Plan estratégico para la organización de las importaciones
Luis Carlos Andrade Espinosa Universidad Santo Tomás
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Negocios Internacionales
Plan estratégico para la organización de las importaciones Luis Carlos Andrade Espinosa
Profesor: Yesid Ochoa Tutor: Jorge Eliecer García
Negocios Internacionales Universidad Santo Tomás
RESUMEN
El presente informe, cuyo objetivo principal es realizar un plan de mejora para el área de
importaciones en donde se está realizando la práctica profesional. Esta propuesta busca que haya un mayor orden con la documentación de importaciones nacionalizadas. Adicionalmente,
mediante este informe se describirá el rol y las funciones que desempeñó él practicante con el fin de garantizar la continuidad de las importaciones de los vehículos, equipos, partes y accesorios de cada marca. Así mismo, de realizar las inscripciones al RUNT de los vehículos y equipos que lo requieran para que el cliente final pueda inscribirlo y disfrutarlo.
Dado a que toda esta información la manejan directamente la coordinadora de importaciones, los gerentes de marca (BRP y MG) y que en ocasiones son solicitados por funcionarios internos como entes controladores, se vio la necesidad de crear una base de datos con la información más relevante de cada uno de las importaciones para tener un control y crear un archivo digital con los documentos soporte que son mencionados en el Decreto 1165 del 2019 los cuáles son: “factura comercial, documento de transporte, lista de empaque, mandato aduanero, Declaración andina de valor” (Decreto 1165, 2019). Además, con esto, la empresa está preparada por si en algún
Agradecimientos
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de grado quiere dar a conocer la práctica profesional desarrollada en el área de importaciones de la empresa Distribuidora los Coches la sabana S.A.S, el cuál es un
concesionario multi marca con mayor expansión a nivel nacional. Además de realizar un plan de mejora para el área ya mencionada para lograr un orden de todos los equipos, vehículos,
repuestos y accesorios nacionalizados con el fin de preservar los documentos favoreciendo a su accesibilidad en cualquier consulta requerida.
El área de importaciones cuenta con algunos documentos archivados pero hay algunos que no los tienen guardados o están en diferentes carpetas que dificulta y demora la búsqueda de estos, lo que causaría un problema si la DIAN llega a solicitar todos estos documentos. A pesar de que también hay algunos documentos digitalizados, estos no están identificados con un nombre apropiado para la facilitación de la búsqueda; por esta razón se decidió organizar todos los
INDICE
1. LA EMPRESA
1.1. Aspectos generales
1.1.1. Misión, Visión y valores 1.2. Ubicación geográfica
1.3. Estructura Organizativa
1.4. Unidad o departamento en el que se desarrolla la práctica 1.4.1. Análisis DOFA
1.4.1.1. Fortalezas 1.4.1.2. Oportunidades 1.4.1.3. Debilidades 1.4.1.4. Amenazas
2. PLANTEAMIENTO DEL PLAN DE MEJORA RESPECTO A LAS PRÁCTICAS
PROFESIONALES
2.1. Planteamiento central del informe de prácticas profesionales
2.2. Importancia, limitaciones y alcances del trabajo de prácticas profesionales 2.3. Objetivo general.
2.3.1. Objetivos específicos.
3. CONTENIDO PLAN DE MEJORA
3.1. Propuesta de mejora
3.2. Conclusiones de dificultades y oportunidades en el desarrollo de la práctica 3.3. Bibliografía
4. SEGUIMIENTO PRÁCTICA PROFESIONAL.
4.1. Cargo y funciones realizadas.
1. LA EMPRESA
1.1 Aspectos Generales.
“Distribuidora Los Coches La Sabana S.A.S es una empresa en Colombia, con sede principal en Bogotá D.C. La empresa fue fundada en 15 de noviembre de 1977. Hace parte del conglomerado de empresas pertenecientes a la Organización Ardila Lulle, su actividad económica principal es la comercialización y distribución de vehículos, así como el mantenimiento y venta de repuestos. Hasta el año 2012 la empresa comercializó la marca Chevrolet debido a que para la
comercialización de sus vehículos solicita que la empresa sea distribuidor exclusivo de la marca lo que hizo que terminara su relación contractual con Chevrolet e iniciar relaciones comerciales con otras marcas como Volkswagen, Renault, Ford. Adicionalmente las directivas de la compañía decidieron constituir una nueva empresa denomina LOS COCHES CJDR SAS de la cual
Distribuidora Los Coches La Sabana tiene una participación del 100%, esta empresa está a cargo de la comercialización de las marcas Dodge, Jeep, Chrysler y Volvo.” (Bernal, Gutierrez,
Mogollon, & Paez, 2015)
Iniciaron la importación y comercialización de los automóviles Morris Garages Limited (MG), “es una marca británica, con sus orígenes en 1924 y dedicada a la producción de automóviles vanguardistas y modernos. Es una marca de SAIC Motor Co., la productora China más
importante de automóviles pero de igual forma las características de estos modelos siguen siendo profundamente británicas.” (Anónimo, 2012)
Desde el 2017 Los Coches la Sabana S.A empezó a distribuir los equipos recreativos de la marca canadiense BRP, es una empresa distribuidora y comercializadora de Can am (Buggies y
1.1.1 Misión, Visión y Valores
Misión
“Ofrecer vehículos, repuestos y servicios mediante la ejecución de procesos de calidad, el cumplimiento de las regulaciones legales y ambientales, y el uso de la tecnología, satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, contribuyendo con ello al desarrollo socio-económico del país.” Estefani Lopez (comunicación personal, Septiembre, 04, 2019)
Visión
“Ser la compañía líder en ventas y generación de valor agregado de las marcas que se
comercializa del sector automotriz en Colombia, con una cultura de servicio que garantice: al cliente la satisfacción de sus necesidades y expectativas, a los empleados el orgullo de ser parte de ella y a los accionistas un incremento en la rentabilidad de su inversión”Estefani Lopez (comunicación personal, Septiembre, 04, 2019)
Valores corporativos
“En LOS COCHES se cuenta con unos PRINCIPIOS que rigen el comportamiento y desarrollo de la organización. El TRATO y la ATENCION AMABLE, RESPETUOSA y OPORTUNA a los clientes externos e internos es la prioridad. En Los Coches se aplica los valores de: Rectitud, Legalidad, Respeto, Calidad y Competitividad.” Estefani Lopez (comunicación personal, Septiembre, 04, 2019)
1.2Ubicación de la empresa
Av. El Dorado # 77 - 04 Bogotá (Sede principal)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Fuente: Estefani Lopez (comunicación personal, Octubre, 01, 2019)
1.4 Unidad o Departamento en el que se desarrolla la práctica.
1.4.1 Análisis DOFA. Fortalezas
● La actual coordinadora de
importaciones tiene guardada todos los documentos con los que se realizó la nacionalización de los equipos del año 2019 pero para los años anteriores no se cuenta de forma completa y ordenada los documentos.
● Se cuenta con algunos documentos en el área de contabilidad a quienes se podrían también solicitar algunos soportes.
Oportunidades
● Se cuenta con 3 agentes aduaneros los cuales son: Almaviva S.A, ABC Repecev S.A.S y Aslogycomex, que tienen una base de datos donde se puede solicitar algunos documentos soporte.
● Al tener todos los documentos
soporte también se está avanzando en procesos para la obtención de la Calidad de Operador Económico Autorizado (OEA).
Debilidades
● La documentación no está completa, lo que dificulta y demora el proceso de recolección de los documentos ● El envío de algunos documentos por
parte del agente aduanero es
demorado provocando lentitud para tener el archivo digital actualizado ● Falta de personal para desarrollar los
diferentes procesos de importaciones
Amenazas
● La DIAN puede solicitar una auditoria o requerimiento en cualquier momento, pidiendo los documentos soporte de las importaciones mínimo de 5 años anteriores
● Con la eliminación del UAP para la empresa se le dificulta seguir
contando con los beneficios que tenía en el momento de hacer la
PROFESIONALES
2.1. Planteamiento central del informe de prácticas profesionales
El área de importaciones junto con los gerentes de la marca BRP y MG se ayudan mutuamente para el estudio de mercado para las posibles importaciones de nuevos modelos con el fin de que tenga buena acogida en el mercado colombiano para realizar los trámites necesarios para la importación de estos, también estructurar la documentación que los agente aduaneros necesitan para su nacionalización, la radicación de las facturas en el área contable para el pago y el registro de los equipos de BRP y vehículos de MG en el RUNT para que los clientes puedan inscribirlos después de la compra.
2.2. Importancia, limitaciones y alcances del trabajo de prácticas profesionales
El área de importaciones de la compañía es la encargada de realizar los procesos de importación de equipos de la marca BRP, MG con sus respectivos repuestos y accesorios. Además, si la empresa necesita realizar otras importaciones diferentes al objeto de la empresa, el área de importación es la encargada de realizar los trámites necesarios y la compra, entregar la documentación al agente aduanero para realizar la efectiva nacionalización.
Los equipos de BRP son los que tienen mayor demanda en el mercado colombiano lo que hace que las importaciones sean periódicas y en gran cantidad, la empresa también vende estos
equipos a distribuidores a nivel nacional, potenciando las ventas y reconocimiento de esta marca. Al haber un aumento en las ventas así mismo aumenta las importaciones de los repuestos para realizar mantenimiento, cambios o reparaciones. Por esta razón la consolidación de la base de datos en Excel con su respectivo archivo digital va a ayudar que el área tenga la documentación ordenada y disponible en cualquier momento que sea necesario
documentos soporte que exige la DIAN según el decreto 1165 del 2019. Esto se ha ido realizando bajo la supervisión del jefe inmediato para que ella tenga conocimiento de que se está haciendo, en que parte se están archivando los documentos tanto físicos como digitales y aclaración de dudas. Por último, esta base de datos también podría ser de ayuda para el gerente de cada marca por si necesita recordar que vehículos o equipos ha traído o si necesita realizar un estudio de mercado para la importación de otros modelos.
La limitación en el área es que los documentos están desordenados además faltan muchos documentos que son importantes y que lo exige la DIAN lo que ha provocado que tome más tiempo para la recolección de estos porque hay que solicitarlo a los agentes aduaneros o al área de contabilidad.
2.3. Objetivo general.
Recolectar los documentos soporte de vehículos, equipos y repuestos de las marcas BRP y MG para crear un archivo digital el cual se hace con el fin de preservar los documentos, facilitando su accesibilidad en cualquier consulta requerida.
2.3.1. Objetivos específicos.
1. Digitalizar los documentos de importación
2. Estructurar la información en carpetas, por año, marca y línea.
3.1 Propuesta de Mejora.
La propuesta de mejora para el área de importaciones es agrupar los documentos soporte exigidos por la DIAN de las importaciones de vehículos, equipos, repuestos y accesorios de las marcas BRP y MG para la creación de un archivo digital con el fin de preservar los documentos, facilitar su accesibilidad en cualquier consulta requerida tanto de funcionarios internos, como entes controladores y consolidar una plantilla en Excel para tener conocimiento de lo importado.
Este plan de mejora se decidió realizar ya que en el Decreto 1165 del 2019 en el artículo 10 Requisitos y obligaciones del importador o exportador inciso 3.7 “el importador o exportador debe conservar los documentos soporte y los recibos oficiales de pago en bancos, en documentos físico o digitalizado, según lo determina la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas nacionales (DIAN), por un periodo de (5) años a partir la fecha de presentación y aceptación de la declaración, a disposición de la autoridad aduanera.” (Decreto 1165, 2019)
Por este motivo, se vio la necesidad de tener un orden con las importaciones y mercancías nacionalizadas ya que si la DIAN realiza el requerimiento y no se tienen los documentos necesarios, esto causaría una multa y podría generar que la empresa pase de estar clasificada de riesgo bajo a riesgo medio o alto, es importante mantener un riesgo bajo para que las
nacionalizaciones sean más rápidas, eficaces y que la policía o DIAN no mantenga reteniendo a cada instante la mercancía para su respectiva revisión.
se puede ver que se encuentra divido por años y cada año tiene carpetas divididas por número de importación y numero de documento de transporte. Al entrar a una carpeta va aparecer los diferentes documentos soporte que son exigidos por la DIAN (ver anexo 2 y 3). Estos dos archivos se espera que se sigan actualizando con las futuras importaciones que se realizan.
3.2 Conclusiones.
Durante las prácticas profesionales que se desarrollaron en la distribuidora los Coches la sabana S.A.S se pudo evidenciar tanto fallas, oportunidades y acciones positivas que han logrado que la empresa llegue a posicionarse positivamente en Colombia. Entre las fallas se encontraron que en algunos procesos donde los asistentes de alguna marca no realizan el debido diligenciamiento de informes que hay que enviar, además de recordarle a la persona encargada de esto para que lo realice.
Hablando del área donde realicé las prácticas profesionales, necesitan mejorar la comunicación con el área de importaciones ya que esta área necesita tener conocimiento de lo que pasa, lo que cambia porque dependiendo de esto se pueden cometer los menores errores posibles y cumplir con los días establecidos para la nacionalización tanto de vehículos como de equipos y repuestos. También dialogar con la fábrica y llegar a un acuerdo para que realicen el diligenciamiento de las facturas como la empresa lo necesita porque mientras se pide el cambio de estas, se pierde el tiempo en el proceso de importación, nacionalización y distribución de los equipos.
La actual coordinadora de importaciones archivó y digitalizó los documentos de las
por parte de la DIAN por inconsistencias o retraso en los tiempos de respuesta a los requerimientos solicitados por la misma entidad gubernamental.
No hay una buena gestión de la comunicación interna de la empresa lo que ha generado que no se puedan prever y resolver problemas a tiempo, el área de recursos humanos no informaba
pertinentemente los cambios de personal entre la misma y otras áreas lo que provocaba confusión y retraso en los procesos que se llevaba a cabo; como ejemplo, duré 3 meses sin servicio de EPS porque no se había realizado la correcta inscripción y la encargada de este proceso no informó lo que estaba haciendo cuando la promovieron de cargo.
Como oportunidad es seguir mejorando, que sigan teniendo el mismo trato con los clientes finales porque así pueden atraer a más personas gracias al servicio al cliente que manejan. Además de seguir importando equipos BRP los cuales han tenido una buena aceptación en el mercado colombiano ya que han aumentado sus ventas y se vieron reflejadas en un aumento en las importaciones.
Adicionalmente, se puede continuar con el estudio de mercado de los vehículos eléctricos porque el gobierno Colombiano está dando ciertos beneficios tanto a las empresas importadores de estos como a los clientes finales según la ley 1964 del 11 de julio del 2019. Por último, como
oportunidad general para toda la empresa es la capacitación de los diferentes funcionarios ya que entre mejores estén preparados así mismo mejores serán las ventas, acciones o actividades de la empresa.
4. SEGUIMIENTO PRÁCTICA PROFESIONAL
4.1 CARGO: Practicante auxiliar de importaciones.
● Gestionar los procesos de importaciones de los equipos y repuestos de BRP y MG ● Seguimiento de los pedidos solicitados por los gerentes de marca
● Comunicación con los proveedores de las marcas manejadas. ● Creación de órdenes de compra en la plataforma DMS
Ciclo 1 (01 de Agosto del 2020 – 01 de Septiembre del 2020)
● Inducción al área de importaciones. ● Entrenamiento del cargo.
● Entrega de puesto y funciones.
● Introducción y capacitación a la compañía, estructura, procesos y reconocimiento de la misión, visión y valores corporativos de la organización.
● Reconocimiento de las áreas que confirman toda la compañía. ● Inducción de la plataforma DMS
Logros
● Creación de una orden de compra en el DMS.
● Comunicación con el proveedor Saic Motor International. ● aprendizaje de los procesos en el área.
● Aprendizaje del manejo del RUNT.
● Seguimiento de la entrega de algunos pedidos
● Ayuda con el inventario de los repuestos de la marca BRP
Dificultades
● Aprendizaje de los diferentes equipos y vehículos que maneja las marcas.
● Recordar los diferentes proveedores, agentes aduaneros y personas de las áreas con las que se debe llevar comunicación para los diferentes procesos de la importación. ● Demora en la entrega del equipo de cómputo.
● Funciones del DMS.
Ciclo2 (02 de septiembre del 2020 – 02 de Octubre del 2020)
● Capacitación de Legiscomex
● Reunión con el gerente de marca para tomar la decisión sobre si se debe contratar a una organización externa para la asesoría del proceso de OEA
Logros
Subir diferentes equipos y vehículos al RUNT
Subir la importación de repuestos al DMS para que los del área de postventa puedan utilizarlos.
Reunir los documentos para poder cerrar la importación
Unificación de facturas y creación de las referencias de cada uno de los repuestos que fueron importados para la marca BRP
Dificultades
● Falta de comunicación en el momento de realizar una corrección en las declaraciones de importaciones
● Falta de información de características importantes de los equipos de BRP por el proveedor y representante de la marca en Colombia.
● Análisis del decreto 1165 del 2019 y la ley 1964 del 2019
● Las vacaciones en China por el “Golden week” retraso la importación de los repuestos de la marca MG.
Ciclo 3 (03 de Octubre del 2020 – 03 noviembre de 2020)
● Realización de procedimiento de las importaciones de nuevos modelos de equipos de la marca BRP
● Comunicación con la fábrica de BRP para él envió de las fichas técnicas de los nuevos modelos 2020
● Creación de las mínimas de los nuevos equipos para revisión del gerente de la marca BRP
directamente como el de la “seguridad de los contenedores”
● Investigación de mercado para la importación de vehículos eléctricos
● Reunión con el Gerente general de los Coches para la presentación del OEA por parte del área de importaciones
Logros
● Aprobar el examen del HQ RUNT para poder subir los vehículos ● Creación de nuevos equipos modelos de BRP en el HQ-RUNT ● Estudio de mercado de los equipos BRP y sus competidores
Dificultades
● Falta de documentación de las importaciones que se hicieron en el 2018
● Responder el requerimiento por parte de la DIAN de importaciones de motos acuáticas del año 2019
● Análisis de los requisitos de algunos capítulos del OEA porque no se manejan directamente como el de la “seguridad de los contenedores”
● Falta de información sobre cada equipo que importó los competidores
Ciclo 4 (04 de Noviembre del 2020 – 04 de Diciembre del 2020)
● Investigación de los competidores de los equipos de BRP ● Importación de equipos BRP
Logros
● Entrega de la investigación de los competidores de la marca BRP
Dificultades
● Falta de plataformas especiales para el estudio de mercados
3.3 BIBLIOGRAFÍA
Carros Nuevos y Usados | Los Coches | Concesionario. “https://loscoches.com/.” Se consultó el 30 sep. 2019.
Decreto 1165 de 2019 - Analdex. 2 jul. 2019, “ (1165, 2019)” Se consultó el 10 sept. 2019.
"Ley 1964 de 2019 - Presidencia."
https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/LEY%201964%20DEL%2011%20DE%20JULIO% 20DE%202019.pdf.” Se consultó el 01 oct. 2019.
Operador Económico Autorizado - Dian. “https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/Paginas/default.aspx.” Se consultó el 02 oct. 2019.
En Canadá, Bombardier Recreational Products Inc. " https://docplayer.es/72073930-En-canada-bombardier-recreational-products-inc-se-encarga-de-la-distribucion-de-los-productos.html.” Se consultó el 05 oct. 2019.
Villar Leonardo y Esguerra Pilar. El comercio exterior colombiano en el siglo xx. “http://www.banrep.gov.co/docum/ftp/borra358.pdf?q=siglo” Se consultó el 10 oct. 2019.
3.4 Anexos.
(Anexo 2)
