INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA UNIDAD PROFESIONAL ZACATENCO
--- SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE POSGRADO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS
MAESTRÍA EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS
“SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA OPERACIÓN Y
TOMA DE DECISIONES EN PROCESOS DE: COMPRAS, VENTAS, Y CONTABILIDAD DE UNA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA”
TESIS
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
MAESTRO EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS PRESENTA:
LIC. TONÁHTIU ARTURO RAMÍREZ ROMERO
DIRECTOR DE TESIS:
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
SECRETARÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO
CARTA DE CESIÓN DE DERECHOS
En la ciudad de México, Distrito Federal, el día 20 de febrero del año 2007, el que suscribe Tonáhtiu Arturo Ramírez Romero, alumno del Programa de Maestría en Ingeniería de Sistemas con número de registro B031618, adscrito a la Sección de Estudios de Posgrado e Investigación de la ESIME unidad Zacatenco, manifiesta que es autor intelectual del presente Trabajo de Tesis bajo la dirección del M. en C. Leopoldo Alberto Galindo Soria y cede los derechos del trabajo intitulado: “Sistema de información para la operación y toma de decisiones en procesos de: Compras, ventas, y contabilidad de una pequeña y mediana empresa”, al Instituto Politécnico Nacional para su difusión, con fines académicos y de investigación.
Los usuarios de la información no deben reproducir el contenido textual, gráficas o datos del trabajo sin el permiso expreso del autor y/o director del trabajo. Este puede ser obtenido escribiendo a la siguiente dirección: [email protected]. Si el permiso se otorga, el usuario deberá dar el agradecimiento correspondiente y citar la fuente del mismo.
compras, ventas y contabilidad de una pequeña y mediana empresa.
Resumen
La presente tesis tiene como objetivo desarrollar un sistema de información basado en computadoras para apoyar algunas labores administrativas como es el caso de: Compras, ventas, manejo de inventarios, empleados; así como, un almacén de datos (Data WareHouse), pensado para pequeñas y medianas empresas.
En primera instancia, se ubica el presente proyecto con respecto a un marco conceptual y un marco contextual.
Posterior a ello, se hizo un análisis de la situación al inicio del proyecto, tomando como muestra dos pequeñas empresas, para observar, cómo manejan su información, así como para detectar los flujos de información y los procesos que intervienen en sus operaciones. En esta sección también se fijaron el objetivo general como los objetivos particulares de la tesis.
Terminado este análisis se procedió a determinar las metodologías a usar para la construcción del sistema basado en computadoras; así como, para la construcción del almacén de datos para apoyo a la toma de decisiones (Data WareHouse). Ya determinadas éstas, se procedió a la construcción de una tabla sistémica que es una forma ordenada y simplificada de los procesos y datos que intervienen en el sistema. Con base en el análisis de esta tabla se propuso una solución global.
Concluido el paso anterior, se diseñó la estructura global de la arquitectura del sistema, y se diseñó e implanto la base de datos del sistema.
Con el diseño global del sistema y de la base de datos, se detalló el diseño y construcción de los subsistemas de: Compras, ventas, empleados, inventarios, clientes, proveedores, señalando que en cada subsistema se definió correctamente las funciones que realizaría, con el fin de limitar el alcance de los subsistemas; así como la elaboración de los diagramas de procesos. También, se desarrollaron los reportes de clientes, proveedores e inventarios.
En una siguiente fase, se diseñó y construyó un almacén de datos para la toma de decisiones (Data WareHouse), y en donde lo primero fue aplicar la metodología, y después se efectuaron las siguientes actividades: Diseño de un esquema estrella; diseño de una tabla de hechos creación de su respectiva base de datos; crear los diagramas de procesos y finalmente, el diseño y construcción de las interfaces de entrada y salida.
Information system for management control, support decisions in of purchases, sales, handling of inventories, employees and account of PyME
Abstract
The present thesis must as objective develop an information system based on computers to support some administrative workings as it is the case of purchases, sales, handling of inventories, employees as well as a data store (Data WareHouse), thought for small and medium companies.
First project with respect to a conceptual frame is located the present as much contextual.
Later to it a situation analysis was made at the beginning of the project, taking as it shows two small companies, to observe how it is that they handle his information, as well as to detect the flows of information and the processes that take part in their operations. To this section also they paid attention so much the general mission as the particular objectives of the thesis.
Finished this analysis it was come to determine the methodologies to use so much for the construction of the system based on computers as well as for the construction of data store for support to the decision making (WareHouse Data). Already determined these, one came to the construction of a systemic table that is a form ordered and simplified of the processes and data that take part in the system. With base in the analysis of this table a global solution is proposed
Concluded the previous step it was come to design the global structure of the architecture of the system, and design the data base that served as sustenance the system.
Having the global design of the system and the data base one came with the design and construction of subsystem of: Employees, sales, purchases, inventories, clients, suppliers, indicating that in each subsystem one correctly defined the functions that would make, with the purpose of limiting the reach of the subsystems; as well as the diagrams of processes were elaborated. Also the reports of clients, suppliers were developed, inventories.
In a following phase, a data store for the support decisions was designed and constructed (Data WareHouse), first it was to apply the methodology, and later the following activities: Design of a diagram star, design of table of facts creation of its respective data base, to create the diagrams of processes finally and the design and construction of the input/output interfaces.
Página
Resumen Abstract
Índice i
Índice de figuras iv
Índice de tablas vi
Glosario de términos vii
Introducción y presentación al proyecto de tesis ix
0.1 Introducción al proyecto de tesis ix
0.2 Actividades para el desarrollo de la tesis x
0.3 Presentación del documento de tesis xii
Capítulo 1. Marco conceptual y contextual
1.1 Marco conceptual 2
1.1.1 Pirámide conceptual 3
1.1.2 Breve descripción de términos principales de la pirámide conceptual 3
1.2 Marco contextual 8
Capítulo 2. Análisis de la situación actual al inicio del proyecto de tesis
2.1 Análisis y diagnóstico del sistema de información actual 11
2.2 Justificación del proyecto de tesis 17
2.3 Objetivos del proyecto de tesis 18
2.3.1 Objetivo general 18
2.3.2 Objetivos particulares 18
Capítulo 3. Fase de análisis para el desarrollo del sistema de información
3.1 Metodología para el desarrollo del sistema de información basado en
computadoras(SIBC) [Galindo, 2007b] 23
3.2 Aplicación de la etapa de análisis 23
Subfase 1.1 Conocimiento del medio ambiente 23
Subfase 1.2 Análisis y diagnóstico del sistema actual. 38
Actividad 1.2.1 tabla sistémica 38
Actividad 1.2.2 Elaborar la tabla sistémica 38
Subfase 1.3 Propuesta general de solución. 40
Actividad 1.3.1 Plan de trabajo para el desarrollo del sistema de
información 42
Actividad 1.3.2 Estructura del nuevo Sistema de información basado en
computadoras. 41
Actividad 1.3.3 Elaboración del diagrama de flujo de datos del SIBC
propuesto 42
Página
Capítulo 4. Diseño, construcción y operación del SIBC
4.1 Diseño global de la arquitectura del sistema 52 4.2 Diseño de la base de datos del sistema de información basado en
computadoras 53
4.2.1. Modelo Entidad – Relación (Modelo conceptual) 54
4.2.2 Modelo Relacional (Modelo lógico) 57
4.2.3 Diccionario de datos (Modelo físico) 61
4.3 Diseño, construcción, implementación y operación del subsistema de
empleados 62
4.3.1 Funciones a realizar 62
4.3.2 Diagramas de los procesos 63
4.3.3 Diseño de interfases de: Entradas / salidas a desplegar 64
4.4 Diseño, construcción, implementación y operación del subsistema de
Ventas 65
4.4.1 Funciones a realizar 65
4.4.2 Diagramas de procesos 66
4.4.3 Diseño de interfases de: Entradas / salidas a desplegar 68
4.5 Diseño, construcción, implementación y operación del subsistema de
Compras 70
4.5.1 Funciones a realizar 70
4.5.2 Diagramas de los procesos 70
4.5.3 Diseño de interfases de: Entradas / salidas a desplegar 72
4.6 Diseño, construcción, implementación y operación del subsistema de
Inventarios 73
4.6.1 Funciones a realizar 73
4.6.2 Diagramas de procesos 74
4.6.3 Diseño de interfases de: Entradas / salidas a desplegar 75
4.7 Diseño, construcción, implementación y operación del subsistema de
Clientes 77
4.7.1 Funciones a realizar 77
4.7.2 Diagramas de procesos 78
4.7.3 Diseño de interfases de: Entradas / salidas a desplegar 79
4.8 Diseño, construcción, implementación y operación del subsistema de
Proveedores 79
4.8.1 Funciones a realizar 79
4.8.2 Diagramas de los procesos 79
4.8.3 Diseño de interfases de: Entradas / salidas a desplegar 80
4.9 Reportes o salidas diversas e impresos por cada subsistema 81
4.9.3 Inventarios 82
4.9.4 Clientes 84
4.9.5 Proveedores 85
Página
Capítulo 5. Desarrollo del almacén de datos para la toma de decisiones
(Data WareHouse)
5.1 Metodología LGS para la construcción de sistemas de almacén de datos
(Data Warehouse) [Galindo, 2005b] 89
5.2 Diseño de esquema estrella del almacén de datos general (Data
WareHouse) 92
5.3 Diseño de la Tabla de hechos 94
5.3.1 Creación de la base de datos “Cubo de datos” en una base
multidimensional 94
5.3.2 Diagramas de los procesos 95
5.3.3 Diseño de interfases de: entradas / salidas a desplegar. 96
Capítulo 6. Valoración de objetivos, trabajos futuros y conclusiones del
proyecto de tesis
6.1 Valoración de objetivos 101
6.2 Trabajos futuros 101
6.3 Conclusiones del proyecto de tesis 102
Referencias
Bibliografía 103
Referencias a Internet 105
Anexos
A Sistema de instalación automático A.1
B Análisis CAOS (Criterios – Alternativas – Objetivos – Selección) B.2 C Descripción detallada de las metodologías empleadas C.1 D Programa documentador de bases de datos Analista 1.0.0.89 D.1 E Diccionario de datos de SIBC producto de la tesis E.1 F Cuestionario aplicado al administrador de una PyME objeto de estudio F.1
Índice de figuras
Página
0.1 Mapa mental del Sistema de apoyo informático ix
0.2 Modelo del proyecto de tesis xiii
0.3 Metodologías a usar en el desarrollo del proyecto de tesis xiv
1.1 Pirámide conceptual 3
1.2 Áreas comunes de una PyME 8
2.1 Estructura básica del sistema actual SC 1.0 12
2.2 Diagrama de procesos de una compra en la empresa B 15
3.1 Metodología para el desarrollo de sistemas de información
basados en computadoras [Galindo, 2007] 20
3.2 Mapa mental global de la empresa A 24
3.3 Mapa mental global de la empresa B 26
3.4 Estructura organizacional de la empresa A 28
3.5 Estructura organizacional de la empresa B 29
3.6 Diagrama nivel 0 del sistema de información actual 32 3.7 DFD - Diagrama de flujo de datos del sistema actual 33 3.8 Interfase de captura de compras del sistema actual SC 1.0 36 3.9 Interfase de salida de proveedores del sistema actual SC 1.0 37 3.10 Estructura normativa de uso del sistema propuesto 42 3.11 Diagrama de caja negra del sistema de información propuesto 43 3.12 Diagrama de flujo de datos del sistema de información propuesto 44 3.13 Tabla visual de contenidos del sistema propuesto 47 3.14 Estructura o cuadro al nivel de los SIBC
4.1 Arquitectura del sistema de información basado en
computadoras 52
4.2 Modelo E-R (Conceptual) de la base de datos para el sistema
SC 2.0 - Todo 54
4.3 Modelo E - R (Conceptual) de la BD para el SIBC SC 2.0 parte 1
de 2. 55
4.4 Modelo E-R (Conceptual) de la BD para SIBC SC 2.0 parte 2 de
2 56
4.5 Modelo Relacional (lógico) de la BD para sistema SC 2.0 - Todo 57 4.6 Modelo Relacional (lógico) de la BD para sistema SC 2.0 – 1 de
Índice de figuras
Página
4.7 Modelo Relacional (lógico) de la BD para sistema SC 2.0 – 2 de
3 59
4.8 Modelo Relacional (lógico) de la BD para sistema SC 2.0 – 3 de
3 60
4.9 Modelo E-R (conceptual) del sistema Analista 1. 61 4.10 Modelo Relacional (lógico) del sistema Analista 1. 61 4.11 Diagrama de procesos del subsistema de empleados 63
4.12 Interfase de entrada de alta de empleados 64
4.13 Diagrama HIPO del subsistema de ventas 66
4.14 Diagrama de flujo de datos clásico de ventas 67 4.15 Interfase de entrada para elaboración de facturas 68 4.16 Diagrama Warnier-Orr para el subsistema de compras 70 4.17 Diagrama de flujo de datos clásico del subsistema de compras 71
4.18 Interfase de entrada de compras 71
4.19 Diagrama de flujo de datos clásico del manejo de categorías de
productos. 73
4.20 Diagrama de flujo de datos clásico de actualización de precios a
la venta 74
4.21 Interfase de entrada de alta de categorías de productos 1/2 74 4.22 Interfase de entrada de alta de categorías de productos 2/2 75 4.23 Interfase de actualización de porcentaje general de utilidad 75 4.24 Diagrama de flujo de datos clásico del reporte de clientes. 77
4.25 Interfase de entrada para alta de clientes 78
4.26 Diagrama de flujo de datos clásico del reporte de proveedores 79 4.27 Interfase de entrada para alta de proveedores 80 4.28 Interfase para la generación del reporte de personal 81
4.29 Interfase de salida del personal 81
4.30 Interfase de entrada del generador del reporte de inventarios 82 4.31 Interfase de salida del reporte de inventarios 83 4.32 Interfase de entrada del generador del reporte de clientes 84 4.33 Interfase de salida del reporte de clientes 84 4.34 Interfase de entrada del generador del reporte de proveedores 85 4.35 Interfase de salida del reporte de proveedores 85
5.1 Metodología para el desarrollo de un Data WareHouse
[Galindo,2005b] 89
5.2 Esquema estrella del Data WareHouse 93
5.3 Diagrama de flujo de datos clásico del Data WareHouse 95
5.4 Interfase de entrada del Data WareHouse 96
Índice de tablas
Página 0.1 Marco metodológico para el desarrollo de la tesis x 1.1 Aspectos considerados para definir una Pequeña y mediana
empresa PyME 6
1.2 Comparativo de países para definir tamaño de empresas 6
2.1 Ventajas y desventajas del sistema de información actual (SC 1.0) 14 2.2 Ventajas y desventajas de los métodos actuales en la empresa A 16
2.3 Ventajas y desventajas en ambas empresas 17
3.1 Tabla sistémica del sistema computacional actual, en la empresa
A. 39
3.2 Plan de trabajo 40
3.3 Tabla sistémica propuesta 44
3.4 Tabla comparativa de costo - beneficio 44
3.5 Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) del
Glosario de términos, abreviaturas o siglas.
Término Descripción
3FN (3 Normal forms) Forma Normal 3, se refiere a aplicar la normalización de tablas hasta la regla 3
Área de
compras Esta área se encarga de seleccionar entre los proveedores los productos que requiere en el área de ventas en ocasiones en la área de manufactura, dependiendo del tipo de compañía
ADSL. Asymmetric Digital Subscriber Line ("Línea de Abonado Digital Asimétrica"). Este es un sistema de transmisión asíncrono, que permite el manejo de más alta velocidad, utilizando la línea telefónica para conectarse al Internet.
Área de
contabilidad Esta área es prácticamente de control, aquí no se vende, ni se compra, tampoco se contrata, pero si lleva registros de las operaciones de la empresa, operaciones de ingreso(ventas), egreso(compras), diario.
Área de
ventas En una empresa esta área está encargada de lo relacionado con las ventas de productos o servicios de una empresa, y normalmente es el área de ingresos económicos a la compañía.
Clipper Lenguaje de programación y compilador, orientado al manejo de datos.
Constrains Término usado en bases de datos para definir una restricción de acceso.
CRM Customer Resource Planning, se refiere a sistemas adaptables a las necesidades del usuario, este tipo de sistemas tienen una sección que permite al usuario administrador configurar reportes o reglas de negocios, para ser usado por el usuario final.
Data Mart Es una vista lógica de los datos originales proporcionados por alguna área dentro de la empresa, mediante algún sistema o módulo como por ejemplo: compras, ventas, empleados, contabilidad.
Data
WareHouse Un almacén de datos o Data WareHouse es una colección de datos orientadas a un tipo de negocio integrado, almacenado sobre algún manejador de bases de datos y variable en el tiempo que funciona como herramienta en la toma de decisiones de una empresa.
Delphi Lenguaje de programación basado en el lenguaje Pascal, orientado objetos.
Dimensión Variable a considerar para elaborar reportes analíticos, una dimensión normalmente es el tiempo, aunque pueden ser otros conceptos como ventas, compras, empleados, costo, etc.
Diagrama
Termina
Término Descripción
Diccionario
de datos Documento que contiene las tablas y los campos que componen una base de datos, con una descripción de estos datos. Empresa
Grande En México una empresa grande se considera por el número de empleados que en ella labora y se considera así cuando cuenta con más de 500 empleados, ejemplo.
Empresa
mediana En México una empresa mediana se considera por el número de empleados que en ella labora y se considera así cuando a lo más tiene 500 empleados, ejemplo.
Empresa
pequeña Una empresa pequeña es cuando tiene más de 30 empleados y hasta 100, ejemplo. Llave
primaria Es un identificador único, mediante el cual se puede indexar el contenido de una tabla o bien puede identificarse como el índice de los registros.
Linux. Sistema operativo, de dominio común, dicho en otras palabras puede ser copiado y distribuido libremente, y el código mediante el cual ha sido desarrollado esta disponible. Actualmente, quizá es el mejor sistema operativo para servidores, en cuanto a relación costo-beneficio
Kylix Lenguaje de programación basado en la herramienta computacional Delphi para el sistema operativo Linux.
MDDB Multi Dimensional DataBase - Base de datos multidimensional.
PyME Pequeña y Mediana Empresa, una pequeña empresa se considera si tiene menos de 30 empleados y una mediana si tiene hasta 500 empleados.
“Scripts” Un código computacional que desarrolla una función especifica.
Sistema Se trata de un conjunto de elementos o sistemas interrelacionados entre si, que persiguen un fin común. [Van Gigh, 2001]
Sistema de información para la Toma de Decisiones
La función de los sistemas para apoyo a la toma de decisiones, es extraer la información que generan los sistemas operacionales. Posterior a ello la presentan de forma resumida, normalmente para uso de los ejecutivos de la empresa.
Sistema
operacional Es un sistema computacional, que normalmente utiliza el usuario final. Algunos ejemplos de estos sistemas pueden ser subsistemas de: Compras, ventas, inventarios, empleados, contabilidad.
Sistema
Suave Este tipo de sistemas se caracteriza por no tener un fuerte sustento matemático, por ejemplo los sistemas computacionales administrativos, a diferencia de los sistemas duros como es el caso de sistemas de optimización matemática o métodos numéricos. Programas usados para ingeniería.[Peón, 2001]
0.1 Introducción al proyecto de tesis.
Pensando en las necesidades actuales de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), se ha observado que éstas tienen problemas para controlar sus procesos y eso se debe a que muchas aun utilizan métodos manuales para procesarla, u otros con un poco más de ayuda usan hojas electrónicas, para efectuar el control en distintas áreas como: Contabilidad, ventas, compras, garantías, almacén y vendedores, entre otras funciones.
Todo esto, redunda en: Errores, duplicidad de información, procesos lentos, e inclusive, información defasada de los inventarios. Ante esta situación, los pequeños empresarios han buscado soluciones y han observado algunos programas computacionales, pero se han encontrado, que se venden muchos productos y muy segmentados, por ejemplo el sistema computacional de ventas se limita exclusivamente a facturación; además, las licencias(Permiso de autor para usar el programa) de software son caras.
[image:14.612.71.545.493.714.2]Observando estos problemas, se plantea el desarrollo de un producto que albergue las funciones básicas de una PyME como son: Ventas, compras, inventarios, empleados, almacén de datos para apoyo en la toma de decisiones, etc; así como sus respectivos reportes. En el siguiente mapa mental [Buzan, T. 1996], se puede ver de forma general lo que envuelve al sistema de apoyo informático propuesto, que incluye las áreas previamente mencionadas:
0.2 Actividades para el desarrollo de la tesis.
En esta sección se presenta una tabla que engloba el marco metodológico que se usará para el desarrollo de la tesis. Ésta presenta 4 columnas: Las metodologías con sus actividades, las técnicas que se emplearán, las herramientas y finalmente las metas o productos particulares a lograr:
Metodología Actividades (¿Qué hacer?)
Técnicas
(¿Cómo hacer?) (¿Con qué hacer?) Herramientas (¿Qué obtener en Metas particular?) ! " # $ " $ % ! $ & ' ( ) * + , - # -' " ' , . / 0 /
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0.3 Presentación del documento de tesis.
Esta tesis es un trabajo estructurado que trata de un sistema de información basado en computadoras que pueda servir como herramienta de apoyo en el control administrativo en las áreas de ventas, compras, inventarios en pequeñas y medianas empresas.
Para su presentación este documento consta de varios capítulos y otras secciones que se enuncian a continuación:
Primero, se cuenta con una introducción que hace un resumen de toda la tesis, posterior a ello se muestra una sección de presentación de la metodología para el desarrollo del proyecto de tesis
El capítulo 1, describe el marco conceptual y contextual, el marco conceptual muestra los principales conceptos que se emplean en la tesis y el marco contextual presenta donde se ubica el proyecto de tesis.
Ahora, el capítulo 2, muestra un análisis de la situación de los procesos al inicio del proyecto de tesis, así como su diagnóstico correspondiente, también se presentan: La justificación y los objetivos de la tesis.
Posteriormente, el capítulo 3, muestra un análisis de la situación actual de los sistemas, así como también del sistema informático propuesto. Entre los aspectos que se observan se encuentran los siguientes: Elaboración de diagramas de caja negra o diagramas 0, diagramas de flujo de datos por proceso involucrado y al final del capítulo se presenta un plan de trabajo.
A continuación, el capítulo 4, se refiere al diseño, construcción y operación del sistema, en ese capítulo se construye la arquitectura global, así como se define e implanta la base de datos, por otra parte se elaboran las interfaces de entrada y salida,
Después, el capítulo 5, presenta el diseño del almacén de datos para la toma de decisiones (Data WareHouse), describe su diseño, construcción y operación.
Por último, el capítulo 6, se enfoca a observar los objetivos cumplidos y con base a ello como se sabe los sistema siempre son mejorables o bien se observa que su alcance puede ir más lejos o bien adaptar a nuevas tecnologías para ello también se valoran los trabajos futuros a realizar,
Además, se agrega la bibliografía y la referencias a Internet.
Ahora en la figura 0.2, se presenta un esquema que modela la estructura de elaboración del proyecto de tesis:
Igualmente, a continuación se presenta un esquema que engloba las metodologías que han de usarse para el desarrollo del proyecto de tesis y se aprecia en la figura 0.3:
Figura 0.3 Metodologías a usar en desarrollo del proyecto de tesis.
En la figura 0.3, se pueden apreciar las tres metodologías que han se usarse para el desarrollo del proyecto de tesis, en primer lugar se ve a la extrema izquierda la metodología propuesta por [Galindo, 2005a], para desarrollo de tesis, y en la actividad 5, se incluye otra metodología que se trata de una especifica para desarrollo de sistemas de información basado en computadoras propuesta por [Galindo,2007b] y finalmente, en el subactividad 2.3, se usa otra metodología que es la de desarrollo de Data WareHouse [Galindo, 2005b], dado que en la presentación de la interfases de entrada / salida se desarrollará un almacén de datos, de apoyo a la toma de decisiones.
En este capítulo, se verá el marco conceptual, que no es otra cosa que los principales conceptos involucrados en la tesis, así como también se verá su pirámide conceptual, mostrando desde los elementos básicos y fundamentales hasta llegar al sistema mismo.
Posterior a ello se verá el marco contextual donde se hablará de las PyMEs y su medio ambiente.
1.1 Marco conceptual.
Para introducir a detalle en el proyecto de tesis, primero se presentan los elementos conceptuales involucrados con el mismo, para tal fin, se presenta un esquema en forma de pirámide conceptual [Galindo, 2005a], en la cual se definen los conceptos más generales en su base y conforme se va ascendiendo en la misma se colocan los conceptos más específicos correspondientes.
1.1.1 Pirámide conceptual.
Figura 1.1 Pirámide conceptual
Ahora, se describen brevemente los conceptos principales presentados en la pirámide conceptual (independientemente, de la descripción detallada ya en el glosario):
1.1.2 Breve descripción de los términos principales de la pirámide.
Sistema.
Se trata de un conjunto de elementos o sistemas interrelacionados entre si, que persiguen un fin común. [Van Gigh, 2001].
Sistema Suave:
Sistema Operacional.
Es un sistema computacional, que normalmente utiliza el usuario final por ejemplo subsistemas de: Compras, ventas, inventarios, empleados, contabilidad. [Fuente propia]; y normalmente, son de uso constante
SITD (Sistema de información para la Toma de Decisiones)
La función de los sistemas para apoyo a la toma de decisiones, es extraer la información que generan los sistemas operacionales. Posterior a ello la presentan de forma resumida, normalmente para uso de los ejecutivos de la empresa.
Aunque los Data WareHouse son para toma de decisiones no son lo mismo que los SITD, ya que es posible usar sistemas convencionales para apoyo a la toma de decisiones.
Data WareHouse (DW)
Un almacén de datos o Data WareHouse es una colección de datos orientadas a un tipo de negocio integrado, almacenado sobre algún manejador de bases de datos y variable en el tiempo que funciona como herramienta en la toma de decisiones de una empresa [Inmon,1990].
Un almacén de los datos es, sobre todo, un expediente de una empresa más allá de la información transaccional y operacional, almacenado en una base de datos diseñada para favorecer análisis y la divulgación eficientes de datos (especialmente OLAP - procesamiento analítico en línea (On-Line Analytical Processing).
Los almacenes de los datos contienen a menudo grandes cantidades de información que se subdividen a veces en unidades lógicas más pequeñas llamadas los centros comerciales dependientes de los datos.
Generalmente, dos ideas básicas dirigen la creación de un almacén de los datos:
• Integración de los datos de bases de datos distribuidas y normalmente
estructuradas de forma distinta, y dicha integración facilita una descripción global y un análisis comprensivo en el almacén de los datos.
• Separación de los datos usados en operaciones diarias, de los usados en el
almacén de los datos.
Periódicamente, se importan datos a la base del almacén de información procedentes de los sistemas de planeación de recursos de la empresa (ERP – Enterprise Resource Planning) y de otros sistemas de software relacionados al negocio para la transformación posterior.
Data Mart (DM) [Inmon,1990] [Galindo, 2005b]
Un Data Mart es una vista lógica de los datos originales proporcionados por alguna área dentro de la empresa mediante algún sistema o módulo como por ejemplo: Compras, ventas, empleados, contabilidad. Se puede decir que un Data Mart DM, es un Data WareHouse, pero enfocado a un departamento en particular de la empresa
La información generada por un Data Mart puede enviarse a un DW y operará como otra dimensión, dentro de su estructura.
Los cubos de información (DataMarts) se producen rápidamente. A ellos, se les aplican las reglas de seguridad de acceso necesarias La información estratégica está clasificada en: Dimensiones y Variables. El análisis está basado en las dimensiones y por lo tanto es llamado: Análisis multidimensional, llevando estos conceptos a un DW: Un Data WareHouse es una colección de datos que está formada por Dimensiones y Variables, entendiendo como Dimensiones a aquellos elementos que participan en el análisis y Variables a los valores que se desean analizar.
Por otra parte, se tienen los siguientes conceptos sobre empresa:
El criterio para considerar el tamaño de una empresa en México se basa en el número de empleados que en ella labora:
Empresa Grande
Se considera grande cuando cuenta con más de 500 empleados, ejemplo:
500 < empresa grande.[FUNDES,2007]
Empresa Mediana
Se considera mediana cuando a lo más tiene 500 empleados, ejemplo
100 < empresa mediana < 501[FUNDES,2007]
Empresa pequeña
Una empresa pequeña es cuando tiene más de 30 empleados y hasta 100, ejemplo:
30 < empresa pequeña < 101[FUNDES,2007]
Empresa Micro
Una empresa micro es cuando tiene a más 30 empleados, ejemplo:
Pero en otros países latinoamericanos se consideran otros aspectos como: Empleo, ventas, Activos y otros.
En la tabla 1.1, se muestran los conceptos considerados por otros países usados para determinar el tamaño de las empresas:
Empleo Ventas Activos otros
Argentina X
Bolivia X X X
Chile X X
Colombia X X
Costa Rica X X X X
El Salvador X X
Guatemala X
México X
Panamá X
Venezuela X X X
Tabla 1.1 Aspectos considerados para definir una Pequeña y Mediana Empresa PyME.
Fuente. www.fundes.org
A continuación, se muestra la tabla 1.2, que presenta las cantidades necesarias en los distintos países para determinar el tamaño de una empresa:
Micro
hasta Pequeña hasta Mediana hasta Grande más de
Argentina (ventas)1 .5 3 24 24
Bolivia (empleo)2 10 19 49 49
Chile (empleados) 4 49 199 199
Colombia (empleo) 10 50 200 200
Costa Rica (empleo) 10 30 100 100
El Salvador (empleo) 4 49 99 99
Guatemala 10 25 60 60
México 30 100 500 500
Panamá (ingresos)3 150000 1000000 2500000 2500000
Venezuela (empleo) 10 50 100 100
Tabla 1.2 Comparativo de países para definir tamaño de empresas
Notas.
1. En millones de pesos en el rubro de manufactura, en comercio es el doble 2. Viceministerio de microempresa, ministerio de trabajo 2002.
Área de ventas.
En una empresa esta área está encargada de lo relacionado con las ventas de productos o servicios de una empresa, y normalmente es el área de ingresos económicos a la compañía.
Área de compras
Esta área se encarga de seleccionar entre los proveedores los productos que requiere en el área de ventas en ocasiones en la área de manufactura, dependiendo del tipo de compañía. En la mayoría de casos esta empresa está encargada de buscar el mejor producto al mejor precio.
Área de contabilidad
1.2 Marco contextual.
Una vez visto el marco conceptual, se puede describir ahora el correspondiente contextual en que enmarca la tesis.
Las micro, pequeñas y medianas empresas cuentan con amplia interacción con su medio ambiente. Además, la sociedad cada día está más inmersa en la economía global, en la cual la competencia es cada día mayor, aunado a que las condiciones de competitividad en el país no son las más óptimas, a consecuencia de ello cada vez vemos más y más compañías y productos procedentes del exterior.
Ante esta situación se tiene que afinar los procesos administrativos así como sus controles, con el fin de poder continuar en el mercado.
Además, en nuestro país es obligación de toda empresa física o moral llevar un control contable y presentar declaración de impuestos, las empresas igualmente deben llevar el control de sus inventarios, empleados, compras, ventas y claro contabilidad, para la visión global de la empresa
Una PyME normalmente está constituida básicamente, con los elementos mostrados en la figura 1.2:
Figura 1.2 Áreas comunes de una PyME
Aunque hoy en día muchas, si no es que la mayoría de empresas pequeñas, llevan ese control en cuadernos e incluso en hojas sueltas, hay otras que ya comienzan con el uso de herramientas como la computadora y cajas registradoras.
Las PyMEs objeto de estudio sobre las cuales será basado principalmente este proyecto de tesis son dos:
1. Una empresa de compra y venta de productos de computación, esta empresa cuenta con 3 empleados por lo que se considera una microempresa, y mantiene un volumen de 4 operaciones por día.
2. Empresa de venta de productos de línea blanca, así como transportación terrestre de productos no perecederos, ni peligrosos. Esta empresa mantiene un promedio de 100 operaciones por día y cuenta con 40 empleados en distintos lugares. Y tomando en cuenta la tabla 1.2, se considera una empresa pequeña
En este capítulo, se presentó donde se localiza el proyecto de tesis dentro de un marco conceptual y contextual. Para ello, se empleó una estructura llamada “pirámide conceptual” y posteriormente, se describieron los conceptos o términos usados en dicha pirámide.
En este capítulo, se verá cual es la situación al inicio del proyecto de tesis, en cuanto al manejo de la información en dos pequeñas empresas, al identificar primordialmente los métodos manuales, así como las herramientas computacionales, usadas como apoyo en el control administrativo. Analizado lo anterior se elaborará una tabla de ventajas y desventajas de dichos métodos para justificar el desarrollo de esta tesis. Posterior a ello se definirán los objetivos, tanto el general como los particulares.
2.1 Análisis y Diagnóstico del sistema de información actual.
Las dos empresas objeto de estudio de este proyecto de tesis (previamente mencionadas en el marco contextual), se les considera PyMEs, la primera a considerar es una micro empresa considerando el criterio de la tabla 1.2, y la segunda empresa se considera pequeña empresa siguiendo el mismo criterio de la misma tabla.
Dado que tratamos de dos empresas, se procede a identificarlas, las primera tiene como giro comercial, compra – venta de equipo computacional y consumibles así como servicios informáticos y la segunda empresa se dedica a la compra – venta de productos de línea blanca y electrónicos, aunque también presta servicios de transportación. En lo siguiente de la tesis, a la primer empresa aquí mencionada se le denominará la empresa A y la segunda dedicada a comercializar línea blanca se le denominará empresa B. Y ambas serán analizadas de forma independiente a continuación:
Análisis y diagnóstico del sistema de información actual en la empresa A.
La empresa A es una microempresa, que se dedica a la compra - venta de productos computacionales, consumibles para impresoras, así como componentes periféricos a las computadoras, pero también proporciona servicios informáticos como asesoría, soporte técnico y en algunos casos capacitación en el área informática.
Toda esta actividad comercial, se registra con fines de control administrativo. Esta empresa actualmente se apoya en el uso de la computadora, para llevar este control, y aunque usa un sistema basado en computadoras, este sistema es antiguo y se observa que ya no cumple algunos requerimientos de la empresa.
Figura 2.1 Estructura básica del sistema actual SC 1.0
En la figura 2.1, se puede apreciar que los 5 módulos se unifican bajo un módulo central y al conjunto de todos los módulos se le llama SC 1.0, y a continuación se describen las funciones básicas de los módulos:
Reportes.
Este módulo permite generar reportes del tipo:
- Proveedores. Ordenados de forma descendente en cuanto a monto económico comprado.
- Clientes. Ordenados de forma descendente en cuanto al monto económico vendido.
- Balanza de comprobación. Este reporte lo presenta a cuatro columnas, la primera presenta el concepto del cargo contable, la segunda el concepto del abono contable, la tercera la cantidad monetaria del cargo contable, y la cuarta la cantidad monetaria del abono contable. Al final nos presenta el total monetario en la tercera y cuarta columna, con el fin de verificar que las cantidades sean iguales.
- Estado de resultados. Primero presenta los activos de la empresa y después los pasivos y el capital, así como totales, para usarlo en la comprobación contable.
- Libro diario. Este reporte presenta el registro diario de las operaciones contables de la empresa, ordenadas por fecha en forma ascendente.
Catálogos
Este módulo permite ingresar hipercuentas (Cuentas que pueden albergar cuentas y subcuentas), como: Activo, pasivo, capital, o cuentas como: Bancos, inventarios, clientes y también subcuentas como: Algún cliente en particular o un número de cuenta bancaria en particular. Estas cuentas a su vez son usadas para el registro de las operaciones de la empresa.
Inventarios.
Este módulo permite manejar: Números de serie, búsqueda de productos, consultas para procesamiento de garantías.
Compras.
Este módulo permite ingresar al sistema los productos adquiridos.
Ventas.
Este módulo permite generar facturas o remisiones, y de forma automática afecta los datos en inventarios.
Reportes.
Permite visualizar a pantalla o enviar a una impresora la información ordenada. El tiempo de respuesta es rápido, el reporte que se observó que más se tardaba en su ejecución era de aproximadamente 2 minutos, el usuario del sistema comentó que consideraba que este tiempo no era excesivo, ni afectaba las funciones la empresa.
Posterior al análisis de las funciones del sistema SC 1.0, se procede a investigar algunos datos del contexto de este sistema.
El sistema fue desarrollado hace 8 años, especialmente para la empresa A. Se desarrolló en un lenguaje de programación orientado al manejo de datos llamado: Clipper, sobre la plataforma en modo de texto sobre el sistema operativo DOS.
Que en su momento cubrió las necesidades, desempeñando las funciones previamente descritas como módulos, pero, empezó a presentar problemas, que resultaban muy difíciles de remediar, dado el lenguaje sobre el cual se había desarrollado.
Ventajas Desventajas El sistema puede ejecutarse en
equipos computacionales de poca capacidad
El sistema no está diseñado para correr sobre windows XP, u otro sistema operativo actual, con ello se pierde la capacidad del uso de los nuevos dispositivos de almacenamiento y conectividad.
La base de datos es muy sencilla. El código fuente del sistema informático actual llegó al tamaño máximo que el compilador Clipper puede soportar, por tanto ya no se puede agregar mas funciones.
El formato de fecha es de dos dígitos, con lo cual presenta problemas para extenderlo a 4, y por lo tanto no maneja correctamente el año 2000 o una mayor.
El sistema no corre sobre una plataforma gráfica.
El sistema informático basado en computadoras, maneja un sistema de archivos dbf (Data Base File), que no permite el uso del lenguaje SQL (Simple Query Language)
La estructura de datos no está diseñada para concurrencia con múltiples usuarios.
Tabla 2.1 Ventajas y desventajas del sistema de información actual SC 1.0
Análisis y diagnóstico del sistema de información actual en la empresa B.
La empresa B, es una microempresa, que se dedica a la compra - venta de productos de línea blanca y electrónica como: Lavadoras, secadoras, televisores, hornos, así como también se dedica a la transportación de mercancías, con destinos a toda la república.
Es importante remarcar que la empresa B tiene oficina matriz, sucursales y almacenes, en el DF, y en el interior de la República,
Toda esta actividad comercial, se registra con fines de control administrativo, esta empresa actualmente se apoya en el uso de la computadora así como el registro en papel, para llevar este control. En cuanto al registro en computadora se apoyan del software Excel y Word. La transferencia de información entre computadoras se realiza usando discos de 3 ½” o vía correo electrónico.
En cuanto a los métodos manuales se apoyan en cuadernos, hojas tabulares, e inclusive hojas sueltas.
Se analiza el flujo de datos en los distintos procesos y se pregunta sobre la eficiencia y problemas que se presentan con los métodos actuales, y como resultado de este análisis se muestra lo siguiente:
Flujo de datos en el proceso de una compra.
Las compras representan una de las actividades fundamentales en esta empresa, la descripción del proceso se muestra a continuación, en la figura 2.2:
Figura 2.2 Diagrama de procesos de una compra en la empresa B.
Como resultado del análisis previo se presenta en la tabla 2.2, las ventajas y desventajas del uso de las técnicas actuales.
Ventajas Desventajas
Se requiere personal con poca
capacitación en computación Duplicidad de información
Pérdida de información
Resúmenes de información tardíos (Declaraciones tardías, mala toma de decisiones)
Mal control en inventarios (mermas, faltantes o excedentes de cierto producto en almacén y problemas con garantías)
Debido a que la información no se procesa al momento de la transacción, existen problemas como: Pérdida de documentos, duplicidad de información, cálculos incorrectos y trabajo excesivo al corte diario
La estructura de datos no está diseñado para concurrencia con múltiples usuarios.
Se requiere muchas horas hombre para elaborar los reportes.
Para checar existencias en otro almacén se tiene que llamar vía telefónica, lo que dificulta mucho las consultas y genera errores
Tabla 2.2 Ventajas y desventajas de los métodos actuales en la empresa B.
Por otro lado, cuando el gerente requiere de un reporte inmediato, se lo solicita a su secretaria o al contador, los cuales tienen que recabar esa información de varias fuentes, e incluso de diferentes tiendas o almacenes, lo que provoca que el término
2.2 Justificación del proyecto de tesis.
Del análisis de los sistemas y métodos manuales de las empresas A y B se concluye que no cumplen satisfactoriamente con las necesidades de dichas compañías.
Lo anterior, se puede sintetizar en las tablas 2.1 , 2.2, se genera la tabla 2.3, que se presenta a continuación:
Ventajas Desventajas
Empresa A 2 6
Empresa B 1 8
Tabla 2.3 Ventajas y desventajas en ambas empresas
Entonces en la tabla 2.3, se puede observar que existen tres ventajas contra 14 desventajas en el uso de los métodos y sistemas actuales, aunado a ello se observa que si bien ya existen sistemas comerciales presentan algunos problemas.
Algunos de estos problemas se enuncian a continuación:
- Algunos sistemas basados en computadoras están diseñados para trabajar en redes, pero locales o bien para un sólo usuario y son relativamente caros, por ejemplo:
o SAE (Sistema Administrativo Empresarial) $8834, COI (Sistema de
Contabilidad Integral) $3989, CAJA (Sistema de Punto de Venta) $3747 [ASPEL, 2007].
o Contabilidad 2000 $3600, facturación 2000 $3600, Punto de venta $3600
[control2000, 2007].
o Quanticus Admincontrol PLUS, 1 usuario $1190, 20 usuarios $11490
[Quanticus, 2007].
- Otros trabajan en redes distribuidas y con múltiples usuarios pero son muy costosos.
o SAP Business ONE [SAP,2007], US$25250 para 5 usuarios [IBM,2007].
Por esta razón no se adaptan bien a las condiciones del mercado mexicano que en su mayoría está compuesto de micro y pequeñas empresas (PyMEs), que tienen algunas sucursales igual pequeñas que no pueden pagar un software tan caro.
2.3 Objetivos del proyecto de tesis.
Los objetivos reflejan de forma especifica que es lo que se persigue, y básicamente son la principal guía del proyecto, debido a que nunca se debe de perder la idea central. Dicho de otra forma los objetivos indican : ¿Qué? y ¿Para qué?, entonces, el objetivo del proyecto de tesis es:
2.3.1 Objetivo General.
Desarrollar un sistema de información basado en computadoras que apoye a los procesos de: Compras, facturación, almacenes, vendedores, personal así también para el soporte en la toma de decisiones en una PyME.
2.3.2 Objetivos particulares.
1. Analizar y diagnosticar , las necesidades de apoyo de sistemas de información basados en computadoras en cuanto a las funciones de una PyME en general.
2. Desarrollar un sistema de información basado en computadoras para manejo de compras, ventas e inventarios, para una empresa tipo PyME.
3. Desarrollar un subsistema de almacén de datos para apoyo a la toma de decisiones (tipo Data WareHouse), en una PyME.
En este capítulo se ha observado la situación actual de los sistemas de información, se ha justificado el proyecto de tesis, así como se han definido el objetivo general y sus objetivos particulares.
En el capítulo anterior se hizo un análisis general de sistema de información actual, también se justifico el proyecto de tesis, y finalmente se definieron los objetivos. Ahora en este capítulo se empleará una metodología a seguir para el desarrollo del producto principal del proyecto de tesis (El sistema de información basado en computadoras), así como, se analizará el medio ambiente; posteriormente, se construirá una tabla sistémica y con la misma se construirá una tabla de necesidades de apoyo informático.
3.1 Metodología para el desarrollo del sistema de información basado en computadoras SIBC.
La metodología que se usará para desarrollar el sistema de información basado en computadoras será:
La Metodología de LGS, para desarrollar Sistemas de Información Basados en Computadoras [Galindo, 2007b]. Dado que esta metodología es básica, práctica y permite concretar desarrollos, al enfocarse a situaciones reales.
Un esquema con la estructura o fases de esta metodología se puede observar en la figura 3.1:
Figura 3.1 Metodología para el desarrollo de sistemas de información basados en computadoras [Galindo, 2007b]
La figura 3.1, muestra las etapas de la metodología para el desarrollo de sistemas, y se describen a continuación:
Análisis
Diseño
Como segunda etapa del Ciclo de Vida de un Sistema de Información, el Diseño recibe los productos finales del análisis (es decir, la Propuesta General de Solución) y fundado en ellos, "TRADUCE", los lineamentos que de ahí emanan en postulados de carácter técnico, que sirvan de guía a las etapas posteriores. Sin perder nunca de vista el contexto determinado, por el concepto de sistema aprobado en la propuesta del análisis.
Construcción
La escritura o desarrollo de programas o procesos en la computadora es normalmente la actividad individual más operativa (e incluso tediosa), en el desarrollo de un Sistema de Información Basado en Computadoras.
Implantación
La implantación o instalación del sistema tiene que ver, en primera instancia, con las consideraciones de hardware y software del mismo y usualmente, se lleva a cabo con posterioridad a la prueba del sistema.
Es difícil de precisar el punto inicial de la etapa de instalación del sistema, principalmente, porque cuando se empieza esta actividad, algunos de los programas o procesos que lo componen, no están completamente operacionales y documentados. Asimismo, no es fácil determinar cuando finaliza la instalación y cuando se inicia la operación.
Operación, mantenimiento y evaluación.
La fase o etapa de operación del sistema de información, es aquélla en la cual el sistema instalado, se transfiere del área de desarrollo a la de operación y entonces, queda totalmente bajo control de la instancia encargada de su producción u operación final.
A continuación, se menciona a nivel general la fase del análisis que se desarrollará en este capítulo, y la metodología completa se puede ver detalladamente en el anexo C.
Fase 1. Análisis.
La fase de Planeación, tiene que ver con la definición y propuesta de los elementos para la satisfacción de una necesidad y con la identificación de los posibles recursos necesarios para su cumplimiento, pero, en muchas ocasiones, estas actividades se integran en fase de Análisis.
Tomando en cuenta lo anterior, el Análisis constituye, normalmente, la primera fase del desarrollo de los SIBC, y se enfoca totalmente al intento de seccionar un posible problema u oportunidad en las partes que lo conforman para intentar analizarlo o comprenderlo, así como desarrollar soluciones de carácter general que fuesen aplicables en ese contexto o medio ambiente.
El problema o situación objeto de análisis puede significarse, por un conjunto de procedimientos y métodos administrativos que han sido rebasados por la dinámica del área en que se inscriben y cuyo nivel de contingencia es muy elevado.
Esta situación puede darse por ausencia total de métodos o procedimientos, por cambios en las estructuras administrativas, o por inadecuaciones de las mismas, o también por una mezcla de todas las causas mencionadas.
Un análisis efectivo es una etapa crítica, verdaderamente importante para el desarrollo de futuras etapas en el Ciclo de Desarrollo del Sistema, pero es común, que se destine a ello un volumen de recursos reducido, ya que la distribución de recursos (humanos, materiales, financieros, etc.), tiende hacia labores cuyos resultados sean visibles e inmediatamente medibles.
Alrededor del análisis de un problema u oportunidad, se encuentran siempre las personas que requieren su solución, o que se ven afectados directa o indirectamente por su existencia, llamados usualmente USUARIOS.
De donde, el conocimiento de ellos, de sus actividades, y sus puntos de vista acerca del problema, es requisito a cubrirse a la brevedad posible, sin perder nunca la posición que debe cubrir el Analista de Sistemas frente y/o junto a los mismos.[Galindo, 2007b]
La fase de análisis está compuesta por varias actividades que se presentan a continuación:
Actividad 1.1 Conocimiento del medio ambiente o investigación preliminar (Conocer el ayer).
Actividad 1.2 Análisis y evaluación del sistema actual (Analizar el hoy).
Actividad 1.3 Propuesta General de Solución (Proponer el mañana).
Ahora, se comienza a aplicar la metodología a detalle.
3.2 Aplicación de la metodología LGS en la etapa de análisis.
Subfase 1.1 Conocimiento del medio ambiente.
Actividad 1.1.1 Conocer el medio ambiente, Misión, visión, planes, objetivos, funciones, políticas y actividades de las empresas: A (Empresa de comercialización de equipos de cómputo) y B (Empresa de comercialización de línea blanca y transportación).
Para el desarrollo de la elaboración de un proyecto de sistemas de información, es necesario conocer previamente en términos generales, la naturaleza del problema en cuestión, por tal motivo es necesario investigar los antecedentes de la situación a tratar, lo cual nos permitirá identificar el medio ambiente y las áreas en donde se desenvuelve el problema, así como los elementos y relaciones fundamentales que serán objeto de estudio.
Entonces, un primer punto a cumplir es el conocimiento de la Empresa o Institución. Para tal fin, es necesario conocer sus orígenes, razón de ser, su marco normativo, adónde se dirige, qué espera hacer, qué hace y cómo lo hace. O sea, se requiere conocer su: visión, misión, políticas, sus planes y estrategias correspondientes, los objetivos a cumplir para esos fines, las funciones que definen, lo qué se hace y sus correspondientes actividades y/o procesos que permiten hacerlo [Galindo, 2006].
En síntesis, se obtiene el medio ambiente general, en donde se realizan los procesos que apoyará el Sistema de Información Basado en Computadoras.
Esta actividad ha resultado difícil de completar debido a que por lo regular las PyMEs en México, no definen la visión y objetivos, por lo regular saben cual es la misión, saben sus funciones, políticas y actividades, pero por lo regular no plasman dicha información en algún medio físico escrito.
Aún así se pudo obtener la siguiente información de las empresa A y B, se optó por analizar la información en ambas empresas porque aunque muy similares, en sus operaciones, en algunos casos presentan diferencias, y es necesario agregar estos aspectos para que el sistema de información pueda servir para ambas empresas.
A continuación, se presentarán las características de la empresa A:
Técnica
- Entrevistas. - Mapas mentales.
Herramientas
- Editor de textos
Resultados
Descripción de la empresa A.
Con el fin de tener la idea de las áreas a nivel global o general en la empresa A, se presenta un mapa mental en la figura 3.2:
Figura 3.2 Mapa mental general de la empresa A.
Como se observa en la figura 3.2, en la Empresa A existen únicamente 3 áreas.
Ahora se pasa describir los conceptos propios de la actividad 1.1.1 que corresponden con el medio ambiente general de la empresa:
Misión.
Comercializar productos de cómputo, prestar servicios de consultoría, soporte técnico y capacitación en computación.
Visión.
Proporcionar productos y servicios, en los tiempos especificados, procurando una buena atención venta y postventa, sin descuidar la calidad, ni la competitividad económica.
Planes.
Se pretende en un futuro cercano orientar sus ventas a empresas con buen historial de pagos, así como integrar paquetes de capacitación informática a empresas.
Objetivos
Políticas de la empresa.
- Todas las operaciones se registran. - No se manejan devoluciones.
- Sólo se reciben cheques de empresas con buen historial de pagos. - No se aceptan pagos con tarjeta de crédito.
Actividades de la empresa.
Esta empresa desarrolla actividades de dos tipos: Venta de productos para computadoras y servicios informáticos. Estas actividades se detallan a continuación.
Venta de productos para computadoras: - Computadoras.
- Periféricos (mouse, teclados, impresoras, digitalizadores de imágenes). - Consumibles(Cartuchos para impresoras, cintas para impresoras).
- Medios de almacenamiento (Discos compactos, disquetes, memorias USB y SD, cartuchos).
Servicios informáticos:
- Cursos de computación.
- Desarrollo de sistemas de información basados en computadoras. - Asesoría informática.
Descripción de la empresa B.
Con el fin de tener la idea de las áreas a nivel global o general en la empresa B, se presenta un mapa mental en la figura 3.3:
Figura 3.3 Mapa mental general de la empresa B.
Como se observa en la figura 3.3, en la empresa B existen 5 áreas, el almacén en especial cuenta con 3 almacenes.
Ahora se pasa a describir los conceptos propios de la actividad 1.1.1:
Misión.
Venta de productos de línea blanca y electrónica, así como transportación de mercancías con cobertura en la república mexicana.
Visión.
Proporcionar productos y servicios, en los tiempos especificados, procurando una buena atención venta y postventa, sin descuidar la calidad, ni la competitividad económica.
Planes.
Se pretende en un futuro cercano mejorar el control de las operaciones, para aumentar las utilidades.
Objetivos
Políticas de la empresa.
A raíz de aplicar los cuestionarios que se presentan en el anexo F se obtiene la siguiente información, que representa las políticas:
- Existen almacenes con tiendas.
- Hay almacenes sin venta al público.
- Existen cambios de mercancías.
- Existen devoluciones, pero se extiende nota de crédito.
- El tiempo máximo de devolución es de 1 mes
- El tiempo máximo para cambios en productos es de 1 mes.
- No se maneja cantidad máxima de productos en almacén.
- Si maneja cantidad mínima de productos en almacén.
- Las políticas llegan a ser distintas entre las sucursales.
- Es importante mantener un control de garantías.
- Se vende artículos nuevos y maltratados.
- Los artículos maltratados se clasifican según el daño en: A, B, C, siendo el C el más afectado.
Actividades de la empresa.
Esta empresa desarrolla actividades de dos tipos: Venta de productos de línea blanca, electrónica, así como servicios de transportación de mercancía no peligrosas ni de gran valor. Dichas actividades se desglosan a continuación:
Venta de productos de línea blanca y electrónica: - Lavadoras de ropa.
- Refrigeradores.
- Estufas.
- Hornos de microondas.
- Televisores.
- Cubiertos, ollas, y utensilios de cocina en general.
Servicios de transportación de mercancía: - Mamilas para bebes.
Actividad 1.1.2 Identificar la estructura organizacional de la empresa y del área donde se desarrollará el sistema. (Es decir, ¿Dónde está?
Un aspecto fundamental en el conocimiento del medio ambiente es: Identificar la estructura organizacional de la empresa y del área en particular de desarrollo. Esto ayudará a ubicar las áreas que apoyará el sistema así como, a quién se deberá entrevistar y pedir información para la construcción del mismo.
- Obtener el: Marco organizacional u organigrama de la empresa y del área donde se implantará el sistema, así como de las posibles áreas relacionadas.
Hay que recordar y nunca olvidar, que: Los Sistemas de Información se realizan: Por y para personas. Por lo que, es muy importante, saber ¿Quiénes son? y ¿Cómo son?, o dicho de otra forma identificar quienes están a cargo de esas dependencias o procesos para así saber, a quién entrevistar e incluso su forma de ser y las características de su cargo o función.
Un aspecto fundamental en el conocimiento del medio ambiente es: Identificar la estructura organizacional de la empresa y del área particular de desarrollo. Esto ayudará a ubicar las áreas que apoyará el sistema así como, a quién se deberá entrevistar y pedir información para la construcción del mismo.
En esta actividad se explicará brevemente la estructura organizacional de ambas empresas. Empezando por la empresa A:
Técnica
- Entrevistas
Herramientas
- Procesador de textos.
Resultados
A continuación, se muestra la estructura de la empresa A:
En la figura 3.4, se puede apreciar que se cuenta con tres áreas básicamente, la de contabilidad que tiene dos partes una interna y otra externa, y es donde se preparan los reportes, formatos, así como se calculan los impuestos que han de pagarse a la Secretaría de Administración Tributaria. La área administrativa es donde se planea y ejecutan las compras, el área de ventas comercializa los productos y servicios.
Esta empresa cuenta con el mínimo de inventarios, y solo de artículos de poco valor, debido a que lo que se vende es muy especializado.
A continuación, se muestra la estructura organizacional de la empresa B:
Figura 3.5, Estructura organizacional de la empresa B
Actividad 1.1.3 Conocer el medio ambiente particular. (Misión, visión, función del área donde se aplicará el SI).
Una vez ubicada el área o áreas principales se debe también (así como se efectuó con la empresa A); identificar su razón de ser, sus planes y estrategias para realizarlos, además de sus objetivos.
Es decir, se debe de obtener o definir la: Visión, misión, planes, estrategias, políticas, funciones y actividades y procesos, en general, del área particular y de las áreas relacionadas con el desarrollo del Sistema.
O sea, hay que obtener o definir el medio ambiente particular, en donde se tiene la problemática o situación específica y por tanto, el lugar en el cual se implantará el sistema de información. Esto ayuda a conocer el medio ambiente más cercano al desarrollo del proyecto (Microsistema).
En si como las empresas son muy pequeñas, estos elementos corresponden con los definidos en el medio ambiente general (actividad 1.1.1).
Actividad 1.1.4 Identificar las funciones realizadas en la empresa.
( Es decir, ¿qué hacen?).
Como las funciones son elementos que por lo común, no dependen de los cambios de las personas en los cargos; son un buen parámetro para hacer sistemas más robustos ya que con base a ellas, se pueden crear la estructura funcional del sistema de información. Además, es conveniente conocer las funciones y sus actividades, tanto generales como particulares, para tener una idea más apropiada de la aplicación a desarrollar.
Técnica
- Indagación al personal involucrado.
Herramientas
- Procesador de textos.
Resultados
- Captura y generación de facturas, recibos y tickets de venta.
- Captura de facturas de compra.
- Generación de reportes para contabilidad.
- Generación de reportes de compras.
- Generación de reportes de ventas.
- Generación de reportes de clientes.
- Generación de reportes de proveedores.
- Generación de reportes de garantías.
Y en particular, funciones exclusivas de la empresa B.
- Generación de notas de crédito.
- Generación de reportes de productos embarcados.
Actividad 1.1.5 Elaborar un: Diagrama de funcionamiento del sistema o procedimiento actual o diagrama de flujo de datos o diagrama de procesos (Es decir, ¿cómo se transforma?).
Es muy importante elaborar un diagrama de la transformación de la información a lo largo del tiempo y el espacio. Ya que, “una imagen dice más que mil palabras”, un diagrama bien hecho, donde se muestren los procesos y las transformaciones de la información puede ser una fuente invaluable para la transformación que se está creando.
Una técnica que se sugiere emplear es la de creación de Diagramas o algo equivalente.
Técnica
- Diagramas HIPO.
- Diagramas de flujo de datos.
Herramientas
- Herramienta para construir de diagramas de flujo de datos clásicos (Microsoft Visio 2003).
- Procesador de textos.
Resultados
- Diagramas HIPO.
- Diagramas de flujo de datos.
Después de observar en las distintas áreas que se presentaron en la actividad pasada, y analizando la información se presenta la figura 3.6:
Figura 3.6, Diagrama nivel 0 del sistema de información actual.
