Propuesta de Implementación de Nuevos Métodos de Trabajo en el Área Logística de la Empresa Eventos & Marketing S A S

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(1)PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS MÉTODOS DE TRABAJO EN EL ÁREA LOGÍSTICA DE LA EMPRESA EVENTOS & MARKETING S.A.S.. WILLIAM FERNANDO ALVAREZ REYES JULIAN CAMILO DAZA PINEDA. . UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA BOGOTÁ D.C. 2017.

(2) PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS MÉTODOS DE TRABAJO EN EL ÁREA LOGÍSTICA DE LA EMPRESA EVENTOS & MARKETING S.A.S.. WILLIAM FERNANDO ALVAREZ REYES 20141077085. JULIAN CAMILO DAZA PINEDA 20141077099. Trabajo de Grado para Optar por el Título de Tecnólogo Industrial Modalidad de Pasantía. Ing. HUMBERTO GUERRERO SALAS Director. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA BOGOTÁ D.C. 2017.

(3) 1.

(4) DEDICATORIA. Este trabajo lo dedicamos principalmente a Dios. Quien nos brinda la fortaleza y sabiduría para cumplir nuestros objetivos, igualmente a nuestros Padres, quienes nos han brindado el amor, los valores, el apoyo incondicional, las pautas y el ejemplo que cada día nos convierte en mejores personas.. Dedicamos este trabajo también a las personas que se esfuerzan día a día por alcanzar sus metas con esfuerzo, dedicación y disciplina. Con la certeza de que tarde o temprano su empeño le será recompensado.. JULIAN CAMILO DAZA PINEDA WILLIAM FERNANDO ALVAREZ REYES. 1.

(5) AGRADECIMIENTOS. Agradecimientos muy especiales:. A la familia Alvarez Reyes y a la familia Daza Pineda, por el apoyo moral e incondicional recibido a fin de ver cumplir nuestros sueños.. Al Ing. Humberto Guerrero Salas, por ser nuestro guía y quien nos brindó las pautas para desarrollar y concluir este proyecto.. A la gerente Janeth Acero, familia y equipo de trabajo en la empresa Eventos & Marketing; por abrirnos las puertas y brindarnos la oportunidad, el apoyo y las herramientas necesarias para el desarrollo de este estudio.. A todos nuestros amigos, quienes nos han acompañado en todas las circunstancias; en especial a Walther García y Andrés Chicuasuque, quienes fueron un gran apoyo y con quienes se compartieron agradables momentos durante esta experiencia.. 2.

(6) CONTENIDO RESUMEN. ............................................................................................................ 10 ABSTRACT ............................................................................................................ 11 INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 12 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 13 1. GENERALIDADES .......................................................................................... 14 1.1. 1.1.1. Estrategia corporativa ........................................................................ 14. 1.1.2. Productos: .......................................................................................... 15. 1.2. EL PROBLEMA ........................................................................................ 15. 1.2.1. Antecedentes ..................................................................................... 15. 1.2.2. Descripción del problema. .................................................................. 16. 1.2.3. Formulación del problema .................................................................. 17. 1.3. 2. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................... 14. OBJETIVOS.............................................................................................. 17. 1.3.1. Objetivo general: ................................................................................ 17. 1.3.2. Objetivos específicos: ........................................................................ 17. 1.4. DELIMITACIÓN ........................................................................................ 18. 1.5. METODOLOGÍA ....................................................................................... 18. 1.6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ....................................................... 19. 1.7. RECURSOS DISPONIBLES..................................................................... 19. MARCO TEORICO.......................................................................................... 20 2.1. LOGÍSTICA............................................................................................... 20. 2.1.1. Cadena de suministro. ....................................................................... 20. 2.1.2. Tipos de logística ............................................................................... 22. 2.1.3. Diagnóstico logístico. ......................................................................... 27. 2.2. DISTRIBUCIÓN FÍSICA ........................................................................... 28. 2.2.1. Almacenamiento ................................................................................ 28. 2.2.2. Inventarios.......................................................................................... 30. 2.3. ANÁLISIS LOGÍSTICO ............................................................................. 32. 2.3.1. Identificación de sistemas y procesos ................................................ 32. 3.

(7) 2.3.2 2.4. 3. SISTEMAS OPERATIVOS DE GESTIÓN LOGÍSTICA. ........................... 33. 2.4.1. Sistema de aprovisionamiento. .......................................................... 33. 2.4.2. Tratamiento de pedidos...................................................................... 34. 2.4.3. Procesos de entrada .......................................................................... 34. 2.4.4. Procesos de salida. ............................................................................ 34. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACION ACTUAL. ............................................... 36 3.1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL ..................................... 37. 3.1.1. Organización Operativa:..................................................................... 38. 3.1.2. Segmento de productos ..................................................................... 38. 3.1.3. Infraestructura logística: ..................................................................... 38. 3.1.4. Organización jerárquica ..................................................................... 41. 3.2. IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. ..................................................... 42. 3.2.1. Tratamiento de pedidos...................................................................... 42. 3.2.2. Almacenaje ........................................................................................ 42. 3.2.3. Distribución física: .............................................................................. 43. 3.3. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ESPECÍFICA. ................................ 44. 3.3.1. Técnicas de recolección de información. ........................................... 44. 3.3.2. Análisis de las actividades logísticas en operación. ........................... 46. 3.4 4. Técnicas para el análisis logístico ...................................................... 32. CONCLUSIONES DEL DIAGNÓSTICO. .................................................. 50. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ............................................................ 51 4.1. ANÁLISIS DE INVENTARIOS .................................................................. 51. 4.1.1. Identificación y conteo de maquinaria y equipos. ............................... 52. 4.1.2. Inventario de maquinaria y equipos. .................................................. 53. 4.1.3. Clasificación ABC de maquinaria y equipos. ...................................... 55. 4.1.4. Identificación y conteo de insumos .................................................... 60. 4.1.5. Inventario de insumos. ....................................................................... 60. 4.1.6. Clasificación por familia de productos. ............................................... 61. 4.2. DISTRIBUCIÓN FISICA............................................................................ 66. 4.2.1. Descripción de áreas locativas. .......................................................... 66. 4.2.2. Distribución de espacios. ................................................................... 68. 4.

(8) 4.2.3 4.3. Rutas de acceso a las diferentes áreas ............................................. 72. ALMACENAMIENTO ................................................................................ 74. 4.3.1. Optimización de espacios .................................................................. 74. 4.3.2. Área de almacenamiento para maquinaria, equipos e insumos ......... 77. 4.4. CONTROL DE OPERACIONES ............................................................... 80. 4.4.1. Tramitación de pedidos ...................................................................... 80. 4.4.2. Gestión de entradas y salidas del almacén ........................................ 83. 4.4.3. Control de inventario. ......................................................................... 85. 4.4.4. Planeación de distribución en punto de venta. ................................... 87. 5. MATRIZ DE VALIDACIÓN ANTES Y DESPUES. ........................................... 94. 6. CONCLUSIONES.......................................................................................... 100. 7. RECOMENDACIONES ................................................................................. 101. 8. BIBLIOGRAFIA ............................................................................................. 102. ANEXOS .............................................................................................................. 104. 5.

(9) INDICE DE FIGURAS FIGURA 1. METODOLOGÍA. ........................................................................................ 18 FIGURA 2. CADENA DE SUMINISTRO EXTERNA ............................................................. 21 FIGURA 3. CADENA DE SUMINISTRO INTERNA .............................................................. 22 FIGURA 4. SEGMENTACIÓN DE PRODUCTO .................................................................. 31 FIGURA 5. FLOTA DE TRANSPORTE ............................................................................. 39 FIGURA 6. INFRAESTRUCTURA ................................................................................... 39 FIGURA 7. PLANO PLANTA 2D .................................................................................... 40 FIGURA 8. PLANO PLANTA 3D .................................................................................... 40 FIGURA 9. ISHIKAWA DE LA PRINCIPAL PROBLEMÁTICA ................................................. 46 FIGURA 10. PORCENTAJE DE APLICACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPOS ........................... 53 FIGURA 11. DISPONIBILIDAD DE MAQUINARIA Y EQUIPOS .............................................. 54 FIGURA 12. ASIGNACIÓN DE COLOR SEGÚN ABC ........................................................ 57 FIGURA 13. PORCENTAJE DE JERARQUIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPOS ................... 59 FIGURA 14. PORCENTAJE DE INSUMOS POR FAMILIA DE PRODUCTOS............................. 62 FIGURA 15. PORCENTAJE DE OCUPACIÓN POR ZONAS ................................................. 67 FIGURA 16. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA 2D .................................................................. 69 FIGURA 17. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA 3D .................................................................. 70 FIGURA 18. RUTAS DE EVACUACIÓN Y DISPOSICIÓN DE ELEMENTOS .............................. 71 FIGURA 19. RUTAS DE ACCESO A LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA EMPRESA .................... 73 FIGURA 20. PORCENTAJE Y CANTIDAD DE MAQUINARIA Y EQUIPOS SEGÚN SU VOLUMEN.. 75 FIGURA 21.ÁREA DE ALMACENAMIENTO SEGÚN ABC................................................... 79 FIGURA 22. MATRIZ DE RELACIONES PONDERADAS...................................................... 89 FIGURA 23. DIVISIÓN DEL DIAGRAMA DE PONDERACIÓN POR ÁREA ................................ 90 FIGURA 24. DIAGRAMA DE RELACIONES ...................................................................... 90 FIGURA 25. DIAGRAMA DE RELACIONES DESORGANIZADO ............................................ 91 FIGURA 26. DIAGRAMA DE RELACIONES ORGANIZADO .................................................. 91 FIGURA 27. DIAGRAMA DE CIRCULACIÓN EN PUNTO DE VENTA ...................................... 92 FIGURA 28. PROPUESTA DE DISTRIBUCIÓN EN PUNTO DE VENTA ................................... 93. 6.

(10) INDICE DE TABLAS. TABLA 1. PRODUCTOS EVENTOS & MARKETING .......................................................... 15 TABLA 2. RANGOS DE CLASIFICACIÓN ABC ................................................................. 56 TABLA 3. JERARQUIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPOS ................................................ 58 TABLA 4. CLASIFICACIÓN POR FAMILIA DE PRODUCTOS ................................................ 61 TABLA 5. NIVELES DE UTILIZACIÓN DE INSUMOS .......................................................... 63 TABLA 6. DESCRIPCIÓN POR FAMILIA DE PRODUCTOS .................................................. 64 TABLA 7. NIVEL DE UTILIZACIÓN POR FAMILIA .............................................................. 64 TABLA 8. NIVEL DE UTILIZACIÓN DE FAMILIA DE PRODUCTOS SEGÚN PROMEDIO .............. 65 TABLA 9. VOLUMEN OCUPADO POR CADA ZONA ........................................................... 67 TABLA 10. DIMENSIONES EN PUERTAS INTERNAS Y EXTERNAS ...................................... 72 TABLA 11.COLORES CORRESPONDIENTES AL INGRESO DE LAS DIFERENTES ÁREAS. ....... 72 TABLA 12 MAQUINARIA Y EQUIPO CON MAYOR VOLUMEN .............................................. 75 TABLA 13. VOLUMEN DE ELEMENTOS NO CLASIFICADOS COMO MAQUINARIA Y EQUIPO. ... 76 TABLA 14. VOLUMEN TOTAL DE ZONAS DE ALMACENAMIENTO ....................................... 77 TABLA 15. COLOR ASIGNADO SEGÚN TIPO DE ÁREA ..................................................... 87 TABLA 16. ESPACIOS QUE CONFORMAN UN PUNTO DE VENTA ....................................... 88. 7.

(11) INDICE DE CUADROS. CUADRO 1. CRONOGRAMA ........................................................................................ 19 CUADRO 2. RECURSOS DISPONIBLES ......................................................................... 19 CUADRO 3: CUADRO COMPARATIVO PRE Y POST ACTUALIZACIÓN. ................................. 35 CUADRO 4. INFORMACIÓN GENERAL EVENTOS & MARKETING....................................... 37 CUADRO 5. ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA .................................................................... 41 CUADRO 6. ANÁLISIS DE ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA. ........................................ 45 CUADRO 7. ANÁLISIS DE PLANEACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO................................... 47 CUADRO 8. ANÁLISIS DE PLANEACIÓN DE DISTRIBUCIÓN EN PUNTO DE VENTA ................ 48 CUADRO 9. ANÁLISIS DE LA TOMA DE PEDIDOS ............................................................ 48 CUADRO 10. ANÁLISIS DEL MANEJO ACTUAL DE INVENTARIOS ....................................... 49 CUADRO 11. ANÁLISIS ACTUAL DE ALMACENAMIENTO ................................................. 49 CUADRO 12. FORMATO DE TRAMITACIÓN DE PEDIDOS.................................................. 81 CUADRO 13. DIAGRAMA DE MANEJO PARA DESPACHO DE PEDIDOS ............................... 82 CUADRO 14. FORMATO PARA TRAMITACIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS ............................ 84 CUADRO 15. FORMATO PARA CONTROL DE INVENTARIOS ............................................. 86. 8.

(12) INDICE DE ANEXOS. ANEXO 1. INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPO ..................................................... 104 ANEXO 2. TABLA DE CLASIFICACIÓN ABC ................................................................. 107 ANEXO 3. JERARQUIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPOS............................................ 110 ANEXO 4. INVENTARIO DE INSUMOS ......................................................................... 114 ANEXO 5. DIMENSIONES DE MAQUINARIA Y EQUIPO .................................................. 118 ANEXO 6. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE PEDIDOS ................. 121 ANEXO 7. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS ..... 124 ANEXO 8. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO .................. 126 ANEXO 9. ENTREVISTA SEMI - ESTRUCTURADA ......................................................... 128. 9.

(13) PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS MÉTODOS DE TRABAJO EN EL ÁREA LOGÍSTICA DE LA EMPRESA EVENTOS & MARKETING S.A.S.. RESUMEN. La empresa Eventos & Marketing, ha operado desde el año 1995, la cual ha venido desarrollando sus servicios de manera empírica y adquiriendo conocimientos gracias a su largo recorrido, razón por la cual carece de estrategias de organización y control en sus operaciones. Por ello, es necesario implementar métodos estandarizados enfocados al área logística para llevar control sobre los insumos y maquinaria con los que cuenta la empresa a fin de realizar un seguimiento y mejorar la calidad del servicio. En esta propuesta se plantean e implementan nuevos métodos de trabajo para ser aplicados en el área logística de la empresa Eventos & Marketing, enfocándose principalmente en un diagnóstico logístico que revela el estado actual de la empresa utilizando herramientas como las encuestas, las entrevistas y el análisis desde el punto de vista industrial, la implementación del método de almacenaje a través del ABC la cual es una herramienta eficiente para la optimización de espacios, el control de inventarios clasificando la maquinaria e insumos según su rotación y un análisis a las operaciones que realiza la empresa a la hora de prestar sus servicios. La implementación de estas estrategias de organización acarrea consigo factores benéficos a la compañía, como el control interno de materiales y maquinaria, ventajas comerciales y competitivas, mejor flujo de información entre los trabajadores, mejoramiento de calidad del servicio y reducción de los niveles de estrés dentro de la compañía.. Palabras Clave: ALMACENAMIENTO, LOGÍSTICA, INVENTARIO, PEDIDO, REDISTRIBUCIÓN, OPTIMIZACIÓN.. 10.

(14) PROPOSAL OF IMPLEMENTATION OF NEW WORKING METHODS IN THE LOGISTICS AREA OF THE COMPANY EVENTOS & MARKETING S.A.S.. ABSTRACT. The company Eventos & Marketing has operating since 1995, has developed its services in an empirical way and acquiring knowledge thanks to its long journey, which is why it lacks organizational and control strategies in its operations. For this reason, it is necessary to implement standardized methods focused on the logistics area to take control over the inputs and machinery that the company has in order to follow up and improve the quality of the service. This proposal sets out and implements new working methods to be applied in the logistics area of the company Eventos & Marketing, focusing mainly on a logistic diagnosis that reveals the current status of the company using tools such as surveys, interviews and analysis, from the industrial’s point of view, the implementation of storage’s method through the ABC which is an efficient tool for the optimization of spaces, the control of inventories classifying machinery and inputs according to its rotation, and an analysis to the operations that the company performs at the time of providing its services. The implementation of these organizational strategies entails beneficial factors for the company, such as internal control of materials and machinery, commercial and competitive advantages, better information flow among workers, improvement of service quality and reduction of stress levels within of the company.. Keywords: Storage, logistics, inventory, management, redistribution, optimization.. 11.

(15) INTRODUCCIÓN Los procesos logísticos siempre han sido de gran importancia para las empresas, pues siempre están presentes en cualquier entorno laboral, hoy en día la logística se ha convertido en una herramienta muy importante a fin de planificar, controlar y estandarizar y mejorar todos los aspectos asociados a la organización, movimientos, almacenamiento dentro de la compañía. En los últimos años ha ido tomando fuerza la importancia de realizar una buena gestión y administración de los recursos en cualquier empresa, para de esta manera brindar un mejor servicio y a su vez estar preparado para los requerimientos del cliente en donde la calidad y el buen precio jueguen un papel importante, por esta razón es necesario implementar planes logísticos que contribuyan al manejo y control de inventarios realizando además un seguimiento a las operaciones para estar a la vanguardia en cuanto a temas de producción, administración, mercadeo entre otros. Actualmente las nuevas empresas u organizaciones invierten en eventos de entretenimiento que motiven a sus trabajadores, lo cual aumenta el campo de acción de las empresas que se dedican a la producción de eventos, este aumento de demanda obliga a las empresas a estar en constante innovación para mantenerse competitivamente en el mercado. La empresa Eventos & Marketing se enfoca principalmente en prestar sus servicios en la producción de eventos que aforen gran cantidad de público, además de también tener presencia con su marca "Ivanol" la cual se encarga de la venta de alimentos, para lo cual se requiere de una adecuada gestión de recursos teniendo presentes distintos factores entre los cuales se pueden enunciar: la planeación, coordinación, control y dirección en el área logística. La importancia de implementar métodos de trabajo logísticos en una empresa, radica en facilitar al personal encargado de las distintas áreas el acceso a la maquinaria, insumos e información que este requiera, contribuyendo a que las operaciones se desarrollen de manera más rápida y eficiente, por otra parte también se presenta un notable mejoramiento en el control y manejo de inventarios que se necesiten, realizando además un seguimiento a la operación, a fin de evitar dificultades imprevistas antes y durante la prestación del servicio.. 12.

(16) JUSTIFICACIÓN Este proyecto está encaminado hacia el crecimiento y la organización de la empresa Eventos & Marketing, por ello, resulta ser una herramienta útil para atacar las diferentes problemáticas que se presentan en la empresa, igualmente, al ser información real obtenida a través de análisis, resulta ser apropiada para resolver problemas de una manera eficiente. Esta nueva información recolectada aporta a la organización conocimientos del estado de inventarios, maquinaria y diferentes aspectos presentados en el área de almacenamiento, de la misma manera es considerada una base de apoyo a la hora de ofrecer los servicios a los clientes y estandarizar nuevos métodos de trabajo dentro de la empresa. Las problemáticas críticas internas como la desorganización, falta de inventarios y el inadecuado almacenamiento de los equipos presentados en la empresa a nivel organizativo son solucionados en su mayoría gracias al correcto manejo y almacenamiento de maquinaria, equipo e insumos. Igualmente, esta nueva organización permite la optimización de espacios dentro de la empresa, lo cual permite a la organización tomar mejores decisiones. este proyecto surge a causa de las diferentes falencias que venía presentando la empresa Eventos & Marketing a la hora de atender eventos de gran magnitud debido a sus conocimientos empíricos, sumado a esto está el aumento de la demanda, la falta de capacidad y falta de organización los cuales se han presentado en los últimos años, por esta razón, la empresa requiere métodos estandarizados de control y seguimiento de sus operaciones. las nuevas empresas en crecimiento deben invertir en pro de la felicidad de sus trabajadores, lo cual crea mayor demanda para las empresas que se dediquen a la producción de eventos (pues cada vez los nuevos retos se deben superar a causa de nuevas empresas que) esta es la principal razón del porque la empresa venía presentando falencias, y es por ello que se realiza un trabajo de campo dirigido al área logística de la empresa, la cual es una de las principales áreas que presentan las principales problemáticas. Por otro lado, a todas las empresas les resulta pertinente un control en sus operaciones a fin de mejorar los factores internos y externos, manteniendo su estado a la vanguardia de la competencia contribuyendo a la calidad que se ofrece a los clientes.. 13.

(17) 1 1.1. GENERALIDADES. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA. Eventos y Marketing S.A.S es una empresa colombiana que se dedica a la prestación de servicios dirigidos a eventos empresariales, conciertos y conferencias entre otros. Cuenta con una amplia experiencia que se ha ido adquiriendo desde su fundación en el año 1995, ofreciendo sus servicios a grandes marcas entre las que se pueden destacar: Bancolombia, Grupo éxito y Amway, brindando además cobertura en Bogotá y en gran parte del país, lo cual la convierte en una empresa competitiva es este sector. La empresa trabaja por contrato y entre las actividades que ofrece la compañía se encuentra el servicio de catering, este servicio se ofrece bajo la marca IVANOL encargándose toda la parte de alimentos, igualmente se ofrece el alquiler de equipos para cualquier tipo de evento, el cual se ofrece bajo la marca de CARPA CABARET, Entre los productos ofertados respectivamente se encuentran:. 1.1.1 Estrategia corporativa Gracias a su recorrido la empresa ha logrado obtener reconocimiento en los diferentes lugares en los que ha operado, cuenta con ventajas competitivas en donde se resalta una infraestructura adecuada y su capacidad de adaptación a las necesidades de los clientes en la cual se presta el servicio de manera personalizada, brindando así mayor conformidad. El cubrimiento de la empresa en cualquier parte del país se ha logrado gracias a su alianza con proveedores ubicados en distintas zonas, los cuales a su vez facilitan el desarrollo de un evento en particular. Por otra parte, la experiencia y reconocimiento de la empresa se reflejan en su Good Will, el cual juega el papel principal dentro del Marketing.. 14.

(18) 1.1.2 Productos Los productos que ofrece la empresa Eventos & Marketing bajo sus dos principales tipos de mercado se muestran en la tabla 1. Tabla 1. Productos Eventos & Marketing. IVANOL. CARPLUS. Snacks. Carpas. Comidas Rápidas. Publicidad móvil. Bebidas. Baños portátiles. Refrigerios. Alquiler de auditorios. Heladería. Tapetes. Confitería. Graderías. Cocina Gourmet. Palcos. Fuente: Eventos & Marketing 2017.. 1.2. EL PROBLEMA. 1.2.1 Antecedentes Para el desarrollo de este proyecto se busca implementar estrategias de mejora de carácter logístico, relacionado con temas correspondientes a la gestión de inventarios, almacenaje y distribución física, entre otros factores a destacar, por lo tanto, es importante tener en cuenta el estado del arte en el que se encuentran desarrollados estos temas. La razón principal para que la empresa necesitara una intervención a sus procesos, inició desde que sus operaciones se vieron afectadas por la desorganización, pues la magnitud de los eventos cada vez más permitía eol descontrol en sus actividades.. 15.

(19) Otra razón fundamental por la cual la empresa no cuenta con métodos estandarizados es debido a su naturaleza, pues esta pertenece al sector de prestación de servicios y nunca ha contado con personal capacitado que pueda promover las mejoras dentro de la organización en el área logística. Cabe aclarar que las diferentes problemáticas evidenciadas dentro de la empresa se irán presentando a lo largo del capítulo 3 que corresponde al diagnóstico logístico. Igualmente, es necesario realizar un análisis previo a la empresa en la cual se enfoca el desarrollo de este proyecto, puesto que esta ha venido presentando problemas desde sus inicios, generando así falencias en su operación normal, las cuales se deben estudiar muy específicamente para el caso de esta empresa en particular, esto además afecta factores como la competitividad, y su reconocimiento por falta de implementación de nuevos modelos que faciliten el control de las operaciones.. 1.2.2 Descripción del problema. Actualmente la falta de organización y estandarización de métodos logísticos de trabajo es una de las principales falencias dentro y fuera de la compañía, según información suministrada por la gerente, a pesar de que la empresa lleva un largo recorrido compitiendo en este sector, el desarrollo de sus actividades siempre se ha realizado de manera empírica, careciendo de estrategias de dirección, planeación y control sobre las operaciones que se realizan. Por otra parte, es importante tener en cuenta que se generan dificultades pues, se descuida la gestión adecuada de los recursos y no se mantiene un control sobre las operaciones o los responsables de ejecutar tareas de gestión de la información, representando de esta manera un bajo seguimiento a sus procesos y enfocándose únicamente en garantizar la prestación de sus servicios, los cuales en ocasiones no son de buena calidad. Igualmente, la empresa no cuenta con ningún método que permita la clasificación y control sobre la maquinaria, equipo e insumos con los que cuentan, lo cual ha generado pérdidas de los elementos e inversiones innecesarias debido a la falta de un inventario que contenga la totalidad de los elementos y especificaciones de cada uno de estos, tales como son la referencia del equipo, la disponibilidad o la cantidad con la que se cuenta de este. La prestación del servicio de catering en los eventos, conciertos o espectáculos presenta deficiencias de comunicación por parte de los empleados, puesto que se presenta una baja asignación de responsabilidades y un bajo control de las operaciones, puesto de estas se desarrollan de manera empírica.. 16.

(20) 1.2.3 Formulación del problema Inicialmente, es importante destacar que la infraestructura con la que cuenta la empresa Eventos& Marketing no fue acondicionada con anterioridad para el almacenamiento adecuado de su maquinaria equipo e insumos, lo cual ha generado el deterioro de estos elementos e incluso la perdida de los elementos por llegar a un estado obsoleto por falta de mantenimiento. Pero, ¿Cómo lograr que la empresa Eventos & Marketing logre el equilibrio entre la prestación de un buen servicio y el control en sus operaciones?. 1.3. OBJETIVOS. 1.3.1 Objetivo general: . Proponer un área logística que sea más técnica y eficiente en el desarrollo de las actividades de la empresa.. 1.3.2 Objetivos específicos:     . Implementar un método de almacenaje ABC según el tipo de maquinaria e insumos que permita optimizar el espacio en la bodega de la empresa. Proponer la redistribución de la planta, esto a fin de reducir demoras durante el proceso de cargue y descargue de productos. Sugerir la planificación de operaciones que permita la estandarización de métodos de trabajo en el área logística. Proponer rutas de acceso a las distintas áreas de la empresa mediante un plano. Validar la propuesta mediante una matriz que permita visualizar las diferencias del antes y el después de las mejoras realizadas en el área logística de la empresa.. 17.

(21) 1.4. DELIMITACIÓN. Con el presente trabajo se pretende desarrollar la propuesta de implementación de nuevos métodos de trabajo en el área logística de la empresa Eventos & Marketing para lo cual se destinó un tiempo de 16 semanas, en las cuales se intervinieron los espacios de la empresa, a fin de identificar, analizar, proponer e implementar mejoras internas que den solución a los problemas logísticos de almacenamiento, control y optimización de espacios presentados.. 1.5. METODOLOGÍA. Para la implementación de métodos de trabajo logísticos en la empresa Eventos & Marketing es necesario realizar un diagnóstico sobre la situación real para identificar y definir las mejoras a desarrollar. Por otra parte, es indispensable recopilar información primaria por medio de técnicas basadas en la observación, empleando encuestas, analizando el área de almacenaje y las operaciones que se realizan, de esta manera se tendrá una visión más general de cómo opera la empresa. La metodología que se utilizó para el desarrollo de este proyecto está basada en las 6 herramientas principales para resolver problemáticas mostradas en la figura 1. Figura 1. Metodología.. Fuente: Autores, 2017.. 18.

(22) 1.6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.. Los tiempos estipulados para el desarrollo del proyecto se pueden ver en el cuadro 1, el cual distribuye las tareas a realizar en periodos de tiempo establecidos. Cuadro 1. Cronograma. Fuente: Autores, 2017. 1.7. RECURSOS DISPONIBLES.. La empresa Eventos & Marketing facilito el uso de sus instalaciones y de diferentes implementos que fueron necesarios para el desarrollo del proyecto, entre los cuales tenemos: Cuadro 2. Recursos Disponibles HUMANOS.    . Jefe de almacén Jefe administrativo Gerente general Auxiliar almacén. FISICOS.    . Instalaciones. Mobiliario Recurso financiero. Equipos PC. Fuente: Autores, 2017. 19. TÉCNICOS.  . Acceso a información de la empresa. Acceso a bases de datos o históricos.

(23) 2 2.1. MARCO TEORICO.. LOGÍSTICA. La Logística a través de los últimos años ha sido un factor determinante a la hora del funcionamiento de cualquier organización, la logística tiene cabida en diferentes áreas de la organización pues es aplicable a cualquier proceso interno. Al respecto, Sahid C (1998) define la logística como “Una disciplina que tiene como misión diseñar, perfeccionar y gestionar un sistema capaz de integrar y cohesionar todos los procesos internos y externos de una organización, mediante la provisión y gestión de los flujos de energía, materia e información, para hacerla viable y más competitiva, y en últimas satisfacer las necesidades del consumidor final”.1 Por otro lado, en la logística es de gran importancia la gestión de todos los diferentes elementos necesarios para la satisfacción del cliente, por su parte Charles Lamb, Joseph Hair y Carl McDaniel (2002). Explican la logística como “El proceso de administrar estratégicamente el flujo y almacenamiento eficiente de las materias primas, de las existencias en proceso y de los bienes terminados del punto de origen al de consumo”.2. 2.1.1 Cadena de suministro. “La cadena de suministros es el conjunto de procesos para posicionar e intercambiar materiales, servicios, productos semi-terminados, productos terminados, operaciones de pos-acabado logístico, de posventa y de logística inversa, así como de información, en la logística integrada que va desde la procuración y la adquisición de materia prima hasta la entrega y puesta en servicio de productos terminados al consumidor final. La administración de la logística de la cadena de suministro es la ciencia y la práctica de controlar estos intercambios, monitoreados por la información asociada, en este proceso logístico”.3 El desarrollo de la cadena de suministro dentro de la logística conlleva una gran tarea de gestión de todos los recursos con los que debe contar una empresa, los cuales se utilizaran para el proceso correspondiente. Además, su correcto desarrollo tiene como objetivo el control adecuado del flujo de trabajo, teniendo 1. Sahid C “Logística pura más allá de un proceso logístico”. Colombia: Colección Logística Corporación John F. Kennedy, 1998. 2 Lamb, Hair y Mc Daniel “Marketing”, Sexta Edición. México D.F, 2002, Pg 383. 3. Antún J. S.F. “Administración de la Cadena de Suministros”. Mexico D.F. S.F.. 20.

(24) claro la importancia del almacenamiento y la distribución tanto de proveedores como de los clientes finales.. 2.1.1.1 Cadena de suministro externa Se refiere a la relación existente entre los diferentes actores que contribuyen a la transformación de un producto desde los proveedores de materias primas hasta los consumidores finales. (Ver figura 1). Sin que necesariamente estén vinculados o integrados a la misma actividad industrial. Esta cadena de suministro externa resulta ser compleja debido a los costos que puede implicar y las diferentes alternativas que existen para la actividad.4 Figura 2. Cadena de suministro externa. Fuente: Anaya J (2014) “Diagnostico Logístico”. Pg. 16. 4. Fragmento parafraseado de: Anaya J “Diagnóstico Logístico”; ESIC Editorial. Madrid España, 2014. Pg. 15. 21.

(25) 2.1.1.2 Cadena de suministro interna Se refiere a aquella infraestructura empresarial que actúa de forma coordinada para situar el producto en el punto de venta5. Teniendo en cuenta las diferentes áreas, equipos o elementos con los que se cuenta y los que intervienen en el proceso. En la figura 3 se puede observar el proceso de la cadena de suministro interna. Figura 3. Cadena de suministro interna. Fuente: Anaya J (2014) “Diagnostico Logístico”. Pg 16. 2.1.2 Tipos de logística Para el mejoramiento continuo de los procesos se existen diferentes tipos de logística los cuales se pueden aplicar según las necesidades reales de cada empresa, los diferentes tipos de logística pueden ser.. 2.1.2.1 Logística de aprovisionamiento La logística de aprovisionamiento es considerada una de las más importantes puesto que abarca el punto inicial de cualquier actividad desde adquisición de materias primas hasta el mismo almacenamiento, la razón principal de la implementación de la logística de aprovisionamiento es a fin de lograr una mayor calidad y un mejor control de las materias primas y productos utilizados a lo largo del proceso productivo. 5. Anaya J “Diagnóstico Logístico”; ESIC Editorial. Madrid España, 2014. Pg. 15. 22.

(26) Está relacionada con la primera fase del flujo de mercancías desde el proveedor hasta el proceso de producción. Es por ello que, tradicionalmente se ha visto como el proceso de adquisición y almacenamiento de productos, tales como: materias primas, materiales, partes, piezas, etc. En empresas puramente comerciales o de servicios se trata de la adquisición de mercancías constituidas por productos terminados desde el proveedor hasta el almacén de entrada. 6 El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. “Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes: . .   .  . Cálculo de necesidades: es una actividad propia del planeamiento logístico Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Manteniendo la continuidad de abastecimiento, pagar precios justos según la calidad, es importante buscar fuentes de suministro alternativas, manteniendo el personal en capacitación constante para así evitar errores. Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. Almacenamiento: los principales aspectos de esta actividad son mantener un control de la exactitud de las existencias de material, reposición oportuna de algún material, etc. Despacho o Distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Es necesario contar con el embalaje para asegurarnos de que las cantidades y calidades sean correctas Control de stocks: asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Utilización de desperdicios: tomar medidas ventajosas frente a los desperdicios”.7. 6. Vasco L “Logística de Aprovisionamiento”. Universidad de la Habana. Cuba, 2016. Blog [En línea] [consultado junio 10]. Disponible en internet: https://www.gestiopolis.com/logistica-deaprovisionamiento/. 7. Crous A, Garcia A, Hurtado E, Lovera Y “El Abastecimiento o aprovisionamiento”; Colegio Universitario de Administración pública. República Bolivariana de Venezuela. Blog [en. 23.

(27) Dentro de la logística de aprovisionamiento se encuentra la gestión de ésta misma, la cual se encarga de destinar de una manera eficiente los diferentes recursos necesarios, esta gestión se vuelve indispensable a la hora de iniciar un proceso logístico. La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD afirma que “la función de abastecimiento o aprovisionamiento tiene gran importancia dentro de una empresa, ya que, sin un plan concreto de logística de abastecimiento de materiales o suministros indispensables para el buen funcionamiento del proceso productivo, no podría ocurrir ningún proceso de transformación de materiales, o bien se presentarían errores, desperdicios de material, aumentarían los costos, se tendrían clientes insatisfechos, etc”.8 “Es indispensable observar las necesidades tanto internas como externas de la empresa, para un correcto aprovisionamiento, ya que se debe tener en cuenta las necesidad del cliente en cuanto a los requerimientos que él ha pedido para su entrega, por otro lado se deben tener en cuenta las condiciones económicas del país de origen de nuestros suministros, las vías de acceso para una entrega oportuna de los mismos, estableciendo horarios de recepción de materiales, contando con diversos proveedores, y precios consecuentes con la calidad de los suministros. también debemos mirar internamente que tipos de materiales se han agotado, tener materiales sustitutos, observar nuestro stock de inventario, tener un almacenamiento adecuado según el tipo de material y las herramientas necesarias para su transporte, así evitando que tengamos perdidas de material o suministros por un mal manejo de los mismos, aquí también adjuntamos el tener un personal cualificado”.9. línea][consultado junio 9]. Disponible en internet: http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml#ixzz4kqSMMkVs 8 Universidad nacional abierta y a distancia S.F. “Procesos logísticos de Aprovisionamiento”. Bogotá D.C, Colombia. S.F. Blog [en línea] [consultado el 17 junio]. Disponible en internet: http://slideflix.net/doc/566621/log%C3%ADstica-de-aprovisionamiento--puede-decirse-que 9 Universidad nacional abierta y a distancia S.F. “Procesos logísticos de Aprovisionamiento”. Bogotá D.C, Colombia. S.F. Blog [en línea] [consultado el 18 junio]. Disponible en internet: http://slideflix.net/doc/566621/log%C3%ADstica-de-aprovisionamiento--puede-decirse-que. 24.

(28) 2.1.2.2 Logística de producción Se relaciona con la segunda fase del flujo de mercancías. Se controlan los flujos que van desde el almacén de entrada, pasando por todo el proceso de producción, hasta la entrega al almacén de productos terminados. Incluye todo lo relacionado con el almacenamiento de productos en proceso.10 Por otra parte, Lujan J afirma que la logística de producción es: "Conjunto de las actividades que tienen como objetivo asegurar la disposición las entregas deseadas por las diferentes unidades de producción de las referencias y las cantidades deseadas de primeras materias e incurre de producción en las mejores condiciones de coste. La realización de este proceso implica la definición de reglas de gestión (modelo de pilotaje de los flujos, la gestión de las existencias de incurre de producción, sistema de escolta y de manutención, gestión del transporte entre las ubicaciones de almacenamiento y las líneas de producción”.11. La logística de producción es también llamada la logística interna, hoy en día las empresas siguen los métodos probados por las empresas de clase mundial sumados a procedimiento propios, ya que un sistema de producción mal diseñado puede provocar grandes problemas de tiempo de entrega, elevado costo de producción, y otros problemas que afectan la competitividad de la empresa, 12 es decir si se administra al interior con una logística equivocada causara graves problemas organizacionales que pondrán en peligro el posicionamiento de la empresa en el mercado. El área de logística de la producción engloba dos líneas de trabajo principales: Gestión de producción y la organización de la planta. “Gestión De Producción   . Servicios de consultoría a las empresas para el desarrollo de la producción clase mundial: Introducción de nuevos modelos de gestión y metodologías (JIT,TOC) Definición de la distribución de áreas de trabajo, racionalización de los puestos y flujos de fabricación. Introducción de mejoras en los puestos de trabajo. 10. Vasco L “Logística de Aprovisionamiento”. Universidad de la Habana. Cuba, 2016. Blog [En línea] [consultado 18 junio]. Disponible en internet: https://www.gestiopolis.com/logistica-deaprovisionamiento/ 11 Lujan J, Sánchez E, Elizabeth C “Implementación de kpi´s y su impacto en la gestión logística de la empresa servicios Santa Gabriela SAC”, Trujillo, 2015 12 Fragmento parafraseado de Toribio H, “logística de la producción”, 2015. Blog [En línea] [consultado julio 1]. Disponible en internet: http://admilogisticaempresarial.blogspot.com.co/. 25.

(29)  . Simulación y optimización de procesos y líneas de fabricación Organización y gestión de inventarios y almacenes13. Organización De Planta .  . Control de la producción utilizando para ello herramientas de software o realizando desarrollos a medida, captura de datos correctos en la planta, control de calidad en el proceso, poner a disposición de los operarios y encargados toda la información técnica necesaria como planos, fichas técnicas, pautas de control, para llevar a cabo sus tareas con la máxima productividad y calidad Gestión del mantenimiento (TPM) Sistemas de gestión para el control de calidad durante el proceso.14. La logística de producción inicia desde la requisición de materia prima del almacén a la línea de producción para comenzar el proceso de transformación, aquella requisición debe ser oportuna y con la cantidad real requerida, igualmente se deben saber los tiempos para alimentar cada maquinaria nuevamente con material, este debe cumplir unos requisitos de calidad para que pueda ingresar al proceso y así evitar un producto deforme, en mal estado, o alguna maquinaria averiada debido al material incorrecto suministrado.. 2.1.2.3 Logística de distribución o transporte La logística de distribución o transporte debe garantizar la entrega eficiente de los productos terminados al cliente final, de esta manera este tipo de logística se encarga de minimizar costos por transporte y optimizar los tiempos de entrega. Por otra parte, Omelas A (2016) define la logística de distribución o transporte como: "Conjunto de las actividades que tienen como objetivo asegurar las entregas deseadas por el cliente y o el consumidor final de las entidades deseadas de productos acabados en las mejores condiciones de coste”.15 Es importante señalar que las actividades de distribución bajo responsabilidad de los fabricantes suelen recibir el nombre de distribución física, mientras que aquellas que son competencia de los distribuidores (mayoristas, grandes superficies, etc.) a menudo se denominan distribución comercial. Sin embargo, en ambos tipos de distribución existen actividades idénticas, tales como: almacenaje, 13. Anónimo, “tema VI logística de producción”, S.F. [En línea] [consultado julio 1]. Disponible en internet: https://www.scribd.com/document/291273922/Logistica-de-Produccion 14 Anónimo, “tema VI logística de producción”, S.F. [En línea] [consultado julio 3]. Disponible en internet: https://www.scribd.com/document/291273922/Logistica-de-Produccion 15 Ornelas A “Tipos de Infraestructura Logística Internacional” 2016.. 26.

(30) transporte, comunicaciones, tratamiento de la información, etc. Por este motivo suele ser difícil identificar donde termina la distribución física y donde comienza la distribución comercial.16 Cabe aclarar que la distribución física es un factor fundamental para reducir costos por almacenaje y tiempos de entrega, lo cual tiene gran importancia puesto que facilita el acceso a la información, además de optimizar la organización interna y a su vez el flujo del producto.. 2.1.2.4 Logística inversa “En esta cuarta fase del flujo de mercancías se establece la nueva utilización que se le dará a los productos finales y a los deshechos una vez concluido su ciclo de vida. También deben ser considerados los envases que pueden ser reutilizados”. 17. Angulo 2003, afirma que “la logística inversa se encarga de la recuperación y reciclaje de envases, embalajes y residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno de excesos de inventario, devoluciones de clientes, productos obsoletos e inventarios estacionales. Incluso se adelanta al fin de vida del producto, con objeto de darle salida en mercados con mayor rotación”. Por tanto, las actividades incluidas dentro del concepto de logística inversa son numerosas. El objetivo de la logística inversa es la reparación y reintegración de productos que se recogen en las instalaciones de un cliente por un problema de calidad al cual se le da un trato de arreglo o reciclaje dándole conformidad al cliente y mitigar los impactos producidos al medio ambiente.. 2.1.3 Diagnóstico logístico. Anaya J (2014) afirma que "El diagnóstico logístico es comparable a un chequeo médico que permite comprobar qué partes de nuestro organismo están dañadas o pueden funcionar mal, recomendándonosla terapia a seguir para evitarlas disfunciones no deseadas. el diagnóstico logístico tiene como misión detectar aquellos aspectos críticos (disfunciones), que generan situaciones no deseables. 16. Anónimo, “tema VI logística de producción”, S.F. [En línea] [consultado julio 3]. Disponible en internet: https://www.scribd.com/document/291273922/Logistica-de-Produccion 17 Vasco L “Logística de Aprovisionamiento”. Universidad de la Habana. Cuba, 2016. Blog [En línea] [consultado julio 4]. Disponible en internet: https://www.gestiopolis.com/logistica-deaprovisionamiento/.. 27.

(31) para la empresa, ya que repercuten de forma severa tanto en el servicio como en el margen bruto de la empresa"18 Por su parte para la elaboración de un diagnostico logístico es necesario que se establezcan relaciones entre los distintos procesos internos de la empresa, logrando de esta manera tener una visión más amplia de la situación real de la empresa, y detectando también aquellos aspectos críticos que afectan las operaciones de la empresa ya que estos repercuten directamente en la calidad de la prestación del servicio. En su desarrollo se deben identificar los factores tanto internos como externos que afectan actualmente a la empresa, para de esta manera lograr focalizar la situación real que se presenta en esta, además se podrán tener indicios de las causas que producen estas anomalías dentro de la organización, lo cual es importante para el desarrollo de las respectivas mejoras a implementar, contribuyendo ya sea en los tiempos de ejecución de las tareas o los métodos de desarrollo de las mismas.19. 2.2. DISTRIBUCIÓN FÍSICA. Para una adecuada distribución física dentro del cualquier almacén, es necesario implementar un sistema de mejora que permita garantizar la máxima utilización y optimización del espacio que permita a la organización mejorar sus procesos internos, igualmente el flujo de información interna y los tiempos de respuesta a los clientes.. 2.2.1 Almacenamiento “Actualmente es necesario realizar una gestión adecuada de los inventarios con los que cuenta una empresa, lo cual debe ser una prioridad para el desarrollo óptimo tanto de los procesos y el flujo de materiales, por lo tanto, se debe optimizar al máximo un área en específico a través de la gestión del almacén más adecuada a seguir, logrando mejorar la organización y la disposición de las existencias con las que se cuenten”.20 18. Anaya J “Diagnóstico Logístico”; ESIC Editorial. Madrid España, 2014. Pg. 21. 19. Fragmento parafraseado de Anaya J “Diagnóstico Logístico” ESIC Editorial. Madrid, España 2014. Pg 21-24. 20 Jordi P, “Manual de logística integral” Ediciones Diaz de Santos. Madrid 1998 Pg 343.. 28.

(32) El almacenamiento tanto interno (distribución física interna) como externo (almacenamiento por parte de centros de distribución) se relacionan directamente con la logística en general, debido a que se hace necesario establecer un control en el ciclo del producto. El almacenamiento del producto nos permite determinar la calidad del producto, puesto que se logra llevar un control del movimiento y en la trazabilidad del ciclo de vida del producto. Por otra parte, en cuanto a la definición de almacenes, los almacenes “forman los nodos hacia sus puntos de consumo, pudiéndose llegar a considerar este flujo compuesto por dos categorías de productos: los que están siendo almacenados y los que están siendo transportados o simplemente transportados a velocidad nula”.21. 2.2.1.1 Tipos de almacenamiento. Los almacenamientos más comunes usados para distintas partes del proceso productivo son los siguientes:     . Almacenamiento por materias primas Almacenamiento por producto terminado Almacenamiento por producto intermedio Almacenamiento por materia auxiliar. 2.2.1.2 Sistemas de almacenamiento. Los almacenamientos tradicionales, cuyos sistemas están muy difundidos y accesibles por sus costos de adquisición, están siendo desplazados por los automatizados, en vista de la mayor rapidez que ofrecen. La creciente necesidad de contar con el espacio físico, que se hace inaccesible en el sistema tradicional, obliga a los empresarios a optar por los sistemas de almacenamiento en donde el espacio físico aéreo es bien aprovechado Métodos Tradicionales. • Almacenamiento de bulto • Almacenamiento de cajón • Almacenamiento de estanterías22 Métodos No Tradicionales. 21 22. Jordi P, “Manual de logística integral” Ediciones Diaz de Santos. Madrid 1998 Pg 343. Roux M, “Manual de logística para la gestión de almacenes” Barcelona, 2003.. 29.

(33) Donde última tecnología, en ellos predomina la rapidez de su manipulación de almacenar y recuperar y ganar el espacio aéreo. Además, reducen o eliminan la cantidad de inversión y participación humana. • Almacenamiento automatizado. • Sistemas de almacenamiento de carrusel.23. 2.2.2 Inventarios. Richard B Chase (2006). Afirma que el inventario "Son las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organización. Un sistema de inventario es el conjunto de política y controles que vigilan los niveles de inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en el que es necesario reabastecerlo y que tan grandes deben ser los pedidos. Por lo regular se refiere a los bienes tangibles a vender y los suministros necesarios para administrar el servicio”.24. 2.2.2.1 Propósitos del inventario “Todas las empresas (incluidas las operaciones justo a tiempo) mantienen un suministro de inventarios por las siguientes razones.    . mantener la independencia entre las operaciones. El suministro de materiales en el centro de trabajo permite flexibilidad en las operaciones. cubrir la variación en la demanda. Si la demanda del producto se conoce con precisión, quizás sea posible (aunque no necesariamente sea económico) producirlo en la cantidad exacta para cubrir la demanda. permitir flexibilidad en la programación de la producción. La existencia de un inventario alivia la presión sobre el sistema de producción para tener listos los bienes. Protegerse contra la variación en el tiempo de entrega de la materia prima. Al pedir material al proveedor, pueden ocurrir demoras por distintas razones: una variación normal en el tiempo de envió, un faltante de material en la planta de proveedor que da lugar a pedido sin esperados, una huelga inesperada en la planta del proveedor.. 23. Roux M, “Manual de logística para la gestión de almacenes” Barcelona, 2003. Chase R, “ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES” McGraw Hill intramericana Editores. Mexico 2006. Pg 547. 24. 30.

(34) . Aprovechar los descuentos basados en el tamaño del pedido hay costos relacionados con los pedidos: mano de obra, llamadas telefónicas, captura, envíos postales, etc.”25. 2.2.2.2 Segmentación e identificación de productos. Para identificar la segmentación de los productos dentro de una empresa, es necesario conocer los productos con los que esta cuenta, y de la misma manera como los segmentan o los agrupan por productos que presenten características similares entre sí, además de cómo se lleva un control de estos dentro la organización. Por otra parte, existen diferentes niveles de agregación (ver figura 4) correspondiente la segmentación de producto que está realizando, estas se despliegan desde la más general hasta la más específica según se muestra en el siguiente gráfico.26 Figura 4. Segmentación de producto. Fuente: Anaya J (2014) “Diagnóstico Logístico” pág. 33. 25. Chase R, “ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES” McGraw Hill intramericana Editores. Mexico 2006. Pg 548. 26 Fragmento parafraseado de Anaya J “Diagnóstico Logístico” ESIC Editores. Madrid, España. 2014. Pg 31-33. 31.

(35) 2.3. ANÁLISIS LOGÍSTICO. Para realizar cualquier tipo de análisis se deben utilizar distintas técnicas ya planteadas, las cuales servirán como herramienta para realizar con objetividad el estudio y las cuales fueron aplicada a lo largo de este trabajo, allí los distintos "síntomas" que se presenten en la organización serán expuestos y estarán sujetos a las mejoras que se consideren necesarias a implementar a fin de minimizar su impacto en la empresa.. 2.3.1 Identificación de sistemas y procesos Dentro del análisis logístico que corresponde analizar en el área logística y operativa de la empresa, se hace necesario tener clara la definición de sistema, la cual corresponde al conjunto de acciones u operaciones coordinadas y gestionadas para un determinado fin, además cabe resaltar que a su vez este sistema se divide en subsistemas los cuales se encargan de áreas más específicas en pro del objetivo general. Entre los sistemas a resaltar para el diagnóstico logístico se encuentra el sistema de aprovisionamiento, el cual es esencial para que se pueda iniciar una cadena productiva dentro de la organización y por lo tanto la empresa inicialmente debe contar con un sistema de gestión logística eficiente el cual garantice la materia prima.. 2.3.2 Técnicas para el análisis logístico La importancia de la clasificación ABC radica principalmente en el control, manejo y gestión de los elementos con los que cuenta una empresa, al respecto Guerrero H (2009) afirma que el sistema de clasificación ABC: “Es un sistema de clasificación de los productos para fijarles un determinado nivel de control de existencia; para con esto reducir tiempos de control, esfuerzos y costos en el manejo de inventarios. El tiempo y costos que las empresas invierten en el control de todos y cada uno de sus materias primas y productos terminados son incalculables, y de hecho resulta innecesario controlar artículos de poca importancia para un proceso productivo y en general productos cuya inversión no es cuantiosa. Cualquier empresa, sin importar su tamaño puede encontrar en este sistema los beneficios de una mejor rotación de los inventarios y los. 32.

(36) concernientes ahorros en los costos totales del control de los inventarios. “27 Son estos motivos los que justifican la aplicación de este sistema cuya filosofía implica que en muchas ocasiones cuesta más inventario que lo que cuesta el producto que se está controlando. productos según su importancia y valor se pueden clasificar en siguientes:28   . de selectividad el control del Los artículos o las tres clases. Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que, por su costo elevado, alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades necesitan de un 100% en el control de sus existencias. Tipo B: esta clasificación comprende aquellos productos que son de menor costo y menor importancia; y los cuales requieren un menor grado de control. Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy bajo costo, inversión baja y poca importancia para el proceso productivo; y que tan solo requieren de muy poca supervisión sobre el nivel de sus existencias.. 2.4. SISTEMAS OPERATIVOS DE GESTIÓN LOGÍSTICA.. Los sistemas operativos de gestión logística tienen gran importancia en la logística integral de cualquier empresa, pues estos sistemas son los mismos procedimientos internos lo cuales están sujetos a mejoras, por ello resulta pertinente realizar un análisis de estos sistemas para orientar y conocer si son coherentes entre sí para el desarrollo de las actividades. El análisis básico de los sistemas operativos de gestión logística se divide en los siguientes puntos:. 2.4.1 Sistema de aprovisionamiento. Principalmente el sistema de aprovisionamiento se desarrolla con el abastecimiento de la empresa a través de sus proveedores, apoyándose también de técnicas de gestión de compras. además, estos pedidos deben estar documentados respectivamente, realizando así un seguimiento adecuado y 27. Guerrero Humberto, “Inventarios manejo y control” ECOE Ediciones. Bogotá D.C. Colombia, 2009. Pg 20. 28 Garcia C, “Enfoques Prácticos para la planeación y el control de inventarios”, citado por Guerrero Humberto “Inventarios manejo y control” ECOE Ediciones. Bogotá D.C. Colombia, 2009. Pg 21. 33.

(37) teniendo en cuenta datos específicos como cantidades, proveedores, fechas o plazos de entrega, lo cual genera mayor confiabilidad entre proveedores y clientes.. 2.4.2 Tratamiento de pedidos “Para realizar el tratamiento de pedidos de los clientes, es necesario tener en cuenta distintos factores entre los que se encuentran:  La cuantificación del pedido.  Como se efectúa la aceptación del pedido.  Verificar la disponibilidad del producto y estandarizar el tramite respectivo a seguir en caso de la falta de este.  La realización del seguimiento del pedido”.29 Por otra parte, el tratamiento de pedidos permite a la empresa tener datos históricos de sus compras y ventas, lo cual es de gran utilidad para tener registros de contabilidad y así mismo realizar pronósticos o planeación de compras y producción.. 2.4.3 Procesos de entrada Este proceso alude a todo tipo de entradas en los almacenes tanto procedentes de compras a terceros nacionales o importaciones, como de productos procedentes de fabricación propia. Sí como lo explica Anaya J en su libro diagnóstico logístico, el proceso de entradas30 excluye los procesos de transferencia entre almacenes como consecuencia de fórmulas de reposición de stocks, así como las devoluciones de clientes, que se consideran como menos venta.. 2.4.4 Procesos de salida. Para el proceso de salida de un almacén se debe definir principalmente si se trabaja con un sistema de post – actualización o de pre – actualización, estos sistemas se diferencian en que la actualización de datos de las existencias de productos en el almacén se realizara antes o después de que estás sean 29 30. Anaya J, “Diagnóstico Logístico” ESIC Editores; Madrid, España 2014 Pg 117 Anaya J, “Diagnóstico Logístico” ESIC Editores; Madrid, España 2014 Pg 117. 34.

(38) retiradas, lo cual permite agilizar tanto la salida como la entrada de los productos estandarizando a su vez las operaciones respectivas operaciones y contribuyendo a mejorar la logística integral de la empresa.31 Para visualizar de una mejor manera la diferencia entre los procesos de salida (pre-actualización; post-actualización), en el cuadro 2 se puede observar la diferencia entre estos dos sistemas. Cuadro 3: cuadro comparativo pre y post actualización.. Fuente: Anaya J (2014) “Diagnóstico Logístico” Pg. 118. 31. Fragmento parafraseado del libro Anaya J, “Diagnóstico Logístico” ESIC Editores; Madrid, España 2014 Pg 118. 35.

(39) 3. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.. A continuación, se realizará un diagnóstico que permita determinar cuáles son las problemáticas que más se reflejan en la organización en el ámbito logístico, Este diagnóstico facilitará la identificación de los diferentes factores que interrumpen el proceso normal de la empresa Eventos & Marketing, así como también ayudará a encontrar las diferentes causas que están provocando dichas dificultades. Éste estudio será realizado principalmente en el área logística de la empresa Eventos & Marketing, la cual ha expresado que presenta dificultades en relación con su organización y gestión interna de materiales, maquinaria e información. Y por ende se hace necesario buscar diferentes alternativas que mitiguen o eliminen el impacto negativo que se presenta. Para el desarrollo de este diagnóstico realizado en la empresa, en las primeras visitas se inicia con la identificación y familiarización de la compañía en general, en donde se conocen datos acerca de su historia, la jerarquía de la organización, infraestructura, la naturaleza de sus productos, canales de distribución, proveedores y clientes. Por otra parte, se realiza la toma de información específica a través de diferentes encuestas y entrevistas semi-estructuradas dirigidas al personal de la empresa, encaminadas a identificar las principales anomalías existentes. Posteriormente, las siguientes visitas realizadas tenían como objetivo la identificación de los diferentes productos y maquinaria empleados para el desarrollo de sus funciones, a fin de determinar la importancia de estos por medio del sistema de clasificación ABC. Cabe aclarar que la información presentada a continuación, fue facilitada en su totalidad por el personal interno de la empresa, así como la gerente general Janeth Acero, las cuales son personas idóneas para realizar este diagnóstico, pues conocen a fondo el funcionamiento y operación de las actividades.. 36.

(40) 3.1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL. Para la recolección de información general, es de gran importancia el apoyo en los antecedentes o historia de la empresa, lo cual nos brinda una visión más amplia de cómo ha crecido la compañía en el sector de servicios en el que opera, además de indagar sobre la importancia de su propuesta de valor, la cual se centra en brindar sus servicios a nivel nacional. La información general recolectada del funcionamiento de la empresa resulta necesaria, debido a que se deben obtener datos verídicos, que garanticen que tanto el estudio como las mejoras propuestas contribuyan de manera eficiente en pro de resolver las necesidades reales de la empresa Eventos & Marketing S.A.S. La información general de la organización se puede observar en el cuadro 3.. Cuadro 4. Información general Eventos & Marketing. Fuente: Autores, 2017. 37.

(41) 3.1.1 Organización Operativa: La organización operativa se centra en la identificación de aspectos generales internos de la empresa, en donde se determina el comportamiento de la compañía, su organización interna y la naturaleza del producto o servicio. Para el reconocimiento o identificación de la organización operativa se tienen en cuenta tres factores relevantes:. 3.1.2 Segmento de productos Durante un análisis previo realizado en las instalaciones de la empresa Eventos & Marketing se encontró que NO existe ningún tipo de control en sus productos, esto debido a que no cuenta con un inventario correspondiente a las existencias de materia prima en su área de almacenamiento. Por tanto, la falta de un inventario dificulta el control de información entre las entradas y salidas de materia prima y maquinaria del área de almacenamiento. así mismo cuando se presta un servicio se presentan mayores demoras debido a la desorganización y la falta de conocimiento en la disponibilidad de sus productos y maquinarias, lo que a su vez genera en los empleados un clima laboral negativo debido a los altos niveles de estrés y problemas de comunicación existentes. Son estos los motivos por los que resulta pertinente implementar un método de organización y segmentación en sus productos, para tener un control de disponibilidad de existencias y mejorar el servicio ofrecido a los clientes.. 3.1.3 Infraestructura logística: La infraestructura logística empleada en la empresa Eventos & Marketing, contempla la distribución física interna, así como también los medios utilizados para el transporte de sus productos o maquinaria necesarias para un evento, cabe aclarar que la empresa suele aplicar infraestructura logística subcontratada tanto de personal como de flota de transporte según la magnitud del evento, garantizando el cumplimiento de las necesidades del cliente. Teniendo en cuenta que la empresa presta sus servicios a nivel nacional, ésta ópera subcontratando en diferentes ciudades del país, puesto que resulta costoso enviar desde la ciudad de origen al punto específico del evento, igualmente este modelo de operación brinda a la empresa una optimización en sus costos y un mayor impacto y reconocimiento a nivel nacional. 38.