UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORIA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
Implementación de un Sistema de Contabilidad en La Unidad
Educativa “Charles Darwin” de la ciudad de Quito
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TITULO
DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Autora: Mónica Elizabeth Ruiz Prado
Directora: Dra. Isabel Robles V.
CENTRO UNIVERSITARIO QUITO
Dra. Isabel Robles V.,
DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORIA
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de tesis realizado por la estudiante: Mónica Elizabeth Ruiz Prado,
ha sido orientada y revisada durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Loja, 24 de septiembre del 2009
CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Mónica Elizabeth Ruiz Prado, declaro ser autora del presente trabajo y eximo
expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de
posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de
la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente dice: “Forman parte del
patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos,
técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o
institucional (operativo) de la Universidad”.
AUTORÍA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo son de
exclusiva responsabilidad del autor.
DEDICATORIA
Este trabajo lo dedico con mucho cariño a mis padres,
quienes han inculcado en mí; grandes valores y que
siempre me han brindado su apoyo incondicional.
A mi esposo e hijos, quienes con su amor y paciencia han
permitido que logre mis metas y sueños.
AGRADECIMIENTO
En primer lugar a Dios, quien ha sido el compañero
silencioso que ha dejado huellas en toda mi vida.
A mi esposo y compañero un agradecimiento especial por
su apoyo incondicional y comprensión durante toda mi
carrera, hasta alcanzar mi logro profesional.
A mis hijos, quienes han sido los impulsadores
silenciosos de mi esfuerzo; ya que con su sonrisa, aliento
y cariño han colaborado para que mi sueño se convierta
en una feliz realidad.
Un reconocimiento a todo el personal de la Universidad
Técnica Particular de Loja quienes me guiaron,
enseñaron y permitieron que cumpla una de mis más
añoradas metas.
Mi más sincero agradecimiento a la Dra. Isabel Robles V.
quien me dirigió acertadamente en mi práctica
profesional.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
RESUMEN EJECUTIVO... ix
CAPÍTULO I
1
1
DESCRIPCIÓN: “UNIDAD EDUCATIVA CHARLES DARWIN” ... 1
1.1 UBICACIÓN Y NATURALEZA DEL PLANTEL ... 1
1.2 BASE LEGAL Y REGULACIONES INTERNAS ... 3
1.3 LA ALTA DIRECCIÓN ... 7
1.4 ESTUDIO ESTRATÉGICO (FODA) ... 19
CAPÍTULO II
23
2
MARCO DE CONCEPTOS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS
FINANCIERO ... 23
2.1 CONTABILIDAD ... 23
2.2 EL PLAN GENERAL DE CUENTAS ... 28
2.3 CICLO CONTABLE ... 33
2.4 COMPROBANTES Y DOCUMENTOS FUENTE ... 35
2.5 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ... 44
2.6 PRESUPUESTO... 44
2.7 ESTADO SITUACIÓN INICIAL ... 45
2.8 LIBROS CONTABLES... 46
2.9 BALANCE DE COMPROBACIÓN ... 47
2.10 AJUSTES ... 47
2.11 CIERRE DE LIBROS ... 47
2.12 ESTADOS FINANCIEROS ... 48
2.13 SISTEMA INFORMÁTICO ... 51
2.14 GERENCIA Y AUDITORIA ... 52
2.15 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO ... 54
2.16 TESORERÍA Y FINANZAS ... 55
2.17 VENTAS Y CARTERA ACTIVA ... 57
2.18 COMPRAS Y CARTERA PASIVA ... 58
2.20 REMUNERACIONES ... 61
CAPíTULO III
64
3
EJERCICIO PRÁCTICO... 64
4
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 80
4.1 CONCLUSIONES ... 80
4.2 RECOMENDACIONES... 80
BIBLIOGRAFÍA... 81
ANEXOS
82
ANEXO 1: Presupuesto ... 83
ANEXO 2: Plan de Cuentas ... 86
ANEXO 3: Estado de Situación Inicial... 93
ANEXO 4: Estados Financieros – Agosto ... 97
ANEXO 5: Estados Financieros – Septiembre ... 211
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo principal del proyecto es la Implementación de un Sistema Contable en la Unidad
Educativa Charles Darwin; debido a que la contabilidad es realizada por terceras personas,
por lo tanto es necesario crear dentro de la Institución un Departamento de Contabilidad que
se encargará de manejar el sistema contable para entregar información veraz y oportuna
que se utilizará para la toma decisiones.
La contabilidad desde el siglo XX se ve influenciada por la tecnología, a través del impacto
que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras,
a través del fenómeno de los sistemas que van desde el más pequeño y práctico hasta el
más grande y complejo.
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas
en forma útil para la toma de decisiones.
El sistema TMAX escogido para el Colegio Charles Darwin, se basa en los siguientes
módulos:
Ventas.- Permite registrar el ingreso por inscripciones, matrículas y pensiones.
Compras.- Permite registrar las facturas entregadas por los proveedores que fueron
previamente autorizadas, emitir los comprobantes de retención en base a la normativa
tributaria vigente y generar los cheques para realizar los pagos.
Contabilidad.- Permite realizar ajustes del periodo contable y a su vez genera reportes
como: Libro Diario, Mayor, Balance de Comprobación, Estado de Resultados, Balance
General.
Tesorería y Finanzas.- En el que se realiza la conciliación bancaria.
Es importante indicar que dentro de cada uno de los módulos con la persona de sistemas,
se ha adecuado el proceso de facturación mensual, y se han incluido reportes como:
cuadres diarios de caja, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, detalle de compras
mensuales, y resumen mensual de retenciones.
Todos los módulos antes mencionados se relacionan y permiten ingresar la información
contable, bajo las normas ecuatorianas de contabilidad, lo que servirá de ayuda para
generar los Estados Financieros para que sean analizados por los Directivos de la
Institución en tiempos establecidos.
Por otra parte se aplicará las normas contables y leyes de los entes reguladores; se pondrá
a disposición de la Institución los conocimientos adquiridos para un mejor desarrollo de la
misma, cumpliendo con las diferentes funciones y responsabilidades asignadas.
Será motivo de gran satisfacción personal, que este proyecto sirva de guía para otras
instituciones educativas que deseen implementar un sistema contable que se ajuste a las
necesidades y sus propias exigencias.
El contenido de este proyecto sirve también para descubrir falencias en el área operativa
contable de las instituciones educativas, y sugerir soluciones.
El proyecto se divide en tres capítulos:
El primer capítulo contiene toda la descripción general del” Colegio Charles Darwin”, la base
legal, regulaciones internas, estructura organizacional y el ámbito de acción.
El segundo capítulo contiene toda la información referente a la presentación de Estados
Financieros los que servirán de apoyo para la toma de decisiones y para medir los
resultados operacionales.
CAPÍTULO I
1 DESCRIPCIÓN: “UNIDAD EDUCATIVA CHARLES DARWIN”
1.1 UBICACIÓN Y NATURALEZA DEL PLANTEL
Tomado de la política institucional de la Unidad Educativa Particular “Charles Darwin”.
La Unidad Educativa Particular “Charles Darwin”, es una institución mixta, matutina, hispana
y pluridocente, autorizada para funcionar como tal, mediante acuerdo Ministerial Nº 20 del
10 de junio de 1988 y elevada a la categoría de Unidad Educativa con resolución 1564 del 5
de Enero de 2007.
Está ubicado en la ciudad de Quito, en las calles Juan Prócel 358 y Rumihurco sector norte
el Condado.
La Unidad Educativa Particular Charles Darwin, definió su misión, visión, objetivos, valores y
estrategia basado en los modelos de calidad E.F.Q.M y la Norma ISO 9001 - 2000 IWA2.
MISIÓN:
Garantizar una educación de calidad en todos sus niveles, basada en un alto nivel
ético y profesional y en la formación en valores dentro de un proceso de mejora continua.
VISIÓN:
Ser una institución educativa líder en la implementación de modelos de calidad,
que brinde un servicio de excelencia a estudiantes y padres de familia partiendo de una
estructura organizacional moderna.
LOS VALORES
que establecen la convivencia escolar y social:
1. El respeto
2. La responsabilidad
3. La puntualidad
4. La mejora continua
5. La ética profesional
6. La solidaridad
7. La honradez
OBJETIVOS GENERALES:
•
Educar a los niños y jóvenes bajo un estricto código ético y profesional.
•
Implementar un modelo de calidad para lograr competitividad en el campo educativo.
•
Formar en valores en base a la práctica diaria.
•
Ejecutar un modelo de calidad que asegure un desempeño óptimo del personal,
estudiantes y padres de familia.
•
Lograr que nuestros egresados puedan desempeñarse con éxito en cualquier centro
de educación superior.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
•
Aplicar el modelo de calidad E.F.Q.M. y la Norma ISO 9001-2000 IWA2.
•
Mantener los índices de fracaso escolar en porcentajes inferiores al 5%.
•
Reducir en un 10% anual los índices de impuntualidad del personal durante los tres
próximos años.
•
Alcanzar el nivel de satisfacción laboral del personal a índices del 90%.
•
Alcanzar el nivel de satisfacción de los estudiantes a índices del 90% con respecto al
servicio educativo.
•
Iniciar las actividades culturales, sociales, deportivas, organizadas por la institución en
forma puntual en un 100%.
•
El producto no conforme (estudiantes con calificaciones inferiores a 13.49 en
rendimiento) no podrá ser superior al 5%.
1.2 BASE LEGAL Y REGULACIONES INTERNAS
“RESOLUCIONES Y ACUERDOS DE CREACIÓN”
SECCIÓN PRIMARIA
N.
ACUERDO
RESOLUCIÓN
FECHA
1 Nombramiento
N. 117
13-01-1997
2 Preprimaria
N. 020
10-06-1988
3 Primer grado
N. 049
28-05-1989
4 Segundo grado
N. 155
05-09-1991
5 Tercero y cuarto
N. 140
25-08-1992
6 Quinto y sexto
N. 153
27-08-1993
SECCIÓN SECUNDARIA
N.
ACUERDO
RESOLUCIÓN
FECHA
1 Primer curso ciclo básico
N. 1240
29-10-2006
2 Segundo y tercero curso ciclo básico
N. 2802
09-09-1997
3 Primer y segundo ciclo diversificado
N. 1272
02-12-1999
4
Tercer curso ciclo diversificado.
Bachillerato en ciencias
Especializaciones Físico Matemático, Químico
Biólogo y Ciencias Sociales
Desde 2001-2002
N. 1497
28-11-2001
5
Autorizar el funcionamiento del Bachillerato
General en Ciencias
N. 870
22-04-2004
6
Aprobación del reordenamiento
curricular al pensum de estudios del ciclo básico
N. 023
27-04-2004
7
Bachillerato en Ciencias Especialidad
Sociales
N. 1228
29-09-2005
Resolución Ministerial No 1564, resuelve elevar a Unidad Educativa al Colegio Charles Darwin del
5 de enero de 2007.
La Institución está regida por:
El Ministerio de Educación: Ley de Educación y de Escalafón del magisterio.
Legislación educativa
Art. 166
Los establecimientos particulares son lo que pertenecen a personas naturales o jurídicas de
derecho privado así como los que se establezcan como tales en virtud de convenios internos
e internacionales. Los establecimientos particulares se regirán, para su funcionamiento, por
lo prescrito en la ley de Educación, este reglamento y lo establecido en convenios o
disposiciones especiales y en el reglamento interno de estos establecimientos.
Literal b) por su financiamiento, en:
Pensionados: están financiados con las pensiones que pagan los padres de familia
POLÍTICA Y ESTRATEGIA
Art. 8.- La Unidad Educativa Particular “Charles Darwin” con la implementación del Modelo
de Calidad E.F.Q.M. y la Norma ISO 9001 – 2000 definió su política de calidad que
comprende la misión, visión, objetivos, valores y estrategia que le permitirán mejorar
continuamente todos y cada uno de los procesos establecidos al interior del colegio,
especialmente su servicio educativo que fue motivo de las certificaciones con acreditaciones
internacionales: UKAS de Reino Unido y SAS de Suiza.
PERFIL DEL DOCENTE
Tener una alta formación científica y humana
Ser capaz de analizar y aplicar innovaciones pedagógicas.
Ser capaz de aplicar técnicas participativas y grupales.
Tener pensamiento crítico y creativo.
Demostrar equilibrio y madurez emocional.
Ser respetuoso de los derechos humanos y del ambiente.
Aplicar eficazmente la psicología en la comunicación, con los estudiantes, docentes,
directivos y la sociedad.
Demostrar liderazgo y actitud de mejora permanentemente.
Estar comprometido y colaborar con los modelos de calidad
PERFIL GENERAL DEL BACHILLER
Organigrama Institucional
ALTA DIRECCION ADMINISTRATIVO
VICERRECTORADO
INSPECCIÓN GENERAL
PROFESORES DE CURSO
COLECTURÍA
BIBLIOTECA Y SERVICIOS
ALUMNOS CONTADOR RECURSOS HUMANOS
DIRECTOR DE PRIMARIA
GERENTE FINANCIERO RECTORADO
DEP. MEDICO
COORDINACIÓN PRE - PRIMARIA
DOBE
PROFESORES DE GRADO PROFESORES DE PRE-PRIMARIA
SECRETARIA GENERAL
