-da
Personal de la Cafetería
Uso más eficiente de tiempo del per-sonal a lo largo del día; mayor satisfac-ción del consumi-dor.
Interés sobre las relaciones sindica-les y posibsindica-les dis-minución de perso-nal; de otra manera receptivos
Conservación de su trabajo
Entrenamiento para el personal en el uso de internet ne-cesario; el personal de entrega y vehículos necesa-rios.
Empleados Mejor selección de alimentos; ahorro de tiempo; conve-niencia.
Fuerte entusiasmo, pero puede no utili-zarlo tanto como se espera, debido al valor social de co-mer los almuerzos en la cafetería y restaurantes.
Simplicidad de uso; fiabilidad de la en-trega; disponibilidad de alternativas de alimentos.
Es necesario el ac-ceso al Intranet corporativo.
Departamento de Nómina
No tiene beneficios; requiere establecer un esquema de registro de deduc-ción por nómina.
No contentos debi-do al trabajo que requerido para el software, pero re-conocen el valor a la compañía y los empleados.
Cambios mínimos en las aplicaciones de nómina actua-les.
Aún no se com-promenten recursos para hacer los cambios al softwa-re.
Administrador de Restau-rante
Incremento de ven-tas; posible gene-ración de nuevos clientes.
Receptivos pero con precaución.
Requiere un míni-mo de nueva tecno-logía; interés sobre los recursos y cos-tos de entrega de alimentos.
4.2.
Prioridades del Proyecto
Dimensión Conductor Restricción Grado de Libertad
Calendarización Liberación 1 planeada
para estar disponible el 1/mar/03, liberación 2 para el 1/may/03. Es aceptable exceder estas fechas no más
Características Todas las características
ca-lendarizadas para la libera-ción 1.0 deberán ser comple-tamente funcionales.
Calidad Debe aprobarse el 95% de
las pruebas de aceptación de los usuarios; deben aprobar-se todas las pruebas de aprobar- se-guridad; deberá demostrarse el cumplimiento de los están-dares de seguridad corporati-vos para todas las transac-ciones seguras.
Personal El tamaño del equipo de proyecto es un ad-ministrador de proyecto de ½ tiempo, 2 desarro-lladores, un probador de ½ tiempo; si es ne-cesario se requerirá un desarrollador de ½ tiempo y un probador de ½ tiempo, adiciona-les
Costo Excedente de hasta 15%
